BÀI TẬP NHÓM Chủ đề Cơ Cấu Tổ Chức Tại Ngân Hàng EXIMBANK Thành viên trong nhóm i Trương Mỹ Huyền( nhóm trưởng) Đinh Lan Hương Nguyễn Thị Thư Lương Thị Thu Lan Nguyễn Thị Phương Nguyễn Quỳnh Nguyên I[.]
BÀI TẬP NHÓM Chủ đề: Cơ Cấu Tổ Chức Tại Ngân Hàng EXIMBANK Thành viên nhóm: i Trương Mỹ Huyền( nhóm trưởng) Đinh Lan Hương Nguyễn Thị Thư Lương Thị Thu Lan Nguyễn Thị Phương Nguyễn Quỳnh Nguyên I GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG EXIMBANK: Tên tiếng Việt: Ngân hàng thương mại cổ phần xuất nhập Việt Nam Tên tiếng Anh: Vietnam export import commercial joint stock bank Vốn điều lệ: 8.800.080.000.000 VND Trụ sở chính: 07 Lê Thị Hồng Gấm, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đăng kí thuế số 0301179079 sở kế hoạch đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp, đăng ký lần đầu ngày 23/7/1992, đăng ký thay đổi lần thứ 15 ngày 10/8/2009 Ngành nghề kinh doanh: huy động vốn, tiếp nhận vốn, cho vay, hùn vốn liên doanh, làm dịch vụ toán, kinh doanh ngoại tệ vàng bạc, toán quốc tế, huy động vốn nước dịch vụ ngân hàng khác quan hệ với nước ngoài, hoạt dộng bao toán, đại lý bảo hiểm… II MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG EXIMBANK III PHÂN TÍCH CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC Chun mơn hóa cơng việc tổng hợp hóa a Chun mơn hóa - Đại hội đồng cổ đơng: quan có thẩm quyền cao ngân hàng bao gồm tất cổ đơng có tên danh sách cổ đơng - Hội đồng quản trị: quan quản trị ngân hàng, có tồn quyền nhân danh ngân hàng để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi ngân hàng, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền đại hội đồng cổ đơng - Ban kiểm sốt: đại hội đồng cổ đông bầu ra, tổ chức thay mặt cổ đơng để kiểm sốt hoạt động kinh doanh, quản trị điều hành ngân hàng - Tổng giám đốc: người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, trước pháp luật việc điều hành hoạt động hàng ngày ngân hàng, nhiệm kì Tổng giám đốc năm bổ nhiệm lại, giúp việc cho Tổng giám đốc phó tổng giám đốc - Các phận nghiệp vụ: sở chức nhiệm vụ quy định tạo Quy chế tổ chức điều hành, EXIMBANK có khối 25 phịng ban nghiệp vụ, trung tâm chịu quản lí trực tiếp Tổng giám đốc, khối, phòng nghiệp vụ uỷ quyền số công việc chức cụ thể, tạo nên máy hoạt động thơng suốt tồn hệ thống ngân hàng Khối khách hàng doanh nghiệp: phụ trách nghiệp vụ liên quan đến khách hàng doanh nghiệp, phịng tín dụng doanh nghiệp phụ trách nghiệp vụ tín dụng liên quan đến khách hàng doanh nghiệp, phịng tốn quốc tế thực nghiệp vụ toán quốc tế liên quan đến khách hàng doanh nghiệp Khối khách hàng cá nhân: tương tự khối khách hàng doanh nghiệp đối tượng phục vụ cá nhân có nhu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng Khối ngân quỹ đầu tư tài chính: gồm phịng: kinh doanh tiền tệ, ngân quỹ, kinh doanh vàng, đầu tư tài chính, điều hành TSC-TSN có nhiệm quản lí vốn ngân hàng, hoạt động kinh doanh tiền tệ đầu tư Khối phát triển kinh doanh: bao gồm phòng: quan hệ quốc tế, nghiên cứu phát triển, thẩm định tiếp thị Nhiệm vụ khối mở rộng quan hệ ngân hàng, quảng bá hình ảnh, nghiên cứu phát triển sản phẩm dịch vụ, tư vấn sách phát triển ngân hàng Khối công nghệ thông tin: gồm phịng: trung tâm quản lí liệu, HTCS, bảo mật, trung tâm phát triển bảo trì sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin, trung tâm nghiên cứu dự án sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin Chức - khối nghiệp vụ liên quan đến bảo mật, công nghệ thông tin cho ngân hàng Khối nguồn nhân lực: gồm phòng: quản lí nhân sự, phát triển nhân lực, trung tâm đào tạo Chức khối quản lí đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ hoạt động ngân hàng Khối giám sát hoạt động: gồm phòng: pháp chế tuân thủ, sử lí nợ, quản lí rủi ro, kiểm tra kiểm soát nội bộ, kế toán Nhiệm vụ khối kiểm tra, kiểm soát hoạt động ngân hàng, đưa xử lí vấn đề phát sinh Khối văn phòng: bao gồm: phòng hành quản trị, phịng quản lí xây dựng, phịng mở rộng phát triển mạng lưới Các chi nhánh phòng giao dịch: chi nhánh đơn vị phụ thuộc ngân hàng hoạt động theo phân cấp, quỹ uỷ quyền Tổng giám đốc phù hợp với điều lệ quy định pháp luật Mỗi chi nhánh có bảng cân đối tài khoản riêng, phải tự cân đối thu nhập, chi phí có lãi nội sau tính đủ khoản chi phí lãi điều hồ vốn Dưới chi nhánh phịng giao dịch, phịng giao dịch đơn vị hạch tốn báo sổ có dấu riêng, phép thực phần nội dung hoạt động chi nhánh theo uỷ quyền giám đốc chi nhánh b Tổng hợp hóa Có phận liên kết phận Hình thành phận - Hình thành phận theo chức mơ hình tổ chức theo khách hàng Tại chi nhánh phòng ban lại tổ chức theo chức phận như: phịng tín dụng, phịng tốn quốc tế, phịng đầu tư tài chính… Bên cạnh cấu EXIMBANK cịn tổ chức theo mơ hình đối tượng khách hàng, nghĩa phòng ban tổ chức để phục vụ theo đối tượng khách hàng, ví dụ phịng tín dụng có phịng tín dụng phục vụ khách hàng doanh nghiệp thuộc khối khách hàng doanh nghiệp, có phịng tín dụng phục vụ khách hàng cá nhân nằm khối khách hàng cá nhân ngân hàng… Mơ hình cấu EXIMBANK tổ chức theo tiêu chí phục vụ lợi ích khách hàng Ưu điểm : + Tách biệt chức quản trị với chức kinh doanh, tách biệt chức phận quản trị kiểm soát với phận phục vụ khách hàng khách hàng phục vụ tốt hơn, đảm bảo lợi ích khách hàng đến giao dịch sử dụng dịch vụ ngân hàng +Ngân hàng áp dụng nguyên tắc chuyên mơn hóa hoạt động kinh doanh giúp nâng cao hiệu hoạt động phận chức Ngân hàng Tận dụng tài năng, chuyên môn người, giảm bớt phức tạp cấu tổ chức Thu hút chuyên gia vào việc giải vấn đề chuyên môn, giảm bớt gánh nặng việc quản trị cho nhà lãnh đạo dễ tuyển chọn nguồn nhân lực phù hợp với vị trí, tiêu chuẩn hoạt động + Vì phịng ban có nhiệm vụ, chức riêng việc tuyển chọn nhân lực dựa tiêu chí phịng ban cho phù hợp với lực hoạt động mình, nên dễ tuyển chọn nhân lực chất lượng cao, cách tuyển truyền thống, dựa vào cấp để không phù hợp với công việc, lại tốn công đào tạo + Giúp ngân hàng nắm bắt nhu cầu thị trường cách tốt hơn, nâng cao hiệu hoạt động Marketing ngân hàng Chuyên môn hóa chức phịng ban để phục vụ tốt khơng nghiệp vụ mà cịn nhóm khách hàng, điều giúp ngân hàng quản lý, phục vụ tốt cho khách hàng bên cạnh đó, tạo lợi cạnh tranh, dễ dang giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, nắm bắt nhu cầu thị trường thông qua nguyện vọng khách hàng + Phù hợp với ngân hàng lớn, đáp ứng khối lượng cơng việc nhiều Việc chun mơn hóa theo chức đối tượng giúp ngân hàng giải khối lượng lớn cơng việc có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp chất lượng Nhược điểm: + Bộ máy cồng kềnh, mơ hình tổ chức có nhiều khối, nhiều phịng ban làm tốn nhiều chi phí :chi phí quản lý, chi phí nhân cơng, chi phí thuê địa điểm… + Thiếu phận liên kết các hoạt động, định phòng ban nghiệp vụ, tạo điều kiện cho Hội đồng quản trị ban điều hành bao quát toàn diện hoạt động tập trung nhân lực, tài lực vào định hướng chiến lược.Nhưng chưa có tách bạch giữa chức quản lý rủi ro, kinh doanh tác nghiệp. + Giảm phối hợp có hiệu phận chức làm ảnh hưởng tiêu cực đến kết kinh doanh Các phận thường có khuynh hướng coi trọng lĩnh vực họ lĩnh vực khác, phát sinh ranh giới phận dẫn đến việc hợp tác lỏng lẻo + Khó khăn cho NH q trình xác định chi phí liên quan nhiều hoạt động lặp lại tiếp cận với nhiều nhóm khách hàng khác Ví dụ khách hàng cá nhân khách hàng doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng sản phẩm toán thẻ + Do mục tiêu khối, phòng ban khác nên dễ xảy mâu thuẫn nhà quản trị đề mục tiêu chiến lược kinh doanh - Ngồi ngân hàng cịn tổ chức cấu theo mơ hình địa dư Mạng lưới giao dịch phủ rộng khắp nước : bao gồm 44 chi nhánh, 163 phòng giao dịch quỹ tiết kiệm Ưu điểm: + Ngân hàng Eximbank phục vụ chăm sóc khách hàng khắp nơi, giao dịch nhanh chóng tiện lợi, tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng, nâng cao hài lòng tin tưởng khách hàng + Phòng giao dịch tập trung đẩy mạnh mục tiêu kinh doanh , hiệu kinh doanh, tạo hiệu cao công việc chuyên môn, tránh chồng chéo cơng việc + Có thơng tin tốt thị trường, sử dụng lợi nguồn lực địa phương khác + Việc quy định trách nhiệm giải trình kết tương đối dễ dàng, giảm gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao tạo khả tốt cho việc phát triển đội ngũ nhà quản lý chung Nhược điểm: + Cơng việc trùng lặp, cạnh tranh nguồn lực tuyến phản hiệu + Cạnh tranh điểm giao dịch tăng doanh số , tăng hiệu doanh + Cần nhiều người có lực quản lý chung, nảy sinh khó khăn việc kiểm soát cấp quản lý cao nhất, máy cồng kềnh 3.Cấp quản lý tầm quản lý Cơ cấu quản lý theo cấu hình tháp, gồm cấp bậc quản lý, mơ tả công việc chi tiết Cấp cao hội đồng quản trị Cấp tiếp theo: tổng giám đốc: trực tiếp quản lý phó tổng giám đốc Cấp thứ 3: phó tổng giám đốc Cấp thứ 4: sở giao dịch phụ trách khối phòng ban Cấp thấp phòng, điểm giao dịch Ưu điểm: Sự phân chia số cấp hợp lý, công việc rõ ràng, không bị chồng chéo Phạm vi quản lý giám đốc tạo điều kiện cho việc quản lý hiệu quả, bao quát, kiểm soát tốt, nâng cao kết hoạt động Nhược điểm: Tuy nhiên tầm kiểm soát giám đốc rộng, quản lý nhiều sở giao dịch/ chi nhánh nên công việc nhiều, làm chậm tiến độ công việc Quyền hạn trách nhiệm tổ chức - Quyền hạn: + Quyền hạn trực tiếp: Quyền hạn cao thuộc Hội đồng chủ tịch quản trị cơng ty có quyền định với Hội đồng quản trị nhận báo cáo HĐQT HĐQT chọn Tổng giám đốc Tổng giám đốc bổ nhiệm pHó giám đốc, có quyền định với PGĐ + Quyền hạn tham mưu: Các Ban giám sát, hội đồng có chức điều tra, khảo sát, phân tích đưa ý kiến tư vấn cho nhà quản lí mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Ngoài ra, ban giám sát cịn thực trợ giúp triển khai sách, giám sát đánh giá, trợ giúp tư vấn vấn đề pháp lí tài chính, thiết kế vận hành hệ thống liệu Các phận, phòng ban chia theo chức thực chức theo chuyên môn + Quyền hạn chức năng: Các trưởng phịng chun mơn: cung cấp lời khuyên cho ban giám đốc Phó giám đốc: định trực tiếp công việc trưởng phòng Tổng giám đốc: định giám sát trực tiếp cơng việc phó giám đốc tồn cơng việc Trách nhiệm: - - - Của tồng giám đốc: người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm tồn cơng việc cơng ty Của phó giám đốc: người giúp việc cho giám đốc, giám đốc phân công phụ trách công việc cụ thể, liên đới trực tiếp trách nhiệm trước cấp phần việc phân công phụ trách Của trưởng phòng phận: điều hành tất hoạt động chuyên môn, quản lý nhân chịu trách nhiệm trc phó giám đốc phụ trách ban Có trách nhiệm báo cáo cho phó giám đốc phụ trách việc thực Của cán công nhân viên chức lao động: hoàn thành nhiệm vụ giao tinh thần trách nhiệm cao thực nếp sống văn hố nơi cơng sở Tập trung phi tập trung quản lý Tổ chức quản lý theo dạng phi tập trung có biểu tập trung Biểu cụ thể là: Tính tập trung - - Quyền lực tập trung hội đồng quản trị tập trung cao tổng giám đốc Sự tập trung cấp cao quyền định chiến lược đề sách tạo khuôn khổ thống cho hoạt động tổ chức thời kỳ phát triển từ giải vấn đề, giữ vững ổn định công ty Ưu điểm tập trung quyền lực tạo qn đường lối sách cơng ty, cấp kiểm sốt dễ dàng hoạt động cấp tổng giám đốc, điều động dễ dàng để thực nhiệm vụ Tính phi tập trung - - - - - Tính phi tập trung thể cấu ban điều hành Ban điều hành gồm thành viên Quyền lực nằm tay tổng giám đốc, tiếp phó tổng giám đốc Ngồi ra, với thay đổi nhân tháng vừa rồi, Eximbank bổ nhiệm giám đốc cấp cao để thực chiến lược kinh doanh ngân hàng Gồm người phụ trách khu vực Đông Nam miền trung Tây Nguyên, miền bắc, Tây Nam giám đốc cấp cao phụ trách khách hàng Nhật Bản Phịng định chế tài Các giám đốc cấp cao trao quyền hạn nhiệm vụ khu vực phải chịu trách nhiệm việc hồn thành hay khơng hồn thành kết trước ban giám đốc Dưới cấp quản lý ngân hàng Eximbank chia khối nhà quản lý cấp thấp phụ trách Ưu điểm phi tập trung quyền lực giúp nhà quản trị ban điều hành có thêm nhiều thời gian để thực chiến lược, giảm tải thông tin Hệ thống ngân hàng thích ứng để trở nên mềm dẻo với khu vực Nâng cao trách nhiệm chất lượng nhà quản lý cấp thấp Mức độ phi tập trung mức tương đối cao Với nhận thức hy vọng nhà quản lý cấp tự thuận lợi việc đưa định mang tính đột phá chờ đợi sáng tạo, ban giám đốc trao quyền quản lý cho nhà quản lý cấp với định mà họ đề chiếm tỉ trọng lớn định đóng vai trị quan trọng Với mức độ đảm bảo hoạt động tổ chức an tồn, có kiểm sốt phát huy tính sáng tạo cá nhân, việc tập trung phi tập trung quản lý kết hợp linh hoạt, mềm dẻo, phù hợp thời kỳ 6 Phối hợp phận tổ chức Mỗi phịng ban có nhiệm vụ cụ thể riêng biệt cịn có hạn chế việc phối hợp phịng ban.Tuy nhiên, có kiểm soát chặt chẽ ban giám đốc nên việc kết hợp có nhiều bước tiến xong cịn yếu Cơ cấu tổ chức eximbank theo chiều dọc: số cấp quản lý không nhiều, không chồng chéo Với phạm vi quản lý rõ ràng, người xác định trách nhiệm cơng việc mà phụ trách đồng nghiệp khác đơn vị khác hệ thống tổ chức ngân hàng, chun mơn trình độ hỗ trợ để hồn thành cơng việc thời gian ngắn mà hiệu Mỗi phịng ban có trưởng phịng có người quản lý giám sát trực tiếp công việc, cá nhân ngân hàng, đưa hoạt động họ vào khuôn khổ thống Văn hóa ngân hàng chưa thực sợi dây gắn kết thành viên ngân hàng IV NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG EXIMBANK Nhận xét, đánh giá Qua việc tìm hiểu phân tích tình hình cấu tổ chức NGgaan hàng EXIMBANK, ta nhận thấy thành đạt công ty tổ chức theo mơ hình hỗn hợp , kết hợp kiểu mơ hình tháp truyền thống, mơ hình cấu chức phù hợp với quy mô đặc điểm hoạt động kinh doanh, đảm bảo thực triệt để chế độ thủ trưởng lãnh đạo từ đề cao trách nhiệm cá nhân, thúc đẩy người làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần nâng cao hiệu cho công tác điều hành Cơ cấu tổ chức ngân hàng đảm bảo khối, phịng ban làm việc đáp ứng tính chun mơn hóa, cơng việc diễn nhanh Sự phân chia nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn phòng ban rõ ràng tạo điều kiện cho việc thực nhiệm vụ tốt nhất, đảm bảo cho hoạt động Ngân hàng diễn liên tục đạt hiệu cao Bên cạnh thành đạt được, Ngân hàng nhiều hạn chế cần khắc phục : máy tổ chức cấu cồng kềnh, phân chia phận làm cấu trở nên rời rạc, thiếu liên kết phòng ban, việc trao đổi chun mơn, phối hợp gặp khó khăn Nhiên viên tập trung với chun mơn dễ gây căng thẳng, nhàm chán cơng việc Chi phí vận hành hệ thống chưa tối ưu phải vận hành nhiều phận nhỏ lẻ, qua nhiều bước trung gian Vẫn chồng chéo nhiệm vụ cấu Lãnh đạo cấp cao thiếu tương tác với đơn vị cấp khiến ảnh hưởng đến hoạt động Ngân hàng Đề xuất giải pháp - - - - Hồn thiện máy Khối, Phịng, ban hội sở, đặc biệt khối khách hàng doanh nghiệp, thành lập thêm trung tâm toán quốc tế để phục vụ khách hàng quốc tế tốt nhất, nhanh Tái cấu trúc lại máy Hội sở Chi nhánh, phòng giao dịch theo hướng tinh gọn máy quản lý để nâng cao hiệu trình định Tái cấu khối kinh doanh: nguồn vốn, doanh nghiệp, cá nhân Bổ sung thêm ban quản lý, ban giám sát để tăng cường giám sát hoạt động Khối, phòng ban, hạn chế rủi ro Tập trung phận tác nghiệp, hỗ trợ để tạo thành khối vận hành Tăng cường kênh thong tin trực tiếp Khối, phịng ban Có chế tạo động lực cho người lao động nói chung với đội ngũ lao động quản lý nói riêng, có khuyến khích họ tích cực làm việc, nâng cao suất lao động ... hóa ngân hàng chưa thực sợi dây gắn kết thành viên ngân hàng IV NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG EXIMBANK Nhận xét, đánh giá Qua việc tìm hiểu phân tích tình hình cấu. .. nằm khối khách hàng cá nhân ngân hàng? ?? Mơ hình cấu EXIMBANK tổ chức theo tiêu chí phục vụ lợi ích khách hàng Ưu điểm : + Tách biệt chức quản trị với chức kinh doanh, tách biệt chức phận quản... động hàng ngày ngân hàng, nhiệm kì Tổng giám đốc năm bổ nhiệm lại, giúp việc cho Tổng giám đốc phó tổng giám đốc - Các phận nghiệp vụ: sở chức nhiệm vụ quy định tạo Quy chế tổ chức điều hành, EXIMBANK