tiểu luận ứng dụng phần mềm kế toán và internet của công ty vi na

Lời Mở Đầu Cùng sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ mạng, thông tin, viễn thông các doanh nghiệp cũng đẩy mạnh ứng dụng những công nghệ hiên đại nhằm phát giải quyết vấn đề trong quản

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

ĐỀ TÀI :

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ INTERNET CỦA CÔNG TY VI NA

GVHD : Trần Việt Tâm Lớp : LT10NH07

Nhóm sinh viên : Nhóm 10

TP.HCM – 2010

MỤC LỤC

Lời mở đầu 4

Bài phân tích 5

Phần I: Giới thiệu về Công ty ViNa 5

Phần II: Các ứng dụng của VinNa 6

1 Ứng dụng Internet 6

2 Ứng dụng phần mềm Unesco 9

Phần III: Ứng dụng, giải pháp và bài học 13

1 Nhận diện vấn đề 13

2 Các giải pháp đề ra 15

3 Rút ra bài học 16

Lời Mở Đầu

Cùng sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ mạng, thông tin, viễn thông các doanh nghiệp cũng đẩy mạnh ứng dụng những công nghệ hiên đại nhằm phát giải quyết vấn đề trong quản lý, kinh doanh Công nghệ thong tin ngày nay đóng một vai trò rất lớn trong quá trình phát triển của doanh nghiêp Nhờ vào hệ thống công nghệ thông tin doanh nghiệp kết nối đồng bộ với nhau tạo ra cở sở vững trãi, cung cấp dữ liệu, thông tin một cách nhanh chóng Cũng nhờ vào đó doanh nghiệp cũng

có cái nhìn chiến lược riêng cho mình để đưa ra nhữn g chính sách phù hợp

 Hệ thống thông tin: Là một sự kết hợp giữa sử dụng phần mềm và phần cứn g cùng sử dụn g hệ

thống mạng, hệ thống dữ liệu kết hợp nhau tạo thành một hệ thống nhằm để phục vụ cho một mục tiêu nào đó của tổ chức Các tổ chúc ngày nay đang ứng dụng mạnh mẽ hệ thống công nghệ thông tin vào trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Các tổ chức có thể ứn g dụng hệ thốn g thông tin vào nhiều mục đích khác nhau trong việc quan lý Trong quản lý các doanh nghiệp muốn hệ thống của mình thôn g suốt, thống nhất, duy trì sự ổn đinh trong hoạt động.duy trì được sức mạnh có được những lợi thế cạnh tranh

 Hệ thống thông tin trong quản trị doanh nghiệp ngày nay ứng dụng thành tựu về công nghệ

thông tin hỗ trợ việc giải quyết các vấn đề trong quản lý và điều hành trong tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp Hệ thống tin doanh nghiệp hướng tới hầu hết các vị trí trong doanh nghiệp, từ người công nhân phân xưởng, đến người quản lý cấp cao với mục đích hỗ trợ họ giúp đơn giản hóa công việc, nâng cao năng suất lao động và nâng cao hiệu quả quản lý

 Ứng dụng viễn thông thường được sử dụng trong truyền thông và xử lý thông tin cần thiết cho

công ty và người sử dụng của công ty Công nghệ viễn thông cho phép tích hợp giọng nói, dữ liệu,

và video để tạo nên mạng toàn cầu Internet được sử dụng để tạo nên xa lộ thông tin nhằm hỗ trợ cho các hoạt động tác nghiệp trong kinh doanh, tạo quyết định quản lý, và ưu t hế chiến lược trong nền kinh tế toàn cầu Và hệ thống kế toándùng trong hoạt độn g tài chính của doanh nghiệp để xử lý

và quản lý hoạt độn gđầu tư và dòng tiền của doanh nghiệp nói chung Chính vì thế nhóm chọn đề tài: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ INT ERN ET CỦA CÔNG TY VINA.

Nhóm gửi lời cảm ơn đến thầy đã giúp đỡ nhóm hoàn thành đề tài

Phần I: Giới Thiệu Về Vi Na

 VÀI NÉT S Ơ LƯỢC VỀ CÔNG TY:

* Tên Công Ty: Công Ty TNHH Điện Gia Dụng Vi Na Website: eha.vn

* Lịch sử hình thành: Được thành lập vào tháng 07/2009

* Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: sản xuất và phân phối các sản phẩm điện gia dụng, nhưng chủ yếu là sản phẩm nồi cơm điện

 Tìm hiểu chung về hoạt động chiến lược kinh doanh của Vi Na:

Với lĩnh vực sản xuất kinh doanh các mặt hàng Điện gia dụng – sản phẩm chủ lực là Nồi cơm điện, trụ sở chính tại Tp Hồ Chí M inh và một văn phòng tại Hà Nội, công ty TNHH Điện gia dụng

Vi Na đã và đang bắt đầu những bước tiến đầu tiên trên con đường xây dựng một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh Điện gia dụng chuyên nghiệp, với mục tiêu: Nỗ lực không ngừn g, hoàn thiện

và đem đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng cao, mẫu mã đẹp, với mức giá cạnh tranh nhất

Vi Na EHA bắt đầu xây dựng doanh nghiệp của mình với đội ngũ nhân sự chuy ên nghiệp, đặc biệt

là khâu R&D với các thành viên được đào tạo chuyên nghiệp , đầy nhiệt huyết Chúng tôi đều đã, đang và sẽ nỗ lực hết mức để không ngừng cải tiến và đưa ra các mẫu mã sản phẩm ngày càng ưu việt, với mục tiêu: Nói đến nồi cơm điện, cả thế giới sẽ nhắc đến Việt Nam

Bên cạnh đó, một hệ thống sản phẩm đinh và công nghệ đinh cũng đã và đang được Vi Na EHA

đã cộng tác, nghiên cứu với các nhà sản xuất, thiết kế chuyên nghiệp trên thế giới, phát triển được

06 bộ khuôn ép nhựa với cách phối mầu độc đáo đã tạo ra các sản phẩm có mức tiêu thụ ấn tượng tại

64 tỉnh thành của thị trường Việt Nam

Ngoài ra, một quy trình quản lý chất lượng toàn diện từ khâu linh kiện đầu vào (Vi Na EHA trực tiếp chỉ định nhà cung cấp và thẩm định chất lượng linh kiện trước khi lắp ráp) cho tới khâu lắp ráp, kiểm tra cuối cùng , đã tạo ra các sản phẩm tốt, bền, theo tiêu chuẩn Nhật Bản mà Vi Na EHA dám cam kết về chất lượng

Các yếu tố trên tạo thành sức mạnh tổng hợp để Vi Na EHA hoàn toàn tự tin cam kết: sẽ đem tới cho Quý khách hàng những sản phẩm Nồi cơm điện chất lượng đảm bảo, thiết kế tinh tế và giá cả cạnh tranh để hoàn thiện đến từng góc nhỏ tron g cuộc sốn g thường nhật

Hai mục tiêu cao cả mà Vi Na hướng đến:

 Sứ mệnh của chúng tôi: Nồi cơm điện Suzumo mang lại hạnh phúc trong từng bữa cơm gia đình

 Tầm nhìn chiến lược: Hướng tới mục tiêu sản xuất và xuất khẩu, để "nói tới nồi cơm điện, cả thế giới sẽ phải nhắc tới Việt Nam"

* Đối tượng khách hàng: các nhà phân phối các mặt hàng điện gia dụng, người mua bán trên

mạng… nhưng suy cho cùng đó chính là người tiêu dùng trong và ngoài nước

Phần II: Ứng dụng phần mềm kế toán Unesco và Internet của

Vi Na

1 Ứng dụng internet của Vi Na

- Vào tháng 7/2009 khi công ty Vi Na thành lập, công ty chưa thiết lập một hệ thống thông tin nào Việc mua bán hàng chỉ đơn thuần dựa vào nhân viên kinh doanh đi thị trường chào hỏi khách hàng, rồi mang hàng đi bán Hoạt động kinh doanh gặp rất nhiều khó khăn vì hầu như người tiêu dùng chưa biết đến sản phẩm nồi cơm điện Suzumo là gì…

* Vào tháng 11 năm 2010 công Ty Vi Na đã cho trang bị hệ thống mạng Lan internet không dây Đây được coi là một bứơc ngoặt giúp sản phẩm Suzumo tiếp cận với người tiêu dùng nhanh hơn và công việc trao đổi kinh doanh của công ty được nhanh hơn Cụ thể như sau: công ty đã thiết lập 1 máy chủ server và mạng không dây cho Phòng kinh doanh và Ban giám đốc

- Với hệ thống mạng không dây giúp ích cho Vi Na giảm tải được nhiều chi phí khi sử dụng mạng dây như: dây cáp, bộ houp chia nhỏ, chi phí định kỳ baỏ trì và sửa chữa hệ thống dây mạng, văn phòng gọn gàng N goài ra nó còn giúp ích rất nhiều cho phòng kinh doanh trong công việc nội bộ cũng như côn g tác bán hàng

- Khi lắp đặt mạng internet công ty đã xây dựng website công ty là EHA.VN , việc xây dựng website giúp người tiêu dùng có thể truy cập trực tiếp vào website để tìm hiểu thông tin sản phẩm

Suzumo ngay tại nhà, và từ đó người tiêu dùng dễ dàng mua sản phẩm của công ty hơn Trên

website còn ứng dụng bán hàng trực tuyến và tư vấn sản phẩm của bộ phận kinh doanh và bộ phận

kỹ thuật, từ đó giúp cho kinh doanh hiểu được nhu cầu thị hiếu trên thị trường

- Internet rất thuận tiện trong việc gửi báo cáo tình hình đi thị trường bán hàng của phòng kinh doanh cho Ban giám đốc bằng cách gửi mail nội bộ, việc lên đơn hàng cho phòng kế toán cũng dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều so với việc trao đổi qua điện thoại khi chưa dùng internet

Sơ đồ ứng dụng mạng Lan không dây

- Thông tin được ví như là mạch máu của môi trường kinh doanh ngày nay thì mạng không dây sẽ

là trái tim điều khiển hoạt độn g kinh doanh đó M ạng LAN không dây có thể truyền thông tin và dữ liệu tới cấp lãnh đạo và nhân viên trong một công ty mà không quan tâm tới vị trí ngồi làm việc Có rất nhiều doanh nghiệp trong đó có Vi Na đã phát hiện ra lợi thế của mạng LAN, không chỉ tron g công việc hàng ngày mà còn tác động tới cả cán cân doanh thu Các nhà quản lý có thể di chuyển nhân viên, lập ra các văn phòng tạm thời, hoặc cài đặt máy in và nhiều thiết bị khác mà không bị ảnh hưởng bởi chi phí và tính phức tạp của mạng có dây Cấp lãnh đạo có thể truy cập vào hệ thống thông tin quan trọng của công ty từ phòng họp thông qua các thiết bị cầm tay được cài đặt Vi Na

ứng dụng mạng LAN khôn g dây cũng giúp phần giảm chi phí, thuận tiện hơn trong quá trình hoạt động

- Hiện tại, hệ thống mạng cũng giúp cho việc trao đổi những vấn đề về hàng hóa của Vi Na đến người tiêu dùng cũng được online 24/24 để đảm bảo phục vụ chu đáo nhất cho khách hàng

- Sử dụng hệ thống máy chủ server giúp cho phòng kinh doanh có thể lấy dữ liệu và cung cấp dữ liệu ngay tức thời cho các phòng ban khác dù ở bất cứ nơi đâu Cụ thể những nhân viên kinh doanh ngoài chi nhánh Miền Bắc khi cần những thông tin gì liên quan đến công việc, hay lấy những tập tin

có dung lượng lớn về thì không cần phải tốn nhiều thời gian chờ đợi để gửi và nhận mail, mà chỉ cần yêu cầu đưa dữ liệu đó lên Public Server chung của toàn công ty là có thể copy về máy mình được Điều đó giúp cho Vi Na giảm rất nhiều chi phí khi gửi những dữ liệu mềm có dung lượng lớn từ Nam ra Bắc và ngược lại

-

 Việc ứng dụng mạng internet và máy chủ server đã giúp ích cho tất cả các

phòng ban của công ty rất nhiều mà quan trọng nhất là phòng kinh doanh,

từ khi có internet và máy chủ họ đã dễ dàng bán hàng hơn, dễ dàng lấy thông tin của khách hàng lưu trên server, dễ dàng cung cấp dữ li ệu đơn hàng cho phòng kế toán xuất hóa đơn chính xác, đầy đủ

2 Ứng dụng phần mềm kế toán của Vi Na

- Ngoài ra, Vi Na còn dựa trên hệ thống máy chủ để chạy và sử dùng phần mềm Kế toán Unesco

Phần mềm này được cài đặt trên hệ thống máy chủ server, từ đó sẽ đưa đường dẫn đến các máy kế toán vì vậy khi nhân viên kế tóan hạch toán, thực hiện những nghiệp vụ kế toán sẽ được lưu t rữ ngay trên server, sẽ rất an toàn, tiện ích giảm tối thiểu rủi ro mất dữ liệu khi máy tính của nhân viên kế toán bị hư…

- Vào tháng 12/2010 Khi mô hình công ty ngày càng phát triển, lượng hàng xuất bán hàng ngày tăng lên, công việc kế toán ngày càng nhiều hơn, đòi hỏi người kế toán phải làm nhanh hơn, nhiều hơn, từ đó dẫn tới họ bị quá tải.Nên Vi Na đã đầu tư p hần mềm kế toán Unesco để phục vụ nhu cầu cấp bách đó, việc áp dụng phần mềm kế toán này trải qua quá trình thách thức và đạt được những kết quả như sau:

Từ khi sử dụng phần mềm kế tóan công việc của Phòng kế toán được giải tải và thuận tiện hơn rất nhiều Trước khi dùng phần mềm hầu như t ất cả các chứng từ nhập xuất, viết hóa đơn, thu chi đều làm thủ công bằng tay tốn rất nhiều thời gian và thiếu an toàn, chính xác Khi phần mềm Unesco được ứng dụng các nghiệp vụ trên đều được thực hiện trên máy tính và in tự động, rút ngắn thời gian chờ đợi của phòng kinh doanh trong việc giao hàng, bán hàng, không còn bị khách hàng than phiền

Khi phần mền Unesco được đưa vào sử dụng thì việc lưu t rữ số liệu kế toán được gọn lẹ, chính xác thay vì viết bằng tay vào sổ nhật ký chung, sổ cái Tất cả được lưu l ại trên server, mọi báo cáo

về tài chính, về doanh thu, doanh số bán hàng được phòng kế toán cung cấp nhanh gọn, chính xác, đầy đủ cho phòng kinh doanh và Ban giám đốc

Tiện ích thứ 2 khi máy tính của kế toán hư họ có thể dùng ngay máy tính khác để vào server và tiếp tục công việc của mình

Thứ 3 khi công việc quá nhiều, ngay tại công ty không thể giải quyết xong, họ có thể về nhà kết nối với server của Vi Na, rối từ đó họ vào phần mềm kế toán và làm tiếp công việc của mình

=> Khi có phần mềm Unesco thì công việc của phòng kế toán được cụ thể hóa như sau:

+ Việc lập chứng từ nhập xuất hàng hóa nhanh hơn rất nhiều

+ In hóa đơn tài chính cũng được nhanh chóng

+ Chiết xuất ra nhiều báo cáo tài chính cần thiết cho ban giám đốc, phòng kinh doanh…

Mối liên kết giữa các phân hệ :

Thẻ kho, số chi tiết, NXT …

Tiền mặt- NH

Phiếu thu, phiếu chi

Giấy báo nợ có

Bán hàng–phải thu

Hóa đơn, phiếu nhập

hàng bán trả lại…

Mua hàng- Phải trả

Phiếu nh ập, xuất, bù

trừ công nợ

Hàng tồn kho

Phiếu nh ập, xuất …

Quản lý CC DC

Phiếu xuất, phiếu báo

hỏn g…

Tài sản cố định

Danh mục tài khoản,

tăng giảm, khấu hao

Tính lương

Bảng chấm công,

công thức tính lương

Sổ quỹ, báo cáo

số dư nhân hàng

Các báo cáo bán hàng, phải thu công nợ

Báo cáo phân bổ tình trạng sử dụng CCDC

Thẻ tài sản, bảng khấu hao, phân bổ

Bảng lươn g

Tổng hợp

Phiếu kế toán Bút toán định kỳ Kết chuyển tự động Tổng hợp

số liệu từ các phân

hệ

Sổ Kế toán NKC

Sổ kế toán NKCT

Báo cáo T C - QĐ 48 Báo cáo T C - QĐ 15

Các báo cáo chi phí

và tính giá thành sản phẩm

Các báo cáo quản trị tài chính Báo cáo thuế

Quy trình xử lý số liệu

Nghiệp vụ kinh tế phát

sinh

Lập chứng từ

Chứng từ kế toán

Các tệp nhật ký

Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ

Chuyển sổ sang sổ

cái

Tệp sổ cái

Lên báo cáo

Sổ sách kế toán Báo cáo tài chính

Phần III: Vấn Đề, Giải Pháp Và Bài Học

1 Nhận diện vấn đề:

Trước khi sử dụng internet và phần mềm kế toán công ty Vi Na gặp rất nhiều khó khăn trong việc kinh doanh, rất khó bán hàng do người tiêu dùng chưa biết đến nhiều về sản phẩm của vi na, trong nội bộ cũng khó khăn, việc trao đổi thông tin qua lại bằng điện thoại rất bất cập và hay thiếu xót, phòng kế toán với việc hạch toán thủ công dẫn đến tốn rất nhiều thời gian gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc bán hàng

Khi dùng mạng internet, máy chủ server, phần mềm Unesco thì tất cả những khó khăn trên đã được giải quyết, công việc kinh doanh được thuận lợi

Tuy sử dụng phần mềm kế toán và hệ thống mạng Lan không dây và máy chủ server nhưn g Vi Na vẫn gặp nhiều trục trặc khó khăn trong việc triển khai, cụ thể như sau:

+ Về hệ thống mạng Lan và máy chủ server

 Khi sử dụng mạng Lan không dây đòi hỏi phải đầu tư hoàn toàn máy Laptop, mạng wifi phải mạnh … rất tốn kém chi phí ban đầu

 Sử dụng mạng không dây đòi hỏi phải luôn có điện thì các máy mới nhận và trao đổi

dữ liệu cho nhau, nếu cúp điện thì coi như các máy không trao đổi được gì hết

 Dùng máy chủ server thì khi máy chủ trục trặc thì tất cả các máy con không thể lấy

dữ liệu để tiếp tục công việc

- Việc dựa vào internet cũng là một vấn đề khó khăn cho khách hàng, lượng khách hàng truy cập internet để tim hiểu thông tin mua sản phẩm chỉ là một phần trong bộ phận khách hàng có nhu cầu mua các sản phẩm và trao đổi những thắc mắc về sản phẩm tại Vi Na Tính ra, chỉ có 14% người dùng lên mạng để mua hàng, Từ đó việc chăm sóc khách hàng không được chu đáo Và sau khi xem giá cả ở trang web này họ lại có thể mua hàng ở một trang web khác, hay đi tới một cửa hàng "thật"

để mua hàng Nói cách khác, bất cứ trang web nào cũng không phải là điểm cuối mà khách trực tuyến dừng lại mua hàng

- Sản phẩm của Vi Na chỉ tập trung một số sản phẩm mang tính đặc trưng của Suzumo mà lại không khai thác hết những sản phẩm bên ngoài thị trường có nhu cầu, yếu tố cạnh tranh của Vi Na chưa cao so với các đối thủ khác

- Vi Na lại khôn g nỗ lực cạnh tranh về giá cả với các đối thủ kh ác mà nó chỉ nhấn mạnh vào việc