Kế toán doanh thu tại chi nhánh Công ty cổ phần lương thực thực phẩm Vĩnh Long

Kế toán doanh thu tại chi nhánh Công ty cổ phần lương thực thực phẩm Vĩnh Long

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN



……… , ngày… tháng……năm 2013

Giáo viên hướng dẫn

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP



…………., ngày……tháng……năm 2013

DANH MỤC SƠ ĐỒ



Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ lau bóng gạo 8

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Bình Minh 9

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của XN Bình Minh 15

Sơ đồ 1.4: Hình thức sổ kế toán tại XN Bình Minh 16

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức nhật ký chung 17

iii

MỤC LỤC



LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Sự cần thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục của chuyên đề 2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC BÌNH MINH – VĨNH LONG 3

1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long 3

1.1.1 Giới thiệu khái quát về Xí nghiệp chế biến lương thực Bình Minh – Vĩnh Long 3

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Xí nghiệp Bình Minh 4

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.1.3.1 Chức năng 5

1.1.3.2 Nhiệm vụ 6

1.1.3.3 Quyền hạn 6

1.1.4 Mặt hàng kinh doanh chủ yếu 7

1.2 Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh 8

1.2.1 Lĩnh vực hoạt động 8

1.2.2 Quy mô hoạt động 9

1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý Xí nghiệp 9

1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý 9

1.3.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận 9

1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp 15

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán 15

iv

1.4.2 Nhiệm vụ 15

1.4.3 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại XN 16

1.4.4 Tổ chức vận dụng các chế độ, phương pháp kế toán 18

1.4.5 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán 19

1.5 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển 19

1.5.1 Thuận lợi 19

1.5.2 Khó khăn 20

1.5.3 Phương hướng phát triển 21

1.6 Kết quả kinh doanh của Xí nghiệp năm 2011 – 2012: 22

CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN DOANH THU TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC BÌNH MINH – VĨNH LONG 25

2.1 Kế toán các khoản doanh thu 25

2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 25

2.1.1.1 Đặc điểm hạch toán: 25

2.1.1.2 Chứng từ và thủ tục kế toán 25

2.1.1.3 Phương pháp hạch toán 26

2.1.1.4 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh 26

2.1.1.5 Sổ kế toán chi tiết 28

2.1.2 Kế toán doanh thu bán hàng nội bộ 29

2.1.2.1 Đặc điểm hạch toán 29

2.1.2.2 Chứng từ kế toán 29

2.1.2.3 Phương pháp hạch toán 29

2.1.2.4 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh 29

2.1.2.5 Sổ kế toán chi tiết 31

2.1.3 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính 32

2.1.3.1 Đặc điểm hạch toán 32

2.1.3.2 Chứng từ và thủ tục kế toán 32

2.1.3.3 Phương pháp hạch toán 32

2.1.3.4 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh 32

v

2.1.3.5 Sổ kế toán chi tiết 33

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KẾT LUẬN 34

1 Nhận xét tổng quát về tình hình hoạt động của Xí nghiệp Bình Minh 34

2 Đánh giá về công tác kế toán tại Xí nghiệp 35

3.Kiến nghị 36

KẾT LUẬN 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

vi

LỜI MỞ ĐẦU



1 Sự cần thiết của đề tài

Sau 11 năm đàm phán, ngày 11 tháng 1 năm 2007, Việt Nam chính thức trởthành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), đánh dấu bướcngoặt quan trọng trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế Đây chính là cơ hội lớngiúp cho các doanh nghiệp nước ta khai thác lợi thế kinh doanh, tăng cường khảnăng hợp tác quốc tế, tranh thủ nguồn lực bên ngoài để phát huy tốt nội lực vốn cónhằm mở rộng thị trường, hòa nhập vào nền kinh tế thế giới Tuy nhiên, đó cũng làthách thức lớn cho các doanh nghiệp chưa có bước chuẩn bị kỹ về nguồn lực vàcông nghệ Trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và pháttriển đòi hỏi phải có đội ngũ nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, am hiểu

và nghiên cứu thị trường để có thể đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp với quyluật cung cầu của thị trường Vấn đề quan trọng là các doanh nghiệp phải làm thếnào để sản phẩm của mình làm ra đạt chất lượng cao, mẫu mã đa dạng và được thịtrường chấp nhận

Bất cứ doanh nghiệp nào khi kinh doanh đều muốn đạt được lợi nhuận tối đa,

do đó việc thực hiện hệ thống kế toán về doanh số tiêu thụ sẽ đóng vai trò quantrọng, trong việc xác định và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Nhận thức được tầm quan trọng trên kết hợp giữa lý thuyết và tìm hiểu thực

tế tại Xí nghiệp Bình Minh và em muốn hiểu rõ hơn các phương pháp cũng như quytrình thực hiện kế toán doanh thu cụ thể trong doanh nghiệp nên em chọn đề tài “

Kế toán doanh thu tại chi nhánh Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm VĩnhLong – Xí nghiệp Bình Minh” cho kỳ thực tập ngắn hạn của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu phương pháp hạch toán các khoản doanh thu tại Xí nghiệp Bình Minh

- Thực hiện công tác kế toán, xác định các khoản doanh thu thu được trong quátrình tiêu thụ của Xí nghiệp

- Đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp Qua đó nêu lênmột số nhận xét về công tác kế toán, cũng như hoạt động của Xí nghiệp, để Xínghiệp và Công ty cổ phần xem xét và có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp với điềukiện và tình hình thực tế Từ đó hoàn thiện công tác kế toán tại Xí nghiệp và nângcao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho Xí nghiệp Bình Minh cũng nhưCông ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long.

3 Đối tượng nghiên cứu

- Nghiên cứu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ tại

Xí nghiệp

- Nghiên cứu công tác kế toán ở bộ phận kế toán của Xí nghiệp

- Thực hiện công tác kế toán tiêu thụ tại Xí nghiệp

- Tổng hợp những nghiên cứu thực tế trong thời gian thực tập, tiến hành so sánhgiữa thực tế và lý thuyết Từ đó rút ra nhận xét về tình hình hoạt động tại Xí nghiệp

4 Phương pháp nghiên cứu

- Thông qua việc trao đổi cùng Cô, Chú, Anh, Chị trong phòng Kế toán, quan sát vàtìm hiểu tình hình thực tế tại Xí nghiệp trong thời gian thực tập

- Đồng thời thu thập số liệu từ báo cáo, tài liệu của Xí nghiệp để phân tích, so sánh,đối chiếu lý thuyết, các tài liệu ghi chép trong sổ sách của Xí nghiệp, các loại sáchchuyên ngành kế toán, các văn bản quy định chế độ tài chính hiện hành, chính sách

kế hoạch kinh doanh của Xí nghiệp

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC BÌNH MINH –

VĨNH LONG 1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long

Tiền thân của Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long là Doanhnghiệp nhà nước Công ty Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long, đơn vị thành viên củaTổng Công ty Lương thực Miền Nam Công ty được cổ phần hóa và đi vào hoạtđộng theo mô hình công ty cổ phần từ ngày 01/01/2007 với tổng vốn điều lệ là 52 tỷđồng, trong đó vốn thuộc sở hữu nhà nước là 20,8 tỷ đồng, chiếm 40% vốn điều lệtheo Quyết định thành lập số 2204/QĐ/BNN-ĐMDN ngày 01/08/2006 của Bộtrưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

 Tóm tắt vài nét về Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Lương thực Thực Phẩm Vĩnh Long

- Tên giao dịch quốc tế: VINHLONG FOOD

- Tên viết tắt: VINHLONG FOOD

-Trụ sở giao dịch: Số 38, đường 2/9, phường 1, thành phố Vĩnh Long, tỉnh VĩnhLong

- Điện thoại: 0703.890330

- Fax: 0703892299

- Mã số thuế: 1500170900-003

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Xí nghiệp Bình Minh

Trước đây, Xí nghiệp có tên gọi là Công ty Chế biến Lương thực huyện BìnhMinh là doanh nghiệp Nhà nước Do chính sách, chủ trương của Ban Lãnh đạo tỉnhVĩnh Long nhằm tăng cường khả năng kinh tế của tỉnh, đẩy mạnh xuất khẩu gạo, vànâng cao vị thế cho tỉnh nhà tiến hành sáp nhập Công ty Lương thực tỉnh VĩnhLong và Công ty Chế biến Lương thực Thị xã Vĩnh Long thành lập Công ty Lươngthực Thực phẩm Vĩnh Long Từ đó, Công ty Chế biến Lương thực huyện BìnhMinh trở thành đơn vị trực thuộc của Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩmVĩnh Long và mang tên Xí nghiệp chế biến lương thực số 3 năm 1993

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Xí nghiệp là thu mua nguyênliệu gạo lức và gạo xô về lau bóng để đạt tiêu chuẩn xuất khẩu và tiêu thụ nội địa

Xí nghiệp đã được hiệu quả cao trong lĩnh vực kinh doanh này và ngày càng tạođược uy tín với khách hàng trong và ngoài nước Thành quả mà Xí nghiệp đạt được

đã góp phần to lớn vào việc phát triển , đem lại lợi nhuận cho Công ty và hoànthành nhiệm vụ được giao

Đặc biệt, từ năm 2002 Xí nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO9001-2000 Riêng công tác kế toán, Xí nghiệp áp dụng chương trình phần mềm máytính Pacific KeyMan 5.5 nên các nghiệp vụ được thực hiện rất nhanh chóng vàchính xác Xí nghiệp có đội ngũ cán bộ nhân viên công tác lâu năm có kinh nghiệm

và nhiệt tình trong công tác

Tháng 01/2007, Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩm Vĩnh Long tiếnhành cổ phần hóa theo cơ chế thị trường với cổ phần gần 52 tỷ đồng, vì vậy Xínghiệp chế biến lương thực số 3 chuyển thành chi nhánh của Công ty Cổ phầnLương thực Thực phẩm Vĩnh Long Từ đó, Công ty tiến hành thay đổi cơ chế quản

lý và hoạt động của Công ty, đồng thời cũng thay đổi cơ chế quản lý các đơn vị trựcthuộc cho phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường hiện nay

Vì vậy, Xí nghiệp đã từng bước khắc phục được những mặt yếu kém của cơchế kinh tế cũ, từng bước phát huy thế mạnh để phát triển, từng bước đi lên khôngngừng trang bị thêm thiết bị, nguồn nhân lực nhằm đáp ứng tốt nhu cầu thị trườngtrong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt, luôn hoàn thành tố nhiệm vụ đượcgiao, thực hiện đúng phương châm của Công ty Cổ phần Lương thực Thực phẩmVĩnh Long là: “ Lắng nghe và đáp ứng vượt sự mong đợi của khách hàng”.

Tháng 02/2011, Xí nghiệp chế biến lương thực số 3 đổi tên thành Xí nghiệpBình Minh

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

1.1.3.1 Chức năng

- Xí nghiệp tổ chức thu mua, dự trữ chế biến gạo nguyên liệu ra thành phẩm đạt tiêuchuẩn xuất khẩu và tiêu thụ nội địa theo chỉ tiêu Công ty giao Nghiên cứu thịtrường, thu thập thông tin và điều tra tình hình sản xuất lương thực ở địa phương đểbáo cáo và đề xuất lên ban Giám đốc công ty nhằm đưa ra các phương án kinhdoanh phù hợp và đạt hiệu quả cao

- Dự trữ, bảo quản nguồn nguyên liệu, lương thực đảm bảo đủ hàng phục vụ cho sảnxuất kinh doanh theo chỉ tiêu của Công ty giao và kinh doanh nội địa

- Thường xuyên kiểm tra hệ thống công nghệ, cải tiến bộ máy tổ chức, bổ sungtrang thiết bị, mở rộng địa điểm kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động củađơn vị, quản lý xí nghiệp thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, an toàn, có hiệu quả vàđúng pháp luật

- Mạnh dạn đề xuất cho Ban Giám đốc Công ty về vấn đề quản lý và sản xuất kinhdoanh nhằm nâng cao tối đa hiệu quả hoạt động cho Xí nghiệp và Công ty

1.1.3.2 Nhiệm vụ

- Quán triệt chủ trương chính sách của Đảng và Pháp luật của Nhà nước, chiến lượcphát triển trước mắt và lâu dài của Công ty, nắm vững các chỉ tiêu, kế hoạch củaCông ty để Xí nghiệp thực hiện chính xác, hiệu quả

- Xây dựng mạng lưới kho chứa hợp lý để việc thu mua được thuận tiện, tổ chứcchế biến gạo nguyên liệu ra thành phẩm có chất lượng tốt, giá thành thấp và đúngtheo tiêu chí phân bổ, tìm kiến thị trường và đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh.

- Sử dụng tiền vốn đúng mục đích, quản lý chặt chẽ tiền hàng, không để phát sinh

nợ khó đòi tồn đọng, không để tổn thất tài sản, hàng hóa vật tư lao động mà Công tygiao cho Xí nghiệp quản lý

- Nắm sát tiến độ sản xuất, diện tích giống lúa, kết quả thu hoạch quanh khu vực để

có kế hoạch đề xuất với cấp trên tổ chức thu mua đúng thời điểm, trang bị kho chứa,máy móc, nhân sự cho phù hợp với hoạt động của Xí nghiệp

- Chấp hành các nguyên tắc quản lý kinh tế, tài chính, hành chính theo quy định củaNhà nước, tuân thủ các nội quy, quy định của cơ quan

- Thực hiện đúng quy trình kỹ thuật trong vận hành máy móc thiết bị, sử dụng điện,nhiên liệu phục vụ cho việc sấy gạo, phòng ngừa triệt để tai nạn lao động, những sự

cố xảy ra trong Xí nghiệp

1.1.3.3 Quyền hạn

- Xí nghiệp được sử dụng con dấu riêng để giao dịch trong phạm vi được Công ty

ủy nhiệm và đúng pháp luật của Nhà nước

- Được chủ động khai thác mở rộng thị trường, trực tiếp giao dịch đàm phán với tất

cả các đối tượng khách hàng để mua bán lương thực đạt tiêu chuẩn về chất lượnglẫn số lượng do Công ty quy định

- Xí nghiệp được hợp đồng thuê nhân công bốc xếp để giải quyết công việc phátsinh hàng ngày

- Xí nghiệp được phép phân công lao động, theo dõi đánh giá chất lượng công nhânviên để đề xuất với Công ty thưởng phạt thỏa đáng, được xây dựng nội quy riêngcho Xí nghiệp nhưng không được trái với quy định chung của Công ty

1.1.4 Mặt hàng kinh doanh chủ yếu

Mang đặc thù là một Xí nghiệp thu mua, chế biến và tiêu thụ gạo xuất khẩu.Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Xí nghiệp là gạo và các phụ phẩm của gạo nhưtấm cám

Bảng 1.1: Bảng mô tả các sản phẩm của Xí nghiệp Bình Minh

Sản phẩm chính

Gạo 5% tấm Gạo gồm 5% tấm và 95% gạo bán thành phẩmGạo 10% tấm Gạo gồm 10% tấm và 90% gạo bán thành phẩmGạo 15% tấm Gạo gồm 15% tấm và 85% gạo bán thành phẩmGạo 20% tám Gạo gồm 20% tấm và 80% gạo bán thành phẩmGạo 25% tấm Gạo gồm 25% và 75% gạo bán thành phẩmSản phẩm phụ

Tấm 1 Gạo bị gãy có kích cỡ > 2.8 mm và <= 4.56 mmTấm 2 Gạo bị gãy có kích cỡ < 2.8 mm

Cám

Sấy

Là phôi và cám bao quanh hạt gạo

LauXát

1.2 Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh

Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ lau bóng gạo

Gạo nguyên liệu

(Nguồn: Tài liệu Iso – XN Bình Minh)

1.2.1 Lĩnh vực hoạt động

- Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Xí nghiệp là sản xuất và kinh doanh mặt hànglương thực (gạo và phụ phẩm của gạo) nhằm tiêu thụ nội địa và xuất khẩu theo hợpđồng của Công ty Thu mua gạo nguyên liệu và gạo đã xát trắng, tiến hành chế biếncác sản phẩm gạo theo đúng tiêu chuẩn quản lý chất lượng

- Phạm vi hoạt động của Xí nghiệp là trong và ngoài tỉnh Vĩnh Long Tùy theonhiệm vụ, nhu cầu tiêu thụ mà Xí nghiệp tiến hành thu mua ở các vùng lân cận như: Đồng Tháp, Cần Thơ… thông thường thương lái các nơi mua gạo đến Xí nghiệptiến hành mua bán

1.2.2 Quy mô hoạt động

- Xí nghiệp có diện tích gần 4000m2, có trụ sở giao dịch, phòng làm việc tiện nghivới đầy đủ phương tiện phục vụ cho công tác quản lý

- Hệ thống kho bãi với sức chứa khoảng 5.500 tấn và 2 hệ thống dây chuyền côngnghệ lau bóng gạo hiện đại đạt tiêu chuẩn với công suất hoạt động đạt khoảng 6-8tấn/giờ đáp ứng tốt nhu cầu thu mua, dự trữ và cung ứng gạo cho thị trường

1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý Xí nghiệp

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Bình Minh

(Nguồn: Tài liệu Iso – XN Bình Minh)

1.3.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận

 Giám đốc:

- Là người có quyền hành cao nhất trong XN, do Ban Giám đốc Công ty bổ nhiệm,chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc Công ty Cổ phần

- Quản lý các bộ phận của Xí nghiệp thông qua Phó Giám đốc

- Là người có quyền quyết định mọi hoạt động của XN

 Phó Giám đốc tài chính kế toán

- Nhận lệnh và thông tin của Giám đốc XN về phương án sản xuất kinh doanh, kếhoạch mua hàng, bán hàng để có kế hoạch chuẩn bị nguồn vốn thu mua (hoặcphương án sử dụng tiền hợp lý, hiệu quả)

- Chỉ đạo và giám sát bộ phận nghiệp vụ thực hiện công tác theo đúng nguyên tắctài chính kế toán, quản lý tiền hàng chặt chẽ, sử dụng vốn đúng mục đích không đểphát sinh công nợ khó đòi, không để bị chiếm dụng vốn

- Tham mưu cho Giám đốc những nguyên tắc tài chính kế toán, thường xuyên kiểmtra theo dõi sổ sách, tiền mặt tồn quỹ Thay mặt Giám đốc ký chứng từ thu chi, nhậpxuất hàng hóa…

Vận hànhmáy

Tổ nhâncông

Kiểmphẩm

Thủkho

Kế toán Thủ quỹ

- Nhận lệnh và thông tin từ Giám đốc XN để triển khai thực hiện các hoạt động cóliên quan đến quá trình sản xuất.

- Nắm bắt thông tin giá cả thị trường để tham mưu cho Giám đốc XN quyết định giámua bán hàng

- Thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn các bộ phận như: vận hành máy, kiểmphẩm, thủ kho, kế toán và công nhân bốc xếp hoạt động theo quy trình sản xuất

- Tham mưu cho Giám đốc XN về chất lượng gạo đầu vào, kiểm tra giám sát gạođầu ra để từ đó lập kế hoạch sản xuất cho phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng và hiệuquả của quy trình sản xuất

- Thường xuyên kiểm tra quá trình sản xuất gia công theo dõi tỷ lệ chế biến để cóbiện pháp xử lý chất lượng tốt Nghiên cứu định mức kỹ thuật trong sản xuất, bảoquản hàng hóa để có ý kiến đề xuất xây dựng định mức kỹ thuật cho phù hợp vớithực tế

- Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng đề xuất bảo hành và sửa chữa, đổi mới trangthiết bị máy móc, công cụ, dụng cụ đảm bảo hoạt động tốt trong quá trình sản xuất,

- Thay mặt Giám đốc ký chứng từ thu chi, nhập xuất hàng hóa…

 Nhân viên kế toán

- Thanh toán chi phí: Kiểm tra chứng từ hợp lệ, hợp lý của người đề nghị thanh toán(dự trữ được duyệt, bảng đề nghị thanh toán, hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm tra,biên bản nghiệm thu, hợp đồng và thanh lý hợp đồng), nếu các chứng từ đã đạt yêucầu thanh toán đề nghị lãnh đạo XN duyệt chi, viết phiếu chi và ghi vào sổ tiền mặt,hoặc chi chuyển khoản ghi vào sổ quỹ tiền gửi, sổ phân tích

- Thanh toán mua hàng:

+ Mua lẻ của dân, thương lái: Căn cứ vào chủng loại, số lượng trong phiếucân hàng của thủ kho đã được lãnh đạo duyệt giá, kiểm tra họ tên người bán, địa chỉngười bán, số chứng minh nhân dân, kế toán lập phiếu nhập kho, phiếu chi muahàng, kế toán ghi vào sổ quỹ tiền mặt và sổ kho

+ Mua hàng của doanh nghiệp, nhà máy: Căn cứ vào loại, số lượng trongphiếu cân hàng của thu kho đã được lãnh đạo duyệt giá, kiểm tra hóa đơn bán hàng

của khách hàng, kế toán lập phiếu nhập kho và phiếu chi mua hàng, phiếu chichuyển khoản ghi vào sổ kho, sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi.

+ Mua hàng theo hợp đồng với các doanh nghiệp, nhà máy: Kế toán soạnthảo hợp đồng kinh tế với nội dung do Ban Giám đốc XN cung cấp; kiểm tra tínhhợp lý của hợp đồng, phụ kiện hợp đồng; hóa đơn bán hàng của khách hàng; kế toánlập phiếu nhập kho và phiếu chi mua hàng ghi vào sổ theo dõi hợp đồng, sổ kho và

sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi; soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng

+ Gia công chế biến: Căn cứ vào kế hoạch gia công của lãnh đạo, báo cáo giacông của kiểm phẩm, sổ theo dõi gia công của thợ máy ghi vào sổ theo dõi gia công.Khi cắt gia công kế toán đối chiếu gia công với các bộ phận liên quan ghi chính xác

số liệu nhập xuất gia công, tỷ lệ thu hồi thành phẩm, phụ phẩm trong gia công để sosánh với tỷ lệ trong định mức kinh tế kỹ thuật, lập phiếu nhập xuất gia công ghi vào

sổ kho

- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được cập nhật vào máy tính để lập bảng

kê tập hợp số liệu và báo cáo về công ty kịp thời, đúng thời gian quy định

- Lập bảng kê, báo cáo thuế giá trị gia tăng, tình hình sử dụng ấn chỉ

- Soạn thảo hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng, mở sổ theo dõi tiến độthực hiện hợp đồng cụ thể theo từng hợp đồng và từng khách hàng

- Tham mưu cho Ban Giám đốc thực hiện đúng các nguyên tắc tài chính kế toán,quản lý tiền vốn, hàng hóa và công nợ tại XN

- Theo dõi và kiểm tra tiền tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, lập chứng từ thu chi tiền gửitheo đúng quy định của ngân hàng

- Bảo trì các máy móc thiết bị văn phòng

- Ghi chép cập nhật sổ quỹ hàng ngày, kiểm tra chữ ký trong phiếu thu chi, đảm bảothu chi đúng nguyên tắc (không thu, chi ứng ngoài sổ) đối chiếu tồn quỹ hàng ngàyvới kế toán.

- Chịu trách nhiệm cá nhân về tiền quỹ tồn hàng ngày, không để xảy ra thất thoáttiền quỹ và các dụng cụ phục vụ cho công tác

 Nhân viên thủ kho

- Cân, đếm hàng hóa nhập kho khi có phiếu kiểm tra chất lượng hàng hóa của kiểmphẩm được lãnh đạo duyệt; xuất kho khi có hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho

có ký duyệt của lãnh đạo

- Bảo quản số lượng hàng, thiết bị, dụng cụ trong kho không để xảy ra mất mát, hưhỏng theo quy định

- Phối hợp với kiểm phẩm bố trí sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học, ngăn nắptheo từng chủng loại; cây hàng có bảng nhận dạng

- Ghi chép sổ sách đầy đủ, chính xác và lập báo cáo hàng ngày số lượng hàng hóatồn kho, phối hợp với các bộ phận có liên quan kiểm tra chất lượng và số lượnghàng hóa trong kho thường xuyên, có kế hoạch duyệt mối, mọt, chuột,…tránh hànghóa bị hư hỏng

- Điều động công nhân bốc xếp nhập xuất hàng hóa đúng qui định

- Kiểm tra cân trước khi nhập xuất hàng hóa, chịu trách nhiệm về định mức hao hụttrong kho, hàng tháng đối chiếu số liệu tồn kho với kế toán, ký xác nhận và chịutrách nhiệm về số liệu tồn kho đã ký

- Khi xuất khẩu: kế toán phối hợp với kiểm phẩm, thủ kho….kiểm soát giấy tờ hợp

lệ của phương tiện vận tải trung chuyển, rồi đến công ty nhận hóa đơn xuất kho giaolại cho chủ phương tiện

 Nhân viên kiểm phẩm

- Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập, xuất, chế biến, lưu kho, dự trữ, nhập, xuất kho

- Khi mua hàng kiểm phẩm có trách nhiệm lấy mẫu bình quân từng lô hàng theohướng dẫn thử nghiệm của XN, phân tích chất lượng mẫu, ghi phiếu kiểm tra chấtlượng hàng hóa nhập kho

- Kết hợp với thủ kho để xác định vị trí chất xếp từng cây hàng, kiểm tra hàng hóađịnh kỳ tuần/lần để phát hiện hư hỏng sâu mọt, tham mưu cho lãnh đạo biện pháp

- Chịu trách nhiệm về việc bảo quản các loại công cụ lao động được trang bị như:máy đo độ ẩm, cân tiểu ly, thước đo chiều dài hạt…

 Nhân viên vận hành máy

- Có nhiệm vụ điều khiển máy móc thiết bị trong quá trình vận hành chế biến, kiểmtra từng bộ phận máy trước khi bắt đầu khởi động, khi các thiết bị đã đạt yêu cầu thìtiến hành chạy máy có tải nguyên liệu

- Phối hợp với kiểm phẩm, thủ kho, kiểm tra chất lượng thành phẩm, phụ phẩm theoquy trình sản xuất cho nguyên liệu vào bồ đài sàng tạp chất, đánh bóng, kiểm tra độphun nước, độ trắng bóng của thành phẩm

- Vệ sinh máy móc thiết bị sạch sẽ khi hết ca sản xuất hoặc khi máy ngưng hoạtđộng Bảo trì thiết bị, máy móc, máy lau bóng, máy đấu trộn theo lịch bảo trì Pháthiện hư hỏng để sửa chữa nếu không được thì báo lãnh đạo để có kế hoạch thuêngoài xử lý

 Tổ nhân công

Theo dõi và điều tiết lượng nhân công lao động tại Xí nghiệp một cách hợp

lý cho từng thời điểm Quản lý hoạt động của công nhân, lập bảng chấm công hàng

ngày, báo cáo cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán chi trả lương công nhật chocông nhân.

Bảng 1.2 Trình độ nhân sự tại XN Bình Minh

1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của XN Bình Minh

(Nguồn: Tài liệu Iso – XN Bình Minh)

1.4.2 Nhiệm vụ

- Kế toán: Theo dõi tình hình nhập xuất, phiếu chuyển kho nội bộ, phiếu thu chi đầy

đủ, các chứng từ ban đầu hợp lệ lập phiếu theo đúng quy tắc, nguyên tắc tài chính

kế toán Theo dõi các công nợ, phải thu, phải trả, nhập xuất bao bì, cập nhật cácchứng từ phát sinh, đối chiếu với thủ quỹ hàng ngày để kiểm tra dư tồn quỹ

Phó Giám đốc tàichính kế toán

Giám đốc

- Thủ quỹ: Là người có trách nhiệm bảo quản đầy đủ tiền quỹ của XN, nhập xuấtphải đầy đủ chứng từ, không được sử dụng tiền quỹ của XN sai mục đích Cuốingày phải đối chiếu tồn quỹ với kế toán XN, phải kiểm tra tỉ mỉ khi giao, nhận tiền.Mọi sự mất mát, sai lệch tiền quỹ thì thủ quỹ phải chịu trách nhiệm.

1.4.3 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại XN

Công tác kế toán tại XN Bình Minh áp dụng hình thức kế toán hiện đại đó làhình thức kế toán máy

Với hình thức này XN tạo sự gọn nhẹ cho bộ máy kế toán, giảm chi phí quản

lý, thực hiện công tác kế toán nhanh và có độ chính xác cao hơn

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính tại Xí nghiệp BìnhMinh là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toántrên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế trên sự kết hợp của hình thức kếtoán nhật ký chung với phần mềm máy tính Phần mềm kế toán không hiện đầy đủquy trình ghi sổ kế toán nhưng phải in được đầu đủ sổ kế toán và báo cáo tài chínhtheo quy định

 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng Tổng hợp chứng từ kếtoán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoảnghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đượcthiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thaotác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợpvới số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thựctheo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu

số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghibằng tay

Sơ đồ 1.4: Hình thức sổ kế toán tại XN Bình Minh

Ghi chú:

 Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính

- Nhật ký chung

- Sổ chi tiết các tài khoản

- Sổ cái (sổ tổng hợp) các tài khoản

- Sổ cái (sổ tổng hợp) các tài khoản theo ngày

 Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức nhật ký chung

Chứng từ

kế toán

Bảng tổng hợp

chứng từ kế

- Báo cáo kế toán quản trị

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú:

1.4.4 Tổ chức vận dụng các chế độ, phương pháp kế toán

- XN thực hiện chế độ báo cáo, chế độ sổ sách kế toán và chứng từ kế toán theođúng chế độ kế toán hiện hành theo Quyết định số 15/BTC của Bộ Tài chính banhành ngày 20/03/2006

- Hệ thống tài khoản áp dụng tại XN là hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính banhành

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm

 Phương pháp kế toán áp dụng tại XN

- Phương pháp kế toán nguyên vật liệu:

+ Phương pháp kế toán nguyên vật liệu: nhập trước, xuất trước

+ Phương pháp tính giá nguyên liệu, vật liệu xuất kho: phương pháp tính giáthực tế bình quân