GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL

GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL

GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Gọi ứng dụng Microsoft Excel Thoát khỏi Microsoft Excel Các thao tác tập tin Màn hình Microsoft Excel I I CẤU TRÚC CỦA MỘT WORKBOOK 1) Một số thao tác Sheet 2) Cấu trúc Sheet III CÁCH NHẬP DỮ LIỆU: 1) Một số qui định chung :Khi cài đặt Excel sử dụng thơng số mặc I 1) 2) 3) 4) nhiên (theo ngầm định) Để thay đổi thông số theo ý muốn, bạn chọn lệnh Tools/ Options 2) Cách nhập liệu vào ô I V CÁC KIỂU DỮ LIỆU VÀ CÁCH NHẬP 16.4.1 Dữ liệu kiểu số Khi nh ập liệu kiểu Time, bỏ qua tên buổi (AM/ PM) 16.4.2 Dữ liệu kiểu chuỗi (Text) 16.4.3 Dữ liệu kiểu công thức (Formula) V CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ VÀ CÁC THÔNG BÁO LỖI THƯỜNG GẶP 10 16.5.1 Các loại địa 10 16.5.2 Các thông báo lỗi thường gặp Excel 11 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 12 XỬ I LÝ TRÊN VÙNG 12 Các loại vùng cách chọn 12 Đặt tên cho vùng (Insert/ Name/ Define) 13 Xoá bỏ liệu (Edit/ Clear) 13 Sao chép liệu từ ô sang ô khác điền liệu (Fill) 13 Di chuyển liệu 15 I I THAO TÁC TRÊN CỘT VÀ HÀNG 16 1) Thêm hàng, cột vào bảng tính 16 2) Xóa hàng, cột, 16 3) Thay đổi độ rộng cột chiều cao hàng 17 4) Lệnh Undo, Redo Repeat 17 III ĐỊNH DẠNG CÁCH HIỂN THỊ DỮ LIỆU 17 1) Định dạng hiển thị liệu số 17 2) Canh lề liệu ô 19 3) Định dạng ký tự 21 4) Kẻ khung cho bảng tính 21 5) Tô màu cho bảng tính 22 6) Sao chép định dạng nút Format Painter 22 I V THAO TÁC TRÊN TẬP TI N 22 17.4.1 Mở tập tin 22 17.4.2 Lưu tập tin 23 17.4.3 Đóng tập tin 24 1) 2) 3) 4) 5) MỘT SỐ HÀM TRONG EXCEL 25 CÚ PHÁP CHUNG VÀ CÁCH SỬ I 1) 2) 3) II DỤNG 25 Xem danh sách hàm 25 Cú pháp chung 25 Cách sử dụng hàm 26 CÁC HÀM THÔNG DỤNG: 27 TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Các hàm toán học (Math & Trig) 27 Các hàm thống kê (Statistical) 28 Các hàm Logic (Logical) Các hàm xử lý chuỗi (Text) Các hàm ngày (Date & Time) Các hàm tìm kiếm (Lookup & Reference) Ví dụ cách sử dụng hàm 28 29 30 30 32 THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU 36 KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU Khái niệm sở liệu Hàng tiêu đề (Header row) Vùng tiêu chuẩn (Criteria range) I I TRÍ CH LỌC DỮ LIỆU 1) Lọc liệu tự động (AutoFilter) 2) Lọc liệu nâng cao (Advanced Filter) III CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU I V SẮP XẾP DỮ LIỆU V TỔNG HỢP THEO TỪNG NHÓM (SUBTOTAL) I 1) 2) 3) 36 36 37 37 39 39 40 41 42 43 TẠO BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL 45 I CÁC LOẠI BIỂU ĐỒ I I CÁC THÀNH PHẦN CỦA BIỂU ĐỒ III CÁC BƯỚC DỰNG BIỂU ĐỒ 1) Chuẩn bị liệu cho biểu đồ 2) Các thao tác tạo biểu đồ 3) Chỉnh sửa biểu đồ 4) Định dạng biểu đồ 45 46 47 47 47 50 50 ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL 53 I ĐỊNH DẠNG TRANG I N (PAGE SETUP) 53 I I XEM TRƯỚC KẾT QUẢ I N (PRI NT PREVI EW) 56 III THỰC HIỆN I N (PRI NT): 57 TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL CHƯƠNG TRÌNH MI CROSOFT EXCEL Microsoft Excel (gọi tắt: Excel) chương trình ứng dụng Microsoft Office chạy môi trường Windows Thế mạnh Excel tính tóan cơng thức Excel loại bảng tính điện tử dùng để tổ chức, tính tốn cơng thức (Formulas), phân tích tổng hợp số liệu Các nhiệm vụ mà bạn thực với Excel từ việc viết hóa đơn tới việc tạo biểu đồ 3- D quản lý sổ kế tốn cho doanh nghiệp Khơng gian việc Excel, kiểu liệu cách tạo bảng tính đơn giản I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1) Gọi ứng dụng Microsoft Excel Cách 1: Chọn lệnh Start / Programs / Microsoft Excel Start / All Programs / Microsoft Office / Microsoft Office Excel Cách 2: D_Click vào biểu tượng Microsoft Excel hình (Desktop) Cách 3: D_Click lên tập tin Excel có sẵn máy (* xls) Tập tin tự động gọi chương trình excel trước sau mở ln file excel 2) Thốt khỏi Microsoft Excel Cách 1: Click vào nút Close Cách 2: Chọn lệnh File/ Exit Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 3) Các thao tác tập tin Tập tin Excel có phần mở rộng XLS Các thao tác mở file, đóng file, lưu file tương tự Word Địa ô hành TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Kết nối vào trang web Online Microsoft Office Trang GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL 4) Màn hình Microsoft Excel Tên cột Thanh cơng thức (Formula Bar) Vùng nhập liệu Chỉ số hàng Tên Sheet Màn hình Microsoft Excel Các cơng cụ: ngồi cơng cụ tương tự Word, Excel có thêm t hanh cơng thức (Formula Bar) dùng để nhập liệu, công thức vào ô hành Bật/ tắt này, vào menu View / Formula Bar II CẤU TRÚC CỦA MỘT WORKBOOK Một tập tin Excel gọi Workbook có phần mở rộng XLS Một Workbook xem tài liệu gồm nhiều tờ Mỗi tờ gọi Sheet , có tối đa 255 Sheet, có Sheet Các Sheet đặt theo tên là: Sheet1, Sheet2, 1) Một số thao tác Sheet - Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet - Đổi tên Sheet: D_Click tên Sheet cần đổi tên, sau nhập vào tên - Chèn thêm Sheet: chọn lệnh I nsert/ WorkSheet - Xóa Sheet: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh Edit/ Delete Sheet Ghi chú: thực thao tác cách R_Click lên tên Sheet chọn lệnh cần thực Một số thao tác Sheet TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL 2) Cấu trúc Sheet Mỗi sheet xem bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều cột - Hàng (row): có tối đa 65.536 hàng, đánh số từ đến 65.536 - Cột (column): có tối đa 256 cột, đánh số từ A, B, Z,AA,AB AZ, I V - Ô (cell): giao cột hàng, liệu chứa ơ, có lưới phân cách Như Sheet có 65.536 (hàng) * 256 (cột) = 16.777.216 (ơ) Mỗi có địa xác định tên cột số thứ tự hàng, ví dụ C9 nghĩa cột C hàng thứ - Con trỏ ô: khung nét đôi, ô chứa trỏ ô gọi ô hành Cách di chuyển trỏ ô bảng tính: + Sử dụng chuột: Click vào cần chọn + Sử dụng bàn phím: ↑, ↓: Lên, xuống hàng Ctrl + PageUp: Sang trái trang hình →, ←: Qua trái, phải Ctrl + PageDown: Sang phải trang hình PageUp: Lên trang hình Ctrl + Home: Về A1 PageDown: Xuống trang hình - Vùng (Range/ Block/ Array/ Reference) : gồm nhiều ô liên dạng hình chữ nhật, vùng có địa gọi địa vùng Địa vùng xác định địa góc bên trái góc bên phải, địa dấu hai chấm (:) Ví dụ: C5:F10 vùng chữ nhật định vị ô C5 ô cuối F10 - Gridline: Trong bảng tính có đường lưới (Gridline) dùng để phân cách Mặc nhiên đường lưới không in Muốn bật/ tắt Gridline, vào lệnh Tools/ Options/ View , sau Click vào mục Gridline để bật/ tắt đường lưới I I I CÁCH NHẬP DỮ LIỆU: 1) Một số qui định chung :Khi cài đặt Excel sử dụng thông số (theo ngầm định) Để thay đổi thông số theo ý muốn, bạn chọn lệnh Tools/ Options Lớp General TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Lớp Edit Trang GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL 2) Cách nhập liệu vào ô - Đưa trỏ ô đến ô cần nhập - Nhập liệu vào - Kết thúc trình nhập phím ENTER (hoặc    ), hủy bỏ liệu nhập phím Esc Ghi : Muốn hiệu chỉnh liệu nhập ta chuyển trỏ ô đến ô cần hiệu chỉnh nhấn phím F2 D_Click vào cần hiệu chỉnh I V CÁC KIỂU DỮ LIỆU VÀ CÁCH NHẬP Microsoft Excel tự động nhận diện kiểu liệu bạn nhập liệu nhập vào Công việc bạn xác định kiểu liệu để tiện cho việc tính tốn định dạng 16.4.1 Dữ liệu kiểu số Kh i nhập vào số bao gồm: 9, +, - , *, /, (, ), E, %, $ số canh lề phải ô Excel hiểu liệu kiểu số bạn nhập liệu kiểu số theo định dạng Windows (ngày lưu trữ trị số), ngược lại hiểu liệu kiểu chuỗi • Dữ liệu dạng số (Number) Để đặt quy định cách nhập hiển thị số Windows: chọn lệnh Start/ Settings/ Control Panel/ Regional and Language Options/ Chọn lớp Number : Dấu thập phân Số chữ số thập phân Dấu phân cách hàng nghìn Số số hạng nhóm hàng nghìn Dấu phủ định (số âm) Định dạng số âm Định dạng số thực nhỏ Dấu phân cách tham số hàm Hệ thống đo lường Quy định cách nhập hiển thị số TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL Ví dụ: - Số 1234.56 nhập theo cách sau: 1234.56 Số tuý, không định dạng 1,234.56 Kết hợp định dạng phân cách hàng nghìn (Comma) $1234.56 Kết hợp định dạng ký hiệu tiền tệ (Currency) $1,234.56 Kết hợp định dạng ký hiệu tiền tệ phân cách hàng nghìn - Số 0.25 nhập theo cách sau: • 0.25 25 Số tuý, không định dạng 25% Kết hợp định dạng phần trăm (Percent) 2.5E-1 Kết hợp định dạng khoa học (Scientific) Dữ liệu dạng ngày (Date): Microsoft Excel hiểu liệu kiểu Date ta nhập vào theo qui định Windows (mặc nhiên tháng/ ngày/ năm) Ngược lại Excel hiểu kiểu chuỗi Mặc nhiên liệu kiểu Date canh phải ô Dữ liệu kiểu Date xem liệu kiểu số với mốc thời gian ngày 1/1/1900 (có giá trị 1), ngày 22/1/1900 có giá trị 22, … Để kiểm tra thay đổi qui định nhập liệu kiểu Date cho Windows: chọn lệnh Start/ Settings/ Control Panel/ Regional and Language Options/ Chọn lớp Date, xuất hộp thoại: TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL Dạng hiển thị ngày/tháng/ năm Nhập vào dấu phân cách ngày, tháng, năm Dạng ngày tháng đầy đủ Thay đổi qui định kiểu Date • Dữ liệu dạng (Time) Microsoft Excel hiểu liệu kiểu Time ta nhập vào theo qui định Windows (mặc nhiên giờ:phút:giây buổi) Ngược lại Excel hiểu kiểu chuỗi Mặc nhiên liệu kiểu Time canh phải ô Dữ liệu kiểu Time xem liệu kiểu số 0:0:0 có giá trị 0, 24:0:0 có giá trị 1, 36:0:0 có giá trị 1.5, … Khi nhập liệu kiểu Time, bỏ qua tên buổi (AM/ PM) Ví dụ: 16:30:36 nhập 16:30:36 4:30:36 PM 16.4.2 Dữ liệu kiểu chuỗi (Text) Khi nhập vào bao gồm ký tự chữ chữ số Mặc nhiên liệu kiểu chuỗi canh lề trái ô Lưu ý: - Nếu muốn nhập chuỗi số thực cách: Cách 1: Nhập dấu nháy đơn ( ‘ ) trước nhập liệu số Cách 2: Xác định khối cần nhập liệu kiểu chuỗi số, chọn lệnh Format/ Cells/ Number/ Text - Chuỗi xuất cơng thức phải bao quanh dấu nháy kép “ “ 16.4.3 Dữ liệu kiểu công thức (Formula) Microsoft Excel hiểu liệu kiểu công thức ta nhập vào bắt đầu dấu = Đối với liệu kiểu công thức giá trị hiển thị khơng phải công thức mà kết công thức (có thể trị số, ngày tháng, giờ, chuỗi hay thông báo lỗi) Công thức xem kết hợp tốn tử tốn hạng + Các tốn tử là: +, -, * , / , &,^ , > , < , > = , < = , = ,< > + Các tốn hạng là: hằng, hàm, địa ô, địa vùng TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL Ví dụ: = SQRT(A1)+ 10* B3 = RI GHT(“Microsoft Excel”,5) = MAX(3,-7,0,SUM(A2: A10)) Nếu cơng thức có nhiều dấu ngoặc qui tắc tính sau:  Ngoặc tính trước, ngoặc ngồi tính sau  Trong ngoặc tính trước, ngồi ngoặc tính sau  Ưu tiên cao tính trước, ưu tiên thấp tính sau •  Bên phải tính trước, bên trái tính sau Độ ưu tiên tốn tử ĐỘ ƯU TIÊN TOÁN TỬ Ý NGHĨA ( ) Dấu ngoặc đơn ^ Luỹ thừa - Dấu cho số âm *, / Nhân/ chia +, - Cộng/ trừ =, >, >=