Quy chÕ qun lý vËt t QUY CHẾ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VẬT TƯ CỦA TỔNG CÔNG TY ABC (Ban hành kèm theo Quyết định số ngày tháng năm của HĐQT Tổng công ty ABC ) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Giải thích.
QUY CHẾ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VẬT TƯ CỦA TỔNG CÔNG TY ABC (Ban hành kèm theo Quyết định số: ngày tháng năm HĐQT Tổng công ty ABC ) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Giải thích từ ngữ Trong quy chế này, từ ngữ hiểu sau: “Vật tư”: Là toàn nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, phụ tùng, máy móc khơng thuộc tài sản cố định sử dụng vào trình sản xuất “Vật tư phế liệu”: Là vật tư qua sử dụng hết thời hạn sử dụng thu hồi lại từ trình sản xuất vật tư bị hư hỏng khơng cịn khả tái sử dụng “Cơng tác vật tư”: Là toàn hoạt động liên quan đến vật tư phục vụ cho sản xuất – kinh doanh đơn vị kể từ phát sinh nhu cầu hoàn thành đưa vào sản xuất ( lập kế hoạch, mua, bán, dự trữ , bảo quản, sử dụng, toán, v.v ) 4.“Nguồn gốc vật tư”: Là nơi mà hàng hóa, vật tư mua từ để sử dụng Vật tư có nguồn gốc hợp pháp vật tư vi phạm pháp luật mà có 5.“Xuất xứ hàng hóa”: Là nước vùng lãnh thổ nơi sản xuất toàn hàng hóa nơi thực cơng đoạn chế biến cuối hàng hóa trường hợp có nhiều nước vùng lãnh thổ tham gia vào q trình sản xuất hàng hóa đó, phù hợp với giải thích từ ngữ luật thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 “Vật tư nước”: Là vật tư có xuất xứ Việt Nam, phù hợp với giải thích từ ngữ “xuất xứ” luật thương mại sô 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 “Vật tư ngành”: Được hiểu tất vật tư đơn vị Tập đoàn sản xuất thực cơng đoạn cuối để hồn thiện sản phẩm đem tiêu thụ “ Thủ trưởng đơn vị”: Là chức viết tắt dùng để chức danh Giám đốc, người đứng đầu đơn vị thuộc Tổng công ty ABC Điều Những nguyên tắc Tổng công ty ABC (viết tắt Tổng công ty) thống đạo quản lý công tác vật tư công ty đơn vị trực thuộc Tổng công ty Thực quy định Nhà nước quản lý cơng tác vật tư cách có hiệu đơn vị nói riêng Tổng cơng ty nói chung Định rõ trách nhiệm, quyền hạn nghĩa vụ Tổng công ty công ty đơn vị trực thuộc quản lý công tác vật tư Đảm bảo vật tư kỹ thuật phục vụ kịp thời cho sản xuất có hiệu Các cơng ty con, đơn vị trực thuộc Tổng công ty thực theo nguyên tắc cấp quản lý kho Điều Đối tượng áp dụng phạm vi điều chỉnh Đối tượng áp dụng: 1.1 Công ty mẹ Tổng công ty, bao gồm quan Tổng công ty đơn vị trực thuộc 1.2 Các công ty 1.3 Người đại diện phần vốn Tổng công ty công ty con, Người đại diện Tổng công ty tham gia quản lý, điều hành công ty Phạm vi điều chỉnh: 2.1 Công tác vật tư Tổng công ty công ty con, đơn vị trực thuộc Tổng công ty sản xuất 2.2 Hoạt động cung cấp sản phẩm vật tư, dịch vụ có liên quan cơng ty đơn vị trực thuộc Tổng công ty sản xuất Điều Các nguyên tắc, mục tiêu yêu cầu công tác vật tư 1- Nguyên tắc: a) Tổng công ty thống quản lý, định hướng, đạo, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra công tác vật tư tồn Tổng cơng ty đảm bảo quy định pháp luật, điều lệ Tổng công ty b) Công tác vật tư thực sở phối hợp kế hoạch kinh doanh hàng năm kế hoạch dài hạn Tổng cơng ty, có tính đến ảnh hưởng thị trường yếu tố kinh tế - xã hội khác c) Phát huy lợi Tổng công ty đơn vị nhằm khai thác tối đa thị trường nội bộ, sử dụng có hiệu nguồn lực để đem lại lợi ích cao đơn vị Tổng công ty 2- Mục tiêu yêu cầu công tác vật tư: a) Xây dựng hệ thống quản lý vật tư tồn Tổng cơng ty thống nhất, minh bạch,hiện đại, chặt chẽ, khoa học, đồng b) Đảm bảo đầy đủ kịp thời vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh, giá cạnh tranh, tồn kho mức hợp lý c) Tăng cường tính chủ động, tự chủ, phát huy nội lực việc cung ứng vật tư ngành d) Xử lý nghiêm hành vi vi pham pháp luật, vi phạm quy định Tập đồn Tổng cơng ty, tổ chức cá nhân có liên quan cơng tác vật tư Chương II CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ CÔNG TÁC VẬT TƯ Điều Nội dung yêu cầu quản lý vật tư Công tác vật tư bao gồm không giới hạn công việc chủ yếu sau: 1- Lập kế hoạch nhu cầu vật tư; 2- Quản lý mua sắm vật tư; 3- Quản lý giá vật tư; 4- Nghiệp vụ kho tàng (nhập, xuất, bảo quản vật tư hàng hóa) 5- Quản lý sử dụng định mức tiêu hao vật tư; 6- Quản lý dự trữ tồn kho vật tư; 7- Xử lý vật tư kém, phẩm chất, lý, phế liệu 8- Báo cáo công tác vật tư; 9- Kiểm tra, kiểm sốt xử lý vi phạm cơng tác vật tư Điều Lập kế hoạch vật tư Kế hoạch vật tư phải lập vào hợp đồng phối hợp kinh doanh, mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh đơn vị, định mức kinh tế kỹ thuật, tồn kho vật tư cuối kỳ, khả cung ứng, giá thị trường chủng loại vật tư, v/v Các công ty đơn vị trực thuộc Tổng công ty phải lập kế hoạch nhu cầu vật tư chủ yếu đồng với kỳ kế hoạch sản xuất kinh doanh năm gửi về Tổng công ty trước ngày 30 tháng 11 hàng năm để tập hợp phục vụ cho định hướng và điều hành chung Công tác lập kế hoạch nhu cầu sử dụng vật tư hàng tháng yêu cầu bắt buộc, trì liên tục suốt năm kế hoạch để hạn chế tối đa việc mua sắm đột xuất kế hoạch, mua nhiều thực tế làm tăng tồn kho, gây ứ đọng vốn Đối với loại vật tư thuộc danh mục Tập đồn Tổng cơng ty mua sắm tập trung Tổng cơng ty có văn riêng gửi đơn vị để đăng ký theo định kỳ (quý, tháng năm) phục vụ việc tổ chức mua sắm Điều Mua sắm vật tư Yêu cầu việc mua sắm vật tư a) Việc mua sắm vật tư phải liền với quản lý tồn kho vật tư, thực sở kế hoạch lập kiểm soát chặt chẽ số lượng nhằm đảm bảo đầy đủ kịp thời cho sản xuất không gây tồn kho bất hợp lý, góp phần giảm giá thành sản xuất b) Đảm bảo tính minh bạch, tính cạnh tranh việc mua sắm vật tư c) Có hỗ trợ đơn vị sử dụng vật tư với với đơn vị cung cấp vật tư thuộc Tổng công ty cung thuộc Tập đoàn d) Vật tư mua sắm phải đảm bảo chất lượng, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, hợp pháp e) Tăng cường mua vật tư trực tiếp từ nhà sản xuất, đại lý, nhà phân phối thức ủy quyền, hạn chế tối đa mua qua khâu trung gian làm tăng giá vật tư tạo điều kiện cho gian lận thương mại f) Khuyến khích đơn vị mua sắm tất vật tư thông qua việc ký hợp đồng kinh tế Việc mua sắm vật tư có đơn giá (năm) triệu đồng tổng đơn hàng 10 (mười) triệu đồng bắt buộc phải thông qua ký hợp đồng văn Các đơn vị quy định mức giá trị mua sắm vật tư phải thông qua ký hợp đồng văn thấp mức trên, phù hợp với điều kiện yêu cầu quản lý đơn vị g) Việc mua loại vật tư ngành, vật tư nước, vật tư thứ yếu sẵn có thị trường thực theo hình thức ký hợp đồng dài hạn, nhận hàng đợt theo nhu cầu thực tế để giảm tồn kho Lựa chọn định mua vật tư: a) Thủ trưởng đơn vị thành lập Tổ chuyên gia (tổ tư vấn) giúp việc mua sắm vật tư, bao gồm lãnh đạo đơn vị, phòng ban chun mơn có liên quan (vật tư, điện, kế hoạch, kế toán ) để xác định phương thức giá mua vật tư, đồng thời hướng dẫn cụ thể trình tự, thủ tục mua, bán vật tư đơn vị phù hợp quy định pháp luật Quy chế b)Tổ chuyên gia/Tổ tư vấn giúp việc mua sắm vật tư thực quy trình mua sắm theo quy định Pháp luật Tổng cơng ty, Tập đồn trình Thủ trưởng người có thẩm quyền đơn vị phê duyệt mua sắm c) Các hồ sơ có liên quan đến việc mua sắm vật tư (duyệt nhu cầu mua sắm, báo giá nhà cung cấp, biên đánh giá Tổ chuyên gia/Tổ tư vấn, phê duyệt giá, hợp đồng, hóa đơn, biên kiểm nhập, v/v ) phải thể rõ ràng, thống tên, ký mã hiệu, nguồn gốc, xuất xứ vật tư, giá cả, tình trạng, thông số kỹ thuật, chất lượng, v/v d) Trường hợp mua sắm đột xuất kế hoạch (khắc phục cố, hư hỏng đột xuất, …) phải tiến hành lập biên trước tiến hành mua sắm vật tư Nội dung biên phải đánh giá mức độ hư hỏng, nguyên nhân, trách nhiệm cá nhân, tập thể… Kịp thời báo cáo Tổng công ty văn tài sản, máy móc hư hỏng lớn phải dừng khắc phục dài ngày ảnh hưởng tới sản xuất e) Đối với phụ tùng vật tư thiết bị có giá trị lớn 100 triệu đồng Thủ trưởng đơn vị phải làm báo cáo Tổng công ty văn để kiểm tra thực có ý kiến Tổng giám đốc Tổng công ty văn f) Các loại vật tư công ty con, đơn vị trực thuộc Tổng công ty công ty Tập đoàn sản xuất cung ứng với chất lượng đảm bảo giá hợp lý phải ưu tiên sử dụng g) Tổng giám đốc có trách nhiệm trình HĐQT xem xét phê duyệt giá mua bán loại vật loại tư sử dụng nội Tổng công ty Nguồn gốc xuất xứ vật tư a) Các đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra mua vật tư xác định tính hợp pháp nguồn gốc xuất xứ rõ ràng vật tư b) Thủ trưởng đơn vị tùy tình hình thực tế đơn vị ban hành danh mục vật tư bắt buộc phải có hồ sơ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ mua sắm (phải lưu giấy tờ nguồn gốc, xuất xứ kèm theo hồ sơ mua sắm) Đối với vật tư ngồi danh mục phải có cam kết văn nhà cung cấp nguồn gốc, xuất xứ tính hợp pháp Mua sắm vật tư chiến lược, đặc chủng, số lượng lớn a) Thực theo quy định Tập đồn, cụ thể: - Để khai thác có hiệu thương hiệu, giành sách ưu đãi mua sắm vật tư, Tập đoàn ký hợp đồng nguyên tắc với nhà sản xuất, nhà cung cấp lớn trong, nước giao ủy quyền cho số đơn vị ngành ký kết, thực hợp đồng thương mại cụ thể - Để đảm bảo thống quản lý, điều hành giảm tồn kho, Tập đoàn trực tiếp đạo đơn vị mua tổ chức mua sắm tập trung vật tư chiến lược, vật tư có nhiều đơn vị sử dụng với số lượng lớn theo nguyên tắc: + Tập đoàn tổng hợp nhu cầu đăng ký đơn vị tổ chức thực quy trình để lựa chọn nhà cung cấp theo quy định Nhà nước Tập đoàn đàm phán với đối tác, nhà cung cấp độc quyền mức giá trần, ký kết thoả thuận khung với nhà cung cấp lựa chọn làm sở để thông báo hướng dẫn đơn vị có nhu cầu trực tiếp ký hợp đồng với nhà cung cấp lựa chọn cung cấp hàng hóa; + Căn thơng bán hướng dẫn Tập đồn, đơn vị đăng ký mua vật tư có trách nhiệm đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp theo số lượng, chủng loại đăng ký giá khơng cao giá Tập đồn lựa chọn b) Căn vào tình hình thực tế, Tổng công ty trực tiếp đạo đơn vị mua tổ chức mua sắm tập trung vật tư chiến lược khác loại vật tư chiến lược mà Tập đoàn thực theo quy định mục a, khoản điều c) Đối với vật tư chiến lược khác (ngoài loại vật tư chiến lược mà Tập đoàn thực hiện) mà Tổng công ty tổ chức mua sắm tập trung Tổng giám đốc báo cáo HĐQT xem xét thơng qua trước thực Lưu giữ hồ sơ mua sắm vật tư a) Các đơn vị phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ mua sắm vật tư, bao gồm giấy tờ liên quan từ phát sinh nhu cầu vật tư nhập kho (duyệt nhu cầu, hồ sơ thực mua sắm, phê duyệt mua sắm, hợp đồng, hóa đơn, biên kiểm nhập, phiếu nhập, v.v ) b) Hồ sơ mua sắm phải giữ đủ phòng/ban đầu mối đơn vị ( trừ chứng từ gốc bắt buộc phải lưu phịng kế tốn, trường hợp phòng/ban đầu mối phải lưu chụp) Tổng giám đốc Tổng công ty hướng dẫn mua sắm vật tư áp dụng thống toàn Tổng Công ty Điều Hệ thống kho vật tư Chỉ tổ chức cấp quản lý kho tất Công ty đơn vị trực thuộc Tổng công ty Thủ trưởng đơn vị tổ chức hệ thống kho tàng phù hợp với quy định Nhà nước nguyên tắc quy định quy chế này, bao gồm quy trình bảo quản loại vật tư, hàng hóa kho, chế độ kiểm tra, kiểm soát kho, v.v Kho vật tư phải đảm bảo kiên cố, đủ diện tích, có hệ thống bảo vệ, an tồn, phịng chống cháy nổ theo quy phạm Nhà nước Kho phải có đủ dụng cụ, phương tiện, trang thiết bị cần thiết để bảo quản, nhập, xuất vật tư, phòng chống cháy nổ Tại kho phải có Bảng nội quy kho ghi quy định chủ yếu đảm bảo an ninh, an toàn Đối với kho chuyên dụng, đặc thù kho nhiên liệu, vật liệu nổ, xút, v.v , đơn vị phải tổ chức quản lý theo quy định, quy phạm Nhà nước ( Quy phạm kho xăng dầu,v/v ) Trường hợp yêu cầu sản xuất cần phải có kho vật tư cơng trường tùy vào tình hình thực tế, Thủ trưởng đơn vị định bố trí kho cơng trường cho thích hợp theo ngun tắc: a) Tuân thủ nguyên tắc cấp quản lý kho đơn vị b) Có quy định văn nghĩa vụ trách nhiệm người quản lý kho liên quan đến quản lý cấp phát vật tư c) Chỉ phép cấp phát vật tư cho kho công trường với số lượng không nhu cầu cho 07 (bảy) ngày sản xuất d) Việc bàn giao vật tư ca kho công trường phải lập thành biên (hoặc sổ ghi), ghi rõ số lượng chủng loại vật tư, có ký nhận người giao, người nhận người có liên quan (nếu có) e) Chứng từ cấp phát kho cơng trường phải luân chuyển đơn vị vòng 48 kể từ phát hành Hàng hóa, vật tư kho phải theo dõi thông qua thẻ kho.Thẻ kho phải lập ghi chép, quản lý theo quy định Nhà nước chế độ sổ sách kế toán Số lượng chủng loại vật tư kho phải thống với thông tin in thẻ kho Vật tư nhập xuất kho phải ghi chép vào thẻ kho kho Các đơn vị phải xây dựng nội quy, chế độ trách nhiệm, bảo quản, kiểm tra định kỳ vật tư hàng hoá kho đơn vị quản lý Vật tư hàng hóa kho phải xếp theo chủng loại, đảm bảo nguyên tắc dễ dàng cho việc bảo quản, tìm kiếm, kiểm tra, cấp phát Tại nơi để hàng phải có “ Thẻ hàng hóa” ghi rõ số thẻ kho, tên hàng hóa, danh điểm, mã hiệu phù hợp với thông tin ghi thẻ kho Các loại vật tư thu hồi, phế liệu, phế phẩm không phép để vật tư mà phải để nơi riêng biệt lập thẻ kho theo dõi riêng 10 Hạn chế tối đa việc nhận hàng hóa, vật tư gửi kho Trong trường hợp lý khách quan mà hàng hóa vật tư cần gửi kho phải đồng ý người có thẩm quyền đơn vị, để nơi riêng biệt phải làm thủ tục gửi kho (bao gồm việc lập biên nêu rõ lý gửi kho thơng tin hàng hóa số lượng, chất lượng, chủng loại, v.v ) Điều Nhập kho, xuất kho vật tư Nhập xuất kho a) Tất loại vật tư mua phục vụ SXKD phải làm thủ tục nhập kho, nghiêm cấm nhập khống hàng hoá b) Đối với vật tư mua mới, vật tư chưa qua sử dụng nhập lại từ sản xuất trước nhập kho, vật tư phải kiểm nghiệm chủng loại, thông số kỹ thuật, chất lượng, v.v (kiểm nhập) phù hợp với chứng từ liên quan phải thỏa mãn điều kiện sau: + Phù hợp với hợp đồng mua bán số lượng, chất lượng, quy cách giấy tờ có liên quan + Có hợp đồng mua bán + Có hố đơn hợp lệ đơn vị bán hàng theo quy định Bộ Tài + Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hợp pháp, xuất xứ hàng hoá + Đối với vật tư mua lẻ, đột xuất, khơng có hợp đồng ngồi hố đơn cịn phải có u cầu mua vật tư đột xuất phê duyệt Thủ trưởng đơn vị người Thủ trưởng đơn vị uỷ quyền, vật tư phải có nguồn gốc rõ ràng, chất lượng đảm bảo, nơi bán hàng có đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật phù hợp với ngành hàng cung cấp c) Việc xuất kho vật tư (bao gồm xuất cho đơn vị khác vay) phải phê duyệt thủ trưởng đơn vị thông qua phiếu xuất kho theo trình tự thủ trưởng đơn vị quy định Các phiếu xuất kho phải ghi rõ thời hạn hiệu lực, thời hạn hiệu lực ghi phiếu mà đơn vị sử dụng chưa lĩnh vật tư phải nêu rõ lý do, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà phiếu gia hạn hay phải thu phiếu cũ để viết phiếu xuất kho khác thay Việc viết phiếu xuất kho thay thực theo quy trình viết phiếu xuất kho mới, nêu rõ lý viết phiếu thay d) Các vật tư xuất kho phải tuân thủ nguyên tắc “ (đổi) thu cũ, cấp mới”, trừ vật tư tiêu hao trực tiếp vào trình sản xuất, vật tư xuất cho đơn vị khác vay, vật tư thuộc nhóm bị thay sử dụng xong khơng có khả thu hồi, tận dụng Thủ trưởng đơn vị hướng dẫn quy trình danh mục vật tư bắt buộc phải thực “ thu cũ, cấp mới” cấp phát e) Khuyến khích việc thực “ thu cũ, cấp mới” vật tư đồng thời kho cấp phát vật tư trực tiếp công trường, đầu máy Việc “thu cũ, cấp mới” phải có biên bàn giao ghi sổ sách theo dõi, cấp phát Không cấp vật tư khơng đảm bảo quy trình “thu cũ, cấp mới” theo quy định f) Đối với đơn vị có tổ chức kho công trường nêu khoản điều việc “thu cũ, cấp mới” thực kho công trường theo nguyên tắc nêu mục d e khoản1 điều g) Vật tư thu cũ phải nhập kho đơn vị không chậm 15 (mười lăm) ngày kể từ tiến hành “ thu cũ, cấp mới” h) Các đơn vị cần lập phiếu xuất kho theo yêu cầu riêng biệt cho mục đích, đối tượng sử dụng phù hợp với chế độ chứng từ kế toán, tạo điều kiện dễ dàng kiểm tra, quản lý hạch tốn chi phí sản xuất kinh doanh Phiếu xuất kho phải phản ánh rõ ràng thông tin vật tư (như danh điểm, xuất xứ, số lượng ), đơn vị mục đích sử dụng (xuất cho sản xuất, cho đối tượng công việc cụ thể sửa chữa thường xuyên, trung đại tu thiết bị, xây dựng ) phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) người nhận hàng, có lưu để theo dõi i) Tất phiếu xuất kho phải ghi rõ thời hạn hiệu lực thực hiện, thời hạn ghi phiếu mà đơn vị sử dụng chưa lĩnh vật tư phải có lý cụ thể, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà phiếu gia hạn thu phiếu cũ viết phiếu xuất kho (phiếu xuất kho phải ghi rõ lý cấp thay cho số phiếu cũ thu về) j) Việc đối chiếu bàn giao chứng từ thủ kho với kế toán kho tuỳ thuộc vào điều kiện đơn vị tối đa không 07 ngày kể từ ngày vật tư xuất khỏi kho k) Đối với vật tư phế liệu xuất bán, bắt buộc người nhận hàng phải có chứng minh nhân dân, giấy giới thiệu Việc giao nhận hàng phế liệu phải có biên ghi rõ số lượng, chủng loại, có chữ ký xác nhận thành phần liên quan l) Tất vật tư, hàng hoá cấp phát phải sử dụng kịp thời theo mục đích mà phận sử dụng yêu cầu duyệt Phải xác định rõ tên, số lượng vật tư xuất cho đối tượng sử dụng cụ thể m) Tất vật tư cấp phát sử dụng kịp thời theo mục đích xuất kho Thủ trưởng đơn vị phê duyệt Vật tư cấp phát không sử dụng (do sử dụng định mức, thay đổi mục đích sử dụng, điều kiện sản xuất thay đổi, v.v ) phải nhập lại kho thời gian khơng chậm (ba) ngày kể từ kết thúc cơng việc có sử dụng vật tư Trường hợp vật tư sử dụng cho công việc khác mà khơng nhập lại kho phải phê duyệt Thủ trưởng đơn vị, đồng thời phải lưu giữ hồ sơ, chứng từ phục vụ cho việc kiểm soát hạch toán đơn vị n) Việc sử dụng vật tư cần quản lý thông qua việc mở sổ theo dõi đảm bảo yêu cầu: Sổ theo dõi thống tồn đơn vị, có đánh số trang dấu giáp lai, sổ thể rõ số phiếu xuất kho, người duyệt cấp hàng ngày, ngày lấy hàng, người nhận hàng, ngày sử dụng, ghi (nếu có) có chữ ký xác nhận thủ trưởng đơn vị (hoặc người ủy quyền) o) Định kỳ đột xuất, đơn vị kiểm kê kho Thủ trưởng đơn vị quy định chi tiết kiểm kê kho vật tư, xử lý sai khác sổ sách hàng hóa thực tế kho Kiểm tra hàng hóa nhập kho a) Thủ trưởng đơn vị định thành lập phận kiểm nhập, quy trình kiểm nhập phù hợp với đặc điểm đơn vị b) Nội dung kiểm nhập:Việc nhập kho hàng hoá phải tiến hành hàng hoá tới kho (chậm không 24 giờ) số lượng, chủng loại, chất lượng, v.v… hàng hoá phù hợp với hợp đồng, hoá đơn, chứng từ kèm theo c) Biên kiểm nhập chứng từ bắt buộc hồ sơ quản lý vật tư đơn vị sở để toán tiền mua vật tư d) Sau kiểm nhập xong hàng hoá, thành viên phận kiểm nhập ký biên giao hàng cho thủ kho hàng hố hồn tồn thuộc quyền quản lý thủ kho Điều 10 Phiếu nhập kho, thẻ kho Tất hàng hố nhập kho phải có phiếu nhập kho cụ thể ghi rõ nguồn nhập Phiếu nhập kho phải ghi chép rõ ràng, liên tục, khơng tẩy xố đồng thời phải ghi đầy đủ nội dung chủ yếu: Tên kho, số hoá đơn, danh điểm, tên qui cách vật tư, số lượng, đơn giá, thành tiền theo mẫu quy định phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên Khi hàng hoá nhập kho có phiếu nhập kho phải lập thẻ kho đầy đủ cho loại hàng kho, ghi rõ tên vật tư, quy cách, số lượng, danh điểm, ký mã hiệu vật tư (nếu có) Thẻ kho phải có dấu đơn vị đủ chữ ký theo quy định Mọi hàng hoá kho phải quản lý qua thẻ kho Thẻ kho phải lập, ghi chép, quản lý theo quy định Nhà nước chế độ sổ kế toán Tại nơi để hàng phải có thẻ hàng hố, ghi rõ số thẻ kho, tên hàng hoá, danh điểm, mã hiệu… Vật tư phế liệu thu hồi, phế phẩm, hàng dở dang, hàng gửi kho khơng để hàng hố mà phải để vị trí riêng biệt lập thẻ kho, sổ sách theo dõi riêng Những vật tư thu hồi, phục hồi xác định số lượng, chất lượng, giá trị trước nhập kho, sau thực thủ tục nhập kho mua vật tư Điều 11 Dự trữ quản lý tồn kho vật tư Mức dự trữ thường xuyên, tồn kho cuối kỳ phải đơn vị kiểm soát chặt chẽ phù hợp với điều kiện quản lý, đặc điểm sản xuất, tình hình thị trường, v.v nhằm giữ tồn kho đơn vị mức hợp lý, tăng cường hiệu hoạt động sản xuất - kinh doanh đơn vị tồn Tổng cơng ty Tổng công ty coi việc thực quản lý tồn kho cuối kỳ (tháng, quý, năm) công ty đơn vị trực thuộc tiêu chí để đánh giá hiệu công tác quản lý sử dụng vật tư năm đơn vị Mức tồn kho vật tư: a) Thủ trưởng đơn vị vào điều kiện kế hoạch sản xuất, tình hình thị trường để tổ chức xây dựng định mức tồn kho cho loại vật tư phù hợp tổ chức theo dõi mức tồn kho đơn vị b) Mức tồn kho vật tư bình quân, tồn kho cuối kỳ hàng năm tối đa không 6% (sáu phần trăm) nhu cầu sử dụng kỳ Trường hợp đặc thù, tồn kho vật tư cuối kỳ cao mức nêu đơn vị phải có giải trình cụ thể Tổng cơng ty định kỳ đơn vị tổ chức rà soát tồn kho vật tư song song với kiểm tra công tác vật tư để đảm bảo giữ mức tồn kho vật tư chung tồn Tổng cơng ty mức hợp lý Điều 12 Thủ kho vật tư Yêu cầu thủ kho vật tư: a) Được đào tạo nghiệp vụ quản lý kho tàng, có hiểu biết loại vật tư, hàng hóa mà giao quản lý kho b) Nắm vững quy định, nghiệp vụ kỹ quản lý kho, bảo quản hàng hóa kho, quy trình nhập – xuất vật tư c) Khơng có quan hệ vợ chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột Thủ trưởng, lãnh đạo, trưởng phòng vật tư đơn vị Thủ kho người chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị pháp luật quản lý kho, vật tư hàng hố kho Tất vật tư, hàng hóa đơn vị để kho phải thủ kho bảo quản, giữ gìn theo nguyên tắc, quy định, quy phạm quản lý kho tàng, phù hợp với đặc điểm tính chất loại hàng hóa Thủ kho có trách nhiệm giữ bí mật thơng tin hàng hóa kho, khơng để người khơng có nhiệm vụ vào kho Thủ kho phải có biện pháp bảo quản, quản lý tồn số lượng, chất lượng, ngăn ngừa hư hao, mát vật tư Sắp xếp vật tư gọn gàng, khoa học, an tồn (dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy) Nắm vững tình trạng vật tư kho thời điểm Khi nhập xuất vật tư, thủ kho phải cập nhật chứng từ kho theo quy định thường xuyên kiểm tra đối chiếu chứng từ hàng hóa thực tế số lượng, chất lượng Khơng phép tẩy xóa, sửa chữa thơng tin, ghi chép để cách dòng thẻ kho Thủ kho nhập, xuất vật tư có đầy đủ thủ tục theo quy định Nhà nước đơn vị Không tự cho gửi (bao gồm gửi phiếu lĩnh vật tư) , cho vay, mượn vật tư chưa có chấp thuận Thủ trưởng đơn vị Sổ sách chứng từ kho (thẻ kho, sổ kho, sổ theo dõi cấp phát ) phải lập, quản lý theo quy định Thủ kho không phép giao sổ sách, chứng từ kho cho người nhiệm vụ chưa cấp có thẩm quyền đơn vị đồng ý Thủ kho có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản dụng cụ đo lường nhằm đảm bảo đo lường, nhập xuất hàng hóa xác Trong trình thực nhiệm vụ, phát vấn đề bất thường liên quan đến kho thủ kho phải báo cáo với người có trách nhiệm đơn vị để xử lý Trường hợp để mát, hư hỏng hàng hóa, sai khác hàng hóa chứng từ sổ sách nguyên nhân chủ quan thủ kho, để hàng hóa ngồi sổ sách, v.v thủ kho chịu hồn tồn trách nhiệm Thủ kho không kiêm công tác kế tốn vật tư, khơng đươc viết phiếu xuất, nhập kho vật tư, hàng hóa quản lý Điều 13 Quản lý chi phí vật tư sản xuất 1.Quản lý định mức tiêu hao vật tư: a) Căn định mức tiêu hao vật tư Nhà nước, Tập đồn Tổng cơng ty, đơn vị xây dựng ban hành định mức tiêu hao cụ thể áp dụng đơn vị mình, bao gồm việc áp dụng định mức khoán vật tư cho công đoạn cần thiết b) Tổng công ty tổ chức kiểm soát việc thực định mức vật tư chủ yếu đơn vị để áp dụng vào việc tính tốn chi phí sản xuất ký hợp đồng phối hợp kinh doanh với đơn vị c) Các đơn vị phân công trách nhiệm cho phận kỹ thuật, nghiệp vụ việc theo dõi, kiểm tra, giảm sát, tình hình thực định mức vật tư công trường, phân xưởng, v.v… để có điều chỉnh kịp thời định mức sử dụng vật tư không hợp lý d) Các đơn vị phân giao trách nhiệm kiểm soát định mức vật tư theo cơng đoạn chu trình sản xuất, gắn liền với khốn cơng đoạn đơn vị e) Tổng cơng ty chủ trì với đơn vị có liên quan tổ chức lập định mức tiêu hao vật tư cho công việc, thiết bị dây chuyền công nghệ sử dụng đơn vị Tổng công ty 2.Quản lý giá mua vật tư: a) Tổng công ty tổ chức kiểm soát giá mua vật tư chủ yếu, lập hệ thống theo dõi giá mua vật tư toàn Tổng công ty (ngân hàng giá), định kỳ cập nhật làm sở để tham khảo để tính tốn giá thành vật tư đưa vào hợp đồng phối hợp kinh doanh Tổng công ty đơn vị b) Các đơn vị tham khảo thông tin từ ngân hàng giá Tổng cơng ty, Tập đồn để định hướng giá mua sắm vật tư kiểm soát giá vật tư đơn vị mua sắm c) Trường hợp đơn vị mua vật tư với chủng loại thông số kỹ thuật, chất lượng tương đương vào thời điểm có giá mua cao so với mức giá tham khảo Tổng công ty cao giá đơn vị khác Tập đoàn mua mà khơng có lý đáng Tổng cơng ty xem xét có hình thức xử lý 3.Quyết toán vật tư: a) Các đơn vị tổ chức cập nhật, toán đánh giá thực mức tiêu hao vật tư theo công đoạn sản xuất b) Hàng tháng, hàng quý, kết thúc công trình, đơn vị phải tổ chức nghiệm thu, toán vật tư sử dụng thực tế cho sản xuất c) Tổng cơng ty tổ chức tính tốn chi phí vật tư với đơn vị song song với toán khoán sở hợp đồng phối hợp kinh doanh d) Quyết toán sử dụng vật tư phải phản ánh đầy đủ loại vật tư tiêu hao cho sản phẩm hồn thành phải phân tích, đánh giá nguyên nhân giảm mức, vượt mức để phát huy, khắc phục điều chỉnh cho hợp lý nhằm đảm bảo hiệu sản xuất kinh doanh đơn vị e) Định kỳ sáu tháng năm, Tổng cơng ty tổ chức tốn sử dụng vật tư tất đơn vị Điều 14 Vật tư thu hồi, lý, phế liệu Tất vật tư thu hồi kho (theo quy định “thu cũ, cấp mới” phế liệu, vật tư thu lại từ sản xuất), bao gồm loại vật tư, phụ tùng thu hồi sau sửa chữa, lý thiết bị, xe máy đơn vị phải có chứng từ giao nhận người giao người nhận, tiến hành kiểm tra phân loại mở sổ sách theo dõi Phế liệu thuộc loại chất thải nguy hại phải thực quản lý theo quy định Nhà nước Các đơn vị có phế liệu sắt thép, kim loại màu khơng cịn nhu cầu sử dụng, cần bán phải ưu tiên bán cho đơn vị ngành có nhu cầu phục vụ cho sản xuất đơn vị Trong trường hợp đơn vị mua phế liệu không phép mua để bán lại cho đơn vị khác Nếu đơn vị ngành khơng có nhu cầu mua phế liệu đơn vị có phế liệu cần bán báo cáo Tổng cơng ty, sở Tổng cơng ty tổ chức báo cáo Tập đoàn để tổ chức bán đảm bảo cạnh tranh, minh bạch nhằm đem lại giá trị thu hồi cao cho doanh nghiệp (chào giá cạnh tranh, đấu giá, v.v…) Vật tư phẩm chất, không đồng bộ, lý bán phải thực quy định Nhà nước nguyên tắc Khoản Điều Việc bán phế liệu bắt buộc phải theo hình thức ký hợp đồng văn với đơn vị, cá nhân mua hàng Đối với vật tư phẩm chất, không đồng bộ, lý, phế liệu xuất bán, bắt buộc người nhận hàng phải có giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý hợp lệ (giấy CMND, giấy giới thiệu quan) nhận hàng Việc giao nhận lô hàng phế liệu bán phải có biên xác định khối lượng, biên giao hàng (ghi rõ số lượng, chủng loại, v.v…), có chữ ký xác nhận người có liên quan Các loại thiết bị, phụ tùng lớn cũ, hỏng bán lý bán dạng phế liệu phải có kê chi tiết Thủ trưởng đơn vị triển khai chi tiết thu hồi, quản lý bán phế liệu phù hợp với quy định Nhà nước, Tập đồn, Tổng cơng ty Quy chế Điều 15 Những điều nghiêm cấm công tác vật tư Nhập khống, xuất khống vật tư Để vật tư (bao gồm vật tư phế liệu) ngồi sổ sách Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả, không hợp lệ mua sắm vật tư Mua sắm vật tư chưa xác định rõ tính hợp pháp nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng vật tư Cho đơn vị khác mượn danh nghĩa (tên, dấu) đơn vị để mua, bán vật tư 10 Mua bán vật tư không thông qua Tổ chuyên gia/Tổ tư vấn đơn vị (trừ loại vật tư rẻ tiền, mau hỏng thuộc danh mục Thủ trưởng đơn vị quy định), thông đồng, móc ngoặc nhằm mục đích nâng giá gian lận thương mại, v.v… Tự ý điều chỉnh, thay đổi kết cấu, hệ thống kỹ thuật phương tiện chứa, vận chuyển, bơm rót, đo đếm nhiên liệu, v.v… mục đích mà khơng có cho phép kiểm định quan có thẩm quyền Sử dụng thiết bị đo, đếm không đủ điều kiện theo quy định để cấp phát vật tư Cho vay, mượn, gửi, nhận gửi vật tư chưa cấp có thẩm quyền cho phép Gửi/nhận gửi phiếu cấp vật tư chưa sử dụng sử dụng chưa hết số lượng ghi phiếu CHƯƠNG III QUẢN LÝ THỊ TRƯỜNG NỘI BỘ TRONG VIỆC MUA, BÁN VẬT TƯ Điều 16 Nguyên tắc quản lý thị trường nội Căn theo Điều lệ, Tập đồn, Tổng cơng ty quản lý, điều phối thị trường nội nhằm phát huy lợi thế, khai thác tận dụng tốt nguồn lực, đảm bảo lợi ích cao Tập đồn, Tổng cơng ty đơn vị Tổng công ty Ưu tiên sử dụng vật tư ngành vật tư nước theo đạo Nhà nước Bộ Công Thương sở chất lượng đảm bảo, giá hợp lý Đảm bảo tính cạnh tranh, minh bạch, pháp luật thị trường nội Tổng giám đốc Tổng công ty hướng dẫn quản lý thị trường nội sở quy định Nhà nước Quy chế Điều 17 Sử dụng vật tư ngành, vật tư nước Vật tư ngành có chất lượng đảm bảo, giá cạnh tranh đơn vị Tổng công ty phải ưu tiên sử dụng, hạn chế việc mua từ ngành nhập Các đơn vị dựa vào danh mục vật tư ngành Tập đoàn ban hành (do đơn vị sản xuất vật tư ngành đăng ký) để tham khảo việc mua sắm phù hợp với nguyên tắc Quy chế Các loại vật tư nước sản xuất có chất lượng đảm bảo, thay hàng nhập khẩu, giá cạnh tranh đơn vị xem xét ưu tiên sử dụng, hạn chế tiến tới ngừng hẳn việc nhập Điều 18 Áp dụng công nghệ thông tin công tác vật tư Tổng công ty tổ chức áp dụng công nghệ thông tin vào công tác vật tư, bao gồm không giới hạn việc báo cáo trực tuyến, phần mềm quản lý vật tư, hệ thống nối mạng cấp phát vật tư, lưu trữ cập nhật số liệu công tác vật tư, mã số, mã vạch, quản lý vật tư, v.v… Các đơn vị vào điều kiện đặc điểm quản lý để áp dụng công nghệ thông tin vào công tác vật tư nhằm tăng hiệu quản lý, sản xuất – kinh doanh CHƯƠNG IV CÔNG TÁC VẬT TƯ TẠI CÔNG TY MẸ (TỔNG CÔNG TY) Điều 19 Phạm vi quản lý công tác vật tư Tổng công ty Trên sở quyền hạn, nghĩa vụ trách nhiệm quy định Điều lệ Tổng công ty công nghiệp Mỏ Việt Bắc TKV - CTCP, Tổng công ty trực tiếp chi phối, đạo, điều hành việc thực công tác vật tư Tổng công ty công ty con, đơn vị trực thuộc, bao gồm không giới hạn công việc sau: 11 Định hướng, đạo, kiểm tra, giám sát công tác vật tư đơn vị trực thuộc, công ty theo quy định Nhà nước, Điều lệ Tổng công ty quy định Quy chế Tổ chức triển khai công tác vật tư Tổng công ty, công ty con, đơn vị trực thuộc theo quy định pháp luật, điều lệ Tổng công ty quy định nêu Quy chế Chỉ đạo tổ chức mua sắm tập trung vật tư chiến lược, đặc chủng có nhiều đơn vị sử dụng sở phối hợp với đơn vị thuộc Tổng công ty thuộc Tập đoàn Ký văn thỏa thuận, ghi nhớ, hợp đồng nguyên tắc… liên quan đến công tác vật tư Tổng công ty, công ty con, đơn vị trực thuộc Quản lý, điều phối thị trường nội mua, bán vật tư, bao gồm việc sử dụng sản phẩm ngành, sản phẩm nước Tổ chức xây dựng, ban hành định mức tiêu hao vật tư hệ thống thông tin giá vật tư chủ yếu để tham khảo nội Tổng công ty phù hợp với kế hoạch phối hợp kinh doanh Thực đề án, đề tài, nhiệm vụ liên quan đến việc nâng cao hiệu công tác vật tư để áp dụng Tổng công ty 8.Thực công việc khác công tác vật tư phù hợp với quy định pháp luật điều lệ Tổng công ty Điều 20 Quyền, nghĩa vụ trách nhiệm Tổng cơng ty Trên sở điều lệ Tập đồn, Tổng cơng ty, Tổng cơng ty có quyền nghĩa vụ công tác vật tư sau: Thực quyền, nghĩa vụ trách nhiệm Tổng công ty công ty con, đơn vị trực thuộc 2.Thực hiền quyền chi phối Tổng công ty công tác vật tư công ty thông qua người đại diện phần vốn Tổng công ty, người đại diện Tổng công ty tham gia quản lý, điều hành đơn vị Điều 21 Các phịng Tổng cơng ty công tác vật tư Quyền trách nhiệm Tổng giám đốc Tổng công ty: Tổng giám đốc Tổng cơng ty có quyền trách nhiệm ban hành quy định, đạo, kiểm tra công tác quản lý vật tư công ty đơn vị trực thuộc Tổng công ty theo quy định Nhà nước chủ sở hữu Phòng Vật tư Tổng cơng ty có trách nhiệm thực công tác, bao gồm không giới hạn nội dung sau: a) Thực công việc giao theo quy định HĐTV Tổng giám đốc Tổng công ty chức nhiệm vụ phòng Chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc HĐQT, Lãnh đạo Tổng cơng ty tồn vấn đề liên quan đến công tác vật tư Tổng công ty b) Chủ trì đầu mối tổ chức thực hiện, giải công việc thuộc phạm vi công tác vật tư Tổng công ty theo quy định Điều 19 Quy chế c) Tổ chức hướng dẫn công ty con, đơn vị trực thuộc thực công tác vật tư theo Quy chế quản lý công tác vật tư Tổng công ty Các phịng ban Tổng cơng ty chức nhiệm vụ mình, tùy theo cơng việc cụ thể phối hợp với phòng TTVT thực cơng việc có liên quan đến cơng tác vật tư Trách nhiệm công ty đơn vị trực thuộc Tổng công ty: Giám đốc công ty đơn vị trực thuộc Tổng công ty chịu trách nhiệm tồn cơng tác quản lý 12 vật tư phạm vi đơn vị theo quy định Nhà nước, Tập đoàn Quy chế CHƯƠNG V QUẢN LÝ CÔNG TÁC VẬT TƯ TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRONG TỔNG CÔNG TY Điều 22 Quản lý công tác vật tư công ty con, đơn vị trực thuộc Tổng công ty thực quyền chi phối cơng tác vật tư công ty thông qua người đại diện phần vốn Tổng công ty, người đại diện Tổng công ty tham gia quản lý, điều hành cơng ty Để đảm bảo tính thống tồn Tổng cơng ty Tổng cơng ty yêu cầu người đại diện phần vốn Tổng công ty, người đại diện Tổng công ty tham gia quản lý, điều hành công ty Quy chế để: a) Thực quy định Tập đồn Tổng cơng ty công tác vật tư đơn vị Chịu điều phối, hướng dẫn, kiểm tra giám sát Tổng công ty thực công tác vật tư b) Các công ty tổ chức xây dựng ban hành Quy chế Quản lý công tác vật tư đơn vị phù hợp Điều lệ, điều kiện sản xuất, quản lý đơn vị nội dung Quy chế này, bao gồm việc quy định rõ nghĩa vụ, trách nhiệm cán bộ, nhân viên, phận tham gia công tác vật tư đơn vị c) Chỉ đạo thực công tác vật tư đơn vị phù hợp với Quy chế Tập đoàn, Tổng công ty đơn vị d) Biểu vấn đề có liên quan đến cơng tác vật tư họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị đơn vị sở quy định Tập đồn, Tổng cơng ty Quy chế Đối với vấn đề cần thực khác với Quy chế người đại diện phần vốn Tổng công ty, người đại diện Tổng công tham gia quản lý, điều hành cơng ty phải có văn báo cáo Tổng công ty chấp thuận trước thực đạo thực Các đơn vị trực thuộc Tổng công ty quy chế triển khai thực công tác vật tư đơn vị Các cơng ty liên kết tham khảo Quy chế để phối hợp với công ty con, đơn vị trực thuộc Tổng công ty công việc liên quan đến công tác vật tư CHƯƠNG VI CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, KHEN THƯỞNG, KIỂM TRA, KIỂM SOÁT VÀ XỬ LÝ VI PHẠM Điều 23 Chế độ báo cáo Các đơn vị trực thuộc, công ty phải thực chế độ báo cáo công tác vật tư theo quy định Quy chế này, bao gồm báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý Báo cáo công tác vật tư phải lập theo biểu mẫu chế độ báo cáo Tổng công ty ban hành, số liệu báo cáo phải trung thực, xác, thống Nội dung báo cáo định kỳ gửi Tổng công ty: a) Báo cáo văn bản: - Báo cáo Tổng hợp luân chuyển vật tư (N-X-T) (Biểu 01/VT) - Báo cáo Chi tiết luân chuyển vật tư (N-X-T) (Biểu 02a/VT, 02b/VT) - Báo cáo Tổng hợp nguồn nhập vật tư (Biểu 03/VT) - Báo cáo Chi tiết nguồn nhập vật tư (Biểu 04a/VT, 04b/VT) 13 - Báo cáo Chi tiết mua sắm vật tư theo hợp đồng tháng, cả năm (Biểu 05/VT) - Báo cáo dự kiến nhu cầu vật tư (Biểu 06a/VT, 06b/VT) - Báo cáo Thực định mức tiêu hao vật tư chủ yếu (Biểu 07/VT) - Báo cáo chi tiết vật tư thu hồi, nhượng bán phế liệu (Biểu 08/VT) - Báo cáo giá mua vật tư chủ yếu tháng và cả năm (biểu 09/VT) b) Báo cáo trực tuyến: - Bảng kê chi tiết phiếu nhập/xuất vật tư hàng tháng - Báo cáo Tổng hợp luân chuyển vật tư (Biểu 01/VT) - Báo cáo Chi tiết luân chuyển vật tư (Biểu 02a/VT, 02b/VT) - Báo cáo Tổng hợp nguồn nhập vật tư (Biểu 03/VT) - Báo cáo Chi tiết nguồn nhập vật tư (Biểu 04a/VT, 04b/VT) - Báo cáo Chi tiết mua sắm vật tư theo hợp đồng tháng, cả năm (Biểu 05/VT) - Báo cáo dự kiến nhu cầu vật tư (Biểu 06a/VT, 06b/VT) - Báo cáo Thực định mức tiêu hao vật tư chủ yếu (Biểu 07/VT) - Báo cáo chi tiết vật tư thu hồi, nhượng bán phế liệu (Biểu 08/VT) - Báo cáo giá mua vật tư chủ yếu hàng tháng (biểu 09/VT) c) Trường hợp cần có báo cáo bổ sung đột xuất số nội dung (vật tư chuyên dùng, nhiên liệu, bảo hộ lao động, phế liệu, v.v…), Tổng cơng ty có văn u cầu cụ thể Nội dung báo cáo lập quản lý đơn vị (bao gồm đơn vị theo cấp quản lý kho trực thuộc công ty có cấp quản lý trở lên), phục vụ quản lý, điều hành đơn vị kiểm tra, kiểm sốt: - Báo cáo Tởng hợp ln chủn vật tư hàng tháng (có lũy kế); - Báo cáo Chi tiết luân chuyển vật tư hàng tháng (có lũy kế); - Báo cáo Tổng hợp nguồn nhập vật tư hàng tháng (có lũy kế); - Báo cáo Chi tiết nguồn nhập vật tư hàng tháng (có lũy kế); - Báo cáo Chi tiết mua sắm vật tư theo hợp đồng tháng, cả năm (có lũy kế); - Báo cáo Thực định mức tiêu hao vật tư hàng quý; - Báo cáo Chi tiết thu hồi, sử dụng, nhượng bán vật tư phế liệu hàng tháng (có lũy kế); - Các báo cáo khác theo đặc điểm yêu cầu cụ thể đơn vị Chế độ thời gian báo cáo: Phòng Thị trường vật tư tổng hợp số liệu để báo cáo với Tập đoàn theo biểu mẫu thời gian quy định Các đơn vị gửi báo cáo sau: a) Báo cáo nhanh qua mạng: - Báo cáo nhanh hàng tháng, thời gian: trước ngày 03 tháng - Báo cáo các quý, thời gian: trước ngày 03 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo - Bảng kê chi tiết phiếu nhập/xuất hàng tháng có lũy kế, thời gian: trước ngày 05 của tháng kế tiếp - Báo cáo giá mua vật tư chính hàng tháng, thời gian: trước ngày 03 của tháng kế tiếp b) Báo cáo văn bản: chi tiết báo cáo theo biểu mẫu Tập đoàn quy định - Báo cáo quý I trước ngày 05 tháng 04 - Báo cáo tháng trước ngày 05 tháng - Báo cáo tháng trước ngày 05 tháng 10 - Báo cáo năm trước ngày 10 tháng 01 năm sau Ngoài việc lập báo cáo vật tư công ty đơn vị trực thuộc Tổng Công ty phải tổ chức thực kiểm kê vật tư, hàng hoá đến 0h00 ngày 01 tháng 01 hàng năm theo quy định 14 Việc vi phạm quy định chế độ báo cáo báo cáo không thời hạn, báo cáo sai, không trung thực số liệu, không biểu mẫu, v.v… bị xử lý kiến nghị xử lý theo quy định Điều 24 Kiểm tra, kiểm sốt Các cơng ty con, đơn vị trực thuộc chịu kiểm tra, kiểm sốt cơng tác vật tư Tổng cơng ty phù hợp với Điều lệ Tổng công ty Quy chế Việc kiểm tra, kiểm soát Tổng cơng ty tiến hành định kỳ đột xuất theo yêu cầu công tác quản lý Thủ trưởng đơn vị, người đại diện phần vốn Tổng công ty, người đại điện Tổng công ty tham gia quản lý, điều hành cơng ty có trách nhiệm đạo tổ chức kiểm tra, kiểm soát thường xuyên định kỳ cơng tác vật tư đơn vị nhằm hồn thiện công tác quản lý, tránh sai phạm Điều 25 Khen thưởng xử lý vi phạm công tác vật tư Việc thực công tác vật tư đơn vị coi tiêu đánh giá kết quản lý, điều hành kế hoạch sản xuất kinh doanh thi đua đơn vị, Thủ trưởng, cán quản lý vật tư đơn vị Các đơn vị, cá nhân Tổng công ty xem xét khen thưởng công tác vật tư khi: a) Thực tốt công tác vật tư: mua sắm vật tư quy định, sử dụng tiết kiệm so với định mức, quản lý tốt tồn kho vật tư, có thành tích, sáng kiến góp phần tiết kiệm vật tư, giảm giá thành sản xuất, v.v… b) Không để xảy vi phạm công tác vật tư Các đơn vị tùy tình hình thực tế có khen thưởng cán bộ, nhân viên thực tốt công tác vật tư đơn vị Xử lý vi phạm công tác quản lý vật tư: a) Các hành vi vi phạm công tác vật tư bị xử lý kiến nghị xử lý tùy vào mức độ vi phạm, bao gồm: i Thủ trưởng, lãnh đạo đơn vị khơng có biện pháp quản lý, đạo, đôn đốc thực công tác vật tư cách thích hợp, khơng tn thủ quy định đạo Tổng công ty, để đơn vị vi phạm quy định Nhà nước Tập đồn, Tổng cơng ty cơng tác vật tư; ii Cán bộ, thủ kho thiếu trách nhiệm vi phạm quy định Nhà nước, Tập đoàn Tổng công ty công tác vật tư, gây hậu xấu, ảnh hưởng đến uy tín đơn vị uy tín Tổng cơng ty; iii Báo cáo sai, báo cáo chậm, thiếu trung thực vấn đề có liên quan đến cơng tác vật tư Thực không nghiêm túc, không đầy đủ chậm báo cáo 03 lần theo chế độ báo cáo Tổng công ty công tác vật tư; b) Các cán bộ, nhân viên vi phạm pháp luật liên quan đến công tác vật tư tới mức bị truy tố ngồi việc chịu trách nhiệm theo pháp luật phải bị xử lý kỷ luật tương ứng doanh nghiệp khơng giao làm việc có liên quan đến cơng tác vật tư vịng 1-3 năm kể từ thi hành xong mức xử phạt pháp luật CHƯƠNG VII ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 26 Hiệu lực quy chế Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký định ban hành áp dụng thống tồn Tổng cơng ty công ty 15 Quy chế thay cho Quy chế Quản lý công tác vật tư năm 2015 Tổng công ty ban hành kèm theo Quyết định số ngày Hội đồng thành viên Tổng công ty Các văn trước cơng tác vật tư có nội dung trái với Quy chế bãi bỏ Điều 27 Triển khai thực Căn vào Quy chế này, Tổng giám đốc Tổng cơng ty, Trưởng phịng ban Tổng công ty, thủ trưởng đơn vị, Người đại diện phần vốn Tổng công ty, người đại diện Tổng công ty tham gia quản lý, điều hành công ty Tổng công ty triển khai thực Trường hợp cần có thay đổi Quy chế để phù hợp với quy định, sách có liên quan Nhà nước, Tập đồn, Tổng công ty thực tế yêu cầu quản lý giai đoạn, Tổng giám đốc Tổng công ty đạo nghiên cứu sửa đổi, bổ sung trình HĐQT xem xét định./ TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH 16 ... Điều lệ Tổng công ty quy định Quy chế Tổ chức triển khai công tác vật tư Tổng công ty, công ty con, đơn vị trực thuộc theo quy định pháp luật, điều lệ Tổng công ty quy định nêu Quy chế Chỉ đạo... với quy định pháp luật điều lệ Tổng công ty Điều 20 Quy? ??n, nghĩa vụ trách nhiệm Tổng công ty Trên sở điều lệ Tập đồn, Tổng cơng ty, Tổng cơng ty có quy? ??n nghĩa vụ công tác vật tư sau: Thực quy? ??n,... lực quy chế Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký định ban hành áp dụng thống tồn Tổng cơng ty công ty 15 Quy chế thay cho Quy chế Quản lý công tác vật tư năm 2015 Tổng công ty ban hành kèm theo Quy? ??t