QUY CHẾ QUẢN LÝ VẬT TƯ HÀNG HÓA

TCT CN MỎ VIỆT BẮC TKV- CTCP CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT & KINH DOANH VTTB – VVMI Số: /QĐ-HĐQT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà nội, ngày tháng năm 2016 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế quản lý vật tư hàng hóa HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH VẬT TƯ THIẾT BỊ-VVMI - Căn QĐ số 68/2004 QĐ BCN ngày 30 / 07 / 2004 Bộ trưởng Bộ Cơng nghiệp việc chuyển Xí nghiệp vật tư vận tải chế biến than thành Công ty cổ phần Sản xuất kinh doanh vật tư thiết bị Than Nội Địa (nay Công ty cổ phần Sản xuất kinh doanh vật tư thiết bị- VVMI); - Căn Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty cổ phần Sản xuất kinh doanh vật tư thiết bị - VVMI ban hành theo Quyết định số: 028/QĐ -HĐQT ngày 31/3/2016 Hội đồng quản trị Công ty; - Thực Nghị số: /NQ-HĐQT ngày tháng năm 2016 Hội đồng quản trị Công ty; QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nay ban hành kèm theo định Quy chế quản lý vật tư hàng hóa (như nội dung chi tiết) Điều 2: Quy chế có hiệu lực kể từ ngày tháng năm 2016 thay cho quy chế ban hành trước Điều 3: Các thành viên HĐQT, Giám đốc Công ty máy điều hành định triển khai thực hiện./ Nơi nhận: - Như - Phó Giám đốc, KTT, Cđồn Cty - Các Phòng nghiệp vụ Cty - Các đvị trực thuộc cty - Lưu VP, KHVT (M.16) TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Đồng Quang Lực QUY CHẾ QUẢN LÝ VẬT TƯ HÀNG HÓA (Ban hành theo Quyết định số TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP MỎ VIỆT BẮC TKV-CTCP CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT & KINH DOANH VTTB – VVMI /QĐ-HĐQT ngày tháng năm 2016) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc CHƯƠNG I NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG Điều 1: Giải thích từ ngữ Các từ ngữ quy chế hiểu sau: “ Vật tư ” toàn nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ, phụ tùng, thiết bị máy móc không thuộc tài sản cố định sử dụng vào trình sản xuất “ Vật tư phế liệu”: Là vật tư qua sử dụng hết thời gian sử dụng thu hồi lại từ trình sản xuất vật tư bị hư hỏng khơng cịn khả tái sử dụng “ Cơng tác vật tư ”: toàn hoạt động liên quan đến vật tư phục vụ cho sản xuất – kinh doanh công ty kể từ phát sinh nhu cầu hoàn thành đưa vào sản xuất ( Lập kế hoạch, mua, bán, dự trữ, bảo quản, sử dụng, tốn, vv ) “Hàng hóa”: Là sản phẩm đơn vị sản xuất ra; vật tư, thiết bị đơn vị mua để phục vụ kinh doanh, không phục vụ sản xuất đơn vị “ Nguồn gốc vật tư ”: Là nơi hàng hóa vật tư mua từ để sử dụng Vật tư có nguồn gốc hợp pháp vật tư khơng phải vi phạm pháp luật mà có, “ Xuất xứ hàng hóa ”: nước vùng lãnh thổ nơi sản xuất tồn hàng hóa, nơi thực chế biến cuối hàng hóa trường hợp có nhiều vùng lãnh thổ tham gia vào q trình sản xuất hàng hóa đó, phù hợp với giải thích từ ngữ luật thương mại số 36/2005/QH11ngày 14/06/2005 “ Vật tư nước ”:Là loại vật tư có xuất xứ Việt nam phù hợp với giải thích từ ngữ luật thương mại số 36/2005/QH11ngày 14/06/2005 “ Vật tư ngành ”: Được hiểu vật tư đơn vị tập đồn cơng ty TKV sản xuất thực công đoạn cuối để hoàn thiện thành phẩm đem tiêu thụ Điều 2: Những nguyên tắc - Công ty cổ phần Sản xuất kinh doanh vật tư thiết bị -VVMI thống đạo công tác quản lý, mua bán, sử dụng vật tư, hàng hóa Cơng ty bao gồm tất phòng, phân xưởng sản xuất cá nhân có liên quan - Thực qui định Nhà nước, Tập đoàn Tổng Công ty Công nghiệp Mỏ Việt Bắc - Vinacomin quản lý, mua bán, sử dụng vật tư - Định rõ trách nhiệm, quyền hạn nghĩa vụ cá nhân, đơn vị công tác quản lý, mua bán, sử dụng vật tư, hàng hóa - Đảm bảo vật tư kỹ thuật phục vụ kịp thời cho sản xuất có hiệu - Thực theo nguyên tắc cấp quản lý kho Điều 3: Đối tượng phạm vi áp dụng quy chế 3.1 Đối tượng: - Cơng ty : Các phịng ban, Phân xưởng - Chi nhánh công ty cổ phần sản xuất kinh doanh vật tư thiết bị - VVMI Hà nội 3.2 Phạm vi áp dụng: - Công tác quản lý, mua bán, sử dụng vật tư kỹ thuật dịch vụ khác liên quan đến quản lý vật tư Công ty (được gọi tắt quản lý vật tư) - Công tác quản lý, mua bán hàng hóa phục vụ kinh doanh Cơng ty (được gọi tắt quản lý hàng hóa) Điều 4: Yêu cầu cơng tác quản lý vật tư, hàng hóa: 1- Yêu cầu: a Đảm bảo việc quản lý vật tư, hàng hóa Cơng ty chặt chẽ, Pháp luật, an toàn, khoa học, tiết kiệm hiệu b Cơng tác quản lý vật tư, hàng hóa thực sở qui định Pháp luật có liên quan kế hoạch sản xuất kinh doanh kỳ Cơng ty, có tính đến ảnh hưởng tác động thị trường yếu tố kinh tế - xã hội khác – Mục tiêu: a/ Xây dựng hệ thống quản lý vật tư, hàng hóa tồn Cơng ty ngày đại , tiên tiến sở sử dụng công nghệ tin học để quản lý vật tư Hệ thống quản lý vật tư bao gồm : - Tổ tư vấn giúp việc mua sắm vật tư - Hội đồng giá - Hội đồng kiểm nghiệm vật tư - Các phòng ban chức , phân xưởng, cá nhân phân công thực chức quản lý vật tư b/Đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh,giá cạnh tranh, mức tồn kho mức hợp lý c/ Xử lý nghiêm hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm qui định Tập đồn Tổng cơng ty, tổ chức cá nhân có liên quan công tác vật tư Điều 5: Trách nhiệm tổ chức, cá nhân công tác quản lý vật tư, hàng hóa 5.1 Quyền trách nhiệm Giám đốc Cơng ty: Giám đốc cơng ty có quyền trách nhiệm ban hành qui định theo thẩm quyền, đạo, kiểm tra công tác quản lý vật tư công ty theo quy định Nhà nước chủ sở hữu Thành lập tổ tư vấn giúp việc mua sắm vật tư, thiết bị, phụ tùng theo qui định Nhà nước, Tập đoàn TKV, Tổng công ty Tổ tư vấn giúp việc mua sắm vật tư bao gồm Thủ trưởng, cán đơn vị, phịng ban chun mơn có liên quan ( Kế hoach Vật tư, điện, kế toán ) để xác định phương thức giá mua vật tư ( Nếu có ), đồng thời hướng dẫn cụ thể trình tự , thủ tục mua bán vật tư Công ty phù hợp với quy định pháp luật Qui chế 5.2 Trách nhiệm phòng Kế hoạch vật tư Công ty: + Thực chức nhiệm vụ giao, tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty công tác quản lý vật tư, hàng hóa sản xuất kinh doanh, + Tham gia xây dựng chiến lược vật tư Công ty theo kế hoạch ngắn hạn dài hạn + Tham gia hội đồng giá mua, bán vật tư Công ty + Trực tiếp mua, bán, cấp phát quản lý vật tư công ty đảm bảo theo qui chế qui định Công ty Nhà nước + Phối hợp với phòng ban, phân xưởng khai thác nguồn hàng tin cậy, chất lượng, giá hợp lý với chủng loại vật tư thiết yếu cho phục vụ sản xuất để tăng hiệu sản xuất kinh doanh Cơng ty + Phối hợp phịng ban phân xưởng thực việc toán vật tư theo quy định, theo dõi việc thực định mức tiêu hao vật tư tham gia xây dựng định mức tiêu hao vật tư phòng ban phân xưởng Công ty 5.3 Trách nhiệm Tổ tư vấn giúp việc mua sắm vật tư: + Tổ tư vấn giúp việc mua sắm vật tư ; yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu , tiến độ, mục đích sử dụng báo giá nhà cung cấp ( có) tư vấn giúp Giám đốc : - Quyết định mua ( không mua ) phương thức mua, yêu cầu kỹ thuật vật tư hàng hóa, giá, tiến độ cung cấp số diều khoản dịch vụ khác - Hướng dẫn trình tự, thủ tục mua, bán vật tư đơn vị phù hợp với qui định pháp luật qui chế 5.4 Trách nhiệm Hội đồng giá: - Giám đốc công ty thành lập Hội đồng giá giúp việc mua sắm vật tư bao gồm lãnh đạo công ty, phịng ban chun mơn có liên quan ( Kế hoạch vật tư, Kỹ thuật điện, TKTCKT, ) - Trách nhiệm Hội đồng giá: Thẩm tra để xác định giá mua vật tư,giá bán vật tư thu hồi, phế liệu trình Giám đốc định 5.5 Trách nhiệm phận kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa : Kiểm tra trước nhập kho phù hơp với hợp đồng kinh tế số lượng, quy cách, chất lượng vv nhu cầu người có thẩm quyền phê duyệt (trường hợp không ký hợp đồng ) 5.6 Các phịng có liên quan: theo chức nhiệm vụ phối hợp với phịng KHVT để thực tốt công tác quản lý vật tư Công ty CHƯƠNG II CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ Điều 6: Nội dung yêu cầu quản lý vật tư 6.1 Công tác quản lý vật tư Công ty bao gồm: 1- Lập kế hoạch nhu cầu vật tư 2- Quản lý mua sắm vật tư 3- Quản lý giá vật tư 4- Nghiệp vụ kho tàng ( nhập,xuất, bảo quản vật tư hàng hóa) 5- Quản lý sử dụng định mức tiêu hao vật tư 6- Quản lý dự trữ tồn kho vật tư 7- Xử lý vật tư phẩm chất, không dùng được, lạc hậu, vật tư lý 8- Báo cáo định kỳ công tác vật tư theo qui định 9- Kiểm tra , kiểm soát xử lý vi phạm công tác vật tư Điều 7: Lập kế hoạch nhu cầu vật tư - Hàng năm Công ty lập kế hoạch nhu cầu vật tư năm đồng với kế hoạch sản xuất kinh doanh năm trình Hội đồng quản trị cơng ty phê duyệt, nội dung kế hoạch vật tư thể thông qua tiêu sau: - Định mức, chi phí vật tư cho đơn vị sản phẩm: mức tiêu hao vật tư đơn giá chi phí vật tư cho đơn vị sản phẩm theo định mức kinh tế kỹ thuật Công ty ban hành, Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt bắc TKV- CTCP, Tập đồn cơng nghiệp than khống sản Việt nam Nhà nước ban hành - Lượng giá trị vật tư sử dụng kỳ kế hoạch năm: lượng giá trị vật tư sử dụng hợp lý kỳ kế hoạch sản xuất kinh doanh, đảm bảo hoàn thành sản lượng, sản phẩm kỳ sở hệ thống định mức chi phí vật tư ban hành - Lượng giá trị vật tư dự trữ kỳ kế hoạch năm: lượng giá trị vật tư dự trữ thường xuyên dự trữ bảo hiểm gọi chung vật tư dự trữ, xác định theo công thức sau: Tổng nhu cầu vật tư kỳ kế hoạch năm Mdự trữ = x Số ngày dự trữ hợp lý Tổng số ngày kỳ kế hoạch Số ngày dự trữ hợp lý tùy thuộc vào loại vật tư dễ mua, khó mua, địa điểm cung ứng gần hay xa đặc điểm sản xuất kinh doanh phận sản xuất - Lượng giá trị vật tư cần mua kỳ kế hoạch năm tính theo cơng thức sau: Vc = Vcd + (Vck – Vdk) Trong đó: Vc: Giá trị vật tư cần mua kỳ kế hoạch Vcd: Giá trị vật tư cần dùng kỳ kế hoạch Vck: Giá trị vật tư cần dự trữ cuối kỳ Vdk: Giá trị vật tư cần dự trữ đầu kỳ Điều 8: Mua sắm vật tư : 8.1 Yêu cầu việc mua sắm vật tư - Việc mua sắm vật tư phải liền với quản lý tồn kho vật tư, thực sở kế hoạch lập kiểm soát chặt chẽ số lượng nhằm đảm bảo đầy đủ kịp thời cho sản xuất không gây tồn kho bất hợp lý, góp phần giảm giá thành sản xuất - Đảm bảo tính minh bạch, tính cạnh tranh việc mua sắm vật tư Vật tư mua phải đảm bảo chất lượng, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, hợp pháp - Tất loại vật tư, phụ tùng trước mua phải áp dụng hình thức lựa chọn nhà cung cấp vật tư theo quy định Tập đồn,Tổng cơng ty cơng nghiệp mỏ việt bắc TKV- CTCP, áp dụng hình thức lựa chọn theo luật đấu thầu số 43/2013/QH13 bao gồm : 1/ Chào giá rộng rãi vật tư có giá trị dự tốn từ ( hai) tỷ đồng trở lên 2/ Chào giá rút gọn đơn hàng vật tư có giá trị dự toán từ 200 ( hai trăm ) triệu đồng đến ( hai ) tỷ đồng 3/ Báo giá cạnh tranh đơn hàng vật tư có giá trị dự tốn từ 50 ( năm mươi ) triệu đồng đến 200 ( hai trăm ) triệu đồng 4/ Các trường hợp mua sắm khác : + Đột xuất , đơn vị sử dụng bắt buộc phải lập biên cố thiết bị làm lập nhu cầu mua vật tư theo qui định trước tiến hành mua sắm vật tư + Mua sắm vật tư có yếu tố độc quyền, bí mật cơng nghệ, vật tư có yếu tố quyền, vật tư từ nguồn hãng, vật tư có nhà cung cấp thị trường, vật tư chế tạo theo tiêu chuẩn riêng, đặc thù , vật tư mua theo mẫu, vật tư có chiến lược đặc chủng + Mua sắm theo hợp đồng nguyên tắc , hợp đồng dài hạn + Mua sắm tập trung + Mua sắm trực tiếp thông qua áp dụng giá mua trước + Các trường hợp mua sắm khác giám đốc -Thực mua vật tư trực tiếp từ nhà sản xuất , hạn chế tối đa mua qua khâu trung gian làm tăng giá vật tư Vật tư phải đảm bảo chất lượng, giá cạnh tranh, hàng hóa phải có nguồn gốc xuất xứ hợp pháp, có đủ chứng từ theo qui định chứng từ, cụ thể sau: + Đề nghị nhu cầu vật tư phòng KHVT,hoặc đơn vị sử dụng vật tư + Giấy báo giá đơn vị tham gia cung ứng + Biên họp tổ tư vấn giúp việc + Biên phê duyệt hội đồng giá Công ty + Các hồ sơ liên quan đến việc mua sắm ( có ) + Hợp đồng kinh tế mua vật tư hàng hoá + Hoá đơn theo qui định Bộ Tài + Biên kiểm nghiệm vật tư trước nhập kho + Phiếu nhập kho - Đối với loại vật tư nhỏ lẻ rẻ tiền mau hỏng, trước mua phải lập nhu cầu sử dụng theo tiến độ sản xuất có báo giá trình hội đồng giá định - Việc mua sắm vật tư có đơn giá ( năm) triệu đồng/sản phẩm có giá trị từ ≥ 10 (triệu) đồng bắt buộc phải ký hợp đồng văn quy định rõ nghĩa vụ trách nhiệm nhà cung ứng chất lượng, giá cả, điều kiện kiểm tra, thử nghiệm, toán chế độ bảo hành hàng hóa - Các loại vật tư công ty , đơn vị trực thuộc Tổng cơng ty cơng ty Tập đồn sản xuất cung ứng với chất lượng đảm bảo, giá cạnh tranh, tiến độ kịp thời phải ưu tiên sử dụng 8.2 Quản lý giá mua vật tư: - Giám đốc công ty định thành lập hội đồng giá công ty bao gồm lãnh đạo phịng ban chun mơn có liên quan ( KHVT,KCA,KTTKTC ) để xác định giá mua vật tư, đồng thời thống cụ thể trình tự, thủ tục mua, bán vật tư phù hợp với quy định pháp luật Quy chế sở biên tổ tư vấn giúp việc mua sắm vật tư duyệt Trường hợp cần thiết hội đồng giá trưng dụng cá nhân thuộc lĩnh vực chuyên môn kỹ thuật để tham gia hội đồng duyệt giá - Hội đồng giá báo giá báo giá nhà cung cấp, lập bảng đánh giá chào hàng nhà cung cấp phải nêu đầy đủ thơng tin chào hàng nhà cung cấp : Tên hàng, ký mã hiệu, thông số kỹ thuật, nguồn gốc xuất xứ, giá đơn vị, tổng giá trị (chưa thuế hay có thuế) thời gian , địa điểm giao hàng dự kiến nhà cung cấp trình hội đồng giá phê duyệt 8.3 Quản lý hồ sơ - Hồ sơ chứng từ liên quan đến việc mua sắm như: Nhu cầu, thư mời chào hàng, báo giá, duyệt giá, hợp đồng ( có ), hóa đơn, biên kiểm nhập phải thể rõ ràng, thống tên hàng hóa, ký mã hiệu, nguồn gốc xuất xứ, tiêu chuẩn chất lượng Tổ chức tốt việc lưu trữ hồ sơ mua sắm từ phát sinh nhu cầu hàng hóa vật tư nhập kho - Hồ sơ mua sắm phải giữ đủ phòng KHVT công ty ( trừ chứng từ gốc bắt buộc phải lưu giữ phịng kế tốn, trường hợp phòng KHVT phải lưu chụp) 8.4 Qui định bán, lý vật tư tài sản a/ Tất loại vật tư dự trữ phụ tùng lạc hậu , không đồng bộ, phẩm chất, thiết bị hết khấu hao không sử dụng khơng cịn nhu cầu sử dụng cần nhượng bán , lý thu hồi vốn trình tự thực sau : + Biên giám định tình trạng kỹ thuật + Biên họp hội đồng lý tài sản Công ty + Biên tổng hợp Hội đồng lý tài sản Cơng ty + Tờ trình đề nghị lý, nhượng bán ghi rõ giá trị thu hồi cho loại vật tư, phụ tùng cần xử lý + Khi có định Hội đồng quản trị Cơng ty nhượng bán, lý theo quy định Tổng cơng ty mẹ Tập đồn Cơng nghiệp than - Khoáng sản Việt nam + Các loại vật tư thu hồi tận thu sau sửa chữa thay không sử dụng phải tổ chức bán đấu giá công khai Điều 9: Nhập vật tư cho sản xuất 9.1 Tất loại vật tư mua phải làm thủ tục nhập kho 9.2 Nghiêm cấm nhập khống hàng hoá 9.3 Nghiêm cấm cá nhân, đơn vị cho gửi vật tư kho chưa đủ thủ tục nhập hàng ( Trừ trường hợp đặc biệt phải báo cáo Giám đốc Công ty định ) 9.4 Vật tư mua bắt buộc phải kiểm tra trước nhập kho,kiểm nghiệm vật tư phải thoả mãn điều kiện sau: + Phù hợp với hợp đồng mua bán số lượng, chất lượng, qui cách v.v giấy tờ có liên quan + Có hợp đồng mua bán (đối với hàng hóa có hợp đồng) + Có hố đơn hợp lệ đơn vị bán hàng theo qui định Bộ Tài + Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hợp pháp, xuất xứ hàng hoá, biên giao nhận + Đối với vật tư mua lẻ, đột xuất giá trị < 10 triệu ( mười ), khơng có hợp đồng ngồi hóa đơn cịn phải có nhu cầu mua vật tư đột xuất phê duyệt giám đốc người giám đốc uỷ quyền Vật tư phải có nguồn gốc rõ ràng, chất lượng đảm bảo, nơi bán hàng có đăng ký kinh doanh theo qui định Pháp luật phù hợp với ngành hàng cung cấp 9.5 Vật tư mua sau kiểm tra: - Thoả mãn điều kiện (mục 9.4) thành viên Hội đồng kiểm nghiệm vật tư ký vào biên kiểm nghiệm vật tư, giao hàng cho thủ kho quản lý thủ kho phải vào sổ quản lý theo qui định chịu trách nhiệm hàng hố nhập kho - Khơng thoả mãn điều kiện (mục 9.4) khơng phép nhập kho,và lập biên trả lại hàng 9.6 Những vật tư sửa chữa, phục hồi: xác định số lượng, chất lượng, giá trước thực hoàn thiện thủ tục theo qui định Điều 10: Phiếu nhập kho, thẻ kho - Tất vật tư nhập kho phải có phiếu nhập kho cụ thể - Phiếu nhập kho phải ghi chép rõ ràng, liên tục, khơng tẩy xóa đồng thời phải ghi đầy đủ nội dung chủ yếu :Tên kho, số hoá đơn, danh điểm, tên qui cách vật tư, số lượng,đơn giá, thành tiền phải có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên người có liên quan.: - Thẻ kho: sau vật tư nhập kho có phiếu nhập kho đầy đủ chữ ký, phải lập thẻ kho đầy đủ cho loại hàng kho, ghi rõ tên vật tư, qui cách, số lượng, danh điểm, ký mã hiệu vật tư (nếu có) Thẻ kho phải có dấu giáp lai Cơng ty chữ ký theo qui định pháp luật hành Điều 11: Quản lý kho ( Thủ kho vật tư) - Là người chịu trách nhiệm trước Công ty pháp luật nhà nước quản lý vật tư hàng hóa kho - Được đào tạo nghiệp vụ quản lý kho tàng, có hiểu biết quản lý vật tư, hàng hóa mà giao quản lý kho - Phải có biện pháp bảo quản, giữ gìn theo nguyên tắc, qui định, qui phạm quản lý kho tàng, phù hợp với đặc điểm tính chất loại hàng hóa Thủ kho có trách nhiệm giữ bí mật thơng tin hàng hóa kho, khơng để người khơng có nhiệm vụ vào kho Thủ kho phải có biện pháp bảo quản,quản lý tồn số lượng, chất lượng , ngăn ngừa hư hao mát vật tư Sắp xếp vật tư gọn gàng , khoa học an tồn (dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy) Nắm vững tình trạng vật tư có kho thời điểm - Phải cập nhật chứng từ nhập, xuất kho hàng ngày thường xuyên đối chiếu số lượng chất lượng chứng từ hàng hóa thực tế kho - Thủ kho cấp phát vật tư có đầy đủ thủ tục theo qui định Công ty Không tự ý cho gửi ( bao gồm gửi phiếu lĩnh vật tư ) cho vay, mượn vật tư chưa có chấp thuận lãnh đạo Cơng ty - Sổ sách chứng từ kho ( thẻ kho,sổ theo dõi nhập kho, sổ theo dõi cấp phát ) phải lập, quản lý theo qui định Thủ kho không phép giao sổ sách, chứng từ kho cho người nhiệm vụ chưa lãnh đạo Cơng ty đồng ý - Thủ kho có trách nhiệm giữ gìn , bảo quản dụng cụ đo lường nhằm đảm bảo đo lường nhập xuất hàng hóa xác - Trong trình thực nhiệm vụ , phát vấn đề bất thường liên quan đến thủ kho thủ kho phải báo với người có trách nhiệm đơn vị để xử lý Trường hợp mát , hư hỏng hàng hóa, sai khác hàng hóa chứng từ sổ sách nguyên nhân chủ quan thủ kho, để hàng hóa ngồi sổ sách thủ kho hồn tồn chịu trách nhiệm 10 - Thủ kho khơng có quan hệ vợ chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột Giám đốc, trưởng phịng quản lý trực tiếp Cơng ty Điều 12: Cấp phát vật tư cho sản xuất - Việc cấp phát vật tư phải vào nhiệm vụ kế hoạch, định mức kinh tế kỹ thuật ban hành trình tự thực sau: + Nhu cầu ( Cấp ) mua vật tư có đầy đủ chữ ký theo qui định Công ty + Phiếu xuất kho theo mẫu qui định Công ty, phiếu xuất kho phải ghi rõ tên, số lượng, giá cả, thành tiền xuất vật tư theo đối tượng sử dụng cụ thể có đầy đủ chữ ký theo quy định Công ty -Việc xuất kho vật tư phải có phiếu xuất kho Phiếu xuất kho phải ghi rõ thời hạn, hiệu lực( thời gian có hiệu lực phiếu xuất kho tối đa không 07 ngày), thời gian ghi phiếp mà đơn vị sử dụng chưa lĩnh vật tư phải có lý cụ thể Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà phiếu gia hạn thu phiếu cũ viết phiếu ( Phiếu xuất kho phải ghi rõ lý cấp thay cho phiếu cũ thu ) - Xuất kho vật tư phục vụ sản xuất đột xuất ( sau 16 30 hàng lễ, chủ nhật ) + Các đơn vị sản xuất, phân xưởng sửa chữa điện phải chủ động chuẩn bị vật tư sử dụng thường xuyên cho nhiệm vụ sửa chữa ; que hàn, bu lơng,ốc vít, vật liệu phụ Cơng ty khơng giải cấp vật tư ngồi loại vật tư tiêu hao sử dụng thường xuyên nêu + Trường hợp bị sợ cố đột xuất yêu cầu phải sửa chữa để đưa dây chuyền vào sản xuất trình tự thực sau : *Đơn vị sử dụng vật tư lập biên cố thiết bị có đủ chữ ký bên có liên quan *Nhu cầu cấp vật tư ngồi theo qui định Cơng ty * Đại diện cán trực sản xuất công ty, đại diện bảo vệ, đại diện tổ sửa chữa chữa phân xưởng sản xuất ( 03 bên giám sát cấp phát vật tư ) vào sổ cấp phát vật tư ký xác nhận cấp phát vật tư làm để lập phiếu trả kho vật tư Trường hợp kho khơng có loại vật tư cần thay đại diện cán trực sản xuất báo cáo lãnh đạo công ty đồng ý cho phòng KHVT mua để cung ứng thời gian sớm + Các vật tư xăng, Điêzen ( áp dụng xe văn phòng xe vận tải hàng hóa )cơng ty cho phép cấp cột bơm nhiên liệu nhà cung ứng làm thủ tục xuất nhập thẳng 11 + Vật tư xuất sử dụng dư thừa phái tái nhập kho, không để lưu lại phân xưởng,tổ sản xuất + Việc đối chiếu, bàn giao chứng từ thủ kho KTTK thực chậm không ngày làm viêc kể từ vật tư xuất khỏi kho + Đối với vật tư phế liệu xuất bán , bắt buộc người nhận hàng phải có chứng minh nhân dân giấy giới thiệu Việc giao nhận hàng phế liệu phải có biên ghi sõ số lượng, chủng loại, có chữ ký xác nhận thành phần liên quan Điều 13: Vật tư thu hồi - Vật tư xuất sử dụng phải thực theo nguyên tắc cấp thu cũ Công ty có văn ban hành quy định chi tiết tất vật tư phải thu cũ - Những loại vật tư thu hồi xác định số lượng, chất lượng, giá trị thu hồi trước nhập kho - Các loại dầu mỡ phụ thay phải có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa giám đốc Công ty duyệt Điêu 14 : Dự trữ vật tư Số lượng giá trị vật tư dự trữ phải phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh kỳ kế hoạch năm, giá trị vật tư tồn kho cuối kỳ năm không vượt định mức dự trữ Công ty giao ( trừ trường hợp loại vật tư theo dự báo đầu kỳ kế hoạch khan tăng giá Công ty cho phép phép dự trữ vượt mức) Điều 15: Quyết toán vật tư -Các đơn vị phân xưởng sản xuất, kinh doanh tổ chức cặp nhật, phân tích đánh giá thực mức tiêu hao vật tư theo sản phẩm sản xuất kinh doanh - Hàng tháng, hàng q, kết thúc cơng trình, phịng phải tổ chức nghiệm thu, tốn vật tư sử dụng thực tế cho phân xưởng sản xuất kinh doanh - Quyết toán sử dụng vật tư phải phản ánh đầy đủ loại vật tư tiêu hao cho sản phẩm hoàn thành phải phân tích đánh giá nguyên nhân tăng (+) giảm (-) định mức để phát huy, khắc phục điều chỉnh cho hợp lý nhằm đảm bảo hiệu sản xuất kinh doanh đơn vị - Định kỳ tháng năm Công ty tổ chức toán sử dụng vật tư tất đơn vị sản xuất công ty Điều 16: Những điều nghiêm cấm công tác vật tư - Nhập khống, xuất khống vật tư - Để vật tư ( bao gồm vật tư phế liệu) sổ sách - Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả, khơng hợp lệ mua sắm vật tư 12 - Mua sắm vật tư chưa xác định rõ tính hợp pháp nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng vật tư - Cho đơn vị khác mượn danh nghĩa ( tên, dấu) đơn vị để mua,bán vật tư - Mua bán vật tư không qua Tổ chuyên gia/ Tổ tư vấn đơn vị ( trừ loại vật rẻ tiền, mau hỏng thuộc danh mục thủ trưởng đơn vị qui định ) thơng đồng, móc ngoặc, nhằm mục đích nâng giá gian lận thương mại - Sử dụng thiết bị đo,đếm không đủ điều kiện theo qui định để cấp phát vật tư - Cho vay, mượn, gửi, nhận gửi vật tư chưa cấp có thẩm quyền cho phép Gửi/nhận gửi phiếu cấp vật tư chưa sử dụng sử dụng chưa hết số lượng ghi phiếu Điều 17: Chế độ báo cáo thống kê vật tư 1/ Hàng tháng, qúi, tháng, kết thúc năm kế hoạch, phòng KHVT phải thực chế độ báo cáo Giám đốc Công ty Tổng công ty công nghiệp mỏ Việt bắc TKV- CTCP theo biểu mẫu quy định: 2/ Báo cáo công tác vật tư phải lập theo biểu mẫu Số liệu báo cáo phải trung thực, xác, thống 3/ Nội dung báo cáo định kỳ: a Báo cáo văn bản: - Báo cáo tổng hợp luân chuyển vật tư ( N-X-T) ( Biểu 01VT ) - Báo cáo Chi tiết luân chuyển vật tư ( N-X-T) ( Biểu 02a/VT ) - Báo cáo Tổng hợp nguồn nhập vật tư ( Biểu 03/VT ) - Báo cáo chi tiết nguồn nhập vật tư ( Biểu 04a,04b/VT ) - Báo cáo chi tiết mua sắm vật tư theo hợp đồng tháng,cả năm (Biểu 05/VT) - Báo cáo dự kiến nhu cầu vật tư (Biểu 06a,06b/VT) - Báo cáo thực định mức tiêu hao vật tư chủ yếu ( Biểu 07/VT ) - Báo cáo chi tiết vật tư thu hồi, nhượng bán phế liệu ( Biểu 08/VT ) - Báo cáo giá mua vật tư chủ yếu tháng, năm ( Biểu 09/VT ) b/ Thời gian báo cáo - Báo cáo quí trước ngày 05 tháng 04 - Báo cáo tháng trước ngày 05 tháng - Báo cáo tháng trước ngày 05 tháng 10 - Báo cáo năm trước ngày 10 tháng 01 năm sau 13 c/ Ngoài việc lập báo cáo vật tư Công ty phải tổ chức thực kiểm kê vật tư hàng hóa đến 0h ngày 01 tháng 01 hàng năm theo qui định CHƯƠNG III QUẢN LÝ HÀNG HÓA KINH DOANH Điều 18: Qui định chung kinh doanh hàng hóa Việc mua bán hàng hóa tuân thủ quy định chương II Luật Thương mại Điều 19: Qui định mua sắm hàng hóa phục vụ kinh doanh 19.1 Nhu cầu: - Căn nhu cầu, hồ sơ mời thầu khách hàng tiến hành khảo sát thị trường xác định giá lập phương án kinh doanh - Giám đốc Công ty duyệt phương án kinh doanh, đảm bảo quy định Quy chế khốn Cơng ty - Chỉ tiến hành mua hàng hóa phục vụ kinh doanh có hợp đồng với khách hàng Trường hợp đặc biệt Giám đốc Công ty định nguyên tắc không để tồn đọng hàng hóa, ảnh hưởng đến kết sản xuất kinh doanh 19.2 Bộ chứng từ: - Bộ chứng từ gồm có: + Phương án kinh doanh giám đốc phê duyệt + Hợp đồng kinh tế mua hàng hoá; + Hoá đơn theo qui định Bộ Tài chính; + Biên kiểm nghiệm biên bảngiao nhận hàng hóa hai đơn vị; + Bảng kê hàng hóa ( hàng hóa nhập – xuất thẳng cho người mua ) phiếu nhập kho ( Đối với hàng hóa tồn kho ) + Giấy chứng nhận xuất xứ, chất lượng ( CO, CQ) có Đối với hàng hóa ngồi danh mục phải có cam kết văn nhà cung cấp nguồn gốc, xuất xứ tính hợp pháp - Hợp đồng mua hàng hóa phải phù hợp số lượng, chất lượng, qui cách, điều kiện bảo hành, bảo hiểm hàng hóa, với hợp đồng bán hàng hóa Trường hợp đặc biệt Giám đốc Công ty định nguyên tắc không vi phạm pháp luật, không để ảnh hưởng đến kết sản xuất kinh doanh 19.3 Lưu giữ hồ sơ mua hàng hóa: 14 - Hồ sơ mua hàng hóa quản lý đơn vị, phận trực tiếp kinh doanh vật tư hàng hóa ( Phịng Xuất nhập khẩu, Chi nhánh công ty, ) Phiếu nhập hàng hóa theo mẫu quy định Bộ Tài có đầy đủ chữ ký ghi rõ họ tên người liên quan ( Phiếu lập thành liên gửi phòng liên quan ) - Bộ hồ sơ hoàn tất phải lưu giữ: + Đối với phận kinh doanh văn phịng cơng ty hồ sơ chứng từ mua hàng hóa Phịng TK-KT-TC cơng ty lưu gốc, phòng liên quan lưu + Đối với phận kinh doanh chi nhánh hồ sơ chứng từ mua hàng hóa phịng KTTC chi nhánh lưu gốc, phòng liên quan lưu Điều 20: Qui định bán hàng hóa - Bộ chứng từ bán hàng gồm : + Hợp đồng bán hàng kèm theo bảng kê bán hàng + Biên giao nhận hàng hóa hai bên ( Đề nghị xuất hóa đơn bán hàng hàng hóa xuất thẳng + Hóa đơn bán hàng + Các giấy tờ liên quan theo yêu cầu bên mua nêu hợp đồng - Căn vào nhu cầu khách hàng khả cung ứng đơn vị, phận kinh doanh thương thảo ký hợp đồng Trường hợp lô hàng có giá trị 10 triệu đồng khơng thiết phải ký hợp đồng - Đơn vị, phận trực tiếp kinh doanh hàng hóa ( Phịng Xuất nhập khẩu, Chi nhánh cơng ty, ) có trách nhiệm quản lý hàng hóa nhận từ bên bán đến giao cho bên mua - Căn vào hợp đồng bán hàng hóa, bảng kê bán hàng, phịng Thống kê – kế tốn – Tài viết hóa đơn bán hàng, Điều 21: Trách nhiệm phận với cơng tác quản lý hàng hóa 21.1 Trách nhiệm Cơng ty: - Ban hành định giao khốn cho đơn vị phận kinh doanh hàng hóa - Chỉ đạo, kiểm tra giám sát đơn vị phận kinh doanh thực chế điều hành hoạt động kinh doanh thương mại quy định khác Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam Tổng Công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc TKV- CTCP - Trường hợp phận, kinh doanh hoạt động khơng có doanh thu khơng có hiệu Giám đốc báo cáo Hội đồng quản trị có biện pháp tổ chức lại 21.2 Trách nhiệm đơn vị, phận kinh doanh hàng hóa: - Phải kinh doanh pháp luật đảm bảo hiệu kinh tế; 15 - Phải đảm bảo an toàn vốn tuyệt đối không để rủi ro vốn, phải đảm bảo chất lượng hàng hóa cung ứng; - Hàng hóa kinh doanh: Chịu trách nhiệm kiểm tra mua hàng hóa xác định tính hợp pháp nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, giảm thiểu việc mua hàng hóa sở trung gian lịng vịng; - Hồn tồn chịu trách nhiệm trước pháp luật Giám đốc công ty tính hợp pháp Hợp đồng kinh tế, hóa đơn chứng từ, nguồn gốc xuất xứ hàng hóa kinh doanh dịch vụ, chịu tổn thất thiệt hại kinh tế ( có ) Nghiêm cấm hành vi gian lận thương mại (nhập khống, xuất khống ) hàng hóa cho cá nhân, đơn vị khác mượn danh nghĩa công ty ( Tên, dấu ) đế hợp thức mua bán trao đổi hàng hóa CHƯƠNG IV CHẾ ĐỘ KHEN THƯỞNG KỶ LUẬT Điều 22: Chế độ khen thưởng kỷ luật - Kết thực cơng tác vật tư , kinh doanh hàng hóa coi tiêu đánh giá kết quản lý, điều hành kết sản xuất kinh doanh thi đua Công ty - Các đơn vị, cá nhân công ty xem xét khen thưởng công tác vật tư khi: + Thực tốt công tác vật tư: mua sắm vật tư quy định, quản lý tốt tồn kho vật tư, có thành tích sáng kiến góp phần tiết kiệm vật tư, giảm giá thành sản xuất - Những phận, cá nhân thiếu trách nhiệm vi phạm quy định nhà nước, Tập đồn, Tổng cơng ty cơng nghiệp mỏ việt bắc TKV - CTCP Công ty công tác vật tư, gây hậu xấu, ảnh hưởng đến uy tín cơng ty bị xem xét xử lý theo Nội quy Công ty, quy định Pháp lụât - Giá trị thưởng, phạt theo qui chế khốn qui chế khen thưởng Cơng ty CHƯƠNG V ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 23: Điều khoản thi hành 16 1.Qui chế quản lý vật tư hàng hóa có hiệu lực từ ngày ký thống áp dụng Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh vật tư thiết bị - VVMI 2.Giám đốc Cơng ty giao nhiệm vụ cho phịng KHVT phịng tham mưu giúp việc cho Giám đốc cơng ty cơng tác quản lý vật tư Các phịng ban chức năng, đơn vị, phân xưởng công ty chức nhiệm vụ thực tốt công tác quản lý vật tư Công ty Yêu cầu phân xưởng, đơn vị, phòng ban có liên quan nghiêm túc thực Trong trình thực có phát sinh, vướng mắc,cần sửa đổi, bổ sung, đơn vị có văn gửi phịng KHVT tập hợp để báo cáo Giám đốc Cơng ty trình Hội đồng quản trị xem xét sửa đổi bổ sung điều chỉnh cho phù hợp TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRI CHỦ TỊCH Đồng Quang Lực 17