Quy trinh va tai lieu van hanh atm shb 2013

QUY TRÌNH VÀ TÀI LIỆU VẬN HÀNH ATM SHB Tháng 3/2013 Trung tâm Thẻ SHB Mục lục ATM 1.1 Giới thiệu sơ lược ATM SHB 1.2 Hướng dẫn quy trình tiếp quỹ v{ quản lý ATM 1.3 Hướng dẫn quy trình x}y dựng, lắp đặt v{ b{n giao ATM 1.ATM 1.1 Giới thiệu sơ lược ATM SHB Loại m|y : Hiện SHB sử dụng ATM wincor với dịng máy ATM Lobby : Vị trí lắp đặt thường sảnh tòa nh{, siêu thị, với vị trí có diện tích nhỏ v{ có độ an ninh cao Kích thước: Rộng ( 0.6m) x cao(1.6m)x dài (1m) • Những loại thẻ đ~ chấp nhận giao dịch ATM SHB 1.ATM ATM xuyên tường ( Procash 2050): Vị trí lắp đặt có vị trí rộng, x}y dựng phịng m|y M|y tiếp quỹ phía sau Kích thước: Rộng ( 0.5m) x cao(1.9m)x d{i (0.9m) P280 1.ATM 1.2 Hướng dẫn quy trình tiếp quỹ v{ quản lý ATM Tổ tiếp quỹ ATM : - Cán quản lý ATM Tại HO: Là GDV Trưởng phịng Dịch vụ khách hàng HO phân cơng Tại CN/PGD: Là Giao dịch viên (GDV) Giám đốc CN/PGD phân công - Nhân viên bảo vệ Là nhân áp tải, bảo vệ trình vận chuyển tiền thay tiền (thay tiền hành động tiếp quỹ ATM lấy tiền tiền tồn từ ATM về) cho máy ATM Là nhân thuộc đơn vị trực tiếp phụ trách giám sát cung đường vận chuyển tiền - Nhân viên lái xe Là tài xế vận chuyển tiền thuộc đơn vị phụ trách tiếp quỹ - Người kiểm sốt q trình tiếp quỹ thay tiền Tại HO: cán phòng Ngân quỹ Trưởng phịng Ngân quỹ HO phân cơng Tại CN: cán phòng Ngân quỹ Giám đốc CN phân công định cụ thể Giám đốc CN phải chịu trách nhiệm phân công Tại PGD trực thuộc CN: Là Phó PGD cán khác Giám đốc CN phân công Giám đốc CN phải chịu trách nhiệm phân cơng Hành CN : Trách nhiệm quản lý hình ảnh, chất lượng, an ninh phòng máy ATM Thẻ supervisior : Mỗi chi nhánh cấp 02 thẻ, có chức nhập thông tin tiếp quỹ ATM Hộp cassette: hộp, hộp đựng tiền 01 hộp đựng tiền loại Các loại chìa khóa : Mật truy cập ATM, chìa khóa vỏ ngồi, chìa khóa két, ổ khóa số, chìa khóa cassette, chìa khóa dự phịng Chứng từ ATM : Hóa đơn, nhật ký ATM 1.ATM Lưu đồ quy trình tiếp quỹ Các lưu ý trình tiếp quỹ ATM : Giám sát ATM Cán quản lý ATM theo dõi hoạt động ATM thông qua hệ thống Monitoring SV vào thời điểm 8h, 13h & 15h hàng ngày Trong trường hợp ATM lỗi hết tiền BCQL thông báo cho bên liên quan để xử lý Thời gian tiếp quỹ hồn quỹ ATM Phân cơng giữ bảo quản chìa khóa ATM - Mật truy cập ATM : Cán kỹ thuật (IT CN) - Chìa khóa vỏ máy ngoài, thẻ Supervisor : Cán quản lý ATM - Mã khóa số két sắt (C) : Người kiểm sốt q trình tiếp quỹ thay tiền - Chìa khóa két sắt (D) : Cán quản lý ATM - Chìa khóa phịng máy ATM (E) : Cán quản lý ATM - Chìa khóa đổi mật mã số (F) : Người kiểm sốt q trình tiếp quỹ thay tiền - Chìa khóa cassette (G) : Cán quản lý ATM Loại tiền tiếp quỹ ATM Hộc : 500.000 ; hộc : 200.000 ; hộc : 100.000 ; hộc : 50.000 Chu kỳ tiếp quỹ 15 ngày chu kỳ 1.ATM Các điểm quy trình tiếp quỹ : Bảo quản chìa khóa, mật mã khóa số : Chìa khóa/mật mã khóa số sử dụng - Người quản lý mật m~ khóa số phải tự tay mở/xóa m~ v{ chịu tr|ch nhiệm m~ số Tuyệt đối không để người kh|c biết mật m~ n{y Trong qu| trình mở m~ khóa số, người quản lý lưu ý che chắn, tr|nh để lộ m~ khóa số cho người kh|c biết - Người quản lý c|c loại khóa chìa phải bảo quản chìa khóa két sắt theo Quyết định 297/QĐ-HĐQT “Quy chế giao nhận, bảo quản tiền mặt, t{i sản quý, giấy tờ có gi| SHB” Khi giao nhận chìa khóa két sắt phải ghi v{o sổ giao nhận chìa khóa ATM (BM.NTATM.04) Chìa khóa/mật m~ khóa số dự phịng Kiểm đếm tiền tiếp quỹ ATM - Tiếp tiếp cho ATM phải qua kiểm đếm khơng có tiền giả, tiền rách, tiền q cũ, tiền gãy góc, tiền (chưa qua sử dụng) - Tiền tiếp quỹ phải đảm bảo cán quản lý kiểm đếm (cán quản lý ATM & cán P.Ngân quỹ) Việc kiểm đếm tránh việc tiếp quỹ thừa thiếu cho ATM - Số tiền: tổng số tiền cho ATM, số tiền tương ứng với loại mệnh giá CN định theo thời điểm cho máy ATM nhằm đảm bảo tính hiệu tiền nạp vào ATM thuận tiện cho khách hàng sử dụng - Các hộc tiền đ|nh dầu thứ tự từ đến tương ứng với mệnh giá hộc - Khi tiếp quỹ thẻ Supervisior : nhập tổng số tiền - Tiếp quỹ chế độ Supervisior mode : Nhập tổng số tờ tiền Phụ lục 3: Hướng dẫn vận h{nh tiếp quỹ I Các hạng mục cần chuẩn bị tiếp quỹ: • Thẻ supervisor • Giấy in hóa đơn (trường hợp cần thay giấy in hóa đơn) • Giấy in nhật ký (trường hợp cần thay giấy in nhật ký) • Các chìa khóa, mã khóa phục vụ cho việc tiếp quỹ • Các hộp tiền dự phòng đ~ nạp tiền dán niêm phong theo quy định II Thu hồi quỹ trước tiếp quỹ cho ATM • Bước 1: In thơng số tiền tồn Hệ thống Quản lý thẻ_SmartVista • Cán tiếp quỹ đưa thẻ Supervisor Chi nhánh vào đầu đọc thẻ ATM, nhập mã PIN, ATM hiển thị hình lựa chọn giao dịch thẻ Supervisor Chọn giao dịch “Balance”, ATM tự động in hóa đơn tồn quỹ ATM theo ghi nhận hệ thống Quản lý thẻ_SmartVista (sau đ}y gọi tắt SV) thời điểm cán tiếp quỹ thực giao dịch Các thơng số hóa đơn ATM in sau: Card : Số thẻ Supervisor Cassette : Số thứ tự hộp tiền Nominal : Mệnh giá tiền hộp tiền Initial : Số tờ tiền nạp vào hộp tiền đầu kỳ quỹ Withdrawn : Số tờ tiền mà SV trả Rejected : Số tờ tiền bị cho vào hộp tiền loại Sau nhận hóa đơn ATM in ra, Cán tiếp quỹ nhấn nút “CANCEL” bàn phím ATM để lấy thẻ Supervisor khỏi máy • Lưu ý - Chìa khóa ATM sử dụng dự phịng - Q trình tiếp tiền vào cassette (2 cán tham gia trình tiếp quỹ phải trực tiếp kiểm đếm tiền, trình kiểm đếm kho quỹ phải đứng vị trí có camera giám sát - Loại tiền tiếp cho ATM không mới, cũ, nhàu nát, rách - Khi tiếp quỹ ATM, bảo vệ lưu ý trình mang cassette, cảnh giới vận chuyển tới ATM - Khi mở mã khóa số, cán giao quản lý ý che chắn, giữ bí mật mã khóa Những người tham gia tiếp quỹ khơng nhìn q trình quay ổ khóa - Khi thay cassette, cán thay ý vị trí đặt hộc tương ứng với mệnh giá tiền cassette - In chứng từ trình tiếp quỹ - Khi nhận số tiền lưu ý : Khi tiếp quỹ thẻ Supervisior : nhập tổng số tiền Tiếp quỹ chế độ Supervisior mode : Nhập tổng số tờ tiền - Kiểm tra chứng từ nhập xong tiền cho ATM - Rút tiền sau tiếp quỹ HẠCH TOÁN TIẾP QUỸ ATM TRÊN INTELLECT TIẾP QUỸ Đường dẫn: Trans.Processing/Cash Transactions/Cash Movement/Cash transfer/ Vault to ATM HẠCH TOÁN TIẾP QUỸ ATM TRÊN INTELLECT Đường dẫn: Trans.Processing/Cash Transactions/Cash Movement/Cash Acceptance/ ATM Acceptance HẠCH TỐN TIẾP QUỸ ATM TRÊN INTELLECT HỒN QUỸ Đường dẫn: Trans.Processing/Cash Transactions/Cash Movement/Cash transfer/ ATM to Vault HẠCH TOÁN TIẾP QUỸ ATM TRÊN INTELLECT Đường dẫn: Trans.Processing/Cash Transactions/Cash Movement/Cash Acceptance/ Vault Acceptance Tổng quan chương trình ATM monitoring  Cho phép theo dõi tình trạng thời hệ thống ATM (theo dõi online): trạng thái thiết bị, trạng thái khay tiền số tiền máy, trạng thái máy in biên lai, máy in nhật ký… lịch sử giao dịch thiết bị lịch sử hoạt động thiết bị  Thiết bị nhóm thành Group Một ATM thuộc nhiều Group Hiện tại, ATM SHB nhóm theo chi nhánh quản lý thiết bị  Cán IT cán quản lý ATM chi nhánh cấp quyền user vào hình ATM monitoring User Chi nhánh nhìn ATM thuộc Chi nhánh đó, riêng user Trung Tâm Thẻ nhìn ATM tất Chi nhánh Tổng quan chương trình ATM monitoring  Cho phép theo dõi tình trạng thời hệ thống ATM (theo dõi online): trạng thái thiết bị, trạng thái khay tiền số tiền máy, trạng thái máy in biên lai, máy in nhật ký… lịch sử giao dịch thiết bị lịch sử hoạt động thiết bị  Thiết bị nhóm thành Group Một ATM thuộc nhiều Group Hiện tại, ATM SHB nhóm theo chi nhánh quản lý thiết bị  Cán IT cán quản lý ATM chi nhánh cấp quyền user vào hình ATM monitoring User Chi nhánh nhìn ATM thuộc Chi nhánh đó, riêng user Trung Tâm Thẻ nhìn ATM tất Chi nhánh Giao diện người dùng Vào ứng dụng ATM monitoring Operator Đường dẫn: SVFE > Monitoring and Notification > ATM Monitoring > ATM Monitoring 27 Giao diện người dùng  Nhấn nút “Search” để hiển thị tất ATM thuộc quyền quản lý user chọn “Group” nhấn “Search” để hiển thị ATM thuộc Group (Chi nhánh/PGD) cụ thể 28 Giao diện người dùng  Sử dụng “Additional filters” để mở rộng trường tìm kiếm 29 Các thơng tin ATM  + + + STA (STATUS) : ATM đứt kết nối nguồn mạng (OFFLINE) : ATM trạng thái out of service (CLOSE) : ATM trạng thái inservice (OPEN)  + + TID (PID) TID: Mã thiết bị ATM PID: Mã thiết bị ATM (dùng nội SVFE) 30 Các thông tin ATM (tiếp)  + PROBLEMS (tiếp) DISPENSER: 31 Các thông tin ATM (tiếp)  + + + - CASSETTES: Trạng thái hộp tiền Trạng thái hộp tiền phân biệt màu sắc: : hộp hết tiền : hộp hết tiền (số tờ tiền hộp ngưỡng cảnh báo) : hộp đủ tiền (số tờ tiền hộp nhiều ngưỡng cảnh báo) Di trỏ tới biểu tượng hộp tiền để biết thông tin chi tiết hơn: Link 32 Các thông tin ATM (tiếp) + Hộp tiền loại (Reject) 33 CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG! HẾT GIỜ GIỜ ...Mục lục ATM 1.1 Giới thiệu sơ lược ATM SHB 1.2 Hướng dẫn quy trình tiếp quỹ v{ quản lý ATM 1.3 Hướng dẫn quy trình x}y dựng, lắp đặt v{ b{n giao ATM 1 .ATM 1.1 Giới thiệu sơ lược ATM SHB Loại... chìa khóa dự phịng Chứng từ ATM : Hóa đơn, nhật ký ATM 1 .ATM Lưu đồ quy trình tiếp quỹ Các lưu ý trình tiếp quỹ ATM : Giám sát ATM Cán quản lý ATM theo dõi hoạt động ATM thông qua hệ thống Monitoring... Group Một ATM thuộc nhiều Group Hiện tại, ATM SHB nhóm theo chi nhánh quản lý thiết bị  Cán IT cán quản lý ATM chi nhánh cấp quy? ??n user vào hình ATM monitoring User Chi nhánh nhìn ATM thuộc