Đang tải... (xem toàn văn)
Phụ lục 1 QUY TRÌNH TRẢ LƯƠNG QUA TÀI KHOẢN DÀNH RIÊNG CHO DOANH NGHIỆP TẠI SHB (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ TGĐ ngày / / 2013 của Tổng Giám đốc Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội) 1 Sơ đồ quy trìn[.]
Phụ lục QUY TRÌNH TRẢ LƯƠNG QUA TÀI KHOẢN DÀNH RIÊNG CHO DOANH NGHIỆP TẠI SHB (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-TGĐ ngày / / 2013 Tổng Giám đốc Ngân hàng TMCP Sài Gòn - Hà Nội) Sơ đồ quy trình: CÁC BƯỚC Bước Ký kết HĐ sử dụng DV CTL Bước SHB ĐVCTL THỜI GIAN Bắt đầu Ký kết HĐ dịch vụ với ĐVCTL Ký kết HĐCTL với SHB Gửi Đơn đăng ký Danh sách mở TK, PHT, NHĐT cho ĐVCTL ngày Xử lý thông tin khách hàng Điền thông CBNV Điền thông tintinCBNV theo mẫu SHB theo mẫu SHB Gửithông thông tin Gửi tin phản phản hồi cho cho SHB hồi SHB Bước Mở TK& PHT Kiểmtra tratính tínhchính chính Kiểm xáccủa củahồ hồsơ sơ KH KH xác Bổ sung thông tin ngày Mở TKTGTT&PHT, TKTGTT&PHT Mở NHĐT (nếu có) Bước Trả thẻ, thơng báo STK & hoàn thiện hồ sơ KH Trả thẻ, secure (nếu có) & thơng báo STK ĐVCTL nhận đủ thẻ & cầu SHB & PIN, PIN, yêu secure Yêu kích kích hoạt hoạt cầu SHB ngày Kích hoạt thẻ theo danh sách ĐVCTL cung cấp Bước Thực hiệnchi trả lương quầy điện tử Định kỳ TT lương, ĐVCTL lập danh sách CTL gửi SHB để trả lương quầy DVKH thực hiện CTL & thông báo KQ cho KH Kết thúc ĐVCTL đăng nhập vào https://ibanking.shb.com.vn/corp SHB chọn hạch toán lương ĐVCTL thực giao dịch => Giao dịch thành công Kết thúc 2/ DIỄN GIẢI QUY TRÌNH TRẢ LƯƠNG QUA TÀI KHOẢN TẠI QUẦY: Bước 1: Ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ trả lương, mở tài khoản đăng ký dịch vụ Ngân hàng điện tử - SHB Đơn vị trả lương thực ký kết Hợp đồng việc trả lương cho CBNV Đơn vị Đơn vị trả lương chọn lựa: (theo Mẫu số 01/DVCTL/2013/SHB) - Đơn vị trả lương mở tài khoản Tiền gửi toán Tổ chức CN/PGD SHB - Hoặc mở tài khoản S-Business (nếu đăng ký Gói S-Business) gồm: GDV xem xét điều kiện khách hàng Nếu khách hàng đáp ứng đủ tiêu chuẩn theo địa bàn, GDV tư vấn cho khách hàng tham gia mã sản phẩm 172 - TGTT TCKT S BUSINESS GOLD, khơng thiết lập thu phí trì tài khoản Nếu khách hàng không đáp ứng đủ tiêu chuẩn trên, GDV tư vấn cho khách hàng tham gia mã sản phẩm 172 - TGTT TCKT S BUSINESS SILVER, số dư bình quân tối thiểu tháng 50 triệu đống, phí trì 100.000 GDV hướng dẫn khách hàng điền thông tin giấy đăng ký mở tài khoản dành cho doanh nghiệp thực mở tài khoản, ưu đãi kèm theo cho khách hàng đủ giấy tờ GDV cấp “Phiếu ưu đãi giao dịch chuyển tiền nước” cho khách hàng, lưu ý thời gian hiệu lực (theo Quyết định số 688/QĐ-TGD ngày 21 tháng 06 năm 2012 Tổng Giám đốc việc thực Gói tiện ích dịch vụ tài khoản ưu đãi dành cho doanh nghiệp S-Business) - Đơn vị trả lương đăng ký dịch vụ Thông báo số dư phát sinh giao dịch qua tin nhắn SMS dịch vụ Ngân hàng điện tử khác (nếu có) Bước 2: Xử lý thơng tin khách hàng (thông tin CBNV Đơn vị trả lương) - Chi nhánh/PGD gửi cho Đơn vị trả lương mẫu Đơn đăng ký mở tài khoản Tiền gửi toán phát hành thẻ dành cho CBNV Đơn vị (kèm theo Mẫu số 03/DVCTL/2013/SHB - Danh sách đề nghị mở TK & PHT đơn vị trả lương) - Chi nhánh/PGD gửi cho Đơn vị trả lương mẫu Đơn đăng ký dịch vụ Ngân hàng Điện tử dành cho CBNV để thực đăng ký dịch vụ Ngân hàng điện tử (nếu có) Lưu ý: Trường hợp Đơn vị trả lương có số lượng CBNV 50 người, Đơn vị trả lương đề nghị SHB mở tài khoản Tiền gửi toán phát hành thẻ theo danh sách có xác nhận đại diện ủy quyền (kèm theo Mẫu số 03/DVCTL/2013/SHB danh sách đề nghị mở TK & PHT) - Sau Đơn vị trả lương nhận đầy đủ Đơn đăng ký dành cho cá nhân, Đơn vị trả lương có trách nhiệm chuyển cho CBNV cập nhật đầy đủ thông tin đơn đăng ký gửi lại SHB - Đơn vị trả lương hoàn thiện hồ sơ mở Tài khoản tiền gửi toán, phát hành thẻ, dịch vụ Ngân hàng điện tử (có kèm theo CMND photo cá nhân), ký xác nhận vào danh sách theo Mẫu số 03 chuyển sang SHB Bước 3: Mở Tài khoản toán Phát hành thẻ ghi nợ nội địa, thẻ Tín dụng (nếu có) Dịch vụ Ngân hàng điện tử dành cho CBNV Đơn vị - Bộ phận Dịch vụ khách hàng kiểm tra tính xác hồ sơ khách hàng từ đơn vị trả lương cung cấp - Sau đó, Bộ phận Dịch vụ khách hàng tiến hành mở Tài khoản Tiền gửi toán phát hành thẻ ghi nợ nội địa theo danh sách Đơn vị trả lương xác nhận (Đối với Đơn vị trả lương có số lượng CBNV 50 người việc mở Tài khoản toán phát hành thẻ ghi nợ nội địa thực theo lô) - SHB tiến hành đăng ký dịch vụ Ngân hàng Điện tử (bao gồm dịch vụ Thông báo số dư phát sinh giao dịch qua tin nhắn dịch vụ Ngân hàng điện tử khác) - SHB thực Scan Chữ ký & lưu hồ sơ KH hệ thống Đối với Thẻ tín dụng: - Sau có nhu cầu từ phia ĐVCTL, Chi nhánh/PGD đề xuất hồ sơ cần thiết để mở thẻ tín dụng - Trung tâm Thẻ SHB thẩm định khách hàng theo quy trình phát hành thẻ tín dụng Quy định hành Thẻ tín dụng SHB Lưu ý: Trường hợp thơng tin kê khai hồ sơ không hợp lệ, SHB thông báo lại Đơn vị trả lương để bổ sung theo quy định Bước 4: Trả thẻ, PIN, thông báo Số tài khoản, dịch vụ Ngân hàng điện tử hoàn thiện Hồ sơ khách hàng - CN/PGD SHB bàn giao Thẻ, PIN (các ấn phẩm kèm) đồng thời thông báo cho đại diện hợp pháp Đơn vị trả lương người ủy quyền hợp lệ - CN/PGD SHB bàn giao Thẻ eSecure Hướng dẫn sử dụng giao dịch qua Ngân hàng Điện tử (nếu có) cho đại diện hợp pháp đơn vị trả lương người ủy quyền hợp lệ - Đơn vị trả lương bàn giao đầy đủ Thẻ, PIN, Thẻ eSecure Hướng dẫn sử dụng (nếu có) cho CBNV đơn vị - CBNV đơn vị trả lương thực kích hoạt sử dụng thẻ theo quy định hành Thẻ ghi nợ nội địa SHB Lưu ý: Đối với trường hợp Đơn vị trả lương đề nghị kích hoạt thẻ, đơn vị trả lương đăng ký danh sách yêu cầu theo mẫu hành SHB Chi nhánh/PGD gửi danh sách lên Tổ Call Center – Trung tâm Thẻ đảm nhiệm thực sau nhận yêu cầu kích họat thẻ gửi từ đơn vị (theo mẫu số MB.PHT.21 – Quy định phát hành thẻ ghi nợ nội địa SHB) Bước 5: Tính lương, hạch tốn chuyển bảng lương - Đơn vị trả lương gửi danh sách chi trả lương hợp lệ sang SHB (theo mẫu số 02/DVCTL/2013/SHB) yêu cầu SHB thực trả lương - Bộ phận Dịch vụ khách hàng toán lương cho CBNV đơn vị theo thỏa thuận SHB Đơn vị trả lương dựa Hợp đồng bên ký (theo định kỳ lần/1 tháng lần/1 tháng) - Trong trường hợp ĐVCTL yêu cầu có tạm ứng: Hai tuần đầu, SHB toán lương tạm ứng Đơn vị trả lương cho CBNV vào ngày mà Hợp đồng thỏa thuận hai bên (nếu có) - Cuối tháng, Đơn vị trả lương tính lương, thưởng, khấu trừ khoản bảo hiểm, phí, tiền phạt, khoản tạm ứng nhận nghĩa vụ tài khác mà CBNV phải nộp (nếu có) - Đơn vị trả lương lập 01 Ủy nhiệm chi với nội dung chi tiền từ tài khoản toán đơn vị chuyển đến tài khoản CBNV với số tiền cụ thể kèm theo Mẫu số 02 Danh sách chi trả lương có xác nhận chữ ký dấu Trưởng đơn vị người ủy quyền Số tiền Ủy nhiệm chi tổng số tiền lương phải trả tháng điểm giao dịch nơi mà Đơn vị ký Hợp đồng trả lương qua Tài khoản SHB - Nội dung Ủy nhiệm chi ghi rõ “Thanh tốn lương tháng … theo Danh sách bảng kê đính kèm” Bước 6: Thực lệnh chi trả lương vào tài khoản CBNV đơn vị Trong vòng 01 ngày kể từ ngày nhận Ủy nhiệm chi Bảng lương từ Đơn vị chi trả lương, có đầy đủ chữ ký dấu chủ tài khoản người Ủy quyền Kế tốn trưởng (nếu có) thực chuyển tiền vào tài khoản CBNV tài khoản Đơn vị yêu cầu trả lương đủ số dư để thực giao dịch Lưu ý: - Trong trường hợp thay đổi tài khoản trả lương, CBNV phải đăng ký lại với SHB có xác nhận Đơn vị trả lương - Khi Đơn vị trả lương có thay đổi mẫu chữ ký người có thẩm quyền ký danh sách lương, thay đổi mẫu chữ ký CBNV thuộc Đơn vị trả lương phải có thơng báo văn cho SHB 3/ DIỄN GIẢI QUY TRÌNH TRẢ LƯƠNG ĐIỆN TỬ Bước 1: Ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ trả lương, mở tài khoản đăng ký dịch vụ Ngân hàng điện tử - SHB Đơn vị trả lương thực ký kết hợp đồng việc trả lương cho CBNV Đơn vị (theo Mẫu số 01/DVCTL/2013/SHB) - Đơn vị trả lương mở tài khoản Tiền gửi tốn thơng thường Tổ chức SHB mở tài khoản S-Business (nếu đăng ký Gói S-Business) để thực trả lương - Đơn vị trả lương đăng ký dịch vụ E-Corporation dịch vụ Chữ ký số dành cho doanh nghiệp - Đơn vị trả lương mở tài khoản Tiền gửi toán CBNV doanh nghiệp SHB dịch vụ Ngân hàng điện tử khác (nếu có) Bước 2: Xử lý thơng tin khách hàng (thông tin CBNV Đơn vị trả lương) - Chi nhánh/PGD gửi cho Đơn vị trả lương mẫu Đơn đăng ký mở tài khoản Tiền gửi toán phát hành thẻ dành cho CBNV Đơn vị (kèm theo Mẫu số 03 danh sách đề nghị mở TK & PHT đơn vị trả lương) - Chi nhánh/PGD gửi cho Đơn vị trả lương mẫu Đơn đăng ký dịch vụ Ngân hàng Điện tử dành cho CBNV để thực đăng ký dịch vụ Ngân hàng điện tử (nếu có) Lưu ý: Trường hợp Đơn vị trả lương có số lượng CBNV 50 người, Đơn vị trả lương đề nghị SHB mở tài khoản Tiền gửi toán phát hành thẻ theo danh sách có xác nhận đại diện ủy quyền (kèm theo Mẫu số 03/DVCTL/2013/SHB - Danh sách đề nghị mở TK & PHT) - Sau Đơn vị trả lương nhận đầy đủ Đơn đăng ký dành cho cá nhân, Đơn vị trả lương có trách nhiệm chuyển cho CBNV cập nhật đầy đủ thông tin đơn đăng ký gửi lại SHB - Đơn vị trả lương hoàn thiện hồ sơ mở Tài khoản tiền gửi toán, phát hành thẻ, dịch vụ Ngân hàng điện tử (có kèm theo CMND photo cá nhân), ký xác nhận vào danh sách theo Mẫu số 03 chuyển sang SHB Bước 3: Mở Tài khoản toán Phát hành thẻ ghi nợ nội địa, thẻ Tín dụng (nếu có) Dịch vụ Ngân hàng điện tử dành cho CBNV Đơn vị - Bộ phận Dịch vụ khách hàng kiểm tra tính xác hồ sơ khách hàng từ đơn vị trả lương cung cấp - Sau đó, Bộ phận Dịch vụ khách hàng tiến hành mở Tài khoản Tiền gửi toán phát hành thẻ ghi nợ nội địa theo danh sách Đơn vị trả lương xác nhận (Đối với Đơn vị trả lương có số lượng CBNV 50 người việc mở Tài khoản toán phát hành thẻ ghi nợ nội địa thực theo lô) - SHB tiến hành đăng ký dịch vụ Ngân hàng Điện tử (bao gồm dịch vụ Thông báo số dư phát sinh giao dịch qua tin nhắn dịch vụ Ngân hàng điện tử khác) - SHB thực Scan Chữ ký & lưu hồ sơ KH hệ thống Đối với Thẻ tín dụng: - Sau có nhu cầu từ phia ĐVCTL, Chi nhánh/PGD đề xuất hồ sơ cần thiết để mở thẻ tín dụng - Trung tâm Thẻ SHB thẩm định khách hàng theo quy trình phát hành thẻ tín dụng dựa Quy định hành Thẻ tín dụng Lưu ý: Trường hợp thơng tin kê khai hồ sơ không hợp lệ, SHB thông báo lại Đơn vị trả lương để bổ sung theo quy định Bước 4: Trả thẻ, PIN, thông báo Số tài khoản, dịch vụ Ngân hàng điện tử hoàn thiện Hồ sơ khách hàng - CN/PGD SHB bàn giao Thẻ, PIN (các ấn phẩm kèm) đồng thời thông báo cho đại diện hợp pháp Đơn vị trả lương người ủy quyền hợp lệ - CN/PGD SHB bàn giao Thẻ eSecure Hướng dẫn sử dụng giao dịch qua Ngân hàng Điện tử (nếu có) cho đại diện hợp pháp đơn vị trả lương người ủy quyền hợp lệ - Đơn vị trả lương bàn giao đầy đủ Thẻ, PIN, Thẻ eSecure Hướng dẫn sử dụng (nếu có) cho CBNV đơn vị - CBNV đơn vị trả lương thực kích hoạt sử dụng thẻ theo quy định hành Thẻ ghi nợ nội địa SHB Lưu ý: Đối với trường hợp Đơn vị trả lương đề nghị kích hoạt thẻ, đơn vị trả lương đăng ký danh sách yêu cầu theo mẫu hành SHB Chi nhánh/PGD gửi danh sách lên Tổ Call Center – Trung tâm Thẻ đảm nhiệm thực sau nhận yêu cầu kích họat thẻ gửi từ đơn vị (theo mẫu số MB.PHT.21 – Quy định phát hành thẻ ghi nợ nội địa SHB) Bước 5: Đăng ký dịch vụ Trả lương điện tử - Đơn vị trả lương đăng ký dịch vụ E-Corporation dành cho đơn vị đăng ký Chữ ký số (nếu chưa có) - Bộ phận Dịch vụ Khách hàng tiếp nhận yêu cầu Đơn vị trả lương, kiểm tra đối chiếu đăng ký dịch vụ cho Đơn vị trả lương Đơn đăng ký/thay đổi sử dụng dịch vụ lưu hồ sơ mở tài khoản Đơn vị trả lương (trường hợp khách hàng có tài khoản điểm giao dịch đăng ký dịch vụ) lưu hồ sơ riêng cho khách hàng (các trường hợp lại) - Giao dịch viên/ Kiểm sốt viên (KSV) thực quy trình theo Hướng dẫn sử dụng Ebankmgr dịch vụ E-Corporation - Hoàn thành xong việc đăng ký cho khách hàng, GDV in Biên bàn giao mật làm liên, yêu cầu khách hàng ký bàn giao 01 liên giao cho khách hàng, 01 liên lưu Đơn đăng ký/thay đổi dịch vụ E-Corporation Bước 6: Nhập lệnh hạch toán lương điện tử - Đơn vị trả lương SHB cấp user để thực bước trả lương điện tử theo đăng ký Đơn vị trả lương - Đơn vị trả lương đăng nhập hệ thống https://ibanking.shb.com.vn/corp chọn chức Hạch toán lương - Đơn vị trả lương chuẩn bị file tệp tin hạch toán lương cho CBNV theo cấu trúc SHB quy định, ví dụ: nội dung tệp tin hạch tốn - Đơn vị trả lương chọn tài khoản Đơn vị để chi trả lương, nhấn Browse để chọn tệp tin cần hạch toán Nội dung file hạch toán gồm nhiều dịng, dịng giao dịch gồm thơng tin: tài khoản nhận, số tiền, nội dung giao dịch - Nhập mật giao dịch, mã bảo vệ, mật chữ ký số nhấn hạch toán - Hệ thống ghi nợ tài khoản chi trả lương ghi có vào tài khoản Cán nhân viên Bước 7: Chứng từ trả lương điện tử - Sau thực hoàn tất bước chi trả lương điện tử, để đối chiếu việc chi trả lương Doanh nghiệp yêu cầu Phòng Dịch vụ khách hàng in sổ phụ chuyển đóng dấu gửi cho Doanh nghiệp ... dụng - Trung tâm Thẻ SHB thẩm định khách hàng theo quy trình phát hành thẻ tín dụng Quy định hành Thẻ tín dụng SHB Lưu ý: Trường hợp thông tin kê khai hồ sơ không hợp lệ, SHB thông báo lại Đơn... MB.PHT.21 – Quy định phát hành thẻ ghi nợ nội địa SHB) Bước 5: Tính lương, hạch tốn chuyển bảng lương - Đơn vị trả lương gửi danh sách chi trả lương hợp lệ sang SHB (theo mẫu số 02/DVCTL/ 2013 /SHB) yêu... đăng ký dịch vụ Ngân hàng điện tử - SHB Đơn vị trả lương thực ký kết Hợp đồng việc trả lương cho CBNV Đơn vị Đơn vị trả lương chọn lựa: (theo Mẫu số 01/ DVCTL/ 2013 /SHB) - Đơn vị trả lương mở tài khoản