Bài Giảng Microft Access - Tin học B docx

Chương I: Tổng quan về Microsoft Access CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 1.1 Giới thiệu chung - Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trên môi trường Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực và đầy sức mạnh trong công việc tổ chức, tìm kiếm và quản lý thông tin. - Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng CSDL khác nhau. - Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp. 1.2 Cài đặt Microsoft Access : 1.2.1 Yêu cầu về phần cứng và hệ điều hành - Máy vi tính cấu hình 486 trở lên, chạy trên nền hệ điều hành Windows 95 trở lên. - Bộ nhớ RAM tối thiểu 32MB - Dung lượng đĩa cứng tối đa 640MB 1.2.2 Cài đặt Microsoft Access - Khởi động hệ điều hành Windows thành công. - Đưa bộ cài đặt chương trình và kích hoạt chúng từ tập tin Setup.exe - Trả lời yêu cầu lệnh cụ thể theo từng màn hình. 1.3 Thiết kế một cơ sở dữ liệu : 1.3.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu. - Dưới góc độ của Microsoft Access, CSDL là một kho chứa thông tin – là tập hợp những số liệu liên quan đến một chủ đề hay một mục đích quản lý khai thác nào đó. - Trước khi chúng ta sử dụng Microsoft Access để thực sự xây dựng các Table, các Form, và các đối tượng khác sẽ làm nên cơ sở dữ liệu của chúng ta, điều quan trọng là phải dành thời gian để thiết kế cơ sở dữ liệu Cho dù chúng ta đang sử dụng một cơ sở dữ liệu Microsoft Access hoặc một đề án Microsoft Access, thì việc thiết kế tốt cơ sở dữ liệu là nền tảng chủ yếu để tạo một cơ sở Trang 1 Chương I: Tổng quan về Microsoft Access dữ liệu nhằm thực hiện những gì mà chúng ta muốn một cách hiệu quả, chính xác. 1.3.2 Các bước thiết kế một cơ sở dữ liệu và xác định mục tiêu khai thác. Bước 1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL của chúng ta. Điều này quyết định các loại sự kiện chúng ta sẽ đưa vào MS Access. Bước 2: Xác định các bảng dữ liệu cần thiết. Bước 3: Xác định trường Bước 4: Xác định các mối quan hệ giữa các bảng. Bước 5: Tinh chế, hiệu chỉnh lại thiết kế. 1.3.3 Xác định các bảng cần thiết trong cơ sở dữ liệu. Một CSDL có thể có rất nhiều bảng, các bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết, đảm bảo giảm tối đa tình trạng gây dư thừa dữ liệu (dư thừa dữ liệu được hiểu đơn giản là tình trạng lưu trữ những dữ liệu không cần thiết trên một số bảng. Tác hại của hiện tượng này sẽ gây: sai lệch dữ liệu tác nghiệp và làm tăng dung lượng dữ liệu không cần thiết); giảm tối đa dung lượng CSDL có thể, đồng thời tạo môi trường làm việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng trong các bước tiếp theo . 1.3.4 Xác định trường. Sau khi đã xác định xong các bảng cần thiết, tiếp đến ta phải chỉ ra thông tin nó cần quản lý trong mỗi bảng, đó là xác định các trường. Mỗi loại thông tin trong bảng gọi là trường. Mọi mẫu tin trong cùng một bảng đều có chung cấu trúc các trường. Ví dụ: Trong lý lịch khoa học cán bộ, những trường (thông tin) cần quản lý l: “HỌ VÀ TÊN”, “CHUYÊN MÔN”, “HỌC VỊ”, “HỌC HÀM”, 1.3.5 Xác định các mối quan hệ. Nhìn vào mỗi bảng dữ liệu và xem xét dữ liệu trong bảng này liên hệ thế nào với dữ liệu trong bảng khác. Thêm trường hoặc tạo bảng mới để làm ra mối quan hệ này. Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tạo được quan hệ tốt sẽ giúp chúng ta nhanh chóng truy tìm tìm và kết xuất dữ liệu. 1.3.6 Tinh chế lại thiết kế. Phân tích lại thiết kế ban đầu để tìm lỗi, tạo bảng dữ liệu và nhập vào vài bản ghi, thử xem CSDL đó phản ánh thế nào với những yêu cầu truy xuất của Trang 2 Chương I: Tổng quan về Microsoft Access chúng ta, có rút được kết quả đúng từ những bảng dữ liệu đó không. Thực hiện các chỉnh sửa thiết kế nếu thấy cần thiết. 1.3.7 So sánh quan hệ cơ sở dữ liệu và ứng dụng vào tính Những ứng dụng cơ sở dữ liệu có thế được chia thành hai loại cơ bản: các ứng dụng làm việc với cơ sở dữ liệu độc lập và các ứng dụng làm việc với cơ sở dữ liệu quan hệ. Bảng tính Excel là một chương trình xử lý cơ sở dữ liệu độc lập đó là các bảng. Trong bảng, tất cả thông tin liên quan phải được đưa vào cùng một bảng. Có nghĩa là bất cứ thông tin nào dùng chung cho một số mẫu tin (bản ghi) sẽ được lặp lại cho mỗi bản ghi đó. Ngược lại trong Ms Access, một cơ sở dữ liệu quan hệ sử dụng nhiều bảng khác nhau. Một mối quan hệ cho phép bạn nhập thông tin vào một bảng và kết nối thông tin đó với một bản ghi trong một bảng khác thông qua một ký hiệu nhận dạng gọi là khoá. 1.4 Khởi động và sử dụng các đối tượng trong cơ sở dữ liệu : 1.4.1 Khởi động và thoát khỏi Access 1. Khởi động Có nhiều cách để khởi động Microsoft Access. Tuy nhiên, chúng ta làm quen với cách khởi động cơ bản sau: từ menu Start -> programs -> chọn biểu tượng của Microsoft Access. Sau khi kích hoạt khởi động, Microsoft Access sẽ yêu cầu chúng ta thực hiện các công việc tương ứng với hộp thoại Microsoft Access (Hình 1) như sau: • Blank Database: tạo một CSDL mới. • Database Wizard: tạo một CSDL mới với sự hỗ trợ tự động của Microsoft Access. • Open an Existing Database: mở một CSDL đã tạo tương ứng với việc lựa chọn đường dẫn (chúng ta sẽ bàn kỹ vấn đề này trong phần sau). Chú ý: Nếu như chúng ta chọn 1 trong 2 mục của Create a New Database Using (tạo mới một CSDL), Trang 3 Hình 1: Hộp thoại Microsoft Access Chương I: Tổng quan về Microsoft Access Microsoft Access sẽ yêu cầu chúng ta xác nhận thêm các thông tin cơ bản cho CSDL sẽ tạo, tương ứng với hộp thoại File New Database (Hình 2) như sau: • Mục Save in: chọn đường dẫn, nơi xác định vị trí lưu trữ của tập tin CSDL tương ứng. • File name: nhập tên tập tin CSDL. • Nhấn nút Create để chấp nhận tạo lập tập tin CSDL. Sau khi thực hiện các xác lập về một CSDL ban đầu, giao diện của Microsoft Access sẽ có dạng như sau (Hình 3): 2. Thoát khỏi Access: Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong các cách: Cách 1: Mở thực đơn FILE->EXIT Cách 2: Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4 Trang 4 Hình 2: Hộp thoại File New Database Hình 3: Giao diện Microsoft Access Chương I: Tổng quan về Microsoft Access Cách 3: Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở. 1.4.2 Tạo mới và mở cơ sở dữ liệu. 1. Tạo mới một CSDL: thao tác này cho phép chúng ta tạo mới hoàn toàn một CSDL. Thao tác thực hiện như sau: Bước 1: Từ menu FILE -> NEW (hoặc kích chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ Standard) -> xuất hiện hộp thoại New (Hình 4) với các thông số như sau: • Tab General: cho phép chúng ta tạo một CSDL trống với mục Blank Database. • Tab Databases: cho phép chúng ta tạo một CSDL với sự hỗ trợ thiết kết của trình Wizard của Microsoft Access. Với sự trợ giúp này, chúng ta có thể tạo một CSDL theo mẫu có sẵn. Chú ý: Phần này chúng ta làm quen với việc tạo một CSDL trống (Tab General) với các thao tác thực hiện tiếp theo như sau: Bước 2: Chọn nút OK tương ứng với mục Blank Database để chấp nhận tạo CSDL trống -> xuất hiện hộp thoại File new database (Hình 5) với các thông số như sau: • Mục Save in: chọn đường dẫn – nơi sẽ lưu trữ tập tin CSDL. • Mục File name: nhập tên tập tin CSDL. • Nhấn nút lệnh Create để chấp nhận tạo CSDL. Cửa sổ Database sẽ xuất hiện, từ đây chúng ta có thể tạo lập các thông tin cho CSDL. 2. Mở CSDL có sẵn Trang 5 Hình 4: Hộp thoại New Hình 5: Hộp thoại File New Database Chương I: Tổng quan về Microsoft Access Từ menu FILE -> OPEN hoặc kích chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ Standard -> xuất hiện hộp thoại Open (Hình 6) với các thông số như sau: • Mục Look in: chọn đường dẫn – nơi xác định vị trí lưu trữ của tập tin CSDL cần mở. • Mục File name: nhập tên tập tin CSDL cần mở. Chúng ta có thể chọn trực tiếp tập tin CSDL bằng cách kích chuột vào biểu tượng của tập tin CSDL tương ứng trong hộp liệt kê thư mục và tập tin chi tiết. 1.4.3 Sử dụng cửa sổ Database. Với các thao tác tạo mới hoặc mở một tập tin CSDL, hệ thống sẽ xuất hiện cửa sổ Database với các thành phần cơ bản như sau (Hình 7): • Tab Tables (Bảng biểu): là thành phần cơ bản của CSDL trong Microsoft Access. Đây là đối tượng quan trọng nhất dùng để ghi nhận các số liệu cơ sở, các nghiệp vụ phát sinh, các biến động tiếp theo của những thông tin muốn quản lý. Trong một Table, số liệu được tổ chức lưu trữ trên nhiều dòng (mẩu tin – Records), mỗi dòng có nhiều cột (trường – Field). • Tab Queries (Truy vấn):là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên số liệu và quản lý chúng. Chúng ta thường sử dụng Query để liên kết các số liệu nằm trên các Table khác nhau trong CSDL nhằm để chọn lựa ra các dữ liệu cần quan tâm. Ngoài ra, Query còn là công cụ Trang 6 Hình 6: Hộp thoại Open Hình 7: Cửa sổ Databases Chương I: Tổng quan về Microsoft Access để cập nhật số liệu, tạo Table mới, xoá số liệu… thông qua các câu lệnh trên Microsoft Access. • Tab Forms (biểu mẫu): dùng vào mục đích thiết kế các màn hình nhập hoặc truy xuất dữ liệu và quản lý chúng, nhằm đảm bảo tính thân thiện hoá các thao tác truy cập đến dữ liệu giữa con người và CSDL. • Tab Reports (báo biểu): là nơi dùng để thiết kế kết quả cuối cùng và quản lý các báo cáo đã thiết kế của một quá trình khai thác dữ liệu trên CSDL. Từ đây, chúng ta có thể thiết kế các báo cáo tổng hợp về các dữ liệu đã lưu trữ trên CSDL. • Tab Macros (lệnh ngầm): là nơi dùng để thiết kế và quản lý các lệnh nhằm tự động hoá một thao tác có tính chất lặp đi lặp lại nhiều lần trong các quá trình truy xuất dữ liệu. Macro của Microsoft Access được xem như một công cụ lập trình đơn giản, giúp chúng ta thao tác thông tin một cách có khoa học và hiệu quả hơn. • Tab Modules (đơn thể): là nơi dùng để thiết kế các hàm, thủ tục truy xuất dữ liệu. Module hoạt động tương tự như Macro, tuy nhiên sản phẩm cuối cùng của Module là các hàm/các thủ tục, còn sản phẩm cuối cùng của Macro là các lệnh. Trang 7 Chương 2: Bảng (Table) CHƯƠNG II: BẢNG (TABLE) 2.1 Khái niệm về bảng Bảng (Table) là thành phần quan trọng của CSDL trong Microsoft Access. Đây là đối tượng quan trọng nhất dùng để ghi nhận các số liệu cơ sở, các nghiệp vụ phát sinh, các biến động tiếp theo của những thông tin muốn quản lý. Một bảng trên Microsoft Access được tổ chức như sau: • Số liệu được lưu trữ trên nhiều dòng, mỗi dòng được gọi là một mẫu tin (Record). • Trên mỗi dòng có các cột gọi là trường (Field) 2.2 Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu: Tạo bảng không dùng Table Wizard 2.2.1 Cửa sổ Table trong chế độ Design view Khởi động trình thiết kế cấu trúc bảng ở chế độ Design View Ở thẻ Tables, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK Hoặc nhấn trên thẻ Tables. Hộp thoại thiết kế cấu trúc một bảng xuất hiện: Hình 2.1. Hộp thoại New Table Trang 8 Chương 2: Bảng (Table) 2.2.2 Thêm trường vào bảng. Ở mục Field Name: nhập tên trường cần thiết kế cho bảng. 2.2.3 Đặt tên trường. Tên trường không nên chứa dấu cách (space), chữ tiếng Việt có dấu. Tên các trường trong bảng phải không được trùng lẫn nhau. 2.2.4 Các kiểu dữ liệu và chọn kiểu dữ liệu Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường của bảng, bằng cách chọn kiểu dữ liệu cho từng trường ở cột Data Type tương ứng. Các kiểu dữ liệu trong Access Tên kiểu Miền giá trị Text Chứa các xâu ký tự có chiều dài lên đến 255 ký tự Memo Chứa các văn bản có thể lên đến 65535 ký tự Number Chứa các giá trị số Date/Time Chứa các giá trị ngày/giờ Currency Chứa các giá trị thuộc kiểu tiền tệ Autonumber Giá trị số tăng liên tục do Microsoft Access gắn vào Yes/No Giá trị luân lý (Boolean) (Đúng/Sai) OLE Object Chứa các đối tượng nhúng (hình ảnh, tài liệu Word…) Hyperlink Chứa chuỗi văn bản là đầu mối liên kết một địa chỉ trên Internet Hình 2.2. Cửa sở Table trong chế độ Design New Trang 9 Nhấn Sẽ được kiểu M Memo C Currency H Hyperlink O OLE Chương 2: Bảng (Table) Lookup Wizard Chứa giá trị trong danh sách các giá trị Để chọn kiểu dữ liệu, có thể dùng chuột chọn kiểu dữ liệu từ hộp thả; mặt khác cũng có thể nhấn ký tự đầu tiên của kiểu dữ liệu cần chọn mỗi khi định vị đến ô Data Type cần làm việc. Ví dụ: Ví dụ: Thiết kế một bảng dữ liệu như sau: 2.2.5 Mô tả trường. Việc mô tả trường chính là việc quy định thuộc tính cho trường nhằm: Nhấn Sẽ được kiểu A Autonumber N Number T Text Y Yes/No D Date/Time Hình 2.3. Ví dụ tạo table mới Trang 10 [...]... sau dấu \ [black] [White] [red] Màu Hoặc [] Trong đó 0 < @;”Không có”;”Không biết” Dữ liệu 123456 abcdef Tinhoc TINHOC Chuỗi b t kỳ Chuỗi rỗng Giá trị trống (Null) Hiển thị 12 3-4 < /b> 56 abc-def TINHOC Tinhoc Hiển thị chuỗi Không có Không biết Kiểu Number Trang 21 Chương 3: Chỉnh sửa cấu trúc và tinh chế b ng Định dạng do ACCESS < /b> cung cấp Dạng General Number Currency... nhiều( - < /b> ) Trong quan hệ nhiều nhiều, mỗi b n ghi trong b ng A có thể có không hoặc nhiều b n ghi trong b ng B và ngược lại mỗi b n ghi trong b ng B có thể có không hoặc nhiều b n ghi trong b ng A Khi gặp mối quan hệ nhiều- nhiều để không gây nên sự trùng lặp và dư thừa dữ liệu thì người ta tách quan hệ nhiều-nhiều thành 2 quan hệ một-nhiều b ng cách tạo ra một b ng phụ chứa khóa chính của 2 b ng đó... một -một ( 1-1 < /b> ) Trong quan hệ một -một, mỗi b n ghi trong b ng A có tương ứng với một b n ghi trong b ng B và ngược lại mỗi b n ghi trong b ng B có tương ứng duy nhất một b n ghi trong b ng A Ví dụ: Cho 2 b ng dữ liệu B ng Danhsach(Masv, ten, Ngaysinh, gioitinh) và b ng Diemthi(Masv, diem) Ten Ngaysinh An B nh Thuỷ Lan Hồng 20/10/77 21/07/80 02/12/77 03/04/80 12/11/77 Gioitin h Yes No Yes No No Masv Masv... trường làm khóa chính cho b ng b ng các b ớc sau đây: - < /b> Mở b ng ở chế độ Design View - < /b> Nhắp chọn trường cần đặt - < /b> Thực hiện lệnh Edit - < /b> Primary Key hoặc nhắp chọn nút công cụ của mục này trên thanh Ví dụ: (1 )- < /b> b ng THISINH của CSDL thi tuyển sinh, trường khoá là SoBaoDanh Vì mỗi thí sinh có thể nhiều trường có giá trị hệt nhau, nhưng SoBaoDanh thì duy nhất (2 )- < /b> b ng CANBO trường MaCanBo sẽ là trường khóa... này b ràng buộc tham chiếu toàn vẹn), chọn mối quan hệ (one-many) hoặc (one-one) - < /b> Chọn nút Create  Chú ý:Quan hệ có tính tham chiếu toàn vẹn sẽ đảm b o các vấn đề sau: Trang 17 Chương 2: B ng (Table) • Khi nhập dữ liệu cho trường tham gia quan hệ ở b n nhiều thì phải tồn tại b n một • Không thể xoá một b n ghi của b ng b n một nếu trong quan hệ đã tồn tại những b n ghi b n nhiều có quan hệ với b n... A004 A005 9 7 9 4 5 B ng Danhsach và diemthi có mối quan hệ 1-1 < /b> dựa trên trường Masv b Quan hệ một nhiều ( 1- < /b> ) Là mối quan hệ phổ biến nhất trong CSDL, trong quan hệ một nhiều : Một b n ghi trong b ng A sẽ có thể có nhiều b n ghi tương ứng trong b ng B, nhưng ngược lại một b n ghi trong b ng B có duy nhất một b n ghi tương ứng trong b ng A Ví dụ: Trong một khoa của một trường học < /b> nào đó có nhiều... Danhsachtruong và b ng Phancongday có mối quan hệ 1- < /b> dựa trên trường Matruong 2 Thiết lập mối quan hệ giữa các b ng dữ liệu (Relationships) - < /b> Tại cửa sổ Database, thực hiện lệnh Tools/Relationship - < /b> Trong cửa sổ Show Table chọn Table và chọn các b ng cần thiết lập quan hệ, sau đó chọn Add và Close - < /b> Kéo trường liên kết của b ng quan hệ vào trường của b ng được quan hệ (Table related) - < /b> B t chức năng Enforce... giờ Dấu phân cách ngày Ngày trong tháng ( 1-3 < /b> 1) Trang 23 Chương 3: Chỉnh sửa cấu trúc và tinh chế b ng dd ddd W WW M MM q y yy h n s Ngày trong tháng 0 1-3 < /b> 1) Ngày trong tuần (Sun -Sat0 Ngày trong tuần ( 1-7 < /b> ) Tuần trong năm ( 1-5 < /b> 4) Tháng trong năm ( 1-1 < /b> 2) Tháng trong năm (0 1-1 < /b> 2) Quý trong năm ( 1-4 < /b> ) Ngày trong năm ( 1-3 < /b> 66) Năm (0 1-9 < /b> 9) Giờ ( 0-2 < /b> 3) Phút ( 0-5 < /b> 9) Giây ( 0-5 < /b> 9) Ví dụ Định dạng Ddd,”mmm d”,yyyy Mm/dd/yyyy... tiết trong b ng Các ký hiệu dùng cho Input Mask) hoặc chọn nút ở dòng Input Mask và dùng công cụ Input Mask Wizard để chọn khuôn dạng (Hình 2.5) B ng các ký hiệu dùng làm Input Mask Ký tự 0 9 # Tác dụng B t buộc nhập ký tự số Không b t buộc nhập, ký tự số Không b t buộc nhập, số 0-9 < /b> , khoảng trắng, dấu + và L B t buộc nhập, ký tự chữ ? Không b t buộc nhập, ký tự chữ hoặc khoảng trắng a B t buộc nhập,... thì Access < /b> sẽ tự động cập nhật sự thay đổi đó vào các trường tương ứng (có quan hệ) trên các b ng b n Nhiều, hay nói cách khác, dữ liệu ở b ng b n nhiều cũng thay đổi theo Nếu chọn thuộc tính Cascade Delete related records, khi dữ liệu trên b ng b n một b xoá thì dữ liệu trên b ng b n nhiều cũng sẽ b xoá Trang 19 Chương 3: Chỉnh sửa cấu trúc và tinh chế b ng CHƯƠNG III: CHỈNH SỬA CẤU TRÚC VÀ TINH . một -một, mỗi b n ghi trong b ng A có tương ứng với một b n ghi trong b ng B và ngược lại mỗi b n ghi trong b ng B có tương ứng duy nhất một b n ghi trong b ng A. Ví dụ: Cho 2 b ng dữ liệu B ng. nhiều, mỗi b n ghi trong b ng A có thể có không hoặc nhiều b n ghi trong b ng B và ngược lại mỗi b n ghi trong b ng B có thể có không hoặc nhiều b n ghi trong b ng A. Khi gặp mối quan hệ nhiều- nhiều. cho b ng b ng các b ớc sau đây: - Mở b ng ở chế độ Design View - Nhắp chọn trường cần đặt. - Thực hiện lệnh Edit - Primary Key hoặc nhắp chọn nút trên thanh công cụ của mục này. Ví dụ: (1 )- b ng