Thông tin tài liệu
Lên kế hoạch bảo quản là gì?
Sherelyn Ogden
Thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng và các hội bảo tồn lịch
sử không chỉ có nhiệm vụ thu thập, diễn giải và trưng bày
các tư liệu có giá trị minh chứng lịch sử mà còn có trách
nhiệm bảo quản lâu dài, đảm bảo an ninh và tạo điều kiện
thuận lợi cho việc tiếp cận các tư liệu đó. Hiệp hội bảo tàng
Mỹ đã nhận thức được trách nhiệm này. Hiệp hội này đã chỉ
ra trong “Các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp của ngành b
ảo
tàng” trong đó chỉ rõ cơ quan bảo tàng phải đảm bảo “các tư
liệu mà bảo tàng quản lý phải được bảo vệ, không làm mất
mát, không bị gây trở ngại, được theo dõi sát sao và được
bảo quản tốt”. Bảo quản là một phần không thể thiếu được
trong nhiệm vụ của một cơ quan văn hoá, do đó việc lên kế
hoạch bảo quản phải là một bộ phận trong tổng thể kế hoạch
mang tính chiến lược của công tác này.
+ Lên kế hoạch bảo quản là một quá trình đòi hỏi phải xác
định các yêu cầu chung và cụ thể đối với việc bảo vệ các tư
liệu đã thu thập được, việc này đòi hỏi phải xác định được
các trường hợp cần ưu tiên, và cũng phải định rõ được các
nguồn vốn để thực hiện công việc.
+ Mục đích chính của việc lên kế hoạch là xác định được
một quy trình hoạt động cho phép cơ quan đó lập được một
chương trình bảo quản cho cả hiện tại và tương lai.
+ Hơn nữa, quá trình này còn giúp cho các cơ quan xác định
rõ những việc phải làm và những việc không bao giờ nên
làm, nhờ đó vốn tài liệu có thể được sử dụng một cách hợp
lý.
Lập kế hoạch bảo quản dài hạn
Kết quả của quá trình lập kế hoạch là việc thiết lập đư
ợc một
kế hoạch bảo quản dài hạn thể hiện bằng văn bản. Đó là một
tư liệu quan trọng mà bất cứ một cơ quan nào cũng cần phải
có.
+ Một kế hoạch bảo quản dài hạn phải phác thảo được
những yêu cầu bảo quản của cơ quan và phải vạch ra được
một quy trình hoạt động để đáp ứng được những yêu c
ầu của
việc thu thập tư liệu.
+ Kế hoạch đó đưa ra một khuôn mẫu để thực hiện những
mục tiêu đề ra và những trường hợp cần ưu tiên theo một
cách thức hợp lý và hiệu quả; nó là công cụ để đạt được
những việc cần nhất trí làm trước trong một giai đoạn đã
định. Kế hoạch đó giúp duy trì sự liên tục và tính nhất quán
theo thời gian của một chương trình bảo quản.
+ Kế hoạch này phải thể hiện được vai trò và t
ầm quan trọng
của công tác bảo quản, giúp thấy được bảo quản là một công
việc có vị trí ngang với các công việc như thu thập tư liệu,
diễn giải và nghiên cứu.
+ Kế hoạch là m
ột sự trợ giúp quan trọng trong việc đảm bảo
những nguồn vốn cần thiết để hỗ trợ thực hiện những việc
cần làm.
+ Kế hoạch ghi lại những hoạt động bảo quản trong hiện tại
và quá khứ, cũng như những nỗ lực trong tương lai của cơ
quan.
Kế hoạch bảo quản cần phải phù h
ợp với các biện pháp quản
lý trọng yếu khác của cơ quan, chẳng hạn như các chủ
trương về quản lý thu thập tư li
ệu. Kế hoạch bảo quản không
nên được soạn thảo một cách tách biệt mà nên được soạn
trên cùng một khung tham chiếu áp dụng cho tất cả các kế
hoạch và chủ trương về thu thập tư liệu. Khung tham chiếu
này là phương hướng hoạt động của cơ quan. Mọi chủ
trương và các vấn đề quản lý phải được thực hiện phù hợp
với chức năng và nhiệm vụ của cơ quan và phải được hiểu
cũng như thực thi trong khuôn khổ của nó.
Kế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu và phải bao quát được
toàn bộ các nguồn tư liệu của cơ quan. Sự kết hợp toàn bộ
các nguồn tư liệu thu thập được vào bản kế hoạch l
à vô cùng
thiết yếu đối với việc thúc đẩy sự hiểu biết đầy đủ trong việc
ưu tiên xây dựng kế hoạch bảo quản dài hạn. Ngoài ra , sự
kết hợp như vậy sẽ tạo ra sự liên kết giữa các hoạt động bảo
quản với các chương trình kế hoạch mang tính chiến lược
khác. Một kế hoạch bảo quản có hiệu quả là một kế hoạch
thiết thực và khả thi. Một kế hoạch nằm ngoài kh
ả năng thực
hiện và chi trả của cơ quan là một kế hoạch vô dụng. Trong
khi kế hoạch cần phải đưa ra tất cả những yêu cầu bảo quản
thì nó cũng cần phải chú ý đến các bước có thể đạt được nhờ
nguồn vốn sẵn có hoặc huy động được (ví dụ như nhờ các
khoản viện trợ hoặc gây quỹ)
Kế hoạch của từng cơ quan là khác nhau. Có những kế
hoạch dài hạn, phức tạp và chi tiết, lại có những kế hoạch
ngắn gọn và đơn giản. Tuy nhiên, tất cả mọi kế hoạch đều
phải dựa trên kết quả khảo sát đánh giá nhu cầu của từng cơ
quan.
Khảo sát đánh giá nhu cầu
Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính then chốt đối với việc lập
kế hoạch bảo quản và phải được tiến hành trước khi soạn
thảo kế hoạch. Kế hoạch bảo quản dựa trên các nhu cầu của
cơ quan và các hoạt động đặt ra để đáp ứng các yêu cầu đó.
Nh
ững thông tin này phải được đưa vào các báo cáo khảo
sát. Nhiều cơ quan chỉ có báo cáo khảo sát xem xét các nhu
cầu đối với các tư liệu thu thập được nói chung. Đối với một
số cơ quan có nhiều hệ thống tư liệu và các nhu cầu lên kế
hoạch phức tạp thì cần thiết phải có thêm những khảo sát đề
cập đến những khó khăn cụ thể hoặc những yêu cầu về các
tư liệu cụ thể hoặc các loại tư liệu khác nhau.
Vì khảo sát là bộ phận quan trọng để cơ quan căn cứ vào đó
mà lên kế hoạch bảo quản, cho nên tiến hành các khảo sát
đáp ứng được yêu cầu lập kế hoạch của cơ quan là điều vô
cùng quan trọng.
+ Khảo sát phải đánh giá được các chủ trương, việc thực
hiện và các điều kiện của cơ quan có ảnh hưởng đến công
tác bảo quản các tư liệu lưu trữ.
+ Khảo sát phải nêu được tình trạng chung của toàn bộ các
tư liệu lưu trữ, phải chỉ ra được những gì cần làm để cải
thiện tình trạng đó, cũng như bằng cách nào để bảo quản các
tư liệu đó lâu dài.
+ Khảo sát cũng phải xác định được các yêu c
ầu bảo quản cụ
thể, phải đề xuất được các hoạt động đáp ứng được yêu cầu
đó và ưu tiên thực hiện các hoạt động đã được đề xuất đó.
Toàn bộ toà nhà lưu trữ vốn tư liệu cũng cần phải đư
ợc khảo
sát. Cần phải xác định cho được những rủi ro đối với vốn tư
liệu thu thập, phải tính đến các yếu tố như môi trường, bảo
qu
ản, an ninh, vấn đề sử dụng, trông coi, xử lý bảo quản, các
chủ trương và việc thực hiện. Cũng cần lưu ý rằng bản thân
tòa nhà dùng để lưu trữ các tư liệu cũng được coi là một
phần của công tác lưu trữ. Đó là các toà nhà có k
ết cấu mang
tính lịch sử hoặc có giá trị kiến trúc cao. Trong trường hợp
này các hoạt động bảo quản toà nhà cũng phải được coi
trọng như các hoạt động bảo quản vốn tư liệu.
Tất cả những thông tin trên phải được ghi lại trong các báo
cáo khảo sát chính thức một cách rõ ràng, dễ hiểu và được
trình bày theo khuôn mẫu thống nhất, bằng cách này mọi
thông tin sẽ được sắp xếp và trích dẫn một cách dễ dàng.
Báo cáo là công cụ để soạn thảo các kế hoạch bảo quản; nó
phải chứa đựng các thông tin dễ hiểu và dễ sử dụng.
Sẵn sàng hỗ trợ
Các chương trình dịch vụ trong lĩnh vực này của địa phương
luôn sẵn sàng hỗ trợ các cơ quan văn hoá về tất cả các khía
cạnh liên quan đến việc lập kế hoạch bảo quản. Các chương
trình này tài trợ các hội thảo, tiến hành đánh giá các yêu cầu
chung và tiến hành khảo sát riêng từng mục, đồng thời
hướng dẫn nhân viên trong cơ quan tiến hành các khảo sát
tại chỗ. Để có thêm thông tin, hãy liên hệ với trung tâm bảo
quản về các thông tin liên quan đến các chương trình d
ịch vụ
trong lĩnh vực này của địa phương.
. một cơ quan văn hoá, do đó việc lên kế hoạch bảo quản phải là một bộ phận trong tổng thể kế hoạch mang tính chiến lược của công tác này. + Lên kế hoạch bảo quản là một quá trình đòi hỏi phải. dựng kế hoạch bảo quản dài hạn. Ngoài ra , sự kết hợp như vậy sẽ tạo ra sự liên kết giữa các hoạt động bảo quản với các chương trình kế hoạch mang tính chiến lược khác. Một kế hoạch bảo quản. rõ cơ quan bảo tàng phải đảm bảo “các tư liệu mà bảo tàng quản lý phải được bảo vệ, không làm mất mát, không bị gây trở ngại, được theo dõi sát sao và được bảo quản tốt”. Bảo quản là một phần
Ngày đăng: 02/04/2014, 19:20
Xem thêm: Lên kế hoạch bảo quản là gì? pot, Lên kế hoạch bảo quản là gì? pot