Tiểu luận nâng cao hiệu quả của đàm phán trong kinh doanh

1 Tiểu luận môn Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD TS Hoàng Trọng Sao Mục Lục Phần Mở Đầu Phần Nội Dung 1 Cơ sở lý luận 2 1 1 Khái niệm đàm phán 3 1 2 Đặc điểm 3 1 3 Những nguyên tắc cơ bản 3 1 4 Các phương th[.]

Tiểu luận mơn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hồng Trọng Sao Mục Lục Phần Mở Đầu Phần Nội Dung Cơ sở lý luận 1.1 Khái niệm đàm phán: .3 1.2 Đặc điểm 1.3 Những nguyên tắc bản: 1.4 Các phương thức đàm phán kinh doanh 1.4.1 Đàm phán qua điện tín 1.4.2 Đàm phán qua điện thoại, điện tử tin học 1.4.3 Đàm phán trực tiếp Thế đàm phán thành công hay thất bại 2.1 Đàm phán thành công: 2.1.1 Thế đàm phán thành công 2.1.2 Các nguyên tắc dẫn đến thành công đàm phán: 2.1.3 Những điều cần tránh để đàm phán không thất bại: 12 2.2 Đàm phán không thành công: .13 2.2.1 Những lỗi thường gặp đàm phán: .13 2.2.2 Những nguyên nhân gây đàm phán không thành công: .14 Kết luận 16 3.1 Kỹ cần thiết để ĐP hiệu quả, thành công cho hai bên: .16 3.1.1 Trước đàm phán nên suy nghĩ trước 16 3.1.2 Nhận thức vấn đề cần đàm phán 17 3.1.3 Đối tượng đàm phán với bạn 17 3.1.4 Điều bạn thực mong muốn điều quan trọng với người khác? 17 3.1.5 Bạn làm khơng đạt điều đáng kể bạn? 17 3.1.6 Thái độ đàm phán .18 3.1.7 Kết thúc thương lượng 18 3.2 Một số ví dụ đàm phán 18 Phần Kết Luận Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao Phần Mở Đầu Đàm phán hoạt động gắn với quan hệ người với người mà hàng ngày tiến hành nhiều tiến hành cách trực giác không kịp có thời gian suy nghĩ đến Trong lĩnh vực quản lý đàm phán phận tách rời mang lại thành công hay thất bại cho bạn doanh nghiệp Mỗi người dễ dàng nhớ lại vơ vàn tình lĩnh vực nghề nghiệp hay sống riêng tư đối đầu với áp lực (cuộc chiến cân não) Trong tình đó, giữ lại người nỗi niềm cay đắng tự hứa khơng để rơi vào tình trạng Nhưng từ dần hình thành nên nhận thức mang tính sung đột với đàm phán cuối đưa đến cách đối sử dựa thiếu tin cậy bên Người ta dễ dàng hình dung tổn hại thái độ tương tự đàm phán gây Vậy tránh khơng để bị lơi vào lệch lạc không? Tránh cạm bẫy trực giác? làm thể để đàm phán thành công Win-Win? Kỹ cần thiết? Kẻ yếu, kẻ mạnh có ngồi vào bàn thương lượng khơng? Đối với người chúng ta, khả đem lại sống Dù muốn hay không, phút đời suốt đời người thèm muốn đạt nguyện vọng ước mong cách thích nghi với điều bó buộc hoàn cảnh xã hội vật chất chung quanh ta Nếu không đạt điều mong muốn, trật tự đặt phải cải tiến không ngừng lực, tinh thông để đàm phán, thỏa thuận với người khác để hài lòng không thương lượng Với hướng dẫn Tiến sĩ Hoàng Trọng Sao, Khoa Quản trị kinh doanh, Đại học Cơng nghiệp TPHCM Nhóm A&M nghiên cứu đề tài “ Đàm phán gì? Thế đàm phán thành công, đàm phán thất bại?” để hiểu rõ vấn đề đàm phán Tiểu luận mơn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hồng Trọng Sao Phần Nội Dung Cơ sở lý luận 1.1 Khái niệm đàm phán: Đàm phán hành vi q trình, bên tham gia tiến hành trao đổi, thảo luận điều kiện giải pháp để thỏa thuận thống vấn đề tình cho chúng gần với lợi ích mong muốn họ tốt Sự đạt thỏa thuận thành cơng bên tham gia Francois de Cailere, nhà đàm phán, thương thuyết tiếng Pháp từ năm 1716 khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải người mềm dẻo cỏ phải cứng rắn khối đá Người phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy phải người biết lắng nghe, lịch đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác Song đồng thời phải biết tranh luận, thuyết phục cách biết lộ, đưa thơng tin bí mật người khác Nhà đàm phán giỏi phải biết tự chế ngự để thơng tin bí mật người khác để tránh bị mắc vào chủ định, chí bẫy đối tác, tránh buột miệng nói lời chưa kịp nghĩ không bị chi phối định kiến chủ quan 1.2 Đặc điểm  Đàm phán không đơn q trình theo đuổi nhu cầu lợi ích riêng lẻ bên, mà q trình đơi bên cuối đạt thống thông qua việc khơng ngừng điều chỉnh nhu cầu  Đàm phán chọn lựa đơn giản hai khái niệm “hợp tác” hay “xung đột” mà thống hai mặt mâu thuẫn  Đàm phán khơng phải thỏa mãn lợi ích bên vô hạn chế, mà có giới hạn lợi ích định   Sự thành công hay thất bại đàm phán đánh giá dựa vào mục tiêu dự định bên mà phải dựa vào nhiều tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp, như: thự mục tiêu, tối ưu hóa chi phí, quan hệ bên,…Vì vậy, đàm phán vừa khoa học, vừa nghệ thuật Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao 1.3 Những nguyên tắc bản: Đàm phán hoạt động tự nguyện Một bên muốn thay đổi tình hình tin đạt Mục đích đàm phán thỏa thuận Khơng phải đàm phán kết thúc thỏa thuận Khơng đạt thỏa thuận có kết tốt Thời gian yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình kết đàm phán Không để đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn Kết mỹ mãn cải thiện tình hình hai bên Tiến trình bị ảnh hưởng người đàm phán bên   Các nguyên tắc T Harv Eker Tinh thần đàm phán: Hai bên thắng Đàm phán thành cơng hai bên có muốn nghĩ chiến thắng Trong đàm phán, hai bên thường thực muốn hai điều khác nhau, thời điểm khác nhau; thứ (như tiền chẳng hạn) mức độ dung hịa Hiểu sử dụng bí hỏi Hỏi vũ khí mạnh mẽ giao tiếp người Ai đặt câu hỏi, người nắm quyền kiểm sốt Nếu khơng hỏi, câu trả lời 100% khơng; hỏi, tăng thêm 50% hội chiến thắng Nên đặt câu hỏi / thay cho câu hỏi có / không Tạo thân thiện với đối tác Nguyên tắc dựa sở người thường sẵn sàng hợp tác, giúp đỡ người họ thích có thiện cảm tạo thân thiện cách tìm chia sẻ điểm chung (đồng hương, đồng sở thích, đồng quan điểm,…); đưa từ đầu phương án hợp tác thay tranh chấp; khơng phê phán đối tác đàm phán Luôn biết chuẩn bị đối tác muốn để đàm phán Cơ sở: Khi đàm phán, đối tác quan tâm đến họ muốn cố gắng đạt Do đó, cần ln biết đặt vào địa vị đối tác để suy nghĩ dự đoán Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao việc Nếu quan tâm đến muốn mà khơng quan tâm đến điều người khác muốn, khó tìm giải pháp bên muốn Henry Ford nói: Nếu người biết đặt vào vị trí người khác, dùng quan điểm họ để suy nghĩ giống dùng quan điểm mình, người khơng phải lo lắng tương lai Đừng tỏ thông minh đàm phán Cơ sở: Chiến lược dựa tâm lý người: Sẵn sàng giúp đỡ người Khi đàm phán, có thể, nên tỏ thơng minh tốt!  Câu nói cửa miệng chiến lược là: Help me, please, Làm ơn giúp tôi! 1.4 Các phương thức đàm phán kinh doanh 1.4.1 Đàm phán qua điện tín Hình thức lâu đời thư tín Đàm phán qua thư tín phương thức trao đổi thơng tin đối tác hình thức viết thư Qua nội dung thư bên thể nguyện vọng mong muốn lợi ích mà bên đạt Thực tế cho thấy phương thức đàm phán qua thư tín tạo nề nếp tết quan hệ bạn hàng, thường bước khởi đầu đàm phán nhằm trì mối quan hệ lâu dài Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán nhiều bạn hàng lại giảm chi phí đàm phán Các định đưa cân nhắc kỹ lưỡng có chuẩn bị trước tập thể Ngày nhiều người dùng hình thức điện tử để thay cho cách viết, gìn truyền thống Tuy tiến hành đàm phán thư tín cần phải ý đến vấn đề sau: thư cần phải ngắn gọn, lịch sự, nội dung thư cần phải tập trung vào vấn đề chính, lối hành văn đơn giản dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gây hiểu lầm cho đối tác Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng vấn đề, theo đuổi khách hàng mục tiêu thư liên tiếp nhằm thiết lập mối quan hệ lâu dài Bên cạnh ưu điểm việc đàm phán qua thư tín có hạn chế khó kiểm sốt ý đồ đối tác, việc trao đổi thư từ địi hỏi thời gian dài, dễ hội kinh doanh Đàm phán thư tín thường áp dụng cho hợp đồng đơn giản, có quy mơ vừa nhỏ Sự phát triển khoa học kỹ thuật điều kiện gặp gỡ trực tiếp khó khăn, nhà kinh doanh đàm phán qua telex, fax Các hình thức đàm phán tiện lợi, nhanh chóng Nó cho phép kèm theo thuyết minh, dẫn không lo thất lạc Đây xu hướng phát triển tương lai Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao 1.4.2 Đàm phán qua điện thoại, điện tử tin học Ngày nay, với phát triển không ngừng khoa học kỹ thuật thơng tin liên lạc phương thức đàm phán qua điện thoại ngày trở nên phổ biến ưu điểm bật phương thức tiết kiệm thời gian, cho phép ta nắm bắt hội kinh doanh nhanh chóng Tuy nhiên, đàm phán kinh doanh qua điện thoại khơng có làm chứng hợp pháp cho thoả thuận bên Do người ta thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùng telefax Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận chi tiết nhỏ hợp đồng, hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ Sự phát triển điện tử tin học làm cho trình đàm phán phong phú nội dung hình thức Điển hình đàm phán qua Intemet Sự đời lan truyền với tốc độ cao Intemet làm thay đổi mặt giới Đây phương tiện truyền tin, nhận tin giao dịch lý tưởng Đàm phán qua mạng Intemet cho phép đàm phán đa phương, song phương với đặc điểm thời gian trải rộng toàn cầu Qua mạng Intemet giúp bên hiểu rõ nhau, nắm nhu cầu Điểm hạn chế chi phí lớn, nhiều nhà kinh doanh đàm phán nhỏ thực 1.4.3 Đàm phán trực tiếp Đàm phán trực tiếp truyền thống gặp gỡ mặt đối mặt bên để thoả thuận điều khoản hợp đồng Trong trình đàm phán trực tiếp bên nắm bắt tâm lý phản ứng cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu qua bên tác động đến quan điểm mong muốn cách thức cụ thể để đến thống chung, tìm giải pháp dung hồ lợi ích bên Phương thức đàm phán trực tiếp địi hỏi chi phí cao cho hoạt động đón tiếp, lại ăn đối tác Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải nhiều lối thoát cho đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử kéo dài lâu mà chưa đạt kết Khi áp dụng phương thức địi hỏi nhà đàm phán phải có kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt giải tình Do phương thức phải chịu chi phí cao thời gian tiền bạc, phù hợp cho đàm phán ký kết hợp đồng lớn, phức tạp cần có thoả thuận chi tiết Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hồng Trọng Sao Cơng nghệ điện tử viễn thông phát triển đưa vào khái niệm truyền thống gặp gỡ trực tiếp nội dung hình thức Gặp gỡ trực tiếp truyền thống "phải bắt tận tay, nhìn thấy mặt nhau, đối diện Ngày nhìn thấy hành vi nhau, đối điện "bắt tay tay" Đó hình thức đàm phán qua cầu truyền hình trực tiếp Nhiều đấu thầu quốc tế lớn, đấu giá quốc tế thực qua cầu truyền hình, điện thoại vơ tuyến Phương thức rõ ràng bước nhảy vọt giao dịch, đàm phán giá thành, chi phí cho đàm phán cao Để đạt thành công đàm phán kinh doanh phương thức đàm phán cần sử dụng kết hợp bổ sung cho Khi mở đầu trình giao tiếp nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín, cần xác nhận chi tiết cách nhanh chóng kịp thời nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử muốn đạt kết nhanh chóng dứt điểm đàm phán kéo dài nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp Do đàm phán q trình có tính mục đích nên thực tế có nhiều cách thể để đàm phán Tập chung lại chia đàm phán theo hình thức thể hiện, gồm đàm phán văn bản, đàm phán gặp mặt đàm phán qua điện thoại Trong kinh doanh, hình thức đàm phán sử dụng phát huy hiệu rõ rệt doanh nhân biết sử dụng chúng nơi, lúc Thế đàm phán thành công hay thất bại 2.1 Đàm phán thành công: 2.1.1 Thế đàm phán thành công Khi đàm phán không đến kết quả, việc nhận sét kết thất bại thường đôi với việc người ta nhận gì? Và việc qua, tức giận dịu lại người ta bắt đầu suy nghĩ, tìm lối thốt, thỏa hiệp biện pháp để đạt tới Điều phần trình đàm phán Thất bại khơng có nghĩa tan vỡ, biện pháp đắn lúc tạm ngừng đàm phán người ta cảm thấy bế tắc, bị lạm dụng Cắt đứt đàm phán chối bỏ, việc không dễ chịu chút nào, để lại vết hằn khơng dễ xóa bỏ Thắng, chống lại hay tới câu hỏi đặt đàm phán Ai chẳng có cảm giác hài lòng sau “giành” khoản hạ giá đáng kể hay Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao dễ dàng phụ thêm thương lượng mua bán tài sản có giá trị (nhà, xe .) Nhưng đàm phán không lặp lại, dĩ nhiên có xu hướng ích kỷ, muốn dành nhiều phần lợi cho mà thiệt thêm cho người khác Đó trị chơi mà kết khơng, điều người thắng người khác thua thiệt có ngược lại: kẻ ngồi cười nụ, người khóc thầm Nhưng khơng nên quan tâm nhiều tới điều thường không quan tâm đến đối tác sau đàm phán Nhưng hồn tồn khác đàm phán diễn với người thân thiết họ hàng, cha mẹ, hay bè bạn sống riêng tư đàm phán sảy không ngừng sống nghề nghiệp với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp Chúng ta không phép khơng biết đến điều sảy với đối tác sau đàm phán kết thúc Nếu họ khơng hài lịng, chí hụt hẫng, hẳn họ không sẵn sàng đến với đàm phán sau cách cư sử họ bị ảnh hưởng họ lẩn tránh không chịu thương lượng với ta họ tìm cách ăn miếng trả miếng Những đàm phán thường xuyên nằm mối quan hệ mà muốn thiết lập Muốn củng cố, muốn làm cho tốt Trước hết dịp tạo giá trị cung cấp giải pháp cho vấn đề khó khăn, cách giải sung đột tạo hội để phát triển Tiếp tìm cách hai bên tiếp nhận để chia sẻ giá trị tạo cách khơng thiết phải cơng bình đẳng bên Vậy người ta thừa nhận người đàm phán với hôm người đàm phán sau đàm phán tốt, bên tham gia tự coi người thắng Cuối bên đàm phán phát biểu “Tất tiến” “Họ nghe chúng ta, họ thông cảm yêu cầu chúng ta”, “Họ người cứng rắn người mực”, “Khơng thể diện”, “Điều khuyến khích lần đàm phán sau” Đây cách đơn giản dùng để minh họa đàm phán tất hài lịng, hài lòng theo cách khác Hài lịng đánh giá mức độ phần lớn điều mong muốn đạt bên hài lòng đánh giá kết đàm phán cải thiện tình cảm họ ấp ủ hy vọng thu nhiều lợi đàm phán sau Tiểu luận mơn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hồng Trọng Sao Trên thực tế, cum từ win-win (các bên thắng) che dấu tình trạng khó sử (dilemne) cha tất bên tham gia đàm phán Chúng ta không ích kỷ (muốn có lợi người khác) biết người khác khơng q trình đàm phán chấm dứt, cần có lòng vị tha để tiếp tục chơi (sự trao đổi) Tài khéo léo người đàm phán phần chỗ biết cách làm chủ nghịch lý Người ta thấy rõ khó dẫn dắt q trình phải vượt qua vơ số trở ngại, tránh cạm bẫy, để đưa người đối thoại tiếp nhận đề nghị đưa cách khơng ích kỷ để đáp ứng nguyện vọng lợi ích họ Quá trình đàm phán nghệ thuật Người đàm phán phải làm thay đổi nhận thức người đối thoại với vấn đề mấu chốt nội dung đàm phán (các vấn đề được-thua) lợi ích tương ứng cách sử dụng nguồn lực kỹ thuật giao tiếp với nghệ thuật thuyết phục - Khi hai bên thắng? Những học kinh điển chủ yếu nêu ba tình + Khi bên đàm phán đến lợi ích chung chia sẻ thắng lợi cách đắn + Khi bên đàm phán đánh giá họ hài lòng giành điều quan trọng họ + Cuối bên đàm phán đánh giá điều giành thương lượng, dù khơng thỏa mãn hồn tồn nguyện vọng mình, lớn điều có khơng đàm phán Trong đàm phán tạm ngừng thất bại ln nhìn nhận tạm nghỉ, việc nối lại tránh mối quan hệ hai bên không bị tan vỡ 2.1.2 Các nguyên tắc dẫn đến thành công đàm phán: Ấn tượng ban đầu Không nên đối đầu với đối tác đàm phán yêu cầu đòi hỏi Trước hết phải tạo khơng khí tin cậy, dễ chịu vài câu nói mang tính cá nhân cử thái độ vui vẻ, dễ chịu Bạn ln nhớ khơng có bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu Sau bạn bắt đầu nói chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác Chú ý tới cử chỉ, thái độ động tác thể đàm phán Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở nhanh chóg tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán Ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác người đàm phán thể cách thể cách nóiChỉ đàm phán thuyết phục thành cơng tự người đàm phán khơng có ý thức cảm giác đóng kịch với đối tác Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán luôn bám sát theo đuổi mục tiêu suốt q trình đàm phán Người khơng biết rõ muốn thường đạt kết mà khơng mong muốn Vì vậy, trước vào đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối thành mục tiêu nhỏ mà phải trao đổi với đối tác đạt kết Nếu có nhiều mục tiêu cụ thể theo đuổi mục tiêu trình đàm phám kết cuối đàm phán chóng đạt Người đàm phán tốt phải biết rèn cho có khả lắng nghe đối tác nói Người ta nói người thắng người biết nghe Chỉ có thật quan tâm ý lắng nghe đối tác đàm phán với nói gì, muốn người có phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ họ Xem họ có biểu trạng thái hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội khơng Cũng đối tác đàm phán muốn lôi kéo, hút hướng khác tìm cách khai thác thêm thơng tin Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ cách khôn khéo, linh hoạt Đừng nói vấn đề quan điểm khác mà nên nói nghĩ muốn nhấn mạnh thêm điểm Ðừng nói thẳng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói cách nhìn nhận thử lật lại vấn đề lần xem Ðừng nói hàng hóa, dịch vụ rẻ rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn khơng tốt chất lượng Khi tranh cãi, đàm phán giá đừng nói: không đạt kết đàm phán nên chuyển hướng Trước tiếp tục đàm phán giá cả, nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình thức hàng hóa phương thức toán Nếu đối tác bị ấn tượng vấn đề giá khơng cần q gay cấn tiếp tục đàm phán Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay nói nhiều 10 Tiểu luận mơn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hồng Trọng Sao Người hỏi nhiều người có lợi thế, khơng thơng tin mà tâm lý, tính chủ động đàm phán Những câu hỏi hợp lý khéo léo chứng minh cho đối tác ln ln lắng nghe, quan tâm đến điều họ nói Chính thời gian lắng nghe bạn phân tích, tìm hiểu động cơ, ý muốn đối tác đàm phán Tùy trường hợp đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp Câu hỏi trực tiếp thường đặt bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách hai bên đàm phán có nhiều thơng tin trước thật bắt đầu đàm phán Các câu hỏi gián tiếp câu hỏi đón đầu, thường sử dụng giai đoạn sau đàm phán thương thuyết Khi cần làm rõ hay khẳng định điều gì, nên đặt câu hỏi cho đối tác cần trả lời có hay khơng Tất nhiên phải thận trọng đặt nhiều câu hỏi loại gây cho đối tác cảm giác bực mình, khó chịu Người đàm phán cần phải biết phép tới đâu, tự đàm phán tới giới hạn Ðâu điểm thấp mà chấp nhận Ðâu điểm khơng thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác Biết giới hạn đàm phán, tức biết thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán chuyển hướng, tìm phương án giải khác Khơng phải đàm phán thương thuyết thương mại dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại Người có khả đàm phán tốt phải người có đủ dũng cảm đốn khơng chịu ký kết hợp đồng kinh doanh gây bất lợi cho Ðể đàm phán thành công, không nên thực cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã không" Ðể thành cơng đàm phán kinh doanh, cần có ý thức, tư sẵn sàng thoả hiệp cần thiết Có "một quà nhỏ", nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác đem lại cho bạn hợp đồng kinh doanh béo bở Ðàm phán kinh doanh trình thường xuyên phải chấp nhận "cho nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận chờ đợi Ðừng nên để xuất cảm giác lộ liễu có người thắng người thua sau đàm phán kinh doanh, bạn cần tiếp tục kinh doanh với đối tác Kết đàm phán hai bên có lợi, trao đổi tự nguyện hai bên Vì vậy, đàm phán khơng ý cứng nhắc chiều quyền lợi, mục đích riêng bên mà phải ý đến nhu cầu bên 11 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao Ðể tránh cho hiểu lầm vơ tình hay hữu ý để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận điểm trao đổi, thống hai bên trước chuyển sang nội dung đàm phán Làm điều tức nhà đàm phán chủ động điều tiết buổi thương thuyết Những điểm chưa rõ giải nhắc lại Nếu khéo léo nhà thương thuyết đưa hướng giải cho điểm nội dung đàm phán Thực việc nhắc lại tóm tắt nội dung đàm phán giúp cho nhà thương thuyết luôn không xa rời mục tiêu đàm phán, q trình đàm phán trở nên có hệ thống, sở cho lần đàm phán 2.1.3 Những điều cần tránh để đàm phán khơng thất bại: Nói q nhỏ: Nếu nói q nhỏ đàm phán làm đối tác không tập trung dẫn đến hiểu lầm Vì cần phải nói đủ nghe rõ, ngắn gọn nên nói chậm lúc bình thường Như đối tác có thời gian để nghe, tiếp nhận hấp thụ thông tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt Khơng nhìn vào mắt đối tác đàm phán: gây cảm giác không thiện cảm, không tin tưởng, chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, nhìn vào mắt đối tác đàm phán, vừa thể tự tin, quan tâm vừa đem lại tin cậy cho đối tác Khơng có kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán khơng có kế hoạch cụ thể định trước không đem lại kết mong muốn Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán cần phải phân loại, xếp trước để tránh lẫn lộn đàm phán Không thông báo trước nội dung đàm phán thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác: Điều làm cho buổi đàm phán thương thuyết thất bại nhiều thất bại với lý đáng buồn nhầm nội dung đàm phán hay phía cơng ty đối tác cử nhầm người đàm phán khơng rõ nội dung đàm phán Ðể cho đối tác nhiều tự do, quyền chủ động đàm phán: Nếu đối tác nói q nhiều người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng câu hỏi hợp lý để quay nội dung 12 Tiểu luận mơn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hồng Trọng Sao đàm phán Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán mặt hàng hồn tồn khác Ðưa hết tất thơng tin, lý lẽ trình bày thuyết phục từ đầu buổi đàm phán: Như vậy, chẳng khác nhà đàm phán "bắn hết đạn" từ lúc đầu mà không hiệu Hãy sử dụng thông tin, lý lẽ thuyết phục cho nội dung hay thắc mắc tìm hiểu đối tác Nên nhớ đối tác cần có thời gian để tiếp nhận, "tiêu hố" thông tin trước bị thuyết phục để đến thống đàm phán Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác: Ðiều làm cho đối tác có lý khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ họ từ gây định kiến suốt trình đàm phán Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc đối tác kiên nhẫn trả lời tất lý lẽ thơng tin Khơng chuẩn bị trước giới hạn cần thiết đàm phán: Ðiều hạn chế nhiều phạm vi đàm phán khơng thể có linh hoạt nhân nhượng chừng mực Và thế, không gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết mà cần tạo định kiến báo trước thất bại cho lần đàm phán sau Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác: Người đàm phán giỏi khơng tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt người thể tinh thần học hỏi đàm phán Khơng nên có lời lẽ, cử mang tính áp đảo gây cảm tình, khó chịu cho đối tác 2.2 Đàm phán không thành công: Trong sống, hẳn khơng lần bạn phải tham gia thương thuyết vấn đề Nếu bạn khơng có kinh nghiệm, dễ dàng mắc phải sai lầm thường gặp Một số lỗi làm cho đàm phán đến thất bại là: Từ ý tưởng,chỉ tiêu cao, áp lực lớn, sai lầm bất cẩn…Tất điều khiến đàm phán quan trọng bạn đến thất bại Thậm chí đàm phán viên dày dặn kinh nghiệm làm hỏng thỏa thuận, lãng phí tiền bạc gây tổn hại mối quan hệ công việc 2.2.1 Những lỗi thường gặp đàm phán: 13 Tiểu luận mơn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hồng Trọng Sao Những lỗi thường gặp đẩy bạn rời xa mục đích thực Mục đích là: Khiến cho đối tác lựa chọn điều bạn muốn, lại với lý họ Đó là: Bỏ qua vấn đề đối phương Bạn giải vấn đề họ bạn, khơng xem xét thoả thuận từ góc nhìn đối phương Để giá làm ảnh hưởng đến lợi ích bên Chiến thuật đàm phán lấy giá làm trung tâm khiến hai bên không xác định lợi ích tiềm chung Để lợi ích chung bị chi phối vị trí Các vị trí khơng phù hợp che khuất lợi ích phù hợp Lợi ích bạn không thiết phải mát đối phương Tìm kiếm lợi ích chung cách cứng nhắc Trong lợi ích chung giúp ích cho q trình đàm phán lợi ích riêng lại mang lại cho bên giá trị tốt với chi phí tối thiểu Bỏ qua BATNA hai bên BATNA (best alternative to a negotiated agreement - lựa chọn tốt cho thỏa thuận đàm phán) chọn lựa khác của bạn thỏa thuận đàm phán khơng có khả thực hiện, chẳng hạn từ bỏ thỏa thuận tiếp cận khách hàng khác Sử dụng BATNA bạn đối tác mang đến triển vọng bất ngờ 2.2.2 Những nguyên nhân gây đàm phán không thành cơng: Cơng tác chuẩn bị cịn yếu Phần lớn doanh nghiệp Việt Nam thường bước vào đàm phán với tư bị động, thiếu chuẩn bị người thiếu thông tin đối tác Trong doanh nghiệp nước ngồi khơng thu thập thơng tin đối tác mà cịn tìm hiểu phong tục tập qn văn hóa, doanh nghiệp Việt Nam thường coi nhẹ vấn đề Nhiều doanh nghiệp đàm phán gõ cửa quan xúc tiến thương mại để nhờ dò hỏi thơng tin đối tác Trong để phân tích kỹ lưỡng thơng tin địi hỏi phải có khoảng thời gian định Chính vậy, thường khơng hiểu tâm lý hành vi cư xử đối tác 14 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hồng Trọng Sao Đó chưa kể việc lựa chọn người tham gia đàm phán chưa thực cách kỹ không thật xuất phát từ yêu cầu thực tế trình thương thuyết, mà cịn mang tính chiếu lệ, cho đầy đủ ban bệ Việc thay đổi trưởng nhóm thương thuyết cách bất ngờ, khơng có lý đáng gây tâm lý không thoải mái, nghi ngại cho phía đối tác nước ngồi suốt thời gian cịn lại trình đàm phán Người viết có dịp làm việc cho chủ tịch cơng ty nước ngồi ơng đến Việt Nam để đàm phán với ba đối tác Qua trị chuyện, ơng cho biết tìm hiểu kỹ phong tục, tập qn người Việt Nam thơng qua báo chí, cộng đồng người Việt Nam nước Đại sứ quán Việt Nam nước ông Nhờ chuẩn bị kỹ lưỡng, ơng tạo thiện cảm với phía đối tác Việt Nam Chưa trang bị đầy đủ kỹ đàm phán Một điểm yếu doanh nghiệp Việt Nam, đàm phán viên chưa trang bị đầy đủ kỹ đàm phán Họ thường thiếu linh hoạt việc tìm kiếm giải pháp thường tập trung vào vấn đề đàm phán mà quên phần quan trọng trình đàm phán tạo dựng bầu khơng khí mang tính hợp tác chia sẻ, cảm thông Do không chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp thường khơng có chiến lược đàm phán hiệu kịch tình dự phịng Trong đàm phán với ba đối tác Việt Nam, ông chủ tịch công ty nói chuẩn bị nhiều phương án tình khác cho đối tác Cách ông đặt vấn đề tiếp cận đối tác không giống Trong đó, đối tác Việt Nam hồn tồn khơng có kịch dự phịng Một công ty tham dự đàm phán với thái độ cứng nhắc điều kiện họ gần bất di bất dịch, với điểm quan trọng thỏa hiệp Họ ln có thái độ e ngại phía đối tác nước ngồi đưa yêu cầu Điều gây cho phía đối tác nước ngồi ấn tượng khơng tốt tính chuyên nghiệp khả thích ứng kinh doanh Trong ấy, doanh nghiệp khác dễ dàng chấp nhận điều kiện ông đưa sau mặc lấy lệ Sau buổi đàm phán, ông chủ tịch cho biết kết đạt vượt xa dự kiến ơng, ơng nghĩ phải nhiều thời gian để “kì kèo mặc cả” điều kiện 15 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao Phân tán lợi ích cá nhân Trong vài đàm phán khác, thành viên phía đối tác Việt Nam thường bị phân tán lợi ích cá nhân chuyến khảo sát, phần trăm hoa hồng hợp đồng vị trí liên doanh Chính lợi ích cá nhân mà nhà đàm phán đặt bút ký vào hợp đồng với điều khoản có lợi cho phía đối tác nước ngồi Thường tình hay xảy với doanh nghiệp nhà nước doanh nghiệp tư nhân hay cổ phần Với triển vọng gia nhập Tổ chức Thương mại giới tương lai gần, doanh nghiệp Việt Nam có nhiều hội mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh quốc tế Tuy nhiên, để tận dụng hội, doanh nghiệp cần phải nâng cao lực, có việc nâng cao hiệu đàm phán kinh doanh Cần có thái độ nhìn nhận nghiêm túc tầm quan trọng đàm phán, phải xem đàm phán mắt xích quan trọng hoạt động kinh doanh, cần chuẩn bị tốt nhân lực thu thập thông tin cần thiết phục vụ cho đàm phán Trong trình đàm phán phải tranh thủ để tạo dựng mối quan hệ tốt với đối tác, phải linh hoạt có kịch tình dự phòng Nên đề mục tiêu cần đạt theo thứ tự ưu tiên để cần thiết có bước nhân nhượng hợp lý mà không bị rơi vào bị động Công tác chuẩn bị tốt với mục tiêu xác định rõ ràng giúp doanh nghiệp giảm thiểu tình trạng tiêu cực phát sinh q trình đàm phán Một đàm phán coi thành công hai phía cảm thấy nhiều mất, hai bên tạo dựng thông cảm, tin tưởng lẫn tâm hợp tác lợi ích chung Hai dạng sai lầm dễ gây lỗi: Đóng lệch vai: Q đề cao cách nhìn nhận lý giải thơng tin theo kiểu cá nhân Một ngun đơn tin có 70% hội chiến thắng trường hợp mình, người bào chữa lại cho số 50% Vậy kết gì? Tình hình khơng hứa hẹn có giải phù hợp Những suy nghĩ định kiến: Hết lời ca ngợi bên ln miệng nói xấu “đối tác” Những nhận định chủ quan kiểu dẫn đến hậu không 16 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao hay.Hãy sửa đổi sai lầm việc xem xét vấn đề từ lợi ích đối phương Kết luận 3.1 Những kỹ cần thiết để đàm phán hiệu quả, thành công cho hai bên: 3.1.1 Trước đàm phán nên suy nghĩ trước Trước tiên quan trọng cần biết điều mong muốn gì, đàm điều quan trọng Đồng thời phải tìm hiểu rõ đối tượng đàm phán ai, người nào? Cần đưa yếu tố động chế phù hợp dễ thuyết phục người đối thoại Khi người ta lựa chọn giải pháp giải pháp chứng tỏ tốt người ta cảm thấy thắng giải pháp khơng thể hoàn toàn thỏa mãn tất nguyện vọng 3.1.2 Nhận thức vấn đề cần đàm phán Mỗi bên có nhận thức khác vấn đề Và trước hết phải tìm xem phía đối tác đàm phán xem xét vấn đề nào, họ nhận thức tình đâu khả đưa đến kết đàm phán Và biết bước vào đàm phán hay thương lượng phải có nhân nhượng, chiếu cố lẫn Đây yếu tố góp phần lớn việc thiết lập quan hệ bên bước vào đàm phán 3.1.3 Đối tượng đàm phán với bạn Biết rõ người đàm phán với việc làm trước bắt đầu công việc Lao vào đàm phán mà biết người đàm phán với gây nên thất vọng, đặc biệt đối tượng có nên văn hóa khác Người đàm phán phải làm chủ cảm súc người đối thoại với Mục tiêu xác lập tảng quan hệ nhiều mặt, đóng trước biểu dè dặt, lấp lửng người đối thoại, vơ hiệu hóa thái đội nghịch thường che giấu kỹ Biết lắng nghe độ lượng giúp bạn có điều 3.1.4 Điều bạn thực mong muốn điều quan trọng với người khác? Có nhiều trường hợp người ta vào đàm phán thường che giấu mong muốn nhu cầu thực cách vơ tình hay hữu ý Thậm chí bên đề cao kiên để dương cao chắn tạo nên mối tương quan lực lượng đàm 17 Tiểu luận mơn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hồng Trọng Sao phán tùy thuộc vào lời lẽ cay độc lực hăm dọa người đối thoại Ở bên đặt cho ngưỡng tới hạn vấn đề hay vùng thỏa thuận chấp nhận Mà phía bên đáp ứng chấp nhận 3.1.5 Bạn làm không đạt điều đáng kể bạn? Khơng biết phải làm đàm phán khơng thành cơng nguy hiểm, người ta có nguy phải miễn cưỡng nhận điều kiện thỏa mãn, khơng có lựa chọn khác không dự liệu giải pháp lùi Trong đàm phán thấy trước kết bước lùi hay tệ phương án đưa để thương lương (gọi BATNA = best alternative to negotiated agreement = phương án tối ưu đem trao đổi) người ta khơng nên thương lượng làm 3.1.6 Thái độ đàm phán Trong đàm phán, cách đối sử mỗi người khác, chúng tùy thuộc vào kiểu sống tính cách người Không tránh lệch lạc lĩnh vực quan hệ cá nhân với tạo nên tình sung đột Trong lúc thái độ điềm tĩnh làm chủ mối quan hệ thiết lập điều quan trọng để có định Cái có thơng qua rèn luyện đàm phán mà có 3.1.7 Kết thúc thương lượng Sau q trình thương thảo nhân nhượng lẫn Và có đàm phán người ta cố gắng đáp ứng nhu cầu chủ yếu đối phương cách để dành nhân nhượng hay thỏa ước theo yêu cầu chủ yếu Và đàm phán đến bước ký kết, cam kết thỏa thuận đạt Trường hợp không thỏa thuận chủ yếu hai phía khơng thỏa mãn mục tiêu tin phía đối tác cố gắng Vai trò người đàm phán đạt mục tiêu đề Dù mục tiêu có đạt phần người đối thoại với Cần kiềm chế tính hăng gây gỗ người đối thoại nhằm vào cá nhân bạn Mà nguyên nhân gây tính hăng vụng từ phía thân bạn thể qua câu nói, hay nguyên nhân khác mà bạn chưa biết Và căng thẳng tồn diễn giai dẳng cách tốt nên tránh chỗ khác, tạm hoãn đến thời điểm dịu bớt để tiếp tục 18 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao Điểm cuối cần nhắc lại đàm phán bền vững phát triển đàm phán mà có nhân nhượng bên, đạt đa số nhu cầu chủ yếu bên Đó đàm phán thành cơng 3.2 Một số ví dụ đàm phán Nghệ thuật thương thuyết: Biết người, biết ta câu chuyện thằng Bờm (Nguồn:  TBKTSG) Đọc lại thơ dân gian “Thằng Bờm” luận bàn nghệ thuật thương thuyết Tôi dẫn đoàn thương thuyết, dự thương thuyết hào hứng hồi kỹ sư trẻ tuổi 40 năm làm việc rong ruổi khắp năm châu, tơi đúc kết cho học: thương thuyết thành công mỹ mãn đôi bên có nhà lãnh đạo sắc sảo áp dụng chiến thuật đơn giản, ngồi vào bàn đàm phán với lịng chân thật biết rõ “phe mình” muốn gì, “phe trước mặt” muốn Cả hai bên hiểu lý ngồi lại với nhau, dù “đi guốc bụng nhau” giúp đạt đến mục đích tối hậu Tất nhiên, tơi khơng phủ nhận thương trường có đàm phán thành cơng nhờ mánh khóe, chiến thuật lắt léo, nghĩ đằng nói nẻo… Nhưng kinh nghiệm cho thấy đàm phán tinh thần dối trá thường kéo dài vơ ích, hai bên khó đường dài Tơi thường nói chuyện thằng Bờm để tô điểm thêm cho nghệ thuật thương thuyết Tơi dạy khơng chán thằng Bờm, dạy thấy phải học nhiều nơi thằng bé chất phác văn học dân gian Trước bàn tiếp nghệ thuật thương thuyết, đọc lại câu thơ quen thuộc: Thằng Bờm có quạt mo Phú ơng xin đổi ba bị chín trâu Bờm Bờm chẳng lấy trâu Phú ông xin đổi xâu cá mè Bờm Bờm chẳng lấy mè Phú ông xin đổi bè gỗ lim Bờm Bờm chẳng lấy lim Phú ông xin đổi chim đồi mồi 19 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao Bờm Bờm chẳng lấy mồi Phú ông xin đổi nắm xôi Bờm cười Chỉ vỏn vẹn 10 câu thơ, lại có nhiều điều làm cho ta ngẫm nghĩ Câu đặt vấn đề cách tuyệt vời! Thằng Bờm có quạt mo, có vật để thương thuyết! Bạn cho đơn giản ư? Không đâu Thằng Bờm tượng trưng cho phe, biết có Suốt đời đàm phán, nhiều lần chứng kiến cảnh phe bên ngồi vào bàn đàm phán khơng biết đích xác họ cần bàn gì! Đơi tơi ngồi trước mặt đồn gồm năm, sáu ngành, có vật thương thuyết khác ý nghĩ họ, muốn giá khác nhau, công nghệ khác nhau, thời biểu giao hàng riêng biệt Vậy thử hỏi người bán hàng trước mặt đàm phán: bán gì, bán cho ai? Rồi đàm phán tạm gọi xong, đến trả tiền phải gọi đến tài chính, lúc ngã ngửa khơng có tiền, phải tài trợ kiểu kiểu được! Trong câu thơ đầu tiên, “quạt” tượng trưng cho vật trao đổi, rõ ràng “Mo” tượng trưng cho cơng nghệ đích xác mua! Đến câu: “Phú ơng xin đổi…” lại cịn tuyệt vời hơn! Các bạn không mường tượng quyền phú ông Vậy mà ông không địi, khơng muốn, khơng bắt, khơng trịch thượng dùng quyền thế, mà lại xin đổi Phải coi cử có tính cách nể nang Khi bạn thương thuyết với ai, bạn nhớ phải kính trọng đối phương, khơng thất bại Ơi học q giá! Tôi nhớ lần thương thuyết quốc gia có văn hóa khơng cao, người ngồi trước mặt thường cho cảm tưởng họ muốn dùng quyền thế, súng ống, hối lộ bừa bãi để sớm đạt kết Phú ông tinh vi lắm, muốn đánh đổi Việc đổi nguyên tắc thương thuyết: không bên cướp bên cả, khơng có bên dại bạn Thằng Bờm tất người, không dại đâu! Vậy không lấn áp, làm cách để tới kết quả? Phú ơng sắc sảo bắt đầu rà sốt, tiếng Anh gọi “scan” Ơng hỏi Bờm có thích trâu bò súc vật đồng áng, cá mè lương thực, gỗ lim vật tượng trưng cho xây cất, chim đồi mồi tượng trưng cho tác phẩm nghệ thuật Nhưng Bờm chẳng kém! Khi nghe thấy “3 bị trâu”, Bờm khơng phản ứng, chẳng đòi bò 12 trâu! 20 ... thể để đàm phán Tập chung lại chia đàm phán theo hình thức thể hiện, gồm đàm phán văn bản, đàm phán gặp mặt đàm phán qua điện thoại Trong kinh doanh, hình thức đàm phán sử dụng phát huy hiệu rõ... Đàm phán gì? Thế đàm phán thành công, đàm phán thất bại?” để hiểu rõ vấn đề đàm phán Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao Phần Nội Dung Cơ sở lý luận 1.1 Khái niệm đàm phán: ... lai gần, doanh nghiệp Việt Nam có nhiều hội mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh quốc tế Tuy nhiên, để tận dụng hội, doanh nghiệp cần phải nâng cao lực, có việc nâng cao hiệu đàm phán kinh doanh Cần