19Số 42 tháng 6/2021 Nguyễn Đức Ca 1 Đặt vấn đề ISO là tiêu chuẩn được công nhận toàn cầu dành cho Hệ thống quản lí chất lượng (QLCL) Hệ thống này cung cấp cho các trường học bằng khuôn khổ và bộ nguy[.]
Nguyễn Đức Ca Hệ thống quản lí chất lượng đào tạo theo ISO vấn đề cần quan tâm sau chứng nhận Nguyễn Đức Ca Email: cand@vnies.edu.vn Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam 101 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội, Việt Nam TÓM TẮT: Trên sở phân tích quan hệ người sử dụng lao động người cung cấp (cơ sở đào tạo) cho thấy, tiêu chuẩn ISO quy tụ kinh nghiệm quốc tế lĩnh vực quản lí đảm bảo chất lượng đào tạo Đây phương tiện hiệu giúp nhà trường tự xây dựng áp dụng hệ thống đảm bảo chất lượng sở mình, đồng thời phương tiện mà bên sử dụng lao động vào để tiến hành: Kiểm tra ổn định đào tạo chất lượng sản phẩm đào tạo trước kí hợp đồng ISO đưa chuẩn mực cho hệ thống chất lượng áp dụng lĩnh vực giáo dục-đào tạo ISO hướng dẫn tổ chức sở đào tạo xây dựng Hệ thống quản lí thích hợp văn hóa yếu tố Hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn chọn Bài viết đề cập đến Hệ thống quản lí chất lượng đào tạo theo ISO vấn đề cần quan tâm sau chứng nhận TỪ KHĨA: Quản lí chất lượng đào tạo; tiêu chuẩn ISO; chứng nhận Nhận 10/9/2020 Đặt vấn đề ISO tiêu chuẩn cơng nhận tồn cầu dành cho Hệ thống quản lí chất lượng (QLCL) Hệ thống cung cấp cho trường học khuôn khổ nguyên tắc để đảm bảo “phương pháp ý thức chung” cho việc quản lí hoạt động nhà trường đạt thỏa mãn khách hành cách quán ISO quy tụ kinh nghiệm quốc tế lĩnh vực quản lí đảm bảo chất lượng đào tạo Đây phương tiện hiệu giúp nhà trường tự xây dựng áp dụng Hệ thống đảm bảo chất lượng sở mình, đồng thời phương tiện mà bên sử dụng lao động vào để tiến hành: Kiểm tra ổn định đào tạo chất lượng sản phẩm đào tạo trước kí hợp đồng ISO đưa chuẩn mực cho Hệ thống chất lượng áp dụng lĩnh vực giáo dục, đào tạo ISO hướng dẫn Tổ chức sở đào tạo xây dựng Hệ thống quản lí thích hợp văn hóa yếu tố Hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn chọn Việc xây dựng áp dụng Hệ thống QLCL theo ISO sở đào tạo mang ý nghĩa quan trọng việc hướng tới mục tiêu, sách chất lượng, cơng cụ lãnh đạo việc điều hành, kiểm soát hoạt động đơn vị, đồng thời giúp cho cán bộ, giáo viên, nhân viên biết rõ trách nhiệm, quyền hạn, trình tự cơng việc, cải tiến chất lượng công việc, thực công việc theo quy định thống nhất, giảm thiểu sai sót, chồng chéo, rủi ro, qua nhằm khơng ngừng nâng cao chất lượng đào tạo [1] Nhận chỉnh sửa 02/11/2020 Duyệt đăng 15/6/2021 Nội dung nghiên cứu 2.1 Tiêu chuẩn ISO Tiêu chuẩn ISO quy tắc chuẩn hóa quốc tế để giúp cho tổ chức hoạt động phát triển bền vững, tạo lực nâng cao giá trị tổ chức lĩnh vực dịch vụ đào tạo Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO, chất lượng sản phẩm đào tạo đáp ứng yêu cầu chất lượng thị trường lao động Tùy vào ngành nghề, lĩnh vực mà có tiêu chuẩn ISO đặc thù riêng Tiêu chuẩn ISO triển khai tổ chức đào tạo bao gồm tất khâu trình đào tạo tổ chức nhân Nhiệm vụ của ISO nhằm tạo việc trao đổi sản phẩm đào tạo, dịch vụ đào tạo nước quốc tế ISO với tiêu chuẩn hóa thống quốc tế giúp cho trình trao đổi thuận lợi Đồng thời, tổ chức áp dụng tiêu chuẩn ISO giá trị tổ chức trước cộng đồng quốc tế tăng cao Do vậy, với ISO thúc đẩy hoàn thiện tổ chức, tạo tiềm lực mở rộng [1] 2.2 Triết lí ISO Những triết lí mà ISO đưa Hệ thống QLCL phù hợp với đòi hỏi sở đào tạo Thể điểm sau: - Hiệu chất lượng vấn đề chung toàn tổ chức Chỉ tạo sản phẩm, dịch vụ có chất lượng, có tính cạnh tranh cao mà hệ thống tổ chức tốt, phối hợp để cải tiến hoàn thiện lề lối làm việc - Phải làm đúng, làm tốt từ ban đầu Số 42 tháng 6/2021 19 NGHIÊN CỨU LÍ LUẬN - Nêu cao vai trị phịng ngừa hoạt động tổ chức Việc tìm hiểu, phân tích nguyên nhân ảnh hưởng tới kết hoạt động hệ thống biện pháp phòng ngừa tiến hành thường xuyên với công cụ kiểm tra hữu hiệu - Thỏa mãn tối đa nhu cầu người sử dụng lao động qua đào tạo, xã hội mục đích Hệ thống đảm bảo chất lượng - Đề cao vai trò dịch vụ theo nghĩa rộng, tức quan tâm đến phần mềm sản phẩm, đến dịch vụ Việc xây dựng Hệ thống phục vụ phần quan trọng chiến lược sản phẩm đào tạo, chiến lược cạnh tranh sở đào tạo Thơng qua đó, uy tín sở đào tạo ngày lớn đương nhiên chất lượng đào tạo tăng - Trách nhiệm kết hoạt động tổ chức thuộc người Phân định rõ trách nhiệm người tổ chức, công việc thực hiệu - Quan tâm đến chi phí để thoả mãn nhu cầu, cụ thể giá thành sản phẩm đào tạo Phải tìm cách giảm “chi phí ẩn” đào tạo, tổn thất q trình hoạt động khơng phù hợp, khơng chất lượng gây ra, khơng phí đầu vào - Điều bật xuyên suốt tiêu chuẩn ISO vấn đề liên quan đến người Nếu không tạo điều kiện để tất người nhận thức vai trò tầm quan trọng chất lượng đào tạo có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi họ không tạo cho họ có điều kiện phát huy khả Hệ thống chất lượng khơng đạt kết mong đợi [1] 2.3 Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 Bộ tiêu chuẩn ISO ban hành vào năm 1987, sau thời gian áp dụng, Ban kĩ thuật TC - 176 nghiên cứu nhận xét góp ý nước q trình áp dụng, tiến hành xem xét, bổ sung ban hành lần năm 1994 ISO 9001:2015 - phiên nhất, tiêu chuẩn Hệ thống QLCL Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế phát triển ban hành vào ngày 24 tháng năm 2015 Tiêu chuẩn có tên đầy đủ ISO 9001:2015 - Hệ thống QLCL - Các yêu cầu ISO 9001 đưa yêu cầu sử dụng khuôn khổ cho Hệ thống QLCL Tiêu chuẩn sử dụng cho việc đánh giá chứng nhận phù hợp với Hệ thống QLCL tổ chức Chứng ISO 9001 chứng cấp cho tổ chức tổ chức đạt tiêu chuẩn hệ QLCL ISO đưa cho sản phẩm tổ chức Các phiên ISO 9001: ISO 9001:1987 Quality systems - Model for quality assurance in design/development, production, 20 TẠP CHÍ KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM installation and servicing (QLCL - Mơ hình đảm bảo chất lượng thiết kế/triển khai-phát triển, sản xuất (đào tạo), lắp đặt dịch vụ kĩ thuật, dịch vụ đào tạo) ISO 9001:1994 Quality systems - Model for quality assurance in design, development, production, installation and servicing (Tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:1996 QLCL - Mơ hình đảm bảo chất lượng thiết kế, triển khai, sản xuất (đào tạo), lắp đặt dịch vụ) ISO 9001:2000 Quality management systems Requirements (Tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2000 QLCL - Các yêu cầu) ISO 9001:2008 Quality management systems Requirements (Tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2008 QLCL - Các yêu cầu) ISO 9001:2015 Quality managemeint systems Requirements (Tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2015 QLCL - Các yêu cầu) Đây phiên thay phiên ISO 9001:2008 hết hạn vào tháng 9/2018 Khi tổ chức đạt được giấy chứng nhận ISO 9001, tổ chức có lực cạnh tranh quốc tế chất lượng sản phẩm đào tạo Tổ chức có hội hợp tác với tổ chức lớn chương trình mang tầm cỡ quốc gia Đặc biệt chương trình đào tạo liên ngành [1], [2] 2.4 Nội dung ISO 9001:2015 Hệ thống QLCL theo ISO 9001:2015 trình bày hình vẽ (Hình: Quy trình ISO-thực dựa bước chính), minh họa tổng qt mơ hình QLCL theo ISO 9001:2015 với phương pháp tiếp cận q trình Trong đó, khách hàng đóng vai trị quan trọng việc xác định yêu cầu đầu vào theo dõi thoả mãn khách hàng cần thiết để đánh giá xác nhận yêu cầu khách hàng có đáp ứng hay khơng Quy trình ISO thực dựa bước lặp lại sau: Bước 1: Đặt mục tiêu chất lượng Bước 2: Xây dựng kế hoạch thực Bước 3: Thông báo nội tổ chức Bước 4: Chuẩn bị tài liệu Bước 5: Thực kế hoạch Bước 6: Tổng kết đánh giá Bước 7: Đề mục tiêu chất lượng cao (tiếp quy trình lặp) Các bước quy trình ISO vậy, nội dung chi tiết bước quy trình quy định trong ISO 9001:2015 - Hướng dẫn (Phần Hướng dẫn) TCVN ISO 9001:2015 tiếng Việt hướng dẫn tương đương quốc tế ISO 9001:2015 Hệ thống QLCL theo ISO 9001:2015, yêu cầu Nguyễn Đức Ca xếp mục lớn: Mục 5: Sự lãnh đạo Mục 6: Hoạch định chất lượng Mục 7, 8: Hỗ trợ tác nghiệp Mục 9: Đánh giá thực Mục 10: Cải tiến chất lượng Phương pháp tiếp cận trình, coi hoạt động tiếp nhận đầu vào chuyển hoá chúng thành sản phẩm đầu trình Một tổ chức thường phải quản lí nhiều q trình có liên hệ mật thiết với đầu trình trở thành đầu vào trình (Ví dụ: Đầu q trình đào tạo năm thứ đầu vào trình đào tạo năm thứ hai…) Phương pháp tiếp cận trình việc xác định quản lí cách có hệ thống trình thực tổ chức tương tác chúng với (xem Hình 1) [2] Hình 1: Quy trình ISO - thực dựa bước [2] 2.5 Các lợi ích áp dụng ISO 9001:2015 sở đào tạo 2.5.1 Đối với bên ngồi - Thơng qua việc triển khai áp dụng có hiệu Hệ thống QLCL theo ISO vào sở đào tạo nâng cao hình ảnh, uy tín nhà trường xã hội nói chung, nhà tuyển dụng (khách hàng) nói riêng - Thông qua hoạt động đánh giá, cải tiến chất lượng đáp ứng ngày tốt yêu cầu khách hàng [2], [3] 2.5.2 Đối với nội - Giúp đánh giá kết thực cơng việc phịng, khoa thơng qua mục tiêu cụ thể, đo lường - Giảm thiểu việc lãnh đạo tham gia nhiều vào công việc mang tính vụ, giúp cán viên chức hiểu thực đúng, đủ trách nhiệm quyền hạn - Kiểm sốt q trình cách có hiệu quả, giúp nâng cao chất lượng dạy học - Tạo phong cách làm việc khoa học, tư hệ thống - Thiết lập mối quan hệ hợp tác, cạnh tranh lành mạnh đơn vị [2], [4] 2.5.3 Đối với học sinh, sinh viên - Được cung cấp dịch vụ phục vụ học tập tối ưu điều kiện nhà trường - Các yêu cầu đáng giải nhanh chóng theo quy trình cụ thể (Quy trình giải yêu cầu học sinh, sinh viên) - Các quyền lợi học sinh, sinh viên tôn trọng Nhà trường ln lắng nghe xem xét mức độ hài lịng học sinh, sinh viên để có cải tiến phù hợp [2], [3] 2.6 Các bước triển khai Hệ thống quản lí chất lượng theo ISO 9001:2015 sở đào tạo Triển khai Hệ thống QLCL theo ISO 9001:2015 sở đào tạo tuân thủ bước sau đây: Bước 1: Phân tích tình hình hoạch định phương án - Lãnh đạo nhà trường phải xác định rõ vai trò chất lượng cam kết triển khai thực Hệ thống QLCL cho tổ chức - Thành lập ban đạo triển khai thực Hệ thống QLCL - Phổ biến, nâng cao nhận thức ISO 9001:2015 tiến hành đào tạo cho thành viên ban đạo - Quyết định phạm vi áp dụng hệ thống - Khảo sát Hệ thống QLCL có; thu thập chủ trương, sách có chất lượng thủ tục hành - Lập kế hoạch triển khai thực Hệ thống QLCL theo ISO 9001:2015 phân công trách nhiệm Bước 2: Triển khai Hệ thống QLCL - Đào tạo cho cấp ISO 9001:2015 cách thiết lập văn - Viết sách mục tiêu chất lượng dựa yêu cầu ISO 9001:2015 mục tiêu hoạt động tổ chức - Viết thủ tục dẫn công việc theo ISO 9001:2015 - Viết sổ tay chất lượng - Công bố sách chất lượng định tổ chức việc thực yếu tố Hệ thống QLCL Có thể áp dụng thí điểm sau mở rộng - Thử nghiệm hệ thống thời gian định Bước 3: Hoàn chỉnh - Tổ chức đánh giá nội để khẳng định phù hợp hiệu lực Hệ thống QLCL - Đề xuất thực biện pháp khắc phục sai sót Số 42 tháng 6/2021 21 NGHIÊN CỨU LÍ LUẬN - Mời tổ chức bên đến đánh giá - Đề xuất thực biện pháp khắc phục sai sót để hồn chỉnh Hệ thống QLCL Bước 4: Xin chứng nhận Hoàn chỉnh hồ sơ xin chứng nhận ISO 9001:2015 từ tổ chức Cấp chứng nhận ISO Để cấp chứng nhận ISO sở đào tạo (tổ chức) cần phải liên hệ với bên thứ ba - thành viên tổ chức ISO tổ chức ISO cấp phép hoạt động nước Khi muốn cấp chứng chỉ, tổ chức cần phải xem quy trình đào tạo, sản phẩm đào tạo, dịch vụ đào tạo có đáp ứng tiêu chuẩn ISO hay khơng? Sau đó, liên hệ với tổ chức cấp phép ISO nước để tổ chức kiểm tốn thẩm định Đạt u cầu cấp phép, q trình thẩm định, chi phí tùy thuộc vào mơ hình tổ chức Quy trình cấp chứng nhận ISO phải tuân thủ qua bước: 1/ Đăng kí chứng nhận ISO; 2/ Xem xét hợp đồng lập kế hoạch đánh giá; 3/ Đánh giá tài liệu; 4/ Đánh giá trường; 5/ Thẩm xét hồ sơ; 6/ Cấp giấy chứng nhận hiệu lực ba năm; 7/ Đánh giá giám sát định kì; 8/ Đánh giá chứng nhận lại) [1], [2] 2.7 Những vấn đề cần quan tâm sau chứng nhận Những khó khăn, thách thức sau chứng nhận ISO thấy là: Ở giai đoạn trì cải tiến hệ thống quản lí (HTQL), lực cải tiến HTQL (và đóng góp vào hiệu hoạt động tổ chức) phụ thuộc vào vận dụng cách có hiệu lực cơng cụ cải tiến mặc định tiêu chuẩn (bao gồm: hoạch định mục tiêu, theo dõi & đo lường, đánh giá xem xét, hành động khắc phục phòng ngừa…) Tuy nhiên, nhiều trường hợp, công cụ cho mục đích cải tiến thực cách hình thức khơng có đóng góp đáng kể vào cải tiến liên tục HTQL đối tượng mục tiêu HTQL Thực trạng kết số nguyên nhân sau: 1/ Sự thất bại “chuyển giao phát triển lực” nhân chủ chốt HTQL thực dự án Trong trường hợp này, đối tác tư vấn/ hướng dẫn rút tổ chức khơng có lực cần thiết để trì, cải tiến; 2/ Khơng trì hoạt động quản lí (hoạch định, kiểm tra - giám sát, điều chỉnh), mà trình triển khai dự án, đối tác tư vấn/hướng dẫn có vai trị hạt nhân thúc đẩy hoạt động Có thực tế là, phần lớn HTQL thiết lập tập trung vào tiêu chuẩn hóa hoạt động tác nghiệp (do nhân viên thực hiện) mà chưa lưu ý thích hợp đến việc tiêu chuẩn hóa hoạt động quản lí (do người quản lí thực hiện); 3/ Sau nhận chứng chỉ, cam kết quan tâm lãnh đạo tổ chức dành cho HTQL không trì thời gian xây dựng áp dụng đánh giá chứng nhận; 22 TẠP CHÍ KHOA HỌC GIÁO DỤC VIỆT NAM 4/ Năng lực cải tiến hiệu HTQL giảm thời gian Bên cạnh đó, nghiên cứu rằng, công cụ cải tiến áp dụng có hiệu lực lực cải tiến HTQL nói chung có xu hướng giảm theo thời gian (tùy trường hợp mà thời gian đến năm) Khi đó, tổ chức phải áp dụng bổ sung cơng cụ cải tiến (về công nghệ, công nghệ thông tin, quản lí…) để trì lực cải tiến liên tục HTQL [2] Để đảm bảo trì cải tiến, cần thực tốt vấn đề sau: 1/ Tổ chức tốt đánh giá nội để phát bất cập vấn đề cần cải tiến hệ thống; 2/ Các lỗi phát qua đánh giá nội bộ, cần thực theo ngun lí khắc phục-phịng ngừa nhằm hạn chế ngăn ngừa lỗi tiếp tục xảy (Khi có tuyển dụng bố trí công việc cần ý đào tạo, hướng dẫn thực quy định hệ thống); 3/ Hệ thống văn cần điều chỉnh, cải tiến cách kịp thời (Nếu sau năm mà không thấy có yêu cầu điều chỉnh, cải tiến tài liệu cần xem xét tài liệu không thực nghiêm túc không thực cần thiết); 4/ Xem xét năm lãnh đạo hiệu lực hệ thống, cần xác định rõ mức độ hiệu lực hệ thống công việc cần thực để cải tiến hệ thống; 5/ Nên bổ sung hoạt động định kì hệ thống, đánh giá nội bộ, đánh giá từ bên tổ chức chứng nhận, họp xem xét lãnh đạo… vào kế hoạch chung tổ chức để không quên thực yêu cầu [2] Kết luận Nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo thông qua việc xây dựng, thực áp dụng một hệ thống QLCL theo ISO, yêu cầu cần thiết, nhằm thay đổi cách thức quản lí tiếp cận phương pháp quản lí khoa học, giúp nhà quản lí tổ chức hoạt động, sáng tạo, đạt hiệu công việc cao nhà trường Các hoạt động nhà trường thể thành quy trình/thủ tục rõ ràng quán Ví dụ: Xem xét yêu cầu liên quan đến trình đào tạo; triển khai hoạt động đào tạo; đổi phương pháp giảng dạy; thực đề tài nghiên cứu khoa học; tuyển chọn đánh giá giảng viên; kiểm soát đề cương giảng, chất lượng giáo trình giảng dạy; mời giảng viên thỉnh giảng, xét chọn giảng viên giỏi… Bên cạnh đó, quy trình cịn thu thập ý kiến phản hồi, giải khiếu nại người học… giúp nhà trường có hội để cải tiến thường xuyên, nâng cao chất lượng đào tạo Ngồi ra, việc quản lí theo quy trình cịn giúp cán bộ, giáo viên nhà trường thực công việc “làm đúng, làm tốt từ đầu”, hạn chế tối đa sai sót nâng cao hiệu hoạt động hệ thống QLCL theo ISO Nguyễn Đức Ca tiêu chất lượng giáo dục - đào tạo, mục tiêu năm lượng hóa, có kế hoạch thực cụ thể Dựa vào mà nhà trường đánh giá kết thực cơng việc, quản lí theo mục tiêu đề Đồng thời, trách nhiệm quyền hạn chức danh máy nhà trường xác định rõ ràng tránh chồng chéo, đảm bảo thông tin nội thông suốt [1], [5] Ngày nay, bước QLCL đào tạo không cho phép “dị dẫm” mà khơng tính đến “hiệu quả” Hệ thống QLCL áp dụng phải có tính chiến lược phù hợp có tính khả thi cao Các nhà trường cần chứng minh khả đáp ứng đầy đủ yêu cầu để xây dựng, thực áp dụng một hệ thống QLCL với hiệu cao vào sở đào tạo Tài liệu tham khảo [1] Nguyễn Quang Toản, (1999), ISO & TQM - Thiết lập Hệ thống quản lí hướng vào chất lượng, NXB Thống kê, Thành phố Hồ Chí Minh [2] https://antoanlaodong.edu.vn/lua-chon-to-chuc-chungnhan-iso.html, (2019) [3] Vũ Ngọc Hải, (2003), Các mơ hình quản lí nhà nước giáo dục, Tạp chí Phát triển Giáo dục, số 6(54), Hà Nội [4] Phạm Sỹ Tiến, (1999), Xây dựng Hệ thống đảm bảo chất lượng - Một giải pháp để phát triển đào tạo sau đại học, Tạp chí Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội [5] Vũ Ngọc Hải - Trần Khánh Đức nhiều tác giả, (2004), Hệ thống giáo dục đại năm đầu kỉ XXI, NXB Giáo dục, Hà Nội THE TRAINING QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ON ISO STANDARDS AND ISSUES TO CONSIDER AFTER CERTIFICATION Nguyen Duc Ca Email: cand@gmail.com The Vietnam National Institute of Educational Sciences 101 Tran Hung Dao, Hoan Kiem, Hanoi, Vietnam ABSTRACT: An analysis of the relationships between employers and suppliers (training facilities) shows that the set of ISO standards brings together international experience in the field of management and training quality assurance This is an effective means to help schools build and apply their own quality assurance system and at the same time, it is also the means on which employers can use to check the stability of training and the quality of training products before signing a contract The ISO sets standards for a quality system that can be applied in education and training Based on the ISO standards, the organizations as well as training institutions develop an appropriate management system and textualization for the quality system elements according to the selected set of standards This article examines the quality management system according to ISO and the issues to consider after certification KEYWORDS: Training quality management; ISO standards; certification Số 42 tháng 6/2021 23 ... kì; 8/ Đánh giá chứng nhận lại) [1], [2] 2.7 Những vấn đề cần quan tâm sau chứng nhận Những khó khăn, thách thức sau chứng nhận ISO thấy là: Ở giai đoạn trì cải tiến hệ thống quản lí (HTQL), lực... [2], [3] 2.6 Các bước triển khai Hệ thống quản lí chất lượng theo ISO 9001:2015 sở đào tạo Triển khai Hệ thống QLCL theo ISO 9001:2015 sở đào tạo tuân thủ bước sau đây: Bước 1: Phân tích tình... Xin chứng nhận Hoàn chỉnh hồ sơ xin chứng nhận ISO 9001:2015 từ tổ chức Cấp chứng nhận ISO Để cấp chứng nhận ISO sở đào tạo (tổ chức) cần phải liên hệ với bên thứ ba - thành viên tổ chức ISO