Hoàn thiện kế tóan thanh toán với khách hàng tại công ty cổ phần vqc

Chuyên đề tốt nghiệp tốt nghiệp t nghiệp p GVHD: ThS Trần Quang Chungn Quang Chung LỜI MỞ ĐẦU Với kinh tế thời kỳ suy thoái khủng hoảng bất ổn doanh nghiệp cơng tác kế tốn tốn quan trọng doanh nghiệp, việc tốn với khách hàng, nhà cung cấp nhằm để có chữ tín với đối tác Ngồi việc tốn giúp doanh nghiệp thực nghĩa vụ nhà nước Sau thấy tầm quan trọng kế tốn tốn phân cơng cơng tác Ban Giám Đốc cơng ty q trình thực tập em chọn đề tài: "Hồn thiện kế tóan tốn với khách hàng cơng ty cổ phần VQC" để làm chuyên đề báo cáo thực tập dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn, thực tập Báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm phần: Chương I : Đặc Điểm Và Tổ Chức Quản Lý Thanh Tốn Với Khách Hàng Tại Cơng Ty Cổ Phần VQC Chương II : Thực Trạng Kế Toán Thanh TốnVới Khách Hàng Tại Cơng Ty VQC Chương III : Hồn thiện kế tốn tốn với khách hàng công ty cổ phần VQC Do thời gian thực tập có hạn số liệu thực tế chưa nhiều, đặc biệt kinh nghiệm phân tích đánh giá em chưa sâu sắc Vì báo cáo khơng thể tránh khỏi sai lầm thiếu sót, kính mong q thầy giáo nhà trường góp ý sửa chữa để báo cáo em hoàn thiện Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo Công ty Cổ Phần VQC tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian thực tập công ty Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cán nhân viên Ban Lãnh Đạo Công ty Cổ Phần VQC nói chung đặc biệt anh chị phịng kế tốn cơng ty nhiệt tình giúp đỡ mặt thực tiễn cung cấp cho em tài liệu quan trọng làm sở nghiên cứu chuyên đề giúp em hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, đặc biệt thầy giáo Th.s Trần Quang Chung tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo chuyên đề Chuyên đề tốt nghiệp tốt nghiệp t nghiệp p GVHD: ThS Trần Quang Chungn Quang Chung CHƯƠNG I : ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỐ PHẦN VQC 1.1 Đặc Điểm Khách Hàng Của Công Ty Cổ Phần VQC Khách hàng công ty chủ yếu nằm lãnh thổ Việt Nam Đặc điểm nội bật khách hàng công ty doanh nghiệp, đại lý, nhà phân phối … thuộc lĩnh vực cung cấp phân phối thực phẩm chức năng, tất khách hàng khách hàng hợp tác lâu năm VQC thúc đẩy đưa sản phẩm tốt nhất, hoàn hảo đến tay người tiêu dùng, đảm bảo cung cấp sản phẩm, chất lượng sức khỏe khách hàng Với tiêu chí “ Tận tâm sức khỏe” Cơng ty nhiều khách hàng tin dùng ủng hộ Để đảm bảo quyền lợi bảo mật thông tin, tránh xâm nhập đối thủ cạnh tranh tránh tách nhân gây ảnh hưởng đến khách hàng Công ty đảm bảo bảo mật tuyệt đối thơng tin khách hàng Việc bảo mật hình thành nên cấu phân chia, phân loại khách hàng khoa học thuận tiện cho mục tiêu : đảm bảo thông tin cung cấp nhanh chóng có nhu cầu sử dụng Dựa vào đặc điểm vùng miền, đồng thời tính đặc trưng sản phẩm kinh doanh- sản phẩm thực phẩm chức khách hàng cơng ty phân loại sau : a/ Danh mục khách hàng : - Khách hàng tiêu dùng + Đại lý cấp : Tổ chức, đại lý độc quyền tỉnh thành, chịu trách nhiệm phân phối đến tổ chức, đại lý, nhân có cầu phân phối bịa bàn tỉnh Đảm báo cung cấp đầy đủ hàng hóa sách khách hàng Điều cho thấy, đại lý cấp coi khách hàng trung gian hưởng chế đội ưu đại trực tiếp công ty + Đại lý cấp : Tổ chức phân phối hàng hóa, chịu quản lý từ đại lý cấp Chuyên đề tốt nghiệp tốt nghiệp t nghiệp p GVHD: ThS Trần Quang Chungn Quang Chung tổ chức tiếp xúc trực tiếp đến khách hàng dùng sản phẩm công ty + Khách hàng mua hàng trực tiếp kênh bán hàng online: Khách hàng có nhu cầu – đảm bảo bán hàng theo giá niêm yết - Khách hàng sản xuất Là tổ chức có cầu thuê gia công sản phẩm dựa công nghệ chế biến sản phẩm công ty Dựa công thức thành phần trọng lượng sản phẩm theo yêu cầu khách hàng, Công ty tiến hành thực sản xuất, gia cơng sản phẩm tính giá trị sau hồn thành b/ Mã hóa khách hàng : Nhằm đảm bảo tính bảo mật thơng tin khách hàng, việc cung cấp liệu cần thiết, thuận tiện cho việc theo dõi khách hàng công việc sử dụng thông tin phận phòng ban, tất khách hàng mã hóa cụ thể theo trình tự logic định sẵn Cụ thể sau : Công ty tiến hành sử dụng phương pháp mã hóa khách hàng, theo nguyên tắc sau: + Là khách hàng sản xuất : SX – tỉnh thành – tên khách hàng Ví dụ : Công Ty Cổ Phần Dược Phẩm Tất Thành – trụ sở Hà Nội – Thuê VQC sản xuất sản phẩm , mã quy định: SXHNTT + Là khách hàng tiêu dùng : TD – tỉnh thành – cấp – tên khách hàng Ví dụ : Cơng Ty TNHH Việt An – trụ sở Hải Dương – đại lý cấp VQC, mã quy định : TDHD1VA Quầy thuốc thực phẩm tức Thanh Hoa – trụ sở Hải dương – đại lý cấp 2, mã quy định: TDHD2TH + Là khách hàng lẻ, mua hàng trực tiếp công ty, mã quy định: TDKL Do công ty tiến hành vận dụng phần mềm quản lý liệu tồn thơng tin liệu cập nhật vào hệ thống phần mềm quản lý thực phòng kinh doanh, lý phẩn trực tiếp tiếp nhận thông tin ban đầu có tính định việc ký kết hợp đồng Phòng kinh doanh phải tuân thủ nguyên tắc cập nhật nhanh chống thông tin vào hệ thống đảm bảo mã hóa khách hàng sử dụng thống tất phòng ban Việc thay đổi mã, tạo mã thông báo kịp thời tới tất nhân viên sử dụng Chuyên đề tốt nghiệp tốt nghiệp t nghiệp p GVHD: ThS Trần Quang Chungn Quang Chung 1.2 Đặc Điểm Thanh Tốn Với Khách Hàng Của Cơng Ty Cổ Phần VQC 1.2.1 Hình thức tốn: Cơng ty sử dụng hình thức tốn tốn dùng tiền mặt tốn khơng dùng tiền mặt hình thức tốn khơng dùng tiền mặt sử dụng phổ biến a/ Phương thức toán dùng tiền mặt: Đây phương thức tốn thơng qua chi trả trực tiếp tiền mặt Phương thức thích hợp với nghiệp vụ có quy mơ nhỏ Thanh toán tiền mặt bao gồm: + Thanh toán tiền VNĐ + Thanh toán ngoại tệ Hình thức tốn thực tế phù hợp loại hình giao dịch với số lượng nhỏ đơn giản, với khoản mua có giá trị lớn việc toán trở nên phức tạp an tồn Thơng thường hình thức áp dụng tốn với cơng nhân viên, với nhà cung cấp nhỏ, lẻ… b/ Phương thức tốn khơng dùng tiền mặt: Đây phương pháp tốn thơng qua trung gian ngân hàng tổ chức tài trung gian khác Phương thức khắc phục yếu điểm việc toán dùng tiền mặt Đối với giao dịch nội địa phương thức có nhiều hình thức như: toán bù trừ, toán ủy nhiệm chi (thu),thanh toán séc…Đối với giao dịch toán với đối tác nước ngồi Cơng ty sử dụng hình thức tốn thư tíndụng Đây hình thức tốn thực cách tính chuyển tài khoản toán bù trừ qua đơn vị trung gian ngân hàng Các hình thức cụ thể bao gồm: + Thanh toán Séc: Séc chứng từ toán chủ tài khoản lập mẫu in sẵn đặc biệt ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản trả cho đơn vị hưởng có tên séc Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm việc sử dụng séc Séc phát hành tài khoản ngân hàng có số dư Chuyên đề tốt nghiệp tốt nghiệp t nghiệp p GVHD: ThS Trần Quang Chungn Quang Chung Séc tốn gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi ,séc tiền mặt séc định mức Séc chuyển khoản : Dùng để toán mua bán hàng hoá đơn vị địa phương Séc có tác dụng để tốn chuyển khoản khơng có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành có giá trị thời hạn quy định Séc định mức : Là loại séc chuyển khoản ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền định séc Sổ séc định mức dùng để tốn địa phương khác địa phương Khi phát hành, đơn vị phát hành phạm vi ngân hàng đảm bảo chi Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức lại vào mặt sau tờ séc Đơn vị bán nhận séc phải kiểm tra hạn mức lại séc Séc chuyển tiền cầm tay : Là loại séc chuyển khoản cầm tay, ngân hàng đảm bảo toán Séc bảo chi : Là séc chuyển khoản ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi tờ séc Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng để đóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc Séc dùng để toán chủ yếu đơn vị mua bán vật tư, hàng hóa… địa phương chưa tín nhiệm lẫn + Thanh toán uỷ nhiệm thu Uỷ nhiệm thu hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ số tiền từ khách hàng đối tượng khác + Thanh toán uỷ nhiệm chi Uỷ nhiệm chi giấy uỷ nhiệm chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ chuyển số tiền định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước ,và số toán khác… + Thanh toán bù trừ Áp dụng điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua bán hàng hoá cung ứng dịch vụ lẫn Theo hình thức tốn này, định kỳ hai bên phải đối chiếu số tiền toán số tiền phải toán với bù trừ lẫn Các bên tham gia toán cần trả số chênh lệch sau bù trừ Việc toán hai bên phải sở thoả thuận lập thành văn để làm Chuyên đề tốt nghiệp tốt nghiệp t nghiệp p GVHD: ThS Trần Quang Chungn Quang Chung ghi sổ theo dõi + Thanh toán thư tín dụng - L/C Theo hình thức mua hàng, bên mua phải lập khoản tín dụng ngân hàng để đảm bảo khả toán tiền hàng cho bên bán Khi giao hàng xong ngân hàng bên mua phải chuyển số tiền phải tốn cho ngân hàng bên bán hình thức áp dụng cho đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn Trong thực tế, hình thức đƣợc sử dụng toán nội địa lại phát huy tác dụng sử dụng phổ biến toán Quốc tế, với đồng tiền toán chủ yếu ngoại tệ + Thanh toán thẻ tín dụng Hình thức sử dụng chủ yếu cho khoản toán nhỏ 1.2.2 Tổ Chức Quản Lý Thanh Tốn Với Khách Hàng Của Cơng Ty Cổ Phần VQC a/ Chức năng, nhiệm vụ cá nhân, phận liên quan đến toán khách hàng: Khâu toán khách hàng coi yếu tố định tồn công ty Phản ánh chân thực hoạt động kinh doanh cơng ty Việc phát sinh nghiệp vụ tốn từ phía khách hàng diễn thường xuyên, chức nhiệm vụ cá nhân phận liên quan quan trọng Chính việc tổ chức quản lý cần minh bạch, rõ ràng, mang tính chất xác nhanh gọn Các phận liên quan phát sinh nghiệp vụ toán khách hàng - Thủ kho - Kế toán toán -bán hàng - Thủ quỹ - Kế toán trưởng - Ban giám đốc - Ban kiểm soát Cụ thể chức nhiệm vụ cá nhân sau : Kế toán toán bán hàng: Tiến hành tập hợp chứng từ cần thiết để phát lệnh xuất đơn hàng, yêu cầu chứng từ sau : Hợp đồng kinh tế công ty Chuyên đề tốt nghiệp tốt nghiệp t nghiệp p GVHD: ThS Trần Quang Chungn Quang Chung khách hàng, yêu cầu đặt hàng có, tiến hành xuất hóa đơn giá trị gia tăng, đảm bảo xuất số lượng giá trị yêu cầu khách hàng, chuyển liên cho khách hàng, liên lưu cuống, liên chuyển xuống phận kho để hoàn tất thủ tục xuất hàng Sau phận kho hoàn tất thủ tục giao nhận hàng hóa, tiến hành tập hợp đầy đủ chứng từ, đề nghị tốn phía khách hàng Thủ kho : Nhận liên Kế toán bán hàng, tiến hàng xuất hàng theo số lượng hóa đơn, đảm bảo tính xác Tiến hành vận chuyển hàng hóa có yêu cầu Phiếu xuất kho lập làm liên: liên lưu cuống, liên chuyển cho khách hàng, liên chuyển lên cho phịng kế tốn Thủ quỹ: Tiến hành nhận tiền toán khách hàng, chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, tính giá ngoại tệ Yêu cầu: đảm bảo số phát sinh nợ có sác sổ sách thực tế Nếu có chênh lệch thủ quỹ kế toán phải tiến hành soát để xác định nguyên nhân kiến nghị biện pháp giải Kế toán trưởng : theo dõi tổng quan nghiệp vụ phát sinh, kế toán toán bán hàng thường xuyên theo dõi sổ chi tiết bán hàng, số lượng hàng hóa, hóa đơn giá trị gia tăng, cân đối phát sinh, quản lý chi tiết công nợ từ nghiệp vụ với kế tốn cơng nợ nhằm soát khả toán khách hàng, phát đưa hướng xử lý khoản cơng nợ khó địi, cơng nợ q hạn… báo cáo chi tiết lên Ban giám đốc khó khăn Ban giám đốc: quản lý trung hoạt động toán, thu chi Dựa báo cáo tình hình để đưa hướng xử lý kịp thời Đồng thời cân đối doanh thu, lợi nhuận , chi phí từ hoạt động kinh doanh, đánh giá đưa chiến lược kinh doanh, thúc đẩy doanh số Ban kiểm soát : Hoặt động ban kiểm soát tiến hành có sai phạm phân hệ kế toán Ban kiểm soát tiến hàng soát kiểm tra sắc xuất thông tin, chứng từ để phát sai phạm, bất cập quản lý báo cáo BGĐ đề xuất phương hướng xử lý b/ Yêu cầu quản lý nghiệp vụ toán khoản phải thu Chuyên đề tốt nghiệp tốt nghiệp t nghiệp p GVHD: ThS Trần Quang Chungn Quang Chung Nợ phải thu hạch toán chi tiết theo đối tượng phải thu, theo nội dung phải thu ghi chép theo lần tốn Đối tượng phải thu khách hàng có quan hệ toán với doanh nghiệp sản phẩm, hàng hố, nhận cung cấp dịch vụ, … Khơng phản ánh nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dich vụ thu tiền (tiền mặt, séc, thu qua ngân hàng) Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại khoản nợ : nợ hạn, nợ khó địi nợ khơng có khả thu hồi để có xác định số trích lập dự phịng phải thu khó địi có biện pháp xử lý khoản nợ phải thu khơng địi c/ Ngun tắc hạch tốn Để theo dõi xác, kịp thời nghiệp vụ toán, kế toán cần quán triệt nguyên tắc sau : Đối với khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi nguyên tệ tài khoản chi tiết quy đổi theo đồng tiền Việt Nam Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế Đối với khoản nợ phải trả, phải thu vàng, bạc, đá quí, cần chi tiết theo tiêu giá trị vật Cuối kì điều chỉnh số dư theo giá thực tế Không bù trừ công nợ nhà cung cấp, khách hàng mà phải sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế tốn cuối kì Theo dõi chi tiết khoản nợ phải thu theo đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc toán kịp thời Đối với đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn định kỳ cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu khoản nợ phát sinh, số tốn số cịn phải tốn, có xác nhận văn CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN Chuyên đề tốt nghiệp tốt nghiệp t nghiệp p GVHD: ThS Trần Quang Chungn Quang Chung VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VQC 2.1 Chứng từ sử dụng Cơng ty hạch tốn chi tiết nghiệp vụ toán với khách hàng hàng ngày có nghiệp vụ phát sinh Từ chứng từ có liên quan, phần mềm kế tốn tự động lên sổ sách báo cáo thích hợp Cơng ty mở sổ chi tiết cho khách hàng, khách hàng không thường xuyên khách hàng lẻ công ty mở chung sổ Số liệu sổ chi tiết độc lập, không bù trừ khoản trả trước khoản chưa trả khách hàng khác Chỉ bù trừ công nợ khách hàng Hiện công ty sử dụng hình thức tốn, chứng từ sử dụng hình thức cụ thể sau : a/ Hình thức hành toán tiền mặt: Trường hợp 1: Bán hàng cho khách hàng lẻ Do đặc thù bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng số lượng , giá trị tương đối thấp nên công ty không tiến hành sử dụng hợp đồng mua bán, mở tài khoản chi tiết theo dõi đối tượng khách hàng Các hóa đơn sử dụng là: - Hóa đơn bán lẻ - Phiếu xuất kho - Phiếu thu Trường hợp 2: Bán hàng cho đại lý - Hợp đồng mua bán - Hóa đơn GTGT theo mẫu Tài Chính - Phiếu xuất kho - Phiếu Thu b/ Hình thức tốn khơng tiền mặt: - Hợp đồng mua bán - Hóa đơn GTGT theo mẫu Tài Chính - Phiếu xuất kho - Giấy báo có ( phương thức trung gian : séc, biên đối bù trừ cơng nợ…) Dù áp dụng hình thức hình thức phải đảm bảo chứng từ sau : Chuyên đề tốt nghiệp tốt nghiệp t nghiệp p GVHD: ThS Trần Quang Chungn Quang Chung Hợp đồng mua bán hàng : hợp đồng ký kết công ty với khách hàng Trong hợp đồng quy định cụ thể quyền nghĩa vụ bên Hợp đồng quy định rõ mặt hàng, số lượng , chất lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp hình thức thời hạn tốn điều khoản có liên quan Trường hợp khách hàng mua hợp đồng với giá trị nhỏ, hợp đồng bán không lập, công ty dựa vào chứng từ yêu cầu mua hàng khách hàng để thực cung cấp hàng hóa 10