Word nâng cao phần 2 ppt

11 Based On: Chọn Style từ danh sách thả xuống ñể ràng buộc Style bạn ñang tạo ra với Style khác. Ví dụ, bằng cách chọn Style Default Paragraph Font, bạn yêu cầu Word luôn luôn hiển thị văn bản theo Default Paragraph Font dù Font ñó là gì. Nếu bạn thay ñổi Style mặc ñịnh thì các Style dựa trên ñó sẽ thay ñổi theo Style ñó. Style bạn ñang khởi tạo sẽ thừa hưởng các ñịng dạng từ Style ñược chọn từ danh sách thả xuống Based On. Chú ý: Khi bạn chọn Style từ danh sách thả xuống Based On, hoặc chọn Style như Normal hoặc Default Paragraph Font, hoặc là chọn không có Style. Nếu bạn chọn Style phức tạp từ danh sách thả xuống và sau này bạn thay ñổi Style ñó, các thay ñổi phức tạp sẽ ñược Style thừa hưởng . ðiều ñó có thể gây ra các hậu qủa xấu. Nhưng bằng cách liên kết Style hoặc không dùng Style, bạn có thể yên tâm là các thay ñổi ñối với Style nền sẽ không có các tác ñộng với Style bạn ñang tạo. Style For Following Paragraph: Nếu muốn, bạn có thể chọn một Style nào ñó từ danh sách thả xuống, khi Style bạn ñang tạo luôn luôn có một Style hiện theo sau. Add To Template: Nhấp kiểm này, nếu bạn muốn bổ sung Style bạn ñã tạo vào Template cơ sở ñể tạo lập tài liệu. Các Style mới chỉ có hiệu lực ñược tạo lập, trừ khi hộp kiểm này ñược ñánh dấu. Nhấp hộp này ñể lưu Style bạn vừa tạo vào tài liệu và Template hiện hành. Khi người dùng tạo ra tập tin với Template này người ñó có thể rút Style bạn tạo ra nếu hộp này ñược ñánh dấu kiểm. Automatically Update: Thông thường , khi thay ñổi ñịnh dạng ñối với một ñoạn văn, Style ñược gán với ñoạn văn ñó sẽ không thay ñổi. ðánh dấu kiểm vào hộp này là yêu cầu Word tái xác ñịnh Style ñó mỗi khi ñịnh dạng lại ñoạn văn ñã gán Style này. Khi hộp này ñược ñánh dấu kiểm, tất cả các ñoạn văn ñược gán Style nói trên trong tài liệu ñược tái ñịnh dạng một cách tự ñộng mỗi khi bạn ñịnh dạng lại một ñoạn văn riêng lẻ ñã ñược gán Style trên. Tip: Nếu bạn thích nó ra các lệnh bằng cách nhấn phím, kể cá các lệnh về Style, hãy nhấp vào nút Shortcut Key. Hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện. Vuihoc24h.vn 12 - Nhấp nút Format. Bạn sẽ thấy Menu gồm các mục chọn ñịnh dạng (Bảng l liệt kê các lệnh tương ñương với các tùy chọn này) - Chọn tùy ý ñể mở một hộp thoại và ñưa ra các lệnh ñịnh dạng. Ví dụ, chọn Paragraph ñể mở hộp thoại Paragraph. - Trong hộp thoại ñó, chọn các tùy chọn ñịnh dạng cho Style mới, sau ñó nhấp OK. - Lặp lại các bước từ 1 ñến 9 nhiều lần theo yêu cầu ñể tạo lập Style. 5. Sao chép Styles tới tài liệu khác. ðể sao chép Style từ một tài liệu vào tài liệu khác, bạn chỉ cần sao chép ñoạn văn ñã gán Style ñó từ tài liệu ñầu ñến tài liệu thứ hai. Bạn sao chép toàn bộ ñoạn văn (kể cả ký hiệu ñoạn văn ở cuối ñoạn văn ñó), Style ở tài liệu ñầu sẽ ñược ñưa vào tài liệu thứ hai một cách an toàn và ñược áp dụng ở ñó. Sau khi bạn sao chép ñoạn văn trên, hãy xóa văn bản ñó. Mặc dù văn bản ñã ñược xóa, Style ñược gán vẫn ở lại trọng tài liệu và hiện diện trong danh sách Style thả xuống. Chú ý: ðể sao chép Style, tên Style ñó phải khác với tất cả các tên Style ñã có ở tài liệu tiếp nhận. Bạn có thể ñổi tên Style ñược sao chép Lý do khiến bạn phải sao chép toàn bộ ñoạn văn (bằng cách nhấp ñúp trái) là vì các ñịnh dạng của Word - kể cả các Style- cho mỗi ñoạn văn ñều ñược lưu giữ trong ký hiệu ñoạn văn (Paragraph Symbol) ở cuối ñoạn văn ñó. Bạn có thể thấy ký hiệu này bằng cách nhấp Show/Hide. Bằng cách sao chép toàn bộ ñoạn văn, bạn cũng sao chép ký hiệu ñoạn văn. Ghi chú: Bạn cũng có thể dùng Organizer ñể sao chép các Style từ tài liệu này ñến tài liệu khác. Bạn nên xem phần “kết hợp các Style cho Template” ở phần cuối chương này. Kỹ thuật kết hợp các Style cho Template tương tự các kỹ thuật sao chép Style giữa các tài liệu Vuihoc24h.vn 13 BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN KÍCH THƯỚC LỚN HƠN. I. TÀI LIỆU CHỦ MASTER DOCUMENT 1. Tài liệu chủ và tài liệu con Các tài liệu chính ñể hệ thống hóa word có một ñặc tính ñược gọi là tài liệu chính, dùng ñể làm việc trên các dán BOOK-LENGTH. Nếu bạn ñang viết một cuốn sách dày 500 trang, sẽ rất khó khăn khi ñặt tất cả 500 trang vào một tài liệu duy nhất. Bạn hãy thử tưởng tượng một ñoạn văn hoặc tiêu ñề nào ñó trong tác phẩm dài như vậy. Thay gộp 500 trang cùng một lúc, bạn có thể tạo tài liệu chính, tập hợp gồm các tài liệu phụ ñược tổ chức thành một tổng thể. Sau khi tác phầm ñó ñược tổ chức thành các tài liệu phụ, là mở tài liệu phụ, bắt ñầu làm việc với tài liệu ñó. Các thay ñổi ñược thực hiện ñối với các tài liệu phụ này ñược ghi ñầy ñủ vào tài liệu chính. Và khi bạn làm việc trong tài liệu chính, các thay ñổi ñã thực hiện ñó cũng ñược ghi vào tài liệu phụ. Mọi ñiều làm ñược trong màn hình Outline, ñều có thể ñược làm ñối với tài liệu chính, nhưng bạn có thể thực hiện ñiều ñó cùng một lúc với nhiều tài liệu phụ. Nói cách khác, bạn có thể xem tác phẩm ñó có ñược hệ thống hoá tốt hay không, có thể di chuyển các tiêu ñề và văn bản từ tài liệu này ñến tài liệu phụ khác nếu cần. Vì vậy các tài liệu chính, bên cạnh việc giúp bạn làm việc dễ dàng hơn trên các tài liệu dài, còn cho phép bạn sử dụng mọi ưu ñiểm của màn hình Outline. Chú ý: Hiểu phương pháp làm việc trong màn hình Outline là ñiều quan trọng khi bạn làm việc với các tài liệu chính. Bạn không nên tạo ra một tài liệu chính trừ khi bạn biết sử dụng và vận hành tất cả các nút trên thanh công cụ Outlining. 2. Tạo tài liệu chủ ñể làm việc riêng lẻ Một tài liệu chủ ñể làm việc riêng lẻ bao gồm nhiều tài liệu trong nhiều hồ sơ, ta có thể kết hợp các tài liệu ñó bằng cách làm theo các bước sau: - Tạo hồ sơ cho tài liệu chính. - Tạo tài liệu mới. Vuihoc24h.vn 14 - Lưu tài liệu này vào hồ sơ bạn mới tạo lập. Bạn tạo ra một tài liệu chính. - Chọn View/Outline. Thanh công cụ Master Document xuất hiện - Nhấp nút Insert Subdocument. Bạn sẽ thấy hộp thoại lnsert Subdocument - Tìm và nhấp tập tin ñầu bên mà bạn muốn trở thành một phần của tài liệu chính, sau ñó nhấp Open. - Nhấp nút l hoặc 2 trên thanh công cụ Master Document. ðể làm việc dễ dàng hơn trong màn hình Master Document, bạn chỉ nên cho xuất hiện một hoặc hai tiêu ñề. - ðến cuối tài liệu chính và lặp lại các bước 5 và 6 nhiều lần tùy theo yêu cầu ñể chèn tất cả các tài liệu phụ. Các tài liệu hiện hữu vẫn giữ các tên gốc của chúng, khi ñược chèn vào tài liệu chính. 3. Tạo tài liệu chủ ñể làm việc chung một nhóm Bạn hãy làm theo các bước sau, ñể tạo tài liệu chủ ñể làm việc chung một nhóm: - Tạo hồ sơ cho tài liệu chính. - Tạo tài liệu mới. - Lưu tài liệu này vào hồ sơ bạn ñã tạo ra ở bước 1. - Chọn View/Outline thanh công cụ Master Document xuất hiện cùng với thanh công cụ Outlining. - Nhập các tiêu ñề vào tài liệu nêu trên. Nói cách khác, bạn xây dựng ñề cương cho tác phẩm của mình. Khi nhập các tiêu ñề, bạn hãy gán cho mỗi tiêu ñề một Style tiêu ñề. Trong các bước 6 và 7, bạn sẽ chia ñề cương thành các tài liệu mẫu, vì vậy, phải gắn Style Heading 1 cho tiêu ñề thứ nhất trong từng tài liệu phụ. - Chọn các tiêu ñề cho tài liệu phụ thứ nhất. ðể thực hiện ñiều ñó bạn hãy nhấp dấu cộng (+) bên cạnh tiêu ñề ñã ñược gán cho Style Heading 1. - Nhấp nút Create Subdocument trên thanh công cụ Master Document. Như trên hình 4, hộp màu xám xuất hiện xung quanh các tài liệu phụ. Trong khi ñó, một biểu tượng tài liệu phụ xuất hiện ở góc trên bên trái hộp ñó. - Chọn loạt tiêu ñề tiếp theo và nhấp lại nút Create Subdocument. Vuihoc24h.vn 15 Tip tc cụng vic ny cho ủn khi bn to ra tt c cỏc ti liu ph. Lu ti liu chớnh. Khi bn lu ti liu chớnh, Word cng lu cỏc ti liu ph ca ti liu ủú Word ủt tờn cỏc ti liu ph, tiờu ủ th nht ca mi ti liu ph ủú. II. LM VIC VI TI LIU CH 1. Xòe rộng xếp gọn các tài liệu con Muốn xòe rộng các tài liệu con để thấy đợc nội dung bên trong của mỗi tài liệu ta nhấp chuột vào nút Expand trên thanh công cụ Outlining ( nút có biểu tợng là dấu +). Muốn xếp gọn các tài liệu con để tiện theo dõi đợc toàn bộ nội dung đầu mục có trong tài liệu ta nhấp chuột vào nút Collapse trên thanh công cụ Outlining ( nút có biểu tợng là dấu -). 2. M ti liu con bờn trong ti liu ch ể làm việc trên tài liệu chính hoặc một trong các tài liệu phụ, bạn có thể bắt đầu từ tài liệu chính, hoặc từ tài liệu phụ. Bạn có thể mở một tài liệu phụ bất kỳ, làm việc trên đó, lu, và đóng không cần biết đó là một phần của tài liệu chính. Tuy nhiên hãy mở tài liệu chính, và bạn sẽ thấy tài liệu nh trên Hình 5. Các ký tự có gạch dới là siêu nối kết đều có ghi đờng dẫn đến tài liệu phụ. Bằng cách nhấp một siêu nối kết, bạn có thể mở tài liệu phụ và bắt đầu làm việc. Hỡnh 4 : T o t i li u chớnh Vuihoc24h.vn 16 NÕu b¹n lµm viÖc trùc tiÕp trªn tµi liÖu chÝnh, b¹n cã thÓ thùc hiÖn ®iÒu ®ã b»ng c¸ch nhÊp nót Expand Subdocuments, b¹n sÏ thÊy tµi liÖu chÝnh trong mµn h×nh Outline. ðể làm việc trên một trong các tài liệu phụ, bạn có thể bắt ñầu từ tài liệu chính, hoặc từ tài liệu phụ. Bạn có thể mở một tài liệu phụ bất kỳ, làm việc trên ñó, lưu, và ñóng không cần biết ñó là một phần của tài liệu chính. Tuy nhiên, hãy mở tài liệu chính, và bạn sẽ thấy tài liệu như trên hình 5. Các ký tự có gạch dưới là siêu nối kết ñều có ghi ñường dẫn ñến tài liệu phụ. Bằng cách nhấp một siêu nối kết, bạn có thể mở tài liệu phụ và bắt ñầu làm việc. 3. Sắp xếp lại các tài liệu phụ Muốn sắp xếp lại các tài liệu phụ ta nhấp và giữ chuột vào biểu tượng tài liệu con cần sắp xếp lại vị trí rồi kéo tài liệu ñó ñến vị trí mới của nó sau ñó mới nhả chuột. 4. Chia cắt tài liệu phụ thành hai ðể phân chia tài liệu phụ thành hai, bạn hãy nhấp tiêu ñề thứ nhất của tài liệu phụ ñó, nhấp nút Expand. Tiếp theo, nhấp vào tiêu ñề sẽ trở thành tiêu ñề thứ nhất của tài liệu phụ mới và nhấp nút Split Subdocument. Hình 5: Nhấp siêu nối kết ñể mở tài liệu phụ hoặc nhấp nút Expand Subdocuments ñể làm việc trong tài liệu chính. Vuihoc24h.vn 17 5. Kết hợp hai tài liệu phụ thành một ðể kết hợp hai tài liệu phụ thành một, bạn hãy sắp xếp các tài liệu phụ xếp chồng lên nhau trong tài liệu chính. Tiếp theo, bạn chọn các tài liệu phụ ñó. ðể làm ñiều này, bạn nhấp biểu tượng của tài liệu phụ ñầu tiên, nhấn giữ SHIFT và nhấp vào từng biểu tượng của tài liệu phụ bạn muốn lồng ghép (xem Hình 6). Sau khi chọn xong, bạn hãy nhấp nút Merge Subdocument. 6. Cắt bỏ một tài liệu con khỏi một tài liệu chủ ðể cắt bỏ một tài liệu con ra khỏi tài liệu chủ, bạn hãy nhấp biểu tượng tài liệu ñó sau ñó nhấp nút Delete trên bàn phím hoặc vào Edit/Clear rồi chọn Content Del. Khi bạn xóa một tài liệu phụ theo cách này, tài liệu không bị xóa khỏi ñĩa cứng, chỉ bị xóa khỏi tài liệu chính. 7. ChuyÓn ®æi một tài liệu con thµnh mét phÇn tài liệu chủ ðể chuyển ñổi một tài liệu con thành một phần tài liệu chủ, bạn hãy nhấp biểu tượng tài liệu ñó sau ñó nhấp nút Remove Subdocument trên thanh công cụ Outlining Hình 6: Xoá, trộn, phân chia và khoá các tài liệu phụ của m ột t ài li ệu chính n ào ñó . Nh ấp SHIFT ñể chọn nhiều t ài Vuihoc24h.vn 18 BI 3: MC LC V BNG TRA CU I. BNG MC LC 1. To bng mc lc Để tạo bảng mục lục đơn giản, chỉ có các tiêu đề trong tài liệu bạn hãy làm theo các bớc sau: - ở đầu tài liệu đó, bạn gõ Table Of Contents và nhấn ENTER một hoặc hai lần. - Chọn lnsert/Index and Tables. - Nhấp Table of Contents trong hộp thoại Index and Tables. Xem Hình 11-13. - Trong hộp Formats, chọn định dạng cho bảng mục lục đó. Khi nhấp kiểu định dạng, bạn hãy quan sát hộp Preview, hộp này nêu ra dáng vẻ các kiều định dạng đó trong bản in và trên trang Web. - Trang hộp Show Levels, bạn nhập một số để chọn mức tiêu đề sẽ xuất hiện trong bảng mục lục. Ví dụ, nhập số 1, có nghĩa là chỉ đặt các tiêu đề có Heading 1 vào bảng mục lục. Nhập số 3 có nghĩa là đa các tiêu đề có Heading l, Heading 2 và Heading 3 vào bảng mục lục. - Tùy thuộc vào định dạng bạn chọn cho bảng mục lục, bạn có thể chỉnh sửa bằng cách chọn các tùy chọn ở cuối tab Table Of Contents Show Page Numbers: Bảng mục lục gộp các số trang, trừ khi bạn xóa dấu kiểm ở hộp này. Right Align Page Number: Số trang đợc cn đều bên phải để cho dòng số 1 và dòng số 10 đứng thẳng hàng với nhau, bạn có thể cn trái bằng cách xóa dấu kiểm ở hộp này. Tab Leader : Đờng dẫn là một hàng dấu chấm hớng mắt ngời đọc từ tiêu đề đến s trang của tiêu đề đó. Bạn có thể chọn kiểu đờng dẫn danh sách thả xuống. Nếu bạn chọn không hiển thị số trang, hộp Tab Leader có mầu xám, điều đó có nghĩa là không có đờng dẫn. - Nhấp OK Vuihoc24h.vn 19 Chú ý: Nếu bạn đang tạo bảng mục lục hoặc bảng bất kỳ cho trang Web, bạn nên xóa dấu kiểm ở hộp Show Page numbers. 2. La chn cỏc khuụn dng Ngoài các tiêu đề, bạn có thể đa phần tài liệu bất kỳ đã gán Style vào bảng mục lục. Ví dụ, các chú thích, các đoạn văn, và các thông c áo đã đợc gán một Style, đều có thể đợc đa vào bảng mục lục. Ngoài ra, bạn cũng có thể loại các tiêu đề ra khỏi bảng mục lục. Để chọn chính xác nội dung sẽ đa vào bảng mục lục, bạn hãy chọn lnsert/ Index and Tables và nhấp Table of Contents ở hộp hoại Index and Table (xem Hình 7). Chọn kiểu bảng mục lục, mức tiêu đề đa vào bản mục lục, v.v , và thực hiện các bớc sau: - Nhấp nút Option Bạn thấy hộp thoại Table of Contents Options nh trên Hình 8. - Trong hộp TOC Level bên cạnh từng tên Style, bạn nhập số mức để báo cho Word biết mức Style sẽ xuất hiện trong bảng mục lục. Ví dụ, trong Hình 8, các tiêu đề đợc gán Style Digression sẽ đợc định dạng và thụt vào nh các tiêu đề đợc gán Style Heading 3, bi vì số 3 đợc nhập vào hộp TOC Level bên cạnh tên cả hai Style này. - Nhấp OK để đóng hộp thoại Table of Contents Options. - Nhấp OK ở hộp thoại Index and Table. Hỡnh 7: T o ra bng m c lc Vuihoc24h.vn 20 3. Cp nht bn mc lc sau sa ủi vn bn . Giả sử bạn thêm một vài phần vào tài liệu và mỗi phần có một tiêu đề. Trong khi đó, bạn xóa bớt một hoặc hai phần khác cùng với các tiêu đề của chúng. Lúc này bảng mục lục không còn chính xác nữa. Để cập nhật bảng mục lục, bạn hãy nhấp để bảng đó có màu xám, nhấn F9 hoặc bạn nhấp phải chuột để xuất hiện menu đối tợng, trong menu này bạn chọn Update Field. Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại Update Table of Contents. Bạn nên rõ chỉ cập nhật các số trang hay cập nhật toàn bộ bảng mục lục bằng cách chọn một trong 2 trờng rồi nhấp OK. II. BNG THAM KHO CHẫO 1. To bng tham kho chộo,la chn cỏc khuụn dng Bạn hãy làm theo các bớc sau để tạo một bảng tham khảo chéo: Gõ văn bản của tham khảo chéo đó. To a Page Number: nếu chỉ dẫn tham khảo của bạn dẫn đến số trang, bạn hãy gõ một dòng chẳng hạn: Để biết thêm về Cách mạng Tháng Tám bạn hãy xem trang. Nhập một khoảng trống sau ch trang. Số trang sẽ xuất hiện sau khoảng trống này. To a Heading: nếu chỉ dẫn tham khảo của bạn dẫn đến một tiêu đề nào đó, bạn hãy gõ một dòng chẳng hạn: Để biết thêm về phơng trình bậc hai,xem . H ỡnh 8 : Nh p s v o ụ k b ờn Style ủ c gp v o m c Vuihoc24h.vn . Vuihoc24h.vn 20 3. Cp nht bn mc lc sau sa ủi vn bn . Giả sử bạn thêm một vài phần vào tài liệu và mỗi phần có một tiêu đề. Trong khi đó, bạn xóa bớt một hoặc hai phần khác. xem phần “kết hợp các Style cho Template” ở phần cuối chương này. Kỹ thuật kết hợp các Style cho Template tương tự các kỹ thuật sao chép Style giữa các tài liệu Vuihoc24h.vn 13 BÀI 2: . Subdocument. Vuihoc24h.vn 15 Tip tc cụng vic ny cho ủn khi bn to ra tt c cỏc ti liu ph. Lu ti liu chớnh. Khi bn lu ti liu chớnh, Word cng lu cỏc ti liu ph ca ti liu ủú Word ủt tờn cỏc ti