Báo cáo bài tập lớn Phân tích thiết kế hệ thống Quản Lý Cán Bộ Giáo Viên

Báo cáo bài tập lớn Phân tích thiết kế hệ thống Quản Lý Cán Bộ Giáo Viên

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Hưng yên, ngày…tháng…năm 2007

Giáo viên hướng dẫn

Nguyễn Minh

Quý

Ngày nay, tin học đã có những bước tiến nhanh chóng về ứng dụng của

nó trong mọi lĩnh vực của cuộc sống trên phạm vi toàn thế giới nói chung

và Việt Nam nói riêng.Tin học được người ta quan tâm và nhắc đến nhiềuhơn bao giờ hết vì nó là một phần không thể thiếu trong cuộc sống vănminh,góp phần đẩy mạnh công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá đấtnước, tiến đến nền kinh tế tri thức Máy vi tính cùng với những phần mềm

là công cụ đắc lực giúp ta quản lý, tổ chức, sắp xếp và xử lý công việc mộtcách nhanh chóng và chính xác

Ở Việt Nam hiện nay, máy tính điện tử đặc biệt là máy vi tính trong nhiềunăm qua đã được sử dụng rất rộng rãi Sự phát triển của tin học, các côngnghệ phần mềm, phần cứng, các tài liệu tham khảo đã đưa chúng ta từngbước tiếp cận với công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực nhằm đáp ứngnhu cầu của con người

Quản lý cán bộ là một đề tài không còn mới mẻ với các bài toán quản lý.

Việc đưa tin học vào ứng dụng để quản lý là rất hữu ích, vì chúng ta phải

bỏ ra rất ít thời gian mà lại thu được hiệu quả cao, rất chính xác và tiện lợinhanh chóng.Trong phạm vi bài kiểm tra nhóm chúng em đã được đề cập

đến vấn đề “Quản lý cán bộ” ở trường ĐHSPKT Hưng Yên bằng máy vitính Chương trình được thiết kế trên ngôn ngữ Visual Basic6.0 chạy trênmôi trường Windows

Với khoảng thời gian không nhiều, vừa phân tích thiết kế, nghiêncứu tìm hiểu khai thác ngôn ngữ mới, vừa thực hiện chương trình quả làkhó khăn đối với chúng em Bởi “Quản lý cán bộ” là một đề tài có nộidung rộng, mặt khác khả năng am hiểu về hệ thống của nhóm em vẫn cònnhiều hạn chế.Xong cùng với sự nỗ lực của nhóm và sự quan tâm giúp đỡtận tình của Ban lãnh đạo khoa công nghệ thông tin, sự góp ý của các thầy

cô giáo cùng toàn thể các bạn trong lớp, các anh chị khoá trước Đặc biệt là

sự chỉ bảo tận tình của thầy Nguyễn Minh Quý nhóm em đã hoàn thành bài

tập của mình theo đúng thời gian quy định Tuy nhiên trong quá trình làmvẫn còn có nhiều sai xót nên chúng em rất mong nhận được những ý kiếnđóng góp của thầy cùng toàn thể các bạn trong lớp để bài tập của chúng emđược hoàn thiện

Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy!

Hưng Yên, Tháng 6 Năm 2007

GV Hướng dẫn: Nguyễn Minh Quý

Nhóm sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Dịu

Nguyễn Thị Lương Nguyễn Thị Hạnh

Mục Lục

Trang

Lời nói đầu……… 1

Phần I:Tổng quan đề tài……… 4

I Mục đích, yêu cầu của đề tài……… 4

II Đặc tả hệ thống……… 4

Phần II: Mô tả hệ thống cũ……… 5

I Mô tả hệ thống cũ……… 5

II Yêu cầu đối với công tác quản lý hiện nay……… 7

Phần III: Phân tích thiết kế hệ thống……… 8

I Thông tin đầu vào……… 8

II Thông tin đầu ra……… 8

III Chức năng hệ thống ……… 9

IV Đặc tả hệ thống ……… 9

V Biểu đồ phân cấp chức năng……… 12

VI Biểu đồ luồng dữ liệu……… 13

VII Thiết kế cơ sở dữ liệu……… 19

VIII Mô hình quan hệ……… 26

IX Thiết kế giao diện ……… 28

Nhiệm vụ của từng thành viên: Phần I và phần II do Nguyễn Thị Hạnh Phần III:I,II,III,IV,V,VI do Nguyễn Thị Dịu Phần III:VII,VIII,IX do Nguyễn Thị Lương

PHẦN I:TỔNG QUAN ĐỀ TÀI

I.Mục đích, yêu cầu của đề tài.

Công tác Quản lý cán bộ giáo viên trong trường đại học đòi hỏi phải luôn xử lý các thông tin một cách chính xác và kịp thời

Hiện nay, ở rất nhiều trường việc quản lý cán bộ vẫn được thực hiệnbằng phương pháp thủ công đó là lưu dữ liệu dưới dạng các túi hồ sơ Khicần tìm đến lý lịch của một ai đó thì người quản lý sẽ phải mất rất nhiềuthời gian để tìm kiếm và sẽ phức tạp hơn khi phải cập nhật hay xoá sửa hồ

sơ về một cán bộ nào đó

Với những yêu cầu và tính chất của công việc quản lý, việc đưa hệthống vào xử lý bằng phần mềm có sẵn là một yêu cầu cấp thiết hiện nay

Nó sẽ giúp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và chất lượng cao

Hệ thống quản lý cán bộ trong trường ta được xây dựng dựa trênmáy tính cần phải khắc phục được những nhược điểm cũ của hệ thống,giúp cho việc quản lý được đơn giản chính xác và dễ dàng hơn

II Đặc tả hệ thống

Việc quản lý CBGV gồm những công việc sau

Một người khi mới được vào làm việc cần nộp hồ sơ Người quản lýthu nhận hồ sơ gồm những thông tin về lý lịch hồ sơ của người đó thôngqua túi hồ sơ

Khi người đó được nhận vào làm việc, người quản lý lưu thôngtin của người đó để tiện cho việc theo dõi

Trong quá trình công tác, người quản lý sẽ theo dõi để khi cầnnhập hồ sơ mới, sửa hồ sơ, in hồ sơ hay có người thôi việc, chuyển đi haynghỉ hưu thì huỷ hồ sơ hay lưu hồ sơ chuyển

Nhà quản lý cũng có thể theo dõi quá trình hoạt động của CBGV,xem, tổng hợp, báo cáo thống kê dánh sách CBGV được khen thưởng hay

kỉ luật trong nhà trường

Đến cuối tháng tính lương cho CBGV và in danh sách lươngtháng, theo dõi định kỳ

Trong công tác quản lý, tuỳ theo yêu cầu công việc, người quản

lý sẽ tiến hành những công việc cập nhật, xử lý, tìm kiếm, thống kê

PHẦN II: Khảo sát hệ thống cũ

I.Mô tả hệ thống cũ

Để quản lý nhân sự của trường, nhà quản lý phải nắm được mọi thôngtin về CBGV đó Trước khi vào trường, CBGV phải nộp hồ sơ được khai

báo theo mẫu quy định Sau khi nhà quản lý nhận được hồ sơ và các thôngtin cần thiết thì việc lưu trữ và xử lý thông tin được tiến hành theo cách làmthủ công thực hiện bởi các bộ phận chuyên trách Khi xử lý hồ sơ các thôngtin ngắn và chung nhất (họ tên, ngày sinh, quê quán, hệ số lương,trình độ,ngành nghề ……) được lưu trữ tại các biểu mẫu riêng theo nhóm các thôngtin liên quan đến nhiều nhất

Khi nhà quản lý hoặc các phòng ban, tổ nhóm cần một thông tin nào đấy

về cán bộ của phòng mình hay mỗi khi in danh sách lương tháng, xem xétcán bộ theo một tiêu chuẩn thì cán bộ chuyên trách phòng quản lý thống kêthủ công rồi viết thành báo cáo để đáp ứng nhu cầu

Khi một CBGV có yêu cầu chuyển đi nơi khác thì nhà quản lý tìm hồ sơgốc để trả lại và tìm tất cả các biểu lưu có liên quan đến việc xử lý

Khi CBGV được đào tạo bổ sung nhà quản lý phải tra cứu thông tin vềngười đó và quản lý các thông tin bằng phương pháp thủ công rồi lưu trữtheo cách riêng của mình

Khi có yêu cầu liên quan đến nhân sự thì nhà quản lý phải tìm hồ sơđược sắp xếp theo cách riêng của mình Thời gian xử lý tuỳ thuộc vào khảnăng của cán bộ chuyên trách

Tóm lại: Việc quản lý của hệ thống cũ được tiến hành thông qua cácloại hồ sơ giấy tờ, sổ sách bảng biểu do nhóm cán bộ chuyên trách Phươngpháp quản lý theo kiểu thủ công truyền thống chỉ phù hợp với hệ thốngquản lý nhỏ Khi khối lượng hồ sơ rất lớn thì việc quản lý rất khó khănkhông đáp ứng được yêu cầu quản lý của công việc đòi hỏi tính chính xáccao, sự nhanh nhạy

1.Ưu diểm của hệ thống cũ:

 Hệ thống làm việc đơn giản

 Công cụ và phương tiện rẻ tiền

 Ít phụ thuộc sự cố đột xuất, những tác động khác quan

2 Nhược điểm của hệ thống cũ :

 Khi có yêu cầu công việc tìm kiếm và báo cáo mất thời gian

 Khi việc cập nhật, sửa đổi, huỷ bỏ thông tin thiếu chính xác

 Việc lưu chuyển thông tin chậm, kém hiệu quả

 Việc quản lý rất phức tạp vì mất nhiều thời gian

 Hồ sơ là sổ sách nên việc điều phối hoat động mất nhiều thờigian, cẩn thận, tỉ mỉ

Hiện nay máy tính đã được sử dụng rộng rãi, sắp xếp công việc, kiểmtra trên các phần mềm ưu việt, tính năng quản lý cao Việc xây dựng hệthống quản lý bằng máy tính dựa trên phương pháp quản lý thủ công phảikhắc phục những nhược điểm của hệ thống cũ để xây dựng hệ thống mớikhả thi hơn

Dù là quản lý trên máy tính nhưng mô hình hoạt động cũng phải dưavào phương pháp quản lý truyền thống thuần tuý

II Yêu cầu đối với công tác quản lý hiện nay

Hệ thống quản lý phải khắc phục được những nhược điểm của hệ thống

cũ, giúp cho người quản lý dễ dàng thực hiện được nhiệm vụ quản lý mộtcách nhanh chóng và chính xác, thuận tiện Hệ thống phải phù hợp vớinhiều đối tượng là người quản lý

 Tổ chức hoạt động chặt chẽ hiệu quả

 Giảm bớt lưc lượng lao động trong hệ thống

 Việc lưu trữ, tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh, chính xác

 Việc quản lý thông tin được bảo đảm

 Giúp cán bộ quản lý, nắm bắt, xử lý thông tin nhanh chóng,kịp thời

2 Lựa chọn hệ quản trị CSDL

Việc lựa chọn hệ quản trị CSDL trước hết nó phải cho phép xây dựngngân hàng dữ liệu thích ứng với mô hình thông tin đa dạng và phong phúđáp ứng được nhu cầu thực tiễn và ứng dụng

Phải có ngôn ngữ lập trình mạnh hơn các ngôn ngữ khác trong mục đíchlựa chọn, tìm kiếm cho phép người lập trình xây dựng các hệ thống chươngtrình ứng dụng hoàn chỉnh nhanh chóng và mềm dẻo

Phải có các công cụ khai thác ngân hàng dữ liệu được xây dựng mộtcách linh hoạt, hiệu quả và dễ sử dụng đối với số đông người sử dụng Phải

có công cụ hiệu quả để xử lý tránh các tranh chấp và xung đột dữ liệu

Vì những đòi hỏi trên nên em chọn access 2003 để tạo CSDL Vì môitrường access dễ làm, đơn giản với người sử dụng và được ngôn ngữ lậptrình visual basic hỗ trợ Visual Basic là ngôn ngữ mạnh, giao diện đẹp, cótính năng tự động cao, khả năng kết nối truy cập các tệp CSDL đơn giản và

dễ làm

Phần III:Phân tích thiết kế hệ thống

I.Thông tin đầu vào.

Thông tin đầu vào chính là thông tin nguồn để quá trình xử lýthông tin sẽ đạt được kết quả như mong muốn

Đảm bảo cho phép các thông tin đầu ra một cách chính xác,nhanh chóng

Dễ truy cập, tiết kiệm thời gian.

II.Thông tin đầu ra.

Là những thông tin mà phần mềm hệ thống đáp ứng được Thôngtin đầu ra phải xử lý được tất cả các thông tin đầu vào của hệ thống mộtcách triệt để

2.Chức năng xử lý thông tin

Gồm những chức năng con sau:

 Tính lương

 Nâng lương theo kỳ

 Xử lý chuyển hồ sơ

3.Chức năng tra cứu thông tin

Gồm những chức năng con sau:

 Tìm kiếm theo mã cán bộ

 Tìm kiếm theo họ tên

 Tìm kiếm theo trình độ

 Tìm kiếm theo khoa

 Tìm kiếm theo Phòng

4.Chức năng thống kê báo cáo

Gồm Những chức năng con sau:

 Thống kê theo dân tộc

 Thống kê theo trình độ

 Thống kê theo đảng đoàn

 Thống kê theo số năm công tác

a.Cập nhật hồ sơ lý lịch cán bộ giáo viên

Chức năng này cho phép ta nhập mới, sửa, huỷ hồ sơ, xem danh sách tổng thể, in lý lịch hồ sơ cho cán bộ giáo viên

b.Cập nhật hồ sơ thông tin khen thưởng

Chức năng này theo dõi quá trình khen thưởng, nhập mới, sửa đổi, xoá, xem danh sách, in danh sách khen thưởng

c Cập nhật hồ sơ thông tin kỷ luật

Chức năng này theo dõi quá trình kỷ luật, nhập mới, sửa đổi, xóa, xem danh sách, in danh sách kỷ luật

Chức năng này tự động nâng lương định kỳ cho cán bộ giáo viên

đã đủ tiêu chuẩn nâng lương

c.Xử lý chuyển hồ sơ cán bộ

Chức năng này lưu hồ sơ cán bộ chuyển đi hay nghỉ hưu và huỷ

bỏ hồ sơ gốc

3.Tra cứu thông tin

a.Tìm kiếm hồ sơ theo mã cán bộ giáo viên

Chức năng này cho ta tìm kiếm nhanh nhất thông tin của một cán

bộ nào đó theo yêu cầu

b.Tìm kiếm theo họ tên

Chức năng này cho phép ta tìm kiếm theo họ tên của cán bộ cầntìm

c.Tìm kiếm theo phòng ban

Chức năng này cho phép ta tìm kiếm một người theo phòng ban màngười đó làm việc

d.Tìm kiếm theo khoa

Chức năng này cho phép ta tìm kiếm cán bộ giáo viên theo khoa mà cán

bộ giáo viên đó giảng dạy

e.Tìm kiếm theo trình độ

Nó cho phép chúng ta tìm kiếm thông tin về một cán bộ theo trình độcủa cán bộ đó ở nơi công tác

4.Thống kê báo cáo

a Thống kê theo độ tuổi

Chức năng này sẽ thống kê tuổi của các giáo viên trong trường và in rabáo cáo

b Thống kê theo trình độ

Chức năng này thống kê trình độ giáo viên trong trường và in ra báocáo

c Thống kê theo dân tộc.

Chức năng này sẽ thống kê ra vấn đề dân tộc của từng giáo viên trongtrường sau đó đưa ra danh sách báo cáo

d Thống kê theo khoa

Chức năng này thống kê danh sách các giáo viên thuộc từng khoa và in

ra danh sách báo cáo

e Thống kê theo Đoàn/Đảng

Chức năng này thống kê danh sách các giáo viên là Đảng viên, Đoànviên trong toàn trường Sau đó in ra danh sách báo cáo

f Thống kê số năm công tác

Chức năng này thống kê số năm công tác của cán bộ giáo viên ở trường

In danh sách báo cáo

h Thống kê sắp nghỉ hưu

Chức năng này cho ta biết danh sách các cán bộ sắp nghỉ hưu

V Biểu Đồ Phân Cấp Chức Năng

Hình1:Biểu đồ phân cấp chức năng

VI Biểu đồ luồng dữ liệu

Thống kê theo độ tuổi

Thống kê đảng

Thống kê đoàn

Thống kê theo khoa

Thống kê năm công tác Thống kê sắp nghỉ hưu

T.tin kỷ luật

1 Chức năng cập nhập thông tin

QLCBGV

thưởng

Cập nhật kỷ luật

Thông tin

In ấn

2.Chức năng xử lý thông tin

Tính lương

Xửlý hồ sơ chuyển

Nâng lương theo

kỳ HSCBGV

3 Chức năng tra cứu

Tìm theo mã cán

bộ

Tìm theo họ tên cán bộ

T.tin

T.tin

T.tin

4 Chức năng Thống kê

Thống kê đảng

Thống kê sắp nghỉ hưu

T.tin in báo cáo

T.tin in báo cáo

T.tin in báo cáo T.tin in báo cáo

T.tin in báo cáo T.tin in báo cáo

T.tin in báo cáo

T.tin in

dân tộc

Thống kê theo khoa

T.T in báo

cáo

c áo

VII.Thiết Kế cơ sở dữ liệu

1.Bảng Lưu Trữ Thông Tin Cán Bộ

20 NgayNhanLuong Date/Time ShortDate

21 Namvetruong Date/Time ShortDate

2.Bảng Lưu Khen Thưởng

5.Bảng Nâng Lương

8.Bảng hồ sơ bồi dưỡng cán bộ

……

QTDaoTaomadtmacbgvNoidttunam…

…

HosochuyenmacbgvHotenNgaysinhQuequan

…………

………

QTCTmasomacbgvtunamdennam

……

KhenThuongmaktlydokthinhthucktngayktmacbgv

Thiết kế thành phần

Các from chính sử dụng trong chương trình

Tên from Mô tả chức năng

frmchinh From chính của chương trình,chứa menu của chương trìnhfrmHscbgv Nhập mới, xửa,xoá,in hồ sơ lý lịch cbgv

frmKhent Nhập mới danh sách khen thưởng,xửa,xoá, xem,in danh

sáchfrmKyluat Nhập mới danh sách kỷ luật,xửa,xoá, xem,in danh sáchfrmChuyen nhập thông tin CBGV nghỉ việc,xem,in danh sách

frmDaotao nhập thông tin CBGV đào tạo bổ sung

frmBluong nhập thông tin tính luong và in bảng lương

frmNangl Nâng lương theo đ ịnh kỳ,in danh sách

frmtkma Tìm kiếm theo mã cán bộ giáo viên,xem thông tin

frmtkpb Tìm kiếm thông tin theo phòng ban, xem thông tin

frmtkhoten Tìm kiếm thông tin theo tên của CBGV,xem thông tinfrmtktrinhdo Tìm kiếm theo trình độ, xem thông tin

frmtkedt Thống kê theo d ân tộc, in danh sách

frmtkedang Thống kê danh sách đảng vien,in danh sách

frmtkdoan Thống kê danh sách đoàn viên,in danh sách

frmtketrinhdo Thống kê theo trình độ CBGV,in danh sách

frmtkeqtct Thống kê theo qua trình công tác của CBGV,in danh sáchfrmtkeKhoa Thống kê theo khoa,in danh sách

frmtkenghihuu Thống kê CBGv nghỉ hưu,in danh sách

frmtkedotuoi Thống kê theo độ tuổi,in danh sách

frmtkesonamct Thống kê theo số năm công tác

IX.Thiết kế giao diện

1.From Chính

2.From Cập Nhập Hồ Sơ

3.From Thống kê theo độ Tuổi