3 4 đường tới hạn (critical path)

https://www.workamajig.com/blog/critical-path-method Tổng quan phương pháp đường dẫn tới hạn (CPM) Phương pháp Đường dẫn tới hạn (CPM) kỹ thuật đơn giản mạnh mẽ để phân tích, lập kế hoạch lên lịch cho dự án lớn, phức tạp Nó sử dụng để xác định đường găng dự án — chuỗi nhiệm vụ dài phải hoàn thành để toàn dự án hồn thành Ví dụ: bạn làm bánh mì sandwich, bạn có tất bơ, giăm bơng mát mà bạn cần, bạn bánh mì, bạn khơng thể làm bánh mì sandwich Kết luận dự án làm bánh mì sandwich khơng có bánh mì điểm hạn chế dự án Mọi dự án, quy mô hay ngân sách nó, có số nhiệm vụ cốt lõi quan trọng việc hồn thành Một nhiệm vụ định nghĩa quan trọng việc trì hỗn làm chậm q trình hồn thành toàn dự án Làm việc đơn giản làm trứng rán Nếu bạn phải tạo cơng thức ngắn để làm trứng rán, trông giống sau: ● Đánh tan trứng ● Làm nóng chảo, cho bơ / dầu vào nóng ● Đổ trứng đánh tan vào nấu phút Có số cơng việc khác bạn cần thực để tạo trứng rán ngon Bạn phải nêm trứng với muối hạt tiêu Có thể thêm số loại rau mát Có lẽ bạn lật mặt khác để trứng chín hồn tồn Tuy nhiên, hoạt động ngồi ba bước cốt lõi cơng thức Ngay bạn không thực chúng, bạn có trứng rán Khơng phải ngon, dù trứng rán Mặt khác, bạn quên đánh trứng, làm nóng chảo nấu trứng, bạn khơng có ngồi chảo nguội hai trứng.Có nghĩa là, ba bước công thức mô tả nhiệm vụ quan trọng cần thiết để làm cho dự án làm trứng rán thành cơng (Sơ đồ cơng việc cho trứng rán) Và trình tự bước mô tả đường quan trọng mà đầu bếp phải thực muốn làm trứng rán Tóm lại, phương pháp CPM Định nghĩa phương pháp đường găng (CPM) Theo Cơ quan Quản lý Dự án Kiến thức (PMBOK) Critical Path Method định nghĩa sau sau: “Critical Path Method chuỗi hoạt động lên lịch để xác định thời gian dự án.” Một dự án thành cơng phải thực theo lịch trình dự án chúng phải hoàn thành theo thứ tự cụ thể Nếu bạn xây nhà, bạn xây tường đào móng; bạn phải làm điều theo trình tự Điều quan trọng cần hiểu CPM mô tả chuỗi nhiệm vụ dài dự án Có nghĩa là, dự án nào, bạn có nhiều chuỗi nhiệm vụ CPM mơ tả trình tự nhiều thời gian Ví dụ: bạn xây ngơi nhà, bạn có số chuỗi nhiệm vụ sau: (Sơ đồ công việc xây nhà -1) Mỗi nhiệm vụ cần lượng thời gian tài nguyên khác Mất nhiều thời gian để xây tường lợp mái nhà lắp đặt vịi nước đồ đạc Bạn phải tìm “Critical Path (đường găng)” dự án, bạn xem xét trình tự chiếm nhiều thời gian nhất, sau: (Sơ đồ công việc xây nhà -2) Tổng thời gian cần thiết để hồn thành trình tự dọc theo đường quan trọng thời lượng tối thiểu dự án Bạn thực đồng thời số chuỗi nhiệm vụ phụ, có chậm trễ chuỗi nhiệm vụ chính, dự án bạn bị chậm trễ Thuật toán xác định Critical path (đường găng) CPM thuật toán để định Thuật toán lấy thời gian bắt đầu, thời lượng thời gian kết thúc nhiệm vụ để tìm hoạt động "quan trọng" dự án Hãy xem xét ví dụ để hiểu rõ thuật toán đường găng Giả sử bạn có danh sách nhiệm vụ hình Cột C D liệt kê nhiệm vụ phải hoàn thành để hoạt động bắt đầu thời gian hoạt động tương ứng (Bảng công việc làm dự án ABC) Vì mục tiêu người quản lý dự án hồn thành dự án nhanh (tất nhiên không ảnh hưởng đến chất lượng), chúng tơi cố gắng tìm thời gian kết thúc sớm cho hoạt động Để thực việc này, xếp tất nhiệm vụ thành sơ đồ ghi thời lượng chúng bên cạnh ID nhiệm vụ Các mũi tên trình tự hoạt động Chúng tơi đánh dấu thời gian “Bắt đầu sớm nhất” (Earliest Start ES) bên trái hoạt động thời gian “Kết thúc sớm nhất” (Earliest Finish) bên phải (Sơ đồ chuỗi nhiệm vụ cho dự án ABC -1) Đánh dấu “Thời gian bắt đầu” (Time Start - S) bên trái bên phải hoạt động Thông thường, Bây đánh dấu thời gian “Bắt đầu sớm nhất” (ES) hoạt động Cũng giá trị lớn hoạt động trước nó, giá trị “Thời gian kết thúc sớm nhất” (EF) Ví dụ: ES (B) = EF (A) , A hoạt động trước B Nếu hoạt động có hai hoạt động trước, hoạt động có thời gian EF muộn cung cấp cho bạn ES hoạt động Ví dụ: ES (G) = EF (F) = 80 Vì EF (F) > EF (D), dù D F hoạt động trước G (Sơ đồ chuỗi nhiệm vụ cho dự án ABC -2) EF hoạt động cung cấp Thời gian bắt đầu sớm (ES) thời lượng (t) nó, tức ES + t Ví dụ: ES (B) = thời gian hồn thành cơng việc B t= 10 ngày ⇒ EF (B)= 0+10=10 EF (B)= 0+10=10 (Sơ đồ chuỗi nhiệm vụ cho dự án ABC -3) ⇒ EF (B)= 0+10=10 Con đường dài “Critical path” ⇒ EF (B)= 0+10=10 Giá trị bên phải công việc cuối chuỗi (công việc H) thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án (100 ngày) Định nghĩa Float CPM Trong quản lý dự án, "float" xác định khoảng thời gian mà nhiệm vụ bị trì hỗn mà không gây chậm trễ trong: ● Bất kỳ nhiệm vụ phụ thuộc - gọi "free float" ● Bất kỳ chậm trễ dự án tổng thể - gọi "total float" Bất kỳ hoạt động nhiệm vụ mà “đường găng” khơng có float Nghĩa bạn khơng thể trì hỗn hoạt động Nếu khơng gây trì hỗn đến dự án Tuy nhiên thực tế có nhiều hoạt động dự án bị trì hỗn Việc định lượng độ trễ gọi “float” Ví dụ: bạn làm trứng rán, "Làm nóng chảo" khơng có “float” nằm đường quan trọng Tuy nhiên, nêm gia vị cho trứng có nhiều “float” Bạn thêm muối vào hỗn hợp trứng sống trứng nấu sau trứng chín Việc tính toán “float” quan trọng để phân phối nguồn lực tốt Nếu hoạt động có “float” cao, bạn chuyển tài nguyên sang nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao Nói chung, hoạt động “float” cao bị hạ thấp danh sách ưu tiên, hoạt động “đường găng” (hay gọi hoạt động ‘zero float’) ý hàng đầu Quy trình sử dụng phương pháp đường găng 5.1 Xác định hoạt động dựa WBS Bước quy trình CPM liệt kê tất hoạt động cần thiết để tạo sản phẩm phân phối cấp WBS Ví dụ: bạn làm bánh sandwich, bạn có hoạt động sau liên kết với nó: (Danh sách cơng việc để tạo bánh sandwich - 1) Danh sách hoạt động hình thành tảng CPM, làm thật cẩn thận 5.2 Xác định tất yếu tố phụ thuộc Bất kỳ dự án có hai loại nhiệm vụ: ● Các nhiệm vụ phụ thuộc vào nhiệm vụ khác để hoàn thành ● Các nhiệm vụ độc lập với người khác thực song song với người khác, tức nhiệm vụ đồng thời Ví dụ: làm bánh sandwich, bạn mua đồng thời bánh mì, rau, mát thịt gà Bạn cắt nhỏ rau gà nấu Do đó, nhiệm vụ đồng thời Tuy nhiên, mua bánh mì nướng bánh mì cơng việc phụ thuộc Do đó, bạn khơng thể nướng bánh mì bạn khơng mua Bước quy trình CPM thiết lập nhiệm vụ phụ thuộc nhiệm vụ đồng thời Xem qua danh sách hoạt động bạn xác định nhiệm vụ phụ thuộc vào hoạt động theo thứ tự này: (Danh sách công việc để tạo bánh sandwich - 2) Một danh sách nhiệm vụ phụ thuộc gọi chuỗi hoạt động Bạn sử dụng trình tự để tìm đường găng 5.3 Tạo sơ đồ mạng (network diagram) Khi bạn xác định tất nhiệm vụ phụ thuộc chúng, đến lúc tạo sơ đồ mạng, gọi biểu đồ phân tích đường găng (critical path analysis chart) (Biểu đồ phân tích đường găng làm bánh sandwich - phác thảo) 5.4 Ước tính thời lượng hoạt động Để tính đến khoản ước lượng thời gian, người ta thường sử dụng ba ước tính cho hoạt động: ● Tình tốt nhất, tức thời lượng ngắn (A) ● Kịch bình thường, tức thời lượng dự kiến (B) ● Trường hợp xấu nhất, tức thời lượng dài (C) Mức trung bình ba trường hợp cung cấp cho bạn ước tính hợp lý thời lượng hoạt động Thời lượng hoạt động = (A + B + C) / Nếu bạn xử lý hoạt động mà bạn thực nhiều lần khứ, bạn biết rõ thời lượng Trong trường hợp vậy, bạn sử dụng giá trị trung bình có trọng số, ưu tiên bổ sung cho kịch “bình thường” (B) theo tự tin riêng bạn Thời lượng hoạt động có trọng số = (A + 2B + C) / Liệt kê thời lượng (t) hoạt động bên cạnh tên sơ đồ mạng (Biểu đồ phân tích đường găng làm bánh sandwich - có ước lượng thời gian ) 5.5 Tính tốn đường găng Theo cách tính ES EF đề cập Ta có: (Biểu đồ phân tích đường găng làm bánh sandwich) 5.6 Xác định Float (tùy chọn) Float, tơi đề cập trước đó, khoảng thời gian mà hoạt động bị trì hỗn mà khơng gây chậm trễ dự án Tính tốn “float” cho tất hoạt động giúp lập kế hoạch phân phối nguồn lực Nếu hoạt động có mức “float” cao, bạn chuyển nguồn lực từ sang nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao Để xác định float, làm theo quy trình sau: ● Tìm chuỗi hoạt động dài thứ hai sơ đồ mạng ● Trừ tổng thời lượng với thời lượng đường găng ● Sự khác biệt hai thời lượng cung cấp cho bạn giá trị “float” cho hoạt động chuỗi thứ hai ● Nếu có hoạt động chung hai chuỗi, có giá trị thực nằm đường quan trọng Bạn làm điều cho tất chuỗi khác để xác định số lượng “float” cho hoạt động Ví dụ, sơ đồ bên dưới, hoạt động E, F, G, H I tạo nên đường găng Tổng thời lượng họ 100 Các hoạt động B, C, D E tạo thành chuỗi dài thứ hai với tổng thời lượng 90 (Biểu đồ phân tích đường găng làm bánh sandwich - tính float) Sự khác biệt tổng thời lượng họ 10 Tuy nhiên, hoạt động E phổ biến nằm đường găng, khơng có float Do đó, B, C, D - nhiệm vụ phụ dãy thứ hai - có “float” 10 6 Đánh giá phương pháp đường găng Trong giới thực, bạn sử dụng sơ đồ mạng để lập biểu đồ cho đường găng Thay vào đó, bạn sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa nhiệm vụ phụ thuộc chúng Tuy nhiên, việc tạo sơ đồ mạng ánh xạ đường dẫn quan trọng theo cách thủ công giúp bạn hiểu khái niệm tốt (THAM KHẢO) d Vì nên trực quan hố Critical Path biểu đồ Gantt? ● Lập kế hoạch dự án vẽ đường critical path đồ họa nhằm dễ kiểm sốt cơng việc để đảm bảo dự án đích kế hoạch theo mục tiêu ban đầu ● Ví dụ sử dụng sơ đồ gantt có hỗ trợ critical path để hiển thị đường Sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa Critical Path Cần xem xét góc độ để đảm bảo tiến độ dự án? Sau xác định critical path, bạn nên xem xét lại công việc critical path góc độ để đảm bảo chắn cho tiến độ dự án: ● Đánh giá lại thời gian ● Đánh giá lại nguồn lực Nên làm để phát nguy trễ tiến độ Critical Path? Đặt cảnh báo mức độ cao theo cấu tổ chức dự án việc có nguy chậm tiến độ (chỉ số SPI) Ví dụ: Cơng việc khơng thuộc critical path (cơng việc bình thường) có nguy chậm cảnh báo đến người phụ trách, người phối hợp, quản trị dự án; … Công việc thuộc critical path mà có nguy chậm ngồi gửi cảnh báo cơng việc bình thường gửi đến line khác cấu dự án như: Điều phối viên, Trưởng ban đạo, Trợ lý, Giám đốc dự án Nếu công việc Critical Path bị trễ nên làm gì? Khi cơng việc critical path bị chậm, bạn cần thiết quản lý phê duyệt thay đổi (Change Request) nhằm đảm bảo chậm trễ ảnh hưởng chậm trễ đến dự án phê duyệt Kích hoạt Project Status Light để bên liên quan cấu tổ chức dự án nắm tìm giải pháp bổ sung nguồn lực để đẩy nhanh tiến độ công việc khác critical path Trong trường hợp tiếp tục khơng cải thiện tình hình dự án đưa sang trạng thái thành lập hội đồng đánh giá (HC) nhằm đưa giải pháp đạo để dự án đích kịp tiến độ