58 TRÁCH NHIỆM CỦA LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỐI VỚI NHIỆM VỤ LƢU TRỮ TÀI LIỆU SỐ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƢỚC Lê Thị Vân Quyên Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai 1 Tính tất yếu và trách nhiệm của Lƣu trữ lịch sử đ[.]
TRÁCH NHIỆM CỦA LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỐI VỚI NHIỆM VỤ LƢU TRỮ TÀI LIỆU SỐ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƢỚC Lê Thị Vân Quyên Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Tính tất yếu trách nhiệm Lƣu trữ lịch sử lƣu trữ tài liệu số Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu xác đóng vai trị quan trọng việc nghiên cứu, hoạch định sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh tồn lịch sử hình thành, phát triển đời sống trị, kinh tế, văn hố, xã hội địa phương Nhận thấy cơng tác văn thư lưu trữ đóng vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội, Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Sở Nội vụ) nói riêng, ngành Văn thư - Lưu trữ tỉnh nói chung đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin giúp tìm liệu nhanh chóng, cất trữ liệu gọn gàng, lâu dài an tồn Cơng nghệ thơng tin (CNTT) ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính khoa học, tính đại giải cơng việc Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư lưu trữ vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, lĩnh vực mang tính thời đại góp phần khơng nhỏ vào trình hoạt động quan, đơn vị Trong q trình giải cơng việc chuyển giao tài liệu vào lưu trữ quản lý, bảo quản theo hồ sơ Tài liệu điện tử sản sinh q trình giải cơng việc cần phải lập thành hồ sơ điện tử hệ thống thông tin Phần lớn nguồn lực thông tin lưu trữ lịch sử từ trước đến tồn dạng ghi giấy như: hồ sơ văn hành chính, vẽ, đồ, thiết kế… với ảnh, phim, băng, đĩa truyền 58 thống Tuy nhiên, để khai thác dạng thông tin người sử dụng phải trực tiếp đến lưu trữ để tìm kiếm mà khơng có lựa chọn khác Với phát triển công nghệ thông tin lại cho phép tiếp cận thông tin cách chân thực thông qua số hóa, thiết bị thơng tin (máy tính, điện thoại di động, ipad) Nhu cầu khai thác thông tin độc giả thay đổi từ việc phải đến trực tiếp sang hình thức khai thác trực tuyến, online Vì vậy, việc chuyển đổi tài liệu dạng hình thức từ giấy sang số thuận tiện linh hoạt cho nhu cầu tiếp cận tài liệu trực tuyến qua thiết bị kết nối internet Mặt khác với việc ứng dụng công nghệ thông tin việc gửi nhận văn điện tử qua trục liên thông văn quốc gia, qua phần mềm quản lý văn điều hành, từ năm 2019 trở đi, hầu hết quan, tổ chức nhà nước sản sinh loại hình tài liệu điện tử nên Lưu trữ lịch sử thu thập hồ sơ, tài liệu giấy mà phải thu thập hồ sơ, tài liệu dạng thức điện tử Từ thực tế đặt nhiệm vụ mới, trách nhiệm mang tính tất yếu Lưu trữ lịch sử lưu trữ tài liệu số, bao gồm : - Thu thập tài liệu giấy thực số hóa tài liệu giai đoạn trước - Thu thập hồ sơ tài liệu điện tử (đối với giai đoạn sản sinh hồ sơ, tài liệu điện tử) Kết thực nhiệm vụ lƣu trữ tài liệu số Lƣu trữ lịch sử tỉnh Lào Cai Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai với chức năng, nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh Trong năm qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ xác định rõ tầm quan trọng việc ứng dụng CNTT thực chức năng, nhiệm vụ giao bước tham mưu, đề xuất thực hiệu việc ứng dụng CNTT hoạt động văn thư, lưu trữ, đặc biệt quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh, cụ thể sau: 59 2.1 Tham mưu th c tốt việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Ngày 14/5/2015, UBND tỉnh Lào Cai ban hành Quyết định số 1339/QĐUBND phê duyệt Danh mục quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh gồm tổng số 331 quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu Hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai tham mưu UBND tỉnh ban hành văn thu tài liệu quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu, đặc biệt tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Quyết định thu kịp thời tài liệu quan, tổ chức có chia tách, sáp nhập, giải thể (theo hướng dẫn Công văn 101/SNV-CCVTLT ngày 09/02/2018 Sở Nội vụ tỉnh Lào Cai) Sau có Quyết định UBND tỉnh, Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch, Quyết định thành lập Đoàn kiểm tra, khảo sát tài liệu nộp lưu Các kiểm tra, khảo sát thực tế quan, đơn vị lồng ghép với hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, kiểm tra, đôn đốc đơn vị thực chỉnh lý, lựa chọn đầy đủ thành phần tài liệu nộp lưu Lưu trữ lịch sử tỉnh Đến hết năm 2019, Lưu trữ lịch sử tỉnh Lào Cai thu hồ sơ, tài liệu vĩnh viễn 128 Phông tài liệu (tương ứng 701 mét giá) Năm 2020 tiếp tục thu tài liệu 30 quan, tổ chức địa bàn tỉnh Quá trình giao nhận hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đảm bảo trình tự, thủ tục quy định 2.2 Th c số hóa tồn tài liệu giấy thu Lưu trữ lịch sử tỉnh bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Từ năm 2012, Chi cục tham mưu cho Sở Nội vụ, UBND tỉnh xây dựng triển khai thực Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Đến hết năm 2019 thực số hóa 102/128 Phơng lưu trữ thu Lưu trữ lịch sử tỉnh, tương ứng 12.406 hồ sơ Việc số hóa tài liệu góp phần đảm bảo an toàn tài liệu liệu điện tử song song với việc bảo quản tài liệu giấy, đồng thời giúp cho việc khai thác nhanh chóng, thuận tiện Trước năm 2017, toàn tài liệu số hóa thực khai thác tra cứu mạng nội Chi cục Việc tra cứu tài liệu phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử viên chức phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử 60 thuộc Chi cục thực độc giả muốn khai thác tài liệu phải đến trực tiếp trụ sở Chi cục Văn thư - Lưu trữ Với thực trạng trên, để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho người dân tiếp cận với tài liệu lưu trữ lịch sử Trong năm 2018, Chi cục đề xuất giải pháp đưa liệu số hóa Lưu trữ lịch sử tỉnh lên môi trường mạng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu độc giả thông qua trang website Chi cục, Sở Nội vụ Cổng thông tin điện tử tỉnh Lào Cai liên kết với website Chi cục Văn thư - Lưu trữ Vì vậy, độc giả truy cập tra cứu, gửi phiếu yêu cầu đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Lào Cai để khai thác, sử dụng tài liệu theo thẩm quyền Đặc biệt năm 2019, để đảm bảo an toàn sở liệu lưu trữ điện tử số hóa, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu đề xuất phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin tỉnh Lào Cai, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thực đặt máy chủ số hóa Trung tâm mạng thơng tin tỉnh Lào Cai Hồn thiện hệ thống mạng LAN từ Trung tâm mạng thông tin tới Chi cục Văn thư - Lưu trữ; thực đưa liệu máy chủ nhằm nâng cao tính bảo mật an toàn liệu điện tử 2.3 Tuyên truyền, phổ bi n văn Ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TTBNV quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, Chi cục Văn thư Lưu trữ giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh ban hành văn đạo quan, đơn vị, huyện, thành phố địa bàn tỉnh triển khai thực Thông tư 01/2019/TT-BNV Thông tư 02/2019/TT-BNV Bộ Nội vụ, đồng thời phối hợp với Sở Thông tin Truyền thông yêu cầu VNPT chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện phần mềm quản lý văn điều hành đáp ứng nội dung hai Thông tư quản lý văn bản, tài liệu điện tử, tạo tiền đề cho việc lập hồ sơ điện tử từ quan, tổ chức tiến tới tích hợp, kết nối liên thơng thu hồ sơ, tài liệu điện tử Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2020 - 2025 61 Tại quan, đơn vị tỉnh áp dụng sử dụng có hiệu phầm mềm dùng chung, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn điện tử công tác quản lý, điều hành trao đổi thông tin; ứng dụng chữ ký số, bước thay văn giấy quản lý, điều hành trao đổi thông tin; tăng cường sử dụng, khai thác hệ thống thông tin tỉnh đặc biệt phần mềm quản lý văn điều hành, hệ thống thư điện tử, hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến…và đến có số quan thực số hóa tài liệu hành chính, tài liệu chuyên ngành: Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng HĐND tỉnh, Sở Tài nguyên Môi trường, Sở Y tế, Sở Giáo dục Đào tạo, Sở Tư pháp, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh… Cùng với việc số hóa tài liệu giấy giai đoạn trước, quan hướng đến nghiên cứu tạo lập hồ sơ, tài liệu điện tử tài liệu sản sinh tạo tiền đề cho việc tích hợp vào liệu dùng chung tỉnh Một số khó khăn - Việc thu hồ sơ, tài liệu giấy từ quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử không đầy đủ nội dung, thành phần tài liệu theo quy định quan, tổ chức không giữ đầy đủ tài liệu từ giai đoạn hành - Kinh phí hàng năm tỉnh dành cho cơng tác số hóa tài liệu đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin Lưu trữ lịch sử hạn hẹp, nên số hóa phần tài liệu thực số đơn vị, chưa thể triển khai đồng quan, tổ chức - Kho chứa liệu số thời hạn bảo quản tài liệu số, giá trị pháp lý tài liệu số thách thức đối nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Phƣơng hƣớng, nhiệm vụ Lƣu trữ tài liệu số thời gian tới Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư ngày 03/4/2020, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” Sự đời 02 văn pháp lý tảng cho việc ứng dụng phát triển CNTT từ cấp Trung ương, cấp tỉnh tới cấp huyện, cấp xã nhằm xây dựng hệ thống Chính quyền điện tử tồn diện vào năm 2020, từ tạo mơi trường pháp lý quan trọng để đầu tư 62 hiệu cho việc ứng dụng phát triển CNTT hoạt động quan nhà nước Với vai trò tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh, thời gian tới Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai cần thực số nhiệm vụ trọng tâm sau: - Tham mưu UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực nội dung Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 Chính phủ Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước địa bàn tỉnh Lào Cai giai đoạn 2020 - 2025; - Tiếp tục trì việc thực tốt phần mềm dùng chung tỉnh; chỉnh sửa, bổ sung hồn thiện tính phần mềm Quản lý văn điều hành Tập đồn VNPT cung cấp đáp ứng u cầu Thơng tư số 02/2019/TT-BNV Bộ Nội vụ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ (chỉnh sửa, bổ sung hồn thiện phần xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu điện tử, tích hợp kết nối thu tài liệu điện tử Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh); - Tiếp tục số hóa tài liệu giấy thu Lưu trữ lịch sử tỉnh sản sinh trong giai đoạn từ năm 2019 trở trước; cập nhật thông tin liệu Lưu trữ lịch sử đưa lên môi trường mạng đề khai thác trực tuyến, đồng thời số hóa tài liệu chuyên ngành với lộ trình thích hợp đảm bảo mục tiêu theo Quyết định số 458/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ - Đề xuất giải pháp, kinh phí, nguồn lực thực tích hợp, kết nối thu tài liệu điện tử từ ngành Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2020 - 2025, tầm nhìn 2030 - Nâng cấp, hồn thiện phần mềm số hóa tài liệu đáp ứng yêu cầu, tiêu chuẩn; triển khai đồng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đến quan, đơn vị địa bàn tỉnh; - Thực Dịch vụ công trực tuyến thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mức độ 3, 4; 63 - Đầu tư sở hạ tầng CNTT đồng Lưu trữ lịch sử Lưu trữ chuyên ngành, đặc biệt Kho chứa liệu số đáp ứng yêu cầu sản sinh tài liệu điện tử ngày tăng Cùng với phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT vào cơng tác văn thư, lưu trữ văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành, cơng việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải để tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi, xác cao có giá trị phải có thống quan quản lý nhà nước lưu trữ, Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử./ 64 ... điện tử Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh); - Tiếp tục số hóa tài liệu giấy thu Lưu trữ lịch sử tỉnh sản sinh trong giai đoạn từ năm 2019 trở trước; cập nhật thông tin liệu Lưu trữ lịch sử đưa... liệu số thời hạn bảo quản tài liệu số, giá trị pháp lý tài liệu số thách thức đối nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Phƣơng hƣớng, nhiệm vụ Lƣu trữ tài liệu số thời gian tới Ngày 05/3/2020,... mới, trách nhiệm mang tính tất yếu Lưu trữ lịch sử lưu trữ tài liệu số, bao gồm : - Thu thập tài liệu giấy thực số hóa tài liệu giai đoạn trước - Thu thập hồ sơ tài liệu điện tử (đối với giai đoạn