21 TRÁCH NHIỆM CỦA CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC, BỘ NỘI VỤ ĐỐI VỚI NHIỆM VỤ LƢU TRỮ SỐ ThS Hồ Anh Tú Phòng Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Trong thời đại công nghệ thông[.]
TRÁCH NHIỆM CỦA CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC, BỘ NỘI VỤ ĐỐI VỚI NHIỆM VỤ LƢU TRỮ SỐ ThS Hồ Anh Tú Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ tất lĩnh vực với xu tồn cầu hóa nay, việc tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin q trình hoạt động quan, tổ chức, đơn vị đòi hỏi cấp thiết để đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động thực chủ trương xây dựng Chính phủ điện tử Đây xu tất yếu, mơ hình phổ biến nhiều quốc gia giới Đối với cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung nhiệm vụ lưu trữ tài liệu số, tài liệu điện tử nói riêng, quan quản lý nhà nước lĩnh vực lưu trữ giữ vị trí, vai trị thực quan trọng tiến trình quản lý, đạo, thực nhiệm vụ, góp phần đổi lề lối làm việc hệ thống hành nhà nước, cải cách hành quốc gia, hướng tới Chính phủ số với phương thức làm việc phục vụ người dân doanh nghiệp, xây dựng kinh tế số xã hội số Trong khuôn khổ Hội thảo khoa học “Lưu trữ số trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân” Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tổ chức, tham luận trình bày với nội dung khái quát thực trạng hoạt động quản lý, đạo quan quản lý nhà nước lĩnh vực lưu trữ nhiệm vụ lưu trữ tài liệu số; thơng qua đó, phân tích, đánh giá trách nhiệm đề xuất số biện pháp quản lý thuộc trách nhiệm quan để thực tốt nhiệm vụ lưu trữ tài liệu số thời gian tới Khái quát hoạt động quản lý, đạo quan quản lý nhà nƣớc nhiệm vụ lƣu trữ tài liệu điện tử, tài liệu số Bắt đầu từ thập kỷ cuối kỷ 20, q trình tin học hóa bước đầu thực số hoạt động quan nhà nước theo đạo chung Đảng Nhà nước (Nghị số 49/CP ngày 04 tháng năm 1993 Chính phủ phát triển cơng nghệ thông tin nước ta 21 năm 90; Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 Bộ Chính trị đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa…) Để cụ thể hóa chủ trương, đường lối Đảng phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin, loạt văn quy phạm pháp luật, văn đạo, chương trình, kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin quan ban hành, điển hình là: Luật Giao dịch điện tử năm 2005; Luật Công nghệ thông tin năm 2006; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 20112020; Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng năm 2011 Chính phủ quy định việc cung cấp thông tin dịch vụ công trực tuyến trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước; Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng năm 2010 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015; Luật An tồn thơng tin mạng năm 2015 Nghị số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 Chính phủ Chính phủ điện tử… Cơ quan Bộ Thơng tin Truyền thơng, với vai trị quan quản lý nhà nước công nghệ thơng tin, tham mưu trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành trực tiếp ban hành văn pháp luật, tạo hành lang pháp lý ứng dụng công nghệ thông tin; đồng thời đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra quan nhà nước trình triển khai nhiệm vụ Thực theo tinh thần Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ, quan nhà nước bước đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin “nhằm nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động nội quan nhà nước quan nhà nước, giao dịch quan nhà nước với tổ chức cá nhân; hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành bảo đảm công khai, minh bạch” (Khoản Điều Nghị định số 64/2007/NĐ-CP) Trong q trình đó, việc quản lý, sử dụng văn 22 bản, tài liệu nói chung, tài liệu điện tử nói riêng quan tâm đạo số văn như: Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng năm 2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; Chỉ thị số 02/CT-TTg ngày 23 tháng 01 năm 2019 Thủ tướng Chính phủ tăng cường sử dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ hoạt động quan nhà nước cấp… Song song với việc tiếp tục thực cải cách hành gắn với ứng dụng cơng nghệ thông tin, cải cách chế độ công vụ công chức, việc quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử, tài liệu số hệ thống quan, tổ chức nhà nước có ý nghĩa hết vừa cơng cụ, vừa sản phẩm hoạt động máy nhà nước Trong lĩnh vực lưu trữ, quan quản lý nhà nước lưu trữ ban hành văn quy định tài liệu lưu trữ điện tử quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, có Luật Lưu trữ năm 2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Lưu trữ Các văn tạo hành lang pháp lý cho việc xác định tài liệu điện tử, có tài liệu số, khơng phân biệt hình thức, loại hình hay vật mang tin, tài liệu lưu trữ, quản lý áp dụng biện pháp nghiệp vụ lưu trữ, trở thành thành phần Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam Theo Điều 13 Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ điện tử hình thành theo hai cách thức: “được tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ”; hai “được số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác” Việc quy định nguồn gốc cách thức hình thành tài liệu lưu trữ điện tử giúp cho quan có sở xác định đối tượng, phân biệt tài liệu lưu trữ điện tử với tài liệu khác để có biện pháp quản lý thực nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp Bên cạnh đó, yêu cầu, tiêu chuẩn mang tính đặc thù tài liệu lưu trữ điện tử xem xét, quy định để đảm bảo tài liệu lưu trữ điện tử có đủ giá trị pháp lý, độ tin cậy, tính xác thực tương đương chính, 23 gốc tài liệu giấy, có khả truy cập, bảo quản, sử dụng theo phương pháp riêng Tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, số nội dung như: khái niệm có liên quan (“hồ sơ điện tử”, “lập hồ sơ điện tử”); nghiệp vụ lưu trữ (xác định giá trị, thu thập, bảo quản, sử dụng, tiêu hủy); tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào, trách nhiệm quản lý quan nhà nước tài liệu lưu trữ điện tử quy định mức độ nguyên tắc chung Trong số quy định trên, đáng ý việc Nghị định khẳng định tài liệu lưu trữ điện tử hình thành hoạt động quan, tổ chức phải lập hồ sơ thực biện pháp nghiệp vụ lưu trữ, dựa hệ thống quản lý tài liệu điện tử đảm bảo yêu cầu kỹ thuật theo quy định Ngoài ra, với cách thức hình thành thứ hai tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác, quy định pháp luật khẳng định tài liệu thay tài liệu số hóa khơng cho phép việc hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau tài liệu số hóa Quy định đặt nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ để phục vụ hoạt động quản lý quan, tổ chức, bối cảnh thực tế cịn tiềm ẩn rủi ro mặt cơng nghệ, kỹ thuật an ninh mạng; nhiều hệ thống quản lý tài liệu điện tử chưa đảm bảo để tài liệu có tính xác thực, tồn vẹn, qn, an tồn thơng tin, có khả truy cập từ tài liệu tạo lập Trong Báo cáo số 116/BC-BNV ngày 08 tháng 01 năm 2020 Bộ Nội vụ tổng kết công tác năm 2019 phương hướng nhiệm vụ năm 2020, Bộ Nội vụ đề phương châm hành động năm 2020 “hoàn thiện thể chế, tinh gọn máy, siết chặt kỷ cương, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin”; với nhiệm vụ trọng tâm văn thư, lưu trữ tiếp tục hoàn thiện thể chế văn thư, lưu trữ, bảo đảm quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ vào nếp; trình Quốc hội sửa đổi, bổ sung Luật Lưu trữ cho phù hợp Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” phê duyệt Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 Thủ tướng Chính phủ đặt mục tiêu quản lý thống nhất, 24 bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ điện tử hình thành hoạt động quan nhà nước Việc phê duyệt thực Đề án giúp nâng cao hiệu hoạt động quan nhà nước, tạo điều kiện giúp người dân doanh nghiệp thuận lợi tiếp cận sử dụng tài liệu lưu trữ quan nhà nước Theo Đề án, việc hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử mục tiêu, nhiệm vụ hàng đầu (Điều Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng năm 2020 Thủ tướng Chính phủ) Bộ Nội vụ ban hành Kế hoạch thực Đề án giai đoạn 2020 - 2025, với số nhiệm vụ cụ thể về: hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật (sửa đổi, bổ sung Luật Lưu trữ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP; quy định lưu trữ hồ sơ thủ tục hành điện tử; tiêu chuẩn kho lưu trữ số…); xây dựng trình cấp có thẩm quyền đề án, dự án, chương trình, kế hoạch triển khai (như: Đề án Kiện toàn tổ chức máy quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung, thống tài liệu lưu trữ điện tử quan nhà nước; Dự án Lưu trữ tài liệu điện tử Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam…) số nhiệm vụ phối hợp với Bộ Thông tin Truyền thông, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ (trong thực giải pháp xác thực, bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử, hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử quan nhà nước, sở liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam) Tại Bộ Nội vụ, nhiệm vụ lưu trữ thông tin số quan nhà nước nhiệm vụ mẻ, Chính phủ giao cho Bộ Nội vụ từ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng năm 2008 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; tiếp Bộ Nội vụ giao Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trực tiếp thực nhiệm vụ (Quyết định số 89/QĐ-BNV ngày 24 tháng năm 2009 Bộ Nội vụ) Để triển khai thực nhiệm vụ lưu trữ thông tin số quan nhà nước, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước chủ trì tiến hành hoạt động: là, nghiên cứu, tham mưu, trình cấp có thẩm quyền ban hành văn pháp luật, văn nghiệp vụ, văn đạo, kế hoạch, chương trình thực nhiệm vụ lưu trữ thông tin số; hai là, tổ chức đồn cơng tác trao đổi, khảo sát, học tập kinh nghiệm, mơ hình lưu trữ số số nước mời chuyên gia nước sang khảo sát thực tế, tư vấn, phổ biến kinh 25 nghiệm cho cán Việt Nam; ba là, tổ chức hội thảo, sưu tầm, tổng hợp nội dung văn bản, tài liệu nước thông tin số; bốn là, phối hợp với Bộ Thông tin Truyền thơng đánh giá tình hình quản lý nhà nước công nghệ thông tin, khảo sát, tổng hợp thực trạng hình thành, quản lý tài liệu số quan bộ, ngành, địa phương đề xuất giải pháp, lộ trình thực nhiệm vụ lưu trữ thơng tin số… Thơng qua đó, nhiều thơng tin, kinh nghiệm có giá trị tổng hợp phục vụ cho trình thực nhiệm vụ lưu trữ thông tin số quan quản lý lưu trữ; nhiên giai đoạn trước, hoạt động lưu trữ tài liệu số chưa triển khai thực tế cách rộng rãi Việt Nam số nguyên nhân chủ quan khách quan, nên nhiệm vụ mẻ quan quản lý nhà nước quan, tổ chức, dẫn đến kết thực nhiệm vụ nhiều hạn chế Đề xuất để thực trách nhiệm quan quản lý nhà nƣớc lĩnh vực lƣu trữ nhiệm vụ lƣu trữ tài liệu số quan nhà nƣớc Bên cạnh sở pháp lý văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan quản lý nhà nước lĩnh vực lưu trữ, trách nhiệm thực nhiệm vụ lưu trữ tài liệu số quan nhà nước xuất phát từ sở thực tế chủ trương, sách chung Đảng, Nhà nước máy quyền xây dựng Chính phủ điện tử cải cách hành Trong tiến trình mang tính tất yếu thời đại, đặc biệt văn bản, tài liệu tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quan nhà nước công cụ đắc lực, sản phẩm thiếu hành nhà nước, quan quản lý lưu trữ khơng thể đứng ngồi phải nhận thức rõ trách nhiệm mình, tích cực, chủ động triển khai thực nhiệm vụ Việc đánh giá mức vai trò, trách nhiệm quan quản lý lưu trữ nhiệm vụ lưu trữ tài liệu số quan nhà nước giúp xác định nội dung trọng tâm để thực trách nhiệm quan thời gian tới cách kịp thời, khả thi có hiệu Trên sở phân tích, đánh giá trên, tham luận đề xuất việc thực hiện, tham mưu cho quan có thẩm quyền để thực trách nhiệm 26 quan quản lý nhà nước lưu trữ nhiệm vụ lưu trữ tài liệu số quan nhà nước cần tập trung vào nội dung sau: - Xây dựng hoàn thiện hệ thống pháp luật, tạo hành lang pháp lý cho việc thực nhiệm vụ lưu trữ tài liệu số; - Kiện toàn hệ thống tổ chức máy để quản lý hoạt động lưu trữ tài liệu số; - Bố trí nhân đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán đáp ứng yêu cầu lưu trữ tài liệu số; - Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử, tài liệu số; - Trực tiếp quản lý, đạo hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số a) Xây dựng hoàn thiện hệ thống pháp luật, tạo hành lang pháp lý cho việc thực nhiệm vụ lưu trữ tài liệu số Cùng với trình phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin giới Việt Nam, xu hướng xây dựng Chính phủ điện tử hướng đến việc phục vụ người dân doanh nghiệp đòi hỏi quan nhà nước phải tích cực đổi mới, phối hợp chặt chẽ với việc cung cấp, chia sẻ thơng tin, đơn giản hóa quy trình, thủ tục hành chính, tăng cường nâng cao chất lượng giải dịch vụ công trực tuyến để tạo thuận lợi cho hoạt động người dân, doanh nghiệp Trong q trình hồn thiện thể chế, tảng Chính phủ điện tử, hệ thống pháp luật quy định lưu trữ điện tử nói chung, lưu trữ số nói riêng cần thống tuân thủ định hướng Chính phủ đề Nghị số 17/NQ-CP ngày 17 tháng năm 2019 số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến 2025, với giải pháp trọng tâm là: “1 Xây dựng, hoàn thiện thể chế tạo sở pháp lý đầy đủ, toàn diện cho việc triển khai xây dựng, phát triển Chính phủ điện tử; Xây dựng tảng cơng nghệ phát triển Chính phủ điện tử phù hợp với xu phát triển Chính phủ điện tử giới; Xây dựng, phát triển Chính phủ điện tử bảo đảm gắn kết chặt chẽ ứng dụng công nghệ thông tin với cải cách hành chính, đổi lề lối, phương thức làm việc phục vụ người dân doanh nghiệp, thực chuyển đổi số quốc gia hướng tới Chính phủ số, kinh tế số xã hội số; 27 ... chức Bộ Nội vụ; tiếp Bộ Nội vụ giao Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trực tiếp thực nhiệm vụ (Quyết định số 89/QĐ-BNV ngày 24 tháng năm 2009 Bộ Nội vụ) Để triển khai thực nhiệm vụ lưu trữ thông tin số. .. tin”; với nhiệm vụ trọng tâm văn thư, lưu trữ tiếp tục hoàn thiện thể chế văn thư, lưu trữ, bảo đảm quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ vào nếp; trình Quốc hội sửa đổi, bổ sung Luật Lưu trữ cho... Nam) Tại Bộ Nội vụ, nhiệm vụ lưu trữ thông tin số quan nhà nước nhiệm vụ mẻ, Chính phủ giao cho Bộ Nội vụ từ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng năm 2008 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền