GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT TV 42 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU 2/2021 Thế kỷ XXI thế kỷ của số hóa, những tác động của công nghệ hiện đại và kỹ thuật số ảnh hưởng sâu rộng tới tất cả các lĩnh vực, trong đó có l[.]
GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ MỚI TẠI THƯ VIỆN BẢO TÀNG DÂN TỘC HỌC VIỆT NAM Lê Tùng Lâm T hế kỷ XXI - kỷ số hóa, tác động công nghệ đại kỹ thuật số ảnh hưởng sâu rộng tới tất lĩnh vực, có lĩnh vực TT - TV Các thư viện phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh, hữu hình vơ hình Thư viện Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam (BTDTHVN) khơng nằm ngồi xu Cơng chúng đến Bảo tàng DTHVN khơng để khám phá khía cạnh văn hóa tộc người, mà cịn tìm hiểu nhiều vấn đề khác nhân học, bảo tàng học, kinh nghiệm hợp tác, trở thành bạn đọc Thư viện Trong gần 25 năm từ Bảo tàng mở cửa đón vị khách tham quan đầu tiên, hoạt động TT - TV đồng hành với phát triển Bảo tàng, bước tích lũy tài liệu, đa dạng hóa hoạt động, ngày tiếp cận với ứng dụng công nghệ nhằm thực thiện tốt công tác quản lý tài nguyên, nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, đáp ứng tối đa nhu cầu công chúng nước quốc tế Đôi nét Thư viện Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam BTDTHVN thành lập năm 1995 theo định Thủ tướng Chính phủ, trực thuộc Trung tâm Khoa học xã hội Nhân văn Quốc gia, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (Viện Hàn lâm KHXHVN) [1] Sau hai năm tích cực xây dựng, tháng 11-1997, Bảo tàng thức mở cửa đón khách tham quan Cùng với tiến trình xây dựng phát triển Bảo tàng, phận thơng tin - tư liệu hình thành ngày hồn thiện Với mục đích xây dựng trung tâm tư liệu nhân học/dân tộc học/bảo tàng học, Thư viện BTDTHVN có nhiệm vụ: bổ sung, thu 42 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2021 Bảo tàng Dân tộc học thập thông tin; tổ chức xử lý bảo quản tài liệu; khai thác, giới thiệu phục vụ khai thác thông tin; xây dựng phát triển sở liệu (CSDL); nhằm đáp ứng yêu cầu chuyên môn Bảo tàng phục vụ công chúng Hiện tại, Thư viện lưu giữ gần 20.000 tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực đời sống kinh tế, văn hóa xã hội, tơn giáo tín ngưỡng, dân tộc Việt Nam, Đông Nam Á giới [2] Các tài liệu bổ sung thu thập từ nhiều nguồn khác nhau: mua, trao đổi, biếu tặng nguồn nội sinh BTDTHVN Khác với thư viện viện nghiên cứu, phục vụ hoạt động nội tại, Thư viện đón tiếp đối tượng bạn đọc đa dạng: nhà nghiên cứu, nghiên cứu sinh, sinh viên, giảng viên trường cao đẳng đại học, công chúng nước Năm 2019, Thư viện phục vụ 3.000 lượt bạn đọc nước Tài liệu thư viện BTDTHVN quản lý phục vụ theo hình thức truyền thống đại, thỏa mãn nhu cầu tra cứu đa dạng khả năng, trình độ tìm tin đối tượng bạn đọc khác Hệ thống tra cứu mục lục truyền thống gồm mục lục theo chữ (sắp xếp theo tên tác giả, tên tài liệu); mục lục theo chủ đề (dân tộc học, nhân học, văn hóa, bảo tàng học, ) Hệ thống tra cứu điện tử thông qua máy tính mạng máy tính truy nhập tới CSDL thư mục, toàn văn cho loại tài liệu Từ năm 2002, Thư viện bắt đầu trình “hiện đại hóa” cơng tác quản lý phục vụ tài liệu phần mềm CDS/ISIS for Windows Việc khai thác thông tin qua máy tính dạng CSDL quy trình tìm tin tự động hóa, phần mềm quản trị hình thức GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV thư mục, chuẩn hóa khổ mẫu trao đổi, thống format, mã trường cập nhật thường xuyên, hiệu đính, bổ sung chỉnh sửa thuận tiện “Phần mềm CSDL cho phép lưu trữ nhiều thơng tin tài liệu, có hệ thống tra cứu tin linh hoạt như: tìm tin có trợ giúp, tìm tin trình độ cao, tìm tin theo từ điển, tìm tin theo nhan đề tài liệu” [3] Đến năm 2015, với chủ trương, định hướng giải pháp phát triển chung Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, Thư viện có chuyển đổi mạnh mẽ việc ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào hoạt động chuyên môn Năm 2018, Thư viện nhập liệu phần mềm Sierra tra cứu mục lục tra cứu trực tuyến Opac Năm 2019, Thư viện tiến hành số hóa tư liệu nhằm giải vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho bạn đọc Việc tiến hành số hóa xu tất yếu phổ biến cho thư viện Việt Nam tương lai Ứng dụng công nghệ hoạt động thông tin - thư viện Thư viện BTDTHVN thuộc loại hình thư viện chuyên ngành, giao nhiệm vụ cập nhật, bổ sung phục vụ cho cán bảo tàng, cán Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam bạn đọc bên ngồi Việc ứng dụng cơng nghệ hoạt động TT - TV thực từ ngày đầu thành lập Thư viện, nhằm đáp ứng việc quản lý tài nguyên nhu cầu tìm kiếm thơng tin cho bạn đọc ngồi nước Phần mềm CDS/ISIS for Windows Từng bước ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản trị, trao đổi khai thác thông tin hướng Thư viện Năm 2002, với hỗ trợ tổ chức UNESCO, Thư viện ứng dụng phần mềm CDS/ISIS for Windows sử dụng mã tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN3 Đây phần mềm mã nguồn mở, miễn phí, khả tìm biểu ghi theo nội dung thơng qua ngơn ngữ tìm tin linh hoạt, Đồng thời, hỗ trợ nghiệp vụ cho người làm thư viện (quản lý, bổ sung, lọc tài liệu, in phích, phiếu nghiệp vụ,…) Tuy nhiên, phần mềm tồn số bất cập như: dừng việc hỗ trợ việc tra cứu chính, chưa sử dụng vào hoạt động phân tích, tổng hợp, đánh giá, thống kê, dự báo tài liệu; chưa quản lý q trình lưu thơng tài liệu; đơi liệu thiếu xác, thiếu đồng bộ,… CSDL Thư viện thường xuyên cập nhật để bạn đọc tiếp cận tài liệu sớm Tất bạn đọc đến Thư viện phép tra cứu tài liệu hệ thống CSDL Có hai hình thức khai thác thơng tin: tra cứu chỗ (tại Phòng đọc Thư viện) truy cập mạng nội quan (mạng LAN) Mặc dù có nhiều ưu điểm, qua q trình sử dụng, phần mềm CDS/ISIS for Windows bộc lộ nhiều bất cập hoạt động tìm tin quản lý nhập liệu Để khắc phục hạn chế trên, Thư viện bước triển khai sử dụng phần mềm tảng dịch vụ thư viện Sierra Phần mềm Sierra Phần mềm Sierra hệ thống phần mềm tảng dịch vụ thư viện (Library Services Platform), hệ hệ thống phần mềm quản trị thư viện tích hợp (Integrated library system) Đây hệ thống mở, cung cấp tất tính hệ thống quản trị thư viện tích hợp với cấu trúc phần mềm đại Phân hệ biên mục Sierra cung cấp tính kiểm sốt tính qn, cho phép dễ dàng tìm kiếm tài liệu phù hợp nhu cầu, cách tham chiếu đến lĩnh vực, vấn đề có liên quan Phần mềm Sierra có khả thực tồn diện chức THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2021 43 GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV quản lý thư viện, bao gồm theo dõi việc bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin chỗ hay từ xa, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thông tin thư mục với đơn vị khác Đối tượng quản lý phần mềm tài liệu truyền thống có thư viện Từ năm 2018, thực hướng dẫn đạo Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, tất thư viện trực thuộc thực tra cứu phần mềm opac vass.gov.vn OPAC (Online Public Access Catalog) mục lục tra cứu trực tuyến gồm tài liệu tổ chức thư viện hay hệ thống thư viện Phần mềm cho phép bạn đọc tra cứu sử dụng thơng tin Thư viện cung cấp lúc, nơi cách nhanh chóng thuận lợi Nhờ vậy, nhiều cán nghiên cứu BTDTHVN chủ động tra cứu tài liệu máy tính cá nhân có kết nối internet trước đến Thư viện để mượn tài liệu Số hóa tài liệu Trong xã hội nay, ứng dụng cơng nghệ thơng tin khơng cịn xa lạ với lĩnh vực, ngành nghề Số hóa tài liệu trình sử dụng phương tiện kỹ thuật để chuyển tài liệu từ sách, báo, tạp chí in, vật ghi âm, ghi hình sang tài liệu điện tử/tài liệu số Số hóa giúp việc bảo quản, trì tuổi thọ tài liệu truyền thống lâu hơn, tiết kiệm không gian lưu trữ giảm chi phí bảo quản tài liệu Với cơng tác phục vụ, tra cứu tài liệu, số hóa cho phép tăng khả truy xuất, tìm kiếm; có khả chỉnh sửa, tái sử dụng chuyển đổi sang loại liệu số khác Đặc biệt, số hóa cịn có tác dụng chia sẻ tài liệu nhanh, gọn thư viện với nhau, phục vụ nhu cầu bạn đọc đâu, thời gian thiết bị tra cứu có kết nối mạng Năm 2015, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam phê duyệt dự án “Xây dựng hệ thống Thư viện điện tử - Thư viện số - Ngân hàng liệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội 44 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2021 Việt Nam”, Viện Thông tin Khoa học xã hội chủ trì thực Đây dự án có quy mơ lớn Viện Hàn lâm, sử dụng công nghệ tiên tiến giới để số hóa lưu trữ tài liệu đơn vị Cuối năm 2018, Dự án bắt đầu triển khai hoạt động lắp đặt, đào tạo, vận hành thiết bị số hóa tài liệu cho thư viện thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, có Thư viện BTDTHVN Hiện tại, Thư viện cấp thiết bị để thực số hóa tài liệu, gồm: máy quét chuyên dụng (làm việc với khổ giấy A3), thiết bị lưu trữ NAS, máy tính, máy in mã vạch đầu đọc mã vạch Trong nửa đầu năm 2019, người làm thư viện Bảo tàng tham gia đợt tập huấn ngắn hạn Viện Thông tin Khoa học xã hội phương pháp số hóa tài liệu Tại Thư viện, cơng việc số hóa tài liệu trải qua bước thực sau: lập duyệt danh mục; kiểm tra tài liệu; scan tài liệu (nếu có sai lệch số lượng, cần kiểm tra lại scan bổ sung ngay); chỉnh sửa hình ảnh nhận dạng ký tự quang học OCR; kết xuất tập tin đầu ra; đưa lên phần mềm CSDL để phục vụ lưu giữ Để lưu trữ hướng tới mục tiêu chia sẻ lên CSDL chung, người làm thư viện sử dụng phần mềm quản lý sưu tập số Contentdm Phần mềm quản lý loại tài liệu với nhiều định dạng khác như: file văn bản, âm thanh, hình ảnh, đồ, video, file Microsoft Office Ngồi ra, Contentdm cịn cho phép lưu trữ, quản lý cấp quyền truy cập tới sưu tập số thư viện trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Thư viện bước đầu triển khai phần mềm Contentdm việc tạo file tồn văn file tóm tắt tài liệu nội sinh máy quét chuyên dụng chuyển đổi file sang file pdf Mặc dù cơng tác số hóa Thư viện bước khởi đầu, số lượng tài liệu số hóa chưa nhiều, hy vọng GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV thời gian tới, tốc độ số hóa đẩy nhanh nhằm mở rộng lực cung cấp thông tin dịch vụ cho bạn đọc, nâng cao chất lượng phục vụ Thư viện Một số tồn giải pháp ứng dụng công nghệ hoạt động Gần 25 năm hoạt động, Thư viện BTDTHVN đạt nhiều thành tựu công tác quản lý, lưu trữ phục vụ bạn đọc ngồi nước Ứng dụng cơng nghệ bước đầu làm thay đổi hoạt động nâng cao chất lượng phục vụ Thư viện, tăng hiệu công việc bạn đọc, nâng cao chất lượng phục vụ cơng chúng Có thể nói, hoạt động thư viện góp phần khơng nhỏ vào thành công tạo dựng thương hiệu BTDTHVN Tuy nhiên, q trình hoạt động, Thư viện cịn bộc lộ số tồn cần khắc phục để sớm bắt kịp với xu hướng tồn cầu hóa hội nhập quốc tế Hiện tại, Thư viện quản lý tài liệu phục vụ tra cứu hai phần mềm CDS/ISIS for Windows Sierra Phần mềm Sierra giải nhiều bất cập CDS/ ISIS for Windows Tuy nhiên, nhiều cán BTDTHVN quen với việc tra cứu phần mềm cũ, chưa thành thạo việc sử dụng phần mềm tra cứu Sierra Trong thời gian tới, Thư viện cần tiến hành hướng dẫn cho cán Bảo tàng cách tra cứu phần mềm Sierra Việc sử dụng thành thạo phần mềm giúp cho trình tra cứu tìm tin bạn đọc dễ dàng hiệu Cơng tác số hóa tài liệu có đặc tính trội mà thư viện truyền thống khơng thể có Những sưu tập số thể tính linh hoạt chỗ: tài liệu số lúc phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau, không phụ thuộc vào số lượng người đọc, thời gian hay vị trí địa lý nên tiết kiệm thời gian kinh phí Hơn nữa, tài liệu tiến hành số hóa ngăn chặn rủi ro bị hủy hoại thời gian, khí hậu, tần suất sử dụng Với nhiều ưu điểm, việc số hóa tài liệu thư viện tất yếu Tuy nhiên, cơng tác số hóa tài liệu phải thực qua nhiều bước, địi hỏi phải có đầu tư lớn nguồn lực tài chính, đào tạo nhân lực cần nhiều thời gian thực Trong đó, nhân lực Thư viện có người, vừa tiến hành số hóa tài liệu, vừa tiếp tục thực nghiệp vụ thư viện với tài liệu truyền thống Tốc độ số hóa tài liệu đẩy nhanh mong muốn Do vậy, thời gian tới, để đáp ứng công tác quản lý, phục vụ, khai thác nhu cầu dùng tin bạn đọc, Thư viện cần có quan tâm lãnh đạo Bảo tàng việc bổ sung kinh phí năm cho hoạt động số hóa tài liệu; tăng cường nguồn nhân lực có chất lượng; tạo điều kiện cho cán học tập, đào tạo chuyên môn kỹ năng, kiến thức khoa học chuyên ngành Với gần 20.000 tài liệu, tài liệu có từ vài chục đến vài trăm trang việc số hóa tồn tài liệu Thư viện khó thực thời gian ngắn Do đó, Thư viện cần tiến hành xác định tiêu chí lựa chọn tài liệu ưu tiên theo thứ tự q trình thực số hóa Chẳng hạn: ưu tiên hàng đầu tài liệu quý hiếm, độc bản; ưu tiên thứ tài liệu mang tính đặc thù BTDTHVN (tư liệu điền dã, hồ sơ trưng bày,…); ưu tiên thứ tài liệu có tần suất sử dụng cao,… Sau đó, Thư viện xây dựng lộ trình thời gian, nhân lực đưa kế hoạch số hóa tài liệu vào kế hoạch hoạt động thường xuyên Thư viện Hiện nay, vấn đề quyền trở nên quan trọng thư viện, Việt Nam gia nhập Công ước Berne bảo hộ quyền tác giả giới (26-102004) ban hành Luật Sở hữu trí tuệ Việt Nam năm 2005 Việc tải xuống, phát tán tài liệu số phổ biến Việt Nam, ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi tác giả nhà xuất Trong cơng tác THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2021 45 GIỚI THIỆU CÁC CƠ QUAN TT-TV số hóa tài liệu thư viện, BTDTHVN cần xác định rõ hoạt động số hóa phục vụ tài liệu số hóa để không vi phạm quyền, sở xác định rõ mục đích hoạt động mục đích, hình thức sử dụng tài liệu Thư viện cần phân công nhân phụ trách việc tìm kiếm internet tài liệu thích hợp từ bảo tàng giới, viện nghiên cứu chuyên ngành, Song song với phải tiến hành kiểm tra vấn đề quyền cách tìm kiếm SHERPA RoMEO trang web: http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ Đây CSDL liên quan tới sách nhà xuất quyền tự lưu trữ Đối với nhà xuất khơng có danh sách SHERPA RoMEO, thông tin chi tiết quyền quyền lưu trữ không đề cập nhân viên thư viện kiểm tra trang web thức nhà xuất bản, liên hệ trực tiếp với nhà xuất Có thể nói, số hóa tài liệu việc tốn công sức, thời gian tiền bạc, không làm thời đại công nghệ số Tuy nhiên, để cơng tác số hóa thực hiệu quả, đẩy nhanh tốc độ số hóa, tiết kiệm nguồn lực địi hỏi Thư viện BTDTHVN nói riêng thư viện trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam nói chung cần đề chiến lược quán, tập trung cao hoạt động số hóa theo hướng chuyên nghiệp Đặc biệt, Thư viện BTDTHVN cần xây dựng kế hoạch, chương trình cụ thể cho thời điểm, có đầu tư tài chính, người, thời gian Sau giai đoạn định, cần có kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm để kịp thời khắc phục hạn chế, khó khăn q trình thực Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ hoạt động thư viện bước chuyển tích cực BTDTHVN Việc sử dụng phần mềm để xây dựng CSDL nhằm quản trị tìm kiếm liệu thực cơng cụ hữu ích để kiểm sốt, quản lý hiệu hoạt động 46 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 2/2021 TT - TV Ngồi ra, việc tiến hành số hóa cịn giúp giải vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho bạn đọc Để tránh việc tạo lập chồng chéo hệ CSDL, giảm lãng phí thời gian, nhân lực, tài tạo tính thống hệ thống thư viện, trước tiên hệ thống thư viện thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, có kế hoạch tổng thể số hóa tài liệu liên kết số hóa thư viện điều cần thiết, tương lai phát triển, hội nhập hệ thống thư viện Việt Nam hệ thống thư viện giới TÀI LIỆU THAM KHẢO Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam Các cơng trình nghiên cứu Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam, tập IV, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, 2004 Thư viện Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam Báo cáo tháng đầu năm 2020, 2020 Trần Thị Hồng Loan Tổ chức khai thác nguồn lực thông tin thư viện Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, 2010 Trần Văn Hồng, Trần Minh Tâm Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin thư viện quận, huyện thành phố Hồ Chí Minh Tạp chí Thư viện Việt Nam, 2016, số 3, tr.29-36 Ngô Thế Long Hệ thống sở liệu Viện Thông tin Khoa học Xã hội, Bản tin Thư viện - Công nghệ thông tin, 2008 Nguyễn Hữu Hùng Nghiên cứu xây dựng sách quốc gia thông tin khoa học công nghệ thời kỳ cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nước Đề tài nghiên cứu cấp Bộ, Trung tâm thông tin Tư liệu Khoa học Công nghệ Quốc gia, Hà Nội, 2000 Võ Quang Trọng, Nguyễn Duy Thiệu Để có bảo tàng sống động - Quan niệm phương thức hoạt động Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam, Nxb Thế giới, Hà Nội, 2017 Lê Văn Viết Cẩm nang nghề thư viện Nxb Văn hóa - Thơng tin, Hà Nội, 2000 ... thống thư viện Việt Nam hệ thống thư viện giới TÀI LIỆU THAM KHẢO Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam Các cơng trình nghiên cứu Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam, tập IV, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, 2004 Thư. .. Hà Nội, 2004 Thư viện Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam Báo cáo tháng đầu năm 2020, 2020 Trần Thị Hồng Loan Tổ chức khai thác nguồn lực thông tin thư viện Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam, Luận văn Thạc... cho thư viện Việt Nam tương lai Ứng dụng công nghệ hoạt động thông tin - thư viện Thư viện BTDTHVN thuộc loại hình thư viện chuyên ngành, giao nhiệm vụ cập nhật, bổ sung phục vụ cho cán bảo tàng,