CHIA SẺ KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG GOOGLE FORMS VÀO CÔNG TÁC CHUYÊN MÔN TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC AN GIANG. Tác giả: Đỗ Thị Bé Tư Thư viện Đại học An Giang Với sự phát triển mạnh mẽ của Internet, hiện nay có rất nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây ra đời với những tính năng nổi bật như truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, tránh nguy cơ bị mất dữ liệu do lỗi đĩa cứng, tiết kiệm chi phí cho người sử dụng, dễ dàng cập nhật và chia sẻ, đã đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho người sử dụng. Dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến Google Drive là một trong số đó.
CHIA SẺ KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG GOOGLE FORMS VÀO CÔNG TÁC CHUYÊN MÔN TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC AN GIANG Đỗ Thị Bé Tư Thư viện Đại học An Giang Giới thiệu Google Forms Với phát triển mạnh mẽ Internet, có nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây đời với tính bật truy cập liệu lúc, nơi, tránh nguy bị liệu lỗi đĩa cứng, tiết kiệm chi phí cho người sử dụng, dễ dàng cập nhật chia sẻ, đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho người sử dụng Dịch vụ lưu trữ liệu trực tuyến Google Drive số Google Drive ứng dụng lưu trữ trực tuyến, cho phép bạn lưu trữ chia liệu âm thanh, hình ảnh, văn bản, video máy chủ Google Đây nơi lưu trữ liệu cá nhân mà bạn truy cập từ trình duyệt web thiết bị có cài đặt Google Drive (như PC, laptop, smartphone ) địa truy cập https://drive google.com, với khả hỗ trợ ứng dụng Google Docs, Google Sheets, Google Slides Google Forms Trong ứng dụng Google Forms ứng dụng giúp tạo biểu mẫu nhằm thu thập thông tin khảo sát ý kiến, tập hợp danh sách đăng ký, ghi nhận kết câu hỏi kiểm tra với ưu điểm sau: + Hỗ trợ nhiều loại câu hỏi phù hợp với nội dung riêng biệt + Tiết kiệm thời gian (tạo bảng hỏi, phân phối, tổng hợp) + Tiết kiệm chi phí thực khảo sát + Thống kê số liệu trực quan thông qua biểu đồ + Cung cấp nhiều mẫu (template) chủ đề (theme) Các thành phần Google Forms Google Forms cho phép tạo biểu mẫu với nội dung tùy chọn bao gồm: ● Phần mô tả biểu mẫu (Form description): cho phép bạn nhập đoạn văn mô tả chi tiết biểu mẫu hướng dẫn nhập thông tin vào biểu mẫu ● Phần nội dung: cho phép người dùng tạo câu hỏi với nhiều lựa chọn loại câu hỏi, tùy theo nội dung mục đích câu hỏi Một số loại câu hỏi cung cấp Google Forms như: Short Answer: thích hợp cho câu trả lời ngắn, thường nhập dịng Ví dụ: thơng tin bạn đọc Paragraph: thích hợp cho câu trả lời dài hơn, đoạn văn Ví dụ: luận, bảng hướng dẫn, tóm tắt Multiple choice: câu trả lời kiểu lựa chọn, cho phép chọn lựa chọn từ nhiều lựa chọn (chỉ chọn câu trả lời) Ví dụ: câu trả lời true/false THƠNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 1/2018 43 CHIA SẺ KINH NGHIỆM Check boxes: kiểu câu hỏi cho phép chọn nhiều tùy chọn Nói cách khác, người dùng Multiple Choice Grid: bạn tạo nhiều dịng cột để lựa chọn Dạng câu hỏi dùng cho khảo sát nhiều mục ● Câu hỏi bắt buộc (Required question): chọn nhiều check vào này, câu hỏi mà bạn muốn câu trả lời đồng người hỏi định phải điền câu thời Một ví dụ cho kiểu câu hỏi trả lời Đây ô bắt buộc người dùng yêu cầu người phải nhập thông tin Nếu không nhập, hỏi chọn tất nội dung biểu mẫu không gửi phương án khả thi Dropdown: ● Thông báo xác nhận (Confirmation Kiểu câu hỏi message): Phần cho phép bạn nhập cho phép người nội dung xác nhận ghi nhận câu dùng chọn tùy chọn từ danh sách thả xuống Linear Scale: Cho phép trả lời câu hỏi thứ hạng theo chia mức độ (được quy định số) Bạn chia mức độ cho việc, số cực đại cực tiểu ứng với mức mà bạn đề 44 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 1/2018 trả lời người hỏi Người hỏi nhận thông báo sau họ nhấn nút gửi hệ thống lưu lại câu hỏi thành công Thông thường, nội dung xác nhận thay lời cảm ơn, giúp cho nội dung thông điệp thân thiện trang trọng CHIA SẺ KINH NGHIỆM Ứng dụng Google Forms vào công Ngày nay, với phát triển mạnh mẽ tác chuyên môn Thư viện Đại học An Internet, bạn đọc dù đâu Giang sử dụng dịch vụ Thư Với ưu điểm vượt trội Google Forms, nhiều quan, đơn vị ứng dụng Google Form vào cơng tác chun mơn, có Thư viện Đại học An Giang Dưới số hoạt động chuyên môn mà Thư viện triển khai sử dụng Google Forms 2.1 Tổ chức thu thập ý kiến khảo sát bạn đọc Thư viện Trường Đại học An Giang đặt mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng kịp thời nhu cầu bạn đọc nhiệm vụ hàng đầu Vì vậy, hàng năm viện mà không cần phải đến Thư viện Từ năm 2014, Thư viện ứng dụng Google Forms tạo bảng khảo sát trực tuyến để bạn đọc sử dụng Thư viện góp ý đánh giá dịch vụ Thư viện Khảo sát trực tuyến đem lại lợi ích như: thu thập thơng tin dễ dàng, tiết kiệm thời gian thực (phát - thu phiếu khảo sát, nhập liệu, tổng hợp) Đồng thời, với tính phân tích tổng hợp liệu, Google Forms giúp thống kê liệu trực quan, dễ hiểu thơng qua biểu đồ Ngồi ra, nhận kết phản Thư viện tiến hành khảo sát ý kiến bạn hồi từ bạn đọc, hệ thống tự động phân đọc Đây xem nhiệm vụ cần thiết tích liệu phân chia tỷ lệ % cho quan trọng Thư viện Qua khảo sát, câu trả lời Ví dụ: Trong q trình thu thập Thư viện biết mức độ hài lòng ý kiến bạn đọc chất lượng trang bạn đọc chất lượng dịch vụ, thái web Thư viện Đại học An Giang năm 2015, độ phục vụ cán Thư viện Từ đó, có câu hỏi “Mức độ anh/chị truy cập vào Thư viện đề giải pháp cải tiến trang web Thư viện?” Trong có tổng để nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ cộng 133 người trả lời, hệ thống phân bạn đọc tốt tích cho biểu đồ sau: Hình Minh họa cho khảo sát truy cập trang web Thư viện Đại học An Giang THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 1/2018 45 CHIA SẺ KINH NGHIỆM 2.2 Thu thập thông tin bạn đọc đăng ký tham dự hội hội thảo, báo cáo chuyên đề cho lớp kỹ thông tin Việc nắm bắt số lượng, thành phần tham dự yếu tố góp phần tạo nên thành công khâu tổ chức hội nghị, hội thảo Vì vậy, cho phép bạn đọc đăng ký trước việc cần phải thực Google Forms việc tạo Trước đây, Thư viện thường cho bạn đọc đăng ký theo cách truyền thống liên hệ trực tiếp, điện thoại, email Tuy nhiên, vấn đề quản lý đăng ký truyền thống thường gây khó khăn cho người đăng ký người tiếp nhận đăng ký Đối với người đăng ký, họ phải tìm người đảm nhận công việc tiếp nhận đăng ký, tốn thời gian để đến thư viện, cần ghi thơng tin để đăng ký Đối với cán phụ trách quản lý danh sách, họ phải thường xuyên kiểm tra phản hồi email, tổng hợp danh sách theo mẫu (vì bạn đọc đăng ký kèm theo kiểu thông tin khác nhau) Đồng thời, Thư viện phải bố trí cán trực để tiếp nhận đăng ký Để giải vấn đề trên, Thư viện ứng dụng Google Forms để tạo biểu mẫu đăng ký Bạn đọc truy cập vào địa thực đăng ký trực tuyến cách điền thông tin theo mẫu cụ thể Hệ thống hỗ trợ xuất tập tin dạng bảng tính, lưu thông tin đăng ký bạn đọc (không cần nhập liệu lại) Cán phụ trách tải về, chia sẻ thông tin hay thông báo danh sách tham dự cho người liên quan để biết thông tin 2.3 Tạo kiểm tra trắc nghiệm 46 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 1/2018 Bên cạnh việc tạo bảng câu hỏi, Thư viện Đại học An Giang sử dụng trắc nghiệm (quiz) để đánh giá kỹ thông tin bạn đọc Thông qua kiểm tra giúp bạn đọc đánh giá khả hiểu vận dụng kiến thức sau học Lợi ích việc sử dụng bảng câu hỏi trực tuyến từ Google Forms: - Giúp tiết kiệm chi phí (hiện có nhiều phần mềm hỗ trợ tạo bảng câu hỏi trực tuyến, nhiên bạn phải trả chi phí bị hạn chế tính việc sử dụng chúng) - Giúp tiết kiệm thời gian việc thiết kế kiểm tra (Google Forms hỗ trợ nhiều dạng câu hỏi, chèn hình ảnh, văn bản…), bạn lựa chọn dạng câu hỏi phù hợp với nội dung kiểm tra - Biết kết sau thực kiểm tra Đồng thời cho phép người thực xem lại kết đúng/sai câu Với tiện ích trên, bạn sử dụng Google Forms Quiz để tạo kiểm tra trực tuyến cách dễ dàng với câu trả lời cho dạng câu hỏi multiple choices (nhiều lựa chọn), checkboxes (chọn câu nhất), drop-down (chọn từ danh sách thả xuống)… Dưới quy trình cho hình thức kiểm tra online cho lớp kỹ thông tin CHIA SẺ KINH NGHIỆM Hình Quy trình áp dụng cho kiểm tra online Kết luận Qua tính phân tích trên, ta thấy Google Forms mang lại lợi ích thiết thực Google Forms cơng cụ hữu hiệu hoạt động quản lý, giúp tăng hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí cho hoạt động quản lý Đây cơng cụ hữu hiệu giúp triển khai số ứng dụng như: tạo khảo sát trực tuyến, tạo kiểm tra trắc nghiệm, quản lý đăng ký tham dự hội thảo… Việc sử dụng Google Forms đơn giản, bạn cần có tài khoản Gmail sử dụng Thư viện Đại học An Giang ứng dụng Google để tạo biểu mẫu thu thập ý kiến khảo sát bạn đọc, thu thập thông tin bạn đọc liên hệ sử dụng dịch vụ đặt trước tài liệu, thu thập thông tin đăng ký học lớp kỹ thông tin, thu thập thông tin đăng ký tham gia hội nghị, hội thảo Thư viện Đồng thời, Thư viện sử dụng Google Forms để tạo trắc nghiệm trực tuyến hỗ trợ cho việc kiếm tra kiến thức bạn đọc sau tham gia khóa học kỹ thơng tin TÀI LIỆU THAM KHẢO M Procopio, Instant Google Drive Starter, Packt Publishing, 2013 S Inc, “Làm khảo sát hiệu với Google Docs,” 26 2015 [Online] Available: http://www.saga.vn/lam-khao-sat-hieu-quahon-voi-google-docs~34336 [Accessed 5 2015] J Boykin, “Design an Online Quiz Using Google Docs,” 10 2017 [Online] Available: http://www.seochat.com/c/a/googleoptimization-help/design-an-online-quiz-usinggoogle-docs/ G Inc, “Create a quiz with Google Forms,” [Online] Available: https://support.google.com/ docs/answer/7032287?hl=en [Accessed 10 2017] G Inc, “Using Google Drive - New Features, Benefits & Advantages of Google Cloud Storage,” 10 2017 [Online] Available: https://www.google.com/drive/using-drive/ THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 1/2018 47 ... tác chuyên môn Thư viện Đại học An Internet, bạn đọc dù đâu Giang sử dụng dịch vụ Thư Với ưu điểm vượt trội Google Forms, nhiều quan, đơn vị ứng dụng Google Form vào công tác chuyên mơn, có Thư. .. mơn, có Thư viện Đại học An Giang Dưới số hoạt động chuyên môn mà Thư viện triển khai sử dụng Google Forms 2.1 Tổ chức thu thập ý kiến khảo sát bạn đọc Thư viện Trường Đại học An Giang đặt mục... Google Forms đơn giản, bạn cần có tài khoản Gmail sử dụng Thư viện Đại học An Giang ứng dụng Google để tạo biểu mẫu thu thập ý kiến khảo sát bạn đọc, thu thập thông tin bạn đọc liên hệ sử dụng