Quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp

1354 QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP Vòng Mỹ Quyên, Lâm Thành Đạt, Nguyễn Thị Diệu, Lê Thảo Phương, Nguyễn Thanh Hằng Khoa Tài chính – Thương mại, Trường Đại học Công nghệ TP Hồ Chí Minh GV[.]

QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP Vòng Mỹ Quyên, Lâm Thành Đạt, Nguyễn Thị Diệu, Lê Thảo Phương, Nguyễn Thanh Hằng Khoa Tài – Thương mại, Trường Đại học Cơng nghệ TP Hồ Chí Minh GVHD: PGS.TS Tr n Văn Tùng, Ngơ Ngọc Ngun Thảo TĨM TẮT Giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh, sản xuất, tạo lợi nhuận vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm.Tuy nhiên, trước tiết kiệm chi phí, tạo lợi nhuận doanh nghiệp phải đầu tư tiêu tốn nhiều chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh, đặc biệt chi phí tài sản cố định (TSCĐ) doanh nghiệp sản xuất Chính vậy, việc tiết kiệm nhiều chi phí TSCĐ, chi phí sản xuất khác sẽluôn giải pháp hữu hiệu để giúp lợi nhuận doanh nghiệp ngày tăng lên Vì lẽ mà nhà quản lý cần phải am hiểu diễn biến liên quan đến TSCĐ, sai phạm xảy phải có giải pháp giúp tăng cường hiệu công tác quản lý TSCĐ Từ khóa: Tài sản cố định, quản lý, doanh nghiệp TỔNG QUAN VỀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TSCĐ phận tư liệu sản xuất, giữ vai trò tư liệu lao động chủ yếu trình sản xuất Chúng coi sở vật chất kỹ thuật có vai trị quan trọng hoạt động sản xuất, kinh doanh, điều kiện tăng suất lao động xã hội phát triển kinh tế quốc dân Như vậy, nói, tài sản cố định sở vật chất có vai trị quan trọng Việc cải tiến, hoàn thiện, đổi sử dụng hiệu tài sản cố định nhân tố định tồn phát triển doanh nghiệp kinh tế Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 03 VAS 04),TSCĐ tài sản mà doanh nghiệp có quyền kiểm sốt sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đem lại lợi ích kinh tế lâu dài tương lai cho doanh nghiệp Các tài sản ghi nhận TSCĐ phải đồng thời thoả mãn tiêu chuẩn sau: – Chắc chắn thu lợi ích kinh tế tương lai từ việc sử dụng tài sản – Nguyên giá tài sản phải xác định cách đáng tin cậy – Thời gian sử dụng ước tính năm – Đạt tiêu chuẩn giá trị theo quy định Do khoản đầu tư TSCĐ thường chiếm tỷ trọng lớn ngân sách nên đơn vị cần lập kế hoạch đầu tư mua sắm TSCĐ từ đầu năm chí trước vài năm Kế hoạch phải bao gồm toàn vấn đề TSCĐ, kế hoạch dầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ, lý, 1354 nhượng bán TSCĐ Việc xây dựng kế hoạch nhằm đảm bảo dự án đề xuất phù hợp với ngân sách duyệt, đảm bảo tính hiệu dự án đầu tư, ngăn chặn tham ô sử dụng tài sản mục đích cá nhân Kế hoạch thường phải có tham gia phịng kế tốn Một chu trình quản lý TSCĐ thực tế thường bao gồm bước công việc sau: Đề nghị mua sắm TSCĐ, phê chuẩn đầu tư TSCĐ, chọn nhà cung cấp, ghi tăng TSCĐ mới, lập báo cáo TSCĐ, xác định số khấu hao phân bổ phù hợp với đối tượng sử dụng tài sản, cập nhật thơng tin bảo trì, sửa chữa lý TSCĐ Mua TSCĐ Ghi nhận TSCĐ Thanh lý TSCĐ Phê chuẩn kế hoạch đầu tư Giao trách nhiệm quản lý TSCĐ Soát xét định kỳ lý TSCĐ Lập phiếu đề nghị mua xét duyệt Lập biên giao nhận TSCĐ Lập phiếu đề nghị lý trước lý Chọn nhà cung cấp lập đơn đặt hàng/hợp đồng mua sắm TSCĐ Ghi sổ kế toán TSCĐ Kiểm tra việc nhận tiền lý Sơ đồ: Chu trình quản lý TSCĐ NHỮNG SAI PHẠM THƯỜNG GẶP CÓ THỂ XẢY RA ĐỐI VỚI TSCĐ Sai phạm mua sắm, quản lý, sử dụng trích khấu hao TSCĐ ảnh hưởng đến tính hữu hiệu hiệu hoạt động sản xuất, kinh doanh đơn vị Các sai phạm thường xảy TSCĐ: Các sai phạm liên quan đến định đầu tư Đầu tư khơng dẫn đến lãng phí cân đối tài chính; Mua cho cá nhân tính vào tài sản đơn vị Các sai phạm đối vớiviệcghi nhận sử dụng TSCĐ – Ghi nhận thông tin TSCĐ Ghi chép TSCĐ khơng xác kịp thời Ghi nhận TSCĐ không đáp ứng điều kiện trở thành TSCĐ Ghi nhận sai thông tin nguyên giá, thời gian hữu dụng; TSCĐ đưa vào sử dụng chưa cập nhật vào sổ sách Chọn phương pháp khấu hao khơng phù hợp, ước tính sai thời gian hữu dụng TSCĐ; Không ghi chép kịp thời chi phí bảo trì, sửa chữa dẫn đến việc hạch tốn sai cho phí; Khơng ước tính rủi ro xảy ra, khơng mua bảo hiểm cho TSCĐ có giá trị lớn; Thất TSCĐ khơng kiểm kê định kỳ – Sử dụng TSCĐ: Sử dụng TSCĐ không mục đích, sử dụng lãng phí làm hiệu quả; Sử dụng TSCĐ không công suất; Sử dụng TSCĐ cho mục đích cá nhân (lạm dụng); Đánh cắp TSCĐ 1355 Các sai phạm giai đoạn lý TSCĐ Khơng xóa sổ TSCĐ tốn; nhượng bán với giá thấp; tham ô TSCĐ CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CHỦ YẾU ĐỐI VỚI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 3.1 Đối với giai đoạn định đầu tư Đề xuất mua tài sản: Việc đề xuất cần dựa kế hoạch xây dựng từ đầu năm người có thẩm quyền phận phê chuẩn việc mua sắm Thủ tục nhằm đối phó với sai phạm đề nghị mua tài sản nhu cầu chưa thật cần thiết Đối với TSCĐ có giá trị lớn, cần kèm theo dự tốn, thuyết minh có tính tốn hiệu đầu tư, thời gian thu hồi vốn Xét duyệt mua tài sản: Khi thực cần có phê chuẩn người có thẩm quyền Phiếu yêu cầu TSCĐ hoàn chỉnh với đầy đủ chữ ký nhân viên trưởng phận có yêu cầu, chuyển sang người có trách nhiệm xét duyệt Tùy thuộc vào giá trị tài sản, người xét duyệt có phê chuẩn giám đốc số trường hợp đặc biệt, phải có phê chuẩn hội đồng quản trị Một số thủ tục cần ý tiến hành xét duyệt: – Bộ phận xét duyệt nên có tham gia kế tốn trưởng giám đốc tài Kế tốn trưởng/Giám đốc tài cần xem Phiếu u cầu TSCĐ có phù hợp với ngân sách phê duyệt hay không – Nếu Phiếu yêu cầu có khác biệt với ngân sách phê duyệt cần phải có giải thích từ phận có nhu cần.Nếu lý khách quan, đáng dự án cần mang thẩm định lại phải Ban giám đốc Hội đồng quản trị xét duyệt lại thay đổi Nếu nguyên nhân chủ quan, từ chối Mẫu biểu xét duyệt đầu tư TSCĐ Việc lựa chọn nhà cung cấp: Dựa vào phiếu đề nghị mua TSCĐ duyệt, dựa sách lựa chọn nhà cung cấp, phận mua tham khảo giá nhiều nhà cung cấp hay tổ chức đấu thầu Việc lựa chọn nhà cung cấp thường cần thỏa mãn đồng thời tiêu chuẩn sau: – Khơng có mối quan hệ lợi ích phận mua tài sản với nhà cung cấp chọn – Tiêu thức giá lựa chọn phải giá hợp lý so với nhà cung cấp khác – Đối với tài sản có giá trị lớn, dự án đầu tư xây dựng bản, đơn vị nên chọn hình thức đấu thầu công khai nhằm chọn nhà cung cấp với giá tốt chất lượng cao 1356 Việc lập đơn đặt hàng: Dựa Phiếu yêu cầu TSCĐ nhà cung cấp lựa chọn, phận mua tài sản lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng phải đánh số trước phải bao gồm đầy đủ thông tin quan trọng như: ngày đặt mua tài sản, số lượng, quy cách tài sản, giá cả, nhà cung cấp điều khoản toán Mỗi đơn đặt hàng lập thành bản, gửi cho nhà cung cấp, gửi cho phận có yêu cầu mua tài sản chuyển cho có liên quan phận nhận tài sản lưu 3.2 Đối với giai đoạn ghi nhận TSCĐ sử dụng TSCĐ Nhận tài sản cố định: Khi nhận tài sản, vào Đơn đặt hàng, phận mua hàng phận yêu cầu mua TSCĐ tiến hành kiểm tra quy cách, số lượng, yêu cầu kỹ thuật xem có đơn đặt hàng để tiến hành nhận tài sản chấp nhận hóa đơn yêu cầu toán nhà cung cấp Sau nhận tài sản, phận mua tài sản tiến hành lập Biên giao nhận tài sản Biên giao nhận TSCĐ lập thành ba bản, phận mua tài sản lưu trữ, bên nhận tài sản giữ, cịn đính kèm với Phiếu yêu cầu TSCĐ Sau hai chứng từ với Đơn đặt hàng, gốc hóa đơn chuyển sang cho phận kế toán Ghi nhận TSCĐ: Sau hoàn tất việc mua chuyển giao tài sản cho phận sử dụng, kế toán ghi chép việc mua tài sản theo dõi tình hình sử dụng Rủi ro phát sinh giai đoạn ghi nhận sai TSCĐ, dẫn đến sai lệch phân loại tài sản, số dư tài sản, mức khấu hao bị tính tốn sai; khơng quản lý tài sản theo địa điểm sử dụng từ làm sai lệch kết đánh giá hoạt động Nói cách khác, việc ghi nhận sai ảnh hưởng đến thông tin TSCĐ báo cáo tài đến việc quản lý tài sản Phịng kế tốn cần lưu trữ đầy đủ, xác thơng tin TSCĐ sổ chi tiết thẻ TSCĐ Việc lập sổ thẻ TSCĐ vào giai đoạn nhằm tránh sai sót khơng ghi chép kịp thời TSCĐ, dẫn đến việc khơng kiểm sốt số lượng tài sản thực tế trích khấu hao TS sử dụng, làm sai lệch chi phí, dẫn đến lãi lổ khơng so với thực tế Các thông tin cần ghi nhận sổ chi tiết thẻ TSCĐ là: Tên tài sản, chủng loại, phận sử dụng, nguyên giá, mã số, vị trí đặt, ngày mua/thanh lý, nhà cung cấp nhà sản xuất, giá trị tăng thêm hay thay đổi, khấu hao lũy kế Số liệu sổ chi tiết phải đối chiếu định kỳ với sổ Nếu loại tài sản mà không dễ phân biệt, việc ghi nhận vào sổ sách, cần tiến hành dán nhãn cho tài sản Nhãn cần phải làm vật liệu không dễ bị hư hỏng Những thẻ TSCĐ nên gửi cho phận hành phận sử dụng tài sản để giúp họ theo dõi bảo quản tài sản 1357 Để tránh tình trạng tiếp cận hồ sơ TSCĐ bất hợp pháp, cần phải lập mật để hạn chế việc tiếp cận tập tin chứa đựng thông tin tài sản Giao trách nhiệm quản lý tài sản: Do tài sản bị mát, nên đưa tài sản vào sử dụng, cần giao trách nhiệm cho trưởng phận có liên quan việc quản lý, sử dụng tài sản Đối với tài sản di chuyển nội bộ, cần lập chứng từ để phản ánh việc chuyển tài sản cần phê chuẩn người có trách nhiệm Nhờ đó, người quản lý tài sản chuyển khơng cịn chịu trách nhiệm tài sản Để quản lý tốt tài sản, cần sử dụng kết hợp biện pháp khác như: – Hạn chế tiếp cận tài sản: Đối với tài sản di chuyển dễ dàng, đặc biệt thời gian khơng làm việc, cần có nhân viên bảo vệ để tránh việc di chuyển trái phép tài sản khỏi đơn vị hay sang nơi khác – Lắp đặt hệ thống báo động nhằm phát việc đánh cắp tài sản Thiết bị báo động tài sản di chuyển khoản cách định Việc kiểm kê TSCĐ: Ít hàng năm, đơn vị tiến hành kiểm kê tất TSCĐ Khi kiểm kê, cần đối chiếu số lượng thực tế với danh sách TSCĐ để phát tài sản mát Ngoài ra, qua kiểm kê, phát tài sản khơng cịn sử dụng được, tài sản bị hư hỏng Trường hợp, đơn vị có phận kiểm tốn nội bộ, phận nên có kế hoạch kiểm tra tài sản, so sánh tài sản với số liệu sổ sách xem xét tính hữu hiệu hiệu việc sử dụng tài sản Việc tính ghi khấu hao TSCĐ: Quy trình kế toán tiến hành để đảm bảo loại TSCĐ lựa chọn phương pháp khấu hao thời gian khấu hao thích hợp Các thủ tục kiểm sốt thơng thường là: – Xác định ghi nhận chủng loại tài sản cố định: Kiểm tra liệu đăng ký TSCĐ phần mềm sổ sách xem liệt kê theo cách phân loại tài sản hay chưa – Tính khấu hao thích hợp TSCĐ: Xác định số năm sử dụng để tiến hành khấu hao TSCĐ theo quy định pháp luật sách TSCĐ đơn vị Thiết lập thời điểm bắt đầu tính khấu hao cho TS Lựa chọn phương pháp khấu hao TSCĐ phương pháp nên sử dụng quán suốt thời gian sử dụng TSCĐ – Lưu trữ thông tin khấu hao TSCĐ: Thông tin lưu vào hồ sơ TSCĐ có liên quan Thủ tục kiểm soát việc sửa chữa, nâng cấp TSCĐ: Sửa chữa tài sản Để trì lực hoạt động cho TSCĐ suốt trình sử dụng, đơn vị cần phải sửa chữa, bảo trì tài sản Để quản lý chặt chẽ tình hình sửa chữa TSCĐ, cần phải lập dự tốn chi phí sửa chữa, 1358 bảo trì, ghi chép, theo dõi chặt chẽ kiểm tra thường xuyên chi phí phát sinh trình sửa chữa Sửa chữa TSCĐ chia làm hai loại sửa chữa thường xuyên sửa chữa lớn Sửa chữa thường xuyên TSCĐ nhằm trì lực sẩn xuất, sử dụng bình thường TSCĐ Sửa chữa lớn TSCĐ việc sửa chữa với TS có mức độ hư hỏng nặng nên thời gian sửa chữa kéo dài, kỹ thuật sửa chữa phức tạp, tài sản phải ngừng hoạt động Do chi phí phát sinh lớn nên phải sử dụng phương pháp phân bổ chi phí thích hợp để tránh biến động giá thành Sau sửa chữa, tài liệu có liên quan chuyển đến kế toán Dựa vào Phiếu sửa chữa bảo trì tài sản Biên giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành tài liệu khác (nếu có), kế tốn hạch tốn chi phí Nâng cấp tài sản cố định Trong trường hợp muốn nâng cao tính năng, cơng dụng hay kéo dài thời gian hữu dụng, đơn vị thực việc nâng cấp TSCĐ Do chi phí nâng cấp thường lớn nên việc nâng cấp TS phải ban giám đốc hay hội đồng quản trị phê chuẩn trình đầu tư TSCĐ 3.3 Đối với giai đoạnThanh lý TSCĐ Do ln có rủi ro nhân viên bán tài sản giá thị trường, lý TS sử dụng được, TS lý khơng có thủ tục thức, Để tránh tình trạng này, cần có quy định thủ tục lý tài sản Nhưng thủ tục thường là: Sốt xét tình hình sử dụng tài sản định kỳ: Cần soát xét định kỳ để đem xét liệu có tài sản nên lý chúng khơng cịn hữu ích Việc sốt xét cần tiến hành năm lần Lập ma trận khả sử dụng tài sản báo cáo tình hình sử dụng tài sản nội dung báo cáo hàng tháng người quản lý Chi phí đầu tư nâng cấp tương đương với chi phí đầu tư mới, đơn vị nên lý tài sản Ban hành thủ tục lý TSCĐ: Nguyên tắc thông thường phận cần lý tài sản, phải cần lập phiếu đề nghị lý tài sản Đơn vị nên quy định rõ người xét duyệt, điều kiện lý, giá trị thu hồi lý nhằm ngăn chặn sai phạm nêu Khi lý, cần thành lập hội đồng xét duyệt tài sản cần lý (tránh việc thông đồng với người ngồi), giá trị thu hồi tài sản lý Vậy với việc am hiểu diễn biến TSCĐ, sai phạm xảy giai đoạn có giải pháp giúp tăng cường hiệu công tác quản lý TSCĐ Làm điều làgiải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh, sản xuất, tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp 1359 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Thông tư 45/2018 ban hành ngày 07 tháng 05 năm 2018 Bộ tài hướng dẫn quản lý, khấu hao tài sản cố định quan, tổ chức tải sản cố định Nhà nước giao DN quản lý, https://www.amis.vn/tin-tuc/van-hoa-doanh-nghiep/newsid/1154/4-nguyentac-quan-ly-chi-phi/ [2] Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 03 vàVAS 04 kế tốn tài sản cố định hữu hình vơ hình 1360 ... tin tài sản Giao trách nhiệm quản lý tài sản: Do tài sản bị mát, nên đưa tài sản vào sử dụng, cần giao trách nhiệm cho trưởng phận có liên quan việc quản lý, sử dụng tài sản Đối với tài sản di... chứng từ để phản ánh việc chuyển tài sản cần phê chuẩn người có trách nhiệm Nhờ đó, người quản lý tài sản chuyển khơng cịn chịu trách nhiệm tài sản Để quản lý tốt tài sản, cần sử dụng kết hợp biện... phí kinh doanh, sản xuất, tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp 1359 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Thông tư 45/2018 ban hành ngày 07 tháng 05 năm 2018 Bộ tài hướng dẫn quản lý, khấu hao tài sản cố định quan,