Đang tải... (xem toàn văn)
CHƯƠNG 3 TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC VẤN ĐỀ TRONG QLDA 1 Cấu trúc tổ chức 2 Nhóm dự án 3 Lãnh đạo 4 Phương pháp giải quyết vấn đề 5 Quản lý xung đột 2 CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1) Khái niệm Tổ chức là một nhóm ngườ[.]
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC VẤN ĐỀ TRONG QLDA Cấu trúc tổ chức Nhóm dự án Lãnh đạo Phương pháp giải vấn đề Quản lý xung đột CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1) Khái niệm Tổ chức nhóm người xếp theo trật tự định để phối hợp hoạt động với để đạt đến mục tiêu tổ chức Cấu trúc tổ chức kiểu mẫu đặt để phối hợp hoạt động người tổ chức Cấu trúc Mục tiêu A B Nhiều người CẤU TRÚC TỔ CHỨC (2) Các dạng cấu trúc tổ chức Mục tiêu Nâng cao hiệu phân quyền: • Quyền hạn • Trách nhiệm • Tính chịu trách nhiệm Phân chia phận • Chức • Sản phẩm • Khách hàng • Lãnh thổ • Quá trình Cấu trúc tổ chức • Dạng chức • Dạng dự án • Dạng ma trận CẤU TRÚC TỔ CHỨC (3) Cấu trúc tổ chức dạng chức năng: Dự án chia làm nhiều phần phân công tới phận chức nhóm phận chức thích hợp Dự án tổng hợp nhà quản lý chức cấp cao Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Tài Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Marketing Sản xuất Kỹ thuật Khuyến Sản xuất Kỹ thuật điện … Kiểm tra chất lượng Kỹ thuật Nghiên cứu thị trường Quản lý tồn kho Bán hàng … … Thiết kế CẤU TRÚC TỔ CHỨC (4) Ưu điểm: Sử dụng hiệu kinh nghiệm phương tiện chung Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định kiểm soát Tất hoạt động có lợi từ cơng nghệ đại Tiên liệu trước hoạt động tương lai để phân bổ nguồn lực Sử dụng hiệu yếu tố sản xuất Ổn định phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà Nhược điểm: Khơng có quyền lực dự án tập trung, khơng có có trách nhiệm cho dự án tổng thể Ít khơng có hoạch định viết báo cáo dự án Ít quan tâm đến yêu cầu khách hàng Việc thông tin liên lạc chức gặp khó khăn Khó tổng hợp nhiệm vụ đa chức Có khuynh hướng định theo nhóm chức có ưu CẤU TRÚC TỔ CHỨC (5) Cấu trúc tổ chức dạng dự án: Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý nhóm/ tổ gồm thành viên nòng cốt chọn từ phận chức khác sở làm việc toàn phần (full-time) Các nhà quản lý chức khơng có tham gia thức Chủ tịch / Giám đốc Kỹ thuật Sản xuất … Tiếp thị Phó GĐ Dự án Kỹ thuật Phó GĐ Dự án Kỹ thuật Sản xuất Sản xuất … … Tiếp thị … Phó GĐ Dự án Kỹ thuật Sản xuất … Tiếp thị Tiếp thị CẤU TRÚC TỔ CHỨC (6) Ưu điểm: Có kiểm sốt chặt chẽ có quyền lực dự án Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng Khuyến khích cân đối thành quả, thời gian biểu chi phí Tạo trung thành thành viên dự án Có mối quan hệ tốt với đơn vị khác Quan tâm đến yêu cầu khách hàng Nhược điểm: Sử dụng nguồn lực không hiệu Không chuẩn bị cơng việc tương lai Ít có hội trao đổi kỹ thuật dự án Ít ổn định nghề nghiệp cho thành viên tham gia dự án Khó khăn việc cân đối cơng việc dự án giai đoạn bắt đầu kết thúc CẤU TRÚC TỔ CHỨC (7) Cấu trúc tổ chức dạng ma trận: Là kết hợp hai dạng cấu trúc tổ chức dạng chức dự án Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Tài Phó GĐ Marketin g Phó GĐ Sản xuất Phó GĐ Kỹ thuật Phó GĐ QL dự án GĐ dự án GĐ dự án GĐ dự án CẤU TRÚC TỔ CHỨC (8) Ưu điểm: Sử dụng hiệu nguồn lực Tổng hợp dự án tốt Luồng thông tin cải thiện Đáp ứng thích nghi nhanh chóng Duy trì kỷ luật làm việc tốt Động lực cam kết cải thiện Nhược điểm: Sự tranh chấp quyền lực Gia tăng mâu thuẫn Thời gian phản ứng lại chậm chạp Khó khăn giám sát kiểm sốt Quản lý phí tăng cao Trải qua nhiều căng thẳng (stress) CẤU TRÚC TỔ CHỨC (9) Các nhân tố lựa chọn cấu trúc tổ chức Số lượng dự án mức độ quan trọng tương đối dự án Mức độ không chắn (không ổn định) dự án Hệ thống kiểm soát phản hồi Các dạng cơng nghệ sử dụng Dự án có thường xuyên diễn ra? Có mức độ quan trọng tương đối dự án? Số lượng công nghệ sử dụng? Thời gian sử dụng? Mức độ phức tạp dự án Thời gian dự án Nguồn lực sử dụng dự án Chi phí cố định Các yêu cầu liệu 10 NHÓM DỰ ÁN (1) Nhóm dự án gì? (What is a project team?) Nhóm dự án người làm việc với để đạt mục tiêu chung Mục đích nhằm đạt hiệu tổng hợp (Synergy), nghĩa là, đạt “tối ưu tổng thể” mà lớn “tổng tối ưu cục bộ” Người phác họa Người thiết kế Người thực Người lập kế hoạch Nhà QLDA Người mua sắm Kỹ sư Kế tốn Thư ký 11 NHĨM DỰ ÁN (2) Các hoạt động nhóm dự án Nhóm thơng tin: thu thập & đối chiếu thông tin đề xuất Nhóm sản xuất: tạo sản phẩm/ dịch vụ Nhóm quản lý: tổ chức, quản lý người & tài nguyên “Nhóm” & “Tập thể”? Thành viên tập thể Thành viên nhóm - Có mục tiêu chung - Thực hành động cá nhân - Tạo thành cá nhân - Sử dụng ảnh hưởng - Chia sẻ mục đích - Thực hành động hợp tác - Tạo thành tập thể - Hình thành sản phẩm nhóm xác định & đo 12 NHÓM DỰ ÁN (3) Mục đích nhóm DA – Để đạt cam kết tiến độ, khối lượng công việc phải phân công tới nhiều người – Phạm vi dự án địi hỏi phải có nhiều kỹ mà người khơng có khả biết hết – Động não nhóm thảo luận cách làm việc theo nhóm để đưa ý kiến, ý tưởng giải vấn đề Mục đích thành viên nhóm DA – Để thỏa mãn nhu cầu xã hội cá nhân, muốn trở thành hay phần nhóm – Để chia sẻ rủi ro với thành viên khác – Để củng cố lòng tự trọng Mọi người muốn giới thiệu họ Theo cách họ xác định mối quan hệ với người khác, thành viên nhóm hay cơng ty 13 NHĨM DỰ ÁN (4) Mục đích nhóm DA – Mang người nhóm lại với để thực trình định – Nhóm dự án thường đưa định nhiều rủi ro định cá nhân – Gia tăng động lực thúc đẩy – Hỗ trợ cho thành viên nhóm khác họ yêu cầu giúp đỡ Mục đích thành viên nhóm DA – Đây cách để nhận ủng hộ việc thực mục tiêu họ – Nhóm tạo nhà tâm lý cho cá nhân 14 NHĨM DỰ ÁN (5) Những lợi ích khó khăn làm việc theo nhóm LỢI ÍCH - Nâng cao thành - Xây dựng hiệu tổng hợp - Nâng cao khả sáng tạo - Giảm bớt căng thẳng mâu thuẫn - Giải vấn đề cách hiệu - Nâng cao yếu tố đạo đức, tinh thần, quan tâm tin tưởng - Đương đầu với thử thách KHÓ KHĂN - Tốn thời gian công sức - Ra định chậm - Dẫn đến xu hướng nhóm tách rời khỏi tổ chức “Mẹ” - Hình thành bè phái 15 NHÓM DỰ ÁN (6) Các yếu tố để xây dựng nhóm hiệu Kỹ thành viên nhóm Cấu trúc tổ chức Kiểu quản lý Giao tiếp hiệu yếu tố chủ yếu việc xây dựng nhóm hiệu Biết lắng nghe Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn Dáng điệu: nghe mắt, không cat ngang lơi nói người khác Tập trung: nội dung, cảm xúc Giải mâu thuẫn 16 Quan điểm cũ mâu thuẫn 07/03/2014 NHÓM DỰ ÁN (7) Quan điểm mâu thuẫn Không thể tránh mâu thuẫn cần phải đương đầu với mâu thuẫn Mâu thuẫn sai lầm quản lý Mâu thuẫn nhiều nguyên nhân khác Mâu thuẫn dấu hiệu xấu Mâu thuẫn xấu, tốt Mâu thuẫn cần phải loại bỏ Mâu thuẫn cần phải quản lý kiểm sốt TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan Tìm cách tránh mâu thuẫn Các thất bại làm việc theo nhóm - Mâu thuẫn nội (mâu thuẫn khơng giải được) - Các thành viên lo lắng nản lòng - Các định tùy tiện người hay số người khơng có chấp nhận người khác 17 LÃNH ĐẠO (1) Lãnh đạo nguồn gốc quyền lực Lãnh đạo khả động viên, cưỡng ép, thúc đẩy, hướng dẫn đạo người khác hoàn thành nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu tổ chức Nguồn gốc quyền lực Quyền lực thức Quyền lực tưởng thưởng Quyền lực cưỡng (hình phạt) Quyền lực chuyên môn Quyền lực tôn phục (uy tín) Thực tế: quyền lực thơng tin, thuyết phục, liên kết… Lý thuyết lãnh đạo Lý thuyết lãnh đạo theo cổ điển Lý thuyết lãnh đạo theo hành vi Lý thuyết lãnh đạo theo tình 18 LÃNH ĐẠO (2) Lý thuyết lãnh đạo theo tình Tình Mối quan hệ nhà QL nhân viên Tốt Cấu trúc nhiệm vụ Rõ ràng Quyền lực thức Phong cách lãnh đạo hiệu Tốt Tốt Tốt Xấu Xấu Xấu Xấu Rõ ràng Không rõ ràng Không rõ ràng Rõ ràng Rõ ràng Không rõ ràng Không rõ ràng Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu T T T R R R R T 19 LÃNH ĐẠO (3) Các phong cách lãnh đạo Cao 1.9 9.9 Sự quan tâm đến người 5.5 1.1 Thấp Thấp 9.1 Sự quan tâm đến công việc Cao 20 ... trúc tổ chức • Dạng chức • Dạng dự án • Dạng ma trận CẤU TRÚC TỔ CHỨC (3) Cấu trúc tổ chức dạng chức năng: Dự án chia làm nhiều phần phân công tới phận chức nhóm phận chức thích hợp Dự án tổng... hai dạng cấu trúc tổ chức dạng chức dự án Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Tài Phó GĐ Marketin g Phó GĐ Sản xuất Phó GĐ Kỹ thuật Phó GĐ QL dự án GĐ dự án GĐ dự án GĐ dự án CẤU TRÚC TỔ CHỨC (8) Ưu điểm:... trúc tổ chức dạng dự án: Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý nhóm/ tổ gồm thành viên nòng cốt chọn từ phận chức khác sở làm việc toàn phần (full-time) Các nhà quản lý chức khơng có tham