Bài giảng Quản lý dự án một nghề nghiệp mới - Chương 6: Kết thúc dự án

Bài giảng Quản lý dự án một nghề nghiệp mới - Chương 6: Kết thúc dự án gồm các nội dung chính sau: Các vấn đề khi kết thúc dự án, quản lý về nhân sự, quản lý truyền thông, quản lý thông tin, quản lý chuyển giao quyền lực.

Chương KẾT THÚC DỰ ÁN Các vấn đề kết thúc dự án  Quản lý nhân  Quản lý truyền thông  Quản lý thông tin  Quản lý chuyển giao quyền lực  CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN  Các vấn đề cần lưu tâm Con người  Truyền thông  Thông tin  Quyền lực Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN  Các thành viên tổ dự án     Khách hàng dự án     Giảm quan tâm mức độ tổng thể, bao quát Gia tăng quan tâm theo mức độ người vận hành dự án Gia tăng quan tâm chi tiết, kết dự án Thường tham gia họp dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Lo lắng tương lai họ Giảm quan tâm nhiệm vụ lại Giảm động làm việc Khơng gắn bó với dự án lúc ban đầu CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN  Dự án cần      Nhà quản lý dự án cần nhận thức    Quyền hạn nhà quản lý bị giảm Sự đồng ý, chấp thuận khách hàng bị giảm Số nhân viên dự án bắt đầu giảm Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Xác định hoàn tất kết tồn đọng Kết thúc hợp đồng yêu cầu công việc Thanh lý tài sản Đối chiếu so sánh việc làm với liệu đề khứ Thực đảm bảo cam kết  Bốn nhân tố kết hợp với để tạo độc đáo tập hợp vấn đề địi hỏi phải có kỹ quản lý mức độ cao QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ Nhân quan tâm đến mục tiêu dự án, bắt đầu nghĩ đến mục tiêu dài hạn  Câu hỏi thành viên tổ dự án   Câu hỏi khách hàng Khi vận hành dự án?  Dự án vận hành yêu cầu mong muốn hay không?  Dự án dự án kế tiếp?  Những việc cần làm để kết thúc dự án?   Những chuyên gia chủ chốt dự án chuyển Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Dự án có bị giải tán hay khơng?  Dự án dự án kế tiếp?  Khi họ rời khỏi dự án?  Việc trở công việc cũ nào, có khơng?  QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ  Khó khăn quản lý nhân giai đoạn kết thúc dự án Dự án cần trì đội ngũ nhân kinh nghiệm  Nhân dự án thực tốt họ có chắn tính liên tục vị trí thuê mướn lao động tương lai  Nhà quản lý dự án cần    Động viên trì để người gắn bó với dự án Làm để khuyến khích người tự quản lý để hồn thành nhiệm vụ Phải cung cấp đầy đủ thông tin nguồn lực để hồn thành nhiệm vụ cịn lại dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  QUẢN LÝ TRUYỀN THƠNG  Nhà QLDA thành cơng:  Truyền thơng q trình chiều Nhà quản lý dự án Mục tiêu, yêu cầu Phản hồi quy trình, kết Tổ dự án, khách hàng Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Đảm bảo cam kết nhiệt tình người có liên hệ với dự án trì động viên nhờ phân quyền cung cấp đủ nguồn lực QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG  Yêu cầu thêm khách hàng Lập kế hoạch huấn luyện cho nhân viên họ để tiếp nhận vận hành dự án  Khảo sát nhu cầu để thích nghi điều chỉnh quy trình hệ thống vận hành  Lập kế hoạch cho gia tăng NVL thô khác hay dự trữ sản phẩm  Lập kế hoạch quảng cáo bán sản phẩm có dự án  Nhu cầu thêm nhà QLDA Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Lập kế hoạch tái phân công nhân viên  Đảm bảo kết thúc dự án theo trật tự  Tập hợp tất thông tin cần thiết để đảm bảo việc lưu trữ học kinh nghiệm thu từ dự án  QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG  Tổ chức họp thường xuyên  Mở rộng tham dự bao gồm  Cho phép họp xem xét vấn đề chi tiết mà trước khơng xem xét họp  Tổ chức họp với nhóm để thảo luận vấn đề nhóm: tái phân cơng, thay đổi nhiệm vụ thành viên… Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Tất thành viên tổ dự án (càng lúc dần)  Nhân viên khách hàng có liên quan đến cơng việc cịn tồn đọng/sai sót…  QUẢN LÝ THÔNG TIN  Những yếu tố cần lưu ý q trình quản lý thơng tin: Hầu tiền bạc tiêu dùng phân bổ  Đa số kết hình thành  Đa số nguồn lực sử dụng  Những thông tin cần giai đoạn cuối dự án: Xác định cơng việc cịn tồn đọng  Ghi nhận lại chất thực kết  Tạo tài liệu dự án  Kiểm sốt đạt so với đề  Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  10 QUẢN LÝ THÔNG TIN  Hoạt động quản lý thông tin nhằm Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Hoàn thành dự án  Đảm bảo khách hàng quản lý cách hiệu vận hành bảo trì thành dự án  Thực kiểm toán thẩm định sau dự án  11 HOÀN THÀNH DỰ ÁN  Để hồn thành dự án cần xác định: Những thực  Những chưa hồn tất, cịn phải thực  tham khảo Bản tiêu chuẩn & đặc trưng dự án  Hệ thống kiểm sốt thay đổi q trình thực dự án  Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Nguồn Cái thay đổi?  Tại thay đổi?  Ai người chịu trách nhiệm?  12 HOÀN THÀNH DỰ ÁN  Vấn đề liên quan đến công việc tồn đọng Thỏa thuận nhà QLDA khách hàng/chủ đầu tư chương trình hồn thành phần cơng việc tồn đọng  Thiết lập mục tiêu ưu tiên chương trình  có thứ tự  bảng kiểm tra trình kết thúc dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Khiến cho việc kết thúc dự án quản lý tốt 13 BẢN KIỂM TRA QUÁ TRÌNH KẾT THÚC DỰ ÁN Các hoạt động Ngày hoàn thành Người thực Bản dự án chi tiết A Thiết lập thay đổi dự án chi tiết B Xem & duyệt lại chi tiết Kế hoạch dự án A Ngày phân phát thực tế giấy tờ B Ngày hoàn thành thực tế giấy tờ Tài A Thiết lập chi phí & trách nhiệm cuối B Chuẩn bị & phân phát báo cáo tài cuối Các yêu cầu công việc & hợp đồng A Kết thúc tất yêu cầu công việc & hợp đồng B Chuẩn bị báo cáo nhà thầu Các hoạt động công trường A Kết thúc hoạt động công trường Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN C Tổ chức họp dự án cuối B Chuyển nhượng trang thiết bị công trường Nhân A Cập nhật báo cáo nhân B Hồn tất việc phân cơng lại C Tổ chức họp đội ngũ dự án lần cuối Khách hàng A Hoàn tất bàn giao dự án Tổng quát A Hoàn tất báo cáo dự án 14 KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN  Mục tiêu kiểm toán sau dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Nhận tình trạng dự án  Nhận sai lầm tiềm ẩn dự án  Xem xét có cần thay đổi cách thức quản lý hoạch định dự án hay khơng  15 KIỂM TỐN SAU DỰ ÁN  Mục tiêu kiểm toán khách hàng Nhận dạng hoàn thành kết dự án  Nhận dạng tồn đọng cần phải thực  Lý chi phí bị vượt  Mục tiêu kiểm toán nhà QLDA Xem xét chi phí hoạch định có đạt khơng?  Nhận dạng tính thích hợp kỹ thuật quản lý dự án  Nhận dạng công việc sử dụng tài sản dự án  Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  16 KIỂM TỐN SAU DỰ ÁN  Kích thước, cấu trúc, trọng tâm báo cáo kiểm toán? Chi phí dự án  Bản chất dự án  Kết dự án  Báo cáo kiểm tốn khơng phải báo cáo kế tốn chi phí   Báo cáo sở cho hoạt động pháp lý khách hàng nhà QLDA Là sở cho phê chuẩn/ước lượng tương lai Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  17 THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN Được thực lý cơng hài lòng kỹ thuật bên thứ  Ở tổ chức lớn, DA có chi phí vốn cao, thẩm định thực phận độc lập chịu trách nhiệm đến quản lý cấp cao  Xem xét toàn dự án từ giai đoạn khái niệm đến 2-3 năm sau hoàn thành Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Đánh giá giai đoạn đề cương dự án  Đánh giá quản lý & thực dự án  Đánh giá phù hợp với việc vận hành khách hàng   đánh giá đáng giá kết dự án đạt so với hoạch định 18 THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN  Giúp cải tiến thực dự án mặt tổ chức Ước lượng chi phí tốt dựa vào dự liệu khứ xác  Đánh giá nhà thầu phụ tốt liệu cho hoạch định đánh giá rủi ro tốt  Đánh giá nhà thầu phụ tốt công tác đánh giá giám sát cẩn thận  Quản lý dự án tốt sử dụng công cụ tốt nhà quản lý có kinh nghiệm  Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN 19 QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC Chuyển giao quyền lực người quản lý dự án người vận hành dự án  Trong giai đoạn kết thúc dự án, vai trò nhà quản lý dự án trở thành trọng tâm giai đoạn chuyển đổi từ: Đạt mục tiêu sang hoàn thành tất  Giải vấn đề tổng thể sang hoàn thiện chi tiết  Thiết lập & trì quyền hành sang giao phó chuyển giao quyền hành  Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  20 QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC  Những khó khăn giai đoạn này: Khách hàng gặp khó khăn chấp nhận chuyển đổi hành vi nhà quản lý dự án  Nhà QLDA phải chịu đựng khó khăn chấp nhận chuyển đổi  Những hoạt động cần có Một buổi lễ thức biểu thị chuyển giao quyền hành  Giới thiệu vai trò nhà QLDA – vai trò nhà quản lý kết thúc dự án   Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Điều kiện thành công Hoạt động chuyển giao thực với kỹ chuyên nghiệp  Phản ánh chất thực tế phần kết thúc dự án  21 ... việc cần làm để kết thúc dự án?   Những chuyên gia chủ chốt dự án chuyển Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Dự án có bị giải tán hay khơng?  Dự án dự án kế tiếp?  Khi họ rời khỏi dự án?  Việc trở cơng... chất thực kết  Tạo tài liệu dự án  Kiểm sốt đạt so với đề  Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  10 QUẢN LÝ THÔNG TIN  Hoạt động quản lý thông tin nhằm Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Hoàn thành dự án  Đảm... ngũ dự án lần cuối Khách hàng A Hoàn tất bàn giao dự án Tổng quát A Hoàn tất báo cáo dự án 14 KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN  Mục tiêu kiểm toán sau dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Nhận tình trạng dự án