Untitled Đại học UEH Trường công nghệ và thiết kế UEH Khoa công nghệ thông tin kinh doanh *****©***** DỰ ÁN CUỐI KÌ Đề tài Tìm hiểu các hệ thống công việc của Sales Pipeline được hỗ trợ bởi phần mềm A[.]
lOMoARcPSD|18034504 Đại học UEH Trường công nghệ thiết kế UEH Khoa cơng nghệ thơng tin kinh doanh *****©***** DỰ ÁN CUỐI KÌ Đề tài: Tìm hiểu hệ thống công việc Sales Pipeline hỗ trợ phần mềm Access Giảng viên hướng dẫn: Th.s Võ Thành Đức Bộ môn: Hệ thống thông tin quản lý Mã lớp học phần: Nhóm sinh viên thực hiện: Tp Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 12 năm 2021 Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 MỤC LỤC PHẦN I: Giới thiệu Sales Pipeline 5-4 Sales Pipeline gì? Vai trò Sales Pipeline 3 Các hoạt động Sales Pipeline Lí ứng dụng công nghệ thông tin vào Sales Pipeline Lợi ích việc ứng dụng công nghệ thông tin vào Sales Pipeline PHẦN II: Phân tích hệ thống thơng tin 1.Hệ thống quy trình bán hàng 4-16 5-9 1.1 Mơ tả quy trình 1.2 Mơ hình hệ thống công việc 1.3 Sơ đồ chức chéo Hệ thống quản lý hội mở 10-13 2.1 Định nghĩa hội mở 10 2.2 Quản lý hội mở gì? 10 2.3 Mơ tả quy trình 10 2.4 Mơ hình hệ thống cơng việc 11 2.5 Sơ đồ chức chéo 12 Mơ hình quan hệ sở liệu 14-16 PHẦN III: Đánh giá hiệu ứng dụng hệ thống thông tin 16-17 Đánh giá lợi ích ứng dụng việc hỗ trợ hệ thống công việc 16 Những hạn chế phần mềm Access 17 Đề xuất chức cải tiến, mở rộng ứng dụng để hoàn thiện ứng dụng 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO 18 Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ SALES PIPELINE Sales Pipeline gì? Sales pipeline hay cịn biết với tên khác đường ống bán hàng Có lẽ, cụm từ phổ biến tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh theo mơ hình B2B (Business-to-business) B2C (business-to-customer) thời kì cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước với bùng nổ cách mạng công nghệ 4.0 Tuy nhiên, việc thống đưa khái niệm định nghĩa quán cho Sales pipeline dường điều chưa làm Bởi vì, tùy thuộc vào mơ hình, chiến lược kinh doanh mà tổ chức sử dụng sales pipeline trình thực thi chúng khác nhau, đưa quan điểm khác Dưới định nghĩa phổ biến: - Theo MISA AMIS: Sales Pipeline hay gọi đường ống bán hàng chuỗi hành động cụ thể mà nhân viên kinh doanh cần phải thực để chuyển đối tượng từ dạng hội khách hàng (Lead) tiềm trở thành khách hàng (Customer) Đường ống bán hàng cách để minh họa vị trí đối tượng tiềm trình bán hàng - Theo Business Community: Sales Pipeline công cụ theo dõi trực quan vị trí khách hàng q trình bán hàng Bằng cách hình dung mức độ liên kết khách hàng tiềm đến việc mua hàng, quy trình giúp đại diện xác định họ cần làm để đạt mục tiêu tổ chức - Theo SuperOffice: Sales Pipeline đường ống bán hàng cho bạn biết số lượng giao dịch mà nhân viên bán hàng dự kiến kết thúc tuần, tháng năm định mức độ đóng đại diện để đạt đến tiêu bán hàng họ Hiện nay, việc tích hợp chức Sales pipeline vào phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp xu thế, ngày phát triển Ví dụ: phần mềm Bitrix 24h, Saleforce CRM, Nimble CRM, Tóm lại, Sales pipeline đường ống bán hàng, cung cấp nhìn trực quan vị trí khách hàng tiềm di chuyển đường ống bán hàng để trở thành khách hàng thực tế cho thấy hình ảnh mơ doanh số bán hàng tiềm tương lai Vai trò Sales Pipeline Tạo trì “đường ống” bán hàng hội mở để theo dõi đánh giá doanh số bán hàng tiềm Điều hướng hội, nhân viên, khách hàng, trì liệu xác xuất, doanh thu ước tính giá trị dự báo để nhận nhóm khách hàng tiềm Sales Pipeline cho phép người làm chủ biết số lượng giao dịch dự kiến diễn ra/ kết thúc giai đoạn định Đồng thời cho thấy mức độ chuyển đổi khách hàng doanh số dự kiến giúp cho nhà quản lý có nhìn tổng qt Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 Cụ thể hơn, xem đại diện bán hàng (Employee) tìm kiếm hội bán hàng (Opportunity), với khách hàng tiềm giá trị giao dịch tiềm Chúng ta thấy tổng giá trị việc bán hàng giai đoạn, cho ta biết rõ doanh thu dự kiến mà quy trình bán hàng tạo Các hoạt động Sales Pipeline Trong hệ thống sales pipeline thơng thường có hai hệ thống cơng việc tổng cộng có chín hoạt động Cụ thể, sau: Hai hệ thống cơng việc: * Quy trình bán hàng - Hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm - Hoạt động đánh giá khách hàng tiềm - Hoạt động kết nối gặp gỡ - Hoạt động đề xuất thuyết phục - Hoạt động chốt sale * Quản lý hội mở - Hoạt động xác định hội mở - Hoạt động xử lý hội mở - Hoạt động phân tích hội mở - Hoạt động phát triển kế hoạch hành động ( Chúng trình bày chi tiết mục 1.1 2.1 phần II) Lý ứng dụng công nghệ thông tin vào Sales Pipeline - Nhân viên kinh doanh ứng dụng CNTT vào việc tiếp thị, tìm kiếm khách hàng tiềm e-marketing, việc giúp việc tiếp cận khách hàng tiềm trở nên dễ dàng tốn - Ứng dụng CNTT vào việc lưu trữ liệu khách hàng, liệu khách hàng lúc lưu trữ cách khoa học và… Khi cần thiết, nhân viên kinh doanh trích xuất liệu thơng tin khách hàng cách dễ dàng đầy đủ - Khi liệu thông tin khách hàng gửi nhiều, nhân viên kinh doanh phải chọn khách hàng tiềm để hướng tới việc bán hàng, phần mềm hỗ trợ giúp lọc hot lead, đánh giá tỉ suất, phần trăm mà người bán hàng chốt đơn hàng, tạo báo cáo dự đoán doanh thu tiềm bao nhiêu? - Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ lưu trữ thông tin nhân viên (Employee), xếp loại nhân viên bán hàng, tạo báo cáo hiệu suất bán hàng nhân viên, từ nhà quản lí dựa vào để đánh giá nhân viên, biết yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất bán hàng nhân viên từ đưa chiến lược giúp cải thiện suất bán hàng Lợi ích việc ứng dụng công nghệ thông tin vào Sales pipeline: Đối với doanh nghiệp: Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 - Chuẩn hóa quy trình bán hàng doanh nghiệp - Tăng trưởng khách hàng tiềm doanh thu - Tối ưu thời gian chất lượng đội ngũ nhân viên Đối với cấp quản lý: - Giám sát nhân viên tuân thủ thực bán hàng theo quy trình - Đánh giá xác hiệu làm việc nhân viên kinh doanh - Dự đoán doanh thu tương lai - Xây dựng chiến lược marketing, up sales nhanh chóng - Phát xử lý nhanh “nút thắt” quy trình bán hàng Đối với nhân viên: - Thực bán hàng theo quy trình chun nghiệp - Biết ưu tiên chăm sóc khách hàng trước khách sau - Dễ dàng theo dõi trạng thái hội bán hàng để có biện pháp chốt Sale - Môi trường làm việc mở, giúp nhân viên Sale dễ dàng gửi báo cáo, chia sẻ tài liệu, thông tin khách hàng với đồng nghiệp lãnh đạo PHẦN II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN Hệ thống thơng tin hệ thống bao gồm yếu tố có quan hệ với làm nhiệm vụ thu nhập, xử lý, lưu trữ phân phối thông tin liệu cung cấp chế phản hồi để đạt mục tiêu định trước Một hệ thống thông tin hoàn chỉnh, phải bao gồm yếu tố sau: phần cứng, phần mềm, hoạt động viễn thông, sở liệu, thủ tục xử lý ( tức quy trình luồng thơng tin chạy tổ chức) người Trong tổ chức, hệ thống thơng tin có vai trị quan trọng, nhằm hỗ trợ q trình kinh doanh nghiệp vụ; hỗ trợ nhà quản lý định cách tổng hợp báo cáo từ quy trình nghiệp vụ, đồng thời, hỗ trợ chiến lược tạo ưu cạnh tranh Hay nói cách khác, hệ thống thông tin thành phần thiếu hệ thống cơng việc tổ chức, doanh nghiệp Vậy hệ thống cơng việc gì? Hệ thống công việc hệ thống bao gồm người và/hoặc máy móc thực quy trình cơng việc, sử dụng nguồn lực để tạo sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng bên bên ngồi Bao gồm thành phần chính: quy trình nghiệp vụ/kinh doanh, đối tượng tham gia, thông tin công nghệ Hệ thống thông tin hệ thống công việc có mối quan hệ tương quan với nhau: - Hệ thống thông tin thành phần nhỏ hệ thống cơng việc - Hệ thống thơng tin hỗ trợ cho nhiều hệ thống công việc khác Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 - Hệ thống thông tin gần tương đương với hệ thống cơng việc - Hệ thống thơng tin có khả hỗ trợ nhiều hệ thống công việc hệ thống cơng việc Do đó, muốn có nhìn rõ, tổng quan thành phần, chế hoạt động, chức trở ngại hệ thống thông tin trong tổ chức, phải phân tích hệ thống cơng việc thủ tục xử lý mà phần mềm hỗ trợ quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp Cụ thể, Sales pipeline mà nhóm chúng tơi nghiên cứu, chúng tơi phân tích hai hệ thống cơng việc mà phần mềm Access hỗ trợ Đó quy trình bán hàng quản lý hội mở, kinh doanh theo mơ hình B2B Hệ thống quy trình bán hàng Quy trình bán hàng theo mơ hình B2B bao gồm hoạt động giao dịch, bán hàng doanh nghiệp bán (thực nhân viên bán hàng hay nhân viên kinh doanh) doanh nghiệp có nhu cầu mua sản phẩm doanh nghiệp bán Nói cách khác, quy trình bán hàng tập hợp bước lặp lặp lại mà nhân viên bán hàng (nhân viên kinh doanh) thực hiện, nhằm đưa khách hàng tiềm từ giai đoạn nhận biết ban đầu đến họ mua hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ công ty, doanh nghiệp bán Tùy vào chiến thuật, cách thức, mơ hình kinh doanh doanh nghiệp khác nhau, có quy trình bán hàng khác nhau, riêng cho doanh nghiệp Nhìn chung, doanh nghiệp phải thực hoạt động trình bán hàng mình, gồm: tìm kiếm khách hàng tiềm (Prospecting), đánh giá khách hàng tiềm (Qualifying), kết nối gặp gỡ (Meeting), đề xuất thuyết phục (Proposaling), chốt sale (closing) 1.1 Mơ tả - Hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm (Prospecting): Giai đoạn quy trình bán hàng việc tìm kiếm khách hàng tiềm ghi lại xác thơng tin liên hệ họ Điều quan trọng ghi lại nhiều thông tin khách hàng tiềm tốt để giúp việc theo dõi dễ dàng tương lai Điều bao gồm liệu nhân học tên, địa tuổi, thông tin khách hàng tiềm đến từ đâu loại tương tác mà họ có với cơng ty (nếu có) Hoặc số doanh nghiệp bỏ khoản tiền chi trả cho việc mua liệu (data) từ outsourcing Tất thông tin, liệu khách hàng lưu trữ vào kho liệu khách hàng (customer detail list phần mềm Access) Những khách hàng tiềm nhân viên kinh doanh tìm thấy từ phương thức sau: + Phương thức tìm kiếm truyền thống: Khiến khách hàng giới thiệu khách hàng cho (referrals) Tìm kiếm từ mạng lưới cá nhân Tham dự kiện kết nối (networking) Kết nối lại với khách hàng cũ khách hàng từ chối mua hàng + Phương thức tìm kiếm khách hàng áp dụng cơng nghệ Telesale- tìm kiếm khách hàng tiềm qua điện thoại Chạy quảng cáo cơng cụ tìm kiếm (Google, Bing, Cốc Cốc…) Chạy quảng cáo Facebook Đăng tin bán hàng trang thương mại điện tử Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 - Hoạt động đánh giá khách hàng tiềm (Qualifying) Tại hoạt động đầu tiên, liệu thu chứa lead rác (những đối tượng khơng có nhu cầu mua sản phẩm) Chính bước lọc tất đối tượng tiềm thực có nhu cầu mua sản phẩm mà doanh nghiệp bán Có nghĩa, bước tạo gọi với khách hàng, nhằm thăm dị, khai thác vài thơng tin thiếu sót từ liệu khách hàng, qua đó, nhân viên kinh doanh đánh giá khách hàng tiềm loại bỏ lead rác, hay lọc liệu khách hàng Đây bước quan trọng đường ống bán hàng doanh nghiệp khơng muốn đội ngũ bán hàng lãng phí thời gian cho đối tượng không mua sản phẩm Có thể đánh giá khách hàng tiềm cách khai thác thông tin để trả lời câu hỏi sau: Đối tượng tiềm có khả chi trả cho sản phẩm khơng? Đối tượng tiềm có phải người định hay họ phải thuyết phục thêm khác để thực mua hàng? Đối tượng tiềm có thực cần sản phẩm hay không? Đối tượng tiềm sẵn sàng mua hay khơng? Nếu tất câu trả lời có đối tượng hot lead chuyển sang bước tạo hẹn gặp gỡ; Hoặc nhận thấy đáp ứng vài tiêu chí doanh nghiệp, hay có tiềm trở thành khách hàng tương lai, chuyển vào liệu hội mở (opportunity list) kể hot lead Và khách hàng khơng có nhiều tiềm giữ lại data để theo dõi tái tiếp thị tương lai (Lưu ý: nhân viên kinh doanh tập trung vào khách hàng tiềm năng, mà thay vào đó, chọn ưu tiên khách hàng tiềm nhất) - Hoạt động kết nối, gặp gỡ (Meeting) Trong giai đoạn này, nhân viên kinh doanh giải thích chi tiết sản phẩm dịch vụ, lợi việc mua sản phẩm cần khéo léo thuyết trình sản phẩm bán cho khách hàng thấy sản phẩm thực phù hợp giải nhu cầu họ Và cố gắng vượt qua phản đối hoài nghi mà khách hàng tiềm hỏi Lưu ý nhỏ: tìm xác thứ mà khách hàng tiềm muốn mua Đây hội tốt để cố gắng bán kèm bán thêm sản phẩm… - Hoạt động đề xuất thuyết phục khách hàng (Proposaling) Bằng kĩ nhân viên phải đưa lời chào hàng mạnh mẽ thuyết phục Điều quan trọng thuyết phục khách hàng tạo cho họ tin tưởng Chính đó, nhân viên bán hàng nên đưa nội dung mang tính xác thực, minh bạch thông qua lời chứng thực, chia sẻ trải nghiệm khách hàng khác, tài liệu nghiên cứu chứng nhận sản phẩm để khách hàng tự trải nghiệm sản phẩm Khách hàng họ khơng muốn thiệt thịi giao dịch nhân viên bán hàng phải thuyết phục cho họ cảm thấy ln có lợi - Hoạt động chốt sale (Closing) Ngay khách hàng hài lịng sản phẩm phải tiến hành việc chốt đơn thực toán để hồn tất kết thúc quy trình Tại bước này, nhân viên kinh doanh cần chốt lại xác khách hàng tiềm muốn mua, linh hoạt chiết khấu (chính sách ưu đãi, giảm giá với số lượng có Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 hạn để thúc đẩy tỷ lệ chốt đơn…) làm tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm giúp “giữ chân” khách hàng trước đối thủ khác 1.2 Mơ hình hệ thống cơng việc KHÁCH HÀNG Người mua hàng hoá nhận dịch vụ SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ Danh mục hàng hoá đặt mua Danh mục dịch vụ khách hàng yêu cầu QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Liên hệ tìm kiếm khách hàng tiềm Đánh giá khách hàng tiềm đủ tiêu chuẩn Kết nối gặp gỡ khách hàng Đề xuất thuyết phục khách hàng Chốt sale ĐỐI TƯỢNG THAM GIA THÔNG TIN CÔNG NGHỆ - Người mua hàng - Thông tin cá nhân khách hàng - PC, điện thoại khách hàng - Nhân viên kinh doanh - Thông tin nhu cầu khách hàng - PC, điện thoại nhân viên - Nhân viên phịng cơng nghệ - Thơng tin sản phẩm mua - Phần mềm Access, Internet - Nhân viên bán hàng 1.3 Sơ đồ chức chéo Các thực thể Các hoạt động Phịng kinh doanh Tìm kiếm nguồn khách hàng Phòng kinh doanh Lưu trữ nguồn khách hàng vào liệu khách hàng Nhân viên bán hàng Tiếp cận khách hàng Khách hàng Cung cấp thông tin Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 Phịng kinh doanh Nhập thơng tin KH tiềm Phòng kinh doanh Lọc, đánh giá KH tiềm lưu vào liệu hội mở Phịng kinh doanh Gửi thơng tin KH tiềm cho nhân viên bán hàng giữ lại KH chưa có nhiều tiềm để theo dõi Nhân viên bán hàng Nhận thông tin KH tiềm Nhân viên bán hàng Kết nối, gặp gỡ KH tiềm Nhân viên bán hàng 10 Cung cấp thông tin sp,dv Nhân viên bán hàng 11 Đưa đề xuất, thuyết phục KH Khách hàng 12 Yêu cầu báo giá Nhân viên bán hàng 13 Báo giá Khách hàng 14 Yêu cầu đặt mua Nhân viên bán hàng 13 Chốt đơn Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 Hình 1.3.1 Sơ đồ chức chéo hệ thống quy trình bán hàng Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 Hệ thống công việc quản lý hội mở 2.1 Định nghĩa Cơ hội mở Cơ hội mở hay gọi hội bán hàng, hội bán hàng đủ tiêu chuẩn Cơ hội đối tượng định cho thấy thỏa thuận tiềm Tuy nhiên, thỏa thuận cần đáp ứng số tiêu chí quan trọng doanh nghiệp bạn Nói cách khác, hội bán hàng người liên hệ người tham gia vào chu kỳ bán hàng bạn muốn làm việc với bạn Hơn nữa, bạn liên hệ với người biết chắn nhu cầu, mục tiêu đòi hỏi họ 2.2 Quản lý hội mở gì? Quản lí hội mở hay cịn gọi quản lí hội bán hàng, q trình theo dõi quản lí hội bán hàng-những người liên hệ (khách hàng) tham gia vào chu kì bán hàng bạn với quan tâm khả hợp tác kinh doanh với bạn, họ di chuyển đường ống bán hàng Là trình theo dõi doanh số bán hàng tiềm thời điểm mà hội mở (khách hàng) di chuyển qua đường ống Quản lí hội mở cho phép theo dõi đánh giá doanh số bán hàng tiềm năng, đồng thời, cho phép đánh giá phân tích yếu tố rủi ro nhằm đưa giải pháp kịp thời quy trình bán hàng Hệ thống thơng tin quy trình có chức năng: - Ghi chép thông tin khách hàng nhân viên nằm quy trình bán hàng doanh nghiệp - Ghi chép đặc điểm vị trí đường ống bán hàng hội mở - Cung cấp nhìn trực quan dự báo doanh thu bán hàng thông qua liệu đầu như: biểu đồ, báo cáo, 2.3 Mô tả quy trình Quy trình quản lý hội mở bao gồm chuỗi hoạt động sau: - Hoạt động xác định hội mở Bao gồm việc chọn lọc khách hàng tiềm đáp ứng tiêu chí doanh nghiệp để trở thành hội mở việc đánh giá mức độ, tầm quan trọng hội Đối với giai đoạn này, hoạt động quy trình quản lý hội mở, sau kết thúc hoạt động cuối hệ thống quy trình bán hàng theo mơ hình kinh doanh B2B ( trình bày mục mơ tả ) Cụ thể, việc chọn lọc dựa liệu khách hàng tiềm thu thập lưu trữ từ liên hệ, khai thác thông tin, đặc điểm, nhu cầu khách hàng nhân viên kinh doanh Nói cách khác, liệu khách hàng tiềm ghi chép lưu trữ phần mềm quản trị sở liệu Access từ hệ thống cơng việc Từ đó, đánh giá xem khách hàng tiềm có đáp ứng tiêu chí doanh nghiệp đề không, để trở thành hội mở Cuối hoạt động việc đánh giá mức độ, tầm quan trọng hội Đây loại định bán cấu trúc, vừa vào tiêu chí doanh nghiệp, vừa dựa vào suy đoán nhân viên kinh doanh để đưa mức độ tương đối xác cho hội mở - Hoạt động xử lý hội mở Bao gồm việc hoàn thành chi tiết danh sách hội mở ( tính xác suất, xác định ngày đóng dự kiến doanh thu dự kiến) tạo liệu đầu phục vụ cho việc phân tích hội bán hàng doanh nghiệp phần mềm quản trị sở liệu Access Danh sách hội mở hoàn chỉnh liệu đầu vào quan trọng phục vụ cho việc tạo liệu đầu hoạt động phân tích hội Tạo liệu đầu gồm báo cáo, biểu đồ, dashboard output forms, cách sử dụng mục menu, nút lệnh Access để Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 xử lý liệu đầu + Xác suất (Probability): Tùy vào doanh nghiệp mà có cách thiết lập số xác suất đóng hội mở trở nên khác Phần chung, có đặc điểm giai đoạn bán hàng định xác suất Trong trình bán hàng, giao dịch kéo dài, hội đóng giao dịch cao Để có kết xác nhất, nhà quản lý vào liệu q khứ, thay đốn + Ngày đóng dự kiến (Est.closed date): việc xác định ngày mà hội dự kiến kết thúc khó Vì điều phụ thuộc nhiều yếu tố lẫn chủ quan khách quan Cách tốt để ước tính ngày kết thúc xem xét giao dịch trước xem chúng để kết thúc Tuy nhiên, điều quan trọng phải ghi nhớ ngày mục tiêu, điều khuyến khích nhân viên kinh doanh tiếp tục thực giao dịch với khách hàng + Doanh thu dự kiến (Est.revenue): Nhiều công ty, doanh nghiệp ước tính doanh thu dự án, sản phẩm theo nhiều cách khác Doanh thu dự kiến (doanh thu ước tính) tính dựa vài yếu tố như: giá bản, xác suất, ngân sách, chiết khấu số lượng, thuế, - Hoạt động phân tích hội Dựa vào liệu đầu ra, đội ngũ quản lý phân tích, giải câu hỏi đặt thành viên nhóm quản lý hội mở cách sử dụng kĩ thuật phân tích kinh doanh, nhằm dễ dàng đưa dự báo hội mang tính chuẩn xác Đồng thời, giúp hiểu rõ đặc điểm thuận lợi, trở ngại hội bán hàng Từ đó, đưa giải pháp mang tính khả thi, xử lý kịp thời quy trình bán hàng doanh nghiệp Bên số vấn đề thường cần làm rõ: + Doanh số bán hàng tiềm tương lai + Những ưu điểm nhược điểm hội mở + Các trở ngại ảnh hưởng đến hội mở … - Hoạt động phát triển kế hoạch hành động Bao gồm việc lập kế hoạch thực thi chiến lược hành động đề kế hoạch Từ điều rút kết luận từ hoạt động phân tích hội phía trên, giám đốc điều hành nhân viên quản lý dựa vào để lập kế hoạch cho chiến thuật cho phù hợp với đặc điểm hội mở, nhằm rút ngắn chạy kịp thời gian đóng dự kiến (est.closed date) chốt giao dịch dễ dàng Sau đó, nhân viên quản lý triển khai định mức chiến lược, khơng có cấu trúc xuống cho nhân viên kinh doanh- người vào điều chỉnh phù hợp thực thi quy trình bán hàng 2.4 Mơ hình hệ thống cơng việc Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 KHÁCH HÀNG Giám đốc điều hành Nhân viên quản lý giám sát SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ Danh sách chi tiết hội mở Dự báo doanh số bán hàng tiềm Các báo cáo, biểu đồ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ -Xác định đánh giá mức độ khách hàng tiềm trở thành hội mở -Xử lý hoàn thành chi tiết danh sách hội mở -Theo dõi phân tích hội mở -Phát triển kế hoạch hành động ĐỐI TƯỢNG THAM GIA THÔNG TIN CÔNG NGHỆ -Giám đốc điều hành -Nhân viên kinh doanh -Nhân viên phòng CNTT -Nhân viên quản lý giám sát -Thông tin chi tiết hội mở -Báo cáo, biểu đồ form -Kết phân tích -Kế hoạch hành động -PC đối tượng tham gia -Phần mềm Access -Internet 2.5 Sơ đồ chức chéo Các thực thể Nhân viên kinh doanh Các hoạt động Đối chiếu đặc điểm, thông tin Nhân viên kinh doanh thu từ khách hàng tiềm Hoàn thành chi tiết danh sách hội Nhân viên kinh doanh Nhân viên quản lý giám mở Lưu trữ vào kho liệu hội Xử lí phân tích số liệu sát Nhân viên quản lý giám Báo cáo bảng phân tích lên giám đốc sát Giám đốc điều hành điều hành Xem bảng phân tích liệu Giám đốc điều hành in từ hệ thống máy tính Đưa giải pháp lên kế hoạch Nhân viên quản lí giám Hoàn thành liệu chiến lược/thuật sát Nhân viên kinh doanh Áp dụng chiến lược/ chiến thuật vào quy trình bán hàng Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 Hình 2.5.1 Sơ đồ chức chéo hệ thống công việc quản lý hội mở Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 Mơ hình quan hệ sở liệu Để tạo mơ hình quan hệ sở liệu chuẩn xác cho Sales Pipeline, nhà quản trị sở liệu phải trải qua bước sau: Bước 1: Xác định quan hệ (Bảng) - Quan hệ hay gọi Bảng - Theo phân tích quy trình nghiệp vụ trên, có quan hệ chính: + Dữ liệu khách hàng (Customers) + Dữ liệu nhân viên (Employees) + Dữ liệu hội mở (Opportunities) -Một quan hệ sở liệu quan hệ phải có đặc trưng sau: + Mỗi quan hệ có tên để phân biệt với quan hệ khác + Các (bản ghi/hàng) không phân biệt thứ tự + Mỗi thuộc tính (trường/cột) có tên phân biệt khơng phân biệt thứ tự + Quan hệ khơng có thuộc tính đa trị (1 thuộc tính tương ứng nhiều giá trị) hay phức hợp (1 thuộc tính có giá trị) Bước 2: Xác định mối liên kết - Mối liên kết bảng: + Cơ hội mở (Opportunities) => Khách hàng (Customers): 1-n + Cơ hội mở (Opportunities) => Nhân viên (Employees): 1-n Bước 3: Thiết kế chi tiết bảng * Bảng Khách hàng (Customers) Thuộc tính Diễn giải Kiểu Ràng buộc ID Last Name First Name Company Job title Số thứ tự Họ tên lót Tên Tên cơng ty khách hàng Tên công việc đảm nhiệm công ty Số điện thoại dùng Zalo Địa email Số điện thoại kinh doanh Số điện thoại di động Địa công ty khách hàng Tên thành phố/ Tỉnh Nguồn lấy thông tin khách hàng Đính kèm Ghi Number Text Text Text Text Khóa Zalo E-mail Address Business Phone Mobile Phone Address City/Province Found Source Attachments Notes * Bảng Nhân viên (Employees) Thuộc tính Diễn giải ID Số thứ tự Employee code Mã nhân viên Last Name Họ tên lót nhân viên Number Hyperlink Number Number Text Text Text Attachment Text Kiểu Number Number Text Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) Ràng buộc Khóa lOMoARcPSD|18034504 First Name Job title Zalo E-mail Address Business Phone Mobile Phone Address City/Province Attachments Notes Tên nhân viên Vị trí cơng việc cơng ty Số điện thoại dùng Zalo Địa email Số điện thoại dùng để gọi cho khách hàng Số điện thoại cá nhân Địa nơi Tên thành phố/tỉnh thành Đính kèm Ghi Bảng Cơ hội mở (Opportunities) Thuộc tính Diễn giải ID Số thứ tự Customer Tên khách hàng Employee Categogy Description How found Rating Open date Est Closed Date Probability Est Revenue Forecast value Closed Comments Tên nhân viên tương ứng liên lạc, phụ trách tên khách hàng Tên loại sản phẩm mà khách hàng quan tâm Mô tả chi tiết thông tin thu thập từ khách hàng sau liên lạc Được tìm thấy qua đâu Xếp loại khách hàng Ngày bắt đầu liên lạc với khách hàng Ngày đóng dự kiến Xác suất trở thành khách hàng thực Doanh thu kiến = Est revenue x Probability Đã chốt sale/đóng giao dịch Nhận xét/Bình luận Text Text Number Hyperlink Number Number Text Text Attachment Text Kiểu Number Text Text Rich text Text Text Rich text Date/time Date/time Number Currency Currency Yes/No Text Bước 4: Vẽ mơ hình Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) Ràng buộc Khóa Khóa ngoại để kết nối với bảng khách hàng Khóa ngoại để kết nối với bảng nhân viên lOMoARcPSD|18034504 Customers ID 1 Last Name First Name nn Opportunities ID Employees ID Employee code Company Customer Job title Employee Zalo Categogy Job title E-mail Address Description Zalo Business How found E-mail Address Phone Rating Business Phone Mobile Phone Open date Mobile Phone Address Est Address City/Province Date City/Province Found Source Probability Attachments Attachments Est Revenue Notes Notes Forecast value n Closed Last Name First Name Closed Hình 3.1 Mơ hình thể mối quan hệ sở liệu PHẦN III: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN Đánh giá lợi ích ứng dụng việc hỗ trợ hệ thống cơng việc - Trong quy trình bán hàng: + Giúp lưu trữ đầy đủ liệu nhân viên (Employee), khách hàng tiềm (Customers) hội (Opportunity) cách nhanh chóng, tiện lợi, tránh tình trạng lặp lại thông tin, liệu Excel + Giúp xử lí khối lượng cơng việc lớn mà xử lí tay khó khăn, ví dụ việc lọc hot lead, tính tốn số liệu - Trong quản lý hội mở: + Cung cấp, quản lý cách chi tiết thông tin hội mở + Nâng cao hiệu kinh doanh: giúp dự đốn doanh thu tiềm năng, từ nhà quản lý có sách chiến lược phù hợp với tình hình tại=> trì quy trình bán hàng + Doanh nghiệp quản lý trình làm việc nhân viên dễ dàng, xác trung thực Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 Như vây, ứng dụng Access cơng cụ hữu ích việc hỗ trợ hệ thống cơng việc Có thể thấy, đem lại lợi ích khơng nhỏ cho quy trình Sales Pipeline, phần lớn lợi ích phục vụ cho quản lý hội mở Hay nói cách khác, hỗ trợ tốt cho ban quản lý điều hành so với nhân viên kinh doanh Điều này, hạn chế nhỏ hoạt động tổ chức Những hạn chế phần mềm Access Bên cạnh lợi ích mà ứng dụng Access đem lại việc hỗ trợ hệ thống cơng việc trình bày trên, khơng tránh khỏi trở ngại, hạn chế phần mềm ứng dụng Access cho Sales Pipeline So với phần mềm giải pháp CRM dành cho doanh nghiệp nay, tất nhiên Access không sánh bằng, phải đối mặt nhiều nhược điểm Dưới số hạn chế phần mềm Access mà nhóm chúng tơi nhận thấy: - Q trình truyền liệu phòng ban tổ chức bị gián đốn, khơng liên tục, chưa có liên kết mạnh mẽ Vì sử dụng access cho việc nhập liệu, sau phải lưu xuống đĩa cứng PC lưu trữ lên Cloud; phịng ban muốn lấy liệu phải tải xuống Điều làm nhiều thời gian trình hoạt động làm việc phòng ban tổ chức - Khơng có chức tự động hóa xử lí số liệu hội mở, cập nhật tự động hóa vị trí khách hàng Vì nhân viên kinh doanh phải cập nhật tính tốn số liệu thường xuyên sau liên lạc khách hàng Trong đó, ứng dụng hỗ trợ Sales Pipeline vượt bậc rõ rệt, cần liên kết với app CSKH điện thoại, PC xứ lý cách nhanh chóng liền => Access cịn q thủ cơng, làm tốn nhiều thời gian nhân viên - Thủ tục xử lý liệu để tạo báo cáo, biểu đồ thời gian, rờm rà, khó cho người sử dụng - Ngoài ra, chức Access việc hỗ trợ quy trình bán hàng bị giới hạn khơng có chức xuất in hóa đơn, tốn, khơng thể trực tiếp yêu cầu từ khách hàng, Chủ yếu hỗ trợ thông tin, liệu khách hàng, hội mở - Phần mềm bị giới hạn dung lượng lưu trữ nên phù hợp với doanh nghiệp nhỏ - Dữ liệu lưu trữ tệp nhất, người dùng mở rộng quy mơ kích thước liệu, hiệu suất trở nên chậm hơn, làm chậm báo cáo (reports), truy vấn (querries) biểu mẫu (forms) Khi tải lên GB liệu, chương trình bị chậm lại cách đáng kể - So với hệ quản trị sở liệu quan hệ khác (RDBMS), MS Access tiết kiệm chi phí hơn, nhữngnhưng khơng miễn phí khả dụng với phiên Business Business Premium Office 365 Hơn nữa, MS Access khả dụng hệ điều hành Windows, người dùng hệ điều hành khác khó tiếp cận MS Access - Một số trợ giúp sử dụng từ MS Access khơng hồn tồn có ích giải vấn đề mà tơi gặp phải nên tơi thường phải tìm trợ giúp mạng tự tìm hiểu nguyên nhân gây vấn đề, cố Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 - Không thể tạo nhiều tệp để lưu trữ liệu, tất liệu lưu trữ tệp Đề xuất chức cải tiến, mở rộng ứng dụng để hoàn thiện ứng dụng Một vài đề xuất chức cải tiến: - Chức cập nhật tự động hóa số liệu, vị trí hội mở Có nghĩa cho phép liên kết với app PC, điện thoại khách hàng, phận tổ chức Nhằm rút ngắn thời gian truyền liệu, tránh tình trạng gián đoạn sai xót liệu trịnh nhập, tính tốn số liệu - Tạo nút lệnh dashboard công cụ Điều làm giảm thời gian xử lý số liệu, đồng thời, cung cấp hình ảnh, báo cáo trở nên trực quan sinh động nhiều - Chức xuất-in hóa đơn cho khách hàng TÀI LIỆU THAM KHẢO Sales Pipeline template-MS Access Templates < https://access.microsofttemplates.org/business-templates/sales-pipelinetemplate.html > Managing the Sales Pipeline: Definition, Tools, and Strategies, Sales pipeline gì? Cách làm sales pipeline cho doanh nghiệp, What is a Sales pipeline and how you build one? Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) ... tin công nghệ Hệ thống thơng tin hệ thống cơng việc có mối quan hệ tương quan với nhau: - Hệ thống thông tin thành phần nhỏ hệ thống cơng việc - Hệ thống thơng tin hỗ trợ cho nhiều hệ thống công. .. LỤC PHẦN I: Giới thiệu Sales Pipeline 5-4 Sales Pipeline gì? Vai trị Sales Pipeline 3 Các hoạt động Sales Pipeline Lí ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào Sales Pipeline Lợi ích việc ứng dụng công. .. công việc khác Downloaded by vu ga (vuchinhhp2@gmail.com) lOMoARcPSD|18034504 - Hệ thống thông tin gần tương đương với hệ thống công việc - Hệ thống thơng tin có khả hỗ trợ nhiều hệ thống công việc