Thông tin tài liệu
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ LÊ NGUYỄN HÀ VINH TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Đà Nẵng - Năm 2018 Luan van ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ LÊ NGUYỄN HÀ VINH TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 60.34.03.01 Ngƣờ ƣớng n o ọ : TS HU NH THỊ HỒNG HẠNH Đà Nẵng - Năm 2018 Luan van LỜI CAM ĐOAN Tơi cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bố cơng trình khác Tác giả luận văn Lê Nguyễn Hà Vinh Luan van MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 4 Phƣơng pháp nghiên cứu Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Bố cục luận văn Tổng quan tài liệu nghiên cứu CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 1.1 KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 1.2 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (Enterprise Resource Planning – ERP) 11 1.2.1 Khái niệm ERP 11 1.2.2 Đặc điểm hệ thống ERP 12 1.2.3 Cấu trúc hệ thống ERP 12 1.2.4 Sự cần thiết ứng dụng ERP 14 1.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 16 1.3.1 Hệ thống chứng từ quy trình luân chuyển chứng từ 17 1.3.2 Tổ chức sở liệu mã hóa liệu 18 1.3.3 Hệ thống tài khoản kế toán 19 1.3.4 Tổ chức hệ thống sổ báo cáo kế toán 19 1.3.5 Tổ chức thơng tin theo chu trình 20 KẾT LUẬN CHƢƠNG 27 Luan van CHƢƠNG ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 28 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 28 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 28 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ đặc điểm hoạt động kinh doanh 29 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý 32 2.1.4 Cơ cấu tổ chức máy kế toán 34 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CÔNG TY 35 2.2.1 Ứng dụng tin học hố cơng tác quản lý Cơng ty 35 2.2.2 Hệ thống chứng từ kế toán trình luân chuyển chứng từ 36 2.2.3 Tổ chức sở liệu mã hóa đối tƣợng quản lý Công ty 38 2.2.4 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 40 2.2.5 Đánh giá chung thực trạng tổ chức HTTTKT Công ty 41 2.3 TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CÁC CHU TRÌNH 42 2.3.1 Chu trình doanh thu 42 2.3.2 Chu trình cung ứng 50 2.3.3 Chu trình chuyển đổi 52 2.3.4 Chu trình tài 54 2.4 NHẬN DIỆN NHU CẦU THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CÔNG TY 56 2.4.1 Mục tiêu đối tƣợng vấn 57 2.4.2 Phƣơng pháp vấn 57 2.4.3 Kết vấn 57 KẾT LUẬN CHƢƠNG 62 Luan van CHƢƠNG ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 63 3.1 SỰ CẦN THIẾT TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CƠNG TY 63 3.2 ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY 65 3.3 ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP 67 3.3.1 Thiết kế tập tin danh mục 67 3.3.2 Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình 71 3.3.3 Tăng cƣờng sở hạ tầng thông tin 93 3.3.4 Xây dựng cấu nhân 94 3.3.5 Công tác truyền thông hệ thống ERP 95 3.3.6 Đề xuất phần mềm ứng dụng ERP 95 3.4 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 99 KẾT LUẬN CHƢƠNG 102 KẾT LUẬN 103 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN GIẤY ĐỀ NGHỊ BẢO VỆ LUẬN VĂN KIỂM TRA HÌNH THỨC LUẬN VĂN BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN (Bản sao) NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN (Bản sao) BẢN GIẢI TRÌNH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN Luan van DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế BKS : Ban kiểm sốt CNTT : Cơng nghệ thơng tin CBCNV : Cán công nhân viên CHXD : Cửa hàng xăng dầu ERP : Enterprise Resource Planning (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) GTGT : Giá trị gia tăng HTTTKT : Hệ thống thơng tin kế tốn HĐQT : Hội đồng quản trị KPCĐ : Kinh phí cơng đồn PXKKVCNB : Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ : Tài sản cố định Tập đoàn : Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam VPCT : Văn phịng cơng ty XNVT : Xí nghiệp vận tải Luan van DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU Bƣớc xử lý tự động Bƣớc xử lý thủ cơng Dữ liệu ngồi hệ thống Tài liệu, chứng từ Điều kiện rẽ nhánh Bắt đầu/ Kết thúc Tham chiếu Sự kiện phát sinh giao dịch Luan van DANH MỤC CÁC BẢNG Số ệu Tên bảng Trang Bảng đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty 29 bảng 2.1 qua năm gần 2.2 Bảng định mức hao hụt xăng dầu 46 2.3 Bảng so sánh nhu cầu thơng tin kế tốn thực trạng 59 cung cấp thông tin phận liên quan Công ty 3.1 Bảng mô tả tập tin danh mục chung Công ty 68 3.2 Bảng mô tả quy trình bán bn xăng dầu thu tiền 75 3.3 Bảng mơ tả quy trình bán lẻ xăng dầu thu tiền 81 3.4 Bảng mơ tả quy trình kinh doanh dịch vụ vận tải thu tiền 84 3.5 Bảng mơ tả quy trình mua hàng hố xăng dầu tốn 89 3.6 Bảng mơ tả quy trình mua vật tƣ, thiết bị tốn 92 Luan van DANH MỤC CÁC HÌNH Số ệu Tên hình hình Trang 1.1 Khái qt hệ thống thơng tin kế toán 1.2 Các yếu tố hệ thống thơng tin kế tốn 10 1.3 Mối quan hệ phận chu trình doanh thu 23 1.4 Mối quan hệ phận chu trình cung ứng 24 1.5 Mối quan hệ chu trình chuyển đổi chu trình 25 khác doanh nghiệp thƣơng mại 2.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý Công ty 32 2.2 Sơ đồ cấu máy kế tốn Cơng ty 34 2.3 Các phận, đơn vị tham gia quy trình bán hàng 43 3.1 Quy trình khai báo liệu khách hàng, hạn mức tín 72 dụng 3.2 Quy trình kiểm sốt tín dụng 73 3.3 Quy trình bán bn xăng dầu thu tiền 74 3.4 Quy trình bán xuất hóa đơn, thu tiền 78 3.5 Quy trình bán công nợ cho khách CHXD 79 3.6 Quy trình bán lẻ xăng dầu thu tiền 80 3.7 Quy trình kinh doanh dịch vụ vận tải thu tiền 84 3.8 Quy trình mua hàng hóa xăng dầu toán 88 Luan van MỞ ĐẦU Tính cấp thiết củ đề tài Hệ thống thơng tin kế tốn có vai trị quan trọng phận cấu thành đặc biệt hệ thống thơng tin quản lí doanh nghiệp Hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống đƣợc thiết lập nhằm thu thập, lƣu trữ xử lý cung cấp thơng tin kế tốn cho ngƣời sử dụng Hệ thống không công cụ đắc lực cho việc kiểm soát, điều hành, định cấp quản lý bên bên tổ chức mà cịn đóng vai trị ngày quan trọng việc phối hợp hoạt động nâng cao hiệu tác nghiệp phận chức Do vậy, việc tổ chức liệu kế toán ban đầu, thực xử lí cung cấp thơng tin địi hỏi phải xác, khoa học, hợp lí có hiệu nhằm tạo thơng tin kế tốn hữu ích mối quan tâm hàng đầu doanh nghiệp Ngày nay, ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác quản lý nói chung cơng tác kế tốn nói riêng xu tất yếu doanh nghiệp điều kiện hội nhập kinh tế Thực tế nay, hầu hết doanh nghiệp sử dụng phần mềm riêng biệt nhƣ phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, quản lý vật tƣ… để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Việc sử dụng rời rạc nhiều phần mềm gây lãng phí nguồn lực, làm giảm hiệu hoạt động phần mềm hầu nhƣ khơng có liên kết, chia sẻ thơng tin từ phận kế tốn đến phận khác ngƣợc lại Vì vậy, để nâng cao hiệu hệ thống thông tin quản lý đặc biệt phát huy đầy đủ vai trò, chức hệ thống thơng tin kế tốn, nhiều doanh nghiệp ngày trọng đến việc ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể nhằm khắc phục đƣợc hạn chế mặt không gian thời gian nhờ khả chia sẻ liên kết cao phận chức doanh nghiệp Luan van Các phần mềm quản lý tổng thể tổ chức nhƣ ERP đƣợc nhìn nhận đắn tầm quan trọng nhƣ hiệu thực tiễn đem lại Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) phần mềm tích hợp nhiều phân hệ khác nhƣ kế toán, mua hàng, sản xuất, bán hàng, nhân sự…, phân hệ kế tốn giữ vai trị quan trọng Mỗi phân hệ có chức riêng nhƣng sử dụng sở liệu thơng tin thống tồn hoạt động doanh nghiệp Các quy trình hoạt động hệ thống ERP đƣợc thực cách tự động hóa, chuẩn hóa Thơng qua hệ thống ERP liệu đƣợc cập nhật kịp thời dƣới kiểm tra, kiểm sốt liên tục truy cập Điểm phân biệt việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác tính tích hợp ERP phần mềm gồm nhiều module thực chức tƣơng tự nhƣ phần mềm quản lý rời rạc, nhƣng module làm đƣợc nhiều mơi trƣờng tích hợp Tính tích hợp hệ thống ERP module có mối quan hệ chặt chẽ với Với tính này, phận khác dễ dàng chia sẻ thông tin, phối hợp công việc với nhằm giảm bớt thời gian việc làm trùng phận kiểm sốt đƣợc sai sót có đối chiếu, kiểm tra liên tục hệ thống Điều giúp việc tổ chức trao đổi liệu, thông tin cách khoa học phận, sở để xác định trách nhiệm cụ thể phận việc phối hợp thực nhiệm vụ Với tƣ quản lý mới, phần mềm ERP đƣợc xem giải pháp tối ƣu giúp cho doanh nghiệp nâng cao lực xu cạnh tranh gay gắt nhƣ Công ty Cổ phần Thƣơng mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng đơn vị kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu kinh doanh vận tải xăng dầu đƣờng bộ, với 51% vốn góp Cơng ty chịu chi phối chủ yếu Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Cơ cấu tổ chức công ty phức tạp gồm nhiều chi nhánh, Luan van hệ thống cửa hàng Công ty nằm phân tán nhiều địa bàn, thêm vào với biến động phức tạp giá xăng dầu nhƣ yêu cầu trao đổi chia sẻ thơng tin kế tốn Cơng ty với chi nhánh, cửa hàng nhƣ phịng ban nhanh chóng, kịp thời, chuẩn xác cấp thiết Tuy nhiên, việc tổ chức hệ thống thông tin kế tốn Cơng ty cịn bất cập, vƣớng mắc Phần mềm kế tốn ứng dụng Cơng ty triển khai từ lâu tảng công nghệ lạc hậu, tiếp tục nâng cấp, phát triển để phù hợp với yêu cầu quản lý mới, nhƣ quy định hành nhà nƣớc Các phận nhƣ phòng kinh doanh, CHXD, phòng tổ chức… sử dụng phần mềm rời rạc, kết nối thơng tin hai chiều kế tốn đến phận chức chƣa kịp thời, nhanh chóng nhƣ chƣa cung cấp đầy đủ, chuẩn xác thông tin cần sử dụng gây lãng phí nguồn lực, làm giảm hiệu hoạt động Trong đó, nhu cầu thơng tin kế tốn cần thiết phận, nhƣ phịng kinh doanh cần thơng tin tình hình cơng nợ khách hàng xác, nhanh chóng để định đơn hàng, hay thông tin hàng tồn kho để cân đối hàng hoá thời điểm thay đổi giá… Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kiểm sốt hiệu hoạt động, cần có phần mềm phù hợp có khả quản lý kết nối nghiệp vụ, phận doanh nghiệp khơng riêng nghiệp vụ phận kế tốn phịng ban riêng lẻ khác vấn đề mà ban lãnh đạo Cơng ty tìm kiếm lâu Giải pháp ERP ƣu tiên số để giải tốn cho ban lãnh đạo công ty nay, giúp doanh nghiệp giải đƣợc tình trạng lập, ngắt qng “nghẽn mạch” phận trình tƣơng tác truyền thơng đồng thời tiếp cận thơng tin quản trị đáng tin cậy hay thể tính hợp doanh nghiệp thống Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn tác giả nghiên cứu chọn đề tài “Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng” để thực luận văn thạc sĩ Luan van Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống hoá sở lý thuyết hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Đánh giá thực trạng xác định nhu cầu tổ chức thơng tin kế tốn Cơng ty Cổ phần Thƣơng mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng Đề xuất giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán theo định hƣớng ERP Đố tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng hệ thống ERP Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ Phần Thƣơng mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng với liệu nghiên cứu năm 2017 P ƣơng p áp ng ên ứu Khảo cứu, tổng hợp tài liệu, nghiên cứu lý luận tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Bằng phƣơng pháp nghiên cứu định tính: vấn trực tiếp cán công nhân viên công ty nhằm đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty Từ đó, thơng tin thu thập đƣợc tổng hợp, phân tích, đánh giá… nhằm đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hƣớng ERP công ty Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Về mặt lý luận Việc ứng dụng ERP lĩnh vực nghiên cứu Hiện nay, chƣa có giáo trình tài liệu thống đề cập sâu hệ thống thông tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Để góp phần cung cấp thêm thông tin lý luận trên, đề tài hệ thống hoá sở lý thuyết hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Luan van Về mặt thực tiễn Đề tài phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty Cổ phần Thƣơng mại Vận Tải Petrolimex Đà Nẵng, bên cạnh nhận diện cách đầy đủ nhu cầu thông tin kế toán tất phận liên quan Cơng ty Từ đề xuất giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hƣớng ERP Công ty Các đề xuất có ý nghĩa thực tiễn Cơng ty trình chuyển đổi ứng dụng ERP Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba chƣơng: C ƣơng 1: Cơ sở lý thuyết hệ thống thông tin kế toán điều kiện ứng dụng ERP C ƣơng 2: Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế tốn Cơng ty Cổ phần Thƣơng mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng C ƣơng 3: Đề xuất giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hƣớng ERP Công ty Cổ phần Thƣơng mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng Tổng quan tài liệu nghiên cứu HTTTKT cung cấp thông tin tài hoạt động hàng ngày đơn vị để hỗ trợ trình tác nghiệp phối hợp công việc tổ chức Trong điều kiện hội nhập kinh tế nay, nhu cầu thông tin quy mô hoạt động doanh nghiệp không ngừng gia tăng Sự phát triển với áp lực cạnh tranh ngày gay gắt yêu cầu quản lý liên tục thay đổi đặt thách thức không nhỏ cho HTTTKT hành chƣa kịp thích ứng doanh nghiệp Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm kế toán riêng lẻ, độc lập với phần mềm quản lý phận chức khác đáp ứng yêu cầu thu thập, xử lý cung cấp thơng tin phận kế tốn, cịn cung Luan van cấp thông tin cho phận khác thƣờng thực cách thủ công, dễ sai sót, hiệu thơng tin khơng cao Để đảm bảo hoạt động đƣợc diễn nhịp nhàng, đồng nâng cao hiệu khai thác sử dụng thơng tin qua lại phận kế tốn với phận chức khác ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) cần thiết ERP giải pháp hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp đạt đƣợc nhiều lợi ích xu cạnh tranh hội nhập quốc tế Nhiều nghiên cứu phân tích chứng minh lợi ích ERP hệ thống thơng tin kế tốn từ việc triển khai hệ thống ERP Nghiên cứu Colmeneres, L (2009) cho lợi ích ERP hệ thống thơng tin kế tốn báo cáo đƣợc cung cấp xác Việc triển khai hệ thống ERP thƣờng kéo theo cải tiến trình định liên kết phận chức doanh nghiệp Hơn nữa, ứng dụng ERP làm tăng độ tin cậy hệ thống thơng tin kế tốn thơng qua việc bảo mật thơng tin theo Alzoubi, A (2011) Khi ứng dụng công nghệ thơng tin nói chung ERP nói riêng, cần phải thay đổi cách tiếp cận tổ chức HTTTKT, mà cách tiếp cận HTTTKT theo chu trình cách tiếp cận mới, phù hợp để tăng cƣờng chức phối hợp, trao đổi thông tin phận Cách tiếp cận hƣớng đến đối tƣợng sử dụng thơng tin kế tốn sở xác định rõ loại thơng tin kế tốn cần thiết cho ai, cho phận chức chu trình kinh doanh để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo phân quyền truy cập khai thác liệu, thơng tin cách nhanh chóng xác Để đảm bảo hoạt động đƣợc diễn cách nhịp nhàng, đồng nhằm đạt đƣợc hiệu cao, phối hợp hoạt động chức năng, phận, cá nhân tham gia chu trình, khác với việc tổ chức HTTTKT theo phần hành, theo dõi cung cấp thông tin đối tƣợng kế tốn Điều đƣợc phân tích làm rõ nghiên cứu “Tiếp cận theo chu trình - Cơ sở để Luan van nâng cao hiệu hệ thống thơng tin kế tốn” tác giả Nguyễn Mạnh Toàn (2011) Nghiên cứu tổ chức hoạt động thành bốn chu trình chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng tốn, chu trình sản xuất chu trình tài Nghiên cứu sở để tác giả tổ chức chu trình Cơng ty, định hƣớng hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn để đáp ứng đầy đủ chức kế toán chu trình [6] Trong năm gần đây, nghiên cứu hệ thống thơng tin kế tốn gắn liền với hệ thống ERP đƣợc quan tâm công bố kết nghiên cứu nhiều Điều hoàn toàn phù hợp với xu ứng dụng công nghệ thông tin ngày sâu rộng hoạt động quản lý nói chung hệ thống thơng tin kế tốn nói riêng Trong nghiên cứu tác giả Trần Thị Thanh Thuý (2011), phƣơng pháp định lƣợng tác giả thực khảo sát 300 doanh nghiệp, nhận đƣợc phản hồi từ 204 có 19 doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công phân hệ chức mà doanh nghiệp triển khai ứng dụng phân hệ đƣợc triển khai tất doanh nghiệp phân hệ kế tốn - tài chính, phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ lập báo cáo, phân hệ sản xuất, phân hệ nhân Ngoài ra, mức độ ảnh hƣởng yếu tố tổ chức HTTTKT sau doanh nghiệp ứng dụng ERP kết khảo sát cho thấy quy trình làm việc ảnh hƣởng đến tổ chức HTTTKT điều kiện ứng dụng ERP với mức cao cao (chiếm đến 95%) Do đặc điểm liên kết ERP nên việc phân quyền hệ thống đƣợc đánh giá cao (chiếm 42%), phân chia trách nhiệm (chiếm 26% mức cao) tính kiểm sốt hệ thống thơng tin kế toán chiếm 95% mức cao cao Thông qua khảo sát này, tác giả cho nhận định phân hệ kế tốn tài phân hệ có vai trị quan trọng ERP, thấy tác động mạnh mẽ ERP đến tổ chức HTTTKT [7] Luan van Bên cạnh đó, có nhiều tác giả nghiên cứu tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hƣớng ERP doanh nghiệp Nghiên cứu tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013), nghiên cứu Công ty Cổ phần Thƣơng mại Nguyễn Kim ứng dụng ERP, nêu lên lợi ích mang lại từ việc ứng dụng đồng thời giải pháp hoàn thiện để tăng cƣờng hiệu việc ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tài kế toán quản trị doanh nghiệp [3] Cũng nhƣ nghiên cứu tác giả Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh (2015) nghiên cứu phân tích thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình kế tốn Công ty cổ phần Vận tải đa phƣơng thức đƣa giải pháp hồn thiện tổ chức thơng tin kế toán theo định hƣớng ERP đầy đủ [4] Qua nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy tác động ERP đến việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn lớn, địi hỏi hồn thiện HTTTKT nhằm nâng cao hiệu công tác kế toán, nâng cao hiệu kinh doanh nhờ khả kiểm sốt tốt chi phí, cơng nợ, tối ƣu hố nguồn lực có Kế thừa từ nghiên cứu trƣớc với hạn chế chƣa có nghiên cứu tìm hiểu cụ thể nhu cầu thơng tin kế tốn phận chức trƣớc ứng dụng ERP, để triển khai phát huy đầy đủ nhu cầu thông tin cần thiết Mỗi doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh, tác giả vận dụng vào thực tiễn Công ty Cổ phần Thƣơng mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng để tìm hiểu thực trạng HTTTKT, bên cạnh nhận diện nhu cầu sử dụng thơng tin kế tốn Từ đề xuất giải pháp hồn thiện HTTTKT theo định hƣớng ERP Công ty Luan van CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 1.1 KHÁI QT HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Hiện nay, có nhiều tài liệu, quan điểm hệ thống thông tin kế tốn Cụ thể nhƣ sau: Hệ thống thơng tin kế toán phận cấu thành quan trọng hệ thống thơng tin quản lí doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, phƣơng tiện, phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lí cung cấp thơng tin tình hình huy động sử dụng vốn doanh nghiệp nhƣ kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thời kì định Nhƣ vậy, hệ thống thơng tin kế tốn thực hai chức bản: thông tin kiểm tra hình thành vận động tài sản nhằm bảo vệ, khai thác sử dụng hiệu nguồn lực tổ chức [5] HTTTKT hệ thống tích hợp từ yếu tố liên quan, phù hợp để tạo thơng tin kế tốn chất lƣợng, thành phần phần mềm, phần cứng, ngƣời, thủ tục, liệu mạng lƣới truyền thông [9] Tóm lại, HTTTKT hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp lƣu trữ liệu nhằm cung cấp thơng tin kế tốn hữu ích phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích định [12] Hình 1.1 Khái qt hệ thống thơng tin kế tốn Luan van 10 Nhƣ hệ thống thơng tin khác, HTTTKT có mục tiêu, đầu vào, quy trình xử lý liệu đầu nhƣ sau [13]: - Mục tiêu hệ thống: Cung cấp thơng tin đầy đủ xác, kịp thời tình hình tài tổ chức, ví dụ doanh nghiệp thơng tin tài sản, nguồn vốn, trình kinh doanh lƣu chuyển tiền tệ - Đầu vào: liệu từ hoạt động kinh tế phát sinh, ví dụ doanh nghiệp hoạt động: mua vật tƣ, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, chi phí phát sinh… - Quy trình xử lý: quy trình hồn chỉnh từ việc thu thập thơng tin liệu kế toán, đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp liệu để lập báo cáo kế toán hệ thống phƣơng pháp kế toán phƣơng pháp chứng từ, phƣơng pháp tài khoản ghi kép, phƣơng pháp đo lƣờng đối tƣợng kế toán phƣơng pháp tổng hợp cân đối kế tốn - Đầu ra: thơng tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu ngƣời sử dụng, bao gồm đối tƣợng bên tổ chức, cấp quản trị nhƣ phục vụ hoạt động tác nghiệp phận bên tổ chức Hình 1.2 Các yếu tố hệ thống thông tin kế tốn ( Nguồn: Nguyễn Mạnh Tồn cộng sự, 2011) Luan van 11 Hệ thống thông tin kế tốn khơng cơng cụ đắc lực cho việc kiểm soát, điều hành định cấp quản lý bên bên tổ chức mà cịn đóng vai trị ngày quan trọng việc phối hợp hoạt động nâng cao hiệu tác nghiệp phận chức Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn hiệu quả, phát huy đầy đủ vai trò, chức hệ thống điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tạo thơng tin kế tốn hữu ích mối quan tâm hàng đầu tổ chức Điều thực tốt nhận thức chất HTTTKT [5] 1.2 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (Enterprise Resource Planning – ERP) 1.2.1 Khái niệm ERP Có nhiều định nghĩa khác ERP, tùy theo quan điểm tiếp cận Theo quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống ERP gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động tích hợp phần lớn xử lý kinh doanh, chia sẻ liệu chung cho hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo cho phép truy cập thông tin môi trƣờng thời gian thực [11] ERP đƣợc hỗ trợ phần mềm ứng dụng liên chức giúp cho doanh nghiệp hoạch định quản lý phần quan trọng trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý tồn kho, giao dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng theo dõi đơn đặt hàng [13] Tóm lại, ERP hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giúp quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Bản chất ERP hệ thống tích hợp chức khác doanh nghiệp nhƣ chức tài kế tốn, quản lý nhân sự, bán hàng, mua hàng, quản lý kho…vào hệ thống Áp dụng ERP giúp doanh nghiệp có khả Luan van 12 kiểm sốt cách tồn diện chặt chẽ tồn hệ thống thơng tin mình, nâng cao tốc độ, chất luợng truyền đạt thông tin phận Hơn nữa, ERP tạo mối quan hệ liên kết chặt chẽ phận đồng thời giúp cho hoạt động doanh nghiệp đƣợc thực cách nhịp nhàng, xác hiệu cao 1.2.2 Đặc đ ểm hệ thống ERP Một hệ thống ERP có đặc điểm nhƣ sau [14]: Tính linh hoạt: ERP có khả thích ứng với thay đổi nhu cầu tổ chức tƣơng lai Tính tồn diện: ERP hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh doanh nghiệp nhƣ: bán hàng, quản trị ngun vật liệu, kế tốn tài Tính liên kết: ERP không liên kết chức năng/ phận hệ thống mà cịn liên kết với bên ngồi doanh nghiệp Vì đặc trƣng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ, phân hệ hoạt động độc lập nhƣng có khả kết nối với nhau, nên tính chia sẻ thông tin liên kết đƣợc thể rõ góp phần quan trọng việc hỗ trợ tác nghiệp định nhiều đối tƣợng khác cách kịp thời xác Bên cạnh đó, quy trình làm việc thống trách nhiệm đƣợc xác định rõ ràng hệ thống ERP 1.2.3 Cấu trúc hệ thống ERP Các phân hệ hệ thống ERP điển hình khái quát: Phân hệ kế toán: phân hệ cốt lõi Phân hệ kế toán bao gồm phân hệ nhƣ: kế tốn tổng hợp, quản lý kế hoạch tài chính, quản lý dòng tiền, quản lý tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ, kế tốn phải thu, kế tốn phải trả, kế tốn chi phí giá thành, kế tốn thuế, báo cáo tài Các giao dịch kế tốn đƣợc tích hợp với phân hệ quản lý khác nhƣ quản lý kho, quản lý mua hàng hoá - vật tƣ, quản lý bán hàng… Nhờ đó, giao dịch tác nghiệp xảy Luan van 13 bút toán hạch toán tƣơng ứng nhƣ tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lý kho), công nợ phải thu (phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (phân hệ mua hàng), kế tốn chi phí giá thành đƣợc tạo tự động ghi vào sổ kế toán Phân hệ mua hàng: phân hệ quản lý theo dõi tình hình mua hàng số lƣợng, giá trị hàng nhập, hàng xuất trả lại nhà cung cấp, tính phân bổ chi phí mua hàng theo lần mua cho mặt hàng Ngoài ra, kê khai theo dõi thuế GTGT đầu vào, thuế nhập hóa đơn mua hàng Phân hệ bán hàng: phân hệ quản lý theo dõi tình hình bán hàng số lƣợng giá trị, cho phép in hóa đơn bán lẻ hóa đơn GTGT trực tiếp từ máy tính Quản lý hạch toán thuận lợi hàng bán bị trả lại, khai báo tự động tính định khoản thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt đầu nhƣ khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mại theo nhiều cách khác Phân hệ sản xuất: dùng quản lý hoạt động sản xuất gồm kế hoạch sản xuất, yêu cầu nguyên liệu, theo dõi hoạt động sản xuất Phân hệ nhân sự: để quản trị nguồn nhân lực bao gồm tính, trả lƣơng; tuyển dụng; huấn luyện kiểm sốt sử dụng nhân lực Phân hệ tích hợp với phân hệ tài vấn đề tính lƣơng, chi phí sử dụng nhân lực… Quản trị hệ thống: quản lý số liệu, khai báo quản lý tham số hệ thống, khai báo quản lý ngƣời sử dụng Phân hệ cho phép dễ dàng khai báo, thiết lập tham số hệ thống phần mềm cho phù hợp với yêu cầu Tùy thuộc vào nhà cung cấp nhƣ nhu cầu doanh nghiệp khác mà phân hệ hệ thống ERP khác Điều này, đơi cịn phụ thuộc vào lĩnh vực, loại hình kinh doanh nhƣ yêu cầu nhà quản lý doanh nghiệp Tất phân hệ liên kết chặt chẽ với thu thập liệu, xử lý liệu cung cấp thơng tin tồn hoạt động doanh nghiệp Luan van 14 1.2.4 Sự cần thiết ứng dụng ERP Với tính chất đặc trƣng nêu trên, ứng dụng ERP vào cơng tác quản lý doanh nghiệp nói chung nhƣ cơng tác kế tốn nói riêng, ERP thực phát huy tác dụng Lợi ích việc ứng dụng phần mềm ERP đƣợc tóm lƣợc khía cạnh sau [15]: Tiếp cận thơng tin quản lý đáng tin cậy ERP giúp cho nhà quản lý đƣa định đắn hệ thống nhà quản lý tiếp cận thông tin dễ dàng đầy đủ đáng tin cậy Khi nhà quản lý cao cấp cần thơng tin cần thiết cho việc phân tích tình hình tài hoạt động cơng ty nhƣ phải thu thập thông tin từ nhiều nguồn nhƣ trƣớc Hơn nữa, hệ thống giúp phận chia sẻ thơng tin với dễ dàng nhờ khả tích hợp phân hệ vào sở liệu chung. Cơng tác kế tốn xác ERP giúp cơng việc kế tốn xác hơn, giảm bớt sai sót thƣờng gặp hoạch tốn thủ cơng Hơn nữa, phần mềm giúp nhân viên kiểm toán nội cán quản lý cấp cao kiểm tra tính xác tài khoản Thông qua chế kiểm tra chéo, nguồn liệu đƣợc nhập liệu đƣợc rà sốt kỹ thơng qua phần hành khác, qua sở liệu chung liệu đƣợc theo dõi kiểm tra nhằm đảm bảo thơng tin đầu đƣợc xác Hơn nữa, ERP giúp cho doanh nghiệp ứng dụng quy trình kế toán biện pháp kiểm soát nội chất lƣợng, hiệu Cải tiến quản lý hàng tồn kho Phân hệ quản lý hàng tồn kho hệ thống ERP cho phép theo dõi hàng tồn kho xác xác định đƣợc mức hàng tồn kho tối ƣu, nhờ mà giảm nhu cầu vốn lƣu động đồng thời giúp tăng hiệu sản xuất Qua đó, phận bán hàng đảm bảo cho đơn hàng yêu cầu mua thêm Luan van 15 hàng đƣợc nhanh chóng, kịp thời, xác, điều giúp doanh nghiệp giảm bớt lƣợng hàng tồn kho, tăng hiệu việc sử dụng dòng tiền, giảm thiệt hại hàng hóa lƣu kho lâu ngày Tăng hiệu sản xuất Phân hệ hoạch định quản lý sản xuất ERP giúp công ty nhận dạng loại bỏ yếu tố hiệu quy trình sản xuất, lên kế hoạch sản xuất để tránh tính tốn sai sử dụng khơng hết cơng suất máy móc cơng nhân, giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm Thông qua ERP công việc đƣợc thực theo quy trình kế hoạch đƣợc xây dựng sẵn, giúp cho trình thực đƣợc rõ ràng, khơng chồng chéo cơng việc phịng ban gây thời gian hoạt động không hiệu Quản lý nhân hiệu Phân hệ quản lý nhân tính lƣơng giúp xếp hợp lý quy trình quản lý nhân tính lƣơng, làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu sai sót gian lận hệ thống tính lƣơng Hơn nữa, ERP tối thiểu hóa thời gian trí lực để quản lý nhân hiệu Đặc biệt với doanh nghiệp có số lƣợng nhân viên lớn, việc theo dõi chấm cơng, tính tốn lƣơng giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian thay phải tuyển thêm ngƣời chuyên phụ trách theo dõi việc thực khơng xác, hiệu Các quy trình kinh doanh xác định rõ ràng Các phân hệ ERP thƣờng yêu cầu công ty xây dựng quy trình kinh doanh rõ ràng giúp phân cơng cơng việc Điều giúp giảm bớt việc không cần thiết chu trình kinh doanh, nhằm tiết kiệm thời gian giảm bớt việc lặp lại, chồng chéo công việc phận khác Từ đó, Luan van 16 nhân bố trí hợp lý, phân chia trách nhiệm cho nhân viên, phận đƣợc rõ ràng Tuy nhiên, hệ thống ERP tích hợp nhiều chức ƣu điểm nhƣ điều phải nói đến chi phí Việc sử dụng hệ thống ERP đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhiên chi phí để triển khai hệ thống ERP tƣơng đối cao điều làm hạn chế doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu triển khai hệ thống ERP Thời gian thực dự án tƣơng đối dài, vậy, nhiều doanh nghiệp khơng đáp ứng đƣợc thời gian triển khai kéo dài không dự đoán đƣợc thay đổi tƣơng lại để thiết lập xây dựng hệ thống cho phù hợp dẫn tới việc ứng dụng ERP qua thời gian khơng cịn phù hợp Đồng thời với cơng nghệ tiên tiến quy trình hoạt động cách khoa học địi hỏi thực triển khai hệ thống doanh nghiệp phải bỏ thời gian cho việc đào tạo, huấn luyện đội ngũ nhân viên lực văn hóa làm việc Cho nên để triển khai hệ thống ERP địi hỏi doanh nghiệp phải có chuẩn bị chu đáo, phải chấp nhận đƣợc mức phí cao thời gian dài để triển khai hệ thống 1.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP Nhằm cung cấp thơng tin trợ giúp cho q trình định lĩnh vực chức đó, nhiều doanh nghiệp xây dựng phân hệ thông tin quản lý cho lĩnh vực chức nghiệp vụ Trong hệ thống ERP, phân hệ kế toán đƣợc xem cốt lõi, yêu cầu đặt cần đƣợc tổ chức hiệu nhằm tạo thơng tin hữu ích, phù hợp với u cầu quản lý ERP có tác động đến tổ chức thơng tin kế tốn định, giúp cung cấp thơng tin đáng tin cậy Luan van 17 1.3.1 Hệ thống chứng từ quy trình luân chuyển chứng từ a Hệ thống chứng từ Trong điều kiện ứng dụng ERP, hệ thống chứng từ doanh nghiệp bị ảnh hƣởng nhiều phƣơng diện: nội dung lập xét duyệt chứng từ, hình thức chứng từ, số liên đƣợc lập Ngoài bảy (07) yếu tố bắt buộc chứng từ đƣợc quy định Luật Kế tốn, nội dung chứng từ cịn có yếu tố phi tài Khác với cơng tác kế tốn thủ cơng, mơi trƣờng ERP địi hỏi tất doanh nghiệp nói chung nhƣ doanh nghiệp thƣơng mại nói riêng phải thực xây dựng hệ thống chứng từ điện tử đáp ứng đầy đủ tiêu chí nhƣ Đồng thời, phải quy định rõ chứng từ gồm liên, chứng từ đƣợc in ra, in bản, chứng từ cần lƣu trữ máy tính… Để xây dựng hệ thống chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần phải mã hóa liệu thuộc chứng từ khơng đƣợc thay đổi q trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin nhƣ băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán Khác với chứng từ giấy thông thƣờng, chứng từ điện tử ngƣời lập chứng từ cá nhân sử dụng viết để ký vào chứng từ Vì vậy, để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần xây dựng chữ ký điện tử theo quy định pháp luật b Quy trình luân chuyển chứng từ Trong môi trƣờng ERP, tất quy trình phải đƣợc chuẩn hóa nghiệp vụ kinh tế cụ thể Tùy thuộc vào đặc thù nhƣ yêu cầu nhà quản lý doanh nghiệp mà quy trình luân chuyển chứng từ khác doanh nghiệp khác Tuy nhiên, tất bƣớc quy trình luân chuyển đƣợc thực cách tự động thông qua hệ thống phần mềm ERP, kế toán giai đoạn cuối thực kiểm tra xử lý chứng từ phận khác gửi đến [3] Luan van 18 1.3.2 Tổ sở liệu mã hóa liệu a Cơ sở liệu Hệ thống ERP ghi nhận xử lý thông tin theo nguyên tắc: bƣớc hoạt động trƣớc chƣa đƣợc ghi nhận liệu vào hệ thống khơng có để hệ thống cho phép bƣớc hoạt động sau thực Hệ thống ERP tích hợp tất liệu quy trình tổ chức vào hệ thống hợp Một hệ thống ERP sử dụng nhiều thành phần phần mềm phần cứng máy tính để thực việc tích hợp Trong môi trƣờng ERP, tất phân hệ phần mềm sử dụng ngôn ngữ lập trình sử dụng sở liệu quản lý tập trung chia sẻ thông tin Cơ sở liệu đầu vào phận trở thành sở liệu đầu phận khác Tất liệu phân hệ tích hợp đƣợc quản lý tập trung tổ chức theo kiểu hệ quản trị sở liệu Do đó, phân hệ truy cập sử dụng chung nguồn liệu giúp cho phân hệ riêng biệt chia sẻ thông tin với cách dễ dàng Cách tổ chức liệu tập trung giúp việc thu thập lƣu trữ liệu không bị trùng lắp, không mâu thuẫn với nhau, liệu đƣợc sử dụng hiệu cao Hệ thống ERP không thu thập xử lý khối lƣợng lớn giao dịch hàng ngày, mà cịn nhanh chóng lập phân tích phức tạp báo cáo đa dạng b Mã hóa liệu Trong hệ thống ERP, thơng tin kế tốn khơng đƣợc cập nhật phận kế tốn doanh nghiệp mà cịn phận nghiệp vụ khác thực liệu tự động ln chuyển phận Chính vậy, để liệu đƣợc quán phận khác truy xuất liệu cần thiết liên quan mã xây dựng cho đối tƣợng phát sinh phải quán, thống chung toàn hệ thống [3] Luan van 19 1.3.3 Hệ thống tài khoản kế tốn Ngồi hệ thống tài khoản mà Bộ Tài ban hành, doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt giúp nhà quản lý doanh nghiệp dễ dàng phân tích quản lý tài với quy mô, đáp ứng cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý nhƣ quản lý doanh thu chi phí theo phịng ban thực đơn giản cách thêm thơng tin phịng ban vào hệ thống tài khoản Điểm khác biệt ERP so với kế toán truyền thống việc sử dụng tài khoản khơng thuộc hệ thống tài khoản thức xem tài khoản trung gian Mặc dù khác với kế toán truyền thống, nhƣng góc độ kinh tế vận động tài sản nguồn vốn nghiệp vụ khơng có thay đổi Nhƣ vậy, việc phát sinh giao dịch tài khoản trung gian không làm ảnh hƣởng đến báo cáo tài doanh nghiệp doanh nghiệp dựa vào số dƣ tài khoản để kiểm tra quy trình tác nghiệp thực đầy đủ chƣa [3] 1.3.4 Tổ chức hệ thống sổ báo cáo kế toán Trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP, sổ kế tốn có chức giống nhƣ điều kiện hạch tốn thủ cơng, phƣơng tiện để ghi chép, xử lý, tổng hợp lƣu trữ liệu kế toán Doanh nghiệp cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác kết cấu, nội dung tạo thành hệ thống sổ kế toán Các loại sổ kế toán đƣợc liên hệ với cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán phần hành Báo cáo kế toán sản phẩm cuối q trình kế tốn Với hệ thống ERP, việc cung cấp báo cáo ảnh hƣởng nhiều mặt: Nội dung, hình thức, thời gian, đối tƣợng cung cấp sử dụng thông tin Do đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ hệ thống số liệu kế toán phản ảnh kịp thời trung thực hoạt động sản xuất kinh doanh có độ tin cậy cao [3] Luan van 20 1.3.5 Tổ chức thông tin theo chu trình a Sự cần thiết phải tổ chức thơng tin theo chu trình hệ thống ERP Việc ứng dụng ERP ảnh hƣởng lớn đến công tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp Hệ thống thông tin ERP đƣợc tổ chức theo chu trình hoạt động kinh doanh khơng phải theo phần hành nhƣ trƣớc Chính điểm bắt đầu hoạt động phận kết q trình xử lý thơng tin phận khác Sự liên kết phận, phòng ban doanh nghiệp chặt chẽ, trách nhiệm công việc đƣợc phân chia thể rõ ràng trình thực Nếu cắt đứt cơng đoạn chu trình đó, chức kiểm sốt hệ thống khơng cịn ý nghĩa Kéo theo đó, việc kiểm sốt số liệu kế tốn khó khăn Các hệ thống thơng tin chun chức thƣờng chia sẻ với nguồn lực chủ yếu hệ thống tất chúng có mối qua lại với HTTTKT Các hệ thống thông tin chuyên chức cung cấp liệu đầu vào cho HTTTKT từ đó, HTTTKT có nhiệm vụ biến đổi chúng thành thông tin dạng báo cáo quản trị, báo cáo tài Ngƣợc lại, HTTTKT cung cấp nhiều thông tin đầu vào cho hệ thống thông tin chuyên chức nhƣ: báo cáo vật tƣ - tồn kho, thông tin chi phí cho phận sản xuất…Tuy nhiên, việc sử dụng phân hệ quản trị rời rạc để cập nhật quản lý thông tin chuyên chức thơng tin kế tốn thơng tin cung cấp cho đƣợc thực dƣới dạng thủ công, riêng lẻ, lƣu trữ chồng chéo dễ dẫn đến thông tin trùng lắp, không kịp thời Hơn nữa, hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP địi hỏi bƣớc cơng việc phải đƣợc thực theo quy trình đặt ra, liệu phận chức liệu kế toán phải thống có khả hợp liệu liên quan với cần thiết Khi đó, thơng tin kế Luan van 21 tốn khơng thiết đƣợc cập nhật hoàn toàn phận kế tốn mà đƣợc tích hợp từ phận liên quan nhƣ phòng kinh doanh, phận kho, dễ dàng chia sẻ cho phận chức khác thơng tin kế tốn liên quan cách nhanh chóng Mục tiêu hệ thống đảm bảo ln có sẵn nguồn lực doanh nghiệp nhƣ nhân lực, vật tƣ, máy móc tiền bạc với số lƣợng vừa đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định kiểm sốt chặt chẽ q trình thực Nhƣ vậy, ứng dụng hệ thống ERP, nhiệm vụ kế toán kiểm tra, đối chiếu khai thác liệu đƣợc cập nhật từ phận khác để tiếp tục xử lý không cần phải nhập lại chứng từ gốc từ phận khác chuyển đến Tổ chức liệu kế toán điều kiện ứng dụng ERP cho phép nâng cao hiệu cơng tác kế tốn sở để tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình Tóm lại, việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình cần thiết để tăng cƣờng chức trao đổi thông tin phần hành kế toán nhƣ phần hành kế toán với phận chức khác doanh nghiệp Cách tiếp cận hƣớng đến đối tƣợng sử dụng thơng tin kế tốn sở xác định rõ loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho phận chức chu trình kinh doanh để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo phân quyền truy cập khai thác liệu, thơng tin cách nhanh chóng xác Để đảm bảo hoạt động đƣợc diễn cách nhịp nhàng, đồng nhằm đạt đƣợc hiệu cao, phối hợp hoạt động chức năng, phận, cá nhân tham gia chu trình, khác với việc tổ chức HTTTKT theo phần hành, theo dõi cung cấp thơng tin đối tƣợng kế tốn Cách tiếp cận nghiên cứu hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình cách tiếp cận mới, có ý nghĩa to lớn hoạt động kiểm soát nội phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ Luan van 22 thông tin, đặc biệt tổ chức có ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP [5] Tuy khác ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu doanh nghiệp tổ chức thành chu trình gồm chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi chu trình tài b Các chu trình doanh nghiệp Chu trình doanh thu Hai chức chu trình doanh thu bán hàng thu tiền Chu trình liên quan đến phân hệ: nhận đặt hàng, gửi hàng, lập hoá đơn thu tiền Mục tiêu chủ yếu chu trình doanh thu phối hợp nhịp nhàng hiệu phận việc bán hàng, theo dõi toán thu tiền khách hàng Trong chu trình doanh thu liên quan đến mối quan hệ mật thiết hệ thống thông tin bán hàng thuộc phịng kinh doanh hệ thống thơng tin kế tốn thuộc phịng kế tốn Các chức nhƣ phân công trách nhiệm phối hợp phịng kinh doanh phịng kế tốn chu trình doanh thu Để thực đồng giai đoạn chu trình doanh thu địi hỏi phải có phối hợp đồng chặt chẽ phận bán hàng, giao hàng, thủ kho, kế toán hàng tồn kho, kế toán toán kế toán tổng hợp Nếu có gián đoạn khơng đồng dẫn đến sai sót việc ghi nhận, phản ánh doanh thu thu tiền bán hàng gây thời gian thất q trình thống kê doanh thu, số tiền thu đƣợc từ việc bán hàng nhƣ công nợ khách hàng doanh nghiệp [5] Luan van 23 Hình 1.3 Mối quan hệ phận chu trình doanh thu (1) Nhận đặt hàng (7) Cập nhật giảm giá hàng tồn kho (2) Kiểm tra tình hình cơng nợ khách hàng (8) Lập hóa đơn (3) Kiểm tra hàng tồn kho (9) Theo dõi phải thu khách hàng (4) Lập lệnh bán hàng (10) Thu tiền (5) Chuẩn bị hàng (11) Hạch toán tổng hợp lập báo (6) Giao hàng vận chuyển hàng cáo Chu trình cung ứng Hai chức chu trình cung ứng mua hàng tốn tiền cho nhà cung cấp Chu trình liên quan đến phân hệ: mua hàng, nhận hàng, theo dõi toán chi tiền Mục tiêu chu trình tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua hàng toán với nhà cung cấp phát sinh nhu cầu nguyên liệu vật liệu, hàng hóa dịch vụ Chức tài kế tốn chu trình mua hàng tốn tham gia quản lí Luan van 24 kiểm sốt hàng tồn kho, hạch toán chi tiết tổng hợp hàng tồn kho phƣơng diện giá trị, theo dõi khoản phải trả cho nhà cung cấp cung cấp thơng tin liên quan đến q trình mua hàng toán Yêu cầu đặt hoạt động cung ứng phải cung ứng đầy đủ kịp thời tất loại vật tƣ, hàng hoá dịch vụ để đảm bảo hoạt động doanh nghiệp khơng bị gián đoạn, đồng thờì khơng để tồn kho mức cần thiết gây ứ đọng vốn làm tăng khoản chi phí bảo quản [5] Để thực tốt chức chu trình, địi hỏi phải có phối hợp đồng phận nhƣ: phận có nhu cầu, phận mua hàng, phận nhân hàng, quản lý kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán toán, kế tốn vốn tiền kế tốn tổng hợp thơng qua việc chia sẻ thơng tin tồn chu trình Sự phân cơng trách nhiệm phối hợp cá phận chu trình cung ứng đƣợc tham chiếu Hình 1.4 Hình 1.4 Mối quan hệ phận chu trình cung ứng (1) Tiếp nhận yêu cầu mua hàng xử lí đặt hàng Luan van 25 (2) Làm thủ tục nhận hàng, nhập kho bảo quản hàng hóa (3) Chấp nhận tốn, theo dõi cơng nợ chi tiền tốn cho nhà cung cấp (4) Phân tích tình hình cung ứng báo cáo Chu trình chuyển đổi Chu trình chuyển đổi trình biến đổi yếu tố đầu vào trở thành đầu doanh nghiệp đƣợc xem nhƣ cầu nối chu trình cung ứng chu trình doanh thu Chức chu trình chuyển đổi hạch tốn chi phí phát sinh trình hoạt động kinh doanh Trong doanh nghiệp thƣơng mại, chu trình chuyển đổi tƣơng đối đơn giản so với doanh nghiệp sản xuất Hệ thống kế tốn chi phí q trình tiêu thụ hàng hố: chi phí giá vốn hàng hố, chi phí lƣơng nhân viên, khấu hao tài sản cố định, chi phí khác tiền… Để thực tốt chức trên, địi hỏi phận có liên quan nhƣ phận nhân sự, kế toán tài sản cố định, kế toán toán, kế toán hàng tồn kho, thủ kho phận khác có liên quan phải phối hợp với cách chặt chẽ [5] Hình 1.5 Mối quan hệ chu trình chuyển đổi chu trình khác doanh nghiệp thương mại Luan van 26 Chu trình tài Chức chu trình tài huy động vốn sử dụng nguồn vốn cách có hiệu Vì vậy, hệ thống thơng tin kế tốn chu trình tài có nhiệm vụ ghi nhận tất hoạt động liên quan đến việc huy động vốn nhƣ theo dõi, cung cấp thơng tin tình hình biến động loại tài sản, phục vụ cho công tác quản lý, bảo vệ sử dụng hiệu tài sản doanh nghiệp Có thể thấy, chu trình tài bao hàm tất hoạt động, chức doanh nghiệp Chu trình tài bao gồm hoạt động cịn lại doanh nghiệp, hoạt động huy động vốn, hoạt động đầu tƣ xây dựng, mua sắm tài sản cố định hệ thống kế toán tổng hợp - lập báo cáo tài Để thực tốt chu trình tài chính, địi hỏi phần mềm phải xử lý đƣợc bút tốn trùng cơng tác kế tốn, tính toán cập nhật số dƣ tài khoản đồng thời kết chuyển liệu tài khoản tổng hợp Xử lý tốt vấn đề đó, chu trình tài doanh nghiệp phát huy hiệu tối đa Hệ thống thông tin ERP đƣợc tổ chức theo chu trình hoạt động kinh doanh nhằm tăng cƣờng chức phối hợp, trao đổi liệu thơng tin phần hành kế tốn kế toán với phận khác doanh nghiệp Để đảm bảo mối quan hệ phối hợp chức năng, phận thực công đoạn trƣớc phải thơng tin đầy đủ, kịp thời xác cho phận thực công đoạn sau để phận chủ động tiếp tục triển khai cơng việc nhằm hồn thiện trọn vẹn chức chu trình Ngƣợc lại, phận thực bƣớc công việc sau phải cung cấp thông tin phản hồi cho phận trƣớc để báo cáo tình hình tiến triển cơng việc nhƣ vấn đề nảy sinh cần phối hợp giải báo cáo kịp thời cho cấp quản lí tình hình kết thực kế hoạch công tác [5] Luan van 27 KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong chƣơng này, tác giả trình bày lý luận hệ thống thông tin kế toán, hệ thống ERP Đặc biệt, tác giả trọng làm rõ việc tổ chức hệ thống thông tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Từ đó, làm rõ tầm quan trọng việc ứng dụng hệ thống ERP vào hệ thống thông tin doanh nghiệp Khi ứng dụng ERP, tổ chức thơng tin kế tốn phải thay đổi, hƣớng đến việc tổ chức liệu kế tốn, quy trình xử lý cung cấp thơng tin kế tốn theo chu trình sở mối quan hệ thơng tin phận kế tốn với phận chức khác Công ty nhằm nâng cao hiệu cơng tác kế tốn nói riêng cơng tác quản lý nói chung doanh nghiệp Tất vấn đề lý luận chƣơng sở để tác giả phân tích thực trạng Công ty đề xuất giải pháp nhằm tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hƣớng ERP Công ty Cổ phần Thƣơng mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng chƣơng Luan van 28 CHƢƠNG ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tên: Công ty Cổ phần Thƣơng mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng Tên giao dịch quốc tế: Petrolimex Da Nang Transportation and Trading Joint Stock Company Tên viết tắc: PETAJICO DANANG Trụ sở: Số 179 Nguyễn Văn Thoại, phƣờng An Hải Đông, quận Sơn Trà, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam Website : http://petajicodanang.petrolimex.com.vn Điện thoại: (84-0236) 987 224; Fax: (84-0236) 987 459 Công ty Cổ phần Thƣơng mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng (gọi tắc Cơng ty) trƣớc Xí nghiệp Vận tải xây lắp trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực Sau ngày miền Nam hồn tồn giải phóng, nhu cầu vận chuyển xăng dầu ngày tăng, Đội xe vận tải xăng dầu đƣợc hình thành trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực Thực chủ trƣơng Cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nƣớc Chính phủ nhằm nâng cao khả cạnh tranh phát huy nội lực huy động nguồn vốn để phát triển doanh nghiệp Ngày 08/06/1999 Bộ Thƣơng mại (nay Bộ công thƣơng) ban hành định số 0723/1999/QĐ-BTM chuyển Xí nghiệp vận tải xây lắp trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực thành Công ty Cổ phần Thƣơng mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng Luan van 29 Bảng 2.1 Bảng đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty qua năm gần STT C ỉ t ĐVT Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Sản lƣợng vận tải m3km 30.459.453 33.794.731 34.076.653 Sản lƣợng xăng dầu m3 17.885 16.677 17.976 Tổng doanh thu Triệu đồng 435.583 408.516 318.595 Lợi nhuận trƣớc Triệu đồng thuế 2.186 5.981 4.255 (Nguồn: Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng) 2.1.2 Chứ năng, nhiệm vụ đặ đ ểm hoạt động kinh doanh a Chức Công ty Cổ phần Thƣơng mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng với chức thực hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ thƣơng mại Dịch vụ vận tải xăng dầu nƣớc, nhằm đáp ứng nhu cầu cho khách hàng lĩnh vực mà Cơng ty có nhiệm vụ thực Để thực chức Công ty thực nhiệm vụ hoạt động kinh doanh lĩnh vực sau: - Kinh doanh vận tải xăng dầu nƣớc đƣờng - Kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu sản phẩm hoá dầu - Kinh doanh xây lắp, sửa chữa khí, đóng phƣơng tiện vận tải, bồn bể chứa xăng dầu Đào tạo dạy nghề - Kinh doanh dịch vụ khác mà pháp luật không cấm Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh hỗ trợ bổ sung cho tạo điều kiện tận dụng phát huy hết tiềm sở vật chất kỹ thuật Công ty Luan van 30 b Nhiệm vụ Đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty phải sử dụng vốn góp cổ đơng có hiệu nhằm thu lợi nhuận tối đa cho cổ đông, tạo việc làm ổn định cho ngƣời lao động, thƣờng xuyên đào tạo cán đáp ứng yêu cầu kinh doanh, góp phần giữ vững vị chủ đạo Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam thị trƣờng đáp ứng nhu cầu kinh tế xã hội Đồng thời Công ty thực đầy đủ nghĩa vụ ngân sách Nhà nƣớc c Đặc điểm hoạt động kinh doanh Hoạt động kinh doanh Cơng ty kinh doanh xăng dầu dịch vụ vận tải xăng dầu Hoạt động kinh doanh xăng dầu Công ty kinh doanh mặt hàng nhƣ xăng dầu chính: Xăng khơng chì (Mogas 95, Mogas 92, E5), Dầu Diesel (Do 0.05%S, Do 0.25%S, Do 0.001SV), Dầu hoả đƣợc nhập từ Công ty xăng dầu Khu vực V, Công ty xăng dầu Thừa Thiên Huế, Công ty xăng dầu Quảng Trị, Quảng Ngãi đầu mối cung cấp xăng dầu Tập đoàn Đây nguồn cung cấp hàng Cơng ty loại dầu nhờn thông dụng Do đặc thù sản phẩm dễ bay hơi, nhạy với lửa dễ cháy nên song song với việc tiêu thụ sản phẩm Công ty trọng đến việc bảo quản theo tiêu chuẩn kỹ thuật để hạn chế hao hụt, đồng thời thực tốt công tác phòng cháy chữa cháy để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, tránh xảy hoả hoạn gây hậu nghiêm trọng Thị trƣờng tiêu thụ Công ty hệ thống bán lẻ CHXD nằm địa bàn tỉnh Quảng Trị, Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam Cụ thể Đà Nẵng gồm CHXD (Số 2, Hòa Châu) trạm cấp phát nội bộ; chi nhánh Quảng Nam gồm CHXD (Điện An, Mộc Bài, Điện Ngọc); chi Luan van 31 nhánh Huế gồm CHXD (Thuận An, Phong Điền) CHXD Diên Sanh lại nằm chi nhánh Quảng Trị Bên cạnh đó, Cơng ty có lƣợng khách hàng bán bn Vì đặc điểm kinh doanh Cơng ty thƣơng mại, tỷ lệ bán buôn, bán lẻ tƣơng đối lớn, số lƣợng mặt hàng tƣơng đối phong phú nên khách hàng công ty đa dạng Đối với mặt hàng xăng dầu, khách hàng Công ty chủ yếu đại lý bán lẻ khách vãng Hoạt động dịch vụ vận tải xăng dầu Hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải đƣờng xe ô tô sitéc gồm có vận tải nội địa (nội ngành, khách hàng) vận tải Lào (Petrolimex Lào, khách hàng Lào) Công ty thực việc chuyên chở xăng dầu từ kho đến kho khác, chi phí phát sinh phụ thuộc vào quãng đƣờng vận chuyển loại hàng vận chuyển (dầu hay xăng) Sản phẩm loại hình đƣợc tính theo đơn vị m3km Hoạt động vận tải Công ty thực xí nghiệp vận tải trực thuộc Cơng ty Tổng số phƣơng tiện Cơng ty tính đến 30/09/2017 65 xe chuyên dụng ô tô sitec với nhiều loại chuẩn loại khác Tổng dung tích 1.672 m3, bình qn 25 m3/phƣơng tiện để đáp ứng nhu cầu thị trƣờng vận tải nội địa Lào Công ty Thị trƣờng vận tải nội địa: Công ty cung cấp dịch vụ vận tải chủ yếu cho Công ty xăng dầu thành viên thuộc Tập đồn xăng dầu Việt Nam nhƣ Cơng ty xăng dầu khu vực 5, Công ty xăng dầu Thừa Thiên Huế, Công ty xăng dầu Quảng Trị, Công ty xăng dầu Bắc Tây Nguyên Vì vậy, vận tải tơ sitéc phụ thuộc nhiều vào sách bán hàng Công ty xăng dầu thành viên Bên cạnh đó, Cơng ty đẩy mạnh hoạt động dịch vụ vận tải việc tăng cƣờng hoạt động kinh doanh xăng dầu, Công ty mở rộng thị trƣờng bán lẻ khu vực miền trung từ Quảng Trị đến Quảng Nam hoạt động nhằm hỗ trợ cho tạo Luan van 32 lợi cạnh tranh thị trƣờng Đối với thị trƣờng vận tải nƣớc Lào: Công ty đƣợc thực qua hợp đồng vận chuyển hàng hóa xăng dầu tạm nhập tái xuất đƣợc ký kết Công ty xăng dầu khu vực 5; Công ty TNHH Petrolimex Lào với Công ty, thực tế sản lƣợng đƣợc giao tiêu Tập đoàn xăng dầu Việt Nam định, sản lƣợng thị trƣờng ổn định 2.1.3 Cơ ấu tổ chức máy quản lý Bộ máy quản lý Công ty đƣợc tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức Đạ B n ộ đồng ổ đông Hộ đồng quản trị ểm sốt B n đ ều Phịng ế tốn tài Phịng kinh doanh ỹ t uật Xí ng ệp vận tả xăng ầu àn Các CHXD Đà Nẵng Qu n Qu n Qu n Các chi nhánh xăng ầu Xƣởng í xây lắp P ịng tổ ứ tổng ợp Trƣờng ạy ng ề ệ trự tuyến ệ ứ ệ ểm tr Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý Công ty Luan van 33 Bộ máy quản lý Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức Đại hội đồng cổ đơng quan cao bầu Hội đồng quản trị (HĐQT gồm có ngƣời) Ban kiểm sốt (BKS gồm có ngƣời) Ban điều hành gồm có Giám đốc hai phó giám đốc Hội đồng quản trị bổ nhiệm, Giám đốc ngƣời đại diện pháp luật điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày Cơng ty Giữa phịng ban, phận có mối quan hệ với việc cung cấp thơng tin q trình hoạt động sản xuất kinh doanh Mối quan hệ Ban điều hành phòng ban quan hệ trực tuyến tham mƣu, phận giúp cho việc cung cấp thông tin quản lý thông tin từ hoạt động kinh doanh đƣợc xác kịp thời Đại hội đồng cổ đơng: Đƣợc Công ty tổ chức năm lần để định vấn đề thuộc phạm vi, chức Đại hội đƣợc quy định điều lệ Công ty quy định pháp luật Hội đồng quản trị: Do đại hội đồng cổ đông bầu ra, quan quản trị cao Cơng ty có quyền nhân danh Công ty định vấn đề liên quan đến mục tiêu, quyền lợi Công ty phù hợp với điều lệ pháp luật trừ vấn đề thuộc thẩm quyền đại hội đồng cổ đông Ban kiểm sốt: Do đại hội đồng cổ đơng bầu ra, thay mặt cổ đông giám sát hoạt động kinh doanh hàng ngày Công ty Ban điều hành: Do HĐQT bổ nhiệm, định công việc kinh doanh hàng ngày Công ty chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh Công ty theo nghị HĐQT Đại hội cổ đơng Phịng kinh doanh kỹ thuật: Là phận tham mƣu cho Ban điều hành kinh doanh, có trách nhiệm tổ chức hệ thống kinh doanh Công ty, quản lý tốt việc mua bán hàng hóa, ký kết hợp đồng kinh tế… Phòng tổ chức tổng hợp: Là phận tham mƣu cho Ban điều hành tổ chức cán bộ, xếp tiền lƣơng, lao động… Luan van 34 Phịng kế tốn tài chính: Là phận tham mƣu cho Ban điều hành tài Cơng ty, có trách nhiệm kiểm tra, tập hợp, ghi chép hạch tốn, nắm vững tình hình sử dụng vốn, chi phí, đề xuất biện pháp quản lý tốt hoạt động tài Cơng ty 2.1.4 Cơ ấu tổ chức máy kế tốn Bộ máy kế tốn Cơng ty đƣợc tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức Kế tốn trƣởng Phó phịng kế tốn Kế tốn dịch vụ vận tải Kế toán thƣơng mại Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán vật tƣ, tài sản cố định Thủ quỹ Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức Hình 2.2 Sơ đồ cấu máy kế tốn Cơng ty Kế tốn trưởng: Tổ chức cơng tác kế tốn tài tai Cơng ty, ngƣời hỗ trợ đắc lực cho Ban điều hành, giúp cho Giám đốc tham gia ký kết hợp đồng kinh tế, xây dựng kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm tài trƣớc Ban lãnh đạo Kế tốn trƣởng uỷ quyền số cơng việc, trực tiếp điều hành kiểm tra đôn đốc công việc phịng kế tốn Theo dõi tập hợp tốn báo cáo tài q, năm, kê khai tốn thuế Phó phịng kế tốn: Là kế tốn tổng hợp, tổng hợp số liệu, xác định kết quả, lập báo cáo tài theo định kỳ kiểm tra tính xác báo Luan van 35 cáo Kế toán tổng hợp theo dõi tổng hợp toán thuế, tiền mặt, ngân hàng, tài sản cố định, tiền lƣơng, BHXH, BHYT, KPCĐ Kế toán dịch vụ vận tải: Theo dõi lĩnh vực vận tải xăng dầu từ kho đầu mối đến điểm đỗ, theo dõi đơn giá cƣớc, công nợ, sản lƣợng, doanh thu vận tải, định mức kinh tế kỹ thuật, hợp đồng vận tải xăng dầu Kế tốn thương mại: Theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh thƣơng mại, bao gồm bán buôn, bán lẻ xăng dầu sản phẩm hóa dầu, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo sản lƣợng bán ra, báo cao sản lƣợng mua vào, chứng từ nhập, chứng từ xuất, công nợ, doanh thu, đạo kế toán cửa hàng Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Theo dõi thực nghiệp vụ liên quan đến chi phí, thu, chi, tạm ứng tiền mặt, ngân hàng, tiền lƣơng, BHXH, BHYT, BHTN kinh phí cơng đồn Kế tốn vật tư, tài sản cố định: Theo dõi nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật tƣ, cộng cụ dụng cụ, công nợ doanh thu xây lắp khí tình hình tài sản cố định Công ty Thủ quỹ: Là ngƣời chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt, tiền ngân hàng dựa vào chứng từ thu chi tiền mặt, tiền ngân hàng lên sổ quỹ, sổ ngân hàng Cộng sổ đối chiếu với kế toán tiền mặt, tiền ngân hàng thống sổ thu chi tồn quỹ, sổ ngân hàng Để phù hợp với cơng tác kế tốn nhƣ trình độ kế tốn nhân viên, Cơng ty xây dựng hệ thống sổ kế tốn áp dụng hình thức nhật ký chung sử dụng phần mềm kế tốn 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY 2.2.1 Ứng dụng tin học hố cơng tác quản lý Cơng ty Tại văn phịng Cơng ty: phịng kế tốn, phịng kinh doanh xí nghiệp vận tải sử dụng phần mềm viết ngôn ngữ Foxpro (For Dos), phần Luan van 36 mềm sử dụng lâu từ chuyển đổi hình thức sở hữu Cơng ty sang Cổ phần hóa Mức quản lý: quản lý kế tốn; quản lý kinh doanh, quản lý thống kê vận tải Phần mềm có sẳn, dễ sử dụng cho ngƣời dùng Tuy nhiên phần mềm khơng có dấu tiếng việt, mức độ quản lý tạm thời, không đồng bộ, in đƣợc máy in kim, báo cáo không kịp thời, chắp vá Mẫu biểu khơng theo kịp chế độ kế tốn sách thuế Tại trạm xăng dầu: Cơng tác quản lý liệu nhập xuất tồn, xuất bán, thu chi tiền hàng, cân đối tiền hàng cửa hàng thực phần mềm Công ty Xăng dầu KV5 hỗ trợ trƣớc viết ngôn ngữ ACCESS (MS Office 4.3) Hiện Công ty lập báo cáo tổng hợp cho Chi nhánh EXCEL nhập vào hệ thống chƣơng trình Cơng ty để lên báo cáo tồn Cơng ty Mặc dù, Cơng ty sử dụng tự động hóa CHXD nhƣng mức độ dừng lại việc tính tốn lƣợng hàng bán thơng qua cột bơm, cịn việc quản lý nhập, xuất hàng thực thủ công Cụ thể khâu nhập hàng CHXD nhập theo vận đơn (chứng từ xuất kho) tự theo dõi sổ kho riêng, chƣa ứng dụng thiết bị tự động hóa đo bể để thu nhận thơng tin thực nhận hàng hóa bể chứa; khâu xuất hàng cửa hàng, giao dịch xuất hàng hóa xăng dầu thơng qua cột bơm Việc quản lý hàng hóa bể chứa lắp đặt thiết bị đo mức tự động, nhân viên thực đo mức thủ cơng Thêm vào đó, hệ thống vịi bơm chƣa tích hợp với phần mềm, việc kiểm kê/ thay đổi giá bán/ giao nhận ca bán hàng cửa hàng thực thủ công 2.2.2 Hệ thống chứng từ kế tốn q trình ln chuyển chứng từ Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo định 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/03/2006 Các trình tự luân chuyển xét duyệt chứng từ không đƣợc quy định thành văn cụ thể để làm thực thống có khác biệt hoạt động kinh doanh xăng dầu hoạt động dịch vụ vận tải Luan van 37 Đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu Việc luân chuyển chứng từ trƣờng hợp bán buôn: Công ty chuyên chở xăng dầu trực tiếp từ nơi cung cấp đến kho khách hàng, khách hàng xác nhận trực tiếp hóa đơn GTGT (nhà cung cấp xuất) Sau đó, hóa đơn mua hàng (Phụ lục 1) đƣợc lái xe gửi phòng kinh doanh cập nhập, sau phát hóa đơn bán hàng cho khách hàng (Phụ lục 2) Qua mạng lƣới bán lẻ CHXD: Việc nhập hàng tƣơng tự bán buôn, cửa hàng trƣởng ký vào hóa đơn mua hàng để xác nhận việc nhập hàng đầy đủ Hóa đơn đƣợc chuyển cho tổ bán hàng phòng kinh doanh nhập liệu Định kỳ phòng kinh doanh chuyển tồn hóa đơn chứng từ tập hợp đƣợc lên phịng kế tốn để kiểm tra Khi bán hàng, cửa hàng xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng (Phụ lục 2), đến cuối tháng kế toán cửa hàng lên bảng kê hóa đơn xuất bán bán hàng tháng, sau chuyển tồn chứng từ bảng kê hố đơn xuất bán cơng ty Kế toán thƣơng mại kiểm tra nhập vào máy vào bảng kê Hàng ngày, tiền bán hàng cửa hàng nộp vào tài khoản công ty Đối với hoạt động dịch vụ vận tải Dịch vụ vận tải Công ty gồm vận tải nội địa vận tải Lào Tuyến nội địa bao gồm vận chuyển nội ngành, vận chuyển khách hàng ngồi vận chuyển cơng ty Cổ phần Chứng từ sử dụng hoạt động vận tải nhƣ nhau, vận đơn, vận đơn đƣợc thiết kế gồm ba phần: phần hàng hóa đƣợc dùng để kê khai thông tin hàng vận chuyển (xăng, dầu, dung lƣợng), phần vận chuyển thông tin phƣơng tiện vận chuyển (tên lái xe, thông số kỹ thuật xe), phần kho liệt kê thông số nhiệt độ lúc xuất hàng, khối lƣợng riêng xăng/dầu Diesel (Phụ lục 3) Trƣờng hợp vận tải cho Lào ngồi vận đơn nhƣ cịn kèm theo Bảng kê hải quan (do XNVT lập) lập tờ khai hải quan (do Hải quan lập) để đƣợc xuất nhập cảnh Luan van 38 Việc luân chuyển chứng từ bắt đầu hợp đồng vận tải đƣợc công ty ký với khách hàng Khi có yêu cầu vận chuyển tổ điều độ điều động lái xe đến kho nhà cung cấp nhận hàng kèm vận đơn (hóa đơn GTGT/phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ), sau chở hàng đến nơi nhận, ngƣời nhận ký trực tiếp vận đơn để chứng tỏ việc nhận hàng đầy đủ theo nhƣ thông tin Chứng từ lái xe mang XNVT để cập nhật, cuối tháng chuyển tồn chứng từ phịng kế tốn cơng ty, kế toán vận tải kiểm tra chứng từ, sau nhập vào máy, tổng hợp định kỳ cuối tháng phát hóa đơn cƣớc vận chuyển gửi cho khách hàng để thu cƣớc vận chuyển 2.2.3 Tổ sở liệu mã ó đố tƣợng quản lý Công ty Tổ chức sở liệu Cơ sở liệu chƣa thống tồn cơng ty mà rời rạc theo phận, cập nhật kịp thời thông tin nhiều đơn vị trực thuộc văn phịng cơng ty Trên VPCT truy cập thông tin nhiều đơn vị trực thuộc ngƣợc lại, đơn vị cấp dƣới chƣa truy cập liệu liên quan VPCT Phần mềm kế tốn Cơng ty sử dụng phần mềm offline, cài đặt riêng cho đơn vị, cấu trúc sở liệu riêng để lƣu trữ liệu từ giao dịch kế toán phát sinh hàng ngày đơn vị theo định kỳ truyền liệu cho VPCT tổng hợp Điều làm hạn chế việc truy xuất thông tin để lập báo cáo phục vụ cho cơng tác quản lý Bên cạnh đó, Cơng ty chƣa có tách biệt tập tin đối tƣợng khách hàng, nhà cung cấp, cán nhân viên mà gộp chung thành tập tin danh mục Khach/phong/ban/CBCNV (Ma_kh;Masothue;Ten;Diachi), thiếu trƣờng “hạn mức tín dụng”…dễ nhầm lẫn mã khách hàng hoạt động với Luan van 39 Thực trạng mã hóa đối tượng quản lý Phần mềm sử dụng thiết kế xây dựng mã đối tƣợng kế toán theo nhóm mã sơ đẳng gồm có mã số mã số theo khoảng cách Việc xây dựng mã nhƣ chƣa đáp ứng đƣợc u cầu quản lí, mã khơng thể đƣợc thuộc tính đối tƣợng, chƣa thống phòng ban Thực tế mã số đối tƣợng Công ty nhƣ sau Mã loại hình kinh doanh: gồm ký tự số Ma_lhkd 10000000 10100000 … 20000000 30000000 90000000 Ten KINH DOANH THUONG MAI Kinh doanh xang dau chinh SAN XUAT DICH VU SAN XUAT CHUNG Mã khách/phòng/ban/CBCNV: gồm ký tự số theo thứ tự tăng dần, khơng có phân loại theo đối tƣợng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên cho phòng ban riêng biệt Ma_kh XXXXXXXX Ten khach/phong/ban/CBCNV Mã hàng hố: gồm ký tự số ký tự đầu nhóm hàng hố, ký tự cịn lại tên hàng hố Hiện nay, mã hàng hóa cơng ty sử dụng khơng giống với mã hàng hóa theo qui định chung Tập đồn nên gây khó khăn việc đối chiếu Ma _hhoa 010000 020000 … 110000 120000 Ten hang hoa Nhien lieu dong co may bay Xang cac loai Nhom phu gia Khi dot Mã khoản mục phí: gồm ký tự số theo thứ tự tăng dần Ma_kmphi XXXXXXXX Ten khoan muc phi Luan van 40 Mã tài sản cố định: gồm ký tự số Ma so 10000000 11000000 … 12000000 13000000 14000000 15000000 20000000 … Ten tai san MAY MOC THIET BI THUOC TSCD May moc thiet bi dong luc May moc thiet bị cong tac May moc, thiet bi luong, thi nghiem Phƣơng tien van tai, boc Dung cu quan ly NHA CU, VAT KIEN TRUC Mã đường: gồm ký tự, khơng có thống mã đƣờng cho nhóm khách hàng vận tải Mã đƣờng gồm ký tự số vừa số vừa ký tự Ma_duong 100 101 … 10A 10B … Ten duong Khue My-CHXD so Khue My-CHXD so Khue My-Dai loc Khue My-Dien Phuoc Mã loại xe: ký tự số theo thứ tự tăng dần Ma_so 01 02 03 04 … 12 Loai xe Zin Maz Kamaz Hyndai … Howo Mã xe: gồm ký tự, thể số hiệu xe phần mềm viết phù hợp thời điểm biển số cũ số nên nhà nƣớc nâng cấp lên biển số số, khó khăn việc theo dõi, dễ nhầm lẫn biển số cuối trùng 2.2.4 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, dần chuyển sang Luan van 41 theo thông tƣ 200/2016-BTC ngày 22/12/2014 Bộ Tài nhƣng vƣớng phần mềm kế tốn khơng thể nâng cấp lên cho phù hợp Bên cạnh đó, xây dựng thêm tài khoản chi tiết phục vụ cho nhu cầu theo dõi, hạch tốn chi tiết cơng ty Hệ thống tài khoản đƣợc xếp theo nguyên tắc cân đối giá trị tài sản nguồn hình thành tài sản phù hợp với tiêu phản ánh báo cáo tài Các tài khoản đƣợc mã hóa thuận lợi cho việc hạch tốn xử lý thơng tin nhƣ thu thập thông tin công ty 2.2.5 Đán g ung t ực trạng tổ chức HTTTKT Công ty a Ưu điểm Hệ thống chứng từ cơng ty đƣợc tổ chức hồn thiện với đầy đủ chứng từ cần thiết biểu mẫu chứng từ đƣợc thiết kế theo chế độ kế toán hành kết hợp với đặc điểm riêng có ngành xăng dầu Chứng từ ln đƣợc lập thời điểm phát sinh nghiệp vụ Nội dung phản ánh vào chứng từ ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu Chứng từ ln đƣợc lập nhanh chóng, xác bảo đảm phản ánh tình hình hoạt động đơn vị Hệ thống tài khoản công ty tƣơng đối phù hợp, phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đáp ứng yêu cầu thông tin, kiểm tra q trình tiêu thụ cơng ty b Nhược điểm Các phần mềm ứng dụng VPCT cửa hàng đƣợc triển khai từ lâu, tảng công nghệ bị lạc hậu, đồng thời với việc phần mềm không đƣợc tiếp tục nâng cấp, phát triển để phù hợp với yêu cầu quản lý mới, nhƣ quy định hành nhà nƣớc, cụ thể nhƣ sau: - Chƣa phù hợp với chế độ kế tốn doanh nghiệp theo thơng tƣ 200/2014/TT-BTC - Cơ sở liệu chƣa thống tồn Cơng ty mà rời rạc theo đơn vị, VPCT quan sát thông tin nhiều đơn vị trực Luan van 42 thuộc ngƣợc lại, đơn vị cấp dƣới chƣa truy cập liệu liên quan VPCT Đối với phần mềm kế tốn Cơng ty sử dụng phần mềm offline, cài đặt riêng cho đơn vị, cấu trúc sở liệu riêng để lƣu trữ liệu từ giao dịch kế toán phát sinh hàng ngày đơn vị theo định kỳ truyền liệu cho VPCT tổng hợp - Chƣa thống thông tin danh mục từ điển nhƣ khách hàng, nhà cung cấp, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, danh mục khơng đƣợc khai báo mức chung cho tồn cơng ty, mà đƣợc khai báo riêng theo đơn vị, dẫn tới khó khăn việc tổng hợp thơng tin chung Ví dụ việc xác định cơng nợ khách hàng có giao dịch với tất đơn vị thuộc Công ty phải tổng hợp thủ công, không quản lý đƣợc hạn mức công nợ khách hàng - Các mã có Cơng ty chƣa khoa học, chƣa có thống phịng ban Công tác quản lý tiền/ hàng cửa hàng chƣa đƣợc ứng dụng tự động hoá (cột bơm, đo bể): Chƣa tích hợp với cột bơm điện tử, việc quản lý giao nhận hàng hóa qua số Tại VPCT khơng giám sát đƣợc chặt chẽ tình hình bán hàng cửa hàng, thời điểm thay đổi giá Chƣa quản lý đƣợc thuận lợi lƣợng hàng hóa tồn kho thực tế cửa hàng, thời điểm kiểm kê/thay đổi giá, đồng thời gây khó khăn cho cơng tác dự báo, điều độ hàng hóa Phần mềm khơng hỗ trợ chuẩn UNICODE, việc sử dụng font cũ (tiêu chuẩn ABC) gây bất tiện việc hiển thị thông tin, việc chia sẻ liệu/ báo cáo với phận khác 2.3 TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CÁC CHU TRÌNH 2.3.1 Chu trình doanh thu a Hoạt động kinh doanh xăng dầu Việc tổ chức thông tin theo chu trình doanh thu hoạt động kinh Luan van 43 doanh xăng dầu đƣợc ghi nhận giao dịch xuất, bán hàng theo luồng quy trình từ đơn đặt hàng, hợp đồng, xuất hàng, hóa đơn, thu tiền Nhà cung cấp Phòng kinh doanh - KT Cửa hàng xăng dầu XNVT (Lái xe) Khách hàng Hình 2.3 Các phận, đơn vị tham gia quy trình bán hàng Đối với bán buôn: Khách hàng Công ty đơn vị có nhu cầu mua xăng dầu với khối lƣợng lớn Cơng ty cung cấp hàng hoá thu tiền nhƣ hợp đồng ký kết hai bên Việc giao hàng cho khách hàng đƣợc thực thông qua phƣơng thức giao hàng thẳng, giá bán áp dụng theo khách hàng Theo phƣơng thức này, Công ty mua hàng Công ty thành viên trực thuộc Tập đồn nhƣ: Cơng ty xăng dầu khu vực V, Công ty xăng dầu Thừa Thiên Huế, Quảng Trị…sau tiến hành bán thẳng cho khách hàng mà không cần nhập qua kho Công ty mà chuyển đến địa điểm theo yêu cầu khách hàng - Tiếp nhận vào xử lý đơn hàng: Nghiệp vụ bán bn đƣợc đơn đặt hàng, phịng kinh doanh xem xét đối tƣợng khách hàng xét duyệt đơn hàng nhƣ sau: Đối với khách hàng lần đặt hàng Công ty phịng kinh doanh xem xét u cầu khách hàng sản phẩm điều kiện khác mà khách hàng đƣa Sau xem xét điều kiện phịng kinh doanh có khả đáp ứng đƣợc u cầu liên lạc với khách hàng thông qua điện thoại, fax Trƣờng hợp phòng kinh doanh thấy nhu cầu mà khách hàng đƣa khơng thể đáp ứng đƣợc có yêu cầu không hợp lý giá cả, kho bãi… thƣơng lƣợng với Luan van 44 khách hàng hai bên trực tiếp gặp mặt để ký kết hợp đồng Đối với khách hàng truyền thống có quan hệ lâu dài với Cơng ty, có nhu cầu đặt hàng Công ty cần gọi điện thoại, gửi fax đến phịng kinh doanh Cơng ty - Phê duyệt nghiệp vụ bán hàng: Tất công việc từ lúc nhận đơn đặt hàng đến hợp đồng kinh tế đƣợc ký kết bắt đầu triển khai hợp đồng phòng kinh doanh đảm nhận Một đơn đặt hàng đƣợc chấp nhận đƣợc phê chuẩn điều kiện giá cả, số lƣợng, thời hạn toán điều kiện khác Việc phê chuẩn điều khoản toán tùy vào trƣờng hợp cụ thể để đƣa định Việc tìm hiểu khách hàng trƣớc định có cho nợ hay khơng phịng kinh doanh đảm nhận Để tìm hiểu khách hàng, khách hàng truyền thống nhân viên phòng kinh doanh liên hệ với phịng kế tốn u cầu đƣợc cung cấp thơng tin tình hình cơng nợ khách hàng Nếu xét thấy khách hàng có uy tín tốn phịng kinh doanh cho khách hàng nợ - Chuyển giao hàng: Khi xét duyệt xong, vào địa điểm thời gian giao hàng mà hai bên thoả thuận hợp đồng Trƣớc tiên phòng kinh doanh thông báo cho khách hàng việc giao hàng: thời gian giao hàng, chủng loại hàng hoá, giá cả… Sau đó, phịng kinh doanh đăng ký hàng hóa nhà cung cấp Phịng kinh doanh thơng báo XNVT điều lái xe nhận giao hàng Lái xe đến kho nhà cung cấp lấy hàng kèm theo hóa đơn GTGT (liên 2: giao cho ngƣời mua; liên 3: toán nội bộ) nhà cung cấp xuất Lái xe nhận hàng chuyển thẳng đến địa điểm khách hàng yêu cầu, khách hàng xác nhận việc nhận hàng trực tiếp vào hố đơn Sau lái xe chuyển hóa đơn GTGT (liên 2) phịng kinh doanh nhập liệu vào máy, liên để làm tính cƣớc vận chuyển nội - Xuất hố đơn thu tiền: Phịng kinh doanh xuất hố đơn đỏ cho khách hàng cập nhật vào máy Định kỳ, liệu phòng kinh doanh nhập Luan van 45 hàng hố xuất bán đƣợc đổ phịng kế tốn kiểm tra đối chiếu Phịng kế tốn hạch tốn, theo dõi cơng nợ khách hàng Đối với trƣờng hợp bán hàng thu tiền ngay, kế toán thƣơng mại vào tổng giá trị ghi hoá đơn GTGT để kiểm tra chuyển kế toán toán lập phiếu thu, thủ quỹ thu tiền, ký xác nhận Nếu khách hàng chuyển khoản vào tài khoản công ty Căn giấy báo có ngân hàng, kế tốn tốn hạch tốn, giảm cơng nợ khách hàng Đối với bán lẻ: Công ty tổ chức bán trực tiếp cho khách hàng cửa hàng xăng dầu Cơng ty Tại có hai phƣơng thức bán lẻ: bán lẻ trực tiếp lƣợng hàng xuất bán lẻ cho ngƣời tiêu dùng, thu tiền dịch vụ cấp lẻ nghĩa bán công nợ, cửa hàng xuất xăng dầu cho khách hàng cho nhiều lần thu tiền cho lần theo giá bán lẻ nhƣ hợp đồng dịch vụ ký Khi lƣợng hàng tồn kho cửa hàng, không đủ đáp ứng nhu cầu ngƣời mua cửa hàng điện thoại gửi fax với phịng kinh doanh để u cầu Cơng ty cung cấp thêm hàng Khi phịng kinh doanh đăng ký hàng hóa nhà cung cấp, thơng báo XNVT điều lái xe nhận giao hàng Lái xe đến kho nhà cung cấp lấy hàng kèm theo hóa đơn GTGT (liên 2: giao cho ngƣời mua; liên 3: toán nội bộ) nhà cung cấp lập Lái xe nhận hàng chuyển đến cửa hàng, cửa hàng xác nhận việc nhận hàng trực tiếp hóa đơn Trƣờng hợp thiếu định mức, ngƣời nhận hàng có quyền yêu cầu chủ phƣơng tiện (lái xe) bồi thƣờng số hàng thiếu theo giá bán lẻ thời điểm giao hàng Nếu giải đƣợc, cửa hàng lái xe lập biên đồng thời báo cáo cho ban giám đốc để xử lý Cửa hàng thực bán, xuất hóa đơn cho khách hàng, tổng hợp giao dịch gửi VPCT hạch toán Đối với khách hàng mua hàng có u cầu hố đơn, cửa hàng xuất hố đơn theo lƣợng thực bán Đối với khách hàng mua lẻ không cần hố đơn cửa hàng đến cuối ngày dựa sổ Luan van 46 giao ca viết hoá đơn cho lƣợng bán lại sau lƣợng bán xuất hoá đơn Cuối tháng, cửa hàng thống kê lại gửi báo cáo Công ty (Cân đối tiền hàng, Báo cáo cơng nợ…) để kế tốn kiểm tra, đối chiếu Ở cửa hàng, nhập hàng hóa vào bồn bể, cửa hàng có sổ kho ghi tay lƣợng nhập vào số xác nhận với lái xe, đến hết ca bán hàng dựa vào lƣợng bán thực tế ghi vào sổ kho theo dõi Tiền bán hàng đƣợc thủ quỹ cửa hàng nộp ngày nộp vào tài khoản ngân hàng Tại CHXD Đà Nẵng, q trình xuất hố đơn giống nhƣ cửa hàng Đà Nẵng nhƣng kế toán chi nhánh tự hạch toán Chi nhánh Cuối tháng, gửi báo cáo Công ty (sổ theo dõi số phát sinh, tờ khai thuế GTGT, báo cáo công nợ…) Do tính chất đặc trƣng xăng dầu dễ bay hơi, trình vận chuyển nhƣ xuất, nhập xăng dầu vào bồn bể không tránh khỏi hao hụt nên ngành xăng dầu qui định mức hao hụt xăng dầu Hao hụt xăng dầu đƣợc đƣa vào giá vốn với định mức nhƣ sau (đây định mức cho phép theo qui định Công ty) Hao hụt xăng dầu đƣợc tính lần vào cuối tháng Để tính hao hụt dựa vào báo cáo nhập xuất tồn cuối tháng Tỷ lệ hao hụt xăng dầu quy định quy định tỷ lệ hao hụt xăng dầu tối đa Cơng thức tính: (Tổng số lƣợng nhập + Tổng số lƣợng xuất)/2 x Tỷ lệ hao hụt Bảng 2.2 Bảng định mức hao hụt xăng dầu STT Sản p ẩm Tỷ lệ H o ụt (%) Xăng loại 0.04 Dầu Diesel 0.018 Ngồi ra, liệu chi tiết bán hàng CHXD tự theo dõi phần mềm ACESS, đến cuối tháng truyền liệu lần phòng kế tốn kiểm tra, đối chiếu Đến cuối tháng Cơng ty tiến hành kiểm kê để xác định lƣợng Luan van 47 hàng tồn kho cửa hàng thực đối chiếu số lƣợng thực tế sổ sách Dựa vào hóa đơn mua hàng, xuất bán kế toán theo dõi sổ chi tiết nhập xuất tồn để tính giá vốn hàng xuất Dựa vào hố đơn, phiếu thu, giấy báo có kế tốn theo dõi sổ chi tiết công nợ cho cửa hàng Dữ liệu đầu vào quy trình: Hợp đồng xăng dầu, đơn đặt hàng, hố đơn GTGT, Giấy báo có, Phiếu thu Dữ liệu đầu quy trình: bảng kê chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, báo cáo xuất bán, báo cáo chi tiết công nợ, biên đối chiếu công nợ b Hoạt động dịch vụ vận tải Hiện nay, vận chuyển hàng Công ty đƣợc kho: Kho Dung Quất (Quảng Ngãi): Thƣờng chở cho công ty Xăng dầu Quảng Ngãi từ Dung Quất; Kho Khuê Mỹ (Đà Nẵng): Chở từ kho Khuê Mỹ (KV5) cho khách hàng thuộc Đà Nẵng, Quảng Nam Quảng Trị, Huế, Lào, Bắc Tây Nguyên , Chở từ kho Khuê Mỹ (KV5) cho CHXD công ty khách hàng xăng dầu bán buôn Quy trình thực hiện: Khi nhận kế hoạch vận chuyển từ khách hàng qua hình thức email, fax, điện thoại, bao gồm thông tin: Thời gian (ngày), điểm đổ, mặt hàng, số lƣợng, số phƣơng tiện Xí nghiệp vận tải kiểm tra thực tế phƣơng tiện có sẵn, xe, xác nhận với khách hàng Tồn thơng tin yêu cầu khách hàng, xác nhận khách hàng, điều xe đi, xe không đƣợc ghi nhận vào phần mềm để quản lý mà qua hình thức nhớ, ghi tay (hầu hết xe nội địa đi-về ngày, có tuyến Lào dài ngày) Thực vận tải: Căn vào kế hoạch vận tải, lái xe chủ động xuống kho (lấy hàng, lấy phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội hóa đơn GTGT) chở hàng tới điểm đổ, xác nhận lƣợng hàng giao Cập nhật chứng từ thu tiền: Đội xe chứng từ vận chuyển: hóa đơn GTGT nhà cung cấp xuất lái xe vận chuyển hàng cho nội công Luan van 48 ty, khách hàng xăng dầu bán buôn; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội vận chuyển cho công ty xăng dầu thành viên Chứng từ đƣợc đội xe nhập liệu vào phần mềm Foxpro đƣợc cài riêng, thƣờng cuối tháng liệu đổ phịng kế tốn Khi nhận chứng từ từ đội xe, kế toán vận tải kiểm tra theo hóa đơn/phiếu xuất kho Cuối tháng, kế tốn vận tải kiểm tra, đối chiếu với khách hàng, xuất hoá đơn, tốn nhiêu liệu, tính lƣơng sản phẩm cho lái xe Sau nhận đƣợc bảng kê cƣớc vận chuyển, hoá đơn, khách hàng vận tải toán cho Cơng ty theo hình thức chuyển khoản Kế tốn ngân hàng theo dõi công nợ ghi giảm công nợ khách hàng vận tải Dữ liệu đầu vào quy trình: Hợp đồng vận chuyển, vận đơn (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ/hóa đơn GTGT), giấy báo có, phiếu thu Dữ liệu đầu quy trình: bảng kê chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảng kê cƣớc vận chuyển, biên đối chiếu công nợ c Nhận xét tổ chức thơng tin kế tốn chu trình doanh thu Đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu Hàng nhập, xuất phòng kinh doanh, CHXD đƣợc theo dõi nhập liệu riêng, đến cuối tháng đổ liệu phịng kế tốn kiểm tra, đối chiếu Việc xét duyệt đơn hàng phòng kinh doanh, muốn biết cơng nợ khách hàng thời điểm phịng kinh doanh phải đợi thơng tin phịng kế tốn báo, gây chậm trễ, làm ảnh hƣởng đến việc đánh giá, phản hồi thông tin lại cho khách hàng Do vậy, thông tin liệu tiền hàng, công nợ không đáp ứng đƣợc nhu cầu kiểm tra, đối chiếu số liệu phòng tức thời làm cho vốn lƣu động bị khách hàng chiếm dụng thƣờng xun Tại phịng kế tốn, liệu hàng nhập định kỳ hàng tháng đổ phịng kế tốn, việc tốn theo dõi cơng nợ nhà cung cấp phụ thuộc vào phịng kinh doanh nhập liệu, kế tốn khơng cân đối tiền chuyển để tối đa Luan van 49 hạn mức chiếm dụng kỳ cuối tháng Cũng nhƣ việc theo dõi cơng nợ CHXD chậm trễ, khơng xác Hiện nay, sách giá xăng dầu thay đổi theo giá giới, 15 ngày điều chỉnh tăng giảm, rủi ro khâu dự trữ cho doanh nghiệp dễ xảy hành vi gian lận theo thay đổi Đây rủi ro việc thay đổi ngày xuất bán hóa đơn thời điểm giá xăng dầu tăng giảm liên tục, kẽ hở gây thất thu Vì văn phịng cơng ty theo dõi hàng hoá, tiền hàng sổ sách, muốn biết luợng tiền hàng, hàng hoá thực tế CHXD phải tiến hành kiểm kê Mặc khác, áp dụng hình thức khốn chi phí cho CHXD cơng ty không theo dõi công nợ khách hàng CHXD Do vậy, dễ xảy hành vi gian lận thời điểm thay đổi giá khơng kiểm kê tức thời Vì CHXD vịi bơm chƣa tích hợp với phần mềm, việc kiểm kê/ thay đổi giá bán/ giao nhận ca bán hàng cửa hàng thực thủ công Mặc khác, lúc nhập hàng từ lái xe, cửa hàng ký xác nhận lƣợng hàng trực tiếp hóa đơn GTGT nhà cung cấp, sau theo dõi thủ cơng vào sổ riêng thẻ kho loại, biên giao nhận để làm phiếu nhập kho theo dõi Tại CHXD, phát sinh hao hụt lƣu trữ, cơng ty có qui đinh định mức hao hụt cho loại hàng, nhiên, hàng tháng cửa hàng tự tính tay cập nhật vào báo cáo Trên VPCT, kế tốn thƣơng mại phải tính tốn thủ cơng lại lƣợng hao hụt lần trƣớc đơn giá, ghi nhận giá vốn Đối với hoạt động dịch vụ vận tải Xí nghiệp vận tải theo dõi xe đi, xe theo chuyến hàng, lƣợng hàng vận chuyển cho khách hàng theo dõi hình thức thủ cơng Do vậy, có thay đổi điểm đổ, lái xe báo công ty để thống với khách hàng, bổ sung thêm thông tin số km phát sinh vào hóa đơn Khơng có Luan van 50 đối chiếu số liệu lái xe, lƣợng hàng, điểm đổ hay lệ phí đƣờng chuyến xí nghiệp vận tải với phịng kế toán Với phần mềm tại, kế toán vận tải vất vả từ khâu cập nhật lại mã đƣờng phát sinh, cự ly, nhập tay đơn giá cho tuyến đƣờng khách hàng vận tải Hơn nữa, phần mềm không hỗ trợ việc đối chiếu số liệu khách hàng vận tải, kế toán phải thực đối chiếu thủ công, thời gian, hiệu khơng cao 2.3.2 C u trìn ung ứng Việc tổ chức thơng tin quy trình cung ứng thực ghi nhận giao dịch nhập, mua hàng, quản lý kho theo luồng quy trình từ yêu cầu mua hàng, đơn đặt mua hàng, hợp đồng… a Quy trình mua hàng hố xăng dầu tốn Đầu năm, Cơng ty ký hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp việc mua bán xăng dầu Do vậy, lần nhu cầu mua hàng phòng kinh doanh cân đối, tính tốn khả kinh doanh cửa hàng có đơn hàng bán bn, lập u cầu mua hàng gửi nhà cung cấp Lái xe tới kho lấy hàng (nhận hóa đơn GTGT), chở hàng cửa hàng thẳng khách hàng (xác nhận giao nhận) Đội xe gửi hồ sơ cho Công ty hạch tốn chứng từ Phịng kinh doanh nhập liệu hàng mua vào, cân đối báo số tiền cần phải lên phòng kế tốn tốn hình thức chuyển khoản, giảm cơng nợ phải trả nhà cung cấp Trong quy trình này, phịng kế tốn khơng theo dõi tức thời công nợ phải trả nhà cung cấp mà đợi giá trị hàng mua vào nhà cung cấp phòng kinh doanh cập nhật đổ liệu lên Do vậy, dễ xảy trƣờng hợp chuyển thừa tiền cho nhà cung cấp Vì cuối tháng, liệu đổ phịng kế tốn, kiểm tra, đối chiếu Dữ liệu đầu vào quy trình: Hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, giấy báo nợ, phiếu chi Luan van 51 Dữ liệu đầu quy trình: bảng kê chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, báo cáo chi tiết cơng nợ b Quy trình mua vật tư, phụ tùng, săm lốp, bình điện tốn Khi có phận có yêu cầu mua vật tƣ, phụ tùng… Cán phòng Kinh doanh kỹ thuật lập tờ trình, trình lên lãnh đạo cơng ty xét duyệt Căn vào tờ trình, cán phịng kinh doanh kỹ thuật tiến hành khảo giá, ký hợp đồng, đặt hàng Nếu tạm ứng trƣớc, hợp đồng, báo giá kèm giấy đề nghị tạm ứng sau ký duyệt chuyển lên phịng kế tốn để tốn Sau hàng về, cán mua hàng nhận bàn giao hàng cho phận đề xuất Sau đó, chuyển tồn hồ sơ lên phịng kế tốn hạch tốn, theo dõi tốn Quy trình xảy vật tƣ, phụ tùng giá trị nhỏ, không thƣờng xuyên Tuy nhiên, việc mua săm lốp, bình điện đầu năm, Cán phịng kinh doanh kỹ thuật khảo giá, lập hợp đồng với nhà cung cấp Hằng tháng, dựa vào định mức, số km chạy thực tế cán kỹ thuật tự cân đối tiến hành đặt mua săm lốp, bình điện Căn vào hóa đơn săm lốp kế tốn tốn cho nhà cung cấp theo tháng Việc theo dõi nhập xuất săm lốp, bình điện giao cho cán chuyên trách theo dõi dựa định mức xe, hàng tháng, cán tổng hợp chứng từ xuất săm lốp cho xe, hóa đơn đƣa lên phịng kế toán hạch toán Dữ liệu đầu vào: Hợp đồng kinh tế, tờ trình, hóa đơn GTGT, báo giá, biên giao nhận, giấy báo nợ, phiếu chi Dữ liệu đầu ra: Bảng kê chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, báo cáo chi tiết công nợ c Nhận xét tổ chức thơng tin kế tốn chu trình cung ứng Việc kiểm tra đối chiếu phận có u cầu mua hàng với kế tốn: Vật tƣ đặt mua nhập kho khơng có đối chiếu với đơn đặt hàng nhằm xác định xác số lƣợng yêu cầu Việc mua vật tƣ, cấp vật tƣ chƣa đƣợc kiểm soát chặt chẽ, hầu nhƣ Luan van 52 khoán hết việc mua vật tƣ cho cán chuyên trách phòng kinh doanh kỹ thuật Bộ phận kế toán theo dõi sổ sách cuối tháng, chƣa thể theo dõi kịp thời đƣợc lƣợng săm lốp mua vào, xuất cấp cho lái xe có thực tế hay khơng Vì tồn liệu săm lốp theo dõi riêng phòng kỹ thuật, cuối tháng chuyển chứng từ lên phịng kế tốn, khó khăn khơng nhỏ cơng tác quản lý đặc biệt chi phí phát sinh Dữ liệu phịng ban chồng chéo nhau, khơng hiệu quả, cơng việc phịng kế tốn dồn cuối tháng 2.3.3 C u trìn uyển đổ Tại Cơng ty, thực trạng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn chu trình chuyển đổi đƣợc thể qua quy trình sau: quy trình quản lý nhân tiền lƣơng, quy trình tập hợp chi phí, tính giá thành dịch vụ vận tải a Quy trình quản lý nhân tiền lương Đối với phận trực tiếp Xăng dầu: Công ty tổ chức tính lƣơng cách khoản chi phí lƣơng 115 đồng/ lít xăng dầu 70% lãi gộp với việc kinh doanh dầu mỡ nhờn Hằng tháng CHXD vào lƣợng hàng bán lên bảng lƣơng khoản phải nộp gửi phòng Tổ chức tổng hợp kiểm tra, ký duyệt, nhập liệu vào excel theo dõi Sau đó, gửi bảng lƣơng CHXD lên phịng kế tốn để lƣu trữ, theo dõi, kiểm tra Đồng thời, vào bảng lƣơng đƣợc duyệt, kế toán toán hạch toán vào máy, toán lƣơng cho ngƣời lao động Vận tải: Hàng ngày, xí nghiệp vận tải tiến hành kiểm tra, chấm cơng cho lái xe Cuối tháng, vào bảng chấm cơng từ xí nghiệp vận tải, bảng lƣơng sản phẩm từ kế tốn vận tải in ra, phịng tổ chức tiến hành nhập liệu thủ công lên bảng lƣơng cho lái xe Sau ký duyệt gửi cho phịng kế toán kiểm tra, toán Luan van 53 Đối với phận gián tiếp Đầu tháng, phòng tổ chức tổng hợp nhận chứng từ (Bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ) từ phận Căn vào chứng từ kế toán tiến hành lập Bảng toán tiền lƣơng cho phận gián tiếp Sau đó, vào Bảng tốn tiền lƣơng, phận lập bảng phân bổ tiền lƣơng cho ngƣời lao động phận Sau đó, chuyển lên phịng kế tốn hạch tốn, theo dõi, tốn Các liệu đầu vào: bảng chấm công, báo cáo xuất bán CHXD, phiếu chi, phiếu báo làm thêm giờ, giấy nghỉ phép, bảng lƣơng Các liệu đầu ra: sổ 334 b Quy trình tập hợp chi phí, tính giá thành dịch vụ vận tải Những chi phí liên quan để tính giá thành vận tải: Chi phí trực tiếp: Chi phí nhiên liệu tiêu hao (Tính theo định mức khoán nhiên liệu tiêu hao đơn giá thực tế xuất kho), tiền lƣơng, tiền công khoản phụ cấp, trích theo lƣơng lái xe trực tiếp, nguyên vật liệu, săm lốp, bình điện, phụ tùng, khấu hao, sửa chữa, bảo hiểm, độc hại, phí đƣờng bộ, đăng kiểm, chi phí tiền khác Chi phí gián tiếp bao gồm chi phí bán hàng quản lý doanh nghiệp: chi phí tiền lƣơng khoản trích theo lƣơng phận quản lý, nhiên liệu xe con, khấu hao, sửa chữa, cơng cụ dụng cụ, mua ngồi khác Kế toán tổng hợp vào bảng tiền lƣơng khoản trích theo lƣơng, bảng khấu hao tài sản cố định, toán nhiên liệu, báo cáo nhập xuất vật tƣ, chứng từ liên quan kế toán viên hạch toán, đƣa sang tiến hành kiểm tra, đối chiếu lên bảng tính giá thành excel Dữ liệu đầu vào: bảng tính lƣơng, bảng khấu hao, hóa đơn GTGT, tốn nhiên liệu…; Dữ liệu đầu ra: bảng tính giá thành dịch vụ vận tải Luan van 54 c Nhận xét tổ chức thơng tin kế tốn chu trình chuyển đổi Dữ liệu theo dõi riêng phòng ban, phòng tổ chức tổng hợp khơng theo dõi kịp thời tình trạng làm việc lái xe (nghỉ chờ việc xe hƣ, ) để tính lƣơng, bảo hiểm phù hợp Tồn khoản liên quan đến bảo hiểm phòng tổ chức tổng hợp theo dõi, hàng tháng thông báo nộp từ bảo hiểm xã hội quận báo về, gửi trực tiếp lên phịng kế tốn để tốn Tại phịng kế tốn hạch tốn trả, thu bảo hiểm bảng lƣơng, chƣa kiểm tra đƣợc số liệu Khi cần Phòng tổ chức theo dõi thủ cơng, tổng hợp in gửi lên phịng kế tốn Phịng tổ chức tổng hợp theo dõi thuế thu nhập cá nhân từ tiền công tiền lƣơng từ bảng lƣơng phịng tổng hợp, cần thơng tin để toán thuế thu nhập cá nhân từ đầu tƣ vốn (tiền lãi vay, cổ tức, nhân công thuê ngồi, chuyển nhƣợng cổ phiếu ) phải lấy thơng tin từ phịng kế tốn để thống kê thủ cơng lại Hệ thống định mức chi phí đƣợc xây dựng để phục vụ cho việc tính giá thành vận tải, điều động cung ứng nhiên liệu cho xe, việc xuất nhiên liệu, xuất săm lốp, sửa chữa xe mang tính chủ quan, chƣa có phần mềm cập nhật theo dõi ngày, việc cân đối chi phí hợp lý, khó kiểm sốt chi phí định kinh doanh Kiểm tra giám sát chi phí Công ty dừng lại mức nắm đƣợc kết hoạt động sản xuất kinh doanh vào cuối quý, cuối năm Công ty chƣa xây dựng ban hành quy chế quản lý thu chi, quy chế kiểm soát nội bộ, chƣa có giải pháp hợp lý để kiểm sốt chi phí để hạn chế rủi ro hoạt động sản xuất kinh doanh 2.3.4 Chu trình tài a Hoạt động huy động vốn Việc huy động vốn phải đƣợc thực sở nghiên cứu, đánh Luan van 55 giá thực trạng hiệu kinh doanh phƣơng án huy động vốn đƣợc HĐQT phê duyệt theo thẩm quyền Vốn huy động đƣợc sử dụng vào mục đích sản xuất kinh doanh đầu tƣ tài sản cố định, không đƣợc sử dụng vào mục đích khác, trừ trƣờng hợp có định khác HĐQT, theo đó: huy động vốn ngắn hạn tổ chức tín dụng, cá nhân tổ chức kinh tế khác đƣợc sử dụng vào mục đích bổ sung nguồn vốn lƣu động Công ty Huy động vốn để đầu tƣ, xây dựng CHXD, mua sắm trang thiết bị máy móc… mang tính chất trung, dài hạn đƣợc sử dụng nguồn vốn huy động trung dài hạn Ngồi ra, Cơng ty cịn huy động vốn từ nguồn tín dụng thƣơng mại chiếm dụng vốn từ công nợ phải trả nhà cung cấp xăng dầu đầu mối Đối với hoạt động huy động vốn từ nguồn vay ngân hàng, vay cá nhân, kế toán ngân hàng phải theo dõi khoản vay, kiểm tra, đáo hạn, trả gốc vay, lãi định kỳ b Hoạt động đầu tư mua sắm TSCĐ Tại cơng ty chủ yếu đầu tƣ chính: mua sắm phƣơng tiện vận tải sửa chữa CHXD Các kế hoạch đầu tƣ, xây dựng mua sắm TSCĐ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc thông qua đại hội đồng cổ đông năm Ban giám đốc định đầu tƣ giá trị TSCĐ dƣới tỷ, cịn phải trình lên HĐQT xét duyệt Sau đƣợc xét duyệt tiến hành lập tổ khảo sát: tiến hành khảo sát, tham khảo, lựa chọn nhà cung cấp Khi ban giám đốc tổ khảo sát lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành ký hợp đồng bảng dự toán sửa chữa CHXD Gửi tồn hồ sơ lên phịng kế tốn kiểm tra tốn, hạch tốn Khi hồn thành, lập biên bàn giao xác nhận việc đầu tƣ mua sắm TSCĐ hồn tất Kế tốn tập hợp, theo dõi tăng TSCĐ năm để làm tính khấu hao Tại Cơng ty chƣa có văn quy định cụ thể quy trình xét duyệt mua sắm đầu tƣ TSCĐ Luan van 56 c Hệ thống báo cáo Chỉ xây dựng hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo cho hoạt động kinh doanh Hệ thống phần mềm chƣa có mẫu báo cáo quản trị phục vụ việc đánh giá hiệu sử dụng nguồn vốn hay xây dựng kế hoạch ngắn hạn dài hạn hoạt động đầu tƣ huy động vốn, xây dựng chiến lƣợc sách kinh doanh phù hợp Khi cần báo cáo quản trị thƣờng phải thống kê thủ cơng excel nhƣ: báo cáo phân tích lãi lỗ theo loại kinh doanh theo khách hàng, báo cáo theo dõi chi phí kiểm sốt chi phí dựa định mức, báo cáo lực vận tải, bảng tính giá thành xăng dầu, vận tải, báo cáo vận tải theo nhà cung cấp (Phụ lục 4) d Nhận xét tổ chức thông tin kế tốn chu trình tài Cơng tác đầu tƣ đƣợc trọng đảm bảo hệ thống thiết bị, phƣơng tiện đồng để thực nhiệm vụ sản xuất làm tăng lực sản xuất Ngồi ra, Cơng ty trọng đến cơng tác huy động vốn, sử dụng khai thác hiệu TSCĐ Chƣa có báo cáo quản trị phân tích chi phí, lợi nhuận (lãi/ lỗ) theo đối tƣợng cấu trúc tổ chức (Phòng ban, kho, cửa hàng) theo chiều phân tích (nhóm hàng, mặt hàng, phƣơng thức bán hàng, khách hàng …), để từ hoạch định chiến lƣợc, kế hoạch quản trị tối ƣu 2.4 NHẬN DIỆN NHU CẦU THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY Với mục tiêu hồn thiện HTTTKT Công ty theo định hƣớng ERP, bên cạnh việc đánh giá thực trạng HTTTKT Công ty, tác giả thực vấn chuyên sâu phận chức công ty nhằm nhận thức rõ thực trạng HTTTKT, nhu cầu sử dụng thông tin kế tốn Cơng ty nhƣ cần thiết cung cấp thơng tin kế tốn xuất phát từ nhu cầu Luan van 57 2.4.1 Mụ t đố tƣợng vấn Mục tiêu vấn: Tìm hiểu thực tế nhu cầu sử dụng thơng tin kế toán phận chức liên quan Cơng ty nội dung thơng tin kế tốn cần cung cấp mục đích sử dụng thơng tin Đồng thời ghi nhận đánh giá ngƣời vấn thực trạng tổ chức thông tin kế tốn Cơng ty Để đảm bảo mục tiêu vấn, nội dụng vấn đƣợc tác giả chuẩn bị sẵn (Phụ lục 5) Đối tượng vấn: Cấp quản lý phận, đơn vị có liên quan đến việc sử dụng thơng tin kế tốn: Phịng kinh doanh kỹ thuật, phòng tổ chức tổng hợp, Các CHXD, Xí nghiệp vận tải nhân viên phận Kế tốn - Tài Danh sách thơng tin đối tƣợng vấn gồm cán quản lý phòng Kinh doanh kỹ thuật, XNVT, CHXD, Tổ chức tổng hợp cán thuộc phịng kế tốn tài (Phụ lục 6) 2.4.2 P ƣơng p áp vấn Bằng phƣơng pháp vấn chuyên sâu đƣợc thực vào thời điểm thích hợp với ngƣời tham gia vấn Ngồi thơng tin ngƣời vấn, tác vấn trực tiếp đối tƣợng liên quan để xác định nhu cầu sử dụng thơng tin kế tốn mục đích sử dụng thơng tin, đánh giá thực trạng HTTTKT Trong q trình vấn, tác giả thực việc ghi chép lại nội dung vấn, sau tiến hành tổng hợp lại kết vấn (Phụ lục 7) (Phụ lục 8) 2.4.3 Kết p ỏng vấn a Đánh giá thực trạng HTTTKT Công ty Kết vấn lấy ý kiến cấp quản lý phận kinh doanh, vận tải, nhân cho thấy HTTTKT phải sử dụng thủ công nhiều, quy trình ln chuyển chứng từ cịn rời rạc, độc lập phịng ban, có Luan van 58 trùng lắp phận, thực lại công việc, thu thập, báo cáo công việc Thông qua kết vấn nhân viên phịng kế tốn vấn trực tiếp cho thấy rõ hơn, có phần mềm nhƣng việc theo dõi chứng từ thực thủ công Phần lớn báo cáo thực thủ công, theo dõi riêng file, file chƣa đƣợc liên kết với chặt chẽ kết báo cáo, có báo cáo trùng lắp phần hành Kết báo cáo thƣờng bị chậm trễ thơng tin từ phịng ban khác cung cấp cho phịng kế tốn chậm, khơng xác với thực tế phát sinh Tất ý kiến mong muốn hồn thiện HTTTKT hành để giúp cơng việc đƣợc thực tốt giảm bớt khối lƣợng cơng việc mà kế tốn đảm nhiệm b Nhu cầu sử dụng thông tin phận Qua kết vấn việc vấn trực tiếp cấp quản lý phận liên quan nhân viên phịng kế tốn cho thấy phận liên quan cần thơng tin từ kế tốn xác, kịp thời để kiểm soát hàng hoá, điều phối xe…đặc biệt thời điểm thay đổi giá, điều hàng hóa gấp nhƣ cần thơng tin nhanh chóng để đƣa định bán hàng, đầu tƣ kịp thời Bên cạnh đó, phận kế tốn cần thơng tin chuẩn xác, nhanh chóng từ phận kinh doanh, cửa hàng, vận tải, nhân nhƣ lƣợng hàng tồn, hàng mua vào để quản lý công nợ, hàng hóa; chuyến vận tải, lƣợng nhiên liệu, săm lốp xuất…để kiểm soát quản lý điều chỉnh, cân đối chi phí Nhằm có nhìn rõ hơn, tác giả xin đƣa so sánh thực trạng cung cấp thông tin nhu cầu sử dụng thơng tin kế tốn Công ty (Bảng 2.3) từ kết vấn thực trạng tìm hiểu Nhƣ vậy, qua kết vấn thấy rõ HTTTKT khơng có kiểm tra đối chiếu liệu phịng ban khác với phận kế tốn dẫn đến thông tin chậm lại, dễ xảy sai sót báo cáo chậm trễ, Luan van 59 khơng xác Đồng thời, thơng tin đến phận kế tốn chậm, số lƣợng cơng việc tập trung phịng kế tốn lớn thơng tin đơi khơng đƣợc kiểm tra, đối chiếu làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng thơng tin, chất lƣợng báo cáo Trong đó, nhu cầu ngày cao thơng tin địi hỏi phải kịp thời nên, đặt yêu cầu việc tổ chức thơng tin địi hỏi chi tiết, nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu cấp thiết, việc hồn thiện HTTTKT để ứng dụng lên đƣợc công nghệ cao cấp điều mà nhà quản trị cấp cao Công ty quan tâm tìm hiểu Vì tất mong muốn quy trình hoạt động Cơng ty thống với nhằm dễ quản lý, theo dõi tiết kiệm thời gian, chi phí Bảng 2.3 Bảng so sánh nhu cầu thơng tin kế tốn thực trạng cung cấp thông tin phận liên quan Công ty Stt Bộ p ận N u ầu t ông t n ế tốn Sản luợng tồn kho xác, Phòng kịp thời CHXD để cân Kinh đối đặt hàng, đặc biệt vào doanh thời điểm thay đổi giá kỹ thuật Số công nợ khách hàng để định đơn đặt hàng cho khách hàng bán buôn Luan van T ự trạng ung ấp Chƣa có hệ thống đo đếm tự động, liên kết, truyền liệu tức thời từ CHXD VPCT Tại CHXD tự kiểm kê chốt số lƣợng hàng Phòng dựa vào số CHXD báo mà đặt hàng Trong phòng kinh doanh cần thông tin chi tiết, kip thời cho chuẩn loại theo CHXD Thông tin đƣợc phận kế tốn cung cấp thƣờng chậm, khơng kịp thời 60 Stt Bộ p ận N u ầu t ông t n ế toán T ự trạng ung ấp Kế tốn vận tải cung cấp hành Thơng tin hành trình xe để trình cho xe, sau đối chiếu cán kỹ thuật tính tốn cấp khách hàng vận tải để tính săm lốp, bình điện cho lái xe doanh thu, lên hành trình cho lái xe Thơng tin cơng nợ nhà Khi có u cầu tình hình cung cấp (săm lốp, bình điện, cơng nợ nhà cung cấp vật tƣ…) để cần nhu cầu kế toán cung cấp mua hàng Kế hoạch mua sắm đầu tƣ Căn kế hoạch năm đại xây dựng, lý tài sản cố hội đồng cổ đông hàng năm định (xe vận chuyển, thơng qua, phịng kế tốn lên CHXD…) để tìm kiếm nhà chi tiết kế hoạch đầu tƣ gửi cung cấp, xếp hoạt động ban giám đốc, phòng ban kinh doanh liên quan Đƣợc kế tốn tốn in Thơng tin khoản tiền tạm từ phần mềm cung cấp, phòng ứng CBCNV để trừ trực thống kê cập nhật thủ công lên tiếp bảng lƣơng bảng lƣơng, dễ sai sót Thơng tin tổng quỹ lƣơng, khoản trích theo Phịng lƣơng(BHXH,BHYT,KPCĐ) Tổ để thơng kê, lên báo cáo tổng chức hợp, kế hoạch lƣơng cho Phòng kế tốn in khơng tổng phận Ngồi ra, hàng quý kết xuất đƣợc sang excel để hợp cần thơng tin đồn phí chuyển, phận tổ chức cơng đồn để trích nộp lên nhận phải cập nhật lại, tốn thời cơng đồn cấp gian, dễ sai sót Thơng tin tiền thuế thu nhập cá nhân từ đầu tƣ vốn, lƣơng để toán thuế TNCN quý Luan van 61 Stt Bộ p ận N u ầu t ông t n ế tốn Thơng tin mua xe mới, lý xe để phịng có kế hoạch xếp điều phối hoạt động Xí nghiệp Thơng tin hành trình xe, vận tải tốn nhiên liệu để tính tốn cấp dầu cho xe Thơng tin tình hình cơng nợ khách hàng vận tải Thông tin tiền chuyển khách hàng CHXD chuyển khoản trực tiếp tài Cửa khoản công ty để đổ hàng cho hàng khách xăng Thông tin khoản bù dầu trừ lƣơng, chi phí khác…để tính tốn Thơng tin giá bán, hao hụt Luan van T ự trạng ung ấp Hệ thống phần mềm kế tốn khơng kết nối với XNVT nên thông tin thƣờng thông báo đƣợc in file cứng, cập nhật có yêu cầu Số phát sinh thƣờng cuối tháng kế toán thƣơng mại in gửi cho CHXD, tháng CHXD có nhu cầu liên hệ lên kế toán cập nhật, nhiên thƣờng chậm, không tức thời 62 KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong nội dung chƣơng 2, tác giả tìm hiểu thực trạng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Công ty Cổ Phần Thƣơng mại Vận tải Petrlomiex Đà Nẵng, tập trung nghiên cứu thực tế thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng tốn, chu trình chuyển đổi chu trình tài Từ đó, nhận thấy bất cập cịn tồn HTTTKT Cơng ty Bên cạnh đó, tiến hành vấn chuyên sâu quản lý phận, đơn vị nhân viên phịng kế tốn tài để tìm hiểu mối quan hệ thơng tin phận kế toán với phận chức khác nhƣ có nhìn rõ nhu cầu thơng tin kế tốn phận Với thực tế nhu cầu thơng tin kế tốn thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty với tìm hiểu hệ thống ERP, luận văn đƣa giải pháp hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hƣớng ERP phần trình bày chƣơng nhằm giúp cho hoạt động then chốt công ty vận hành thực tốt vai trị nhiệm vụ Luan van 63 CHƢƠNG ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CƠNG TY Thơng tin kế tốn cung cấp có vai trị tổng hợp tồn hoạt động kinh tế diễn hàng ngày doanh nghiệp dù phận hay khối chuyên môn nào, thơng tin kế tốn họ quan trọng Qua đánh giá thực trạng HTTTKT kết vấn chƣơng nhận thấy nhu cầu thông tin đơn vị chƣa đáp ứng đòi hỏi chi tiết nhanh chóng, xác Việc thực chuyển giao thông tin, xét duyệt thủ công quy trình chƣa đƣợc chuẩn hóa rõ ràng Các quy trình doanh thu, chi phí hoạt động mang tính thủ cơng, đơn lẻ phận chƣa có liên kết chặt chẽ để tận dụng trao đổi thơng tin cho Với tình hình thực tế nay, thay đổi giá xăng dầu liên tục cạnh tranh thị trƣờng vận tải, đòi hỏi hoạt động phận, phòng ban đƣợc diễn nhịp nhàng, đồng hiệu cơng việc cao Từ đó, nhà quản trị kiểm sốt doanh thu, tính tốn cân đối chi phí xem xét, đƣa định đầu tƣ, khai thác tối đa nguồn lực doanh nghiệp Tuy nhiên, HTTTKT Công ty chƣa đáp ứng nhu cầu thông tin kế tốn nhanh chóng, kịp thời, chuẩn xác Do vậy, giải vấn đề cấp bách nay, việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ERP giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp giải tình trạng trễ thơng tin, kiểm sốt vật tƣ chi phí khác, theo dõi tình hình cơng nợ kịp thời q trình sản xuất kinh doanh, tăng liên Luan van 64 kết, chia sẻ thơng tin phận Ngồi ra, việc cung cấp báo cáo có độ tin cậy cao giúp nâng cao vị Công ty cổ đông, nhân viên nhƣ khách hàng, tổ chức bên doanh nghiệp Đây giải pháp toàn diện việc ứng dụng ERP mang lại cho doanh nghiệp nhiều hội từ ứng dụng đó, cụ thể thứ nhất, Vì ERP phần mềm quản lý theo quy trình, tồn thơng tin đƣợc liên kết với đƣợc kiểm tra liên tục giúp cho phận nhƣ ban lãnh đạo có đƣợc thơng tin kịp thời xác đa dạng theo nhiều chiều, nhiều góc cạnh thay trƣớc thông tin đƣợc quản lý rời rạc, chồng chéo gây khó khăn cập nhật thơng tin Đồng thời việc quản lý theo quy trình giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực vật lực ERP cịn giúp Cơng ty tiết kiệm chi phí thời gian, cụ thể nhƣ việc lƣu trữ liệu, tất hoạt động đƣợc thực hệ thống mạng, trình ký, xét duyệt, chấp nhận, đề nghị đƣợc thực qua hệ thống mạng nội nên phần giảm bớt giấy tờ không cần thiết phải lƣu trữ, tiết kiệm diện tích kho tiết kiệm thời gian phải quản lý kho chứng từ Ngồi ra, ERP cịn giúp thay đổi tƣ làm việc ngƣời, tạo văn hóa làm việc cơng ty tính cẩn thận, chịu trách nhiệm tuân thủ Thứ hai, sử dụng ERP giúp doanh nghiệp quản lý tồn diện hơn, cịn phƣơng thức quản lý hữu hiệu cho doanh nghiệp, đặc biệt với Công ty, hệ thống CHXD nằm rải rác, việc sử dụng ERP, thông tin từ chi nhánh, từ VPCT kiểm tra đối chiếu, phát vấn đề bất thƣờng để kịp thời xử lý Thứ ba, sử dụng ERP, bút toán hạch toán đƣợc theo dõi chi tiết cấp nhỏ nhất, giúp cho việc quản lý đƣợc cụ thể chi tiết Việc hạch toán đƣợc thực lần chỉnh sửa, nhƣ muốn chỉnh sửa thực cách sử dụng bút toán đảo Điều giúp nâng cao ý thức nhân viên, tính cẩn thận, chịu trách nhiệm…hình thành văn hóa làm việc cho Luan van 65 Công ty Thứ tư, với ERP báo cáo quản trị đƣợc cập nhật, giúp cho nhà quản trị có đƣợc nhìn đắn tình hình hoạt động doanh nghiệp, thay nhƣ trƣớc phải chờ tập hợp đầy đủ liệu vào phần hành kế tốn sau tổng hợp phân tích thủ cơng báo cáo ERP tự phân tích cho kết sơ trƣớc phịng Kế tốn cung cấp báo cáo chi tiết hơn, giúp tiết kiệm thời gian có định kịp thời Hơn nữa, Tập đồn áp dụng thành cơng chƣơng trình quản trị nguồn lực doanh ERP Với điều kiện này, bắt đầu năm 2018, Tập đồn có lộ trình triển khai hố đơn điện tử Nằm xu Cơng ty sử dụng hoá đơn điện tử thời gian tới Do vậy, việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hƣớng ERP điều tất yếu 3.2 ĐỊNH HƢỚNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY Với định hƣớng phát triển Công ty nay, việc ứng dụng hệ thống thông tin đại, đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết nâng cao lực cạnh tranh việc ứng dụng hệ thống ERP định hƣớng khơng xa Cơng ty có kế hoạch để triển khai thời gian tới Nhƣng trƣớc tiên để vận hành hệ thống đại phải có cải cách từ giai đoạn ban đầu cơng việc phải hoàn thiện HTTTKT để phù hợp với việc ứng dụng ERP Do vậy, tác giả đƣa định hƣớng ứng dụng ERP Đó tìm kiếm giải pháp ERP phải có khả hồn tồn đáp ứng đƣợc yêu cầu, hạn chế đề cập nay,ho phép quản trị lĩnh vực hoạt động cơng ty, ví dụ nhƣ: tài kế toán, kho hàng, phận mua hàng, phận bán hàng, vận tải, quản lý cửa hàng,… Ngoài phải có khả tối ƣu hóa quy trình nghiệp vụ Luan van 66 đƣợc chuẩn hóa, tối ƣu hóa việc trao đổi thơng tin cách đồng hệ thống kinh doanh sản xuất toàn Cơng ty Các tiêu chí đặt cụ thể: - Phục vụ tốt yêu cầu tác nghiệp, điều hành, định cấp quản lý đáp ứng đầy đủ u cầu nghiệp vụ: kế tốn tài chính, kế toán quản trị, mua hàng, bán hàng, kho hàng Tập trung vào nghiệp vụ quản lý kinh doanh vận tải xăng dầu, bán lẻ xăng dầu Hỗ trợ công tác điều hành, định cấp quản lý, đặc biệt VPCT - Tập trung chia sẻ thông tin phận liên quan công ty: liệu nhập lần Chia sẻ cho tất phận liên quan (các phòng ban/cửa hàng) Tích hợp ln chuyển thơng tin Ln chuyển thơng tin xác, kịp thời phận Giảm thiểu thủ tục giấy tờ - Cung cấp báo cáo tức thời: việc nhập giao dịch in báo cáo đảm báo tính tức thời (online) Loại bỏ sai lệch, chậm trễ hệ thống phân tán thời Có chế kiểm sốt tiến trình cơng việc Phân định trách nhiệm cơng việc để kiểm soát Hỗ trợ lãnh đạo giám sát tiến trình cơng việc - Đảm bảo tính bảo mật: Bảo mật thông tin phận Bảo mật thông tin quy trình Đảm bảo tính minh bạch Phân quyền quản lý hạch tốn Lƣu vết thơng tin liệu đƣợc nhập mới/ sửa/ xóa - Phù hợp với định hƣớng phát triển công ty: Khả đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ dịch vụ tƣơng lai HTTTKT phải phù hợp để ứng dụng đƣợc hệ thống ERP Phù hợp đƣợc hiểu HTTTKT cần đảm bảo đầy đủ sở hạ tầng, máy móc, thiết bị, hệ thống mạng, khả ứng dụng công nghệ thông tin ngƣời phải đáp ứng đầy đủ kiến thức để vận hành hệ thống ERP Bên cạnh cịn phải phù hợp mặt quy trình kinh doanh, quy trình phải đảm bảo đáp ứng đƣợc yêu cầu hệ thống ERP, không quy trình hoạt Luan van 67 động kế tốn mà tồn quy trình sản xuất kinh doanh tham gia vào hệ thống ERP, quy trình trƣớc tiên cần phải phù hợp vận hành ERP hiệu Tóm lại, công tác chuẩn bị trƣớc tiên để ứng dụng hệ thống ERP cần phải hồn thiện lại quy trình hoạt động, bên cạnh Ban lãnh đạo cơng ty ban hành quy định, sách để hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn Thay đổi văn hóa doanh nghiệp tƣ nhân viên Ngày nay, ERP giải pháp công nghệ quản lý đƣợc nhiều doanh nghiệp quan tâm Do đặc điểm ERP liên quan đến toàn doanh nghiệp, nên, tác động cá nhân ảnh hƣởng đến tất hệ thống, Vì vậy, để đảm bảo tính kiểm sốt nhƣ mức độ an tồn liệu, trách nhiệm ngƣời cần đƣợc quy định văn cụ thể Việc ứng dụng hệ thống ERP nhƣ thành cơng đem lại nhiều lợi ích cho Cơng ty Nhƣng để ứng dụng thành cơng vấn đề chi phí vấn đề Công ty cần quan tâm 3.3 ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP 3.3.1 Thiết kế tập tin danh mục Từ thực trạng Cơng ty chƣa có thống thơng tin danh mục từ điển, danh mục không đƣợc khai báo mức độ chung tồn cơng ty mà khai báo riêng đơn vị nên khó khăn tổng hợp thông tin, quản lý cho đối tƣợng thơng tin tồn Cơng ty Do Cơng ty cần hệ thống hóa lại danh mục tập tin để tổng hợp thơng tin, giúp theo dõi quản lý hoạt động kinh doanh đƣợc dễ dàng, hợp lý theo đặc thù riêng Qua tìm hiểu thực trạng, tham khảo tài liệu phần mềm quản lý đơn vị thành viên xăng dầu thuộc Tập đoàn triển khai, tác giả xin đề xuất giải pháp hoàn thiện tập tin danh mục chung Công ty Luan van 68 Bảng 3.1 Bảng mô tả tập tin danh mục chung Cơng ty STT TÊN TẬP TIN THUỘC TÍNH NỘI DUNG QUẢN LÝ BỘ PHẬN QUẢN LÝ Khách hàng Mã khách hàng, Tên khách, Mã số thuế, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Số ngày hạn mức, Hạn mức tín dụng , Trạng thái Quản lý theo đối tƣợng khách hàng theo hoạt động Phịng Kế tốn tài Nhà cung cấp Tên nhà cung cấp, Mã số thuế, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Xếp loại uy tín Quản lý theo đối tƣợng nhà cung cấp Phịng Kế tốn tài Cửa hàng Mã cửa hàng, Tên cửa hàng, Vùng giá , Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Hạn mức công nợ, Trạng thái Quản lý tiền, hàng, công nợ cửa hàng cho vùng giá bán Phòng Kinh doanh kỹ thuật Phòng ban Mã phịng, Tên phịng ban, cơng việc quản lý Quản lý theo phịng ban Phịng Kế tốn tài CBCNV Mã nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ, Điện thoại, Địa chỉ, Trạng thái Quản lý theo CBCNV Phịng Kế tốn tài Ngân hàng Mã ngân hàng, Tên ngân hàng, địa chỉ, Số tài khoản Quản lý theo ngân hàng Phịng Kế tốn tài Hàng hóa Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Mã nhóm hàng hóa, Đơn vị tính Quản lý theo loại hàng Phòng Kinh doanh kỹ thuật Khoản chi phí Mã phí, Tên khoản mục phí Quản lý theo khoản mục chi phí Phịng Kế tốn tài TSCĐ Mã tài sản, Tên TSCĐ, loại tài sản, phƣơng pháp khấu hao Quản lý theo loại TSCĐ Phịng Kế tốn tài Quản lý theo danh mục loại xe Phịng Kế tốn tài 10 Loại xe Mã loại xe, Tên loại xe 11 Phƣơng tiện Mã phƣơng tiện, Tên phƣơng tiện vận tải, Dung tích xe , Mã loại xe, Tên đăng ký, Trạng thái Quản lý theo xe Phịng Kế tốn tài 13 Tuyến đƣờng Mã đƣờng, Tên tuyến đƣờng, Cự ly, Phân loại đường Quản lý theo cự ly, loại đƣờng cho tuyến đƣờng XNVT Bên cạnh đó, Tác giả đề xuất thiết kế vài mã đối tƣợng mang tính đặc thù kinh doanh Cơng ty nhằm giúp ngƣời dùng dễ dàng theo dõi quản lý Mã hàng hóa: Việc tạo mã hàng hóa tƣơng tự với việc mã hóa phần mềm đơn vị xăng dầu trực thuộc Tập đoàn triển khai nhằm thuận tiện việc theo dõi đối chiếu hàng hóa xăng dầu nhƣ vận Luan van 69 chuyển Mã hàng hóa đƣợc thiết kế gồm ký tự theo quy tắc với M1: ký tự theo dõi nhóm hàng; M2: ký tự theo loại hàng hóa Mã nhóm hàng hóa/ Mã hàng hóa 11 0101 0101001 0101002 0101003 0201 0201001 0201002 0201003 0201004 0201005 … 0301 0401 0501 0601 0601001 0601002 0601003 0701 21 0801 0802 0803 … 31 1100 1400 1501 1801 … 83 1900 1700 Tên nhóm hàng hóa/ Tên hàng hóa Xăng dầu sáng Nhiên liệu bay Xăng máy bay Jet A1 TC-1 Nhiên liệu xăng Xăng Ron 92 Xăng Ron 95 Xăng Ron 97 Xăng E5 Ron 92 Xăng E10 Ron 92 Nhiên liệu pha chế Nhiên liệu hàng hải Nhiên liệu thắp sáng Nhiên liệu Diezen Do 0.25s Do 0.05s Do 0.5s Nhiên liệu đốt lò Dầu mỡ nhờn Dầu nhờn động Dầu nhờn truyền động Dầu nhờn công nghiệp Hàng hóa tổng hợp Khí gas Vỏ bình gas Bếp gas Vật tƣ PCCC Vật tư Vật tƣ, thiết bị hóa nghiệm Văn phịng phẩm Luan van 70 Mã nhóm hàng hóa/ Mã hàng hóa … 84 2001 1501 1801 85 91 9120 Tên nhóm hàng hóa/ Tên hàng hóa Thiết bị cột bơm Thiết bị TĐH đo bồn Thiết bị TĐH nhập xuất hàng Vật tƣ, thiết bị TĐH khác Công cụ dụng cụ Phôi thẻ, ấn Ấn bảo hiểm Mã phí: Nhằm thuận tiện việc quản lý, theo dõi khoản mục phí, tập hợp tính giá thành Mã phí đƣợc thiết kế gồm ký tự theo quy tắc với M1: ký tự nhóm chi phí; M2: ký tự, tăng dần loại chi phí Mã phí Tên khoản mục phí 10 Tiền lương 10001 Tiền lƣơng 10002 Tiền ăn ca 10003 BHXH … 11 Nguyên vật liệu,nhiên liệu 11001 Nguyên vật liệu 11002 Nhiên liệu 11003 Săm lốp 11004 Bình điện 11005 Phụ tùng … 12 Sửa chữa 13 Công cụ dụng cụ, bao bì 14 Khấu hao TSCĐ 15 Bảo hiểm 16 Bảo quản 16 Đo lường, kiểm định 17 Phí khoản lệ phí 18 Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giao dịch 19 Chi phí đào tạo, tuyển dụng 20 Chi phí văn phịng cơng tác 21 Chi phí dịch vụ mua ngồi … … Luan van 71 Mã nhóm khách vận tải: gồm ký tự, quản lý theo nhóm khách hàng vận chuyển Mã nhóm Tên nhóm khách vận tải A Tuyến KV5 B Tuyến Quảng Nam C Tuyến Quảng Ngãi D Tuyến Quảng Trị E Tuyến Bắc Tây Nguyên F Tuyến Lào G Tuyến khách khác … Mã đường: gồm ký tự theo quy tắc Với M1: ký tự nhóm khách vận tải; M2: ký tự kho nhận hàng (1: Kho Khuê Mỹ, 2: Kho Dung Quất ); M3: ký tự tăng dần theo tuyến đƣờng Ví dụ: A11001 có ý nghĩa mã đƣờng vận chuyển từ Kho Khuê Mỹ đến CHXD số khách hàng vận tải (Công ty xăng dầu Khu Vực V) 3.3.2 Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình Để sẵn sàng cho ứng dụng ERP doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình kinh doanh nghĩa xây dựng quy trình chuẩn, quy trình kế tốn cần thống với quy trình tồn doanh nghiệp Quy trình chuẩn phịng ban có gắn kết với nhau, chức khơng có chồng chéo với nhau, nhân bố trí hợp lý, báo cáo đảm bảo đƣợc cung cấp đầy đủ kịp thời chi phí đƣợc kiểm sốt chặt chẽ Việc hồn thiện quy trình xử lý thơng tin chuẩn có ý nghĩa quan trọng việc ứng dụng ERP thời gian tới Trong luận văn này, tác giả tập trung chuẩn hóa quy trình hai chu trình chu trình doanh thu (bán hàng thu tiền) chu trình cung ứng (mua hàng tốn), hai chu trình mấu chốt cho hoạt động kinh doanh Cơng ty a Đối với chu trình doanh thu Tác giả đƣa quy trình khai báo liệu khách hàng quy trình kiểm Luan van 72 sốt tín dụng nhằm quản lý tập trung thông tin sở cho quy trình bán hàng * Quy trình khai báo liệu khách hàng, hạn mức tín dụng Quy trình dùng để khai báo khách hàng thông tin liên quan cần quản lý vào hệ thống Thông tin khách hàng đƣợc quản lý tập trung cách có u cầu tạo khách hàng, tồn thông tin đƣợc đƣa VPCT để khai báo Việc đảm bảo tính xác thơng tin, thông tin đƣợc quản lý tập trung tránh trùng lặp dễ dàng cho việc quản lý Khi phát sinh nhu cầu khai báo thông tin khách hàng, Các đơn vị kiểm tra khách hàng hệ thống Trƣờng hợp có tồn hệ thống tiếp tục thực nghịêp vụ nhƣ bình thƣờng Nếu khơng tồn tại, gửi thông tin khách hàng, hạn mức theo mẫu gửi vể VPCT tạo thay đổi thông tin QT.01: Quy trình khai báo liệu khách hàng, hạn mức tín dụng P Kinh doanh kỹ thuật/ P Kế tốn tài Các đơn vị có u cầu Bắt đầu Kiểm tra khách hàng hệ thống Tồn tại? Khơng Có Gửi thơng tin khách hàng theo mẫu Thay đổi/tạo mới? Tạo Tạo khách hàng,khái báo hạn mức tín dụng Thay đổi Thay đổi/ sửa thông tin Thông báo mã khách hàng cho đơn vị/bộ phận Kết thúc Hình 3.1 Quy trình khai báo liệu khách hàng, hạn mức tín dụng Luan van 73 * Quy trình kiểm sốt tín dụng Đây quy trình kiểm tra tín dụng quản lý bán hàng Quy trình sử dụng kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng giao dịch bán hàng Trong trình thực đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng, phòng nghiệp vụ kết hợp với phịng Kế tốn xác định hạn mức tín dụng cho khách hàng Sau ký kết hợp đồng, phòng nghiệp vụ khai báo hạn mức tín dụng vào hệ thống Khác với hệ thống nay, Công ty theo dõi riêng, phịng nghiệp vụ đợi thơng tin từ phịng kế toán báo để xét duyệt P Kế toán Tài P Kinh doanh kỹ thuật QT.02: Quy trình kiểm sốt tín dụng Băt đầu Tạo đơn hàng Kiểm tra tín dụng Vượt hạn mức? Khơng Có Phê duyệt Chấp nhận Cập nhật tờ trình phê duyệt đơn hàng Thực giao hàng Kết thúc Không chấp nhận Quy trình thu tiền Hình 3.2 Quy trình kiểm sốt tín dụng * Quy trình bán bn xăng dầu Trong hoạt động bán buôn, Công ty áp dụng bán cho khách hàng bán buôn theo đơn bán mua đứt bán đoạn, giao hàng theo địa điểm khách hàng yêu cầu, đơn giá bán bao gồm cƣớc phí vận chuyển Do vậy, hoạt động bán buôn không phát sinh hao hụt vận chuyển, trƣờng hợp thiếu hụt hàng hoá lúc giao nhận, lái xe hoàn toàn chịu trách nhiệm Luan van 74 Tác giả hồn thiện quy trình bán bn, thay phịng kinh doanh xuất hố đơn GTGT chuyển cho phịng kế tốn kiểm tra, xuất cho khách hàng bán bn Trong quy trình này, xác định rõ đƣợc trách nhiệm phận, ghi nhận giao dịch xuất, bán hàng theo luồng quy trình từ hợp đồng, đặt hàng, xuất hàng, hoá đơn… liệu đƣợc tích hợp với kế tốn cơng nơ phải thu nahừm quản lý giá, đơn đặt hàng, khách hàng QT.03: Quy trình bán bn xăng dầu (giao hàng thẳng) Bắt đầu P Kinh doanh kỹ thuật Tạo hợp đồng Nhận yêu cầu lấy hàng từ khách hàng QT.01/QT.02 Quy trình khai báo kiểm sốt tín dụng Biên giao nhận Hóa đơn GTGT Tạo đơn đặt hàng XNVT Tạo chuyến vận tải Lệnh vận chuyển - Lái xe đến kho nhà cung cấp nhận hàng - Ký, xác nhận hàng - Mang hóa đơn GTGT(kèm BB giao nhận) nhà cung cấp phát hành P Kế toán tài Giao kho khách Thực nhập hàng vào hệ thống - Xác nhận lượng khách hàng thực nhận lệnh vận chuyển - Lái xe nộp lệnh vận chuyển, hóa đơn VPCT Lệnh vận chuyển Giấy báo có Kết thúc Truyền liệu Thu xếp vận tải? - Hệ thống lên công nợ phải thu - Khách hàng nộp tiền lập phiếu thu/ xác nhận báo có chuyển khoản - Hệ thống tự động chi tiết công nợ cho khách hàng Căn thông tin xác nhận giao hàng cho khách hàng xuất hóa đơn GTGT Phiếu thu Hình 3.3 Quy trình bán buôn xăng dầu thu tiền Luan van 75 Quy trình bán bn xăng dầu thu tiền đƣợc mơ tả bảng 3.2 Bảng 3.2 Bảng mô tả quy trình bán bn xăng dầu thu tiền Tên ện Bộ p ận t ự ện Mô tả Đầu vào T ự t ết ện Đầu năm, Phòng kinh doanh với phòng ban liên quan thực đàm phán ký kết hợp đồng nguyên tắc/định kỳ với khách Phòng hàng, tùy theo đối tƣợng Hợp Tạo hợp kinh khách hàng phân loại hạn mức tín đồng đồng doanh dụng Hợp đồng có rõ thơng ký kết kỹ thuật tin mặt hàng, điều khoản toán, địa điểm Nếu năm có phát sinh khách hàng việc đàm phán đƣợc thực tƣơng tự Kiểm tra khách hàng có Tạo Mẫu Phịng hệ thống hay chƣa, khơng tìm khách khai báo kinh thấy tạo khách hàng tạo hàng/ thông tin doanh mẫu lấy thông tin để khai báo khai báo khách kỹ thuật thông tin khách hàng mới, hạn liệu hàng mức tín dụng áp dụng Nhận Phòng Khách hàng gửi yêu cầu lấy hàng, yêu cầu kinh Yêu cầu yêu cầu có đầy đủ lấy hàng doanh lấy hàng thông tin nhƣ mặt hàng, số lƣợng, từ khách kỹ thuật ngày giao hàng… hàng Tổ bán hàng vào yêu cầu lấy hàng khách hàng, tạo đơn Phòng hàng tham chiếu từ hợp đồng Tạo đơn kinh Đơn đặt ký Các thông tin cần đƣợc cập đặt hàng doanh hàng nhật đơn hàng nhƣ mặt hàng, kỹ thuật số lƣợng, đơn vị tính bán hàng, ngày giao hàng… Luan van Đầu r Mã khách hàng 76 Tên ện Bộ p ận t ự ện Mô tả Đầu vào Cập nhật Phịng tờ trình kinh phê doanh duyệt kỹ thuật đơn hàng Thực việc nhận giao hàng Đầu r Sau kiểm tra tín dụng khách khơng bị vƣợt hạn mức quy trình bán hàng đƣợc thực bình thƣờng Phịng kinh doanh kỹ thuật Đơn đặt Căn đơn đặt hàng phê hàng duyệt, phòng kinh doanh cân đối gửi nhà đặt hàng với nhà cung cấp cung cấp Đăng ký Phòng hàng với kinh nhà cung doanh cấp kỹ thuật Tạo chuyến vận tải ện Hệ thống kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng dựa thơng tin hợp đồng, liệu cơng nợ từ phịng kế tốn cập nhật Nếu tín dụng vƣợt q hạn mức q hạn hệ thống thơng báo, cần gửi đến cấp thẩm quyền phê duyệt Nếu đơn hàng đƣợc phê duyệt Đơn ngƣời có thẩm quyền Các thông đặt tin cập nhật bao gồm số tờ trình, hàng lý phê duyệt…Tiếp tục thực phê giao hàng duyệt Phịng Kiểm tra kinh tín dụng doanh kỹ thuật Thực giao hàng T ự t ết Phòng kinh doanh/ XNVT Xác nhận phƣơng tiện Phòng kinh doanh thông tin cho Lệnh XNVT để điều phối xe đến kho vận nhà cung cấp nhận hàng chuyển chuyển thẳng đến khách hàng Lái xe Hóa đơn GTGT nhà cung cấp, Lệnh vận chuyển có ký Lái xe giao hàng cho khách hàng, khách hàng ký, xác nhận nhận hàng hóa (số lƣợng, chủng loại…) vào lệnh vận chuyển Lái xe nộp lại lệnh vận chuyển, hóa đơn GTGT VPCT Căn hóa đơn GTGT nhà cung cấp, nghiệp vụ phòng kinh doanh cập Luan van 77 Tên ện Xuất hoá đơn Thu tiền Theo dõi công nợ khách hàng Bộ p ận t ự ện Mô tả Đầu vào T ự t ết ện xác nhận nhật vào hệ thống việc nhận hàng việc nhà cung cấp để quản lý giá, công nhận nợ phải trả hàng Lệnh vận chuyển đƣợc xem nhƣ Phòng phiếu xác nhận hàng khách kế toán hàng số lƣợng, chuẩn loại Căn tài lệnh vận chuyển kế tốn xuất hóa đơn cho khách hàng Đối với khách hàng chuyển tiền trƣớc, cịn khách hàng truyền Phịng thống có hạn mức tín dụng kế tốn Giấy báo riêng Khách hàng nộp tiền kế tài có tốn tốn lập phiếu thu/ chuyển khoản xác nhận báo có, hệ thống tự động giảm cơng nợ khách hàng Phịng kế tốn tài Hệ thống tự động lên bảng kê công nợ cho khách hàng Đầu r Hóa đơn GTGT Phiếu thu Bảng kê chi tiết cơng nợ khách hàng * Quy trình bán lẻ xăng dầu Quản lý nhập hàng hố, tình hình bán hàng, cơng tác quản lý tiền hàng, cơng nợ, hố đơn cửa hàng VPCT Tại CHXD phát sinh hao hụt lƣu trữ (bể, cột bơm), cuối tháng Công ty ghi nhận vào giá vốn Trong quy trình bán lẻ, tác giả hoàn thiện khâu nhập hàng, xuất hàng CHXD, sở để CHXD có chứng từ nhập xuất, đồng thời VPCT quản lý lƣợng hàng, công nợ khách hàng cửa hàng, hoá đơn Điểm khác so với hệ thống Luan van 78 tại, lúc giao hàng cho CHXD có thêm chứng từ lệnh vận chuyển xác nhận việc giao nhận lái xe cửa hàng Trong hoạt động bán lẻ CHXD gồm quy trình bán hàng xuất hố đơn, tốn tiền mặt, quy trình bán hàng cơng nợ, quy trình thu tiền… Quy trình bán hàng xuất hố đơn, thu tiền ngày CHXD: Trong quy trình đƣợc sử dụng để tạo hóa đơn khách hàng đến mua hàng, tốn u cầu lấy hóa đơn Khách hàng QT.04: Bán hàng xuất hóa đơn, tốn tiền mặt CHXD Bắt đầu Yêu cầu mua hàng Xuất hàng CHXD Hóa đơn GTGT KH lấy hóa đơn Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn GTGT Quy trình thu tiền Kết thúc Hình 3.4 Quy trình bán xuất hóa đơn, thu tiền Luan van 79 VPCT Khách hàng QT.05: Bán hàng công nợ cho khách hàng CHXD Bắt đầu Yêu cầu mua hàng Nhập hạn mức công nợ cho khách hàng Kiểm tra hạn mức công nợ khách hàng CHXD Xuất hàng Hóa đơn GTGT KH lấy hóa đơn Y Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn GTGT N Lập phiếu xuất kho Kết thúc Tạo hóa đơn cho khách lấy hàng từ trước Hình 3.5 Quy trình bán cơng nợ cho khách CHXD Quy trình bán hàng cơng nợ theo định mức Cơng ty: Quy trình đƣợc sử dụng khách hàng mua hàng theo định mức công nợ ký Các quy trình nằm quy trình bán lẻ xăng dầu CHXD Luan van 80 QT.06: Quy trình bán lẻ xăng dầu P Kinh doanh kỹ thuật Bắt đầu Nhận yêu cầu lấy hàng từ CHXD Phòng kinh doanh thống kê lượng tồn cân đối nhu cầu định mức CHXD => duyệt đơn hàng Biên giao nhận Hóa đơn GTGT Tạo đơn đặt hàng Thu xếp vận tải? XNVT Tạo chuyến vận tải CHXD - CHXD thu tiền nộp VPCT - Đẩy liệu bán hàng VPCT Truyền liệu Lệnh vận chuyển Thực nhập hàng vào hệ thống - Lái xe đến kho nhà cung cấp nhận hàng - Ký, xác nhận hàng - Mang hóa đơn GTGT(kèm BB giao nhận) nhà cung cấp phát hành QT.04/QT05 Bán thu tiền ngay/ Bán công nợ khách hàng Giao kho CHXD - Xác nhận lượng CHXD thực nhận lệnh vận chuyển - Lái xe nộp lệnh vận chuyển, hóa đơn VPCT Xuất bán lẻ CHXD P Kế toán tài Kết thúc Giấy báo có - Thực tích hợp liệu CHXD, lên doanh thu/cơng nợ - Hệ thống lên công nợ phải thu - CHXD nộp tiền lập phiếu thu/ xác nhận báo có chuyển khoản - Hệ thống tự động chi tiết công nợ cho CHXD Lệnh vận chuyển Căn thông tin xác nhận giao hàng cho CHXD Phiếu thu Hình 3.6 Quy trình bán lẻ xăng dầu thu tiền Luan van 81 Quy trình bán lẻ xăng dầu thu tiền đƣợc mô tả bảng 3.3 Bảng 3.3 Bảng mơ tả quy trình bán lẻ xăng dầu thu tiền Tên ện Nhận yêu cầu lấy hàng từ CHXD Bộ p ận t ự ện Phòng kinh doanh kỹ thuật Phịng kinh doanh kỹ thuật Mơ tả Đầu vào Yêu cầu lấy hàng T ự t ết ện Đầu CHXD gửi yêu cầu lấy hàng, u cầu có đầy đủ thơng tin nhƣ mặt hàng, số lƣợng, ngày giao hàng… Tổ bán hàng vào yêu cầu lấy hàng CHXD, tạo đơn hàng Tạo đơn Đơn đặt Các thông tin cần đƣợc cập nhật đặt hàng hàng đơn hàng nhƣ mặt hàng, số lƣợng, đơn vị tính, ngày giao hàng VPCT phải theo dõi thống kê đƣợc Phòng lƣợng tồn, nhu cầu phát sinh thêm Đơn kinh định mức số lƣợng, hàng đặt Phê doanh hóa CHXD để có kế hoạch cấp hàng duyệt kỹ hàng phù hợp Nếu phòng kinh đơn hàng thuật/ doanh xem xét thấy dƣới định mức phê Phịng xét duyệt đơn hàng Tiếp tục duyệt kế toán thực giao hàng Phòng ĐĐH Đăng ký kinh Căn đơn đặt hàng phê gửi hàng với doanh duyệt, phòng kinh doanh cân đối nhà nhà cung kỹ đặt hàng với nhà cung cấp cung cấp thuật cấp Phòng Phòng kinh doanh thông tin cho Tạo Xác nhận Lệnh kinh XNVT để điều phối xe đến kho chuyến phƣơng vận doanh/ nhà cung cấp nhận hàng chuyển vận tải tiện chuyển XNVT thẳng đến CHXD Hóa đơn Lái xe giao hàng cho CHXD, GTGT CHXD ký, xác nhận nhận hàng Nhận nhà hóa (số lƣợng, chủng loại…) vào giao Lái xe cung cấp, lệnh vận chuyển Lái xe nộp lại hàng Lệnh vận lệnh vận chuyển, hóa đơn GTGT chuyển VPCT Căn hóa đơn GTGT Luan van 82 Tên ện Bộ p ận t ự ện Mơ tả Đầu vào có ký xác nhận việc nhận hàng CHXD CHXD Phòng Ghi nhận kế tốn cơng nợ tài CHXD Thu tiền Phịng kế tốn tài ện Đầu nhà cung cấp, nghiệp vụ phòng kinh doanh cập nhật vào hệ thống việc nhận hàng nhà cung cấp để quản lý giá, công nợ phải trả Lệnh vận chuyển đƣợc xem nhƣ phiếu xác nhận hàng khách hàng số lƣợng, chuẩn loại Căn lệnh vận chuyển kế toán xác định lƣợng hàng giao xuống CHXD để bán lẻ xăng dầu Hàng ngày, xuất bán hàng cho khách hàng, xuất hóa đơn cho khách hàng, cuối ngày, tổng hợp xuất hóa đơn cho lƣợng bán cịn Hóa lại sau lên báo cáo bán hàng đơn hàng ngày nộp tiền cơng ty GTGT, Tại CHXD có quy trình chính: Báo - Bán hàng xuất hóa đơn, cáo bán toán tiền mặt hàng - Bán hàng công nợ - Xuất bán khác - Thu tiền, nộp cơng ty Xác định Phịng lƣợng kế tốn hàng tài giao CHXD Bán lẻ CHXD T ự t ết Hóa đơn GTGT, Căn vào hóa đơn, báo cáo bán hàng CHXD cập nhật, truyền Báo cáo VPCT Phịng kế tốn ghi nhận bán hàng doanh thu/cơng nợ cho CHXD CHXD nộp tiền kế tốn tốn lập phiếu thu/ Chuyển khoản xác nhận báo có, hệ thống tự Giấy báo Phiếu động giảm cơng nợ CHXD Ngồi có thu ra, phịng kế tốn phải báo có chuyển khách hàng CHXD cho CHXD Luan van 83 Tên ện Bộ p ận t ự ện Theo dõi Phịng cơng nợ kế tốn tài CHXD Mơ tả Đầu vào T ự t ết ện Đầu Bảng kê chi Hệ thống tự động lên bảng kê công tiết nợ cho CHXD cơng nợ * Quy trình kinh doanh dịch vụ vận tải: nhằm quản lý chuyến vận tải, sản lƣợng vận tải theo đầu xe Hoạt động vận tải hàng vận chuuyển 100km có phát sinh hao hụt vận chuyển, lƣợng hao hụt công ty thảo thuận với khách hàng Trong quy trình này, XNVT tạo lệnh vận chuyển đƣa lấy xe mang theo đến đến nhận hàng, để làm nhận hàng chứng từ xác nhận việc giao hàng lái xe bên giao trả hàng, tránh nhầm lẫn việc nhận/giao trả hàng nhƣ trƣớc tất xác nhận vận đơn (PXKKVCNB) Để VPCT có đối chiếu sản lƣợng vận chuyển vận đơn nhận với lệnh vận chuyển xuất Luan van 84 QT.07: Quy trình kinh doanh dịch vụ vận tải Phase Bắt đầu XNVT Tạo hợp đồng QT.01/QT.02 Quy trình khai báo kiểm sốt tín dụng Nhận kế hoạch vận chuyển từ khách hàng Lệnh vận chuyển Biên giao nhận PXKKVCNB XNVT điều phối phương tiện => lập lệnh vận chuyển Tạo đơn đặt hàng Truyền liệu Khách hàng vận tải Lệnh vận chuyển - Lái xe đến kho khách hàng vận tải nhận hàng - Ký, xác nhận hàng - Mang PXKKVCNB(kèm BB giao nhận) khách hàng phát hành - Nhập liệu thông tin: số lương, tuyến đường, lái xe kèm lệ phí đường (nếu có) - Chuyển chứng từ phịng kế tốn - Bên nhận ký xác nhận lệnh vận chuyển - Lái xe nộp lệnh vận chuyển, PXKKVCNB VPCT Trả hàng PXKKVCNB P.Kế tốn tài Giấy báo có Kết thúc Dữ liệu XNVT truyền Căn vào chứng từ vận tải kế toán vận tải kiểm tra, đối chiếu với khách hàng - Hệ thống lên công nợ phải thu - Khách hàng nộp tiền lập phiếu thu/ xác nhận báo có chuyển khoản - Hệ thống tự động chi tiết công nợ cho khách hàng Phiếu thu Hình 3.7 Quy trình kinh doanh dịch vụ vận tải thu tiền Quy trình kinh doanh dịch vụ vận tải thu tiền đƣợc mô tả Bảng 3.4 Bảng 3.4 Bảng mô tả quy trình kinh doanh dịch vụ vận tải thu tiền Tên Bộ p ận ện t ự ện Đầu vào Tạo hợp đồng Xí nghiệp vận tải Mơ tả T ự t ết ện Đầu năm, có gói thầu tập đồn giao, XNVT với phịng Hợp ban liên quan thực đàm đồng vận phán ký kết hợp đồng nguyên tắc chuyển với khách hàng vận tải, quy định ký kết rõ đơn giá, hình thức toán… Luan van Đầu r 85 Tên Bộ p ận ện t ự ện Đầu vào Tạo khách Phịng kế hàng/k tốn tài hai báo liệu Nhận kế Xí hoạch nghiệp vận vận tải chuyển từ KH Điều Xí động nghiệp phƣơng vận tải tiện Thực vận chuyển : Nhận trả hàng Xí nghiệp vận tải Mô tả T ự t ết ện Kiểm tra khách hàng có hệ thống hay chƣa, khơng tìm thấy tạo khách hàng để khai báo thông tin đơn giá, cự ly, tuyến đƣờng… Yêu cầu dịch vụ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội (kèm biên giao nhận có) Đầu r Mã khách hàng Khách hàng gửi yêu cầu dịch vụ, u cầu có đầy đủ thơng tin nhƣ mặt hàng, số lƣợng, thời gian, nơi đi, nơi đến, kho nhận giao, kho nhận Khi có kế hoạch vận chuyển từ Lệnh khách hàng, XNVT tạo lệnh điều vận động ghi rõ, nội dung yêu cầu chuyển vận chuyển, lái xe, số xe Căn lệnh vận chuyển lái xe qua kho nhận hàng Sau nhận hàng lái xe ký ghi rõ họ tên ngƣời vận chuyển đầy đủ liên PXKKVCNB khách hàng vận tải (đơn vị xăng dầu) phát PXKKV hành/ biên giao nhận, sau CNB, nhận PXKKVCNB liên (dùng Lệnh để vận chuyển hàng) mang theo vận suốt trình vận chuyển chuyển đến điểm giao hàng có xác Lái xe giao hàng cho bên nhận nhận (địa điểm khách hàng vận tải vào yêu cầu), bên nhận ký xác nhận nhận hàng hóa (số lƣợng, chủng trả hàng loại…) vào lệnh vận chuyển Lái xe nộp XNVT lệnh vận chuyển PXKKVCNB (kèm biên giao nhận có) hồn tất thủ tục giao nhận hàng để làm tính cƣớc Luan van 86 Tên Bộ p ận ện t ự ện Đầu vào Cập nhật chứng từ Xuất hố đơn Thu tiền Theo dõi cơng nợ khách hàng Mô tả T ự t ết ện Đầu r Căn vào thơng tin hàng Phiếu hóa, lái xe, kho…trên phiếu xuất Bảng kê Xí xuất kho kho kiêm vận chuyển kèm phiếu cƣớc nghiệp kiêm vận đƣờng chuyển, nhân vận vận chuyển viên xí nghiệp vận tải cập nhật, chuyển tải/Phòn nội hệ thống cập nhật tự động lên cho g kế tốn bộ/Phiếu phịng kế tốn Phịng kế tốn khách tài đƣờng kiểm tra, đối chiếu với khách hàng hàng vận tải, in bảng kê cƣớc vận chuyển Bảng kê cƣớc vận Phòng kế chuyển, Căn vào bảng kê cƣớc vận Hóa đơn tốn tài bảng kê chuyển, xuất hóa đơn vận tải cho GTGT lệ phí khách hàng, theo dõi công nợ cầu đƣờng Khách hàng nộp tiền kế tốn Phịng kế tốn lập phiếu thu/ chuyển Phiếu tốn tài khoản xác nhận báo có, hệ thu thống tự động giảm cơng nợ khách hàng Bảng kê chi tiết cơng nợ Phịng kế khách Hệ thống tự động lên bảng kê toán tài hàng, cơng nợ cho khách hàng Biên đối chiếu công nợ Khi ứng dụng ERP vào hệ thống quản lý, thơng tin hạn mức tín dụng, cơng nợ khách hàng, tiền, hàng hóa cửa hàng đƣợc cập nhật nhanh chóng tự động chuyển đến phận liên quan Cung cấp thông Luan van 87 tin nhanh để tổng hợp báo cáo tổng hợp chi tiết tình hình cơng nợ khách hàng, hỗ trợ công tác báo cáo quản trị lƣợng hàng bán, sản lƣợng vận tải khai thác kịp thời Đồng thời, kiểm sốt lƣợng tiền, hàng, cơng nợ cửa hàng kịp thời, nhanh chóng, đặc biệt thời điểm thay đổi giá b Chu trình cung ứng Với mục đích thơng tin cần quản lý: thơng tin liên quan đến từ phát sinh yêu cầu mua hàng đến bàn giao hàng đƣợc thực toán Cụ thể ghi nhận giao dịch nhập, mua hàng theo luồng quy trình từ yêu cầu mua hàng, đơn đặt mua hàng, hợp đồng… * Quy trình mua hàng hố xăng dầu tốn Trong quy trình này, tác giả hệ thống lại bƣớc công việc rõ ràng cho phận, thuận tiện việc phân chia trách nhiệm công việc phận tham gia khâu mua hàng hoá xăng dầu Khi ứng dụng ERP, thông tin chia sẻ phận đƣợc dễ dàng, phịng kế tốn theo dõi giá trị hàng hố mua vào từ thơng tin phịng kinh doanh cập nhật để cân đối tốn cho nhà cung cấp Quy trình đƣợc thể rõ Hình 3.8 đƣợc mơ tả chi tiết Bảng 3.5 Luan van 88 QT.08: Quy trình mua hàng hóa xăng dầu Phase Bắt đầu P Kinh doanh kỹ thuật Tạo hợp đồng Căn vào đơn hàng duyệt khách hàng xăng dầu, CHXD Biên giao nhận Hóa đơn GTGT Nhà cung cấp Tạo đơn đặt hàng Nhà cung cấp duyệt đơn hàng - Lái xe mang lệnh vận chuyểnđến kho khách hàng vận tải nhận hàng - Ký, xác nhận hàng - Mang hóa đơn GTGT(kèm BB giao nhận) khách hàng phát hành Truyền liệu Giao hàng Nhập liệu hàng nhập vào hệ thống - Bên nhận ký xác nhận lệnh vận chuyển - Lái xe nộp lệnh vận chuyển, Hóa đơn GTGT VPCT P Kế tốn tài Ủy nhiêm chi Kết thúc - Hệ thống lên công nợ phải trả, cân đối trả tiền - Trả tiền nhà cung cấp lập phiếu chi/ chuyển khoản - Hệ thống tự động chi tiết công nợ cho nhà cung cấp PXKKVCNB Phiếu chi Hình 3.8 Quy trình mua hàng hóa xăng dầu tốn Luan van 89 Bảng 3.5 Bảng mơ tả quy trình mua hàng hoá xăng dầu toán Tên ện Bộ p ận t ự Đầu vào ện Tạo hợp đồng Phòng kinh doanh kỹ thuật Tạo nhà cung cấp/khai báo liệu Phịng kế tốn tài Đơn đặt hàng Phòng kinh doanh kỹ thuật Phòng kinh doanh Giao kỹ nhận thuật/ hàng hoá Các phận liên quan Hợp đồng mua hàng hoá ký kết Đơn đặt hàng duyệt khách hàng bán buôn, CHXD Mô tả T ự t ết ện Đầu Đầu năm, phòng kinh doanh với phòng ban liên quan thực đàm phán ký kết hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp đầu mối, quy định rõ hình thức tốn, sách giá… Kiểm tra nhà cung cấp có hệ thống hay chƣa, khơng tìm thấy tạo nhà cung cấp để khai báo thông tin liên quan Mã nhà cung cấp Căn đơn hàng xăng dầu, phịng kinh doanh cân đối, tính tốn gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp Đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp Lái xe mang lệnh vận chuyển đến Hoá đơn kho nhà cung cấp nhận hàng Sau GTGT nhận hàng lái xe ký ghi rõ nhà họ tên ngƣời vận chuyển đầy cung đủ liên hoá đơn nhà cung cấp(kèm cấp phát hành kèm biên giao biên nhận có, sau nhận hố đơn giao GTGT, mang theo suốt trình nhận vận chuyển đến điểm giao hàng có) Lái xe nộp hố đơn GTGT phòng kinh doanh cập nhật Luan van 90 Bộ p ận t ự Đầu vào ện Hợp đồng, Cập nhật hóa đơn chứng Phịng GTGT từ/Thanh kế tốn (biên tốn giao nhận có) Tên ện Theo dõi cơng nợ Phịng khách kế tốn hàng Mơ tả T ự t ết ện Đầu Căn chứng từ mua hàng, kế tốn thƣơng mại theo dõi tình hình Uỷ nhập hàng, kế toán toán nhiệm định mức tín dụng cho phép, chi cơng nợ cân đối chuyển tiền cho nhà cung cấp Hệ thống tự động lên bảng kê công nợ cho khách hàng Luan van Bảng kê chi tiết công nợ khách hàng, Biên đối chiếu công nợ 91 * Quy trình mua vật tư, thiết bị tốn QT.09: Quy trình mua vật tư, thiết bị Phase P Kinh doanh kỹ thật Bắt đầu Yều cầu mua hàng phận liên quan Lập tờ trình vật tư, thiết bị có nhu cầu Biên giao nhận 22 Hóa đơn GTGT Lập phiếu nhập, xuất vật tư, thiết bị theo dõi Báo giá Truyền liệu Xét duyệt Nhà cung cấp Báo giá Căn tờ trinh xét duyệt tìm kiếm nhà cung cấp Bàn giao vật tư, thiết bị cho phận có nhu cầu Khi ban lãnh đạo/ trưởng lựa chọn nhà cung cấp => lập đơn đặt hàng Nhà cung cấp thủ tục bán hàng: lập hợp đồng mua bán, báo giá… Giao hàng Xác nhận giao hàng (biên giao nhận hàng) P Kế tốn tài Kết thúc - Hệ thống lên công nợ phải trả mua nhiều - Trả tiền nhà cung cấp lập phiếu chi/ chuyển khoản - Hệ thống tự động chi tiết công nợ cho nhà cung cấp Ủy nhiệm chi Phiếu chi Hình 3.9 Quy trình mua vật tư, thiết bị tốn Trong quy trình mua vật tƣ, thiết bị toán, tác giả hệ thống hoá bƣớc rõ ràng cho phận theo công việc Để kiểm tra, xác nhận việc giao hàng biên bàn giao phận kinh doanh kỹ thuật (mua hàng) với nhà cung cấp, cịn có biên bàn giao xác nhận vật tƣ, thiết bị phòng kinh doanh kỹ thuật với phận có nhu cầu Chứng từ làm để kế tốn kiểm tra, quản lý chi phí hợp lý Luan van 92 Bảng 3.6 Bảng mơ tả quy trình mua vật tư, thiết bị toán Tên Bộ p ận ện t ự ện Mô tả Đầu vào T ự t ết ện Đầu r Các phận liên quan gửi yêu Các Yêu cầu Yêu cầu cầu mua hàng đến phòng kinh phận liên mua hàng mua hàng doanh kỹ thuật kiểm tra lên quan tờ trình xét duyệt Ban lãnh Xét duyệt đạo, yêu cầu phận liên mua hàng quan Tờ trình Phòng Lựa chọn kinh nhà cung doanh kỹ cấp thuật Phòng Tạo hợp kinh Hợp đồng đồng doanh kỹ ký kết thuật Phòng Tạo nhà kinh cung cấp doanh kỹ thuật Phòng Đơn đặt kinh Đơn đặt hàng doanh kỹ hàng thuật Nhận hàng Xét duyệt tờ trình yêu cầu hàng vật tƣ, thiết bị Tờ trình đƣợc duyệt Phòng kinh doanh kỹ thuật khảo giá, chất lƣợng lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, có đồng ý ban lãnh đạo Khi lựa chọn nhà cung cấp, tiền hành làm hợp đồng mua vật tƣ, thiết bị, kèm báo giá Kiểm tra liệu thông tin nhà Mã nhà cung cấp hệ thống, cung chƣa cập nhật nhà cung cấp cấp Tiền hành lập đơn đặt hàng thống tin vật tƣ, thiết bị, số lƣợng, chuẩn loại, thời gian giao Khi nhà cung cấp giao nhận, biên giao nhận Phòng phòng kinh doanh kỹ thuật kinh kiểm tra đầy đủ, xác nhận hàng doanh kỹ Biên hóa Lập phiếu nhập xuất vật thuật/ giao hàng tƣ, thiết bị, bàn giao cho Các phận có nhu cầu gửi toàn phận liên hồ sơ (tờ trình, hợp đồng, hóa quan đơn, báo giá, biên giao nhân) lên phịng kế tốn Luan van 93 Tên Bộ p ận ện t ự ện Mô tả Đầu vào T ự t ết ện Căn chứng từ mua hàng, kế tốn vật tƣ theo dõi tình hình Hợp nhập xuất tồn vật tƣ, phân bổ đồng, hóa Cập nhật vật tƣ, thiết bị, kế tốn đơn, biên chứng Phịng kế tốn theo dõi toán, kế giao từ/Thanh toán toán tổng hợp lên chi phí, nhận, tốn Phịng kinh doanh kỹ thuật phiếu điều phối việc cung ứng vật tƣ, nhập kho thiết bị dựa định mức quy định Theo dõi công nợ Phịng kế khách tốn hàng Đầu r Uỷ nhiệm chi Bảng kê chi tiết công nợ Hệ thống tự động lên bảng kê khách công nợ cho khách hàng hàng, Biên đối chiếu công nợ Hệ thống ERP cho phép theo dõi chi tiết tình hình biến động vật tƣ, thiết bị giúp cho số liệu thực tế số sách khớp nhau, giảm tối thiểu lƣợng tồn vật tƣ, tiết kiệm thời gian kiểm tra đối chiếu phận 3.3.3 Tăng ƣờng sở hạ tầng thông tin Phần mềm For Dos sử dụng phù hợp phiên bản, hệ điều hành Window cũ, nhƣ máy in kết nối phiên đời cũ Việc trở ngại có việc cập nhật, download cho ngƣời làm Khi ứng dụng phần mềm đại Cơng ty phải nâng cấp hệ thống đƣờng truyền mạng, chuẩn bị tốt sở hạ tầng thơng tin: trang thiết bị, máy móc, internet…tại VPCT hệ thống CHXD Bộ phận kỹ thuật có kế hoạch kiểm tra xem hệ thống máy móc Luan van 94 đạt yêu cầu chƣa, hệ thống mạng tốt, đảm bảo cho q trình thực khơng bị gián đoạn gây lỗi cài đặt phần mềm ERP Bên cạnh hệ thống máy tính phải đảm bảo an toàn, cài đặt đầy đủ thiết bị bảo mật, chống virus, nhằm đảm bảo thông tin doanh nghiệp đƣợc an toàn mức cao Vấn đề đƣa Công ty phải cần thiết lập đƣợc hệ truyền thông tốc độ cao đƣợc thiết kế để kết nối site lại với nhau, máy tính, thiết bị mạng thiết bị xử lý liệu khác hoạt động với site Chúng kết nối lại với khu làm việc, hình thành hệ thống mạng xun suốt Bên cạnh đó, Cơng ty nên bị thiết bị dự phịng (UPS) 3.3.4 Xây dựng ấu nhân Liên quan đến xây dựng cấu nhân kế tốn mơi trƣờng ERP, Cơng ty cần quan tâm hai khía cạnh số lƣợng chất lƣợng Một giải pháp ngƣời để hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty nâng cao chất lƣợng nhân viên phận Cơng ty tổ chức khóa đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao kỹ tin học, anh văn để áp dụng ERP nhân viên phận kế toán tài phải hiểu, nắm rõ sử dụng phần mềm hiệu Hơn nữa, khác với chức nhập liệu nhƣ trƣớc Khi ứng dụng ERP, nhân viên kế toán cần nâng cao nghiệp vụ hơn, nắm bắt đƣợc thủ tục kiểm soát để kiểm tra hoạt động nhân viên phòng ban khác Công ty cần định số lƣợng nhân viên phận cơng việc cụ thể Để xác định số lƣợng nhân viên cần thiết, cần vào cấu tổ chức tồn Cơng ty, u cầu cơng việc, u cầu quản lý kiểm sốt Trong đó, u cầu công việc quan trọng để phân chia trách nhiệm nhân viên Khi phân chia trách nhiệm nên xem xét đến khối lƣợng công việc, mức độ phức tạp công việc, thời gian thực Luan van 95 đồng thời đảm bảo công nhân viên với Công việc cụ thể nhân viên cần đƣợc soạn thảo thể qua bảng mô tả công việc Ý nghĩa bảng mô tả công việc không giúp ích cho nhân viên hiểu rõ cơng việc mà rõ mối quan hệ phận 3.3.5 Công tác truyền thông hệ thống ERP Cơng tác truyền thơng góp phần quan trọng việc triển khai dự án ERP yếu tố quan trọng góp phần vào việc thành cơng dự án Cơng tác truyền thơng với mục đích giúp cho ngƣời thay đổi thói quen cũ, hiểu đƣợc cách thức làm việc theo quy trình, báo cáo hoat động phải thực văn rõ ràng Giúp ngƣời có nhìn đắn ERP, nghĩa ERP dự án CNTT công cụ để phục vụ cho nhà quản lý, khơng có nghĩa ứng dụng ERP máy móc thay ngƣời khiến nhiều ngƣời việc….Đồng thời nhà quản lý phải thƣờng xuyên chia sẻ thông tin cho nhân viên mình, đồng thời khuyến khích đóng góp họ vào việc hoàn thiện dự án Việc thay đổi thói quen hình thành từ giai đoạn ban đầu khơng dễ, cần phải có thời gian để nhân viên thích ứng với thay đổi đó, đồng thời thƣờng xuyên cập nhật thông tin đầy đủ kịp thời để giúp họ tiếp thu, ủng hộ có ý kiến dự án ERP Việc ứng dụng hệ thống ERP cần có tham gia tồn nhân viên, việc truyền thông ERP phải đƣợc phổ biến cụ thể, rõ ràng tới nhân viên, giúp họ hiểu đƣợc cách thức hoạt động ERP để giúp cho ERP hoạt động hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp 3.3.6 Đề xuất phần mềm ứng dụng ERP Petrolimex Tập đoàn Việt Nam ứng dụng thành công ERP - giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp để thực hóa chiến lƣợc phát triển giai đoạn mới; phù hợp với mơ hình Cơng ty đại chúng tiến trình Luan van 96 tái cấu trúc sau cổ phần hóa Hệ thống SAP ERP Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) đƣợc xây dựng năm (2010 - 2012) có trị giá lên tới 12,6 triệu USD hệ thống ERP lớn Việt Nam Chính thức vận hành toàn quốc từ 1/1/2013, hệ thống kết nối quản trị kinh doanh xăng dầu gồm phân hệ: quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý kho, bể, kế tốn tài chính, kế tốn quản trị từ Cơng ty mẹ - Tập đồn Xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm, tích hợp với hệ thống quản lý EGAS 2.200 cửa hàng xăng dầu toàn quốc Giải pháp SAP ERP Công ty Hệ thống thông tin FPT nhà tƣ vấn triển khai kết hợp với hệ thống phần mềm quản lý cửa hàng xăng dầu EGAS Petrolimex Công ty Cổ phần Tin Học Viễn thơng Petrolimex xây dựng Hiện tại, có vài Cơng ty cổ phần thuộc Tập đồn triển khai áp dụng hệ thống quản lý này, đặc biệt phần mềm quản lý cửa hàng xăng dầu EGAS Đây giải pháp ERP toàn diện, sẵn sàng đáp ứng cho nhu cầu quản lý phức tạp điều hành tức thời doanh nghiệp Nghiên cứu giải pháp ERP đơn vị ngành áp dụng, tác giả xin đề xuất Cơng ty nên có hƣớng triển khai theo giải pháp ERP phù hợp mơ hình đặc thù kinh doanh, quản lý Cơng ty chi phí đầu tƣ thấp sản phẩm đƣợc viết, sử dụng cho nhiều đơn vị ngành, Cơng ty triển khai cần kế thừa vận dụng hợp lý, phù hợp mơ hình Hơn nữa, hoạt động kinh doanh Công ty chủ yếu ngành nên thuận tiện cho công việc, nhƣ đối chiếu số liệu, lên báo cáo Tại cơng ty triển khai giải pháp theo phân hệ nhƣ sau: Phân hệ mua hàng: đầy đủ chức đơn giản tới phức tạp, từ khai báo giá mua nhà cung cấp tới ghi nhận giao dịch nhập, mua hàng, quản lý kho theo luồng quy trình từ yêu cầu mua hàng, đơn đặt mua hàng, hợp Luan van 97 đồng, nhập hàng chuyến, nhập hóa đơn cho lần nhập hàng Từ phần mềm tự động tính lại giá trị hàng tồn kho mặt hàng, nguồn hàng, tự động hạch toán nghiệp vụ tăng hàng tồn kho, công nợ nhà cung cấp Phân hệ bán hàng: đầy đủ chức ghi nhận giao dịch xuất, bán hàng theo luồng quy trình từ đơn đặt hàng, hợp đồng, xuất hàng, hóa đơn Từ phần mềm tự động tính lại số lƣợng hàng tồn kho tự động hạch toán giá vốn hàng bán, doanh thu công nợ phải thu với khách hàng Phân hệ kho hàng: Các chức đầy đủ cho công tác quản lý sổ sách số lƣợng giá trị nhập, xuất, tồn hàng hóa Phân hệ quản lý cửa hàng xăng dầu EGAS: hỗ trợ công tác quản lý tiền hàng, công nợ cửa hàng văn phịng cơng ty tích hợp tự động hóa cột bơm, hỗ trợ VPCT quản lý chặt chẽ tình hình bán hàng cửa hàng Phân hệ quản lý vận tải: hỗ trợ chức quản lý thông tin tuyến đƣờng, nhu cầu kế hoạch vận tải, tính phí vận tải cho chuyến hàng Quản lý việc giao khoán tốn nhiên liệu, dầu nhớt, săm lốp, bình điện, tiền lƣơng theo đầu xe Phân hệ quản trị nhân sự: Quản lý nguồn nhân lực doanh nghiêp: Hồ sơ nhân sự; theo dõi tình hình biến động lao động số lƣợng, chất lƣợng, tuyển dụng, qui hoạch, đào tạo bồi dƣỡng, thuyên chuyển, nghỉ chế độ, diễn biến lƣơng chế độ ngƣời lao động…; quản lý chấm công: cho phép chấm công theo ngày theo tháng, với phƣơng pháp chấm công thủ công lấy liệu tự động từ hệ thống chấm cơng; cung cấp chức tính lƣơng cơng nhân viên theo mẫu biểu công thức thiết lập, hệ thống tự động tính tiền phụ cấp, khoản trích theo lƣơng, phí bảo hiểm bắt buộc; cung cấp báo cáo kiểm tra thông tin tra cứu Phân hệ kế tốn tài chính: đầy đủ chức hạch toán chứng từ kế toán mảng nghiệp vụ công nợ phải thu, phải trả, tiền mặt, tiền gửi ngân Luan van 98 hàng, tài sản cố định Hỗ trợ chức tự động tính tốn hạch tốn nghiệp vụ hao mịn tài sản cố định, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, phân bổ chi phí trả trƣớc, kết chuyển tài khoản doanh thu, chi phí sang tài khoản kết hoạt động kinh doanh Phân hệ kế toán quản trị: Tự động kế thừa liệu từ phân hệ khác để tập hợp chi phí, doanh thu, giá vốn để từ phân tích chi phí, lợi nhuận (lãi/ lỗ) theo đối tƣợng cấu trúc tổ chức (Phòng ban, cửa hàng) theo chiều phân tích (nhóm hàng, mặt hàng, phƣơng thức bán hàng, khách hàng …), hỗ trợ doanh nghiệp định Điểm đặc biệt phần mềm ERP Tập đoàn, kết nối hệ thống quản lý lẻ xăng dầu CHXD (EGAS) Nếu Công ty áp dụng hỗ trợ công tác quản lý nhập hàng hóa, tình hình bán hàng, cơng tác quản lý tiền hàng, cơng nợ, hóa đơn cửa hàng văn phịng cơng ty, nhƣ sau: - Đáp ứng yêu cầu quản lý công ty cửa hàng: Quản lý đƣợc toàn diễn biến nhập xuất tồn cửa hàng, kiểm soát đƣợc việc bán hàng qua thẻ, bán hàng thu tiền mặt, phát hành hóa đơn bán hàng, quản lý đƣợc việc thu tiền/nộp tiền/các tiện tích gia tăng cửa hàng, tình hình thực đơn hàng cửa hàng, quản lý đƣợc tình hình cơng nợ cửa hàng - Đáp ứng yêu cầu quản lý cửa hàng: Quản lý hàng hóa, q trình nhập hàng/xuất hàng/tồn chứa/hao hụt theo quy định quản lý cửa hàng xăng dầu Petrolimex, quản lý nhiệt độ, tỷ trọng hàng hóa khâu nhập, tự động tính tốn áp VCF bình qn theo lần nhập cho chứng từ xuất (VCF: hệ số mùa miền), theo dõi diễn biến trình nhập hàng/xuất, quản lý hình thức bán hàng khác nhau: bán lẻ thu tiền trực tiếp/ toán qua thẻ, dịch vụ cấp lẻ theo hợp đồng công ty ký, quản lý tiền (bán hàng thu tiền ngay/tiền thu chuyển qua tài khoản ngày, theo dòng tiền: Xăng Luan van 99 dầu/Dầu mỡ nhờn/Gas…, tiền qua dịch vụ thẻ Flexicard, tiền qua dịch vụ chuyển tiền nhanh), quản lý q trình phát hành, theo dõi, tốn hóa đơn Ngồi ra, phần mềm hổ trợ tích hợp tự động hố vịi bơm cửa hàng Khi tích hợp tự động hóa cột bơm, hỗ trợ VPCT quản lý chặt chẽ tình hình bán hàng cửa hàng Bao gồm: quản lý sản lƣợng bán hàng qua cột bơm thời điểm bất kỳ, hỗ trợ thay đổi giá tự động, thống cửa hàng, hỗ trợ kiểm kê cửa hàng thời điểm thay đổi giá, kiểm kê theo định kỳ.,ghi log bán cột bơm, hỗ trợ giải tranh chấp trình bán hàng Lợi ích việc áp dụng phần mềm giúp cho Công ty khắc phục hạn chế tồn nay, thông tin phận đƣợc cập nhật nhanh chóng, kịp thời, xác 3.4 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ Ứng dụng ERP thay đổi lớn Công ty Việc triển khai ERP công việc dễ dàng đơn vị Điều mấu chốt ban lãnh đạo phải nhận triển khai dự án ERP không đơn nghiêng kỹ thuật mà cịn có nhiều việc liên quan đến kế hoạch truyền thông cần đƣợc thực cách đắn tồn cơng ty Thực tế ERP mang lại nhiều lợi ích cho Công ty, nhƣng gặp nhiều rủi ro triển khai dự án ERP Để việc triển khai ERP đƣợc hiệu quả, yếu tố sau cần đƣợc đảm bảo thực hiện: - Cam kết hỗ trợ ban lãnh đạo công ty: Chỉ đạo định hƣớng chiến lƣợc thực theo phạm vi dự án Dự án ERP cần phải đƣợc định hƣớng từ xuống dƣới, cần có ngƣời từ đội ngũ lãnh đạo tham gia đạo, hỗ trợ hàng ngày Chuẩn bị ngƣời khâu quan trọng chuẩn bị triển khai ERP Cần phải có đồng lòng từ ban quản trị cấp cao đến nhân viên Để chuẩn bị tốt điều này, ban quản trị cần phải giải thích rõ tác dụng ERP cần phải tìm hiểu, quan tâm đến khó Luan van 100 khăn nhân viên thực ERP Cũng nhƣ cần phải động viên, khen thƣởng trình thực Sự tâm cao cán viên yếu tố dẫn đến thành công cao triển khai ERP Và việc giải tốt nguồn lao động bên cạnh sách động viên cần thiết nghiên cứu triển khai ERP Cơng ty cần có đủ cán có lực, dám chấp nhận biết cách thay đổi Quan trọng cam kết lãnh đạo lực quản lý đƣợc thay đổi mà ERP yêu cầu - Đảm bảo sở hạ tầng công nghệ thông tin: Đổi công nghệ, trang bị hệ thống mạng máy tính cho tồn hệ thống Cần có đổi đồng hệ thống cơng nghệ thơng tin tồn doanh nghiệp Một hệ thống muốn hoạt động tốt thiết phận phải tốt Tránh đầu tƣ tập trung thật tốt chỗ dẫn đến khập khiễng Vì chất ERP hoạt động tải liệu trung tâm xử lý mang tính cập nhật liên tục tồn hệ thống Do vậy, sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin cần phải đƣợc đồng hóa, chuẩn hóa củng cố nhƣ mạng, băng thơng rộng, mạng LAN tin cậy tính tƣơng hợp mạng - Đảm bảo chi phí: Chi phí để đầu tƣ cho ERP để đƣa vào hoạt động hồn chỉnh tƣơng đối lớn khơng lực phần cứng, phần mềm lực ngƣời Chi phí lớn ngân sách chi tiêu cho ERP nằm phần triển khai Xác định trƣớc khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ chất lƣợng, không, dễ bị sa lầy thất bại Chi phí triển khai ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí thƣờng chi phí quyền, hỗ trợ triển khai, tƣ vấn, bảo trì vận hành hệ thống Ngồi chi phí cho hạ tầng ứng dụng cơng nghệ thơng tin nói chung nhƣ phần cứng, hạ tầng mạng Một chi phí chiếm nhiều chi phí ngƣời doanh nghiệp để Luan van 101 trì hệ thống, hỗ trợ ngƣời sử dụng giải vấn đề liên quan đến hệ thống ERP - Đảm bảo đào tạo đội ngũ người dùng: Việc triển khai chƣa dừng lại sau thiết kế, cấu hình cài đặt đƣợc hệ thống hệ thống khơng thể tự mà vận hành đƣợc, ngƣời dùng cuối bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống đội ngũ nhân viên cần phải đƣợc đào tạo để sử dụng hệ thống cách hiệu Việc đào tạo cần đƣợc thực nghiêm túc, hƣớng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành máy - Quản lý thay đổi hiệu quả: Một điều chắn đời hệ thống ảnh hƣởng đến nhiều khía cạnh Cơng ty: quy trình kinh doanh, thủ tục thay đổi dẫn đến vai trò số nhân khác… Do ngƣời có phản ứng khác trƣớc thay đổi, nên lúc Cơng ty cần có chiến lƣợc khéo léo để bƣớc đƣa ERP vào hoạt động cách nhịp nhàng, hiệu Luan van 102 KẾT LUẬN CHƢƠNG Trên sở hạn chế cịn tồn cơng tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty Cổ phần Thƣơng mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng chƣơng Trong chƣơng này, tác giả thấy cần thiết tổ chức HTTTKT theo định hƣớng ERP định hƣớng tìm kiếm ứng dụng hệ thống thông tin đại, phù hợp, đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết nâng cao lực cạnh tranh ứng dụng ERP Từ đó, tác giả đề xuất giải pháp hồn thiện quy trình chuẩn, thiết lập tập tin danh mục, tăng sở hạ tầng thông tin, đào tạo nhân viên…nhằm hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán theo định hƣớng ERP, giúp hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc diễn nhịp nhàng, đồng phát huy đầy đủ vai trò phận chức ứng dụng ERP Đồng thời đƣa số kiến nghị cho công ty triển khai ERP đảm bảo đƣợc hiệu Việc có ý nghĩa quan trọng việc ứng dụng ERP thời gian tới Luan van 103 KẾT LUẬN Ứng dụng hệ thống quản lý nhƣ ERP xu tất yếu lợi ích mà ERP đem lại cho doanh nghiệp lớn Bên cạnh ERP cịn công cụ quan trọng để giúp doanh nghiệp quản lý nguồn lực cách hiệu quả, cung cấp thơng tin cách xác, kịp thời cho việc quản lý, điều hành, nâng cao lực cạnh tranh doanh nghiệp Đề tài lần lƣợt đƣa tìm hiểu chung hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP đánh giá thực trạng HTTTKT để thấy đƣợc hạn chế, bất cập cịn tồn Bên cạnh đó, tác giả tiến hành vấn chuyên sâu cấp quản lý phận nhằm nhận thấy cấp thiết nhu cầu thơng tin kế tốn Từ có định hƣớng hữu hiệu ERP nhằm khắc phục đƣợc hạn chế mặt không gian thời gian nhờ khả chia sẻ liên kết cao phận chức doanh nghiệp Đề xuất giải pháp thiết thực cải tiến quy trình hai chu trình bán hàng thu tiền, mua hàng toán, tăng cƣờng sở hạ tầng, mua phần mềm ERP… nhằm giúp cho việc triển khai hệ thống ERP sau Công ty đƣợc thuận lợi đạt hiệu Quản lý dựa vào hệ thống ERP mẻ doanh nghiệp Việt Nam Áp dụng hệ thống quản lý ERP q trình khơng q phức tạp nhƣng khơng phải đơn giản Việc làm địi hỏi nhiều nguồn lực, nhận thức tâm cao ban lãnh đạo Công ty Khi Công ty áp dụng thành cơng, điều khơng hỗ trợ nhân viên, nhà quản lý mà trợ giúp ban lãnh đạo định đắn kịp thời Với kiến thức hạn chế, luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, kính mong q thầy, quan tâm đóng góp ý kiến để luận văn đƣợc hoàn thiện Luan van DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO T ếng V ệt [1] Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT (2010), Dự án cung cấp triển khai hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp cho Petrolimex, Tài liệu quy trình nghiệp vụ ERP, Phân hệ bán hàng xăng dầu [2] Công ty Cổ phần Tin Học Viễn Thông Petrolimex (2013), Hệ thống quản lý cửa hàng xăng dầu EGAS [3] Huỳnh Thị Thanh Ngun (2013), Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng [4] Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh (2015), Tổ chức thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Công ty Cổ phần Cổ phần Vận tải Đa Phương Thức, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng [5] PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn, TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà Xuất Tài [6] Nguyễn Mạnh Tồn (2011), “Tiếp cận theo chu trình – Cơ sở để nâng cao hiệu hệ thống thơng tin kế tốn”, Tạp chí Kế tốn & Kiểm tốn-số 05/2011(92), tr.20-23 [7] Trần Thị Thanh Thúy (2011), Tình hình ứng dụng ERP tác động ERP đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh T ếng An [8] Alzoubi, A (2011), “ The effectiveness of the accouting information systems under the ERP”, Research Journal of Finance and Accouting, 2(11) Luan van [9] Azhar Susanto (2013), Accounting Information Systems: Structure, Control, Risk, Development, Bandung, Lingga Jaya [10] Colmenares, L (2009) “ Benefit of ERP systems for Accouting and Financial Management”, Procesdings of the Academy of Information and Management Science, 13(1), pp.3-7 [11] Marnewick, C and Labuschagne, L (2005), “A conceptual model for enterprise resource planning (ERP)”, Information Management &Computer Security, 13(2), pp.144 [12] Marshall Romney and Paul Steinbart (2006), Accounting Information Systems, Pearson Education International, pp.651-758 [13] Olson, David L (2003), Managerial Issues of Enterprise Resource Planning Systems, McGraw-Hill, Inc., New York [14] Y.Zeng, R H L.Chiang and D.C.Yen (2003), “Enterprise integration with advanced information technologies: ERP and data warehousing”, Information Management & Computer Security, Vol 11, Issue 3, page 115-122 Các trang web khác [15] Công ty IMC [Trực tuyến] Địa chỉ: http://phanmemerp.net/kho-tailieu/tai-lieu-erp/loi-ich-cua-viec-su-dung-he-thong-erp [Truy cập: 15/09/2017] Luan van PHỤ LỤC P ụ lụ Tên p ụ lụ Hóa đơn mua hàng hóa xăng dầu từ nhà cung cấp Hóa đơn GTGT xuất bán hàng hóa xăng dầu Vận đơn bao gồm Hóa đơn GTGT/PXKKVCNB Bảng thống kê báo cáo Cơng Ty Nội dung vấn Danh sách đối tƣợng vấn Kết vấn cấp quản lý phận chức Kết vấn nhân viên phịng Kế tốn tài Luan van P ụ lụ 1: Hó đơn mu àng ó xăng ầu từ n ung ấp Cơng ty xăng ầu K u vự V, Công ty Xăng ầu Quảng Trị… Luan van P ụ lụ 2: Hó đơn GTGT xuất bán àng ó xăng ầu Hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng bán bn Luan van Hóa đơn GTGT xuất bán lẻ CHXD Luan van P ụ lụ 3: Vận đơn b o gồm Hó đơn GTGT/PXKKVCNB Vận tải cho nội CHXD Công ty, khách hàng bán buôn Luan van Vận tải cho khách hàng vận tải: Công ty Xăng dầu khu vực V từ kho Khuê Mỹ (KV5) đến CHXD số 14 (KV5) Luan van Vận tải cho khách hàng vận tải: Công ty Xăng dầu Quảng Trị từ kho Khuê Mỹ (KV) đến CHXD số 26 (Quảng Trị) Luan van P ụ lụ 4: Bảng t ống ê báo áo STT Tên báo cáo ín ủ Cơng Ty Loạ báo áo Báo cáo xuất bán Kinh doanh xăng dầu Báo cáo nhập xuất tồn Kinh doanh xăng dầu Cân đối tiền hàng Kinh doanh xăng dầu Báo cáo công nợ Kinh doanh xăng dầu Bảng cƣớc vận chuyển Kinh doanh vận tải Bảng kê lệ phí cầu đƣờng Kinh doanh vận tải Báo cáo toán nhiên liệu Kinh doanh vận tải Báo cáo hoạt động xe Kinh doanh vận tải Bảng kê hành trình xe Kinh doanh vận tải 10 Báo cáo luồng đƣờng Kinh doanh vận tải 11 Báo cáo tăng giảm TSCĐ Chung 12 Sổ chi tiết tài khoản (có tài khoản đối ứng) Chung 13 Sổ nhật ký chung Chung 14 Bảng cân đối phát sinh Chung 15 Bảng cân đối kế toán Chung 16 Báo cáo kết hoạt động kinh doanh Chung 17 Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ (trực tiếp) Chung Luan van P ụ lụ 5: NỘI DUNG PHỎNG VẤN P ần 1: G t ệu Tôi tên Lê Nguyễn Hà Vinh - Học viên cao học khóa 32 chuyên ngành Kế Toán trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng Hiện thực đề tài nghiên cứu “ Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn định hướng ERP Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng” với mục đích hồn thành luận văn tốt nghiệp Tơi mong q Anh Chị dành thời gian cho vấn Moi ý kiến, quan điểm cua quý anh chi tài sản quý giá Tôi cam kết sử dụng liệu thu thập từ Quý anh chị cho mục đích nghiên cứu học thuật đơn P ần 2: T ông t n ngƣờ p ỏng vấn Họ tên ngƣời trả lời: Giới tính: ☐Nam ☐Nữ Số điện thoại: Địa email: Bộ phận làm việc: Chức vụ: Thời gian làm việc Công ty: PHẦN T ông t n ần t u t ập Mụ t êu: Nhận diện nhu cầu sử dụng thơng tin kế tốn phận chức liên quan công ty N ững âu ỏ p ỏng vấn trự t ếp: - Đối với phận, cơng việc mình, Anh/chị cho biết nhu cầu thơng tin phận Anh/chị có nhu cầu sử dụng thơng tin kế tốn hay khơng? (cần thơng tin kế tốn mục đích sử dụng thơng tin đó) Luan van - Anh/chị có ý kiến nhƣ hệ thống thơng tin kế tốn thực trạng cung cấp thơng tin kế tốn nay? Cảm ơn hợp tác anh/chị! P ụ lục 6: D n sá Họ tên Stt Trần Đình Phƣơng Quảng Tấn Nam Dƣơng Văn Phƣớc Nguyễn Thị Hà đố tƣợng vấn Gớ tính C ứ vụ Đ ện t oạ Trƣởng phịng Kinh doanh Kỹ thuật Phó phòng Kinh doanh Kỹ Nam thuật Nam Giám đốc XNVT Nam 0913.403.225 0913.499.743 0979.210.296 10 Phó giám đốc XNVT Trƣởng phòng Tổ chức Tổng Lê Thị Lƣơng Nữ hợp Võ Thị Hồng Nữ Cửa hàng trƣởng CHXD số Cửa hàng trƣởng CHXD Trần Việt Hà Nam Điện An Cửa hàng trƣởng CHXD Nguyễn Thị Nhàn Nữ Diên Sanh Trƣởng phịng Kế tốn Tài Ngơ Ngọc Dũng Nam Phạm Lê Bích Tuyền Nữ Phó phịng Kế tốn Tài 11 Lê Thị Thu Hiền Nữ Kế toán vận tải 0905.373.999 12 Bùi Thị Tuyết Nữ Kế toán thƣơng mại 0905.930.925 13 Trần Thị Hồng Đào Nữ Kế toán dịch vụ khác 0905.225.467 14 Nguyễn Ngọc Linh Nữ Kế toán ngân hàng, thuế 0987.531.002 Nữ 0913.499.706 P ụ lụ 7: Kết p ỏng vấn ấp quản lý p ận Stt Họ tên Ý 0905.032.688 0915.856.373 0987.353.635 0915.875.123 0914.302.905 0913.404.922 ứ ến Là ngƣời chịu trách nhiệm hiệu hoạt động kinh doanh xăng dầu Bộ phận kinh doanh cần có thơng tin kế tốn cập nhật kịp thời giá, Trần Đình Phƣơng lƣợng hàng tồn kho, cơng nợ khách hàng…để đƣa định kịp thời, đặc biệt thời điểm thay đổi giá, hay mở rộng thị trƣờng Tuy nhiên, quy trình hoạt động kinh doanh xăng Luan van Stt Họ tên Ý ến dầu xây dựng rời rạc với quy trình khác, việc thu thập thông tin qua lại thƣờng làm thủ công, chậm Mong muốn cơng ty phát triển quy trình theo hƣớng có quản lý chặt chẽ đƣợc hệ thống CHXD, nhƣ phối hợp với phịng kế tốn, phòng ban khác nhịp nhàng, chặt chẽ Là ngƣời phụ trách mảng kỹ thuật, mua sắm vật tƣ, sửa chữa, cấp săm lốp, bình điện cho lái xe cần thông tin định mức săm lốp, km xe chạy, kế hoạch mua sắm, sửa chữa…để triển Quảng Tấn Nam khai cơng việc, hầu hết việc theo dõi excel Ví dụ, việc cấp săm lốp dựa vào hành trình xe chạy để tính định mức cấp, thƣờng hành trình đƣợc kế tốn cung cấp sau nên dự kiến trƣớc số lốp cấp Nhiệm vụ XNVT: nhập yêu cầu khách hàng, điều động phƣơng tiện vận tải…Ngồi thơng tin từ khách hàng: sản lƣợng vận chuyển, tuyến đƣờng , kế hoạch vận chuyển cho nội công ty khách hàng xăng dầu bán bn từ phịng kinh doanh phận cần thơng tin kế tốn cung cấp: Dƣơng Văn Phƣớc định mức nhiên liệu, toán nhiên liệu để cấp dầu cho lái xe, kế hoạch đầu tƣ xe để xếp luân chuyển xe, công nợ khách hàng vận tải…Tuy nhiên, hệ thống phần mềm quản lý Công ty, chƣa có kết nối thơng tin để truyền liệu qua lại kiểm tra đối chiếu để kịp thời xử lý Hệ thống phần mềm XNVT để cập nhật thô số liệu vận tải thƣờng bị lỗi Nguyễn Thị Hà XNVT khai báo riêng mã đƣờng, tuyến đƣờng phát sinh Bộ phận cần thông tin từ kế tốn: - Thơng tin thuế thu nhập cá nhân liên quan đến đầu tƣ vốn để kê khai thuế Hàng quý, kế toán Lê Thị Lƣơng gửi bảng kê chứng từ liên quan tất khoản thu thuế TNCN, phòng phải phân loại để kê khai, cơng việc thời gian sai sót Luan van Stt Họ tên Ý ến - Thông tin công nợ tạm ứng để trừ ứng bảng lƣơng - Thơng tin đồn phí cơng đồn để trích nộp cấp Hiện tại, công việc lƣơng, thƣởng, chế đố BHXH, nâng bậc… theo dõi excel dễ thiếu sót, khơng kịp thời Mong muốn quy trình quản lý nhân đƣợc gắn kết với quy trình khác cách có hệ thống Tại cửa hàng cần có thơng tin kế tốn tiền hàng khách hàng cơng nợ cửa hàng chuyển tài khoản công ty để bán hàng Tuy nhiên, cập nhật tiền chuyển chậm trễ, thƣờng CHXD gọi trực tiếp Võ Thị Hồng lên lấy thơng tin, cuối tháng kế tốn thƣơng mại đối chiếu thông báo khoản tiền chuyển khách hàng CHXD, tiền nộp, khoản thu bù trừ Ngồi thơng tin tiền chuyển khách Trần Việt Hà hàng CHXD, cịn cần có thơng tin giá, hao hụt định mức (hao hụt lƣu trữ)… Là CHXD tuyến Bắc, xa Công ty, phải theo dõi sổ sách, kê khai thuế riêng nên mong muốn nâng cấp Nguyễn Thị Nhàn hệ thống theo dõi quản lý bán hàng, để báo cáo kịp thời tình hình hoạt động cửa hàng kê khai cho quan thuế P ụ lụ 8: Kết p ỏng vấn n ân v ên p ịng Kế tốn - Tài Chính Stt Họ tên Ngơ Ngọc Dũng Phạm Lê Bích Tuyền Ý ến Là ngƣời trực tiếp quản lý toàn HTTTKT nhận thấy yếu HTTTKT hành, phần lớn báo cáo nhanh thực thủ công, phần mềm chƣa đầy đủ Đối với mảng xăng dầu, chủ yếu theo dõi sổ sách tiền, hàng, công nợ…,dễ xảy sai sót việc kiểm kê, đối chiếu khơng thƣờng xuyên… Phụ trách mảng tổng hợp thu chi, công nợ, theo dõi chi phí khơng có đối chiếu thƣờng xuyên với phân liên quan khách hàng nên Luan van Stt Họ tên Ý ến có sai sót cơng nợ, hệ thống khơng phân rõ khoản mục chi phí cụ nên tốn thời gian cho việc tổng hợp báo cáo, tính giá thành Dữ liệu nhập thơ từ XNVT đến cuối tháng chuyển lên, khơng có rà soát chứng từ vận tải nên gây tốn thời gian, khó khăn việc đối chiếu Đồng thời, kế toán phải khai báo lại mã tuyến đƣờng, cập nhật cự ly, lệ phí cầu đƣờng, mã xe, lái xe có phát sinh Lê Thị Thu Hiền Quản lý cấp dầu, săm lốp không đƣợc kiểm tra, đối chiếu, chủ yếu kế toán nhập chứng từ, hạch toán theo dõi số sách sau Rất mong muốn nâng cấp hệ thống phần mềm để thuận tiện việc liên kết, đối chiếu liệu vận tải Giá bán bn theo phịng kinh doanh quyết, xuất hóa đơn liệu cuối tháng đổ về, việc kiểm tra tiền, hàng thƣờng thực sau cùng, không kịp thời, sai sót CHXD chủ yếu theo dõi số sách, công nợ khách hàng CHXD thƣờng không đối chiếu, Bùi Thị Phƣơng Tuyết khơng kiểm sốt nên cơng nợ CHXD hay tiền, hàng hóa dễ xảy chênh lệch khơng kiểm kê Hàng hóa đầu vào cuối tháng kinh doanh chuyển lên nên việc theo dõi cơng nợ cho nhà cung cấp gặp khó khăn Cần nâng cấp HTTTKT Phụ trách kế toán khí,xây lắp…hoạt động Trần Thị Hồng Đào quản lý theo sách khoản, giữ lại lợi nhuận nên việc theo dõi đơn giản Theo dõi khoản ngân hàng vay vốn, kê khai thuế, dễ nhầm lẫn Vì từ phần mềm việc lọc Nguyễn Ngọc Linh liệu, kết xuất excel để tổ chỉnh sửa theo mẫu kê khai phải tổng hợp nhiều file, phần mềm liệu khơng dấu nên khó khăn Luan van ... THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 63 3.1 SỰ CẦN THIẾT TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CƠNG... THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 28 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG ... HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ LÊ NGUYỄN HÀ VINH TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Ngày đăng: 22/02/2023, 20:22
Xem thêm:
