5S là gì• 5S là một triết lý nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ • 5S là một công cụ nhằm loại bỏ lãng phí • 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện những công cụ cải tiến liên
Trang 1HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 5S
Giảng viên: Hồ Minh Hường /TP QLCL – Khối KTKSNB
Trang 2NỘI QUY LỚP HỌC
Có mặt
ĐÚNG GIỜ
Điện thoại
CHẾ ĐỘ RUNG
Không nói
CHUYỆN RIÊNG
Trang 61 Thực trạng luôn phải đối mặt
• Tác phong, tư thế, làm việc, vị trí các
Trang 72 Các tình huống tìm kiếm…
Thời gian tìm kiếm
= 0
Mất cả buổi mới tìm thấy
Có tìm nhưng nhưng không thấy
Không thấy
Tìm kiếm
Có thể dùng ngay Số lượng vừa đủ
Số lượng quá nhiều
Có nhưng số lượng không đủ
Có nhưng không dùng được
Tiếc quá, không đáp ứng được công việc
Lại thừa rồi
Tốn tiền quá !!!
Nguy cơ?
Tiếc quá, thật lãng phí
Nguy cơ? Tồn kho
Trang 8• Thời gian tìm kiếm đồ dùng, hồ sơ, trang thiết bị nhanh
• Không khí làm việc cởi mở, thân thiện trong văn phòng
• Môi trường làm việc thông thoáng, thoải mái, hiệu quả.
• Nâng cao khả năng quản lý, tính chuyên nghiệp
Trang 94 5S là gì
• 5S là một triết lý nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn
nắp, sạch sẽ
• 5S là một công cụ nhằm loại bỏ lãng phí
• 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện những công cụ cải
tiến liên tục (Kaizen, Lean, 6 Sigma,…)
Trang 10Tiếng Việt Tiếng Anh
Trang 11Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết
Trang 13S3 :SẠCH SẼ
Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ
Hạn chế NGUỒN gây dơ bẩn, bừa bãi
Dọn dẹp, làm sạch có “Ý THỨC”
Trang 14Duy trì thành quả đạt được
Không dơ bẩn.
S4 : SĂN SÓC
S4 = S1 + S2 + S3 được vận hành một cách liên tục và trở thành tiêu chuẩn (thói quen)
Các tiêu chuẩn, thói quen đó liên tục được cải tiến và nâng cao mức độ.
Trang 15Liên tục thực hiện các phong trào thi đua 5S.
• Thi đua giữa các cá nhân
• Thi đua giữa các phòng/Ban/ PGD thuộc CN
Thường xuyên đánh giá kiểm tra.
• Đánh giá nội bộ 5S
• Đánh giá chéo giữa các PGD/CN…
Trang 16Bước 4: Thực hiện S5 Bước 5: Nghiệm thu kết quả thực hiện
NỘI DUNG CHÍNH
Trang 17PHÒNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG PHÒNG
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
CÁC CHI NHÁNH
CÁC CHI NHÁNH
PHÒNG GIAO DỊCH C
PHÒNG GIAO DỊCH C
Trao đổi thông tin quá trình thực hiện 5S
PHÒNG GIAO DỊCH B
PHÒNG GIAO DỊCH B
PHÒNG GIAO DỊCH A PHÒNG
Trang 18Các bước triển khai 5S
Bước 3
T ng vệ sinh ổ
Bước 4 Thực hiện 3S
1 Chuẩn bị thực hiện, Kickoff và đào tạo. 12/09/2012
2 Thực hiện 3S: Tổng vệ sinh, sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ. 12/09/2012
3 Thực hiện S4: Tiêu chuẩn hĩa 18/09/2012
4
Thực hiện S5: Đánh giá theo checklist
Cải tiến: Căn cứ vào kết quả đánh giá, yêu cầu các phịng, ban, bộ phận cải tiến cơng tác 5S
25/09/2012
5 Thời hạn cuối cùng gửi báo cáo nghiệm 25/09/2012
Trang 19 Hướng dẫn chuẩn bị thực hiện.
Hướng dẫn chụp hình, lưu trữ tư
liệu về thực hiện chương trình 5S
Các bước triển khai 5S
BƯỚC 1
Chuẩn bị thực hiện,
Kickoff và đào tạo.
Trang 20Chuẩn bị thực hiện
1 Lãnh đạo Chi nhánh/PGD thấu hiểu lợi ích của 5S: Được biết về
chương trình triển khai 5S của đợt 2.
2 Rà soát lại ban 5S:
• Bổ sung thành viên nếu cần.
• Các nội dung đã thực hiện kỳ trước: cần phát huy và cần cải tiến vấn
đề gì?
• Các vấn đề về nguồn lực của ban 5S
3 Xem xét các hướng dẫn thực hiện và yêu cầu nghiệm thu của
PQLCL.
Trang 21Kick off và đào tạo.
1 Tổ chức buổi kick-off chươmg trình 5S
2 Tuyên truyền quảng bá 5S với biểu ngữ, áp phích,
bản tin nội bộ tại chi nhánh
3 Tổ chức khóa đào tạo 5S cơ bản cho mọi thành viên
tham gia triển khai 5S.
Bản tin 5S
Chụp ảnh Biển đeo 5S
Trang 24Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết
Loại bỏ những thứ không cần thiết
Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết
Trang 25Thực hiện S2
S2: SẮP XẾP (SEITON)
• Phân cho mỗi vật dụng một địa chỉ cất giữ dành sẵn
• Mọi vật dụng cần có địa chỉ và được gắn nhãn theo hệ thống
• Đặt vật dụng ở vị trí dễ thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm
• Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận một cách dễ dàng
• Các dụng cụ được sử dụng đặc biệt cần để tách riêng với các dụng cụ được dùng phổ biến
• Dụng cụ sử dụng thướng xuyên cần sắp xếp bên cạnh người
sử dụng
Trang 26PHÂN LOẠI HÀNH ĐỘNG YÊU CẦU
Phải được đặt gần điểm sử
dụng
Có thể để cách xa điểm sử
dụng một ít
Cần để tách riêng trong kho, có nhãn nhận dạng rõ
ràng
CÁCH THỰC HIỆN SẮP XẾP:
Thực hiện S2 (tiếp)
Trang 27Thực hiện S2 (tiếp)
• Cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu
• Cách sắp xếp công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, ngăn tủ, cốc
chén… (tham khảo)
Trang 28• Cách sắp xếp các công cụ, dụng cụ dùng chung.
• Cách sắp xếp bàn làm việc:
Thực hiện S2 (tiếp)
Trang 29Thực hiện S3
S3: SẠCH SẼ (SEISO)
xuyên nơi làm việc.
Trang 30CÁC KHU VỰC CẦN LÀM SẠCH
1 Khu vực tủ hồ sơ tài liệu
Các loại kho hồ sơ, các giá kệ chứa đồ,
tủ đựng hồ sơ, tài liệu…
2 Thiết bị văn phòng
Các loại máy móc thiết bị văn phòng:
máy in, máy fax, máy xén giấy, máy
photo, bàn viết, ghế ngồi…
3 Khu vực xung quanh
Lối đi, cửa sổ, phòng họp, phòng vệ sinh,
khu vực tiếp khách, khu vực 5s v.v…
Thực hiện S3 (tiếp)
Trang 31Yêu cầu sau thực hiện 3S
Trang 34 Vẽ sơ đồ toàn bộ mặt bằng trong phạm vi 5S Phân công trách nhiệm quản lý cho các thành viên của đơn vị theo khu vực
Thiết lập tiêu chuẩn bàn làm việc cho tất cả các bàn làm việc của nhân viên (Tham khảo form tiêu chuẩn cơ bản )
Dán nhãn mác, gáy file, biển chỉ dẫn thích hợp, hướng dẫn sử dụng cho các máy móc thiết bị phức tạp… Đồng bộ hóa file tài liệu, khay tài liệu, các vật phẩm văn phòng…
Góc thông tin 5S (mỗi CN sẽ thiết lập chung 1 góc 5S nhằm
Thực hiện S4
Trang 36• Hướng dẫn thực hiện S5
Các bước triển khai 5S
BƯỚC 4
Thực hiện S5
Trang 37Sắp xếp
Sạch sẽ
Sạch sẽ
Săn sóc
Săn sóc
Các công cụ 5S
(Lặp đi lặp lại 3S liên tục)
Mục tiêu của 5S
Đỉnh cao của vòng tròn là S5
Thực hiện S5
Trang 38Mọi hoạt động đều cần đến yếu tố con người Nếu như “con người” trong tổ chức không có thói quen
thực hiện các quy định hoặc thiếu sự tự giác chấp hành kỷ luật thì việc thực hiện 5S theo phong trào
Sự hình thành thói quen!
Trang 39Coi nơi làm việc là ngôi nhà thứ hai của mình.
Trang 40 Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích 5S
Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban
Khuyến khích thưởng cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt
Tổ chức tham quan ở các đơn vị khác
Đánh giá nội bộ 5S
Trang 41CÁC KẾT QUẢ CHÍNH
Báo cáo thực hiện
Hình ảnh minh họa
Checklist đánhgiá tại CN
Các bước triển khai 5S
BƯỚC 5
Nghiệm thu kết quả
thực hiện
Trang 42Nghiệm thu kết quả với phòng QLCL
• Kết quả nghiệm thu được gửi chậm nhất vào ngày 25/09/2012
Gồm 03 nội dung chính như sau:
– Bản báo cáo theo mẫu của P.QLCL (Bản báo cáo này sẽ được
lưu trữ và đối chiếu kiểm tra lại khi P.QLCL tiến hành đánh giá).
– Tối thiểu 10 hình ảnh/1 đơn vị cho các hoạt động sau:
• Kickoff
• Tổng vệ sinh
• Trước và sau khi thực hiện 5S.
– Gửi checklist đánh giá nội bộ 5S của đơn vị gồm 2 phần:
Checklist đánh giá các phòng ban và Checklist đánh giá SGD
• Ban 5S tại chi nhánh tại các đơn vị, thường xuyên kiểm tra email để cập nhật thông tin và nhận những hướng dẫn kịp thời
từ P.QLCL.
Trang 43Các vấn đề
cốt lõi để
duy trì 5S
1 Cam kết của lãnh đạo
2 Sự tham gia của tất cả
3 Cải tiến liên tục
4 Quảng bá 5S như một sản phẩm
5 Thường xuyên đánh giá nội bộ
6 Ghi nhận đóng góp
NỘI DUNG CHÍNH
Trang 441 Cam kết của Lãnh đạo
TÀI CHÍNH
NHÂN LỰC
Trang 452 Sự tham gia của tất cả
Tất cả các phòng ban, tất cả
mọi người Không có ngoại
lệ !!!
Trang 463 Cải tiến liên tục
• Cải tiến theo tinh thần liên tục
Xây dựng văn hóa cải tiến từ những ý tưởng nhỏ nhất mang lại giá trị trong công việc
Trang 474 Quảng bá 5S như 1 sản phẩm
• Tổ chức các cuộc thi vui về 5S: sáng
kiến 5S; sáng tác thơ, truyện 5S, cuộc
5S 5S
Trang 485 Đánh giá 5S nội bộ
• Quá trình đánh giá nhằm:
- Xem xét tính hiệu lực và sự phù hợp của hệ thống
- Tìm kiếm cơ hội cải tiến
SỰ TRỪNG PHẠT
Trang 496 Ghi nhận đóng góp
• Sự ghi nhận là văn hóa, là tiền đề cho sự
GẮN BÓ - TRUNG THÀNH
Trang 50Cám ơn các bạn đã chú ý lắng nghe !
Phòng Quản lý chất lượng – Hội sở
O4 62661088 ext 541,679,244