Thông tin tài liệu
CHƯƠNG MICROSOFT EXCEL Nội dung chương bao gồm: Giới thiệu bảng tính Microsoft Excel, quy trình lập bảng tính số thao tác bảng tính như: định dạng liệu, sử dụng hàm tính toán, trang trí,… phân tích liệu với Pivot Table, biểu đồ vẽ biểu đồ, xếp liệu trích lọc liệu, định dạng in ấn 3.1 Tổng quan Microsoft Excel Microsoft Excel chương trình xử lý bảng tính nằm Microsoft Office hãng phần mềm Microsoft Cũng chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính Excel bao gồm nhiều ô tạo dịng cột, việc nhập liệu lập cơng thức tính tốn Excel có điểm tương tự; nhiên Excel có nhiều tính ưu việt có giao diện thân thiện với người dùng Khi chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện: Tính tốn đại số, phân tích liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập nguồn liệu khác Vẽ đồ thị sơ đồ Tự động hóa cơng việc Macro Excel phát triển 09 phiên kể từ năm 1993 (3.0, 95, 97, 2000, XP, 2003, 2007, 2016, 2013) Bài giảng sử dụng phiên Excel 2016 Hệ điều hành Windows để mô tả thực phép tính 3.1.1 Các thao tác với Microsoft Excel a Khởi động Microsoft Excel 2016 Có cách để khởi động ứng dụng Excel: Cách 1: Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Excel 2016 Cách 2: Nhấp đúp chuột vào biểu tượng chương trình Excel hình Desktop Hình 1:Biểu tượng khởi động Excel 2016 b Giao diện Excel 2016 71 Mở Microsoft Excel 2016, thấy thông tin lựa chọn hiển thị hình khởi động (Xem hình): Các file mở gần nhất, click chọn Open Orther Document, bạn mở file Excel từ máy tính từ điện toán đám mây với tài khoản One Driver chủ sở hữu Ảnh đại diện thông tin chủ sở hữu Các mẫu Template nhà sản xuất cung cấp miễn phí Tìm kiếm lựa chọn kiểu mẫu Template miễn phí Lựa chọn Blank Worbook văn chưa có định dạng Nếu không chọn Template nhà cung cấp, bạn click sử dụng lựa chọn Hình 2: Giao diện khởi động Excel 2016 72 Giao diện Blank Workbook Hình 3: Giao diện Blank Workbook c Tạo bảng tính Sau mở Microsoft Excel 2016, có cách tạo bảng tính Cách 1: Vào File\New\Blank Workbook\Create Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N Cách 3: Nhấp vào biểu tượng New truy cập nhanh Lưu ý: bảng tính có tên Book_ (Trong đó, _ số thứ tự văn mở) Ví dụ: Book1 Hình 4: Tên mặc định bảng tính d Lưu bảng tính vào ổ đĩa Sau tạo bảng tính mới, có cách lưu bảng tính: Cách 1: Vào File\Save Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng Save Lúc này, có trường hợp xảy ra: truy cập nhanh Trường hợp 1: Lưu lần Trường hợp 2: Lưu lần thứ trở Excel lưu lại thay đổi tệp Đối với trường hợp 1, hộp thoại Save As xuất hiện, ta làm bước sau: Bước 1: Chọn nơi lưu trữ Bước 2: Gõ tên tài liệu 73 Bước 3: Nhấn Save để lưu Hình 5: Các bước lưu tệp Phân biệt Save Save As: Giống: Đối với lần lưu đầu tiên, Save Save lưu tập tin vào ổ đĩa Khác: Đối với lần lưu thứ trở Save: Lưu thay đổi lên tệp cũ Save As: Lưu thành tệp với tên khác (Các bước Hình 3.4), tệp cũ giữ nguyên e Mở bảng tính tồn đĩa Từ giao diện Excel 2016, có cách để mở tài liệu có sẵn đĩa: Cách 1: Vào File\Open Cách 2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + O Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng Open truy cập nhanh Hộp thoại Open xuất hiện, làm theo bước sau: Bước 1: Chọn nơi chứa tệp Bước 2: Chọn tệp cần mở Bước 3: Nhấn Open để mở tệp 74 Hình 6: Các bước mở tệp có sẵn Hoặc nhấp đúp chuột trực tiếp lên tệp có sẵn ổ đĩa f Thoát khỏi Microsoft Excel Từ giao diện Excel 2016, có cách để tắt ứng dụng này: Cách 1: Vào File\Exit Cách 2: Kích chuột vào nút Close việc Excel góc bên phải cửa sổ làm Cách 3: Ấn tổ hợp phím Alt + F4 Lưu ý: Nếu chưa lưu tệp vào ổ đĩa hộp thoại cảnh báo lưu trước thoát xuất hiện, chọn: Save: Lưu tệp trước thoát Don’t Save: Thốt khơng lưu tệp Cancel: Hủy lệnh 75 Hình 7: Hộp thoại cảnh báo lưu trước thoát 3.1.2 Các thành phần Microsoft Excel 2016 Nhìn chung, thành phần Excel 2016 tương đối giống với phiên 2007 2013 Cấu trúc bảng tính Workbook: Trong Excel, Workbook tập tin mà ta làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì Workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), tổ chức lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin Một workbook chứa nhiều worksheet hay chartsheet tùy thuộc vào nhớ máy tính sử dụng Worksheet: Cịn gọi tắt sheet (hoặc bảng tính), nơi lưu trữ làm việc với liệu Một Worksheet chứa nhiều ô (Cell), ô tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook, Một worksheet bao gồm 214 (16,384) cột 220 (1,048,576) hàng (Phiên cũ chứa 256 cột 65,536 hàng) Cell: Ứng với cột hàng gọi Cell hay cịn gọi Mỗi cell có tọa độ (địa chỉ) tương ứng VD: D5, H30,… Block Cell: Block cell hay địa khối xác định địa ô đầu địa cuối, chúng có dấu chấm (:) VD: A1:B6, B5:D8,… Chartsheet: Cũng sheet workbook, nhiên chứa đồ thị Một chartsheet hữu ích bạn muốn xem riêng lẻ đồ thị Sheet tabs: Tên sheet thể tab đặt góc trái bên cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác, ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tabs 76 Hình 8: Các thành phần Workbook Excel 2016 dùng định dạng tập tin mặc định “.XLSX” thay cho định dạng chuẩn trước “.XLS” Màn hình làm việc Excel 2016 Hình 9: Màn hình làm việc Excel 2016 Nút lệnh File chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin,… danh mục tập tin mở trước Ta túy biến lệnh truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) chứa lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào để mở danh mục lệnh vào lệnh cần cho lên lệnh truy cập nhanh Chọn More Commands để mở cửa sổ điều chỉnh lệnh truy cập nhanh 77 Hình 10: Các lệnh nút lệnh File Hình 11 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh 78 Hình 12: Hộp thoại tùy biến lệnh truy cập nhanh Thanh công cụ Ribbon: Excel 2016 thay đổi giao diện người dùng tử việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có tab Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, Views, Developer, Add-Ins Mỗi tab Ribbon bao gồm nhiều Nút lệnh, nhiều nút lệnh có chức gom thành Nhóm lệnh xếp hợp lý cơng cụ Nhấn chuột vào phía bên phải Nhóm lệnh để thêm nút lệnh có chức Hình 13: Thanh cơng cụ Ribbon Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: Cut, Paste, Copy, Font, Alignment, chèn hay xóa dịng cột, xếp, tìm kiếm, lọc liệu,… 79 Hình 14: Tab Home Các nhóm lệnh chính: Clipboard: Chứa nút lệnh Copy, Paste, Cut… Font: Chứa nút, sổ font chữ, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, màu chữ, vẽ khung viền… Alignment: Các nút lệnh chỉnh lề, vị trí ơ, Gộp tách ơ… Number: Nhóm lệnh chỉnh định dạng kiểu số (phần trăm, tiền tệ, thêm bớt chữ số thập phân…) Editing: Nhóm lệnh chứa số hàm đơn giản (Tổng, trung bình, min, max…), trích lọc xếp liệu… Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: Bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu,… Hình 15: Tab Insert Các nhóm lệnh chính: Illustrations: Các lệnh chèn Picture (Hình), Clip Art, Shapes (Các khối), Screenshot (cắt chụp hình) Charts: Các lệnh chèn biểu đồ cột, đường, hình bánh, cột ngang… Text: Các lệnh chèn Text Box (Khối văn bản), WordArt,… Symbols: Các lệnh chèn Equation (Công thức), Symbol (Ký tự đặc biệt) Page Layout: Chứa nút lệnh hiển thị bảng tính thiết lập in ấn Hình 16: Tab Page Layout Các nhóm lệnh chính: Themes: Các lệnh cài đặt, chỉnh sửa nền, hiệu ứng cho bảng tính Page Setup: Nhóm lệnh định dạng vùng làm việc: Lề giấy, kiểu giấy, cỡ giấy, vùng in… Sheet Options: Nhóm lệnh hiện/ẩn đường lưới, tên dịng/cột… 80 Formulas: Chèn cơng thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính tốn Excel Data: Các nút lệnh thao tác liệu Excel, danh sách, phân tích liệu,… Review: Các nút lệnh kiểm tra lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thiết lập bảo vệ bảng tính Hình 17:Tab Review Các nhóm lệnh chính: Proofing: Kiểm tra lỗi tả Comments: Tạo phản hồi bảng tính (Chỉ hiển thị file đọc, không hiển thị in) Changes: Các thiết lập bảo vệ (tạo mật khẩu) cho Sheet, Workbook; chia Workbook… View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: Phóng to, thu nhỏ, chia hình,… Hình 18: Tab View Các nhóm lệnh chính: Workbook Views: Các lệnh hiển thị bảng tính cho người sử dụng: Normal (bình thường), Page Layout (theo trang), Full Screen (tồn hình)… Show: Hiển/ẩn đường lưới, tiêu đề cột/dịng, cơng thức Zoom: Các lệnh thay đổi kích thước hiển thị Zoom (phóng to/nhỏ), 100% (đưa kích cỡ chuẩn), Zoom to Selection (phóng to/nhỏ vùng chọn)… Developer: Tab mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu biết VBA Để mở nhóm nhấn vào nút File Options Chọn Customize Ribbon Tích vào Developer 81 Hình 19: Mở chức Developer Add-Ins: Tab xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung,… Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (Shortcut Menu) Khi muốn thực thao tác đối tượng (ơ, khối ơ, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ,…) bảng tính, nhấp chuột phải lên đối tượng Lập tức thực đơn chứa lệnh thơng dụng hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà ta chọn Hình 20: Thực đơn ngữ cảnh 3.2 Các thao tác với bảng tính 82 3.2.1 Các kiểu liệu Excel Excel dựa vào ký tự gõ vào để xác định kiểu liệu a Kiểu văn Ký tự đầu tiên: Một ký tự chữ: A, B,…, Z, a, … Ký tự canh lề: ‘ (Canh trái) Hoặc có ký tự chữ Các toán tử: Phép nối chuỗi & Sự thể hiện: Nếu chiều dài chuỗi độ rộng : kế phải rỗng liệu hiển thị đầy đủ, ngược lại liệu bị che khuất Ngầm định liệu kiểu chuỗi canh trái Hình 21: Dữ liệu kiểu chuỗi Excel b Kiểu số Ký tự đầu tiên: Một ký tự số: 0, 1,…, Các ký tự: + (dương), - (âm), ( (âm), (chấm), $ (tiền tệ), % (tỷ lệ) Và khơng có ký tự chữ, ký tự đặc biệt ô Các toán tử: ^ (lũy thừa), + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), % (phần trăm) Sự thể hiện: Nếu chiều dài > độ rộng hiển thị ###### chuyển sang dạng số khoa học Nếu điều chỉnh độ rộng kết hiển thị bình thường Mặc định liệu kiểu số canh bên phải 83 Hình 22: Dữ liệu kiểu số Excel c Kiểu thời gian Quy ước nhập: phải nhập theo định dạng quy định Control Panel Sự thể hiện: Nếu chiều dài > độ rộng hiển thị ###### Mặc định liệu kiểu ngày tháng canh bên phải ô Nếu nhập kiểu liệu ngày tháng không theo quy định liệu tự động chuyển sang dạng chuỗi Hình 23: Dữ liệu kiểu ngày tháng Excel d Kiểu công thức (Formula) Ký tự đầu tiên: = (bằng) + (cộng) Cơng thức bao gồm: số, chuỗi, địa ô, địa vùng, phép tốn, hàm,… Hiển thị ơ: Kết cơng thức Các phép tốn: Phép nối chuỗi: & Kiểu toán số học: + , -, *, /, ^, % Các phép so sánh: =, , = Kết trả về: True False Các hàm quy định sẵn Excel Thứ tự ưu tiên: ngoặc (), hàm, lũy thừa, nhân/chia, cộng/trừ, phép so sánh 84 Hình 24: Dữ liệu kiểu cơng thức Excel 3.2.2 Địa Excel a Nhận dạng ô vùng (cells, range) Địa ô (cell) Excel xác định tiêu đề cột số thứ tự dịng: Ví dụ: A1, B5, Cách 20, D88,… Hình 25: Địa B5 Một vùng (range) bảnh tính xác định địa góc bên trái vùng địa góc bên phải vùng (có dấu : phân cách) Đặc biệt địa cột dòng xác định : : Ví dụ: Vùng A1:B5, Cách 20:E90,… Cột A xác định ngắn gọn A:A Dịng có địa xác định ngắn gọn 4:4 Ở hình 3.24, hành có địa Bước 11 có tiêu đề cột B số dòng 11, vùng bao bọc nét chấm đứt có địa H2:H12 có địa H2 ô cuối vùng H12 85 Hình 26: Địa vùng b Chọn vùng Cách 1: Dùng chuột Dùng chuột di chuyển hiên hành đến góc bên trái vùng cần chọn, sau nhấn giữ chuột trái kéo xuống đến vị trí cuối vùng cần chọn thả chuột Hình 27: Sử dụng chuột để chọn vùng Cách 2: Dùng phím Sau chọn vùng, ta giữ phím Shift nhấn phím và/hoặc để đến ô cuối vùng thả phím 86 Hình 28: Sử dụng phím để chọn vùng Để chọn sheet hành, ta nhấn nhấn vào nút bên cạnh tiêu đề cột A Để chọn workbook (tất sheet), ta nhấn chuột phải lên Sheet Tab chọn Select All Sheets Hình 29: Chọn sheet hành c Địa tương đối Khi chép di dời cơng thức đến vị trí khác, dịng cột tham chiếu thay đổi lượng tương ứng với số dòng số cột mà ta dời Địa tương đối có dạng Ví dụ: Ơ A2 có cơng thức : = D2 + E2 Khi chép sang ô A3, công thức là: = D3 + E3 Khi chép sang ô C2, công thức là: = E3 + F3 87 Hình 30: Sao chép công thức với địa tương đối d Địa tuyệt đối Các dịng cột tham chiếu khơng thay ta di dời hay chép công thức Địa tương đối có dạng $$ Ví dụ: $A$4, $C$3:$F$10,… Ơ C2 có cơng thức: = $A$2 + $B$2 Khi chép sang ô C3, công thức là: = $A$2 + $B$2 Hình 31: Ví dụ địa tuyệt đối e Địa hỗn hợp Phối hợp tham chiếu địa tương đối tuyệt đối có dạng: $ $ Ví dụ: Ơ Cách 3: = A$3; có nghĩa cột A tương đối hàng tuyệt đối Khi chép công thức sang ô C 4, ta công thức: = A$3 Khi chép công thức sang ô D3, ta công thức: = B$3 Hình 32: Ví dụ địa hỗn hợp Sử dụng Phím F4 để chuyển đổi dạng Địa 88 3.2.3 Di chuyển trỏ ô bảng tính Sử dụng cḥt: Nhấp chuột vào cần chọn Sử dụng bàn phím: ↑, ↓, Enter: Lên, xuống hàng →, ←, Tab: Qua trái, phải PageUp: Lên trang hình PageDown: Xuống trang hình Ctrl + PageUp: Sang trái trang hình Ctrl + PageDown: Sang phải trang hình Ctrl + Home: Về ô A1 3.2.4 Nhập liệu a Nhập liệu Các bảnh tính chứa số, chuỗi văn hay biểu thức tốn học Ngồi bảng tính cịn chứa biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh,… đối tượng không chứa ô mà bề mặt bảng tính Cách nhập liệu Bước Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu Bước Nhập vào số, chuỗi văn bản, ngày tháng năm hay thời gian… Bước 3: Nhập xong nhấn Enter (ô hành chuyển xuống dưới) Tab (ô hành chuyển qua phải) nhấn chuột vào ô khác để kết thúc Lưu ý: Nếu nhập số, ngày tháng vào ô mà Excel hiển thị ###### chiều rộng cột không đủ, ta cần tăng thêm chiều rộng cột Mặc định Excel dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên phần số thập phân Nếu muốn xuống dòng nhấn tổ hợp phím Alt + Enter Hình 33 Nhập liệu Excel Xuống dòng ô: Alt + Enter 89 Cách tạo số trên, số dưới: Nhập văn bản\chọn phần cần tạo số - Cách 1: Tab Home\ Nhóm Format\Format Cells Cách 2: Tab Home\Alignment\Font… Cách 3: Phím tắt Ctrl + - Cách 4: Chuột phải\ Format Cells Superscript: Chỉ số Subscript: Chỉ số Hình 34: Tạo số b Xóa liệu Bước 1: Chọn khối cần xóa liệu Bước 2: Ấn phím Delete bàn phím c Chỉnh sửa liệu Có cách chỉnh sửa liệu ô Cách 1: Nhấp đúp vào ô cần chỉnh sửa Cách 2: Chọn ô cần chỉnh sửa, nhấn phím F2 Cách 3: Chuyển đến cần chỉnh sửa, nhấp chuột vào công thức fx Sửa xong nhấn phím Enter Tab chọn ô khác 90 ... trước thoát 3.1 .2 Các thành phần Microsoft Excel 20 16 Nhìn chung, thành phần Excel 20 16 tương đối giống với phiên 20 07 20 13 Cấu trúc bảng tính Workbook: Trong Excel, Workbook tập tin mà ta làm... Vào File\Save Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng Save Lúc này, có trường hợp xảy ra: truy cập nhanh Trường hợp 1: Lưu lần Trường hợp 2: Lưu lần thứ trở Excel... 8: Các thành phần Workbook Excel 20 16 dùng định dạng tập tin mặc định “.XLSX” thay cho định dạng chuẩn trước “.XLS” Màn hình làm việc Excel 20 16 Hình 9: Màn hình làm việc Excel 20 16 Nút lệnh
Ngày đăng: 22/02/2023, 16:14
Xem thêm:
