Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI CẢM ƠN BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành QUẢN TRỊ VĂN P[.]
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khóa Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG : THS NGUYỄN PHÚ THÀNH : PHẠM THỊ NGỌC THÙY : 1305QTVB059 : 2013-2017 : ĐH QTVP 13B HÀ NỘI - 2017 Luan van LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp xin cảm ơn tới ThS Nguyễn Phú Thành – Chánh văn phịng Đảng – Đồn thể Bộ Khoa học Công nghệ hướng dẫn giúp tơi có sở lý luận thực tiễn để tơi hồn thành đề tài Tơi xin gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng Khoa Quản trị văn phịng, ơng Trương Khánh Tồn – Trưởng phịng Hành – Tổ chức anh chị phịng Hành – Tổ chức Bộ Khoa học Công nghệ, hướng dẫn, bảo tận tình, cung cấp nguồn tài liệu giải đáp thắc mắc suốt thời gian nghiên cứu đề tài Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 04 năm 2017 Luan van BẢNG DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Viết tắt Nghĩa 01 KH&CN 02 UBKHNN 03 CNXH Chủ nghĩa xã hội 04 KTNN Kỹ thuật nhà nước 05 SHCN Sở hữu công nghệ 06 CBCCVC 07 QTVP Quản trị văn phòng 08 UBND Ủy ban nhân dân Khoa học Công nghệ Ủy ban Khoa học Nhà nước Cán - công chức – viên chức Luan van MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN I MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Cấu trúc đề tài PHẦN II NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Cơ sở lý luận cơng tác văn phịng 1.1.1 Lý luận chung công tác văn phòng 1.1.2 Lý luận chung công tác văn thư 1.2 Cơ sở pháp lý việc nâng cao hiệu công tác văn thư 26 1.3 Cơ sở thực tiễn 27 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 30 2.1 Sơ lược trình hình thành phát triển Bộ Khoa học Công nghệ 30 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Bộ Khoa học Công nghệ 30 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ 35 2.2 Thực trạng công tác văn thư Bộ Khoa học Công nghệ 41 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 42 2.2.2 Quản lý giải văn đến 44 2.2.3 Quản lý giải văn 47 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu 53 2.2.5 Lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành 54 Luan van CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ 56 3.1 Giải pháp nhân 56 3.1.1.Đối với lãnh đạo: 56 3.1.2 Đối với nhân viên: 3.2 Giải pháp trang thiết bị sở- vật chất 58 3.3 Giải pháp việc áp dụng công nghệ thông tin 59 3.4 Giải pháp tổ chức khoa học nơi làm việc 60 3.5 Giải pháp môi trường làm việc 61 PHẦN III KẾT LUẬN 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 PHỤ LỤC Luan van PHẦN I MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, công tác văn thư bao gồm công việc sau: xây dựng văn bản, quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu Do đó, cơng tác văn thư phận quan trọng hoạt động văn phòng, vai trò cơng tác văn thư ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Cơng tác văn thư làm tốt góp phần tích cực q trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước nói riêng, lẽ, làm tốt công tác văn thư đảm bảo thông tin thơng suốt, xác, kịp thời cho hoạt động quản lý quan Nếu khâu công tác văn thư triển khai tốt, tiếp nhận, chuyển giao, giải văn kịp thời xác; soạn thảo văn đảm bảo chất lượng; đăng ký văn đi, đến rõ ràng đầy đủ; lập hồ sơ hành hợp lý; quy định văn chấp hành nghiêm chỉnh nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động quan nói riêng hoạt động quản lý nhà nước nói chung Mặt khác, việc làm tốt cơng tác văn thư góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ - thói quen cố hữu máy hành nước ta Có thể coi biện pháp hữu hiệu làm thay đổi phương thức điều hành hoạt động quan hành nhà nước Vì quan đặc biệt quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn Luan van vị trí vai trị cơng tác văn thư để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư quan, đơn vị góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị Chính tầm nên tơi chọn đề tài “Nâng cao hiệu công tác văn thư Bộ Khoa học Cơng nghệ” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu Trong q trình tìm hiểu nghiên cứu để hồn thiện đề tài tơi thấy có nhiều báo cáo, cơng trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề văn thư – lưu trữ nhiên xử lý tiếp cận khía cạnh khác Tơi tham khảo nhiều tài liệu liên quan đến vấn đề rút ưu khuyết điểm để từ hồn thiện đề tài nghiên cứu “Khảo sát công tác văn phịng nghiệp vụ hành văn phịng UBND huyện Thanh Thủy tỉnh Phú Thọ” sinh viên Phạm Thị Thu Hằng lớp QTVP K6B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đề tài tác giả nói rõ thực trạng quan nhiên giải pháp chưa cụ thể Báo cáo thực tập Công tác văn thư Báo ảnh Việt Nam Báo cáo nói đầy đủ khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư nhiên dừng lại không nhận xét điểm đạt được, hạn chế Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ – Sinh viên Lương Thị Hiền Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội “Công tác quản lý văn quan” Trần Thị Thạch Đề tài nghiên cứu công tác quản lý văn quan không sâu vào quản lý văn đến “Đánh giá công tác quản lý văn – đến lập hồ sơ Uỷ ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp Hồ Chí Minh” – Lê Thị Quyên đề tài có giải pháp cụ thể để hồn thiện cơng tác quản lý văn – đến quan Luan van Mục tiêu nghiên cứu Củng cố hệ thống lý luận, khối kiến thức áp dụng vào quan cụ thể qua thời gian thực tập để hiểu rõ nắm kiến thức học Đồng thời đề tài điểm hạn chế sai sót hoạt động cơng tác văn thư đưa giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ nói riêng hoạt động hành Nhà nước nói chung Nhiệm vụ nghiên cứu Khảo sát thực trạng vấn đề Xác định tầm quan trọng công tác văn thư hoạt động quản lý quan Đưa giải pháp nâng cao công tác văn thư Bộ Khoa học Cơng nghệ nói riêng hoạt động hành Nhà nước nói chung Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành đề tài tơi đưa hệ thống lý luận mà tơi tích lũy năm học Đại học từ sở lý luận tơi áp dụng vào thực tế làm sáng tỏ, điểm mạnh, điểm yếu công tác văn thư Bộ Khoa học Công nghệ từ đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Bộ Bên cạnh tơi cịn sử dụng phương pháp nghiên cứu – phân tích nguồn tài liệu thực tế để rút đúc kết riêng cho đề tài Phương pháp tơi chủ yếu sử dụng q trình làm khóa luận khảo sát thực địa Văn phòng Bộ Khoa học Cơng nghệ phương pháp giúp tơi nhìn nhận vấn đề cách chân thực rõ ràng, khách quan để hoàn thiện đề tài Luan van Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư gồm: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý giải văn đến, quản lý giải văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành - Phạm vi nghiên cứu: Khối quan Bộ Khoa học Công nghệ Cấu trúc đề tài Chương 1: Cơ sở khoa học việc nâng cao hiệu công tác văn thư Chương 2: Thực trạng công tác văn thư Bộ Khoa học Công nghệ Chương 3:Một số giải pháp nhằm nâng cao cơng tác văn thư Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Ngồi cịn có phần I, phần III, tài liệu tham khảo phụ lục đề tài Luan van PHẦN II NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Cơ sở lý luận cơng tác văn phịng 1.1.1 Lý luận chung cơng tác văn phòng a) Khái niệm văn phòng Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp b) Chức năng, nhiệm vụ văn phòng - Chức văn phòng Mỗi quan, tổ chức, đơn vị phải quan tâm đẩy mạnh cơng tác văn phịng văn phòng hỗ trợ rẩ nhiều cho lãnh đạo, cho tổ chức việc định quản lý Nội dung công tác tham mưu rõ hoạt động tham vấn cơng tác văn phịng Nội dung tổng hợp nghiêng vấn đề thống kê, xử lý thông tin, liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Hai nội dung nhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý thủ trưởng quan Chức tham mưu: Trong hoạt động quan, tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố, yếu tố chủ quan thuộc nhà quản lý Vì vậy, để định đắn, khoa học mang tính thực tiễn nhà quản lý cần vào yếu tố khách quan như: ý kiến tham gia góp ý cấp quản lý, nhân viên cấp dưới, nguời trợ giúp tham mưu Tất ý kiến văn Luan van ... Bộ Khoa học Công nghệ Cấu trúc đề tài Chương 1: Cơ sở khoa học việc nâng cao hiệu công tác văn thư Chương 2: Thực trạng công tác văn thư Bộ Khoa học Công nghệ Chương 3:Một số giải pháp nhằm nâng. .. tích lũy năm học Đại học từ sở lý luận áp dụng vào thực tế làm sáng tỏ, điểm mạnh, điểm yếu công tác văn thư Bộ Khoa học Công nghệ từ đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thư Bộ Bên cạnh... nâng cao hiệu công tác văn thư 26 1.3 Cơ sở thực tiễn 27 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 30 2.1 Sơ lược trình hình thành phát triển Bộ