Đang tải... (xem toàn văn)
Microsoft Word 502f 5b16 3585 6a52 docx BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠ[.]
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN NG BÍ Khố luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Người hướng dẫn : THS HOÀNG VĂN THANH Sinh viên thực : ĐỖ THỊ THANH HIỀN Mã số sinh viên, khoá, lớp : 1305QTVD014, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13D HÀ NỘI – 2017 Luan van LỜI CAM ĐOAN Tên Đỗ Thị Thanh Hiền, thực luận văn tốt nghiệp với tên đề tài: “Nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí” Tơi xin cam đoan nghiên cứu thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng nghiên cứu Hà Nội, tháng năm 2017 Luan van LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ tận tình từ thầy Khoa Quản trị văn phòng, cán Trung tâm thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí Nhân đây, cho phép tơi bày tỏ lịng biết ơn chân thành với thầy Đặc biệt, ThS Hoàng Văn Thanh thầy hướng dẫn, giúp đỡ tận tình suốt trình thực đề tài Trong trình khảo sát nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn, bên cạnh đó, trình độ nghiên cứu cịn hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song để tài không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý thầy bạn đọc Những đóng góp người giúp tơi nhận hạn chế qua tơi có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Luan van DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CP SX & TM Cổ phần Sản xuất Thương mại HĐQT Hội đồng quản trị SXKD Sản xuất kinh doanh TCHC Tổ chức hành TNHH Trách nhiệm hữu hạn TP Thành phố Luan van MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.2 Nội dung công tác văn thư 1.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 1.2.2 Công tác quản lý giải văn 1.2.3 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ lưu trữ quan 14 1.2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu 18 1.3 Ý nghĩa công tác văn thư 18 1.3.1 Cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn để phục vụ cho hoạt động quản lý 18 1.3.2 Kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức 19 1.3.3 Góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác cán bộ, nhân viên 20 1.3.4 Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin văn 20 1.3.5 Giữ gìn chứng cho hoạt động quan, tổ chức 21 1.3.6 Tạo tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ 21 1.4 Yêu cầu công tác văn thư 22 1.4.1 Nhanh chóng 22 1.4.2 Chính xác 22 1.4.3 Bí mật 23 Luan van 1.4.4 Hiện đại 23 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN NG BÍ 25 2.1 Khái quát công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí… 25 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức công ty 26 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng TCHC 29 2.2 Các quy định công ty công tác văn thư 36 2.3 Khảo sát công tác văn thư Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí 36 2.3.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 36 2.3.2 Công tác quản lý giải văn 42 2.3.3 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 47 2.3.4 Công tác quản lý sử dụng dấu 49 2.3.5 Nhận xét chung công tác văn thư 51 2.4 Nguyên nhân hạn chế công tác văn thư công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí 54 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN NG BÍ 59 3.1 Hồn thiện thể chế cơng tác văn thư 59 3.2 Nâng cao nhận thức công tác văn thư 61 3.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên công ty 63 3.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động phận văn thư 65 3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 65 Luan van DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………… 71 PHỤ LỤC…………………………………………………………………… 73 Luan van PHẦN MỞ ĐẦU Sự cần thiết nghiên cứu đề tài Đất nước ta đường cơng nghiệp hóa, đại hóa, hội thách thức mở cho hầu hết ngành, lĩnh vực như: kinh tế, văn hóa, trị, xã hội,… Cùng với điều tiết Nhà nước ngành, lĩnh vực xã hội phải không ngừng đổi đại hóa để tiến tới hịa nhập giới, thời đại Trong bối cảnh kinh tế thị trường phát triển nhanh, mạnh đời doanh nhiệp với quy mô lớn, nhỏ khác nhau, cách thức tổ chức máy đa dạng, phong phú Nhưng loại hình doanh nghiệp sản sinh không ngừng loại văn bản, giấy tờ Văn doanh nhiệp nói riêng quan, tổ chức nói chung có vai trị vơ quan trọng Nó mang thơng tin quản lý, điều hành, văn hóa hoạt động doanh nghiệp, cầu nối Nhà nước với doanh nghiệp, doanh nghiệp với doanh nghiệp với khách hàng Vậy nên, công tác văn thư có vai trị quan trọng doanh nghiệp Bởi văn bản, giấy tờ phải tập trung phận văn thư quan để quản lý sử dụng có hiệu Mọi công việc liên quan đến văn nội dung cơng tác văn thư Có thể nói, cơng tác văn thư hay phận văn thư cánh tay đắc lực giúp lãnh đạo quan kiểm sốt hoạt động doanh nghiệp Công tác văn thư thực tốt, đạt hiệu cao góp phần khơng nhỏ giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu, nâng cao hiệu suất làm việc Nhưng thực tế, doanh nghiệp thực tốt công tác văn thư Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí loại hình cơng ty cổ phần có vốn đầu tư Nhà nước Cơng ty có nhiều tiềm đà phát triển ngành nghề kinh doanh đa dạng, đó, cơng việc ngày nhiều địi hỏi phịng Tổ chức-Hành cơng ty phải làm việc hiệu hơn, yêu cầu ảnh hưởng trực tiếp đến công tác văn thư Hiện nay, Luan van cơng tác văn thư cơng ty cịn số tồn tại, hạn chế nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn nghiệp vụ quản lý, giải văn Xuất phát từ lý với việc để tìm hiểu rõ cơng tác văn thư công ty giai đoạn nay, từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư công ty làm động lực giúp tơi thực đề tài Chính vậy, tơi lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu công tác văn thư công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than Uông Bí” làm khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu đề tài Dưới đây, xin trích dẫn số cơng trình nghiên cứu tiêu biểu có liên quan đến đề tài Trước hết giáo trình, tập giảng có liên quan như: - “Văn lưu trữ học đại cương” Vương Đình Quyền, NXB Giáo dục, Hà Nội (1996) - “Phương pháp soạn thảo văn hành chính” Lê Văn In Phạm Hưng, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội (1998) - “Lý luận phương pháp công tác văn thư” Vương Đình Quyền, NXB Đại học quốc gia Hà Nội (2005) - “Giáo trình văn bản” Triệu Văn Cường, Nguyễn Mạnh Cường, NXB Giao thông vận tải (2009) - “Nghiệp vụ công tác văn thư” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội (2009) Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học như: - “Nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư văn phòng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn, Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn” sinh viên Nguyễn Thị Quyên lớp Quản trị Văn phòng K1B trường Đại học Nội vụ Hà Nội Luan van - “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam” sinh viên Trần Thị Huyền, lớp QT901P - Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Công tác văn thư lưu trữ Văn phịng HĐND-UBND huyện Đơng Sơn” sinh viên Lương Thị Hiền lớp Lưu trữ học Quản trị văn phịng K53 - Khóa luận tốt nghiệp “Cơng tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Tổng Công ty Điện lực Việt Nam” sinh viên Nguyễn Thị Trang Nhung, khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư UBND quận Ba Đình sinh viên Nguyễn Hồi An, Học viện Hành Các cơng trình thực trạng công tác văn thư nay, cơng trình lại đưa giải pháp cơng tác văn thư riêng liền với thực tế hoạt động quan, tổ chức Trong đề tài tơi, có kế thừa, phản ánh thực trạng công tác văn thư đưa giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Cơng ty CP SX&TM Than ng Bí Mục tiêu nghiên cứu Làm sáng tỏ thực trạng công tác văn thư công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí Từ đó, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư công ty Nhiệm vụ nghiên cứu Làm rõ sở lý luận công tác văn thư, tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư Cơng ty CP SX & TM Than ng Bí, đề xuất giải pháp cụ thể cho cơng ty, góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Than ng Bí Luan van ... trạng công tác văn thư Công ty Cổ phần Sản xuất Thư? ?ng mại Than ng Bí Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty Cổ phần Sản xuất Thư? ?ng mại Than ng Bí Luan van PHẦN NỘI... trạng công tác văn thư đưa giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty CP SX&TM Than ng Bí Mục tiêu nghiên cứu Làm sáng tỏ thực trạng công tác văn thư công ty cổ phần Sản xuất Thư? ?ng mại Than. .. Than ng Bí 54 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN NG BÍ 59 3.1 Hoàn thiện thể chế công tác văn thư