Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI CAM ĐOAN BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Khoá luận tốt nghiệp[.]
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Khố luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN THỊ KIM CHI Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ THU HÀ Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVB013, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 Luan van LỜI CAM ĐOAN Em tên Nguyễn Thị Thu Hà, sinh viên khoa Quản trị văn phịng, thực khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Đầu tư nước – Bộ Kế hoạch Đầu tư” Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu em thời gian qua Em xin hồn tồn chịu trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 17 tháng 04 năm 2017 Luan van LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin em nhận giúp đỡ tận tình từ ban giám hiệu nhà trường, thầy khoa, cán thư viện Trung tâm thông tin thư viện Đại học Nội vụ Hà Nội Nhân đây, cho phép em tỏ lòng biết ơn chân thành với thầy cô Đặc biệt, cô Nguyễn Thị Kim Chi hướng dẫn tận tình suốt trình thực đề tài Trong trình khảo sát nghiên cứu em gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu cịn hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài em không tránh khỏi hạn chế thiếu sót.Vì thế, em mong nhận góp ý thầy cô trường bạn đọc Những ý kiến đóng góp người giúp em nhận hạn chế qua em có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Em xin chân thành cảm ơn ! Luan van MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài PHẦN B: PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .7 1.1 Một số khái niệm .7 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư .7 1.1.2 Khái niệm Văn 1.1.3 Khái niệm văn đi, văn đến 1.1.4 Khái niệm dấu 1.1.5 Khái niệm hồ sơ lập hồ sơ 1.1.6 Khái niệm lưu trữ quan 1.2 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư 1.3 Yêu cầu công tác văn thư .11 1.4 Nội dung công tác văn thư 13 1.4.1 Xây dựng ban hành văn .13 1.4.2 Quản lý giải văn 13 1.4.3 Quản lý sử dụng dấu 13 1.4.4 Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 14 1.5 Trách nhiệm thực công tác văn thư .15 Tiểu kết chương 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 17 2.1 Giới thiệu sơ lược Cục Đầu tư nước 17 2.1.1.Vị trí chức 17 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 17 2.1.3 Cơ cấu tổ chức .20 2.2 Giới thiệu sơ lược Văn phòng Cục Đầu tư nước 20 Luan van 2.2.1 Vị trí, chức 20 2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 20 2.2.3 Cơ cấu tổ chức .22 2.3 Thực trạng công tác văn thư Cục Đầu tư nước .22 2.3.1 Xây dựng, ban hành, hướng dẫn thực công tác văn thư 22 2.3.2.Tổ chức nhân làm công tác văn thư 23 2.3.2.1.Tổ chức phận văn thư .23 2.3.2.2 Bố trí nhân .24 2.3.4 Tình hình thực nghiệp vụ công tác văn thư 29 2.3.4.1 Soạn thảo ban hành văn 29 2.3.4.2.Quản lý giải văn đến .33 2.3.4.3 Quản lý văn .38 2.3.4.4 Việc quản lý sử dụng dấu 43 2.3.4.5 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 45 2.4 Nhận xét 48 2.4.1 Ưu điểm 48 2.4.2 Nhược điểm .52 2.4.3 Nguyên nhân 54 Tiểu kết chương 55 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI .56 3.1 Xây dựng hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư Cục Đầu tư nước .56 3.2.Tuyển dụng thêm nhân cho phận văn thư 57 3.3 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán văn thư 58 3.4 Nâng cao nhận thức cán bộ, cơng chức quan vai trị công tác văn thư .58 3.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư .60 3.6 Thực tốt công tác tra, kiểm tra, đánh giá, xếp loại công tác văn thư lưu trữ 61 Tiểu kết chương 61 KẾT LUẬN 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .63 PHẦN PHỤ LỤC Luan van A.PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truyền tải chủ yếu hình thức văn bản.Có thể nói văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thơng tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị Cơng tác văn thư trở thành u cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thông tin quản lý mà liên quan trực tiếp đến nhiều cán cơng chức, nhiều phịng ban quan, đơn vị Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý, sở ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời hiệu đảm bảo cho quan, đơn vị thực công việc quản lý điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao.Từ lập luận cho thấy công tác văn thư công tác thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Cục đầu tư nước quan nhà nước, trình hoạt động hàng năm Cục ban hành khối lượng văn lớn để quản lý, điều hành hoạt động phận, đồng thời tiếp nhận khối lượng không nhỏ công văn tài liệu quan cấp đơn vị trực thuộc gửi tới Đây khối lượng tài liệu quan trọng cần tổ chức quản lý thật tốt nhằm phục vụ cho công tác khai thác sử dụng Công tác văn thư Cục đầu tư nước thời gian qua có đóng góp tích cực vào kết hoạt động cơng tác văn phịng, nhiên, bên cạnh cịn tồn số điểm bất cập Vì đổi nâng cao hiệu công tác văn thư hoạt động Cục Đầu tư nước ngồi cơng việc cần thiết Dựa hiểu biết thân trình tìm hiểu thực tế quan, em định chọn đề tài “Nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Đầu tư nước Bộ Kế hoạch Đầu tư” Đợt thực tập giúp em nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chun mơn, thiếu kinh nghiệm q trình Luan van thực thao tác nghiệp vụ văn thư Em viết khóa luận thực tập nhằm nói lên kết quả, điều em học hỏi tiếp thu trình làm việc quan Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cơng tác văn thư cơng tác giữ vai trị quan trọng quan Nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng, vấn đề nhiều người quan tâm nghiên cứu nhiều khía cạnh khác Cùng với phát triển đất nước trình hội nhập giới qua thời kỳ, công tác văn thư ngày củng cố hoàn thiện Trên thực tế có nhiều đề tài nghiên cứu, tham luận đóng góp nhằm nâng cao vai trị hồn thiện cơng tác văn thư Các giáo trình, tài liệu,… cơng tác văn thư, lưu trữ: Đại học Nội Vụ Hà Nội, “Giáo trình văn thư”, NXB Lao động, Hà Nội, 2016 Lưu Kiếm Thanh(chủ biên) - Nguyễn Văn Thâm, Giáo trình: “Kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản”, NXB Giáo dục, 2006 Vương Đình Quyền, “Lý luận phương pháp cơng tác văn thư”, Nxb Quốc gia Hà Nội, 2007 Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm , “Soạn thảo ban hành văn công tác văn thư lưu trữ”, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội, 2006 Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm, “Những văn Đảng nhà nước công tác ban hành văn bản, công tác văn thư”, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội, 2008 Dương Văn Khảm, “Tin học đổi công tác văn thư”, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1999 Trần Hà, “Hướng dẫn kĩ thuật soạn thỏa văn bản”, NXB trẻ, Thành phố Hồ Chí Minh, 1996 Nguyễn Văn Thâm, “Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước”, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2001 Luan van Một số báo cáo, khóa luận, luận văn,… nghiên cứu tổ chức công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Dương Thị Sơng “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Văn phịng HĐND UBND huyện Thơng Nơng, Tỉnh Cao Bằng”năm 2016 khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khóa luận tốt nghiệp: Nguyễn Thị Lan “Nâng cao hiệu công tác văn thư văn phòng Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Phú Thọ”năm 2016 khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bùi Thị Minh Linh: “Nghiệp vụ thư ký văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài”năm 2015 khoa Thư ký văn phịng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Ngồi nhiều viết đề cập đến nội dung này: Bài viết tác giả Dương Mạnh Hùng “Một vài ý kiến xây dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ tập lưu công văn điện tử”, trang 3, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 10 , tháng 10 năm 2007 Bài viết tác giả Nguyễn Thị Lệ Nhung “Những vấn đề chung công tác văn thư quan tổ chức Đảng, tổ chức trị xã hội.”, trang 6, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 9, tháng 8, năm 2009 Bài báo tác giả Quyết Thắng “Đổi nâng cao chất lượng công tác văn thư yêu cầu cấp bách cải cách hành nước ta”, trang 7, tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 6, tháng 12, năm 2008 Trên trang cloud office có viết “Giải pháp chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữ “bài viết đưa số giải pháp thiết thực có tính hợp lí áp dụng văn phòng Việt Nam Các viết nêu cách chân thực thực trạng công tác văn thư nói chung, đồng thời đưa số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư không quan hành nhà nước mà áp dụng doanh nghiệp Tuy nhiên đề tài này, nghiên cứu, kế thừa, phản ánh thực trạng quản lý công tác văn thư số quan, doanh nghiệp Từ đó, đề xuất giải Luan van pháp nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư Cục Đầu tư nước Mục tiêu nghiên cứu Đề tài báo cáo nhằm đạt mục tiêu sau: Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Văn thư Cục đầu tư nước để thấy rõ ưu điểm, hạn chế nhằm đưa phương hướng, giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư,lưu trữ Cục Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cục Đầu tư nước ngồi; - Tìm hiểu vấn đề lý luận công tác văn thư; - Khảo sát thực trạng công tác văn thư Cục Đầu tư nước ngồi; - Nghiên cứu, phân tích, đánh giá đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Đầu tư nước Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: thực tế công tác văn thư Cục Đầu tư nước - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi thời gian: Nghiên cứu từ năm 2012 đến 2016 + Phạm vi không gian: đề tài tập trung nghiên cứu công tác văn thư Cục Đầu tư nước Giả thuyết nghiên cứu Cơng tác văn thư làm tốt góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý, điều hành, giải công việc Cục Đầu tư nước ngồi nói chung, văn phịng Cục nói riêng Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu thực tốt chuyên đề đề tài sử dụng số phương pháp nghiên cứu khoa học sau: + Phương pháp lý luận chung chủ nghĩa Mác Lênin hệ thống quan điểm, sở lý luận giúp tìm tịi, xây dựng, lựa chọn vận dụng phương pháp nghiên cứu khoa học nhận thức thực tiễn Phương pháp lý Luan van luận chung chủ nghĩa Mác Lênin giúp có nhìn khách quan đánh giá vật, việc, tránh tư phiến diện, ý chí thân nhân + Phương pháp nghiên cứu tài liệu lý luận: Phân tích nghiên cứu tổng hợp, khái quát tài liệu có liên quan: Tổng hợp quan điểm nhà nước, phạm trù khái niệm liên quan đến công tác văn thư Từ thông tin, số liệu, tài liệu thu thập q trình nghiên cứu, tìm tịi(sách báo, mạng, tạp chí, giáo trình, ) tiến hành phân tích, tổng hợp đưa đánh giá phù hợp giải pháp hồn thiện nâng cao hiệu cơng tác văn thư sở thực trạng công tác văn thư Cục Đầu tư nước + Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: để đánh giá kết công tác văn thư với giúp đỡ cán bộ, công chức, viên chức quan đề tài tiến hành điều tra câu hỏi bảng hỏi tự thiết kế nhằm nghiên cứu cần thiết công tác văn thư vầ đề số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cong tác văn thư quan +Phương pháp so sánh đối chiếu: nhằm so sánh thực trạng công tác văn thư Cục Đầu tư nước làm theo yêu cầu Nhà nước hay chưa, từ lựa chọn giải pháp tốt để hồn thiện nâng cao hiệu công tác văn thư quan + Phương pháp phân tích, tổng hợp: Từ thông tin, số liệu, tài liệu thu thập q trình nghiên cứu, tìm tịi(sách báo, mạng, tạp chí, giáo trình, ) tiến hành phân tích, tổng hợp đưa đánh giá phù hợp giải pháp hồn thiện nâng cao hiệu cơng tác văn thư sở thực trạng công tác văn thư Cục Đầu tư nước Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận khóa luận gồm có chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung công tác văn thư Trong chương tơi trình bày số khái niệm liên quan đến công tác văn thư như: khái niệm quản lý, công tác văn thư, văn đi, văn đến, dấu, hồ sơ, lập hồ sơ, ; vị trí, ý nghĩa nội dung, trách nhiệm quản lý công tác văn thư Luan van ... cơng tác văn thư Cục Đầu tư nước ngồi Giả thuyết nghiên cứu Công tác văn thư làm tốt góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý, điều hành, giải công việc Cục Đầu tư nước ngồi nói chung, văn phịng Cục. .. đổi nâng cao hiệu công tác văn thư hoạt động Cục Đầu tư nước công việc cần thiết Dựa hiểu biết thân trình tìm hiểu thực tế quan, em định chọn đề tài ? ?Nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Đầu tư nước. .. giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Đầu tư nước Trên sở khảo sát thực trạng, chương đưa nhận xét giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư Cục Đầu tư nước Luan van PHẦN