luận văn chương trình quản lý kế toán doanh nghiệp

Nhiệm vụ đề tài Thay việc ghi chép vào sổ sách cách nhập, xuất, xử lý lưu trữ lượng thông tin khổng cách nhanh chóng, xác an toàn liệu Đáp ứng kịp thời thông tin cho người kế toán cung cấp giao diện gần gũi với người sử dụng Chương trình phải có tính mở phân quyền sử dụng Giả sử, có ba người kế toán người phân công quản lý ba phân hệ kế toán khác Nhưng sử dụng chung chương trình người sử dụng phần công việc người khác bị khoá lại hay che xuất Hoặc tính tò mò người phần công việc người khác ẩn Vì doanh nghiệp thực công việc khác Nên chương trình phải đáp ứng cho doanh nghiệp đồng thời doanh nghiệp khác sử dụng Sau chương trình thiết xong, chương trình phải đáp ứng việc cài đặt dễ dàng cho người làm công việc kế toán mà không cần đến người phân tích người thiết kế chương trinh Phần I : khảo sát hệ thống • Kế toán • Kế toán công việc ghi chép, tính toán số hình thức giá trị, vật thời gian lao động Chủ yếu hình thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động loại tài sản, trình kết quản sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn kinh phí nhà nước, tổ chức, xí nghiệp • Vai trò tin học quản lý kế toán • Thông tin từ lâu đánh giá có vai trò quan trọng quản lý kinh tế Ngày việc nhận định “ Ai nắm thông tin người chiến thắng” lại trở nên đắn • Việc tin học hóa vào quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh giúp cho doanh nghiệp có khả cạnh tranh kinh tế thị trường, đồng thời cạnh tranh với doanh nghiệp nước • Hình thức kế toán Lập chứng từ gốc để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn thành Phân tích nghiệp vụ kế toán sở chứng từ gốc để : -Định khoản cho nghiệp vụ kế toán -Cập nhật chứng từ vào máy tính : chứng từ nhập xuất hàng hóa, chứng từ thu chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu… -In báo cáo : báo cáo nhập xuất kỳ, tổng hợp thu chi kỳ, báo cáo hàng tồn kho, thẻ kho… Ghi chép nghiệp vụ phân tích vào nhật ký chung theo trình tự thời gian : Lập chứng từ ghi sổ hay sổ nhật ký chung Chuyển số liệu từ nhật ký vào sổ tài khoản liên quan để in lúc cần đến Điều chỉnh số liệu để phản ánh chi phí doanh thu đạt kỳ : Lập bảng cân đối số phát sinh Kết chuyển số liệu tài khoản tạm thời để : -Tính giá thành sản phẩm -Tính kết hoạt động kinh doanh… Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách kế toán lập, tài khoản tổng hợp Tổng hợp số liệu từ tài khoản từ tài liệu có liên quan để lập báo cáo tài : -Lập bảng cân đối kế toán -Bảng báo cáo kết hoạt động kinh doanh -Bảng lưu chuyển tiền tệ -Thuyết minh báo cáo tài -Tình hình thực nghóa vụ thuế với nhà nước ĐẶC TẢ YÊU CẦU QUẢN LÝ CỦA CHƯƠNG TRÌNH • a Quản lý tiền mặt • Chương trình :  Quản lý khoản thu – chi doanh nghiệp  Xác định tồn quỹ tiền mặt doanh nghiệp  In phiếu thu – chi để xác định giao cho khách hàng hay để lưu trữ  Lập báo cáo thu – chi chi tiết tổng hợp tháng  Cung cấp liệu cho phân hệ kế toán khác : – Phân hệ kế toán tổng hợp – Phân hệ kế toán chi phí… b Quản lý hàng hóa • • Chương trình :  Quản lý phiếu nhập xuất kho doanh nghiệp, biết mua hàng từ nhà cung cấp xuất bán cho khách hàng  Lập báo cáo chi tiết nhập xuất hàng hóa  Lập báo cáo tổng hợp nhập xuất hàng hóa theo ngày, tháng, kho, mặt hàng, khách hàng nhà cung cấp  In thẻ kho cho biết việc nhập xuất tồn mặt hàng ứng với kho khoảng thời gian xác định tháng  In báo cáo tồn kho : – Tồn kho tổng hợp : cho biết việc nhập xuất tồn tất hàng hóa tất kho có đến ngày cần biết – Tồn theo kho : cho biết việc nhập xuất tồn tất hàng hóa kho ngày cần biết  Lập báo cáo giá vốn mặt hàng xuất bán tháng Báo cáo giá hàng nhập : cho biết đơn giá cụ thể mặt hàng Nếu mặt hàng có nhiều đơn giá nhập khác phải liệt kê tất đơn giá nhập số lượng nhập tương ứng  In báo cáo thống kê : – Theo mặt hàng – Theo nhóm hàng – Theo kho hàng  Nguồn nhập xuất : cho biết nguồn nhập xuất tháng  Cung cấp liệu cho phân hệ kế toán khác : tổng hợp, chi phí, tiền mặt…  Tra cứu : – Phiếu nhập kho – Phiếu xuất kho c Quản lý công nợ • Chương trình  Quản lý hình thức toán công nợ khách hàng với doanh nghiệp doanh nghiệp với nhà cung cấp  Đối với nhà cung cấp : – Khi mua hàng (Phiếu nhập kho) làm công nợ nhà cung cấp tăng lên – Khi doanh nghiệp trả tiền mặt cho nhà cung cấp (Phiếu chi tiền mặt) làm công nợ nhà cung cấp giảm  Đối với khách hàng : – Khi xuất hàng cho khách hàng (Hóa đơn bán hàng) làm công nợ khách hàng tăng lên – Khi doanh nghiệp thu tiền mặt khách hàng trả nợ (Phiếu thu tiền mặt) làm công nợ khách hàng giảm  Lập báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng nhà cung cấp  Lập báo cáo công nợ chi tiết cho khách hàng nhà cung cấp  Cung cấp liệu cho phân hệ kế toán khác : tổng hợp, tiền mặt, hàng hóa,… Phần II : phân tích thiết kế hệ thống • Dữ liệu đầu vào đầu • * Thông tin nhập – Danh mục chứng từ – Danh mục tài khoản – Danh mục tài khoản đối ứng – Danh mục hàng hóa – Danh mục nhóm hàng – Danh mục kho hàng – Danh mục khách hàng – Danh mục nhà cung cấp KHÁCH HÀNG BAN QUẢN LÝ PHIẾU NHẬP XUẤT PHIẾU THU CHI PHIẾU NHẬP XUẤT PHIẾU THU CHI HÀNG HÓA KHÁCH HÀNG b Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh f2 f2 BÁO CÁO CÔNG N f1 BAN QUẢN LÝ f3 Thiết kế chương trình a Sử dụng hệ quản trị CSDL Access để tạo sở liệu • - Tạo bảo tồn CSDL • - Cho phép truy xuất CSDL theo thẩm quyền • - Cập nhật liệu • - Bảo đảm an toàn toàn vẹn liệu Chức • - Tạo cấu trúc liệu ứng với mô hình chọn • - Tạo mối liên hệ hai kiểu mẫu tin • - Nạp liệu vào CSDL • - Cập nhật liệu • - Phát sinh báo cáo từ liệu CSDL • - Bảo tồn tính toàn vẹn liệu CSDL • - Bảo tồn tính an toàn liệu CSDL Giao diện Microsoft Access Relationship phân hệ kế toán tiền mặt Relationship phân hệ kế toán hàng hóa Relationship phân hệ kế toán công nợ Lập trình • Ngôn ngữ lập trình Visual Basic • - Visual Basic có nhiều tính mới, điều khiển cho phép viết chương trình ứng dụng kết hợp giao diện, cách xử lý tính Microsoft Office 97 trình duyệt Internet Explorer • - Lập trình để thêm điều khiển vào đề án tự động tạo điều khiển Activex hiệu chỉnh • - Viết chương trình phía máy chủ dùng HTML động nhúng kết nối với thư viện liên kết động Internet Information Server • - Một vài cải tiến cho phép làm việc với ứng dụng truy cập liệu tầm cỡ vó mô liên quan đến hàng trăm, hàng nghìn người sử dụng qua mạng Các đối tượng truy cập liệu • - DAO (Data Access Objects) : cho phép thi hành câu truy vấn, cập nhật giá trị bảng Giao diện lập trình DAO mạnh mẽ dễ sử dụng • Trong chương trình, sử dụng kỹ thuật lập trình DAO : • - Hình hành câu truy vấn SELECT để lấy liệu từ CSDL • - Duyệt qua mẫu tin Recordset • - Hình hành câu SQL hành động : Update, Delete, Append • - Sửa đổi cấu trúc CSDL • - Xử lý lỗi phát sinh truy cập liệu • - ADO (Activex Data Obect) • + ADO tổng hợp thay việc truy cập liệu DAO ADO theo công nghệ truy cập liệu theo hướng đối tượng • + Khi dùng ADO cần lập trình với phần giao diện người sử dụng phía Client Bởi việc truy cập liệu trình duyệt Web ứng dụng VB chuyển hết phía Activex Server nên logic chương trình quán Cách thức điều khiển ADO Data kết nối với sở liệu ứng dụng Biểu mẫu VB chứa Các thuộc tính DataSource, DataField điều khiển ràng buộc liệu Kết nối với Các thuộc tính ConnectionString, RecordSource điều khiển ADO Data Kết nối với Cơ sở liệu Sử dụng câu truy vấn SQL để lấy mẫu tin • Theo kinh nghiệm Visual Basic, chổ dùng tham chiếu đến bảng, thay cách sử dụng câu lệnh SQL tham chiếu đến truy vấn lưu trữ thân dựa vào câu lệnh SQL Dùng Crystal Report báo cáo liệu • - Crystal Report công cụ nhà sản xuất thứ ba chuyên dùng để tạo báo cáo cho sở liệu • - Crystal Report tự động đưa sở liệu vào quản lý tự động tạo mối quan hệ bảng chương trình Giao diện chương trình Hướng phát triển đề tài • - Một chương trình phầm mềm chứa thiếu sót Do đó, cần nghiên cứu phát triển nghiệp vụ để chương trình thực thêm công việc : tính doanh thu bán hàng, thuế, lãi gộp…trong phân hệ kế toán tiền mặt tình hình toán khách hàng với doanh nghiệp doanh nghiệp với nhà cung cấp phân hệ kế toán công nợ ... Cung cấp liệu cho phân hệ kế toán khác : – Phân hệ kế toán tổng hợp – Phân hệ kế toán chi phí… b Quản lý hàng hóa • • Chương trình :  Quản lý phiếu nhập xuất kho doanh nghiệp, biết mua hàng từ... kế toán khác : tổng hợp, chi phí, tiền mặt…  Tra cứu : – Phiếu nhập kho – Phiếu xuất kho c Quản lý công nợ • Chương trình  Quản lý hình thức toán công nợ khách hàng với doanh nghiệp doanh nghiệp. .. kho hàng hóa Báo cáo công nợ khách hàng nhà cung cấp Sơ đồ chức Quản lý Tiền mặt Quản lý Kế Toán Doanh Nghiệp Quản lý Hàng hóa Quản lý Công nợ 1.1 Cập nhật phiếu thu chi tiền mặt 2.1 Cập nhật phiếu