Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hồng thắng

Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN  CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài: HOÀN THIỆN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HỒNG THẮNG Họ tên sinh viên : Nguyễn Thu Trang Lớp : Kế toán – Khóa 10B Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyễn Thị Thu Liên Tháng 06/2011 SV: Nguyễn Thu Trang Lớp: KT3 – LT10B Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU DANH MỤC BẢNG BIỂU SÔ TRANG Bảng số 1: Danh mục NVL công ty Bảng số 2: Giao diện mã hóa NVL cơng ty Bảng số 3: Danh mục NVL mã hóa Hóa đơn giá trị gia tăng 15 Biểu 1: Biểu 2: Biên kiểm nghiệm vật tư 16 Biểu 3: Phiếu nhập kho 17 Biểu 4: Thẻ kho (Sổ kho) 18 Biểu 5: Bảng kê nhập kho 19 Biểu 6: Phiếu đề nghị xuất kho 22 Biểu 7: Phiếu xuất kho 23 Biểu 8: Bảng kê xuất kho 24 Biểu 9: Thẻ kho (Sổ kho) 25 Biểu 10: Biên kiểm nghiệm vật tư,cơng cụ,sản phẩm, hàng hóa 27 Biểu 11: Sổ chi tiết VL,dụng cụ( sản phẩm hàng hóa) 29 Biểu 12: Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 30 Biểu 13: Trích nhật kí chung 37 Biểu 14: Sổ tài khoản 40 Biểu 15: Bảng Cân đối phát sinh 42 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Khái quát quy trình nhập kho NVL Công ty 13 Sơ đồ 2.2: Khái quát quy trình xuất kho NVL cơng ty 21 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ kế toán NVL nhập kho 34 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ kế toán NVL xuất kho 35 SV: Nguyễn Thu Trang Lớp: KT3 – LT10B Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân LỜI MỞ ĐẦU Xây dựng ngành sản xuất vật chất độc lập, giữ vị trí quan trọng kinh tế, góp phần không nhỏ thúc đẩy kinh tế phát triển Tuy nhiên, hoạt động lĩnh vực mục tiêu hàng đầu doanh nghiệp tối đa hố lợi nhuận Vì để làm điều doanh nghiệp phải tăng cường doanh thu giảm thiểu chi phí cách tối đa Để đạt điều doanh nghiệp phải tìm cách để hạ giá thành sản phẩm Muốn hạ thấp giá thành sản phẩm doanh nghiệp phải sử dụng tiết kiệm khoản chi phí có liên quan đến sản phẩm đó, khơng thể thiếu góp mặt chi phí ngun vật liệu Cách quản lý tốt nguyên vật liệu, doanh nghiệp thường sử dụng công cụ quản lý hạch tốn kế tốn Vì đóng vai trò quan trọng việc điều hành kiểm soát hoạt động kinh tế, đảm nhiệm hệ thống tổ chức thơng tin có ích cho việc định kinh tế Từ lí trên, thấy rõ việc hạch toán nguyên vật liệu quan trọng Doanh nghiệp Thêm nữa, Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồng Thắng doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xây dựng bản, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn tổng giá thành sản phẩm, chiếm khoảng 70 - 80% giá trị cơng trình xây dựng sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Do chi phí vật liệu biến động, định đến biến động giá thành sản phẩm, giảm chi phí vật liệu biện pháp quan trọng nhằm giảm giá thành Qua thời gian thực tập Cơng ty, em sâu tìm hiểu thực trạng sản xuất kinh doanh Công ty nhận thấy tầm quan trọng nguyên vật liệu trình sản xuất, cần thiết phải quản lý nguyên vật liệu tầm quan trọng công tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty Em SV: Nguyễn Thu Trang Lớp: KT3 – LT10B Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân chọn đề tài: “Hồn thiện kế tốn NVL Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồng Thắng " làm đề tài cho chuyên đề cuối khóa Chun đề cuối khóa gồm có chương: Chương 1: Đặc điểm tổ chức quản lý nguyên vật liệu Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồng Thắng Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồng Thắng Chương 3: Hồn thiện kế tốn nguyên vật liệu Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồng Thắng Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình TS Nguyễn Thị Thu Liên Cùng tập thể cán phịng Tài - Kế tốn Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồng Thắng giúp em hoàn thành chuyên đề SV: Nguyễn Thu Trang Lớp: KT3 – LT10B Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân CHƯƠNG ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HỒNG THẮNG 1.1 Đặc điểm Nguyên vật liệu Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồng Thắng 1.1.1 Đặc điểm NVL sử dụng Công ty Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồng Thắng đơn vị xây lắp, sản phẩm Trụ sở làm việc, cầu cống, giao thơng, thủy lợi , có quy mơ lớn, kết cấu phức tạp thời gian sử dụng lâu dài, có giá trị kinh tế cao Vì mà NVL sử dụng công ty đa dạng phong phú Mỗi loại NVL mang đặc thù riêng, công dụng riêng Cụ thể có số loại vật liệu như: Vật liệu sản phẩm ngành khai thác sử dụng không qua chế biến loại cát, sỏi, đá Vật liệu có giá trị cao sắt, thép, xi măng, gỗ đòi hỏi phải bảo quản tốt, để nơi thoáng mát, tránh ẩm ướt Vật liệu cồng kềnh gây khó khăn cản trở việc vận chuyển Bê tông thương phẩm, đá hộc NVL tham gia vào chu kỳ sản xuất giá trị chúng chuyển dịch toàn lần vào giá trị cơng trình Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn khoảng 70%-80% toàn chi phí giá thành Vì cần thay đổi nhỏ số lượng hay giá thành vật liệu làm ảnh hưởng giá thành sản phẩm xây lắp Mặt khác sản phẩm Công ty cơng trình xây dựng phục vụ trực tiếp cho xã hội mang tính lâu dài, địi hỏi phải có chất lượng cao, đảm bảo kỹ thuật Do NVL để thi cơng cơng trình phải lựa chọn, bảo SV: Nguyễn Thu Trang Lớp: KT3 – LT10B Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân quản sử dụng có hiệu quả, tiêu chuẩn kỹ thuật số lượng lẫn chất lượng Đây yêu cầu 1.1.2 Phân loại NVL công ty Để tiến hành xây dựng, thi công sửa chữa sản phẩm xây dựng bản, công ty phải sử dụng khối lượng lớn, bao gồm nhiều loại vật liệu khác Ngay loại NVL có nội dung kinh tế cơng dụng chúng khác Điều địi hỏi việc quản lý NVL phải chặt chẽ có khoa học Cần người quản lý phải am hiểu rõ thứ NVL sử dụng Xuất phát từ u cầu Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồng Thắng, NVL phân loại thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu để thi cơng xây dựng cơng trình, gồm có: Sắt, thép, xi măng, cát, đá, sỏi Trong NVL lại bao gồm loại khác Cụ thể: + Thép gồm: thép gai, thép trơn, thép góc, thép trịn, thép ống, thép hộp + Xi măng gồm: xi măng đen, xi măng trắng, xi măng Chin-pon PC 30, xi măng Hoàng thạch, xi măng Lam thạch, xi măng Cẩm Phả, xi măng Bỉm Sơn… + Đá gồm: đá hộc, đá 1x2, đá 3x4, đá dăm - Vật liệu phụ: Là vật liệu có tác dụng phụ làm tăng chất lượng cơng trình hồn chỉnh, hồn thiện cơng trình như: que hàn, oxy, đất đèn, dây thép buộc, đinh, phụ gia vật liệu khác cần cho q trình thi cơng - Nhiên liệu: Là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng q trình thi cơng, xây dựng xăng, dầu, ga cho loại xe máy thi công SV: Nguyễn Thu Trang Lớp: KT3 – LT10B Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Phụ tùng thay thế: Là loại phụ tùng, chi tiết sử dụng để thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải… xăm lốp ô tô, bu lơng, vịng bi, mũi khoan, cáp, Sau danh mục số NVL Công ty: Bảng 1: DANH MỤC NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY STT Tên ĐV STT Tên ĐV Đá 4*6 M3 14 Nhơm M2 Đinh vít Cái 15 Tủ điện Cái Gỗ cốp pha M3 16 Khóa cửa Bộ Cổng sắt M2 17 Chốt cửa Bộ Gạch chân tường M2 18 Ống nhựa M Gương Bộ 19 Van phao Cái Bột bả Kg 20 Đèn tuýp Bộ Máy bơm Cái 21 Cáp 3*10+1*6 M Quạt treo tường Cái 22 Cửa nhựa lõi thép M2 10 Băng dính Cuộn 23 Măng sơng kẽm Cái D26 11 Cửa sổ Bộ 24 Xi măng Cẩm Phả 12 Khóa cửa Cái 25 Sơn lót ngồi Tấn Thùng 1.1.3 Mã hóa NVL cơng ty Tuy phân loại rõ ràng q trình mã hóa NVL, Cơng ty có phần hạn chế khơng mã hóa theo việc phân loại, theo nhóm vật tư mà mã hóa NVL theo thứ VL Gây khó khăn việc phân loại hạch tốn Việc mã hóa q trình hồn thiện theo phần mềm kế tốn SV: Nguyễn Thu Trang Lớp: KT3 – LT10B Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khi NVL kho công ty kế tốn vật tư thực mã hóa, khai báo tên, đơn vị, đặc điểm chung NVL vào phần mềm VD: Cần mã hóa VL Tơn úp nóc, đv: M Ta cần điền thơng tin sau: - Mã vật tư: phần mềm tự động điền - Tên vật tư: Tơn úp - Đơn vị: M Sau nhấn Lưu (Ctrl+S) để hồn thành việc mã hóa VL Tơn úp Bảng 2: Giao diện mã hóa ngun vật liệu cơng ty SV: Nguyễn Thu Trang Lớp: KT3 – LT10B Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Bảng 3: DANH MỤC NGUYÊN VẬT LIỆU ĐÃ ĐƯỢC MÃ HÓA 1.2 Đặc điểm luân chuyển Nguyên vật liệu Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồng Thắng 1.2.1 Phương thức hình thành NVL Cơng ty Khi nhận dự án, hợp đồng thi công xây lắp, vào thông số kỹ thuật hợp đồng, dựa vào thiết kế kỹ thuật phòng kỹ thuật đưa định mức NVL cần dùng dự án chuyển định mức sang phịng kế hoạch Căn vào đó, phịng kế hoạch u cầu kế tốn thơng báo tình hình tồn kho thời điểm đó, từ báo cáo kế tốn kế hoạch tiêu hao vật tư, phòng kế hoạch lên danh mục mua sắm vật tư thiếu để phục vụ cơng trình Có hai hình thức thu mua thu mua trực tiếp thu mua gián tiếp SV: Nguyễn Thu Trang Lớp: KT3 – LT10B Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Theo hình thức thu mua trực tiếp: Cán phòng kế hoạch trực tiếp xuống đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với đặc điểm thi cơng xây dựng cơng trình để ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu Sau tham khảo chất lượng giá Cán phịng kế hoạch trình lên ban giám đốc báo giá nhà cung cấp Khi phê duyệt ban lãnh đạo, bên thỏa thuận mua bán Cán phịng kế hoạch có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu kho an tồn với chi phí vận chuyển cơng ty chịu Sau làm thủ tục nhập kho, hình thức thường áp dụng với loại vật tư có khối lượng không lớn loại phụ tùng thay Theo hình thức thu mua gián tiếp: Cán phịng kế hoạch trực tiếp tìm hiểu chọn nhà cung cấp phù hợp sau Cơng ty đơn vị cung cấp ký hợp đồng kinh tế Trong hợp đồng phải thoả thuận loại vật liệu, kích thước, mẫu mã, số lượng, phương thức tốn, giá cả, địa điểm giao nhận Căn vào điều khoản hợp đồng đơn vị bán chuyển giao vật liệu đến nơi quy định Cơng ty phải chịu chi phí vận chuyển từ kho nhà cung cấp tới nơi giao NVL tùy theo thỏa thuận bên Đây hình thức mua chủ yếu vật tư có khối lượng lớn cát, đá, sỏi, thép Theo hình thức thuê gia công: với NVL đặc chủng cần thuê gia công cửa, khung nhôm, trần thạch cao NVL cần dùng để thực gia công xuất cho bên gia cơng theo chủng loại, kích thước, mẫu mã, thông số kỹ thuật phận kỹ thuật đưa Sau NVL hồn thành, sản phẩm gia cơng nhập kho 1.2.2 Hệ thống kho công ty Hiện hệ thống kho bãi công ty tương đối tốt Kho bãi đảm bảo kiên cố, đủ diện tích, có bảo vệ an tồn cho kho, đầy đủ phương tiện phòng cháy nổ theo quy định an tồn lao động Người chịu trách nhiệm kho SV: Nguyễn Thu Trang Lớp: KT3 – LT10B Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Biểu 14 SV: Nguyễn Thu Trang 42KT3 – LT10B Lớp: Chuyên đề thực tập chuyên nghành SV: Nguyễn Thu Trang Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 43KT3 – LT10B Lớp: Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Biểu 15 Trích: SV: Nguyễn Thu Trang 44KT3 – LT10B Lớp: Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân CHƯƠNG HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HỒNG THẮNG 3.1 Đánh giá chung thực trạng kế toán NVL Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồng Thắng phương hướng hoàn thiện 3.1.1 Ưu điểm Một với trưởng thành phát triển ngành xây dựng bản, Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồng Thắng không ngừng lớn mạnh với nhiều thành tích cơng tác quản lý sản xuất quản lý tài Cơng ty tự phát huy nâng cao lực, tạo chỗ đứng vững vàng thể thông qua thực tế công trình mà Cơng ty đảm nhiệm thi cơng, đảm bảo chất lượng cao Từ khẳng định uy tín cạnh tranh gay gắt kinh tế thị trường Có điều nhờ đóng góp to lớn lãnh đạo với phịng ban cố gắng nỗ lực khơng ngừng đội ngũ nhân viên công ty, đặc biệt cán phịng Tài Kế tốn Hai với tổ chức máy quản lý phòng ban chức gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm quy mơ hoạt động Cơng ty; cơng ty có khả phục vụ tốt cho q trình thi cơng xây dựng cơng trình Quy định nhiệm vụ rõ ràng cho phòng ban chức để kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu hoạt động công ty Đặc biệt áp dụng chế khốn tới tổ đội thi cơng nâng cao trách nhiệm tổ đội đảm bảo kết sản xuất kinh doanh Ba cơng tác kế tốn, cơng ty xây dựng cho đội ngũ kế tốn vững vàng, có bề dày kinh nghiệm cơng tác kế tốn, ln áp dụng đúng, kịp thời chế độ kế toán hành Công việc phân công SV: Nguyễn Thu Trang 45 Lớp: KT3 – LT10B Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân cụ thể phù hợp với trình độ nhân viên kế tốn, từ tạo điều kiện phát huy nâng cao trình độ kiến thức cho người Bốn công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xun, phương pháp bình qn liên hồn để hạch tốn Nguyên vật liệu nên thời điểm tính trị giá nhập, xuất, tăng, giảm có Như sử dụng Phương pháp KKTX giúp theo dõi tình hình N-X-T thường xuyên, kịp thời, có điều kiện để quản lý tốt NVL hạch toán chặt chẽ quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kiểm tra kế tốn cơng ty Năm bảo quản, dự trữ vật tư: Công ty dự trữ vật tư mức hợp lý, đảm bảo cho q trình thi cơng khơng gây ứ đọng vốn Hệ thống kho bãi tốt phù hợp với quy mô sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng vật liệu Sáu việc sử dụng TK kế toán hạch toán tổng hợp: Cơng ty hạch tốn theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 Bộ tài Chỉ sử dụng TK 154 TK 642 để tập hợp chi phí liên quan đến sản xuất tạo đơn giản cho kế tốn q trình hạch tốn mà theo dõi xác đầy đủ chi phí cơng trình Bảy kế tốn chọn tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân sau lần nhập phù hợp với tình hình giá thay đổi liên tục Luôn cập nhật giá NVL Tạo thuận lợi cho việc tính giá thành phù hợp với tình hình thực tế, giá vốn thực tế vật tư sát với giá thực tế vật tư Tránh việc giá chênh lệch vật liệu cao, cao mức cho phép định mức lúc Cơng ty phải chịu phần chênh lệch 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm bản, trình quản lý sử dụng kế tốn NVL cịn số hạn chế sau: SV: Nguyễn Thu Trang 46 Lớp: KT3 – LT10B Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Một số lượng kế toán không nhiều, người phải kiêm nhiều phần hành khiến cho chất lượng cơng việc khơng cao Có thể thấy rõ chun mơn hóa Cơng ty chưa tốt Hai với đặc thù sử dụng NVL ngành xây dựng như: sắt, thép, xi măng, phụ gia, vôi, cát mà thời điểm nay, giá mặt hàng biến động thực tế công ty lại không trích lập dự phịng khác Như vậy, việc phản ánh trị giá NVL thực tế tồn kho cuối kỳ khơng xác Điều ảnh hưởng đến cơng tác tính giá thành Ba với số lượng NVL lớn kế tốn khơng thực việc phân loại NVL chi tiết theo nhóm, nên gây khó khăn cho việc phân loại NVL q trình hạch tốn Bốn với khối lượng xuất NVL lớn có NVL có giá trị nhỏ Kế tốn ln ln phải lập phiếu xuất kho cho NVL Như gây tình trạng phải ghi nhiều lần, không khoa học dẫn đến tốn 3.1.3 Phương hướng hoàn thiện Từ ưu điểm nhược điểm trên, Công ty cần phải đưa sách hợp lý để phát huy mạnh khắc phục điểm tồn cách xây dựng giải pháp ưu việt phù hợp với đặc điểm Công ty 3.1.4 Giải pháp hồn thiện kế tốn NVL Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồng Thắng Một cơng ty vần tuyển thêm nhân viên kế tốn để san sẻ cơng việc, chun mơn hóa chun môn Tạo chuyên nghiệp chất lượng công việc Hai kế toán cần phải phân loại NVL theo nhóm Như thuận tiện việc tìm kiếm, theo dõi, phân loại NVL trình hạch toán kiểm tra kế toán SV: Nguyễn Thu Trang 47 Lớp: KT3 – LT10B Chuyên đề thực tập chuyên nghành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân VD: Nhóm 1: “ Đá” bao gồm: 10030000: đá 4*6, 10040000: đá hộc 10050000: đá 2*4 … Nhóm 2: “Sắt” bao gồm: 20060000: Sắt phi 10 20080000: Sắt phi