HƯỚNG DẪN THU THẬP THÔNG TIN HỘI VIÊN QUẢN LÝ QUA PHẦN MỀM NHIỆM KỲ 2017 - 2022

HƯỚNG DẪN THU THẬP THÔNG TIN HỘI VIÊN QUẢN LÝ QUA PHẦN MỀM NHIỆM KỲ 2017 - 2022 Ban Tổ chức - TWHội LHPN Việt Nam MỤC ĐÍCH XÂY DỰNG PHẦN MỀM QLHV Mục đích xây dựng phần mềm: Đổi phương pháp, cách thức quản lý hội viên thay cho phương pháp quản lý thủ công sổ ghi chép Đảm bảo thống kê số liệu tương đối xác, trung thực, nhanh chóng, khoa học Việc khai thác, sử dụng liệu hội viên nghiên cứu, đề xuất hoạt động cán Hội cấp kịp thời, hiệu Giảm tải ghi chép sổ sách, dành thời gian đầu tư cho việc tổ chức hoạt động; giảm báo cáo bẳng văn Khắc phục tình trạng phơ trương, hình thức, bệnh thành tích Nâng cao lực cán Hội công nghệ thông tin Phù hợp xu công nghệ 4.0 PHẦN MỀM QLHV Dự kiến Quy trình thực hiện: Khảo sát, thăm dị khả thực địa phương (Đã thực năm 2017 – 60/63 tỉnh, thành Hội đồng ý) Tập huấn cập nhật hội viên hướng dẫn nhập thông tin hội viên Excel (Tháng 5/2018) Rà soát số liệu hội viên nhập liệu hội viên (từ tháng – 11/2018): Đây cơng đoạn khó khăn nhất, nhiều thời gian công sức Thuê chuyên gia thiết kế phần mềm (Tháng 5-6/2018) Chuyển đổi liệu từ Excel vào phần mềm Thí điểm sử dụng phần mềm thực cấp TW tỉnh, thành đại diện cho Cụm thi đua (Quý II, III/2018) Hoàn thiện phần mềm đưa vào vận hành: Quý IV/2018 Triển khai toàn hệ thống Hội: Năm 2019 NGUYÊN TẮC QL VÀ NHẬP THÔNG TIN HV Mỗi hội viên nhập thông tin lần Cấp cơng nhận cấp quản lý liệu nhập thông tin hội viên mình: -Hội LHPN xã/phường/thị trấn: Nhập liệu hội Ban Chấp hành Hội LHPN cấp sở công nhận hội viên, sinh hoạt tổ phụ nữ chi hội theo địa bàn dân cư - Hội viên đơn vị lực lượng vũ trang Hội Phụ nữ đơn vị lực lượng vũ trang nhập -Hội viên tổ chức thành viên tổ chức thành viên nhập Không nhập liệu hội viên đồn viên cơng đồn THƠNG TIN DỮ LIỆU HỘI VIÊN CẦN NHẬP Họ tên; 2.Năm sinh; 3.Số CMTND Thẻ cước; 4.Dân tộc: ghi rõ tên dân tộc; 5.Tôn giáo: ghi rõ tên tôn giáo; 6.Nghề nghiệp/Thành phần: ghi rõ Nông dân; Công nhân; Cán bộ, công chức (đang làm việc/đã nghỉ hưu); Doanh nhân; Nội trợ; Lao động tự Khác 7.Nơi đăng ký hộ thường trú: Ghi tên xã, phường, thị trấn huyện, tỉnh 8.Thời điểm tham gia tổ chức Hội (xác định đến tháng để phục vụ cơng tác thu, nộp hội phí); 9.Biến động hội viên (Ghi rõ lý tham gia tổ chức): chết; chuyển nơi cư trú; bỏ tổ chức; khác CÁC TRƯỜNG DỮ LIỆU TRONG FILE EXCEL CÁCH NHẬP THÔNG TIN DỮ LIỆU CÁC TRƯỜNG TRONG FILE EXCEL Đối với trường thông tin “Họ tên”, “Năm sinh”, “CMND” Di chuyển trỏ chuột đến trường tương ứng muốn nhập, ví dụ nhập “Họ tên”, nhập họ trước tên sau Nhấn chuột trái; nhập tên xác hội viên Trường năm sinh: nhập đủ số, không nhập tắt số Trường CMND/Thẻ cước: nhập đủ số, không nhập tắt số CÁCH NHẬP THÔNG TIN DỮ LIỆU CÁC TRƯỜNG TRONG FILE EXCEL Đối với trường thông tin “Dân tộc” Nhập chuột vào ô mũi tên bên phải để Chọn loại dân tộc có sẵn danh sách Nếu khơng có loại dân tộc cần chọn, chọn “Khác” cuối Không tự ghi thông tin khác vào Khi chọn sai, có hộp thơng báo u cầu chọn lại CÁCH NHẬP THƠNG TIN DỮ LIỆU CÁC TRƯỜNG TRONG FILE EXCEL Đối với trường thông tin “Tôn giáo” Thực bước trường “Dân tộc” Chọn “Tôn giáo” hội viên Không tự gõ thông tin Nếu chọn sai, có thơng báo u cầu chọn lại CÁCH NHẬP THÔNG TIN DỮ LIỆU CÁC TRƯỜNG TRONG FILE EXCEL Đối với trường thông tin “Nghề nghiệp/Thành phần” Thực bước trường thông tin “Dân tộc”, “Tôn giáo” Chọn nghề nghiệp hội viên Trường hợp không thấy loại nghề nghiệp thực tế, chọn ô “khác” CÁCH NHẬP DỮ LIỆU CÁC TRƯỜNG THÔNG TIN TRONG FILE EXCEL Đối với trường thông tin “Nơi đăng ký hộ khẩu” Di chuyển trỏ chuột đến trường thông tin “Nơi đăng ký hộ khẩu” nhấn chuột Nhập xác tên xã/phường/thị trấn, huyện/quận, thành phố/tỉnh theo hộ khẩu/chứng minh thư hội viên Chỉ cần nhập thông tin xã/huyện/tỉnh Không cần nhập chi tiết địa CÁCH NHẬP THÔNG TIN DỮ LIỆU CÁC TRƯỜNG TRONG FILE EXCEL Đối với trường thông tin “Thời điểm tham gia tổ chức Hội” Di chuyển trỏ chuột đến trường thông tin “Thời điểm tham gia tổ chức Hội” nhấn chuột; Nhập xác thời điểm mà hội viên bắt đầu tham gia vào tổ chức Hội (ghi rõ tháng/năm) (xem mẫu) CÁCH NHẬP THÔNG TIN DỮ LIỆU CÁC TRƯỜNG TRONG FILE EXCEL Đối với trường thông tin “Biến động hội viên” Chỉ nhập trường thông tin hội viên có biến động chết, bỏ không tham gia tổ chức hội, Nếu khơng có biến động, nhập thơng tin ban đầu để trống Thực bước trường “Dân tộc”, “Tôn giáo”, “Nghề nghiệp/Thành phần” Chọn nội dung biến động có sẵn danh sách Khơng có chọn “Khác” TỔ CHỨC THỰC HIỆN Phân công nhiệm vụ cấp: Ban Tổ chức Trung ương Hội đầu mối xây dựng mẫu, tập huấn cho cán Hội cấp tỉnh; tổng hợp, hướng dẫn việc nhập liệu hội viên Hội LHPN cấp tỉnh: Quán triệt chủ trương; tùy điều kiện thực tế tập huấn cho cán Hội cấp huyện 100% Chủ tịch Hội sở; phân công người phụ trách theo dõi việc nhập, xử lý quản lý liệu hội viên (thông báo tên, địa email để nhận, chuyển mẫu liệu từ Trung ương huyện) Hội LHPN cấp huyện: Tập huấn, hướng dẫn, giúp đỡ Hội LHPN xã/phường/thị trấn rà sốt số lượng hội viên; phân cơng người phụ trách, theo dõi (thông báo tên, địa email để nhận, chuyển mẫu liệu hội viên từ tỉnh sở) Hội LHPN xã/phường/thị trấn: Rà soát số liệu hội viên từ chi hội, tổ phụ nữ CLB/tổ/nhóm, nhập liệu hội viên vào máy tính theo mẫu huyện gửi TỔ CHỨC THỰC HIỆN Lưu ý tỉnh:  Khi tổ chức tập huấn, tổ chức thống kê số lượng cụ thể xã/phường/thị trấn có máy tính/ số khơng có máy tính; số Chỉ tịch Hội sở biết sử dụng Excel số sử dụng, cần người hỗ trợ… để có phương án giải vấn đề: mượn máy tính; vận động hội viên đồn viên cơng đồn, hội viên niên biết sử dụng công nghệ tham gia lớp tập huấn…  Lập Danh sách đơn vị cần hỗ trợ/ đề nghị cấp hỗ trợ  Đối với đơn vị cần hỗ trợ Trung ương phải có văn đề nghị cụ thể  Bảo toàn liệu hội viên sau nhập  Sẵn sàng để kết nối với phần mềm hệ thống triển khai TỔ CHỨC THỰC HIỆN Nhập liệu Hội LHPN xã/phường/thị trấn:  Đề xuất với cấp ủy Hội cấp phương án hỗ trợ máy tính/sử dụng máy tính đơn vị khác trường hợp khơng có máy tính  Rà sốt, thống kê số liệu hội viên từ Chi hội, tổ phụ nữ theo mẫu  Thành lập nhóm nhập liệu hội viên Chủ tịch Hội làm nhóm trưởng: gồm thành viên BCH, Ban thường vụ cá nhân (giáo viên, công chức xã, bí thư đồn niên….) có khả sử dụng thành thạo phần mềm excel để hỗ trợ nhập dư liệu hội viên vào máy tính  Kiểm tra thông tin hội viên nhập; bảo mật liệu hội viên nhập; gửi liệu cho Hội LHPN cấp huyện Quy trình gửi mẫu nhập excel Quy trình nhập gửi liệu XIN CHÂN THÀNH CẢMTRỌNG ƠN XIN TRÂN CẢM ƠN