(Đồ án hcmute) hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh một thành viên poco express

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN LÝ CƠNG NGHIỆP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ÐUỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN POCO EXPRESS GVHD: LÊ TRƯỜNG DIỄM TRANG SVTH : NGUYỄN THỊ THANH AN MSSV: 141240B SKL 0 Tp Hồ Chí Minh, tháng 07/2018 an BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN POCO EXPRESS Giảng viên hướng dẫn: TS Lê Trường Diễm Trang Sinh viên thực : Nguyễn Thị Thanh An Lớp : 141240B Khóa : 2014 Hệ : Đại học quy Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 2018 an LỜI CÁM ƠN Lời đầu tiên, em xin chân thành bày tỏ lời cảm ơn đến Thạc sĩ Lê Trường Diễm Trang, giáo viên hướng dẫn tận tình dạy, đưa lời khuyên chân thành hướng dẫn định hướng nghiên cứu đề tài, phân tích thực trạng lý luận vấn đề Cám ơn thầy ban hội đồng có góp ý sâu sắc giúp em hồn thiện tốt khóa luận tốt nghiệp Với kiến thức ngành non trẻ kỹ nghề nghiệp nhiều hạn chế, em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến Giám đốc Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Poco Express tạo điều kiện cho em thực tập tham gia vào môi trường làm việc động, sáng tạo nhiều kiến thức bổ ích Bên cạnh đó, em gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô giảng viên Khoa Kinh tế ln tận tình giảng dạy kiến thức kỹ suốt bốn năm qua để tơi trang bị kiến thức tảng bắt đầu công việc thực tập trường công tác sau Một lần em xin chân thành cảm ơn! TP.HCM, ngày ….tháng… năm 2018 Sinh viên Nguyễn Thị Thanh An i an NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN TP Hồ Chí Minh, ngày.…….tháng…… năm 2018 (Ký ghi rõ họ tên) Lê Trường Diễm Trang ii an NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN TP Hồ Chí Minh, ngày.…….tháng…… năm 2018 (Ký ghi rõ họ tên) iii an NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG TP Hồ Chí Minh, ngày.…….tháng…… năm 2018 (Ký ghi rõ họ tên) iv an CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤ STT 10 11 12 Viết tắt TNHH MTV FCL LCL EU C/O L/C FOB FAS EXW CIF DDP Thuật ngữ Việt Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Gửi hàng nguyên container Gửi hàng lẻ Liên minh Châu Âu Giấy chứng nhận xuất xứ Thư tín dụng Giao hàng lên tàu Giao dọc mạn tàu Giao xưởng Tiền hàng, bảo hiểm, cước phí Giao hàng thông quan nhập 13 Incoterm Các điều khoản thương mại quốc tế 14 15 16 17 ĐVT TEU POL POD 18 NVOCC 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 THC EBS CFS CBM SI VGM HB/L MB/L AFR AMS ETD ETA HS Code WTO EDI Thuật ngữ Anh Full container load Less than container load European Union Certificate of origin Letter of Credit Free on board Free Alongside Ship EX Works Cost, Insurance, Freight Delivered Duty Paid International Commercial Terms Đơn vị tính Cảng Cảng đến Phí xếp dỡ hàng cảng Phụ phí xăng dầu Phí bốc xếp kho Chi tiết hàng hóa Xác nhận khối lượng Container Vận đơn thứ cấp Vận đơn chủ Ngày dự kiến tàu chạy dự kiến tàu đến Mã phân loại hàng hóa Tổ chức Thương mại Thế giới Trao đổi liệu điện tử Twenty-foot equivalent units Port of Loading Port of Discharge Non-Vessel Operating Common Carrier Terminal handling charge Emergency Bunker Surcharge Container Freight station fee Cubic Meter Shipping Instruction Verified gross mass House Bill of Lading Master Bill of Lading Japan Advance Filing Rules Automated Manifest System Estimated time of departure Estimated time of arrival Harmonized System Codes World Trade Organization Electronic Data Interchange v an DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 2.1 Các thị trường cơng ty Poco Express 11 Bảng 3.2 Bảng kết hoạt động kinh doanh Công ty TNHH MTV 34 Bảng 3.3 Sản lượng giao nhận chung theo phương thức vận tải công ty Poco Express giai đoạn 2015-2017 38 Bảng 3.4: Thống kê số lượng giao hàng xuất đường biển công ty Poco Express giai đoạn 2015-2017 39 Bảng 3.5: Cơ cấu xuất đường biển chia theo khách hàng công ty Poco Express giai đoạn 2015-2017 40 Bảng 3.6: Bảng báo giá tham khảo phụ phí địa phương (Local Charges) năm 2017 công ty Poco Express 43 Bảng 4.1: Dự kiến nhân phòng giao nhận 60 DANH SÁCH CÁC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 3.1 Doanh thu, chi phí, lợi nhuận Poco Express 2015 – 2017 35 DANH SÁCH HÌNH ẢNH Hình 1.1: Logo cơng ty Trách nhiệm hữu hạn thành viên Poco Express Hình 3.2: File thống kê hàng xuất Excel nhân viên chứng từ hàng xuất công ty Poco Express 45 Hình 4.1: Giao diện INNTRA 56 Hình 4.2: Kết tra cứu lịch tàu chạy INNTRA 57 Hình 4.3: Giao diện làm quản lí cá nhân INNTRA 57 DANH SÁCH SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cấu tổ chức công ty TNHH MTV Poco Express Sơ đồ 3.2 Quy trình giao hàng xuất đường biển Poco Express 41 Sơ đồ 4.1: Quy trình khai hải quan 62 Sơ đồ 4.2: Quy trình giao hàng xuất đường biển đề xuất cho công ty Poco Express 64 vi an MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN i NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ii NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN iii NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG iv CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG .v DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG vi DANH SÁCH CÁC BIỂU ĐỒ vi DANH SÁCH HÌNH ẢNH vi DANH SÁCH SƠ ĐỒ vi LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN POCO EXPRESS 1.1 Giới thiệu chung công ty 1.2 Nhiệm vụ, chức định hướng phát triển công ty .4 1.2.1 Nhiệm vụ 1.2.2 Chức 1.2.3 Định hướng phát triển 1.3 Cơ cấu tổ chức .6 1.3.1 Sơ đồ cấu tổ chức 1.3.2 Chức phòng ban 1.4 Các lĩnh vực hoạt động 1.4.1 Các lĩnh vực hoạt động 1.4.2 Các sản phẩm dịch vụ công ty cung cấp 10 1.5 Thị trường hoạt động 10 1.5.1 Thị trường quốc tế 10 1.5.2 Thị trường nội địa 11 1.6 Khách hàng công ty 12 1.6.1 Khách hàng nước (hàng thường -Freehand) 12 1.6.2 Khách hàng đại lý nước đưa (hàng định -Nominated) 12 vii an CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU .13 2.1 Khái quát chung giao nhận hàng hóa xuất nhập 13 2.1.1 Khái niệm giao nhận 13 2.1.2 Đặc điểm giao nhận 14 2.1.3 Phân loại giao nhận 14 2.1.4 Vai trò giao nhận .15 2.1.5 Trách nhiệm người giao nhận 17 2.1.6 Kinh doanh dịch vụ giao nhận 18 2.2 Các đối tượng dịch vụ vận chuyển hàng hóa 21 2.3 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập cảng biển 21 2.4 Các điều khoản Incoterm 2010 thường sử dụng xuất hàng hóa 23 2.4.1 EXW 23 2.4.2 FOB 23 2.4.3 CIF 23 2.4.4 CFR 24 2.4.5 DDP 24 2.5 Quy trình tổ chức thực nghiệp vụ giao hàng xuất đường biển.24 2.5.1 Chuẩn bị trước giao hàng 24 2.5.2 Giao hàng 26 2.5.3 Sau giao hàng .28 2.6 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất hàng hóa đường biển 28 2.6.1 Các nhân tố môi trường vĩ mô 28 2.6.2 Các nhân tố môi trường vi mô 31 2.6.3 Các nhân tố bên doanh nghiệp .31 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MTV POCO EXPRESS 34 3.1 Kết hoạt động kinh doanh chung công ty giai đoạn 2015-2017 34 3.1.1 Kết hoạt động kinh doanh 34 viii an thị danh sách lịch tàu hãng tàu đáp ứng yêu cầu để dễ dàng chọn lựa Đây chức dễ sử dụng Chỉ cần tạo tài khoản nhập thông tin tra cứu cảng đi, cảng đến ngày dự kiến tàu đến INNTRA tìm kiếm đưa lịch tàu vịng tuần tàu chạy Hình 4.2: Kết tra cứu lịch tàu chạy INNTRA Hình 4.3: Giao diện làm quản lí cá nhân INNTRA (Nguồn: INNTRA.com) 57 an Booking, gửi SI, VGM,… quản lí hồ sơ tiện lợi: thay sử dụng websites nhiều hãng tàu khác sử dụng email làm việc INTTRA hỗ trợ người dùng kết nối với nhiều hãng tàu sử dụng giao diện để thực cơng việc đó, đồng thơi cho phép quản lí theo dõi tiến độ lơ hàng Ưu điểm giải pháp: Chi phí thấp khơng tốn chi phí sử dụng chức ứng dụng Dễ thực quản lý Tìm kiếm nhanh tiết kiệm thời gian Kết nối với nhiều hãng tàu Phù hợp với quy mơ cơng ty Nhược điểm: Tính bảo mật khơng cao Mang tính chất ngắn hạn nên khơng cịn phù hợp cơng ty phát triển lâu dài mở rộng quy mô lớn 4.2.1.2 Giải pháp khai hải quan điện tử phần mềm ECUS5–VNACSS/VCIS So với thủ tục hải quan truyền thống, việc áp dụng hải quan điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty Giúp cơng ty giảm chi phí th dịch vụ, thời gian thơng quan hàng hóa rút ngắn công ty chủ động mặt thời gian cơng việc Cơng ty dễ quản lý q trình lưu chuyển hồ sơ việc thực thủ tục hải quan cấp dưới, đồng thời giảm thiểu số lượng giấy tờ phải nộp chuyển giao cho bên dịch vụ Bước đầu, công ty thử nghiệm công tác khai hải quan điện tử phần mềm ECUS5/VNACCS với đảm nhiệm nhân viên chứng từ Phần mềm ECUS5/VNACCS 2015 công ty Thái Sơn phát hành phần mềm khai hải quan phổ biến Được thiết kế theo chuẩn mực Hệ thống Hải quan điện tử đại đáp ứng đầy đủ quy trình nghiệp vụ hệ thống VNACCS/VCIS Hải quan Nhật Bản tài trợ Với tính bật: Các nghiệp vụ thơng quan hàng hóa tự động e-Declaration Quản lý đăng ký danh mục hàng miễn thuế - TEA 58 an Quản lý đăng ký danh mục hàng tạm nhập, tái xuất – TIA Chức hỗ trợ kê khai báo cáo tốn hàng hóa xuất nhập Quản lý khai báo hàng hóa loại hình đặc thù Hỗ trợ nhiều báo cáo quản lý nội doanh nghiệp Hình 4.4: Giao diện phần mềm ECUS5-VNACCS Ưu điểm giải pháp: Dễ sử dụng, tiết kiệm chi phí dịch vụ Giúp công ty chủ động công việc bảo mật thông tin khách hàng Thuận lợi việc quản lý quy trình thủ tục hải quan Nhược điểm: Cần phối hợp với giải pháp tăng nhân lực giao nhận tránh tình trạng nhân viên chứng từ bị q tải cơng việc 4.2.1.3 Giải pháp sử dụng mạng nội Nhằm xây dựng hệ thống mạng sử dụng quy trình giao hàng, giúp công ty dễ dàng quản lý thông tin, tiết kiệm thời gian tăng tính bảo mật Đồng thời việc thay đổi từ sử dụng mạng wifi thông thường sang mạng nội LAN tạo tiền đề để công ty phát triển hệ thống công nghệ thông tin khác sau 59 an 4.2.2 Giải pháp thành lập phòng giao nhận So với thành lập đến nay, công ty phát triển quy mô, lực kinh doanh lẫn lực lượng lao động Lượng hàng năm ngày tăng, đặc biệt hàng xuất tăng với số lượng đáng kể có xu hướng tắng nhanh Tuy nhiên, nhân viên chứng từ phải đảm nhận công việc lại để lên hãng tàu lấy chứng từ nên thường xuyên vắng mặt công ty ảnh hưởng đến thời gian làm việc Điều ảnh hưởng nhiều tiến độ xử lí chứng từ, gây rủi ro có việc gấp cần xử lí mà nhân viên khơng có mặt cơng ty, trễ hạn trì trễ tiến độ Mặt khác, cơng ty mở rộng quy mơ lớn hơn, tình trạng khơng kéo dài ảnh hưởng kết cơng việc Công ty cần phân bổ công việc nhiệm vụ hợp lí cho phận chứng từ tập trung chuyên môn hoạt động hiệu Đồng thời giúp công ty đảm đương phát triển dịch vụ hải quan cách chuyên nghiệp hơn, giảm chi phí dịch vụ Thành lập phịng giao nhận có chức sau: Liên hệ với phận chứng từ để lấy đầy đủ chứng từ cần thiết liên quan đến lơ hàng, hỗ trợ kéo xe đóng cơng cho khách hàng Khai thuê hải quan Đi hãng tàu, kho, cảng,… lấy chứng từ, B/L, hóa đơn làm thủ tục khác cược võ rỗng, lấy cược, gia hạn,….và giao nhận chứng từ với khách hàng Phòng giao nhận không phục vụ cho riêng hàng xuất mà cịn phục vụ chung cho cơng ty Vì vậy, nhân viên giao nhận phải có kinh nghiệm công tác làm việc với hãng tàu, kho bãi đặc biệt việc khai thuê hải quan phải người có chun mơn, ngoại ngữ tốt để xử lí hàng từ nước khác Nguồn nhân lực dự kiến sau: Bảng 4.1: Dự kiến nhân phòng giao nhận Số lượng Kinh nghiệm Trình độ Giới tính Trưởng phịng Đại học Nam Trên năm 8- 10 triệu Nhân viên Cao đẳng Nam Trên năm - triệu Chức vụ làm việc Mức lương (Nguồn: Tác giả dự báo) 60 an Quy trình khai hải quan cơng ty có thay đổi sau: Nhân viên chứng từ truyền số liệu qua phần mềm khai báo hải quan điện tử, lên tờ khai qua mạng Hệ thống mạng hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai phân luồng hàng hóa: + Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Cán hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất + Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ Nếu hồ sơ hợp lệ chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất + Luồng đỏ: Hồ sơ chuyển qua phận kiểm tra thực tế hàng hóa Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra Sau kiểm tra hàng hóa với khai báo tờ khai chứng từ liên quan, cán hải quan bấm niêm phong (seal) hải quan vào container ghi vào tờ khai xác nhận hàng hóa khai báo chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất 61 an Truyền tờ khai điện tử nhận kết phân luồng Luồng xanh Luồng vàng Luồng đỏ Thông quan mạng (sau nộp thuế) Nộp hồ sơ chi cục để hải quan kiểm tra Nộp hồ sơ chi cục để hải quan kiểm tra Thơng quan tở khai hợp lệ (đã đóng thuế) Chuyển sang luồng đỏ vi phạm Kiểm hóa hàng hóa Thơng quan tờ khai hợp lệ (đã đóng thuế) Sơ đồ 4.1: Quy trình khai hải quan (Nguồn: Tác giả tự phác họa) 4.2.3 Giải pháp quản lý chứng từ Việc thay đổi cách lưu trữ quản lí hồ sơ giấy khoa học giúp tiết kiệm thời gian, chi phí giảm rủi ro nhân viên quên hạn chứng từ  Đối với chứng từ lưu file mềm: Trong file Thống kê hàng xuất bảng tính Exel, dùng chức siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với địa Folder lưu chứng từ Như cần xem lại hồ sơ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức siêu liên kết mà khơng cần phải tìm thủ cơng dựa số REF 62 an Nên lưu file chứng từ hoàn thành ổ đỉa riêng CDROM, chia theo quý-> tuần-> tên khách hàng để dễ kiểm soát Tạo thêm cột đánh dấu công việc phải làm file Thống kê hàng xuất như: cột Booking, cột SI/VGM, cột HB/L, cột Debit,… Sau ghi hạn chứng từ tương ứng vào Hằng ngày nhân viên kiểm tra đánh dấu cơng việc cách tơ màu vào vị trí ngày hết hạn chứng từ đó:  Màu đỏ: chưa làm  Màu xanh: làm  Khơng màu: hồn tất  Đối với chứng từ giấy: Chứng từ giấy nên lưu trữ loại kẹp giấy bìa nhựa để tái xài lại nhiều lần Các chứng từ lưu trữ bìa hồ sơ lớn phân theo khu vực thị trường xếp theo bảng chữ tên khách hàng để dễ tìm kiếm 4.2.4 Giải pháp nhằm cải thiện nâng cao nghiệp vụ nhân viên: 4.2.4.1 Giải pháp xây dựng hướng dẫn quy trình giao hàng xuất đường biển Bản hướng dẫn công việc có ý nghĩa quan trọng việc đào tạo nhân viên làm việc Khi quy trình giao hàng xuất cơng ty Poco Express chuẩn hóa hướng dẫn nghiệp vụ rõ ràng tạo tính qn cơng việc, dễ quản lí tạo thống nhân viên với Nhân viên hồn tồn dựa vào hướng dẫn để làm việc hiệu Vì vậy, cơng ty nên xây dựng quy trình tác nghiệp giao nhận hàng hóa cách chi tiết cụ thể, đồng thời xây dựng tiêu chuẩn mang tính định lượng đánh giá hiệu hoạt động giao hàng xuất Từ đánh giá cụ thể kết thực quy trình, phần cịn yếu, tìm hiểu ngun nhân cách giải vướng mắc kịp thời Thứ công ty cần hệ thống hóa hướng dẫn lưu đồ tóm tắt để giúp nhân viên dễ hệ thống quy trình giao hàng xuất đường biển Đặc biệt, lưu đồ đề xuất thêm việc xác nhận hàng hóa giao lên tàu thành cơng trước giao bill cho khách hàng bước 63 an TÌM KIẾM VÀ XỬ LÍ THƠNG TIN KH KHẢO SÁT CƯỚC PHÍ VÀ KIỂM TRA LỊCH TÀU Khơng Không giao hàng CHÀO GIÁ CHO KH Được KÝ KẾT HỢP ĐỒNG GIAO HÀNG BOOKING Nhận SI&VGM Gửi SI&VGM cho carrier Sai Sửa Bill KH đóng hàng TẠO BILL (HBL) KHAI HẢI QUAN Kiểm tra với KH & MBL Đúng GỬI BỘ CHỨNG TỪ CHO ĐẠI LÝ NƯỚC NGOÀI Xác nhận hàng lên tàu THANH TOÁN & GIAO BILL CHO KH LƯU HỒ SƠ Sơ đồ 4.2: Quy trình giao hàng xuất đường biển đề xuất cho công ty Poco Express (Nguồn: Tác giả tự phác họa) 64 an Thứ hai công ty cần xây dựng hướng dẫn chi tiết công việc quy trình Để thực điều này, người quản lý cần có hỗ trợ từ nhân viên giàu kinh nghiệm phòng ban Các nhân viên dày dạn kinh nghiệm phân công viết báo cáo quy trình thực cơng việc Sau tổ chức họp báo cáo trước tập thể để người nhận định sửa chữa báo cáo nhiều lần trước tổng hợp thành hướng dẫn quy trình giao hàng thức 4.2.4.2 Giải pháp củng cố nghiệp vụ cho nhân viên Trong kinh doanh lợi nhuận yếu tố sống cịn cơng ty, muốn bỏ thu vào nhiều nhất, tức mang lại hiệu cao Và người chủ thể q trình đó, điều khiển hoạt động kinh doanh Để Poco Express phát triển lâu dài, công ty cần phải khơng ngừng nâng cao trình độ cho đội ngũ lao động Trước hết cần đầu tư bồi dưỡng, đào tạo cán tinh thông nghiệp vụ giao nhận kho vận ngoại thương, hiểu biết sâu rộng địa lý, luật lệ tập quán nhiều vùng lãnh thổ khác nhau, có nghệ thuật thuyết phục khách hàng Công ty phải thường xuyên tổ chức buổi thảo luận hoạt động dịch vụ giao nhận nhằm giúp cho nhân viên nhanh chóng nắm bắt kinh nghiệm, kiến thức, khả tiếp xúc khách hàng để gây ấn tượng tốt cho công ty Cử số nhân viên tích cực tham gia khóa học bên nghiệp vụ giao nhận cập nhật kiến thức lĩnh vực gio nhận, xuất nhập logistics Sau hướng dẫn lại với nhân viên khác công ty Hàng năm, công ty nên tổ chức thi sát hạch nghiệp vụ, đặc biệt ngoại ngữ để cán phải tự học tập, không lơ việc trau dồi, làm giàu kiến thức, trình độ Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cho cán cơng nhân viên quan trọng, góp phần giúp công ty nâng cao hiệu công việc Đó tinh thần trách nhiệm, tư sáng tạo cơng việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản, sở vật chất kỹ thuật công ty Để làm công ty cần tuyên truyền để nâng cao ý thức cán công nhân viên công việc, sử dụng thiết bị, tài sản công ty 65 an Củng cố, đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ cao, đòi hỏi phải cẩn thận xác việc xử lý chứng từ Bên cạnh đó, nâng cao trình độ nhân viên trình độ ngoại ngữ, vi tính nghiệp vụ ngoại thương nhằm nâng cao kiến thức kinh nghiệm công tác dịch vụ, rút ngắn thời gian ngày hồn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng công ty 4.2.4.3 Các giải pháp khác giảm sai sót rủi ro phát sinh cơng tác thực cơng việc nhân viên Trong q trình làm hàng, xử lý chứng từ có vấn đề phát sinh nhân viên chứng từ công ty POCO EXPRESS phải thông báo với khách hay hãng tàu biết để có hướng giải hợp lý Sau làm xong công đoạn nhân viên chứng từ phải ghi lại máy tính cơng ty cơng việc làm chưa làm để theo dõi cập nhật trường hợp khơng có nhân viên chứng từ công ty Hạn chế đánh máy làm bill Các thông tin bill nên chép từ SI khách hàng để tránh sai sót lỗi tả Nhân viên cần cẩn thận cách tăng cường kiểm tra chứng từ trước gửi cho khách hàng để đảm bảo độ xác cao Tránh sai sót khơng đáng thiếu cẩn thận, chậm trễ chứng từ,… Đồng thời công ty phải kiểm sốt tần số làm sai chứng từ để có biện pháp đánh giá, khen thưởng hay khiển trách công Khơng sử dụng máy tính cá nhân nhân viên 4.2.5 Các kiến nghị khác công ty Poco Express Thứ nhất, Cơng ty Poco Express cần có sách để đánh giá hài lòng khách hàng Quy trình giao hàng chưa phản hồi đánh giá từ phía khách hàng Sau giao hàng, cơng ty chưa thu thập ý kiến từ khách hàng trải nghiệm dịch vụ Mức độ thỏa mãn hài lịng khách hàng yếu tố vơ quan trọng thành công công ty dịch vụ Đồng thời phản hồi khách hàng tiền đề, sở để cơng ty hồn thiện đổi mơi quy trình Nhu cầu hài lịng khách hàng ln có xu hướng tăng theo thời gian Vì lãnh đạo cơng ty phải có sách để tiếp thu ý kiến khách 66 an hàng từ giúp nhận thức điểm cần sửa chữa để nâng cao chất lượng dịch vụ phải ln có thay đổi, cải tiến quy trình giao nhận để đáp ứng xu hướng khách hàng Thứ hai, công ty cần có chế độ ưu đãi lương bổng khen thưởng công việc cách công xứng đáng để nhân viên gắn bó lâu dài với công ty Thứ ba, công ty cần xây dựng môi trường làm việc đại chuyên nghiệp Có thể việc xếp lại nơi làm việc gọn gàng đẹp Áp dụng 5S nơi cơng sở giúp người có thói quen tốt giữ gìn nơi làm việc Bên cạnh với sách tiết kiệm chi phí cơng ty nên cung cấp trang thiết bị làm việc đầy đủ cho nhân viện làm việc tốt 67 an KẾT LUẬN Trong năm gần đây, sách mở cửa Đảng Nhà nước tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao nhận vận tải nước ta ngày mở rộng phát triển Những vấn đề liên quan đến xuất nhập nói chung lĩnh vực giao nhận hàng hóa nói riêng ln có thay đổi đường lối sách, thủ tục Do để làm tốt cơng việc địi hỏi công ty vận tải -giao nhận, đại lý hãng tàu phải có kiến thức, kinh nghiệm lĩnh vực ngoại thương Công ty Poco Express công ty hoạt động hiệu lĩnh vực giao nhận Để đứng vững môi trường cạnh tranh công ty nhạy bén với biến đổi xã hội cố gắng đáp ứng nhu cầu khách hàng Trong thời gian qua, cơng ty chứng tỏ thơng qua khối lượng khách hàng hàng hóa giao nhận ngày tăng Tuy nhiên qua vệc nghiên cứu quy trinhg giao hàng xuất đường biển công ty Poco Express ta thấy quy trình đầy đủ chưa hoàn thiện gặp phải số thiếu sót Chính cần có giải pháp thực tế để khắc phục rủi ro hồn thiện quy trình giao hàng xuất công ty Poco Express thời gian tới Từ vấn đề phân tích trên, thấy Poco Express doanh nghiệp non trẻ so với doanh nghiệp bạn, xây dựng cho quy trình làm việc tốt Điều tảng vững để công ty tiếp bước tương lai Đứng trước cạnh tranh liệt với thị trường nước, Poco Express cần phải cố gắng nhiều để có phát triển ổn định lâu dài Nhất cần phải có giải pháp phương hướng cụ thể cho giai đoạn phối hợp thực cách hiệu nghiệp vụ quy trình giao hàng xuất đường biển nói riêng quy trình giao nhận nói chung Qua đề tài : “ Hồn thiện quy trình giao hàng xuất đường biển công ty Poco Express”, hy vọng phân tích, giải pháp đề xuất có có ý nghĩa giúp ích cho cơng ty để cải tiến hồn thiện quy trình giao nhận hơn, vươn tới thành công tầm cao lĩnh vực hoạt động dịch vụ giao nhận 68 an TÀI LIỆU THAM KHẢO Hải quan Việt Nam (2014), “Quy trình thủ tục hải quan hàng hóa xuất khẩu”, [Ngày truy cập 25/05/2018] Jan Ramberg, Hiểu & Áp dụng tốt Incoterm 2010 (2015), NXB Tài Chính Phạm Mạnh Hiển (2012), Nghiệp vụ Giao nhận vận tải Bảo hiểm Ngoại thương NXB Lao động- Xã hội, TP Hồ Chí Minh TS Bùi Quang Hùng & Huỳnh Tấn Phát (1999), Thuật ngữ thuê tàu & Hàng hải NXB Giao thông Vận tải Công ty TNHH Một thành viên Poco Express (2014) Giấy Chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên TP Hồ Chí Minh Thống kê hàng xuất (2017), Phòng Chứng từ Poco Express Hồ sơ lực (2018), Phòng Kinh doanh Poco Express Giá bán tham khảo (2017), Phòng Kinh doanh Poco Express Báo cáo kết hoạt động kinh doanh (2015, 2016), Phịng Kế Tốn Poco Express 10 Thơng tin xuất hóa đơn (2017), Phịng Kế Tốn Poco Express 11 GS.TS Đồn Thị Hồng Vân (2011), Quản trị xuất nhập khẩu, NXB Lao độngXã hội, TP Hồ Chí Minh 12 “Các bước thực Quy trình xuất (Đối với Forwarder)”, Blog Xuất nhập [Ngày truy cập: 10 tháng năm 2018] 69 an PHỤ LỤC CHỨNG TỪ  BỘ CHỨNG TỪ MỘT LÔ HÀNG LCL XUẤT KHẨU TỪ VIỆT NAM SANG THÁI LAN Phụ lục 1: Hơp đồng thương mại (Sale contract) Phụ lục 2: Bảng báo giá (Quotation) Phụ lục 3: Hợp đồng giao nhận hàng hóa Phụ lục 4: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) Phụ lục 5: Packing list Phụ lục 6: Booking Note Phụ lục 7: Chi tiết hàng hóa (Shiping particulars) Phụ lục 8: Bản xác nhận khối lượng hàng hóa vận chuyển quốc tế (VGM) Phụ lục 9: Tờ khai hải quan (Kết phân luồng) Phụ lục 10: Vận đơn chủ- MB/L Phụ lục 11: Vận đơn nhà- HB/L Phụ lục 12: Report sale Phụ lục 13: Debit Quanterm Phụ lục 14: Debit Poco Express  CÁC MẪU CHỨNG TỪ KHÁC Phụ lục 15: Mẫu công văn yêu cầu Sea Waybill (Application for issue Sea Waybill) Phụ lục 16: Mẫu công văn yêu cầu phát điện giao hàng (Indemnity and Guarantee for Telex release) Phụ lục 17: Mẫu khai AMS cho hãng tàu hàng xuất sang Mỹ Phụ lục 18: Mẫu Debit Poco Express gửi cho đại lý nước 70 an S an K L 0 ... HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH EXPRESS MTV POCO 55 4.1 Căn đưa giải pháp .55 4.2 Giải pháp hồn thiện quy trình giao hàng xuất đường. .. xuất đường biển chia theo khách hàng 40 3.4 Quy trình giao hàng xuất đường biển công ty Poco Express 41 3.5 Đánh giá quy trình giao hàng xuất đường biển công ty 51 3.5.1 Ưu điểm ... mặt đạt tồn yếu quy trình giao hàng xuất đường biển công ty TNHH MTV Poco Express Từ đưa định hướng phát triển số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất đường biển công ty an Đối tượng