Untitled CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I VĂN PHÒNG 1 1 Khái niệm văn phòng Theo xu hướng phát triển chung của xã hội hiện nay, khái niệm “văn phòng” (office) có thể được hiểu t[.]
CHƢƠNG KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG I VĂN PHỊNG 1.1 Khái niệm văn phịng Theo xu hướng phát triển chung xã hội nay, khái niệm “văn phịng” (office) hiểu theo nhiều nghĩa Theo nghĩa hẹp, văn phòng trụ sở nơi làm việc quan, tổ chức, ví dụ: văn phịng ủy ban nhân dân, văn phịng cơng ty, văn phòng đại diện Theo nghĩa rộng, văn phòng phận cấu máy làm việc cùa quan, tổ chức, ví dụ: Văn phịng Tịa án, văn phịng Trường đại học Ngồi ra, văn phòng hiểu nơi làm việc người giữ chức vụ, quyền hạn định, ví dụ: văn phịng Thủ tướng, văn phịng nghị sĩ Như vậy, góc độ quản trị, văn phịng định nghĩa sau: Văn phịng máy điều hành tổng hợp quan, tổ chức, nơi thu thập, tổng hợp xử lý thông tin phục vụ quản lý, điều hành bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động quan, tổ chức 1.2 Chức văn phòng 1.2.1 Chức tham mưu, tổng hợp Văn phịng vừa nơi thực cơng tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo Đây hai công việc có liên quan mật thiết với nhau, nhằm mục đích trợ giúp cho cơng tác điều hành quản lý quan đạt hiệu cao 1.2.2 Chức trợ giúp điều hành Văn phòng phân trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo công tác quản lý điều hành quan đơn vị Chức thể thông qua hoạt động như: xây dựng triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức chuyến công tác lãnh đạo, công tác văn thư 1.2.2 Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Quy mô đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị Văn phòng phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng trang thiết bị phương tiện vật chất nhằm đạt hiệu cao Đó chức hậu cẩn vãn phịng Tóm lại, văn phòng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức quan trọng Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị 1.3 Nhiệm vụ văn phòng Từ chức trên, văn phòng giao những nhiệm vụ cụ thể Song tuỳ theo đặc điểm lĩnh vực hoạt động, quy mô quan đơn vị mà văn phòng giao nhiệm vụ khác Các nhiệm vụ thường gồm: - Xây dựng chương trình kế hoạch tổ chức thực chương trình kế hoạch cơng tấc Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu văn phòng xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng q, tháng, tuần thường xuyên theo dõi đôn đốc việc thực chương trình kế hoạch cơng tác Đồng thời văn phịng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực Mỗi quan, đơn vị có nhiều chương trình kế hoạch phận khác xây dựng Vì vậy, văn phịng nơi tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác để tạo thành hệ thống hoàn chỉnh ăn khớp nhằm đạt mục tiêu chung quan - Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin Hoạt động quan, đơn vị cần phải có thơng tin Thơng tin để lãnh đạo đưa định đắn Thông tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác Người lãnh đạo tự thu thập xử lý tất thơng tin mà cần phải có phận trợ giúp - văn phịng Văn phịng “cửa sổ”, “bộ lọc” thơng tin tất thông tin đến hay thu thập, xử lý, chuyển phát hay lưu trữ 'Văn phòng Đây hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý quan, đơn vị Vì văn phịng phải tn thủ quy định văn thư, lưu trữ thu thập, xử lý, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ thông tin - Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định, tổng hợp tình hình hoạt động đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biên pháp phục vụ cho việc đạo điều hành lãnh đạo - Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hành Theo dõi, đôn đốc việc giải văn phận - Tư vấn văn cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng kỹ thuật soạn thảo văn để đảm bảo văn có nội dung đầy đủ, thẩm quyền, quy định Nhà nước - Tổ chức cơng tácđón tiếp khách, đối nội, đối ngoại quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ quan với quan cấp trên, ngang cấp hay cấp - Chủ trì phối hợp với đơn vị khác chuẩn bị tổ chức họp, làm việc lãnh đạo quan, thực việc ghi biên họp - Phối hợp với đơn vị tổ chức chuyến công tác lãnh đạo, bảo đảm cho chuyến đạt kết cao - Bảo đảm sà vật chất cho hoạt động quan kinh phí hoạt động, trang thiết bị phương tiện làm việc Quy mô, yêu cầu cụ thể điều kiện vật chất tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình quan đơn vị Song văn phòng phải lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, trang bị, quản lý sử dụng sở vật chất để nâng cao hiệu văn phịng - Xây dựng cấu tổ chức văn phòng hợp lý, động hiệu quả, trì hoạt động thường xun liên tục văn phịng 1.4 Vị trí mối quan hệ văn phòng quan đơn vị Trong quan đơn vị, văn phòng phận cấu thành với phận khác tạo thành máy tổ chức hoàn chỉnh Đây phận thiếu quan Văn phòng phận giúp việc trực tiếp lãnh đạo quan, “tai mắt” lãnh đạo văn phịng nơi có nguồn thơng tin thường xuyên, đầy đủ, tin cậy phục vụ cho công tác quản lý điều hành quan Văn phòng nơi giao tiếp quan với quan khác, với phân công dân Và với ý nghĩa văn phòng trụ sở làm việc thơng qua văn phịng thấy tính chất trang nghiêm cơng sở Cơng tác văn phịng tồn tất quan đơn vị từ trung ương đến địa phương, lĩnh vực hoạt động Nhưng tổ chức máy văn phịng khơng tổ chức theo hệ thống ngành dọc từ trung ương đến địa phương Trong quan đơn vị, lãnh đạo quan đạo trực tiếp mặt cơng tác vãn phịng Quan hệ văn phòngvới phận khác quan hệ ngang cấp, văn phòng phối hợp với phận chức khác để giúp lãnh đạo thực công tác quản lý quan, đơn vị II QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 2.1 Quản trị văn phịng - Theo Nguyễn Hải SảnI: “Quản trị trình làm việc với thông qua người để thực mục tiêu tổ chức môi trường biến động.” - Theo H.L.Sisk: “Quản trị phối hợp tất tài ngun thơng qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề ra.” Như vậy, hiểu quản trị văn phòng việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra cơng tác văn phịng nhằm đạt mục tiêu đề cách có hiệu 2.2 Nội dung quản trị văn phòng Quản trị văn phòng bao hàm hai nội dung: quản lý cơng tác văn phịng lãnh I Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, NXB Thống kê 1998, trang đạo văn phòng quan, đơn vị 2.2.1 Chức hoạch định Theo chức nhiệm vụ văn phòng, nội dung hoạch định quản trị văn phịng bao gồm cơng việc chủ yếu như: - Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác thường kỳ quan thân vãn phòng - Hoạch định hội họp quan lãnh đạo quan - Hoạch định chuyến công tác lãnh đạo quan - Hoạch định sở vật chất, phương tiện làm việc quan - Hoạch định kinh phí bảo đảm cho hoạt động quan Hoạch định chức nàng giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn phòng Hoạch định để triển khai đồng có trọng tâm, trọng điểm cơng tác văn phịng thời gian định Hoạch định tăng tính chủ động cơng tác văn phịng nói riêng quan nói chung Hoạch định tạo phối hợp phận cá nhân việc thực cơng tác văn phịng 2.2.2 Chức tổ chức cơng tác văn phịng Chức tổ chức quản trị văn phòng bao gồm hai nội dung bản: - Thiết lập máy văn phòngphù hợp với chức nhiệm vụ giao Thông thường thành lập quan, đơn vị máy văn phịngcũng thành lập Việc xác định tên gọi cấu tổ chức van phòng để phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô chức nhiệm vụ cụ thể nghiên cứu cụ thể chương II Bộ máy văn phòngcần phải hoàn thiện cho phù hợp với điều kiện cụ thể thời kỳ - Tổ chức thực nhiệm vụ văn phịng (cơng tác văn phịng) để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho hoạt động phận khác quan đơn vị Nội dung nghiên cứu cụ thể chương thực nghiệp vụ văn phòng 2.2.3 Chức nhân Đây hoạt động nhà quản trị lực lượng lao động thuộc văn phòng Nội dung quản trị nhân quản trị văn phòng bao gồm công việc: - Xác định nhu cầu nhân làm cơng tác vãn phịng: sở chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phạm vi hoạt động văn phòng, thủ trưởng văn phòng xây dựng phương án nhu cầu nhân đề nghị cấp có thẩm quyền định - Phân cơng bố trí công việc cụ thể cho phận người vào nhu cầu cơng việc, trình độ chun môn lực người - Tuyển chọn phát triển nguồn nhân lực cá nhân - Tuyển chọn phát triển nguồn nhân lực văn phòng 2.2.4 Chức lãnh đạo Lãnh đạo hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn đạo người khác để đạt mục tiêu đề Chánh văn phòng lãnh đạo đội ngũ lao động văn phòng thực nhiệm vụ văn phòng Để thực vai trò này, chánh văn phịng phải có tiêu chuẩn phương pháp làm việc hiệu Nội dung nghiên cứu chương III 2.2.5 Chức kiểm tra Kiểm tra trình áp dụng chế, phương pháp để đảm bảo hoạt động thành đạt phù hợp với mục tiêu, kế hoạch, chuẩn mực tổ chức Trong quản tộ văn phòng, kiểm tra hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu trạng cơng tác văn phịng với kế hoạch, tiêu chuẩn, quy chế cơng tác, quy trình làm việc, từ mà có giải pháp uốn nắn sai lệch Kiểm tra bao gồm nội dung chủ yếu sau: - Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc, quy trình cơng tác - Kiểm tra công việc: kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn văn phịngcó thực theo tiêu chuẩn, thủ tục, chương trình, kế hoạch đề hay khơng - Kiểm tra nhân sự: xem xét việc thực quy chế làm việc đánh giá lực cán nhân viên văn phòng 2.3 Vai trò quản trị văn phịng Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ văn phòng nội dung cơng tác quản trị văn phịng, khẳng đinh văn phịnglà phận khơng thể thiếu quan, đơn vị Quản trị văn phònglà lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hộ mật thiết với lĩnh vực quản trị khác quan, đơn vị Văn phònglà “bộ nhớ” thủ trưởng quan, văn phịng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học cơng việc quan “chạy đều”, quản lý hành thơng suốt có hiệu Như vậy, tổ chức khoa học công tác văn phịng có ích lợi sau: - Tạo tiền đề phát triển cho quan đơn vị - Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động đơn vị - Tăng khả sử dụng nguồn lực quan, đơn vị - Nâng cao suất lao động quan đơn vị - Tiết kiệm chi phí Tóm lại, hoạt động văn phòngrất đa dạng, phong phú phức tạp Chất lượng làm việc văn phòng ảnh hưởng đến hiệu hoạt động phận khác tồn thể quan Do quản trị văn phịng góp phần quan trọng để quan, đơn vị thực lĩnh vực quản trị khác cách có hiệu nhằm đạt mục tiêu đề 2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng Hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố bên bên ngoài: 2.4.1.Yếu tố bên - Điều kiện tự nhiên Gồm yếu tố địa lý, khí hậu, thủy văn, nguồn tài nguyên thiên nhiên quốc gia, vùng, địa phương Điều kiện tự nhiên ảnh hưởng đến hoạt động văn phòngở phương diện: lựa chọn địa điểm, xác định ngành, lĩnh vực hoạt động, khả cung cấp nguồn lực, chi phí khắc phục rủi ro Nếu yếu tố thuận lợi giúp cho cơng tác văn phịng có hiệu quả, phát huy tác dụng ngược lại - Điều kiện cíỉính trị, pháp lý Nhà nước ln quản lý vĩ mô thông qua công cụ định hướng, sách, chế độ Nếu định hướng cơng cụ quản lý hữu hiệu góp phần thúc đẩy cơng tác văn phịng Những cơng cụ mang tính chất pháp lý Nhà nước vừa bảo vệ, vừa trợ giúp cho hoạt động quan đơn vị, đồng thời để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế nhằm thống hoạt động quan - Điều kiện kinh tế Sự tăng trưởng kinh tế, yếu tố kinh tế đất nước tạo thuận lợi khó khăn cho hoạt động quan, đơn vị có văn phịng Thực tế nước ta thời gian qua minh chứng: phát triển kinh tế theo hướng hội nhập tác động lớn đến cấu tổ chức, nội dung, phương pháp thực cơng tác vãn phịng - Điều kiện xã hội Yếu tố bao gồm trình độ dân trí, tập quán, truyền thống vãn hoá, quan niệm đạo đức, tình hình bảo đảm trật tự, an ninh xã hội quốc gia, vùng, địa phương Những yếu tố ảnh hưởng đến nội dung, nhiệm vụ yêu cầu thực nhiệm vụ quản trị viên văn phòng - Khoa học kỹ thuật Ngày với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật yếu tố ngày ảnh hưởng rõ rệt đến cơng tác vãn phịng Đặc biệt phát triển công nghệ thông tin làm thay đổi nội dung, hình thức phương pháp nghiệp vụ thông tin- nghiệp vụ văn phòng 2.4.2 Các yếu tố bên Các yếu tố bên ảnh hưởng trực tiếp, định hiệu hoạt động vãn phòng Chúng phong phú đa dạng, song tập trung vào số yếu tố sau: - Quy mô cấu tổ chức quan đơn vị Cơ quan có quy mơ lớn, lĩnh vực hoạt động nhiều, có nhiều phân hoạt động địa bàn rộng cơng việc văn phịng phức tạp Cơ cấu tổ chức quan, đơn vị ảnh hưởng đến nội dung, nhiệm vụ cụ thể văn phòng - Yếu tố người Mọi hoạt động văn phòng trực tiếp gián tiếp liên quan đến yếu tố người Nếu người quan đơn vị có hiểu biết, tạo điều kiên thuận lợi cho vãn phòng văn phịng thực tốt chức năng, nhiệm vụ Mặt khác, người với địi hỏi trình độ chun mơn, nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm, lịng nhiệt tình yếu tố định hiệu hoạt động văn phòng - Quy chế hoạt động quan đơn vị Quy chế hoạt động quy định chức nãng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm phận, cá nhân với Những quy định để phận, cá nhân thực thi công việc có vãn phịng Quy chế hoạt động ảnh hưởng đến cấu tổ chức nhiệm vụ cụ thể văn phòng - Cơ sở vật chất kỹ thuật Tinh trạng trang bị sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công việc văn phịng khơng làm cho thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà cịn tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái u thích cơng việc người Các thiết bị văn phòng đại, đầy đủ góp phần bảo vệ sức khoẻ cho cán vãn phòng Do vậy, thủ trưởng quan, đơn vị cần thường xuyên quan tâm đến công tác xây dựng đào tạo bồi dưỡng đội ngũ lao động văn phòng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho văn phịng hoạt động Chƣơng CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG 2.1 Cơ cấu tổ chức văn phịng Cơ cấu tổ chức văn phòng tổng hợp phận khác có mối quan hệ mật thiết với bố trí phù hợp với đặc điểm quan, đơn vị để thực công tác vãn phịng Tùy đặc điểm hoạt động, quy mơ quan, đơn vị mà văn phịng có cấu tổ chức khác Sau đề cập đến cấu tổ chức văn phòng số loại hình quan, đơn vị 2.1.1 Văn phòng cấp ủy Đảng Đảng Cộng sản Việt Nam Đảng cầm quyền, lãnh đạo nhân dân tiến hành nghiệp cách mạng Hệ thống tổ chức Đảng thiết lập tương đương với hộ thống tổ chức hành Nhà nước từ Trung ương tới địa phương Để thực tốt nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện, cấp uỷ có đơn vị giúp việc, có văn phịng (gọi văn phịng cấp uỷ Đảng) Văn phòng cấp uỷ đơn vị tổ chức hệ thống tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam từ Trung ương đến địa phương văn phòngTrung ương, văn phòng Tỉnh uỷ (Thành uỷ), văn phòng Huyện uỷ (Quận uỷ), văn phòng Đảng uỷ xã a) Chức nhiệm vụ văn phòng cấp uỷ Đảng Văn phịng cấp uỷ Đảng có chức tham mưu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo cấp uỷ Đảng (trực tiếp Ban Thường vụ Thường trực) Với chức nãng này, văn phòng cấp uỷ Đảng có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ: tồn khố, năm Ban chấp hành, chương trình cơng tác hàng năm, tháng, quý, tháng, lịch công tác tuần Ban Thường vụ - Phối hợp với phận chức giúp cấp uỷ chuẩn bị ban hành nghị quyết, định - Tổ chức công tác thông tin phục vụ cồng tác lãnh đạo - Phối hợp với quan giúp cấp uỷ xây dựng ban hành quy chế làm việc, theo dõi kiểm tra việc thực quy chế - Tổ chức công tác thư từ, tiếp dân - Thực cồng tác văn thư, lưu trữ theo quy định Nhà nước - Đảm bảo điều kiện vật chất, phương tiện làm việc cho quan Đảng Trường hợp khơng có đơn vị làm cơng tác chun trách tài chính, quản trị văn phịng phải đảm nhận cơng tác quản lý tổ chức sử dụng kinh phí cho cấp ủy - Bồi dưỡng nâng cao trình độ chăm lo đời sống cho cán nhân viên b) Cơ cấu tổ chức văn phòng cấp uỷ Để thực chức nhiệm vụ trên, cấu tổ chức văn phòngcấp uỷ (trừ cấp xã) thường gồm phận sau: - Bộ phận hành chính: giúp lãnh đạo văn phịngquản lý thực công tác văn thư, yếu, in âh tài liệu, thư từ, truyền thanh, quản lý hồ sơ cán văn phòng - Bộ phận tổng hợp: gồm số chun viên có trình độ, có nhiệm vụ nghiên cứu tổng hợp giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi, tổng hợp tình hình phục vụ lãnh đạo đạo cấp uỷ Mỗi chuyên viên phân công theo dõi tùng lĩnh vực công việc (Kinh tế, vãn hoá, xã hội ) theo dõi tổ chức sở Đảng cấp - Bộ phận quản trị: giúp chánh văn phòng quản lý thực cơng tác kế tốn, thủ quỹ, thủ kho, tạp vụ, điện nước, lái xe, quản lý nhà khách, công tác chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán nhân viên quan - Bộ phận lưu trữ: sưu tầm tài liệu có liên quan đến hoạt động quan để phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu thực lưu trữ tài liệu theo quy định yêu cầu quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho phận quan - Bộ phận tài vụ (nếu quan khơng có phận chun trách): dự trù kinh phí cho hoạt động quan, tổ chức thực việc cấp phát theo dõi sử dụng kinh phí phận quan Để quản lý điều hành cơng tác văn phịng có chánh văn phịng phó chánh văn phịng giúp viộc Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Ban chấp hành, Ban Thường vị lãnh đạo điều hành tồn diện mặt cơng tác vãn phịng Giúp việc cho chánh văn phịng phó chánh văn phịng chịu trách nhiệm trước chánh văn phòng việc phân công giải số công việc uỷ nhiệm chánh văn phòng 2.1.2 Văn phịng quan hành Nhà nước có thẩm quyền chung Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chung quan có chức quản lý Nhà nước tất ngành, lĩnh vực, đối tượng phạm vi nước đơn vị hành Các quan bao gồm: Chính phủ, UBND cấp Riêng với văn phịngChính phủ có cấu tổ chức lớn với vụ, phòng, ban, Sau cấu tổ chức UBND cấp Tỉnh, huyện a) Chức năng, nhiệm vụ văn phòng UBND Văn phòng UBND tỉnh huyện quan tham mưu, phục vụ quản lý tập trung, thống lĩnh vực UBND địa bàn tỉnh, huyện Với chức nãng trên, văn phịng có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác HĐND UBND, lịch công tác thường trực UBND; giúp uỷ ban theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác quan đơn vị trực thuộc - Giúp ủy ban theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn, UBND cấp việc chuẩn bị đề án, tham gia xây dựng đề án trình uỷ ban duyệt - Tổ chức truyền đạt nghị HĐND, định UBND cho ngành, cấp, theo dõi đôn đốc viộc thực nghị quyết, định - Đề xuất với Chủ tịch UBND vấn đề chủ trương, sách, biện pháp quản lý cần giao cho quan chun mơn nghiên cứu Trình Chủ tịch UBND xem xét định - Tổ chức họp ƯB, Chủ tịch UBND - Tổ chức tiếp nhận đơn thư giải khiếu nại tố cáo dân - Tổ chức công tác thông tin, bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời đầy đủ, xác mặt công tác địa phương, phục vụ cho công tác quản lý, lãnh đạo UBND - Quản lý thống việc ban hành văn ƯB, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ công tác vãn thư ngành, cấp thuộc quyền quản lý ƯB; trực tiếp thực công tác vãn thư UB - Quản lý hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cấp ngành thuộc quyền quản lý ƯB Trực tiếp thực công tác lưu trữ quan UB - Tổ chức thực mối quan hệ UBND với ban HĐND, mặt trận Tổ quốc với tổ chức quần chúng - Bảo đảm điều kiện vật chất cho hoạt động HĐND UBND, quản lý lao động thuộc biên chế văn phòng, quản lý sử dụng tài khoản, tài sản giao b) Cơ cấu tổ chức Với chức nhiệm vụ văn phòng UBND cấp tỉnh, huyện thường tổ chức gồm phận sau: - Bộ phận hành - tổ chức có nhiệm vụ: + Cơng tác vãn thư + Quản lý cấp phát loại giấy giới thiệu, giấy đường, giấy công tác thuộc thẩm quyền giao + Công tác thông tin liên lạc + Tổng đài điện thoại + Công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy