Giáo trình Nhập môn công tác văn thư (Nghề Văn thư hành chính - Trung cấp)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NHẬP MÔN CÔNG TÁC VĂN THƯ NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu chúng tơi tiến hành soạn giáo trình Nhập mơn văn thư q trình soạn chúng tơi có sử dụng tài liệu tham khảo: Nghị định số:110/NĐ-CP ngày 08/4 /2004 Chính phủ quy định cơng tác văn thư Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà Xuất Chính trị Quốc gia PGS Vương Đình Quyền Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư - Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I năm 2006 (nay Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) Tổ chức quản lý văn - tập giảng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) Nội dung cách trình bày giáo trình có vấn đề sai sót mong đóng góp ý kiến, xin chân thành cảm ơn Ngày 10 tháng năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: CN Đinh Thanh Nghị MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ U CẦU ĐỐI VỚI CƠNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm công tác văn thư Vị trí, cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức 2.1 Công tác văn thư 2.2 Công tác lưu trữ Ý nghĩa công tác văn thư Yêu cầu công công tác văn thư 4.1 Nhanh chóng 4.2 Chính xác 4.3 Bí mật 4.4 Hiện đại Đối tượng công tác văn thư CÂU HỎI: 10 CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 10 Xây dựng văn 11 1.1 Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; 12 1.2 Xử lý thông tin; 12 1.3 Thảo văn 12 1.4 Trình duyệt thảo 12 1.5 Đánh máy, nhân 12 Tổ chức, quản lý văn 17 2.1 Quản lý văn đến 17 2.2 Tổ chức quản lý văn 30 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 40 3.1 Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành 40 3.2 Lập hồ sơ 42 3.3 Nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức 42 Quản lý sử dụng dấu 49 CÂU HỎI 50 CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐÀO TÀO VÀ TRÁCH NHIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ 51 Tổ chức quản lý công tác văn thư 51 1.1 Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư 51 1.2 Các quan thực chức quản lý nhà nước công tác văn thư 52 Trách nhiệm cán quan, tổ chức công tác văn thư 53 2.1 Trách nhiệm lãnh đạo quan 54 2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng phịng hành 54 2.3 Trách nhiệm công chức viên chức quan với công tác văn thư 55 2.4 Trách nhiệm văn thư chuyên trách quan 55 Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư 56 3.1 Yêu cầu cán văn thư chuyên trách 56 3.2 Các sở đào tạo 59 CÂU HỎI 59 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Nhập môn công tác văn thư Mã môn học: MH15 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Nhập môn công tác văn thư môn học nghiệp vụ nghề quan trọng chương trình đào tạo nghề văn thư, trang bị kiến thức tổng hợp khái quát công tác văn thư hành chính; - Vai trị: Nhập mơn cơng tác văn thư mơn học bắt buộc MỤC TIÊU MƠN HỌC: - Về kiến thức: Trình bày khái niệm, vị trí, ý nghĩa u cầu cơng tác văn thư Nêu nội dung công tác văn thư; - Về kỹ năng: Trình bày trách nhiệm quản lý thực công tác văn thư quan; Giải thích trách nhiệm cán văn thư chuyên trách; - Về lực tự chủ trách nhiệm: Thể thái độ cẩn thận,chính xác, tỷ mỷ, bảo mật, yêu nghề Nội dung môn học CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐÀO TÀO VÀ TRÁCH NHIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã chương: MH15.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, vị trí, ý nghĩa, u cầu cơng tác văn thư - Thể thái độ cẩn thận, xác, tỷ mỷ, bảo mật, yêu nghề Nội dung chính: Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến công văn giấy tờ, thảo văn (đối với TL đi) từ tiếp nhận (đối với TL đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào LTCQ Vị trí, cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức 2.1 Công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Có thể nói rằng, hầu hết hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc hành hàng ngày gắn liền với văn điều có nghĩa gắn liền với công tác văn thư Hầu hết cán bộ, công chức quan có tham gia trực tiếp gián tiếp vào việc soạn thảo ban hành văn bản, lập hồ sơ việc giao giải Vì chất lượng cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu công việc quan, tổ chức, đồng thời tạo nên chứng thể minh bạch, trách nhiệm quan, tổ chức cá nhân việc thực hiện, giải công việc Những năm gần đây, công tác văn thư quan ngày quan tâm, củng cố Các nghiệp vụ công tác ngày quy định cụ thể, đặc biệt nghiệp vụ xây dựng quản lý văn khâu văn thư hành quan Tuy nhiên, bên cạnh cơng tác tồn hạn chế, bất cập cần quan tâm khắc phục để đáp ứng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng Điều thể vấn đề như: Chất lượng văn hành soạn thảo sử dụng quan thấp Việc thực quy trình xây dựng, thủ tục ban hành cịn chồng chéo, chưa thống Việc quản lý văn đi, đến nhiều nơi cịn chưa thực theo trình tự Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải văn cịn chậm thủ cơng Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nhiều hạn chế sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin bắt đầu hình thành trình độ sử dụng máy tính cán cịn yếu Cơng tác lập hồ sơ hành chưa thực vào nề nếp Tình trạng khơng lập hồ sơ cơng việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu diễn phổ biến Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa thực nghiêm túc dẫn đến tình trạng hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa nộp lưu thời hạn quy định, nhiều nơi tài liệu cịn tình trạng tích đống, phải đầu tư khoản kinh phí khơng nhỏ để chỉnh lý, đánh giá, xếp lại tài liệu Giải vấn đề thơng qua việc chuẩn hố, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng yêu cầu cấp thiết cơng tác văn thư để góp phần thúc đẩy, nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động quan hành nhà nước 2.2 Cơng tác lưu trữ Cơng tác lưu trữ hoạt động có liên quan đến việc xác định giá trị, thu thập, xếp khoa học, bảo quản an tồn, làm cơng cụ tra cứu tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ quan, tổ chức xã hội Trong năm qua, quan tâm đạo Chính phủ Bộ, ngành Ủy ban nhân dân cấp tổ chức thực công tác lưu trữ đạt nhiều thành tích đáng kể Một số văn quy phạm pháp luật lưu trữ ban hành bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ vào nề nếp; tổ chức lưu trữ hệ thống kho lưu trữ bước củng cố; tài liệu lưu trữ bảo vệ, bảo quản an toàn đáp ứng ngày tốt hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc quan, tổ chức yêu cầu khai thác sử dụng xã hội Tuy nhiên, bên cạnh đó, cơng tác lưu trữ quan, tổ chức nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu q trình đổi hành nhà nước Một số quan, tổ chức chưa có quan tâm đạo mức công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ, thể chỗ chưa bố trí cán đủ lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy tác dụng nguồn lực thông tin tài liệu lưu trữ công đổi hành nhà nước Ý nghĩa cơng tác văn thư Công tác Văn thư Giúp cho việc giải qêt cơng việc quan chóng xác, có xuất chất lượng, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý cơng việc quan xác chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu thành tích hoạt động quan Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ, kịp thời xác, đồng thời giữ gìn bí mật quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho cơng đổi Làm tốt cơng tác này, Góp phần tiết kiệm cơng sức, nguyên vật liệu chế tác trang thiết bị dùng q trình ban hành văn Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan, cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra Góp phần giữ gìn tài liệu giá trị lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin khứ Cụ thể sau: - Làm tốt công tác văn thư sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan Cơ sở để định quản lý thơng tin, thơng tin đầy đủ, xác nắm bắt kịp thời hoạt động quản lý có hiệu - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lương công việc, công tác chung quan - Làm tốt cơng tác văn thư có tác dụng chống lại tệ quan liêu, tham nhũng, tệ giấy tờ - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật quan - Làm tốt công tác văn thư tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Yêu cầu công công tác văn thư Xuất phát từ vai trị, vị trí, ý nghĩa cơng tác Văn thư quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý cơng việc quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động quan đầyđủ Từ giúp cho Văn phịng làm nhanh chóng cơng việc mình, giúp cho trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần tốt Do đó, cơng tác Văn thư đòi hỏi yêu cầu chặt chẽ sau: 4.1 Nhanh chóng Trong lĩnh vực hoạt động u cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng định thành công quan, tổ chức Nhưng công tác Văn thư u cầu nhanh chóng coi nguyên tắc hoạt động quan Quá trình giải công việc củacơ quan phụ thuộc nhiều vào hoạt động cơng tác Văn thư, qtrình diễn ranhanh chóng thơng tin đến kịp thời với đơn vị giải văn tạo điều kiện nâng cao hiệu giải cơng việc quan 4.2 Chính xác Cùng với u cầu nhanh chóng q trình hoạt động Văn thư quan, tổ chức yêu cầu xác khơng phần quan trọng Nội dung văn phải xác tuyệt đối theo yêu cầu giải công việc không trái với văn quy phạm pháp luật có liên quan, văn ban hành phải có đầy đủ thành phần thể thức Nhà nước quy định Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất khâu kỹ thuật nghiệp vụ công tác Văn thư phải đảm bảo xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quản lý văn phải theo quy định pháp luật 4.3 Bí mật Do xuất phát từ đặc thù số lĩnh vực hoạt động định, nên hoạt động cơng tác Văn thư địi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật hoạt động quan hiệu giữ gìn bí mật Nhà nước Trong q trình xây dựng văn quan, tổ chức việc giải văn bản, bố trí làm việc cán Văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu quy định bí mật Nhà nước Giữ gìn bí mật quan tổ chức thàng cơng quan 4.4 Hiện đại Công tác văn thư liên quan trực tiếp tới hoạt động quan hiệu công tác làm tăng hiệu hoạt động chung cho tồn quan Do đó, áp dụng cơng nghệ đại vào công tác văn thư làm tăng hiệu công việc nâng cao hiệu chung quan Yêu cầu đại mặt áp dụng trang thiết bị đại vào công việc, mặt khác phải tiếp thu phương pháp công tác văn thư để nâng cao hiệu hoạt động chung cho quan Đối tượng công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư trách nhiệm đơn vị, cá nhân, tổ chức công tác văn thư Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng khơng nhỏ đến tồn q trình xử lý văn bản, giấy tờ quan đến kết hoạt động quan đến kết hoạt động quan, quan, tổ chức phải lựa chọn hình thức cơng tác Văn thư cho phù hợp sở phân tích cấu tổ chức, số lượng văn đến, chức năng, nhiệm vụ quan Có nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thư thông thường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức hình thưc tổ ch ức tập trung, hình thức tổ chức phân tán hình thức tổ chức hỗn hợp Hình thức Văn thư tập trung: áp dụng hầu hết tác nghiệp chuyên môn, công tác văn thư tập trung giải đơn vị, hình thức thông thường áp dụng quan, đơn vị có cấu phức tạp, có quy mơ nhỏ, số lượng văn Hình thức văn thư phân tán: áp dụng hầu hết khâu nghiệp vụ giải sở đơn vị, tổ chức trực thuộc quan, đơn vị có cấu phức tạp, nhiều văn đến có nhiều sở cách xa Hình thức Văn thư hỗn hợp: áp dụng số khâu nghiệp vụ chủ yếu đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực số nơi, khâu nghiệp vụ theo dõi, giải văn lưu trình thực đơn vị, phận khác quan, hình thức thơng thường áp dụng quan, tổ chức hệ thống hành pháp quản lý hành Nhà nước CÂU HỎI: Câu 1: Trình bày khái niệm vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư? Câu 2: trình bày yêu cầu cơng tác văn thư? CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã chương: MH15.02 Mục tiêu: -Trình bày hình thức văn bản.thể thức soạn thảo văn 10 ... CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm công tác văn thư Vị trí, cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức 2.1 Công tác văn thư 2.2 Công tác lưu trữ... 59 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên môn học: Nhập môn công tác văn thư Mã môn học: MH15 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Nhập mơn cơng tác văn thư môn học nghiệp vụ nghề quan trọng chương trình. .. đào tạo nghề văn thư, trang bị kiến thức tổng hợp khái quát cơng tác văn thư hành chính; - Vai trị: Nhập môn công tác văn thư môn học bắt buộc MỤC TIÊU MƠN HỌC: - Về kiến thức: Trình bày khái