Bài giảng Tin học ứng dụng

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH -Vũ Bá Anh (Chủ biên) BÀI GIẢNG GỐC TIN HỌC ỨNG DỤNG (Lưu hành nội bộ) HÀ NỘI - 2010 Chương 1: HỆ THỐNG THƠNG TIN TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP 1.1.1 Lí thuyết hệ thống Hệ thống khái niệm chưa định nghĩa, dùng để tập hợp phần tử với mối quan hệ phối hợp phần tử Có hệ thống hoạt động không mục tiêu, chẳng hạn, hệ thống thiên nhiên; Có hệ thống hoạt động có mục tiêu, hầu hết hệ thống nhân tạo thuộc dạng Ta xét đến hệ thống hoạt động có mục tiêu; Trong tài liệu này, nói đến từ hệ thống ngầm ám đến loại hệ thống có mục tiêu Vậy, hệ thống tập hợp phần tử với mối quan hệ phối hợp phần tử để thực mục tiêu Chẳng hạn: Hệ thống trường đại học, hệ thống giao thông, hệ thống Tài chính, hệ thống thơng tin doanh nghiệp, … Với cách hiểu thế, phần tử hệ thống bị ngăn cách với phần tử khác mục tiêu thực Mọi phần tử nằm hệ thống không mục tiêu với phần tử hệ thống, có tác động, ảnh hưởng đến hệ thống – gọi môi trường hệ thống Giữa hệ thống mơi trường có tác động qua lại lẫn Trên giác độ hệ thống, tác động môi trường lên hệ thống gọi đầu vào hệ thống, tác động hệ thống lên môi trường gọi đầu hệ thống Đầu vào HỆ THỐNG Đầu Các hệ thống, hệ thống vật chất hay hệ thống tư duy, có ba đặc điểm sau:  Có thành phần, phận đặc điểm hữu hình;  Cách thức hay phương thức xử lí;  Có mục tiêu hoạt động Hệ thống tồn theo nhiều cấp độ khác giác độ khác nhau: Một hệ thống phận hệ thống khác, thân lại chứa hệ thống nhỏ Một hệ thống nhỏ nằm hệ thống chứa gọi phân hệ hệ thống phân hệ hệ thống Người ta chia hệ thống thành bốn loại bản: Một là: Hệ thống đóng (cịn gọi hệ thống lập) Hệ thống đóng hệ thống hồn tồn lập với môi trường, không bị ảnh hưởng môi trường khơng gây tác động đến mơi trường, có nghĩa là, khơng có cổng “giao tiếp” với bên ngồi, đó, hệ thống có tác động phạm vi biến đổi mơi trường khơng tác động vào q trình xử lí hệ thống lập Loại hệ thống tồn lí thuyết, mơi trường chân không Trong thực tế, hệ thống đề tác động qua lại với môi trường theop phương thức khác Hai là: Hệ thống đóng có quan hệ Đây loại hệ thống có tương tác với mơi trường, có cổng giao tiếp với bên ngồi hệ thống có kiểm sốt ảnh hưởng mơi trường tới q trình xử lí Các hệ thống kinh tế báo cấp thuộc loại hệ thống Ba là: Hệ thống mở Đây hệ thống chịu tác động mơi trường hồn tồn khơng kiểm sốt tác động Khi mơi trường thay đổi, hoạt động hệ thống tự động thay đổi theo Loại hệ thống mở thường bị nhiễu loạn khơng kiểm sốt ảnh hưởng mơi trường tới q trình xử lí Hệ thống thị trường khiết (thị trường tự do), hệ thống thông tin thuộc loại hệ thống Bốn là: Hệ thống kiểm soát phản hồi Đây loại hệ thống chịu ảnh hưởng môi trường bên ngồi kiểm sốt tác động thay đổi phương thức hoạt động hệ thống cần thiết Vì thế, dù hoạt động hệ thống có thay đổi khơng bị nhiễu loạn Trong hệ thống kiểm soát phản hồi, đầu (hay phần đầu ra) hệ thống quay lại thành đầu vào hệ thống đầu vào có số thay đổi tác động môi trường Hệ thống dẫn bay tự động, hệ thống kinh tế thị trường nói chung thuộc loại hệ thống kiểm soát phản hồi Trên bốn loại hệ thống bản; Mỗi hệ thống thực kết hợp, pha trộn loại hệ thống nói 1.1.2 Hệ thống thông tin doanh nghiệp Hệ thống thông tin doanh nghiệp hệ thống thu thập, lưu trữ, xử lí cung cấp thông tin cho mục tiêu đưa định kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Một doanh nghiệp cần nhiều thông tin phù hợp để đưa định cần thiết Hệ thống thông tin doanh nghiệp cấu thành nhiều hệ thống nhằm cung cấp thông tin thỏa mãn nhu cầu định quản lí nhà điều hành doanh nghiệp Đây hệ thống mở sử dụng chu trình I/P/O (Input/Procedure/Output) Mỗi hệ thống thống tin, tối thiểu, có ba thành phần: Con người, Thủ tục Dữ liệu, đó, người thực theo thủ tục để biến đổi, xử lí liệu nhằm tạo thông tin để cung cấp cho người điều hành hệ thống Việc xử lí liệu người dựa vào cơng cụ khác nhau; Khi dựa vào vào máy tính hệ thống thơng tin gọi Hệ thống thơng tin máy tính Hệ thống thơng tin máy tính bao gồm năm thành phần bản: (1) Con người, (2) Phần cứng, (3) Thủ tục, (4) Dữ liệu (5) Chương trình Chương trình tập hợp mệnh lệnh cho máy tính thực theo trình tự định để hồn thành cơng việc Khi làm thủ cơng, người xử lí liệu theo bảng dẫn – gọi thủ tục, thì, giao cho máy thực việc đó, phải dẫn cho máy chương trình Máy tính hồn thành nhiều khâu q trình xử lí thơng tin, như: Nhận tin, lưu trữ tin, xử lí tin truyền tin Tuy vậy, khơng thể thay người hồn tồn việc ghi nhận thơng tin, truyền tin lại thiếu vai trị người việc tạo chương trình cho máy tính thực Máy tính người làm việc cộng hệ thống thông tin, đó, người điều hành làm việc máy tính thơng qua dẫn/mệnh lệnh chương trình 1.1.3 Các loại hoạt động quản lí a Hoạt động kế hoạch chiến lược Đây hoạt động thiết lập mục tiêu dài hạn, cách sử dụng xếp nguồn lực, sách để đạt mục tiêu doanh nghiệp Thông tin phục vụ cho hoạt động kế hoạch chiến lược thông tin tổng hợp, liên quan đến nhiều vùng kinh tế, xã hội, nhân sự, … Hệ thống thông tin cho cấp kế hoạch chiến lược cung cấp thơng tin có tính chất tổng hợp để giúp cấp quản lí đánh giá mục tiêu cung cấp dịng thơng tin quản lí từ cấp xuống cấp kế hoạch chiến lược b Hoạt động kiểm soát quản trị Đây hoạt động đưa mục tiêu cụ thể dựa mục tiêu chiến lược, định sách lược ngắn hạn để thực mục tiêu cụ thể Các định sách lược truyền đạt từ cấp quản lí cao xuống cấp quản lí thấp ngược lại, thông tin phản hồi từ cấp truyền lên cấp quản lí cao để phân tích tình hình thực mục tiêu cụ thể Hoạt động kiểm soát quản trị thường cấp quản lí trung gian, là: phụ trách chi nhánh, phụ trách vùng sản xuất kinh doanh, kế toán thực c Hoạt động kiểm soát hoạt động cụ thể Đây hoạt động đạo, giám sát hoạt động cụ thể cho mục tiêu cụ thể phân cơng từ cấp quản lí trung gian doanh nghiệp cho trưởng phận giám sát trưởng phận thực Các hoạt động quản lí cấp, chất trình định, nhận thông tin phản hồi điều chỉnh định vấn đề doanh nghiệp Các vấn đề xuất doanh nghiệp chia thành hai loại sau đây: Vấn đề khơng có cấu trúc: Là vấn đề giải nhiều cách khác lựa chọn đánh giá là tốt hướng dẫn cụ thể để xác định lựa chọn tốt Có nhiều trường hợp, tính đắn của lựa chọn đánh giá xác sau khoảng thời gian dài Để giải loại vấn đề này, người quản lí cần nhiều loại thông tin liên quan đến bên bên ngồi doanh nghiệp nhiều loại hình hoạt động, như: Kinh tế, trị, xã hội, …, chí, yếu tố thiên nhiên Người quản lí cấp cao thường phải đối mặt với loại vấn đề cấu trúc Vấn đề có cấu trúc: Là vấn đề thường gặp cấp kiểm soát hoạt động Ở cấp này, người quản lí phân cơng nhiệm vụ cụ thể dẫn rõ ràng cách thức thực cơng việc Các vấn đề có cấu trúc thường liên quan tới việc xử lí vấn đề nội doanh nghiệp thường mang tính lặp lặp lại Các thông tin để giải vấn đề có cấu trúc thường thơng tin chi tiết hoạt động nội doanh nghiệp Trên thực tế, nhà quản lí doanh nghiệp nhiều phải giải vấn đề lớn mà, có phần vấn đề có cấu trúc, có phần khơng có cấu trúc; Người ta gọi vấn đề vấn đề bán cấu trúc – kết hợp hai loại cấu trúc Chẳng hạn, người quản lí phận cấp ấn định tiêu số lượng sản phẩm lợi nhuận thì, vấn đề yêu cầu nguyên vật liệu, nhân công, kế hoạch sản xuất xác định theo thủ tục có sẵn – Đó vấn đề có cấu trúc; Ngược lại, vấn đề chất lượng sản phẩm để cạch tranh thị trường dẫn đến lợi nhuận khơng có thủ tục cụ thể cho việc – Nó vấn đề khơng có cấu trúc 1.1.4 Các thành phần hệ thống thơng tin doanh nghiệp Có nhiều cách để phân loại hệ thống thông tin doanh nghiệp Căn vào loại hoạt động quản lí, tức lấy mục đích phục vụ thơng tin đầu để phân loại hệ thống thơng tin doanh nghiệp chia thành: Hệ thống xử lí nghiệp vụ, hệ thống thơng tin quản lí, hệ thống hỗ trợ định, hệ thống thông tin đạo, hệ thống chuyên gia a Hệ thống xử lí nghiệp vụ (TPS – Transaction Management Information Systems) Đây hệ thống doanh nghiệp để hỗ trợ công việc hàng ngày cho doanh nghiệp Hệ thống xử lí nghiệp vụ xử lí cung cấp thơng tin chi tiết tồn hoạt động hàng ngày doanh nghiệp Ví dụ, hệ thống kế tốn xử lí nghiệp vụ ảnh hưởng đến tình hình tài chính, hệ thống xử lí đặt hàng xử lí đơn đặt hàng khách hàng để định bán hàng cụ thể, … Các hệ thơng xử lí nghiệp vụ doanh nghiệp bao gồm: - Hệ thống thơng tin kế tốn; - Hệ thống thông tin bán hàng; - Hệ thống thơng tin chấm cơng quản lí nhân sự; - Hệ thống thông tin phục vụ sản xuất … Các hệ thống xử lí nghiệp vụ cung cấp thơng tin cụ thể, chi tiết để phục vụ hoạt động quản lí cấp điều hành hoạt động doanh nghiệp b Hệ thống thơng tin quản lí (MIS - Management Information Systems) Hệ thống thơng tin quản lí hệ thống tổng hợp thông tin hệ thống xử lí nghiệp vụ hoạt động nội doanh nghiệp thông tin thu thập từ nhiều nguồn khác bên doanh nghiệp để cung cấp thông tin mức độ tổng hợp phân tích cho nhà quản lí cấp Hệ thống thơng tin quản lí thường bao gồm: - Hệ thống thông tin thị trường Hệ thống cung cấp thông tin liên quan đến thị trường tiêu thụ - Hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống cung cấp thông tin liên quan đến trình sản xuất, như: Hàng tồn kho, định mức sản xuất, kĩ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế, … - Hệ thống thơng tin tài Hệ thống cung cấp thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính, như: tình hình tốn, tỉ lệ lãi tiền vay / cho vay, thị trường chứng khốn, … - Hệ thống thơng tin nhân lực Hệ thống cung cấp thông tin nguồn nhân lực cách sử dụng nhân lực, như: thông tin tiền lương, toán lương, thị trường nguồn nhân lực, xu hướng sử dụng đào tào tạo lại nhân lực, … - Hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống cung cấp thơng tin xử lí nghiệp vụ tài thơng tin liên quan đến việc phân tích để lập kế hoạch Tất bốn hệ thống nói đều cung cấp thông tin từ hai nguồn: Hệ thống thông tin kế tốn tài thơng tin bên ngồi doanh nghiệp Qua đó, thấy, hệ thống thơng tin kế tốn chiếm vị trí đặc biệt quan trọng hệ thống thơng tin quản lí doanh nghiệp c Hệ thống hỗ trợ định (DSS – Decision Support Systems) Hệ thống hỗ trợ định hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thơng tin quản trị có doanh nghiệp để cung cấp cho người quản lí nhìn tổng thể, khát quát toàn hoạt động doanh nghiệp Các thông tin hệ thống cung cấp thông tin tổng hợp, bao gồm thông tin thuộc lĩnh vực kinh tế, xã hội, văn hóa liên quan nên nó phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn giải vấn đề có tính tổng hợp Hệ thống thường hỗ trợ cho cấp quản lí làm kế hoạch chiến lược cấp quản trị trung gian d Hệ thống thông tin đạo (ESS – Executive Support Systems) Hệ thống thông tin đạo hệ thống hỗ trợ cho việc đạo thông qua việc cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị cao cấp cách tóm tắt trình bày liệu có mức tập hợp cao Mục đích hệ thống thông tin đạo nhàm thu liệu từ nhiều nguồn khác tích hợp liệu lại hiển thị thơng tin kết dạng báo cáo tiêu chuẩn ngôn ngữ tự nhiên để người lãnh đạo dễ hiểu, dễ sử dụng Hệ thống loại hình hệ thống thơng tin xuất gần nhà nghiên cứu hệ thống doanh nghiệp kì vọng nhiều e Hệ thống chuyên gia (ES – Automation Systems) Hệ thống chuyên gia hệ thống thông tin đặc biệt với chức cung cấp lời khuyên giúp đỡ vấn đề bán cấu trúc Hệ chuyên gia sử dụng để đáp ứng yêu cầu khuyễn cáo dự báo cho vấn đề hệ thống mơi trường Để thực việc đó, hệ chuyên gia xử lí liệu đầu vào sở hiểu biết sẵn có tích lũy hệ thống; Những hiểu biết xác định dựa quy tắc để mã hóa hiểu biết người 1.2 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP 1.2.1 Khái niệm HTTT Tài doanh nghiệp Hệ thống thơng tin tài doanh nghiệp hệ thống thu thập, lưu trữ, xử lí cung cấp thơng tin cho mục tiêu đưa định kiểm soát hoạt động tài doanh nghiệp Trong thơng tin phục vụ lãnh đạo quản lí, thơng tin tài quan tâm doanh nghiệp mục tiêu lợi nhuận Trong doanh nghiệp, hệ thống thơng tin tài thường gắn liền với hệ thống thơng tin kế tốn để dựa số liệu kế tốn mà cung cấp thơng tin tình hình tài khâu trình sản xuất tái sản xuất doanh nghiệp Vì thế, doanh nghiệp thường có phận Tài – Kế tốn 1.2.2 Các thành phần HTTT Tài doanh nghiệp Có nhiều cách để phân loại hệ thống, tùy thuộc tiêu thức lựa chọn để phân loại Trên thực tế, người ta thường phân loại theo ba tiêu thức: “Tổ chức”, “đối tượng cấu thành hệ thống” “mục đích phục vụ thông tin đầu ra” a Trên giác độ tổ chức hoạt động, hệ thống thơng tin tài doanh nghiệp bao gồm: Hệ thống thơng tin tài nhân: Hỗ trợ cho cá nhân hoạt động hệ thống thơng tin tài doanh nghiệp Một hệ thống thơng tin tài cá nhân tiêu biểu gồm cá thể sử dụng máy tính để thực số hoạt động tài doanh nghiệp Con người làm theo thủ tục xác định trước để thu thập, nhập liệu, … Cịn máy tính chạy phần mềm xử lí liệu đưa kết báo cáo tài Ở đây, liệu làm cầu nối người máy tính Trong hệ thống này, cá nhân có ba vai trị: Người sử dụng (dùng tin cung cấp để thực chức hoạt động tài chính); Người vận hành (điều hành hoạt động máy tính); Người phát triển (tạo hệ thống riêng mình) Hệ thống thơng tin tài nhóm: Hỗ trợ hoạt động cá nhân nhóm làm việc hay phận hoạt động hệ thống thơng tin tài doanh nghiệp Trong hệ thống thơng tin tài nhóm, máy tính khơng hoạt động độc lập mà nối lại thành mạng nội (LAN) Những người sử dụng dùng thủ tục để thu thập, nhập, chia sẻ liệu phần cứng mạng Lan Các chương trình xử lí liệu quản lí việc giao tiếp máy tính Những người sử dụng thành viên nhóm làm việc để đạt mục tiêu chung nhóm làm việc Trong hệ thống này, người thường đóng hai ba vai trị hệ thống thông tin: Người sử dụng người vận hành Để phát triển hệ thống, nhóm hoạt động tài doanh nghiệp thường không đủ khả mà phải trông cậy vào chuyên gia kĩ thuật hệ thống th ngồi Hệ thống thơng tin tài doanh nghiệp: Hỗ trợ hoạt động cho tất phận, đơn vị tài doanh nghiệp Phần cứng hệ thống thơng tin tài doanh nghiệp gồm máy chủ trung tâm thiết bị đầu cuối Nó thường sử dụng chung với phân hệ khác hệ thống để tạo thành hệ thống thông tin quản lí doanh nghiệp Người sử dụng phận dùng thiết bị đầu cuối Mọi người thực thủ tục để thu thập, nhập liệu để đưa vào phần mềm xử lí Các chương trình sẽ xử lí liệu phối hợp thao tác lúc nhiều người sử dụng Vì hệ thống thường sử dụng chung hệ thống thơng tin quản lí doanh nghiệp nên hệ thống đảm bảo phần mềm tương ứng, đó, hệ thống thơng tin tài doanh nghiệp đảm bảo bảng phần mềm tài – kế tốn doanh nghiệp Hiện nay, cơng ty phần mềm tích cực xây dựng hồn thiện phần mềm mang tính giải pháp tổng thể cho hệ thống thơng tin quản lí doanh nghiệp, có hàm chứa phần mềm kế tốn – tài Trong hệ thống thơng tin tài doanh nghiệp, người đóng vai trị sử dụng, cịn việc phát triển vận hành hệ thống thông tin thực chuyên gia phát triển hệ thống thông tin người vận hành chuyên nghiệp Khi chuyển từ hệ thống thông tin cá nhân sang hệ thống thơng tin nhóm, người vượt qua ranh giới chuyển từ người sử dụng sang nhiều người sử dụng; Khi chuyển từ hệ thống thông tin nhóm sang hệ thống thơng tin doanh nghiệp, người vượt qua ranh giới thứ hai, là: từ cách nhìn nhận sang nhiều cách nhìn nhận Những ranh giới làm thay đổi hẳn chất hệ thống b Theo đối tượng cấu thành hệ thống, hệ thống thơng tin tài doanh nghiệp bao gồm: Phần cứng Với doanh nghiệp nhỏ, phần cứng cho hệ thống thơng tin tài gồm vài máy tính, nối mạng không, với tư cách công cụ hỗ trợ vài nhân viên phận kế toán – tài chính, với doanh nghiệp lớn, nhiều người sử dụng, phân bố phạm vi địa lí rộng hệ thống phức tạp nhiều so với hệ thống phần cứng nói Phần mềm tài – kế tốn Dữ liệu tài – kế tốn Thủ tục tài – kế tốn Con người c Theo mục đích phục vụ thơng tin đầu ra, hệ thống thơng tin tài doanh nghiệp bao gồm: HTTT tài tác nghiệp HTTT tài sách lược HTTT tài chiến lược 1.3 SỬ DỤNG MỘT SỐ CƠNG CỤ TIN HỌC TRONG HTTT TÀI CHÍNH 1.3.1 Cơng cụ soạn thảo văn Trước đây, công cụ soạn thảo văn chủ yếu phục vụ cho công tác nhập liệu; Các tính trình bày văn thường dành riêng cho chương trình chế riêng biệt Ngày nay, khoảng cách chương trình soạn thảo văn chương trình chế ngày rút ngắn lại, nhiều tính chương trình chế tích hợp vào chương trình soạn thảo văn Các chương trình chế phục vụ cho nhà in chun nghiệp, cịn chương trình soạn thảo văn sử dụng rộng rãi hầu hết “công việc giấy tờ” hàng ngày người Một số chức cơng cụ soạn thảo văn là: - Chế độ soạn thảo văn nhiều cấp độ; - Kiểm tra lỗi tả; - Tạo khn mẫu; - Trộn tài liệu; - Sửa lỗi văn tự động; - Tạo macro … Kết trình soạn thảo văn thường tệp văn Người sử dụng dùng tệp để trao đổi dạng văn thông thường (bản in) qua máy in, máy fax văn điện tử qua e-mail, truyền file Hệ soạn thảo văn dùng phổ biến MicroSoft Word – thành phần chương trình Office hảng MicroSoft 1.3.2 Sử dụng bảng tính Excel để giải số tốn tài Đặc trưng tốn kinh tế, tài phải xử lí số lượng lớn bảng biểu Số liệu đầu vào tốn kinh tế bảng biểu (ví dụ : bảng lương hành nghiệp, bảng lương theo sản phẩm, bảng tổng hợp kinh doanh trung tâm thương mại, bảng kê mức dùng nguyên vật liệu, bảng kê khách hàng gửi tiền Ngân hàng…) Sau xử lí, kết đưa trình bày dạng bảng biểu kinh tế chuẩn mực theo quy trình thống quan quản lí cấp trên, chẳng hạn Bộ Tài chính, Tổng cục Thống kê, Tổng cục Thuế, quan kiểm toán Hiện nay, phần mềm bảng tính điện tử EXCEL sử dụng rộng rãi hệ thống thông tin kinh tế, bảng tính cộng cụ trợ giúp hiệu cho nhà kinh tế việc thiết lập xử lí bảng biểu kinh tế Trong phần Tin học đại cương biết chức Excel thực công việc sau: Tổ chức liệu dạng bảng tính: cho phép tạo, hiệu chỉnh, định dạng, in lưu giữ bảng tính khả tạo, in biểu đồ từ liệu có bảng tính Sắp xếp phân nhóm liệu: xếp bảng liệu theo nhiều tiêu thức khác với trình tự ưu tiên định trước Khả tạo nhóm tiến hành tính tốn, tổng hợp theo nhóm đa dạng Lọc, kết xuất liệu: tiến hành tìm kiếm lọc liệu theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau, nhằm kết xuất từ bảng tính thơng tin có ích, cần thiết Biểu diễn liệu dạng biểu đồ: Excel cung cấp khả tạo biểu đồ hình ảnh với nhiều kiểu biểu đồ khác từ hai chiều đến ba chiều nhằm làm tăng tính trực quan liệu Phân tích liệu tiến hành dự báo: có nhiều cơng cụ phân tích, sở liệu lưu bảng tính tiến hành phân tích thống kê nhằm lượng hóa xu thế, quan hệ yếu tố kinh tế sở cho phép tiến hành dự báo Tính tốn hàm chuẩn: Excel cung cấp sẵn nhiều hàm chuẩn thuộc nhiều phạm trù khác nhau: thống kê, ngày giờ, logic, tốn học, tìm kiếm, sở liệu tài Đó thủ tục tự động, công thức định trước, tự động tính tốn kết Bên cạnh hàm có sẵn Excel, người dùng tự tạo hàm mới, gọi macros để thực tính tốn theo u cầu riêng Quản trị sở liệu: Excel cho phép xây dựng, cập nhật truy xuất thông tin từ sở liệu hệ quản trị sở liệu Ở đây, sở liệu tập hợp liệu có quan hệ với nhau, tổ chức lưu trữ theo cấu trúc dòng, cột Sử dụng Microsoft Query, người dùng thực truy vấn liệu sở liệu Excel lập bảng báo cáo dựa sở liệu Khả tự động thực macro: sau tạo macro chứa dãy lệnh, lựa chọn thực đơn hay công thức, người dùng cần dùng tổ hợp phím tắt hay chọn macro từ danh sách, macro tự động thực công việc lặp lặp lại định nghĩa macro Các macro Microsotf viết sẵn người dùng tự viết nhằm chuyên biệt hóa Excel theo cách thức làm việc Các cơng cụ bổ sung bao gồm “Add-ins” “Excel Workgroup”: cung cấp khả lưu trữ tự động cho phép tận dụng Excel sử dụng chung tệp tin với nhiều người khác Trong phần này, tìm hiểu việc sử dụng cơng cụ bảng tính Excel để giải tốn tối ưu, phân tích dự báo hệ thống thông tin kinh tế 1.3.2.1 Các toán tối ưu kinh tế Các toán tối ưu đóng vai trị quan trọng quản lí tổ chức doanh nghiệp, hệ thống thơng tin kinh tế, tài Để cho đơn giản cụ thể, xét lớp tốn quy hoạch tuyến tính – lớp tốn tối ưu sử dụng nhiều quản lí cách giải chúng Excel với ví dụ, tập cụ thể I Mơ hình hóa tượng kinh tế Trong q trình quản lí kinh tế thường gặp nhiều tượng kinh tế xã hội địi hỏi người quản lí phải đưa định kịp thời, xác Để làm điều đó, cơng cụ mơ hình hóa cho phép đưa tượng kinh tế xã hội mơ hình tốn (mơ tả tượng kinh tế xã hội dạng phương trình, bất phương trình), sử dụng cơng cụ tốn học, tin học giải mơ hình để đưa phương án tối ưu trợ giúp hoạt động định a) Một số khái niệm Mơ hình hóa kinh tế: Q trình xây dựng, xác định mơ hình tốn học cho tượng kinh tế Phân tích mơ hình kinh tế: Q trình sử dụng mơ hình làm cơng cụ suy luận, rút kết luận tượng kinh tế b) Các bước xây dựng phân tích mơ hình kinh tế Bước 1: Xác định yếu tố đóng vai trị quan trọng nhất, quy luật mà chúng phải tuân theo Bước 2: Diễn tả dạng ngơn ngữ tốn học cho mơ hình định tính Bước 3: Sử dụng cơng cụ tốn học để nghiên cứu giải toán xây dựng bước Bước 4: Phân tích kiểm định lại kết tính tốn thu bước III Bài tốn quy hoạch tuyến tính tổng qt Hãy xác định véc tơ X = (X1, X2, , Xn) cho hàm mục tiêu F = f(X) = c1X1 + c2X2 + + cnXn  Max (hoặc Min) Thỏa mãn ràng buộc : n1  a ij X j  bi (i  I1) a ij X j  b j1 n  j1 i (i  I ) n  a ij X j  bi (i  I ) j1 Trong I1, I2, I3 tập khơng giao số Các ký hiệu c1, c2, cn hệ số hàm mục tiêu Chúng biểu thị cho lợi nhuận (hoặc chi phí) Ký hiệu aij hệ số phương trình tập ràng buộc Các phương trình có dạng bất đẳng thức đẳng thức Một tập hợp X = (X1, X2, , Xn) gọi lời giải chấp nhận thỏa tất ràng buộc Một tập hợp X* = (X*1, X*2, , X*n) gọi lời giải tối ưu giá trị hàm mục tiêu tốt giá trị hàm mục tiêu phương án khác III Một số ví dụ Khi quan sát số tượng kinh tế - xã hội, mơ dạng văn Ở đây, xét số ví dụ mơ tả tốn quản lí sản xuất, quản lí vận tải quản lí tài Đối với tốn quản lí lĩnh vực khác làm tương tự a) Bài tốn quản lí sản xuất Ví dụ: Việt Thắng công ty dệt may xuất lớn Việt Nam Các mặt hàng may chủ yếu cơng ty bludong, áo bị, sơ mi quần bị Một cơng ty nhập Mỹ muốn đặt hàng loạt lô hàng cho Việt Thắng với giá mua định sẵn Biết may bludong cơng ty lãi 4$, áo bò lãi 2$, sơ mi lãi 1$, quần bò lãi 3$ Biết giá thành Bludong 9$, áo bò 4$, sơ mi 2$ quần bị 6$ Vì ngun vật liệu kho nguồn tài có hạn nên công ty phải lựa chọn phương án để sản xuất Nếu may loại hàng tổng giá thành khơng vượt q 1600$ Nếu may áo bị, sơ mi quần bị tổng giá thành không vượt 900$ Nếu may bludong, sơ mi quần bị tổng giá thành khơng vượt 840$ Cần phải xác định loại sản phẩm nên may để thu nhiều lãi nhất? Mơ hình tốn: Gọi X1 số lượng bludong, X2 số lượng áo bò, X3 số lượng sơ mi, X4 số lượng quần bò dự định may Khi hàm mục tiêu là: F = 4X1 + 2X2 + X3 + 3X4  Max Với ràng buộc: 9X1 + 4X2 + 2X3 + 6X4  1600 4X2 + 2X3 + 6X4  900 9X1 + 2X3 + 6X4  840 Do số lượng sản phẩm phải số nguyên, không âm nên Xi  phải số nguyên, với i = 1, 2, 3, b)Bài tốn quản lí vận tải Ví dụ: Cơng ty lương thực Hà Nội hàng tháng phải chuyên chở gạo đến cửa hàng bán lẻ thành phố, cửa hàng Đội Cấn, cửa hàng Cát Linh, cửa hàng Đặng Dung Xe cơng ty lấy gạo từ kho ga Hà Nội kho Long Biên Kho ga Hà Nội cung cấp tối đa 60 tấn/tháng, kho Long Biên cung cấp tối đa 40 tấn/tháng Chi phí cho vận chuyển gạo từ kho đến cửa hàng cho bảng đây: Bước 10: Quản lý thương mại điện tử Để định kinh doanh khơng gian điện tử, doanh nghiệp cần phải nhận thức mảng kinh doanh hoàn toàn với nhân tố thành công đánh giá không giống theo phương thức kinh doanh cũ Do đó, phương thức quản lý cần có nét để phù hợp với thay đổi doanh nghiệp Hiện phần nhiều doanh nghiệp phải cạnh tranh hai thị trường hữu hình thị trường điện tử Vì thế, hoạt động quản lý không nên trọng vào phương thức kinh doanh mới, định đưa nên bao trùm hai phương diện Bên cạnh mơ hình trên, mơ hình bảy bước (khả – hội) nhiều doanh nghiệp áp dụng Theo Ware cộng (1998), mơ hình tập trung vào ba điểm chính: - Các ứng dụng thực từ phận - Mục tiêu tiến tới doanh nghiệp - Và làm cách để đạt mục tiêu Bước 1: Tạo tình xảy giả định với chiến lược kinh doanh yếu tố Internet khác Bước 2: Xây dựng tầm nhìn chiến lược từ phận quản lý bối cảnh Internet nhân tố tiền đề Bước 3: Xác định hội thơng qua q trình nhận định hoạt động kinh doanh chủ yếu áp dụng công nghệ thông tin đạt hiệu cao Bước 4: Phát triển điều kiện thương mại điện tử ban đầu doanh nghiệp muốn theo đuổi Bước 5: Phát triển mục tiêu hàng năm kế hoạch lựa chọn điều kiện ban đầu bao gồm phương thức đánh giá hiệu tác động lên trình kinh doanh Bước 6: Trong trình thực dự án, thành viên phải tuân theo yêu cầu thay đổi hệ thống Bước 7: Theo dõi kiểm sốt chặt chẽ tồn q trình thực kế hoạch để có điều chỉnh thích hợp 2.6 Ứng dụng thương mại điện tử với nopCommerce 2.6.1 Giới thiệu tổng quan Hiện giới sử dụng nhiều giải pháp thương mại điện tử Trong số phần mềm nopCommerce giải pháp thương mại điện tử mã nguồn mở tốt Đây giải pháp thương mại điện tử tương đối phổ biến khả tùy chỉnh mạnh nopCommerce xây dựng công nghệ ASP.net 3.5 MS SQL 2005 Việc cài đặt sử dụng nopCommerce đơn giản, bạn cần tải làm theo hướng dẫn cài đặt trang thương mại điện tử cho riêng hay cho doanh nghiệp, công ty bạn Với kiến trúc mở, nopCommerce cho phép dễ dàng bổ sung chức Tính năng: - Hỗ trợ catalog nhà sản xuất - Các catalog lồng thêm catalog tùy ý muốn - Sản phẩm ánh xạ tới nhiều catalog nhà sản xuất - Cho phép người dùng chưa đăng ký mua hàng - Hỗ trợ lựa chọn cho sản phẩm (ví dụ: Xây dựng máy tính riêng bạn) - Hỗ trợ đa ngôn ngữ - Hỗ trợ đa tiền tệ - Đơn vị: Trọng lượng, kích thước - Cập nhập thời gian thực tỷ giá trao đổi tiền tệ (ECB) - Hỗ trợ SSL - Xuất , nhập liệu (XML, Excel) - Tạo hóa đơn dạng PDF - Thiết kế hoàn toàn tùy biến 100% cách sử dụng mẫu - Cho phép cấu hình danh sách quốc gia: o Với Đăng ký o Đối với toán o Để vận chuyển - Tuân thủ chuẩn W3C (XHTML) Đặc tính sản phẩm - Thuộc tính sản phẩm (ví dụ màu sắc, kích thước) - Hỗ trợ nhiều hình ảnh cho sản phẩm - Tự động thay đổi kích thước hình ảnh - Miễn phí hỗ trợ sản phẩm - Hỗ trợ cho sản phẩm đơn giản (ví dụ sách) sản phẩm với biến thể - Hỗ trợ cho giảm giá bán - Sản phẩm tìm kiếm - Sản phẩm đặc trưng, sản phẩm bán hay sản phẩm - Theo dõi hàng tồn kho - Vô hiệu hoá nút mua sản phẩm cụ thể - Chi tiết kỹ thuật sản phẩm (ví dụ xử lý, nhớ, card đồ họa) - So sánh tính sản phẩm (nếu bật) Tiếp thị & Khuyến - Hỗ trợ sản phẩm liên quan - Tiếp thị quản lý (chiến dịch) - Các nhóm khách hàng đánh dấu miễn phí vận chuyển - Các nhóm khách hàng đánh dấu miễn thuế - Hỗ trợ giảm giá - Hỗ trợ phiếu giảm giá - Bạn định ngày bắt đầu ngày kết thúc phiếu giảm giá hợp lệ - Giảm giá gắn cho sản phẩm - Giảm giá gắn cho chuyên mục - Trang sản phẩm vừa xem - Tùy chọn Vận chuyển miễn phí - Hỗ trợ bình chọn - Hỗ trợ lưu trữ blog - Hỗ trợ Diễn đàn - Hỗ trợ chương trình liên kết * Froogle * Google * Thùy chỉnh email mẫu * Các chủ đề CMS Tính vận chuyển - Tính tốn vận chuyển theo lệnh tổng - Tính tốn vận chuyển theo thứ tự trọng lượng - Tính tốn vận chuyển theo quốc gia trật tự trọng lượng tổng - Miễn phí vận chuyển số tiền - Hỗ trợ kho hàng - Thêm chi phí vận chuyển theo sản phẩm - Chỉ định tất đơn đặt hàng miễn phí vận chuyển - Admin xác định phương thức vận chuyển - Hỗ trợ cho download sản phẩm Tính thuế - Áp dụng thuế theo quốc gia - Áp dụng thuế nhà nước - Hỗ trợ VAT … Phương thức toán - Phương thức toán tiền mặt - Hóa đơn chấp nhận mua - Chấp nhận tất tín dụng thẻ ghi nợ - Xử lý thẻ tín dụng trực tuyến ngoại tuyến - Checkout - Authorize.NET Tính dịch vụ khách hàng - Cho phép khách hàng đăng ký / đăng nhập email tên người dùng - Danh sách mong muốn - Khách hàng xem lịch sử lệnh họ trạng thái trật tự - Khách hàng có sổ địa - Hỗ trợ nhiều địa toán cho khách hàng - Quyền khách hàng (nhóm) - Hỗ trợ thời gian theo khu vực - Diễn đàn xây dựng sẵn - Khôi phục mật - Danh sách IP đen 2.6.2 Cài đặt Việc cài đặt nopCommerce đơn giản dễ dàng, nhiên trước cài đặt bạn cần kiểm tra hệ thống máy tính nopCommerce địi hỏi cấu hình cơng nghệ sau: Hệ điều hành: * Windows * Windows Vista * Windows XP * Windows Server 2003 * Windows Server 2008 Máy chủ web: * Internet Information Service (IIS) 5.1 cao ASP.NET 3.5 SP1 Cơ sở liệu: * MS SQL Server 2005 cao Hỗ trợ trình duyệt: * Microsoft Internet Explorer cao * Mozilla Firefox 2.0 cao * Apple Safari 2.x MS Visual Studio 2008 (dùng cho nhà phát triển, người muốn sửa mã nguồn) Sau chuẩn bị đầy đủ yêu cầu hệ thống ta bắt đầu cài đặt nopCommerce qua bước: Bước 1: Tải nopCommerce Phần mềm mã nguồn mở nopCommerce cung cấp miễn phí địa http://www.nopcommerce.com/Downloads.aspx Ở sử dụng nopCommerce phiên 1.40 Bước 2: Upload lên web server Sau tải thành công phần mềm ta cần giải nén upload toàn tệp giải nén lên máy chủ thư mục gốc máy Bước 3: Kiểm tra quyền với file Ở bước bạn phải đảm bảo tài khoản bạn máy chủ có quyền đọc ghi lên thư mục nopCommerce mà bạn vừa upload lên Bước 4: Cài đặt Bước 4.1: Tại trình duyệt nhập http://localhost/shop, nopCommerce sẻ tự động chuyển tới đến trang cài đặt Tuy nhiên, máy chủ chưa cấp quyền đọc ghi tệp thư mục nopCommerce trình cài đặt yêu cầu kiểm tra Việc cài đặt có hai lựa chọn: Cài đặt (Install) nâng cấp từ phiên trước (Upgrade) Để cài đặt trang thương mại điện tử bạn chọn Install nopCommerce nhấn Next Bước 4.2: Cấu hình SQL server Trong bước bạn cần điền tên Ip máy chủ SQL server Sau bạn cần điền tên tài khoản dùng để kết nối với sở liệu Có hai lựa chọn dùng tài khoản cung cấp host sử dụng tài khoản ASP.NET tích hợp sẵn windows Nhấn Next để tiếp tục Bước 4.3: Tạo sở liệu Ở bước bạn cần đưa tên sở liệu tạo tên cở sở liệu có sẵn Nhấn vào mục Create sample data để tạo liệu mẫu cho trang Nhấn Next để tiếp tục Bước 4.4: Hồn tất q trình cài đặt Sau cài đặt thành công, bạn nhấn vào Go to site để chuyển tới trang thương mại điện tử cài đặt Tài khoản admin mặc định : admin@yourstore.com pass: admin 2.6.3 Sử dụng Giao diện trang thương mại điện tử sau: Các mục chính: Categories and Manufacturers Lọc sản phẩm Tìm kiếm (Searching) Trang giới thiệu sản phẩm (New Product Pages) Mục đánh giá nhận xét (Ratings and Reviews) Gửi Email giới thiệu (Emailing a Friend) So sánh sản phẩm (Comparing Products) Xem lại sản phẩm (Recently Viewed Products) Đăng ký tài khoản (Registration) Đăng nhập (Login) Trang cá nhân Giỏ hàng (Shopping Cart) Danh sách sản phẩm mong muốn ( WishList) Q trình tốn (Purchasing Process) Chi tiết đơn hàng Tin tức (News) Blog Polls 2.6.4 Quản trị hệ thống Để quản trị hệ thống bạn đăng nhập với tài khoản admin sau nhấn vào liên kết Administrator để vào mục quản trị Quản lý Catalog Để thêm mục bạn nhấn vào nút Add new category Điền thông tin cần thiết: Thông tin Category • Name: Tên Tên thể loại xuất • Image: Hình ảnh Chọn hình ảnh cách nhấn vào Browse định vị hình ảnh máy tính bạn • Description: Mơ tả category • Template - Mẫu Các mẫu thể loại Nó quản lý giao diện trang thể loại, bao gồm đối tượng trang cấu trúc trang Bạn tùy chỉnh thiết kế thể loại riêng tùy chọn • Parent category - thể loại cha Chọn thể loại cha, mục tạo • Price range - Giá Xác định phạm vi giá cho lọc lưu phạm vi giá Tách với phạm vi dấu chấm phẩy ví dụ: '0 -199; 200-300; 301 -; '(301 - có nghĩa 301 hơn) • Published Xuất Khi thể loại xuất bản, hiển thị trình duyệt vào cửa hàng Nếu thể loại khơng xuất bản, khơng hiển thị • Display order Hiển thị đơn hàng Các thông tin bổ sung: • Meta keywords Từ khố hiển thị thẻ nguồn HTML thể loại • Meta description Mô tả Meta mô tả • Meta title Tiêu đề meta Tiêu đề hiển thị tiêu đề trình duyệt thể loại xem • Page size Kích thước trang Thiết lập kích thước trang cho sản phẩm thể loại ví dụ sản phẩm '4 'trên trang Quản lý nhà sản xuất Thơn tin Nhà sản xuất • Name Tên Tên nhà sản xuất xuất trang • Image Hình ảnh Chọn hình ảnh cách nhấn vào Browse định vị hình ảnh máy tính bạn • Description Mơ tả nhà sản xuất • Template Mẫu Bạn tùy chỉnh thiết kế nhà sản xuất riêng lẻ tùy chọn • Price range Giá Xác định phạm vi giá cho lọc lưu phạm vi giá • Published Xuất • Display order Hiển thị đặt hàng This determines the sort order of the manufacturer Điều xác định thứ tự xếp nhà sản xuất Quản lý thơng tin thuộc tính Quản lý sản phẩm Sản phẩm hàng hóa bán cửa hàng bạn Tất sản phẩm cần phải liệt kê theo thể loại hay tiểu thể loại nopCommerce khơng có giới hạn số lượng sản phẩm cửa hàng bạn Các sản phẩm kiểm sốt thơng qua khu vực admin Thơng tin sản phẩm, phiên sản phẩm, sản phẩm liên quan, giảm giá, hình ảnh sản phẩm, thơng số kỹ thuật quản lý Thông tin sản phẩm Các tùy chọn giá trị áp dụng cho sản phẩm (không phải phiên sản phẩm) • Product name Tên sản phẩm • Short description Mô tả ngắn • Full description Mơ tả đầy đủ • Price Giá Chi phí mà bạn nhập hiển thị tất trang giá • Old price Giá cũ • Availbale start date ngày bắt đầu • Availbale end date ngày kết thúc • Weight Trọng lượng sản phẩm bạn • Length Chiều dài hàng bạn • Width Chiều rộng mặt hàng bạn • Height Chiều cao mặt hàng bạn ... thành nhiều khâu q trình xử lí thơng tin, như: Nhận tin, lưu trữ tin, xử lí tin truyền tin Tuy vậy, khơng thể thay người hồn tồn việc ghi nhận thơng tin, truyền tin lại thiếu vai trị người việc tạo... thống thơng tin kế tốn; - Hệ thống thông tin bán hàng; - Hệ thống thông tin chấm cơng quản lí nhân sự; - Hệ thống thông tin phục vụ sản xuất … Các hệ thống xử lí nghiệp vụ cung cấp thơng tin cụ thể,... cách sử dụng nhân lực, như: thông tin tiền lương, toán lương, thị trường nguồn nhân lực, xu hướng sử dụng đào tào tạo lại nhân lực, … - Hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống cung cấp thơng tin xử