Bài giảng tổ chức sự kiện

CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục tiêu: - Mô tả nội dung khái quát quản trị hậu cần tổ chức kiện - Phân tích bước quy trình chung quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức kiện - Hiểu trình bày nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ vận chuyển tổ chức đưa đón khách - Hiểu trình bày nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ lưu trú - Hiểu trình bày nội dung có liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ ăn uống - Hiểu trình bày nội dung có liên quan đến hoạt động tổ chức mạng lưới thông tin liên lạc kiện 5.1 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 5.1.1 Quản trị hậu cần tổ chức kiện gì? Trong trình tổ chức kiện ngồi việc tiến hành nội dung liên quan đến việc thực chủ đề kiện, cịn có nhiều cơng việc khác có liên quan như: - Cung ứng dịch vụ vận chuyển tổ chức đưa đón khách - Cung ứng dịch vụ lưu trú - Cung ứng dịch vụ ăn uống - Quan hệ với quan truyền thông quản trị mạng lưới thông tin, liên lạc kiện - Cung ứng dịch vụ khác theo nhu cầu khách mời thành phần tham gia kiện Các cơng việc nói thuộc nhóm quản trị hậu cần (logistic), cơng việc có tính chất tương đối độc lập với nội dung có liên quan đến chủ đề chính, đến việc triển khai nội dung kiện Điều thể 146 cấu tổ chức kiện lớn nhà quản lý kiện tách biệt công tác quản trị hậu cần với công tác đảm bảo nội dung kiện 5.1.2 Vai trị quản trị hậu cần tổ chức kiện Quản trị hậu cần tổ chức kiện có vai trò quan trọng việc truyền tải chủ đề kiện, hay nói cách khác yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thành cơng kiện Có thể xem xét cách cụ thể qua mặt sau: - Quản trị hậu cần đảm bảo cho việc cung ứng dịch vụ thiết yếu (như ăn uống, lưu trú, vận chuyển) cho khách mời, thành phần khác tham gia kiện điều kiện cần để thu hút khách mời, mang lại hài lòng cho khách mời tham gia kiện - Các dịch vụ cung ứng mà khách hưởng phần, nội dung kiện, góp phần tơ điểm thêm chủ đề kiện, góp phần khơng nhỏ việc đạt mục tiêu kiện - Quản trị hậu cần hậu phương, cho việc dàn dựng trình diễn chủ đề kiện 5.2 QUY TRÌNH CHUNG TRONG QUẢN TRỊ HẬU CẦN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Như phần đề cập, quản trị hậu cần tổ chức kiện có vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến mục tiêu nói chung kiện Mặt khác, nội dung quản trị hậu cần tổ chức kiện phức tạp, bao gồm hoạt động liên quan đến nhiều lĩnh vực cung cấp dịch vụ khác Tuy nhiên, xây dựng quy trình chung quản trị hậu cần tổ chức kiện, tất nhiên để vận dụng vào cơng việc cụ thể ngồi việc xem xét quy trình chung, nhà tổ chức kiện phải quan tâm đến điểm đặc thù lĩnh vực thực tế mà tham gia Trong điều kiện (năm 2009), Việt Nam cơng ty có đủ điều kiện nhân lực sở vật chất kỹ thuật cần thiết để tự cung ứng dịch vụ hậu cần cho khách Mặt khác cấu tổ chức công ty tổ chức kiện đa số tập trung cho khâu lên kế hoạch, chuẩn bị, kiểm sốt… với số lượng nhân viên (chủ yếu event management trưởng nhóm nghiệp vụ) việc thuê nhà cung ứng dịch vụ đòi hỏi tất yếu 147 Trong trường hợp nhà tổ chức kiện đồng thời doanh nghiệp lữ hành, vận chuyển du lịch đơn vị tập đoàn cung ứng dịch vụ lớn đáp ứng đa số dịch vụ kiện, chắn họ cần có dịch vụ bổ trợ từ nhà cung cấp trung gian khác Từ cách tiếp cận nói trên, chúng tơi xây dựng quy trình chung quản trị hậu cần liên quan đến việc thuê nhà cung ứng dịch vụ trung gian Còn trường hợp, nhà tổ chức kiện tự cung ứng dịch vụ xem xét tham khảo từ nội dung có liên quan Quy trình chung quản trị hậu cần bao gồm bước sau: Lập kế hoạch cung ứng dịch vụ Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Thương lượng ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ Kiểm soát phối hợp cung ứng dịch vụ Dự tính xử lý cố có liên quan Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ 5.2.1 Lập kế hoạch cung ứng dịch vụ Lập kế hoạch cung ứng dịch vụ tiến hành theo nội dung quy trình lập kế hoạch tổ chức kiện (xem nội dung chương 3) Trong kế hoạch cung ứng dịch vụ cần phải ý đến việc lập tiến độ chi tiết cho loại dịch vụ, ngồi nên có kế hoạch dự phòng việc cung ứng dịch vụ 5.2.2 Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Như đề cập (ở chương 1) Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức kiện: tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng hay số dịch vụ, hàng hóa bổ trợ (dịch vụ lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao, văn phịng, an ninh…) cho q trình tổ chức kiện thông qua hợp đồng ký kết (hoặc hình thức thỏa ước khác) với nhà tổ chức kiện, họ có ràng buộc, quyền lợi, nghĩa vụ định liên quan đến trình tổ chức kiện (đã đề cập chương 1) Mục tiêu công việc xác định danh sách nhà cung ứng lựa chọn nhà cung ứng tốt (trong điều kiện ngân sách cho 148 phép) để cung ứng hàng hóa dịch vụ cho kiện Để thuận lợi cho việc quản lý, lựa chọn doanh nghiệp tổ chức kiện nên tiến hành phân loại nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ 5.2.2.1.Phân loại nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Có nhiều tiêu thức phân loại nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho doanh nghiệp Trong quản trị tổ chức kiện người ta thường quan tâm đến tiêu chí sau: - Phân loại theo giá trị hàng mua: + Nhà cung ứng chính: Là nhà cung ứng mà giá trị hàng hóa dịch vụ họ chiếm tỷ trọng lớn chủ yếu khối lượng hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp tổ chức kiện tiêu thụ thời gian định Nhà cung ứng định khối lượng, chất lượng hàng hóa, dịch vụ mua vào nên cần phải quan tâm thường xuyên + Nhà cung ứng phụ: Là nhà cung ứng mà giá trị hàng hóa, dịch vụ họ chiếm tỷ trọng nhỏ khối lượng hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp tổ chức kiện tiêu thụ - Phân theo tính chất quan hệ: + Nhà cung ứng truyền thống: Là nhà cung ứng thường có quan hệ tương đối lâu dài với doanh nghiệp tổ chức kiện, phối hợp với nhiều kiện Hai bên thường có hiểu biết lẫn thường mức độ rủi ro quan hệ với nhà cung ứng truyền thống thấp + Nhà cung ứng mới: Là nhà cung ứng mà doanh nghiệp tổ chức kiện chưa có có quan hệ, hợp đồng với họ Đối với nhóm này, doanh ngiệp tổ chức kiện cần có nhiều thơng tin định, thông thường doanh nghiệp tổ chức kiện ràng buộc chi tiết hợp đồng cung cấp dịch vụ tiến hành triển khai thăm dò bước để đánh giá lực, chất lượng nhà cung ứng - Phân loại theo dịch vụ tổ chức kiện: Theo cách phân loại này, với nhóm dịch vụ tổ chức kiện có nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tương ứng, thơng thường người ta chia nhóm sau: + Nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển + Nhà cung ứng dịch vụ lưu trú 149 + Nhà cung ứng dịch vụ ăn uống + Nhà cung ứng trang thiết bị cho tổ chức kiện + Nhà cung ứng địa điểm tổ chức kiện + Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ khác 5.2.2.2 Tìm kiếm nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Việc tìm kiếm nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ thường qua nguồn thông tin sau: + Nguồn thông tin nội bộ: mối quan hệ với nhà cung ứng triển khai; thông tin từ nhân viên doanh nghiệp; thông tin từ việc nghiên cứu thị trường… + Nguồn thơng tin từ phía nhà cung ứng: Thông tin chào hàng trực tiếp; thư chào hàng; catalog quảng cáo; hội chợ; triển lãm giới thiệu sản phẩm; hồ sơ dự thầu cung ứng dịch vụ nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ… + Nguồn thông tin từ phương tiện thơng tin đại chúng: báo viết, tạp chí, truyền hình, đặc biệt thông tin mạng Internet Từ nguồn thơng tin nói trên, tiến hành thu thập thông tin nhà cung ứng, tiến hành kiểm tra xử lý thơng tin có liên quan Việc kiểm tra thông tin đặc biệt dịch vụ bổ trợ quan trọng cần thiết, số trường hợp doanh nghiệp tổ chức kiện cử người đến khảo sát, kiểm tra đánh giá trực tiếp Cần lập file (tập tài liệu) hồ sơ nhà cung ứng với nội dung chủ yếu sau: - Tên hiệu nhà cung cấp - Các thông tin (địa chỉ, điện thoại, fax, email/webside, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, số giấy phép kinh doanh, người đại diện trước pháp luật) - Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh - Khả cung ứng dịch vụ (số lượng, loại hình, thời gian cung ứng…) - Chất lượng, uy tín, nhãn hiệu thương hiệu sản phẩm - Giá chào hàng loại sản phẩm - Các điều kiện cung ứng (điều kiện toán, thời gian, đặt hàng, ký kết hợp đồng…) - Khả tài nhà cung cấp 150 - Các kiện mà nhà cung ứng tham gia (các hình ảnh, đánh giá… cơng việc đó) - v.v Với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ nên có file hồ sơ riêng, nhiên để thuận lợi cho việc lựa chọn từ hồ sơ lập danh sách (rút gọn) nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Trong danh sách có cột tương ứng như: Số thứ tự; tên hiệu; loại sản phẩm; điện thoại; điều kiện cung ứng… Nếu lập danh sách Microsofl Excell nên thống tên gọi sản phẩm, hay tiêu chí khác để thuận lợi cho việc sử dụng cơng cụ lọc, tìm kiếm; lập danh sách theo nhóm cho sheet riêng (có thể dựa theo tiêu chí phân loại đề cập trên) Cần lưu ý tìm kiếm thơng tin nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho kiện cụ thể mà thơng tin cần thiết cho doanh nghiệp trình kinh doanh lâu dài Do cho dù nhà cung ứng khơng chọn kiện nên lưu thơng tin lại họ phù hợp cho doanh nghiệp tổ chức kiện tương lai Về nguyên lý, doanh nghiệp cần tìm kiếm nhà cung cấp theo quan điểm phát triển mối quan hệ tốt đẹp làm ăn lâu dài, hai có lợi với họ Tuy nhiên, cần thận trọng thu thập đánh giá thông tin, đặc biệt thơng tin khó kiểm chứng phức tạp 5.2.2.3 Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Có nhiều tiêu chuẩn làm để lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho kiện cụ thể, như: - Giá hàng hóa dịch vụ (phù hợp với ngân sách kiện khơng) - Chất lượng hàng hóa, dịch vụ - Thời gian cung ứng - Uy tín đảm bảo nhà cung ứng - Những yêu cầu riêng nhà tổ chức kiện mà nhà cung ứng đáp ứng - Khả nhà cung ứng: ví dụ khách sạn liệu cung ứng dịch vụ buồng vào thời điểm tổ chức kiện hay khơng? - Điều kiện tốn… 151 Dựa danh sách (hồ sơ) nhà cung ứng tiêu chuẩn nói (có thể cụ thể hóa thành tiêu chí cho kiện với mức độ quan trọng khác nhau) tiến hành đánh giá nhà cung ứng Cần lưu ý, việc đánh giá nhà cung ứng không dựa thông tin nói trên, cần thiết nhà tổ chức kiện cần phải tham quan, khảo sát điều kiện khả cung ứng thực tế nhà cung ứng Trong trường hợp có nhiều nhà cung ứng phù hợp lập danh sách nhà cung ứng lựa chọn Hộp 5.1 Mẫu danh sách nhà cung ứng lựa chọn -CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN & DU LỊCH ETV Số: 234/TB STT DANH SÁCH CÁC NHÀ CUNG ỨNG DỊCH VỤ BỔ TRỢ Sự kiện:………………… Chủ đầu tư kiện: ………… Ngày thực hiện: …………… … Người Tên nhà cung ứng Địa Dịch Thông Thời gian liên hệ vụ/ sản tin liên phẩm nhà cung hệ cung cấp ứng Ghi Hà Nội, ngày….tháng … năm … Quản lý kiện Người lập danh sách 5.2.3 Thương lượng ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ Thương lượng ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ nhằm đạt thỏa thuận (cam kết) điều kiện cung ứng hàng hóa/ dịch vụ cho kiện sở định 5.2.3.1 Thương lượng với nhà cung ứng Thương lượng với nhà cung ứng trình giao dịch, đàm phán với nhà cung ứng để đến thỏa thuận chung việc cung ứng dịch vụ 152 Trong thương lượng, nhà tổ chức kiện cần phải quan tâm đến vấn đề chủ yếu sau: - Các mơ tả hàng hóa dịch vụ: mẫu mã, chất lượng, yêu cầu cụ thể khác hàng hóa/ dịch vụ - Giá nhà cung ứng giá loại hàng hóa/ dịch vụ thị trường - Thời gian tiến hành cung ứng - Điều kiện toán Giao dịch, đàm phán hoạt động vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật Tính khoa học thể chỗ người tham gia đàm phán phải biết thu thập, hệ thống xử lý thông tin cách khoa học để chủ động đàm phán Mặt khác nghệ thuật, người đám phán phải sử dụng khéo léo kỹ giao tiếp biết vận dụng cách hợp lý, sáng tạo hình thức giao dịch, đàm phán cơng cụ giao tiếp khác (như giao tiếp qua thư, điện thoại, internet, giao tiếp trực tiếp ) Một số điểm cần lưu ý tiến hành thương lượng: - Tìm hiểu thông tin nhà cung ứng thông tin người tham gia đàm phán, người có ảnh hưởng quan trọng đến việc đưa định nhà cung ứng; - Nắm rõ yêu cầu mình: yêu cầu dịch vụ; sản phẩm tương tự mua từ nhà cung ứng; - Nắm vững tiêu chí thương lượng: mục tiêu, điều khoản bản, điều khoản có thể/ khơng thể nhân nhượng; - Biết dẫn dắt thương lượng: thông tin chuẩn bị trước; thứ tự điều khoản để tiến hành thương lượng (thông thường nên thương lượng sản phẩm, điều kiện, thời gian cung ứng trước thương lượng giá cả); cách đặt vấn đề; cách so sánh thuyết phục; xử lý tình giao dịch bế tắc 153 Hộp 5.2 Luôn giữ chủ động trước nhà cung ứng Nếu người bán hàng (nhà cung ứng) cần phải tạo nhu cầu sản phẩm hay dịch vụ cách có hệ thống tìm cách phát triển nhu cầu khách hàng người mua hàng (nhà tổ chức kiện) phải cố gắng làm điều ngược lại, tức phải phủ nhận hay đình hỗn nhu cầu cách có ý thức tìm điều kiện để mua hàng tốt Đi mua hàng giải toán với nhiều “ràng buộc” khác Có “ràng buộc chặt” (các điều kiện nhân nhượng) “ràng buộc lỏng” (các điều kiện nhân nhượng mức độ đó) Trong nhà cung ứng đưa thông tin phong phú hấp dẫn giá cả, chất lượng, điều kiện tốn Nếu khơng tỉnh táo, quyền chủ động người mua bị dần, người mua “tự nguyện biến thành nô lệ” cho nhà cung ứng mà quên “ràng buộc chặt” để phải lo đối phó với rủi ro Theo Mark Mc Cormack, để giữ quyền chủ động mua hàng, cần phải phân chia lập trường thành ba phần: “chính yếu”, “quan trọng” “phải chăng” lâu dài nên người bán đạt thắng lợi phần sau Ơng cịn viết: “Trong nghệ thuật bán hàng nói với khách hàng họ muốn nghe nghệ thuật mua hàng nghe lời rao hàng người bán viết giấy Cách đơn giản ghi đầy đủ tất lời hứa người bán hàng, tổng hợp chúng vào hợp đồng bắt người bán ký vào Lúc ta buộc người bán hàng thương lượng với cách chủ động với điều kiện có lợi” (Theo Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại – Trường Đại học thương mại Hà Nội) 5.2.3.2 Ký kết hợp đồng với nhà cung ứng Đa số trường hợp, cần phải tiến hành ký kết hợp đồng với nhà cung ứng, khơng nên theo thói quen thỏa thuận cách chung chung chí thỏa thuận qua lời nói Hợp đồng sở để bên làm tốt nghĩa vụ mình, pháp lý giải tranh chấp Một hợp đồng chi tiết (hoặc có phụ lục chi tiết kèm theo) sở để nhà cung ứng đáp ứng đầy đủ yêu cầu nhà tổ chức kiện Hơn nữa, phương diện trách nhiệm hợp đồng với điều khoản ràng buộc rõ ràng, chặt chẽ giảm thiểu việc phá vỡ hợp đồng từ nhà cung ứng Một hợp đồng cung ứng (xem mẫu phụ lục) ngồi thơng tin cần có hợp đồng (như cứ, thơng tin bên ) cần đặc biệt ý đến thông tin liên quan đến việc cung ứng như: - Tên, số lượng, quy cách, chất lượng, bao bì (nếu có) hàng hóa/ dịch vụ; - Giá cả, điều kiện toán - Điều kiện cung ứng 154 - Thời gian cung ứng - Trách nhiệm bên vi phạm hợp đồng - Hiệu lực bên vi phạm hợp đồng - Các điều kiện khác mà hai bên thỏa thuận 5.2.4 Kiểm soát phối hợp cung ứng dịch vụ Việc kiểm sốt phối hợp cung ứng dịch vụ mang tính đặc thù riêng cho loại hình dịch vụ Nhìn chung việc kiểm soát phối hợp cung ứng dịch vụ có bước sau: - Trước diễn kiện (hay theo thời hạn cung ứng dịch vụ) tiến hành liên hệ với nhà cung ứng, cần thiết tiến hành kiểm tra chuẩn bị sẵn sàng phục vụ nhà cung ứng (trong hợp đồng nên có điều khoản để thuận lợi cho việc kiểm tra); - Thanh toán cho nhà cung ứng: thường nhà tổ chức kiện phải toán (hoặc đặt trước) cho nhà cung ứng phần giá trị dịch vụ (tùy theo thỏa thuận hợp đồng) trước cung ứng, theo thời hạn nhà tổ chức kiện phải tuyệt đối hẹn với điều kiện - Phối hợp trình cung ứng dịch vụ - Phát xử lý sai phạm trình thực hợp đồng 5.2.5 Dự tính xử lý cố có liên quan Các cố có liên quan đến trình cung ứng dịch vụ đa dạng, có cố lỗi nhà cung ứng có cố nhà tổ chức kiện, khách mời chí có cố bất khả kháng Việc dự tính xử lý cố có liên quan xem xét nội dung liên quan đến việc cung ứng loại dịch vụ cụ thể 5.3 CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN VÀ TỔ CHỨC ĐƯA ĐÓN KHÁCH Khi ngân sách kiện không cho phép, nguyên nhân cụ thể khác khách mời tham gia kiện phải tự túc phương tiện vận chuyển đến tham dự kiện Ngồi ra, khách mời có sở thích riêng, họ có điều kiện tự lo (và muốn) chủ động việc lại nên sử dụng phương tiện vận chuyển cá nhân Trong trường hợp 155 việc kèm theo danh sách kiểm tra (check list) Việc xây dựng check list cho công việc hạn chế thiếu sót khâu chuẩn bị, tiến hành công việc tổ chức kiện Hộp 4.13 Những cố thiếu kiểm tra chi tiết Trong tay ln có bảng danh mục cơng việc cần làm để nắm bắt tình trạng cơng việc thời gian hồn tất Ngồi ra, khơng thể thiếu bảng tiến độ công việc, phải nghĩ đến phương án quản lý rủi ro để giải cố xảy cách an tồn nhanh chóng Đó tâm niệm người làm nghề tổ chức kiện, doanh nghiệp muốn tự đứng làm chương trình cho Quan trọng hết, khơng xem nhẹ công việc nào, dù nhỏ chọn hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản chuẩn bị khay khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất sân khấu thấy khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu khăn phủ! Những việc linh tinh phải liệt kê chi tiết danh mục công việc cần làm phải phân công cụ thể cho người chịu trách nhiệm Ở kiện tổ chức chuyên nghiệp, người ta tính đến giải pháp xử lý tình Theo đó, người tổ chức dự đốn tình xấu xảy ra, cách giải cụ thể trường hợp sao… Làm hay cố gắng làm chương trình hồn thiện theo kiểu tránh khơng để xảy sơ suất Trên thực tế, điều khơng thể, có cịn tác dụng ngược, cố chu tất mặt lại dễ sơ hở mặt khác - Xây dựng quy trình giải cố: Mỗi cố có cách thức tiến hành riêng, nhiên thực theo quy trình chung quy trình cụ thể Các nhà tổ chức kiện cần phải xây dựng quy trình hướng dẫn người thực nắm vững quy trình để có hướng dẫn tính chủ động việc giải cố Nhìn chung cố tổ chức kiện vô đa dạng, chuyên gia nghề cho rằng: “ Đối với người, kinh nghiệm học tự rút tỉa từ vấp váp thân sống, ta học qua câu chuyện người khác Biết để vào vết xe đổ”, từ quan điểm tìm hiểu thêm kinh nghiệm “những tình không muốn gặp tổ chức kiện” (xem phần phụ lục) 131 4.9 CHUẨN BỊ CÁC YẾU TỐ KHÁC CHO SỰ KIỆN Ngồi cơng tác chuẩn bị cho nội dung đề cập trên, kiện cịn có nhiều mảng cơng việc, nhiều yếu tố khác cần tiến hành chuẩn bị Đối với loại hình kiện điều kiện thực tế kiện cụ thể yếu tố khác nhau, nhiên số yếu tố khác thường gặp tổ chức kiện cần quan tâm đến công tác chuẩn bị như: - Tài liệu cho kiện - Các chương trình bổ trợ - Quà tặng 4.9.1 Chuẩn bị tài liệu 4.9.1.1 Tài liệu cho kiện gì? Tài liệu tổ chức kiện văn bản, mẫu file lưu trữ nhiều hình thức khác (như in thành văn bản, phần mềm ) chứa đựng thơng tin có liên quan đến chương trình, lịch trình, nội dung, quảng cáo để phục vụ cho trình tiến hành kiện gửi cho người tham gia kiện 4.9.1.2 Các loại tài liệu tổ chức kiện Các loại tài liệu tổ chức kiện bao gồm nhiều loại khác nhau, như: - Tập gấp, quảng cáo giới thiệu kiện - Bảng tóm tắt chương trình, lịch trình - Bảng nội dung tóm tắt (kỷ yếu hội thảo, hội nghị ) - Các file powerpoint để trình chiếu - Tài liệu để tra cứu tham khảo - Các bảng thông tin, hướng dẫn, bảng chỗ ngồi (place card), thẻ tham dự, - Giấy mời thiếp mời, thư mời, thông báo, công văn mời tham dự kiện - Các phiếu cung cấp dịch vụ kèm kiện như: phiếu lưu trú, phiếu ăn, phiếu gửi xe, phiếu vào, thẻ nhà báo, thẻ VIP 4.9.1.3 Quy trình chung việc chuẩn bị tài liệu cho kiện Việc chuẩn bị tài liệu cho kiện thường tiến hành theo bước sau: 132 - Xác định tài liệu cần thiết cho kiện: Lập bảng danh mục tài liệu với nội dung khác có liên quan như: bên chịu trách nhiệm chuẩn bị hình thức, nội dung (nhà đầu tư kiện/ nhà tổ chức kiện); thông số kỹ thuật tài liệu (về hình thức, kích cỡ, bìa, trang trí, in hay photo ); thời gian cuối cho việc chuẩn bị tài liệu; đối tượng, thời điểm gửi tài liệu; số lượng tài liệu cho loại; kinh phí dự tốn cho tài liệu; người thực hiện/ giám sát việc chuẩn bị tài liệu - Tiến hành chuẩn bị nội dung tài liệu Đối với nhà tổ chức kiện nội dung liên quan đến chủ đầu tư kiện thường họ cung cấp (để đảm bảo tính xác, mục tiêu tài liệu), loại tài liệu khác nhiệm vụ chuẩn bị nội dung tài liệu có thê giao cho nhà tổ chức kiện (qua thỏa thuận thống với chủ đầu tư kiện) - Chuẩn bị hình thức tài liệu Căn vào yêu cầu (nếu có) chủ đầu tư kiện, ngân sách mục tiêu kiện để lựa chọn hình thức phù hợp cho tài liệu Việc thiết kế hình thức nhân viên có kinh nghiệm nhà tổ chức kiện tiến hành thuê nhà thiết kế/ in ấn chuyên nghiệp - Lập tiến độ theo dõi công tác chuẩn bị tài liệu - Tiến hành công việc in ấn, phơ tơ, đóng quyển… ký kết theo dõi nhà cung ứng thực công việc - Lập bảng theo dõi tiến hành gửi tài liệu cho đối tượng có liên quan - Lưu trữ, bảo quản tài liệu dự phòng Người giao trách nhiệm chuẩn bị tài liệu cho kiện, không thiết chuyên gia lĩnh vực nhiên phải địi hỏi phải có kinh nghiệm định Bổ sung kiến thức cho công tác chuẩn bị tài liệu người đọc xem thêm nội dung phụ lục liên quan đến việc chuẩn bị tài liệu 133 Hộp 4.14 Mẫu danh mục chuẩn bị tài liệu cho kiện CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN & DU LỊCH ETV Số: 234/TB DANH MỤC TÀI LIỆU CHO SỰ KIỆN Sự kiện:………………… Ngày thực hiện: …………… Chủ đầu tư kiện: ………… Stt Tên tài liệu Trách nhiệm chuẩn bị Các thông số kỹ thuật tài liệu Tập gấp tóm tắt kiện Nhà tổ chức kiện Kỷ yếu hội thảo Nội dung cty tập hợp, nhà tổ chức kiện chuẩn bị in ấn, đóng Được in ốp sét, kích thước 19x21cm Tài liệu phơ tơ, giấy trắng, bìa in màu, khổ A4, đóng có bìa giấy bóng kính Thời gian cuối cho việc chuẩn bị ngày 2/3/08 ngày 5/3/08 Đối tượng, thời điểm nhận tài liệu Khách mời tham gia kiện Khách mời (nhóm A) tham gia hội thảo Số lượng Kinh phí (dự tốn) (đơn vị 1000 đ) Người thực hiện/ giám sát 300 (tập) 3.000 A Nam 150 (bản) 8.500 Chị Hà … Ghi Đã có mẫu sẵn kiện X Nhắc cty tổng hợp nọi dung trước ngày 27/2/08 Các thơng tin bổ sung ngồi danh mục: ……………………… Người lập danh sách: …………………… Người kiểm tra danh sách: ………………… Hà Nội, ngày….tháng … năm … Người lập danh mục Quản lý kiện 4.9.1.4 Các yêu cầu chung nội dung hình thức tài liệu Tài liệu phục vụ cho kiện đòi hỏi yêu cầu riêng, đặc trưng cho kiện tổ chức chuyên nghiệp Nó thể tính chuyên nghiệp, khả tài nhà đầu tư nhà tổ chức kiện Ngồi cịn thể tính nghiêm túc, cầu thị người tham gia kiện Vì nhìn chung nội dung hình thức tài liệu cần đáp ứng yêu cầu sau: - Tính chuyên nghiệp - Tính thẩm mỹ 134 - Tính phù hợp - Lịch sự, trang trọng - Đầy đủ, hợp lý Ngồi loại tài liệu, cịn có u cầu riêng Nhà quản lý kiện cần phải quan tâm đến tất yêu cầu trình chuẩn bị tài liệu cho kiện Có thể tham khảo từ điểm lưu ý sau: Các yêu cầu tập gấp Hộp 4.15 Những điểm cần lưu ý thiết kế brochure (tập gấp) Brochure cẩm nang bỏ túi, Catalogue gọn gàng giới thiệu doanh nghiệp hoạt động kinh doanh chiêu PR bạn đến khách hàng cách thu hút, đa dạng hiệu Đặt câu thông điệp trang bìa Trang bìa brochure đóng vai trị giống dịng tít quảng cáo, bạn phải ghi quan trọng trang này: phương châm, hiệu, hay mà cơng ty bạn có Quảng bá brochure dịp quảng cáo Xây dựng kế hoạch Marketing cụ thể, chiến dịch quảng cáo bạn giới thiệu thêm brochure cơng ty Chọn hình ảnh biểu đạt ý nghĩa cần thiết Hình ảnh cơng ty, sản phẩm trọng tâm tốt dùng từ ngữ Ln ln thích cho hình ảnh Sau trang bìa mục thích khách hàng đọc nhiều Bố cục rõ ràng, làm bật ý quan trọng Tập trung vào điểm mạnh, có chương trình khuyến diễn ra, tư vấn đâu, địa trụ sở chi nhánh Nếu công ty bạn công ty lớn, có q trình phát triển lâu dài, có nhiều giải thưởng, nhiều khách hàng khơng nên trình bày trang Dùng hình chụp thay cho hình vẽ Đối với ngành hàng thơng dụng, ảnh chụp gợi cho người xem hình ảnh thực, sống động lĩnh vực nghệ thuật, thời trang dùng hình vẽ dễ tạo ấn tượng, tạo phong cách riêng Làm cho brochure bạn đáng lưu giữ 135 Brochure khách hàng giữ lâu chừng cịn có sức mạnh bán hàng Giấy dày thiết kế hấp dẫn, có nhiều thông tin hay giúp cho brochure bạn khách hàng để dành tham khảo Thậm chí họ cịn dùng để đựng tài liệu Mang lại hảo hạng cho sản phẩm Trong nhiều trường hợp, brochure sản phẩm bạn, hay gần nhân viên bán hàng Bạn đầu tư cho sản phẩm phải đầu tư cho mặt Mời khách đặt hàng Thơng tin liên hệ với cơng ty bạn phải trình bày rõ ràng, trang trọng bố trí nơi riêng biệt Sau bạn ghi bạn muốn gì: muốn khách hàng gọi điện, liên hệ qua website hay email nhớ kèm theo thời gian phục vụ (Theo Thuonghieuviet.com ) Trong kiện quan trọng, nhà đầu tư kiện có yêu cầu (hoặc theo kế hoạch ngân sách tổ chức kiện cho phép) có tập tài liệu/ sách giới thiệu tóm tắt kiện Thơng thường, việc chuẩn bị sách nhà tổ chức kiện đảm nhiệm Nó khơng tài liệu tóm tắt giúp người tham gia kiện (đặc biệt khách VIP) chủ động việc tham gia kiện mà cịn có ý nghĩa tài liệu quảng cáo, xúc tiến cho kiện Hộp 4.16 Các thơng tin tài liệu giới thiệu tóm tắt kiện Thường sách giới thiệu tóm tắt cung cấp thơng tin sau: Mục đích kiện Trang phục tham dự – tự do, công sở, nghi lễ Dự báo thời tiết vào ngày diễ kiện Số lượng đại biểu tham dự Khả mời báo giới tham gia Khả có quay phim ghi hình Địa điểm tổ chức kiện Tên nhân viên điều phối kiện với số điện thoại cố định điện thoại di động Các vấn đề trị lớn quan tâm địa phương nơi diễn kiện Cuốn sách bao gồm báo phụ trợ Tên, chức danh quan đại biểu tham dự, tóm tắt việc họ làm nội dung mà họ phát biểu kiện Cung cấp tiểu sử, thích hợp, với cách phát âm xác tên đại biểu thấy cần thiết Một chương trình xác tới phút kiện Những câu hỏi mà báo giới đại biểu có nhiều khả hỏi với phương án trả lời Danh mục vấn đề cần đề cập vấn đề cần tránh Tên người mà quan chức cần lưu ý số đại biểu Một sơ đồ khu vực sân khấu, bao gồm nơi quan chức ngồi đứng, ngồi bên cạnh 136 4.9.2 Chuẩn bị chương trình bổ trợ, dự phịng Trong q trình tổ chức kiện ngồi chương trình chính, nhà tổ chức kiện cịn phải xem xét đến việc chuẩn bị chương trình bổ trợ, dự phịng cho q trình tổ chức để hạn chế thay đổi đột xuất đảm bảo thành công cho cơng tác tổ chức kiện Quy trình chuẩn bị chương trình bổ trợ, dự phịng hồn tồn tương tự quy trình chung việc chuẩn bị chương trình tổ chức kiện 4.9.3 Chuẩn bị quà tặng Việc chuẩn bị quà tặng cho kiện thường tiến hành theo bước sau: - Xác định nội dung liên quan đến quà tặng cần thiết cho kiện: Lập bảng danh mục quà tặng với nội dung khác có liên quan như: bên chịu trách nhiệm chuẩn bị quà tặng; thông số kỹ thuật quà tặng (loại quà, hình thức, giá ); thời gian cuối cho việc chuẩn bị quà tặng ; đối tượng, thời điểm gửi quà tặng; số lượng quà tặng cho loại; kinh phí dự tốn cho q tặng; người thực hiện/ giám sát việc chuẩn bị quà tặng - Lập tiến độ theo dõi công tác chuẩn bị quà tặng - Lập bảng theo dõi tiến hành gửi quà tặng cho đối tượng có liên quan - Lưu trữ, bảo quản quà tặng dự phòng 4.10 CHUẨN BỊ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN TRONG TRÌNH DIỄN SỰ KIỆN 4.10.1 Không gian thực kiện Không gian thực kiện nơi diễn hoạt động kiện Nó bao gồm mặt bằng, khoảng không gian, yếu tố khác (âm thanh, ánh sáng ) xung quanh kiện Khi đề cập đến không gian thực kiện người ta thường nói đến nội dung sau: - Địa điểm tổ chức kiện - Âm thanh, ánh sáng - Sân khấu/ nơi trình diễn kiện 137 4.10.1.1 Âm ánh sáng Hầu hết kiện cần có âm (trừ kiện tổ chức đáy biển hay nhảy dù không ), âm phương tiện truyền tin, yếu tố kích thích vào khơng gian thực kiện, tác động bầu khơng khí kiện Hệ thống âm kiện bao gồm trang thiết bị âm như: loại loa, micro, tăng âm, thiết bị điều chỉnh âm Ngôn ngữ sử dụng kiện nội dung quan trọng liên quan đến âm thanh, tùy theo kiện để lựa chọn ngôn ngữ phù hợp Trong trường hợp sử dụng phiên dịch cần lưu ý đến trang thiết bị kèm cho đối tượng khoản chi phí khác có liên quan Cùng với âm thanh, ánh sáng yếu tố tác động đến không gian thực kiện Việc thiết kế ánh sáng bố trí hệ thống ánh sáng cần đảm bảo tính khoa học, đại vừa phải đảm bảo tính nghệ thuật Trên sở mục đích, chủ đề kiện nhà tổ chức kiện cần đưa yêu cầu cụ thể âm thanh, ánh sáng cho kiện sở để thiết kế nên hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp Trong trường hợp, thuê nhà cung ứng dịch vụ âm thanh, ánh sáng nhà tổ chức kiện cần yêu cầu nhà cung ứng phải thiết kế chi tiết mô tả thật cụ thể Hệ thống âm ánh sáng cần phải hoàn tất trước kiện diễn từ đến ngày, cần phải có chạy thử, diễn tập Ngoài kiện có trình diễn ca nhạc cần có phối hợp nhà cung ứng âm ánh sáng với nhà cung ứng dịch vụ ca nhạc hay dịch vụ khác có liên quan Hộp 4.17 Các loại thiết bị dàn dựng không gian kiện Các loại đèn thường sử dụng sân khấu - Đèn follow: Loại đèn chiếu tập trung ánh sáng trắng, có hình trịn, thường dùng để chiếu vào tâm điểm sân khấu ví dụ VIP lên, chiếu vào logo cty sân khấu - Đèn scanner (đèn quét): Là loại đèn có ánh sáng cực mạnh, có nhiều chức sửa luồng sáng bóng đèn : Color (màu), Gobo (chắn sáng thành hình, bơng hoa v.v), Iris (thu mở lớn chắn sáng), nhân lên nhiều hình lăng kính, Zoom, quay ngang quay dọc Scanner tạo AS đẹp, xác cồng kềnh nên sử dụng cho SK cố định, thường treo lên cao - Đèn moving head (đèn có đầu cử động): tương tự scanner, Scanner quét ngang dọc phản chiếu AS qua kính phản chiếu (mirror) nên chuyển động 138 ánh sáng nhanh, xác Trái lại, moving head nặng nên chuyển động chậm chạp nhiều, đổi lại góc quét ngang, dọc scanner bị giới hạn moving head nhiều Movie head dùng cho SK động, thường đặt sàn chiếu ngược lên Ngồi hay thiết kế Bar, vũ trường chuyển động, tạo cảnh vui mắt góc quay rộng -Đèn Strobe light : Tạo ánh sáng đèn flash để chụp hình mạnh nhiều Trên SK dùng scene cao trào, chớp liên hồi., kết hợp với khói lazer -Đèn cực tím (UV) (black light) : Dùng làm màu SK tắt hết đèn Có thể giữ sáng liên tục, khơng tắt biểu diễn ánh sáng loại pha vảo màu khác làm tươi màu lên, bật nhiều màu có đặc tính phản quang, màu trắng Có loại đèn UV black blue, loại blue màu sáng loại black -Đèn mặt trời (sun light): Có loại, đơn đơi, loại đơi có tia sáng giống ánh sáng mặt trời quay ngược chiều Trên SK thường đặt chiếu vào phông, sau lưng trống jazz Đèn chơi lúc mở hay mở đầu nhạc, chưa có ánh sáng Khơng nên lạm dụng nhiều, hóa nhàm -Đèn trung tâm (centre-piece) : Đã gọi đèn trung tâm nên đặt SK nên chiếu vào phông tạo hoa văn linh động - Đèn lazer : Đèn sử dụng tia sáng mảnh, cực mạnh, nhiều màu sắc để tạo hiệu ứng sân khấu - Đèn PAR 64: PAR chữ viết tắt Parabollic Aluminum Reflector (chóa phản chiếu nhơm hình paraboll) loại loại khơng thể thiếu sân khấu Nó tạo thứ ánh sáng mượt mà, khơng bị tương phản, dùng dimmer để tạo khoảng sáng, tối mờ ảo Cấu tạo đơn giản, gọn nhẹ, dễ di chuyển, loại đèn thơng dụng Những thiết bị phụ trợ khác : Tuy đèn chiếu sáng thiết bị góp phần tạo cho sân khấu đa dạng Trái châu kính phản chiếu tia : Nếu muốn làm ánh bầu trời dùng thiết bị đặt gần phông, dùng tia sáng nhỏ chiếu vào Đèn tạo mây : Như đèn chiếu phim slide có hình mây, cho di chuyển thật chậm Máy tạo khói : Làm cho hiệu ứng ánh sáng thêm phần bật Máy phun bong bóng : Như em nhỏ chơi trị thổi bóng xà phịng, sử dụng máy nhiều liên tục Máy tạo tuyết : Gồm bọt xà phòng nhỏ li ti kết dính lại, trơng xa giống tuyết rơi Lưu ý sàn sân khấu gỗ trơn hay gạch men, coi chừng diễn viên bị té ngã trơn Máy bắn kim tuyến: Để ý phun vào nhũng thiết bị điện giấy có tráng nhơm, dẫn điện gây đoản mạch 139 Và thiếu Lighting controller system: thiết bị điều khiển thứ 4.10.1.2 Sân khấu/ nơi trình diễn kiện Sân khấu (nơi) trình diễn yếu tố trung tâm kiện Đối với kiện tổ chức hội trường nơi trình diễn khân khấu có sẵn, bục danh dự, sân khấu di động, chí khoảng khơng gian hội trường (dành để diễn thuyết khiêu vũ chẳng hạn) Trong số trường hợp sân khấu trình diễn gần bao gồm khu vực tổ chức kiện, ví dụ buổi lễ giới thiệu sản phẩm sân khấu trình diễn cửa hàng giới thiệu sản phẩm (của công ty), khu vực cơng cộng Các yếu tố sân khấu trình diễn Tùy theo loại hình kiện, sân khấu trình diễn có yếu tố khác nhau: - Vị trí sân khấu - Khung sân khấu (bao gồm khung để căng phông, treo thiết bị âm thanh, ánh sáng…) - Phơng trang trí - Khu vực hậu trường sân khấu - Các trang thiết bị sân khấu (ví dụ: loại bục, đồ trang trí, hiệu, bàn cho đoàn chủ tịch, bục diễn giả, thiết bị âm thanh…) 4.10.2 Người dẫn chương trình diễn giả 4.10.2.1 Người dẫn chương trình Trong nhiều kiện người dẫn chương trình có vai trị quan trọng đến thành bại kiện Các cơng ty tổ chức kiện chun nghiệp thường có nhân viên dẫn chương trình, đội ngũ dẫn chương trình có quan hệ thường xun gần gũi điều thuận lợi cho việc thực kiện Tuy nhiên, số kiện yêu cầu tiếng người dẫn chương trình, tầm quan trọng kiện hay số lĩnh vực đặc thù nhà tổ chức kiện phải thuê người dẫn chương trình Người dẫn chương trình cần phải hiểu nắm rõ mục đích, chủ đề, đối tượng khách mời tham gia kiện Cần có thảo luận, thống kịch bản, nội dung, lời nói… nhà tổ chức kiện người dẫn chương trình khơng nên chủ quan dựa vào kinh nghiệm, khả người dẫn chương trình 140 Trong kiện quan trọng, cần có diễn tập trước người dẫn chương trình 4.10.2.2 Diễn giả Diễn giả người tham gia phát biểu kiện Việc chuẩn bị nội dung liên quan đến diễn giả tương tự khách mời tham gia kiện Ngoài nhà tổ chức kiện phải quan tâm đến nội dung khác cần trao đổi với diễn giả như: - Mục đích, chủ đề, khách mời kiện - Nội dung/ phát biểu (có chuẩn bị trước, tùy diễn giả…) - Các câu hỏi có liên quan - Các tài liệu, trang thiết bị hỗ trợ diễn giả… Hộp 4.18 Các bước cần thực với người dẫn chương trình/ diễn giả Thống kịch với người dẫn chương trình/ diễn giả Kiểm soát nội dung phát biểu/ nội dung người dẫn chương trình: - Chuẩn bị in nội dung phát biểu - Xin phê duyệt nhà đầu tư kiện/ trưởng ban tổ chức kiện Kiểm tra diễn tập (nếu cần thiết với kiện quan trọng): - Kiểm tra, đánh giá xác hoạt động diễn giả/ người dẫn chương trình - Diễn tập (nếu cần thiết với kiện quan trọng) Chuẩn bị phương án dự phòng: - Chuẩn bị nội dung dự phòng - Chuẩn bị nội dung triển khai không tiến độ - Chuẩn bị người thay (cho người dẫn chương trình/ diễn giả) - Trao đổi thống nội dung với người dự bị Giám sát, nhắc nhở người dẫn chương trình/ diễn giả theo nội dung/ kế hoạch tổ chức kiện: - Kiểm tra, giám sát đầy đủ diễn biến người dẫn chương trình/ diễn giả - Theo dõi phản ứng thành viên tham gia kiện - Báo cáo với người có trách nhiệm có bất thường xảy Phối hợp xử lý tình phát sinh liên quan đến người dẫn chương trình diễn giả: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến - Xác định mức độ ảnh hưởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình 141 - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể Lập báo cáo nội dung liên quan đến người dẫn chương trình diễn giả: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hồn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện 4.10.3 Đạo diễn dàn dựng sân khấu Trong hoạt động tổ chức kiện vai trò người đạo diễn dàn dựng sân khấu có ý nghĩa định, đặc biệt trường hợp kiện có liên quan nhiều đến hoạt động biểu diễn Đạo diễn nói cách nơm na tức người dàn dựng sân khấu Muốn đàn dựng được, trước hết tay phải có kịch Khi có kịch mong muốn, đáp ứng yêu cầu đề để phục vụ nhiệm vụ trị mục đích đó, cơng việc người đạo diễn phải nghiên cứu kỹ kịch hình thành ý đồ đạo diễn - Ý đồ đạo diễn gì? Ý đồ đạo diễn dự kiến ban đầu diễn người đạo diễn, dự kiến chứa đựng cảm xúc lý trí soi sáng ý đồ đạo diễn ví thiết kế nhà người xây dựng - Những vấn đề mà đạo diễn cần phải làm trước bắt tay vào dàn dựng: - Xử lý kịch bản: Đạo diễn đọc kịch (có thể tác giả) để thêm bớt lời cho phù hợp với logic hành động nhân vật Nhất đoạn thiếu kịch tính, thiếu hành động cần phải bỏ thêm lớp, sửa lớp - Xác định chủ đề tư tưởng, nhiệm vụ tối cao (Nhiệm vụ tối cao tức mà tác phẩm sân khấu đạt được) - Tìm mơ hình diễn, bao gồm: kết cấu diễn, thủ pháp sân khấu, khơng khí, tiết tấu kịch, âm nhạc, hội họa, ánh sáng, đạo cụ.v.v - Tìm hình tượng kịch, bố cục vị trí sân khấu, xử lý kiện, tình huống, cao trào, kết thúc - Xác định, khai thác hành động, dây chuyền hành động nhân vật, xây dựng hình tượng nhân vật Những khâu dàn dựng - Làm việc với diễn viên, hướng dẫn diễn viên cách thể nhân vật 142 - Làm việc với hoạ sĩ trang trí, phối cảnh, lớp phục trang đạo cụ biểu diễn diễn viên - Làm việc với nhạc sĩ nhạc nền, nhạc hát (nếu có ca kịch).v.v - Làm việc với tổ kỹ thuật ánh sáng, tiếng động cho sân khấu - Tổ chức sơ duyệt, tổng duyệt công diễn Từ ý đồ nằm tâm trí đạo diễn tác phẩm hồn thành biểu diễn trước cơng chúng trình lao động nghệ thuật vất vả tập thể diễn viên nhạc công, thể rõ vai trị người đạo diễn ý đồ đạo diễn chuẩn bị tỷ mỉ, kỹ thuận lợi cho cơng tác dàn dựng nhiêu Đương nhiên, ý đồ ban đầu thực sân khấu, qua làm việc với nhạc sĩ, hoạ sĩ, biên đạo múa có điều chỉnh chút song không làm hỏng ý đồ Người đạo diễn giỏi biết hướng tất sáng tạo diễn viên tất thành phần nghệ thuật khác tham gia vào mục đích Đó tuân thủ chủ đề tư tưởng nhiệm vụ tối cao Nhà viết kịch tác giả kịch bản, đạo diễn tác giả diễn Đạo diễn người chuyển ngôn ngữ văn học kịch thành ngơn ngữ sân khấu Trong thực tế muốn có kịch hay khơng thể thiếu bàn tay người đạo diễn Các bước làm việc với diễn viên: Mỗi đạo diễn có phương pháp làm việc với diễn viên Tuy vậy, công việc tuân theo nguyên tắc chung là: - Đạo diễn phải giúp cho diễn viên tìm hiểu, phân tích mặt nhân vật lý lịch, cá tính, tư tưởng, tình cảm, ước muốn, vai trò trách nhiệm nhân vật kịch, giúp diễn viên thể nhân vật từ dễ đến khó, từ đơn giản đến phức tạp - Dành chủ động, sáng tạo, thể nghiệm nhân vật cho diễn viên, sở gợi ý thị phạm đường nét - Sử dụng đạo cụ phương tiện phụ trợ khác thật cần, khơng có khơng với câu hỏi ln đặt là: Những thứ có tham gia vào hành động kịch khơng? Những thứ có giúp diễn viên, làm giàu thêm tiếng nói sân khấu hay khơng? Quá trình dàn dựng trình đạo diễn hướng dẫn diễn viên vào vai, nhập vai, tức thể nghiệm nhân vật Đó q trình đạo diễn sử dụng phương tiện tay để thực ý đồ Công việc dàn dựng thường tiến hành theo thứ tự giai đoạn sau: 143 - Cho diễn viên thoại lời - Điều chỉnh đài từ, ngữ điệu diễn viên - Xác định hoàn cảnh quy định - Xác định hành động nhân vật - Tổ chức xung đột, biến, kiện, cao trào - Phối hợp ánh sáng, âm nhạc, đạo cụ, phục trang, tiếng nói yếu tố phụ trợ khác - Hoàn chỉnh diễn Trên số nghiệp vụ tiến hành hoạt động sân khấu nhà văn hố Sân khấu loại hình nghệ thuật tổng hợp, mang tính tập thể cao Muốn buổi biểu diễn thành cơng người đạo diễn phải biết huy động hết khả sáng tạo thành phần tham gia, không coi nhẹ khâu đoạn nào, phận trình hoạt động sân khấu nhà văn hoá 144 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG Hãy trình bày nội dung việc thành lập ban tổ chức kiện Hãy trình bày nội dung việc lập tiến độ nội dung chi tiết cho công việc chuẩn bị kiện Hãy trình bày nội dung việc chuẩn bị thủ tục hành cho phép tiến hành kiện, hoạt động kiện Hãy trình bày nội dung việc chuẩn bị cơng việc có liên quan đến khách mời tham gia kiện Hãy trình bày nội dung việc chuẩn bị địa điểm không gian tổ chức kiện Hãy trình bày nội dung việc chuẩn bị nội dung kiện Hãy trình bày nội dung việc thống công việc ký hợp đồng với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Hãy trình bày nội dung việc kiểm tra hoàn tất hoạt động chuẩn bị tổ chức kiện 145 ... bày nội dung việc lập báo cáo tổng kết kiện 6.1 TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN 6.1.1 Tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện Các nội dung việc tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện bao gồm: Chuẩn bị thành... giá 176 - Tổng kết công tác tổ chức kiện - Rút kinh nghiệm - Khen thưởng Tổng kết công tác tổ chức kiện nội nhà tổ chức kiện: - Tập hợp loại báo cáo, tài liệu… có liên quan - Đánh giá - Tổng kết... ? ?chức – chức năng”, vừa “4 w + H”) hỏi đáp 12 câu sau trước dựng kịch bản: Các mục tiêu kiện ? Sự kiện tổ chức đâu ? Chỗ ? Sự kiện tổ chức từ ? Thời tiết lúc ? Hoạt động kiện (và chuỗi kiện) gồm