Page 1 BÀI GIẢNG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP Page 2 HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP MỤC LỤC Mục tiêu của khóa học 2 Chương 1 – Tổng quan về ERP 2 1 1 Thế nào là ERP? 2 1 2 Cấu trúc[.]
BÀI GIẢNG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP Page HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP MỤC LỤC Mục tiêu khóa học Chương – Tổng quan ERP 1.1 Thế ERP? 1.2 Cấu trúc hệ thống ERP 1.3 ERP khác với phần mềm kế toán truyền thống nào? 13 1.4 Phân loại phần mềm ERP 15 1.5 Tại lại nên triển khai ứng dụng ERP? Lợi ích……………………………………18 Chương - Thực tế triển khai ERP Việt Nam, khó khăn nguyên nhân thất bại 20 2.1 Thực tế triển khai ERP Việt Nam 20 2.2 Khó khăn nguyên nhân thất bị triển khai ERP……………………………….22 Chương 3– Triển khai ERP, sơ quy trình AIM 23 3.1 Công tác chuẩn bị cho triển khai ERP……………………………………………….23 3.2 Các giai đoạn triển khai ERP…………………………… ………………………… 25 3.3 Quy trình AIM triển khai ERP 26 Chương – Giới thiệu hệ thống ERP Oracle 33 4.1 Tổng quan sản phẩm ERP Oracle E Business suite……………………………….33 4.2 Các thành phần ứng dụng Oracle EBS 37 Ứng dụng quản lý tài (Oracle Financials) 37 Ứng dụng quản lý mua sắm, đặt hàng, vật tư, hàng hoá (Oracle Logistic) 51 Chương - Hồ sơ lựa chọn triển khai ERP cho doanh nghiệp 67 Page Mục tiêu khóa học - Hiểu khái niệm ERP, hệ thống ERP giới, Việt Nam, lợi ích, thuận lợi, khó khăn triển khai ERP Nắm phương pháp triển khai hệ thống ERP Tìm hiểu cụ thể hệ thống ERP Oracle E-Busniess Suite CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG ERP 1.1 Thế ERP? Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hệ thống ERP thuật ngữ dùng liên quan đến loạt hoạt động công ty, phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho cơng ty quản lý hoạt động chủ chốt nó, bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép cơng ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Đặc trưng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, phần mềm có chức riêng Từng phân hệ hoạt động độc lập chất hệ thống ERP, chúng kết nối với để tự động chia sẻ thông tin với phân hệ khác nhằm tạo nên hệ thống mạnh Các phân hệ phần mềm ERP điển sau: • Kế tốn: phân hệ chia thành nhiều phân hệ sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v Các phân hệ kế toán tảng phần mềm ERP; • Mua hàng; • Hàng tồn kho; • Sản xuất; • Bán hàng; • Quản lý nhân tính lương Các nhà cung cấp ERP có loại phân hệ khác có mức độ tích hợp khác phân hệ Page Ở Việt Nam, công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế tốn sau bổ sung phân hệ khác nhu cầu sử dụng họ tăng cao 1.2 Cấu trúc hệ thống ERP Một hệ thông ERP tiêu chuẩn gồm phân hệ sau: ST T PHÂN HỆ Tài kế tốn Quản trị nguồn nhân lực TÍNH NĂNG/MODULE Kế tốn tài chính: Sổ Phải thu/Phải trả Sổ đặc biệt Kế toán tài sản cố định Tổng hợp báo cáo Quản lý đầu tư: Lập kế hoạch, lập ngân sách quản trị đầu tư Dự đốn, mơ tính tốn khấu hao Kiểm sốt tổng chi phí phải trả Kế tốn chi phí trung tâm Đơn đặt hàng phải tốn Tính chi phí theo hoạt động Kế tốn chi phí sản phẩm Kiểm sốt đối tượng chi phí Phân tích lợi nhuận Quản lý ngân sách: Quản lý tiền mặt Quản lý ngân sách Quản lý rủi ro thị trường Quản lý quỹ Quản lý nhân sự: Danh mục nhân viên Quản lý nhân Hệ thống thông tin Tuyển dụng Quản lý nghỉ mát Quản lý phúc lợi Quản lý tiền lương Quản lý cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức Lịch công tác Finance Accounting: General Ledger AR/AP Special Ledger Fixed Asset Accounting Legal Consolidation Overhead Cost Controlling Cost Centre Accounting Overhead Orders Activity-Based Costing Product Cost Accounting Cost Object Controlling Profitability Analysis HR Management: HR master data Personnel administration Information systems Recruitment Travel management Benefits administration Salary administration Organization structure Management: Organizational structure Page Mô tả công việc Lập kế hoạch Lập kế hoạch chi phí nhân Kế tốn lương: Kế tốn tổng/thực Tính history Khả dialog Khả đa đơn vị tiền tệ Các giải pháp quốc tế Quản lý thời gian làm việc: Lập kế hoạch ca làm việc Kế hoạch công việc Ghi nhận thời gian Khẳng định vắng mặt Phát triển nhân lực: Lập kế hoạch công việc hệ So sánh hồ sơ Đánh giá khả Quyết định đào tạo thêm Đào tạo quản lý kiện Quản trị sản xuất Quản lý nguyên vật liệu Quản trị chất lượng Lập kế hoạch nguyên liệu lực Kiểm soát điều độ sản xuất Quản lý chất lượng Sản xuất lúc/có tính chất lặp Quản lý chi phí Quản lý liệu kỹ thuật Kiểm sốt thay đổi kỹ thuật Quản lý cấu hình Kiểm sốt hàng theo đợt/lô Gia công Các hoạt động trước mua hàng Mua hàng Đánh giá nhà cung cấp Quản lý kho Kiểm tra nguyên liệu hóa đơn Các tính module quản lý chất lượng: – Lập kế hoạch chất lượng – Kiểm tra chất lượng – Kiểm soát chất lượng Staffing schedules Job descriptions Planning scenarios Personnel cost planning Payroll Accounting: Gross/Net accounting History function Dialog capability Multi-currency capability International solutions Time attendance management: Shift planning Work schedules Time recording Absence determination Human Resource Development: Career and succession planning Profile comparisons Qualifications assessments Additional training determination Training and event management Material and Capacity Planning Shop floor control Quality Management Just-In-Time/Repetitive Manufacturing Cost Management Engineering Data Management Engineering Change Control Configuration Management Serialisation/Lot Control Tooling Pre-Purchasing Activities Purchasing Vendor Evaluation Inventory Management Invoice Verification and Material Inspection Quality Management Module Functions – Quality Planning – Quality Inspection – Quality Control Page Phân phối bán hàng Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị Quản lý chất lượng sử dụng máy tính Quản lý liệu gốc Quản lý đơn đặt hàng Đơn hàng Đơn mua hàng Quản lý nhà kho Chuyển hàng Hóa đơn Giá Hỗ trợ kinh doanh Vận chuyển Ngoại thương Kiểm sốt bảo trì phịng ngừa Quản lý thiết bị Quản lý thành phần Theo dõi điều chỉnh bảo dưỡng máy móc Yêu cầu bảo hành máy móc thiết bị Theo dõi – quản lý Computer-Integrated Quality Management Master Data Management Order Management Sale Orders Purchase Orders Warehouse Management Shipping Billing Pricing Sales Support Transportation Foreign Trade Preventive Maintenance Control Equipment Tracking Component Tracking Plant Maintenance Calibration Tracking Plant Maintenance Warranty Claims Tracking Chi tiết tính số phân hệ sau: 1.2.1 Kế tốn Phân tích Tài Sổ Cái: Đây phân hệ tảng phần lớn phần mềm kế tốn/ERP chứa đựng tài khoản sổ để lập báo cáo tài Phần mềm nên hỗ trợ danh mục tài khoản Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS) cơng ty cần Ngồi ra, phần mềm nên cho phép người sử dụng thêm chỉnh sửa danh mục tài khoản cách thuận tiện Ngoài đặc điểm thường khơng có nhiều khác biệt phần mềm liên quan đến phân hệ sổ Quản lý Tiền: Các đặc điểm quản lý tiền thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng khoản vay tại, bao gồm theo dõi cảnh báo đến hạn trả nợ gốc lãi Công nợ Phải trả Công nợ Phải thu: Page Các chức thông thường cần thiết cho công nợ phải trả công nợ phải thu kiểm tra khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu hoá đơn (nghĩa đối chiếu hoá đơn với biên nhận hàng/biên giao hàng), kiểm tra hoá đơn toán chưa toán, hạch toán tự động sổ tích hợp cơng nợ phải trả cơng nợ phải thu cho khách hàng đồng thời nhà cung cấp Nhiều phần mềm bật chức nhắc nhở người sử dụng khoản phải trả phải thu cần phải ý khoản vượt số ngày bán chịu cho phép gần hạn mức bán chịu cho phép Một số phần mềm cho phép điều khoản bán chịu cho hàng hoá khách hoá đơn phần mềm khác không cho phép Tương tự, phần mềm khác lập số lượng chất lượng báo cáo khác báo cảo tuổi nợ người sử dụng tự thiết kế, sổ phụ nhà cung cấp/khách hàng, liệt kê mua hàng bán hàng, v.v Cơng ty nên u cầu cho ví dụ loại báo cáo lập đánh giá phân hệ Ở Việt Nam, số cơng ty u cầu hạch tốn số tiền khác hoá đơn khoản phải trả/phải thu thực tế chí số tiền ghi hố đơn người bán khác so với số tiền toán thực tế Một số phần mềm MS Solomon V SunSystems thực điều với chức tuỳ biến phần lớn phần mềm khác không hỗ trợ điều Tài sản Cố định Phần mềm nên hỗ trợ việc tính tự động loại khấu hao khách khấu hao đường thẳng, khấu hao số dư giảm dần cho tài sản cố định tài sản thuê tự động hạch toán vào sổ Liên quan đến địa điểm, phần mềm nên hỗ trợ theo dõi luân chuyển tài sản cố định địa điểm Ngoài ra, số phần mềm hỗ trợ đánh giá lại tài sản tất phần mềm có chức Cuối cùng, không quan trọng nhất, công ty Việt Nam thường lập sổ đăng ký tài sản cố định Microsoft Excel thuận tiện phần mềm nên hỗ trợ xuất nhập liệu phần mềm Microsoft Excel Tiền tệ Phần mềm nên hỗ trợ nhiều loại tiền tệ cho tất giao dịch, thường liên quan đến phân hệ quản lý tiền, công nợ phải thu, công nợ phải trả sổ Chẳng hạn số hàng mua Euro, số khoản vay USD đồng tiền báo cáo lại đồng Việt Nam Một số phần mềm ERP hỗ trợ sử dụng thêm loại tiền tệ phần mềm khách hỗ trợ sử dụng nhiều loại tiền tệ Ngoài ra, số phần mềm nước ngồi Việt Nam khơng hỗ trợ đơn vị tỷ đơn vị sử dụng rộng rãi Việt Nam cho giao dịch đồng Việt Nam Tự động phân bổ chi phí Quản lý Page Chức phân bổ chi phí nên tự động phân bổ số chi phí định chi phí quản lý dựa số công thức định Sự xác việc phân bổ chi phí cho phép phân tích doanh thu chi phí loạt sản phẩm, cơng trình, trung tâm chi phí trung tâm lợi nhuận Ngồi ra, phần mềm nên hỗ trợ phương pháp phân bổ khác nhau, chẳng hạn công thức dựa số liệu sản xuất thực tế, phân bổ theo phần trăm cố định phân bổ theo khoản cố định phí quản lý Trung tâm Chi phí Lợi nhuận Những cơng ty coi phịng ban trung tâm chi phí/lợi nhuận nên xem xét kỹ chức này, chức cấp cao phần mềm nước ngồi, liên quan đến tất phân hệ Nhìn chung, trug tâm chi phí/lợi nhuận coi cơng ty đơn lẻ đó phần mềm phải hỗ trợ dự trù thu chi, lập ngân sách, báo cáo tài báo cáo quản trị hạch tốn tài sản cố định, cơng nợ phải thu, công nợ phải trả, phân bổ doanh thu chi phí, v.v… theo trung tâm chi phí/lợi nhuận Lập Ngân sách Các công cụ lập ngân sách cho phép cơng ty lập ngân sách cách hiệu ghi lại ngân sách phần mềm để loại chi phí thực tế doanh thu so sánh với ngân sách cách thuận tiện Từng loại chi phí nên bao gồm loại chi phí bao gồm vật tư, nhân cơng trực tiếp, chi phí nhân cơng gián tiếp, chi phí cố định biến phí quản lý chi tiết việc lập ngân sách hữu ích Các cơng cụ lập ngân sách cịn hỗ trợ cho việc kiểm soát nội soạn lập báo cáo quản trị có ý nghĩa Các phần mềm nước ngồi thường có chức lập ngân sách phần mềm nước điển hình thường khơng có Lập Báo cáo Tài Sự sẵn có báo cáo thiết kế sẵn, sẵn có cơng cụ để thiết kế báo cáo theo yêu cầu người dụng quan trọng Một lợi phần mềm ERP nước tạo báo cáo kế toán theo mẫu VAS phần mềm nước ngồi có lợi có nhiều cơng cụ mạnh mẽ để tạo báo cáo theo yêu cầu người sử dụng Khả Phân tích Tài chính: Chức phân tích tài phần mềm ERP thường khơng phụ thuộc hồn tồn vào khả tạo báo cáo tài hữu ích, mà khả phân loại nhóm liệu theo cách có ý nghĩa Kết tạo nhiều báo cáo khác theo yêu cầu người sử dụng Các phần mềm ERP nước ngồi có xu hướng tinh vi điểm này, với đến 10 chiều phân tích người sử dụng xác định Tuy nhiên, phần mềm đơi Page có thuật ngữ khái niệm không quen thuộc người Việt Nam công cụ chỉnh sửa mẫu tiêu chuẩn thường không thân thiện với người sử dụng Khả Truy xuất Nguồn gốc Khả truy xuất nguồn gốc, thường gọi “business intelligence” số phần mềm, chức quan trọng mà theo người sử dụng nhấp chuột vào hạng mục mở hình mở hạng mục cấp thấp để số cụ thể bắt nguồn từ đâu tính toán Chức giúp dễ dàng có chi tiết mong muốn báo cáo, tận cấp độ liệu đầu vào Nhiều phần mềm ERP nước ngồi có chức truy xuất nguồn gốc mạnh phần mềm nước Một số nhà cung cấp nước tự nhận sản phẩm họ có chức truy xuất nguồn gốc, thường chức không hiệu không dễ sử dụng Chẳng hạn số phần mềm nước dẫn số dùng để tính số tổng hình mà thay vào người sử dụng phải mở hình khác để xem số tổng tính Ngoài ra, số phần mềm nước cung cấp chức truy xuất đến số cấp so với phần mềm nước ngồi 1.2.2 Quản lý Hàng tồn kho Những Chức Cơ Những chức phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo dõi tất loại hàng tồn kho cơng đoạn q trình sản xuất, hạch toán hạng mục khác biên nhận hàng biên giao hàng đơn lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm Hàng tồn kho cơng đoạn/quy trình sản xuất, điều chỉnh thủ công số lượng giá trị Hàng tồn kho Ngồi ra, có số chức có ảnh hưởng lớn đến quản lý Hàng tồn kho: • Đơn vị đo lường: phần mềm nên hỗ trợ cho việc sử dụng nhiều đơn vị đo lường Chẳng hạn lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, công ty nhập hàng theo kiện lại bán theo đơn vị hộp chai cỡ khác • Mã hàng: phần mềm nên hỗ trợ mã hàng bao gồm số chữ Trong nhiều ngành sản xuất, chẳng hạn ngành sản xuất bàn ghế gỗ, có nhiều thành phần nhỏ sử dụng trình tạo nên thành phẩm Khi mã đặt cho thành phần nhỏ khơng thể sử dụng lại cho thành phần khác Page • Các phương pháp tính giá hàng tồn kho: phần mềm nên hỗ trợ phương pháp tính giá hàng tồn kho khác Nhập Trước Xuất Trước (FIFO), Nhập Sau Xuất Trước (LIFO), Giá Bình quân Gia quyền, Phân bổ Cụ thể Trung bình Cuối Kỳ Các phần mềm nước ngồi thường đáp ứng phương pháp tính giá hàng tồn kho phức tạp cách hiệu phần mềm nước • Xuất thành phẩm ngồi bán hàng: phần mềm nên hỗ trợ việc xuất thành phẩm bán hàng trả lại cho nhà cung cấp, hàng mẫu dùng để khuyến mãi, hàng cho không (hàng biếu tặng), đổi hàng lấy hàng cho tiêu dùng nội Dự báo Nhu cầu Vật tư Thời gian Chờ hàng Các phần mềm nước thường yếu khơng có khả dự báo trước nhu cầu vật tư thời gian cần thiết cho việc mua hàng Danh mục Vật tư Danh mục Vật tư bảng liệt kê vật tư đầu vào để tạo sản phẩm Phần mềm nên cho phép tạo nhiều danh mục vật tư cho sản phẩm cho phép thay vật tư vật tư tương tự Theo dõi Phế liệu Một điểm nên xem xét liệu phần mềm có hỗ trợ việc theo dõi phế phẩm vật liệu tái sinh hay không Nhiều Địa điểm Các phần mềm nước theo dõi loại hàng hoá khác (các loại vật liệu, sản phẩm dở dang thành phẩm) lại không theo dõi địa điểm khác cất giữ Hàng tồn kho Đây vấn đề cần quan tâm doanh nghiệp có nhiều nhà máy kho hàng Theo dõi Hàng tồn kho Phần mềm nên hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nguyên vật liệu qua trình sản xuất khâu thành phẩm dựa nhãn số thùng, số lơ số sêri Tích hợp với Phân hệ Mua hàng Phân hệ Hoạch định Sản xuất Một điểm cần nên xem xét liệu phân hệ quản lý Hàng tồn kho tích hợp hồn tồn với phân hệ mua hàng phân hệ hoạch định sản xuất, trường hợp phần mềm ERP có phân hệ Page 10 ... nhuận Quản lý ngân sách: Quản lý tiền mặt Quản lý ngân sách Quản lý rủi ro thị trường Quản lý quỹ Quản lý nhân sự: Danh mục nhân viên Quản lý nhân Hệ thống thông tin Tuyển dụng Quản lý nghỉ mát Quản. .. phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục... tạo quản lý kiện Quản trị sản xuất Quản lý nguyên vật liệu Quản trị chất lượng Lập kế hoạch nguyên liệu lực Kiểm soát điều độ sản xuất Quản lý chất lượng Sản xuất lúc/có tính chất lặp Quản lý