Bài viết Phân tích dữ liệu trong doanh nghiệp vừa và nhỏ giúp bạn đọc tìm hiểu vì sao doanh nghiệp cần phải phân tích dữ liệu kinh doanh và doanh nghiệp dùng kỹ thuật nào để phân tích dữ liệu kinh doanh. Mời các bạn cùng tham khảo!
PHÂN TÍCH DỮ LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Trương Đình Hải Thụy Khoa Cơng nghệ Thơng tin Trường Đại học Tài - Marketing Email: tdh.thuy@ufm.edu.vn Tóm tắt: Chúng ta thời đại Công nghệ 4.0 với phát triển công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), internet vạn vật (IoT), robot, máy học (Machine Learning), liệu lớn (Big Data),… Dữ liêu kinh doanh khơng cịn đơn chứng từ, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, bảng khảo sát khách hàng… mà liệu thu thập từ nhiều nguồn khác từ hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, liệu từ hệ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, từ nguồn dựa đám mây, dịch vụ trực tuyến, nằm rải rác tảng khác Facebook Ads, Google Ads, Google Sheet…và hết việc phân tích liệu kinh doanh quan trọng, giúp doanh nghiệp hiểu nhu cầu, hành vi người tiêu dùng từ có định kinh doanh thích hợp, đắn góp phần tăng vị cạnh tranh doanh nghiệp Bài viết tách giả tìm hiểu doanh nghiệp cần phải phân tích liệu kinh doanh doanh nghiệp dùng kỹ thuật để phân tích liệu kinh doanh Từ khóa: kinh tế số, phân tích liệu, SME ĐẶT VẤN ĐỀ Ngày nay, liệu nguồn sống, tài sản quý giá lĩnh vực từ kinh doanh đến giáo dục, y tế Nhờ vào liệu mà nhà quản lý hiểu sở thích, nhu cầu, hành vi mua sắm người tiêu dùng, Khác với trước đây, ngày liệu thu thập từ nhiều nguồn từ tổ chức, cá nhân, thiết bị điện tử, mạng xã hội, từ hoạt động kinh doanh hàng ngày, cảm biến nhúng nhiều thiết bị vật lý (Internet of Thing - IoT), hoạt động trực tiếp người tiêu dùng (ví dụ hoạt động tìm kiếm sản phẩm web…)… với nguồn liệu khổng lồ việc phân tích liệu kinh doanh mang lại giá trị đáng kinh ngạc nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác Kết từ việc phân tích liệu khơng ảnh hưởng đến tập đồn lớn mà cịn ảnh hưởng đến doanh nghiệp vừa nhỏ (SME - Small and Medium Enterprise ) Thế theo báo cáo dựa khảo sát SME Viện Công nghệ Singapore Viện Kế tốn Cơng chứng Singapore cho biết khoảng nhiều SME chưa áp dụng phân tích liệu, họ quen làm việc với bảng tính sở liệu [2] Bài viết tìm hiểu SME cần phải phân tích liệu kinh doanh 268 TÌM HIỂU VỀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Trong thời đại công nghệ 4.0, liệu coi tài sản doanh nghiệp, trọng tâm hoạt động doanh nghiệp Với áp lực cạnh tranh ngày khốc liệt, doanh nghiệp ngày không định thơng minh mà cịn phải nhanh hơn, thời điểm để thu thông tin chi tiết có giá trị từ liệu họ, từ đưa định kinh doanh tốt hơn, trở thành động lực thúc đẩy khả cạnh tranh doanh nghiệp trên thị trường Phân tích liệu kinh doanh thay đổi cách thức hoạt động SME cách cho phép họ thu thập thơng tin xác khách hàng, đối thủ cạnh tranh nhà cung cấp, đồng thời sử dụng thông tin để qyết định chiến lược Internet vạn vật (IoT) phổ biến khắp nơi thiết bị thông minh nhúng cảm biến kết nối với Internet GPS tăng cường việc tạo liệu thu thập liệu Việc sử dụng phân tích liệu mang lại nhiều hội cho doanh nghiệp vừa nhỏ hiểu biết quy trình sản xuất nội bộ, xác định nhu cầu khách hàng đối tác doanh nghiệp, hiểu tổng thể thị trường quốc gia thị trường địa phương Tác động phân tích liệu định theo hướng liệu hiệu hoạt động doanh nghiệp chủ yếu xảy thông qua năm kênh (OECD, 2013 [9]): (1) tăng cường nghiên cứu phát triển; (2) phát triển hàng hóa dịch vụ cách sử dụng liệu sản phẩm đầu vào chính; (3) tối ưu hóa quy trình sản xuất phân phối (quy trình theo hướng liệu); (4) cải thiện tiếp thị thông qua quảng cáo nhắm mục tiêu (tiếp thị theo hướng liệu) (5) phát triển tổ chức phương pháp quản lý Phân tích liệu kinh doanh góp phần vào sản xuất tinh gọn, giúp cơng ty tối ưu hóa quy trình giảm thiểu khiếm khuyết q trình sản xuất (ví dụ giảm sản phẩm hỏng, chất lượng, giảm thời gian chờ đợi) Kiểm soát chất lượng ứng dụng quan trọng phân tích liệu Phân tích liệu đóng vai trị sở để định dựa liệu, có tác động đến doanh nghiệp Các nghiên cứu xác định có mối tương quan việc định dựa liệu độ tuổi doanh nghiệp, theo doanh nghiệp trẻ có nhiều khả áp dụng giải pháp sáng tạo Nhìn chung, nghiên cứu cho thấy việc sử dụng liệu phân tích liệu tăng suất nhanh doanh nghiệp khơng sử dụng phân tích liệu [9] Liên kết số sử dụng công nghệ thông tin (CNTT), tổ chức nơi làm việc nhu cầu lao động có kỹ có tác động tích cực đến suất cấp doanh nghiệp 269 Hiện khơng doanh nghiệp vừa nhỏ cịn nghĩ đơn giản phân tích liệu là việc thu thập liệu chạy báo cáo định kỳ báo cáo bất thường; hay phân tích liệu việc biểu thị trực quan liệu Vậy, phân tích liệu kinh doanh làm gì? Phân tích liệu q trình phát hiện, phân tích truyền đạt mơ hình có ý nghĩa liệu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động Nó bao gồm tập hợp kỹ thuật cơng cụ để trích xuất phân tích thơng tin từ liệu Phân tích liệu đặc biệt có giá trị lĩnh vực có nhiều thơng tin ghi lại phân tích dựa vào ứng dụng đồng thời số liệu thống kê, lập trình máy tính nghiên cứu hoạt động để định lượng hiệu suất Các SME sử dụng kết phân tích liệu kinh doanh để mơ tả, dự đoán, định kinh doanh nhằm cải thiện hiệu suất kinh doanh Phân tích liệu thường chia thành bốn loại sau: Hình 1: Các loại phân tích liệu (Nguồn: intellipaat.com) (1) Phân tích mơ tả (Descriptive analytics): q trình phân tích, mơ tả kiện xảy doanh nghiệp dựa khoảng thời gian định, giúp nhà quản lý đưa định kinh doanh chiến lược dựa liệu lịch sử Phân tích mơ tả giải thích liệu lịch sử để hiểu rõ thay đổi doanh nghiệp Ví dụ doanh nghiệp dựa số lượt xem sản phẩm website, fanpage tháng để nắm nhu cầu khách hàng, hay doanh nghiệp dựa doanh số bán hàng tháng để mơ tả tình hình kinh doanh, theo dõi tăng trưởng doanh số hàng tháng… (2) Phân tích dự đốn (phân tích dự báo) (Predictive analytics): loại phân tích nhằm dự đốn tình hình kinh doanh doanh nghiệp tương lai nào, ảnh 270 hưởng đến doanh số bán hàng doanh nghiệp,… Phân tích dự đốn sử dụng công cụ định lĩnh vực Phân tích dự đốn việc sử dụng số liệu thống kê mơ hình để xác định hiệu suất tương lai dựa liệu khứ Về chất, phân tích dự đốn bao gồm loạt kỹ thuật thống kê (máy học, mơ hình dự đốn khai phá liệu) sử dụng thống kê (dựa liệu khứ tại) để ước tính dự đốn kết tương lai Các mơ hình dự đốn phân tích dự đốn thường sử dụng để làm tối ưu hóa chất lượng liệu, liệu bao gồm liệu từ hoạt động hướng tới khách hàng để đảm bảo dự báo xác Ngày mơ hình dự đoán phổ biến gồm định, hồi quy (tuyến tính logisitic) mạng nơ-ron nhân tạo Hình 2: Phân tích dự đốn (Nguồn: smartdatacollective.com) (3) Phân tích chẩn đốn (Diagnostic analytics): tập trung vào phân tích chun sâu, trả lời cho hàng loạt câu hỏi “tại sao” nhằm định kinh doanh, ví dụ thời tiết có ảnh hưởng đến doanh số bán hàng khơng, dịch covid ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh mặt hàng nhu yếu phẩm không… (4) Phân tích đề xuất (Prescriptive analytics): phân tích nhằm đưa kết luận doanh nghiệp hoạt động có hiệu khơng, sử dụng để đưa định 271 Phân tích đề xuất sử dụng cơng nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) để giúp doanh nghiệp đưa định hành động cần thực dựa kiện phân tích kỹ Ví dụ phân tích đề xuất sử dụng thơng tin tình xảy ra, tài nguyên có sẳn, hiệu suất khứ hiệu suất đề xuất chương trình hành động Phân tích đề xuất hiệu nhà quản lý sử dụng đặt câu hỏi biết cách phản ứng với câu trả lời đó, giải định đầu vào khơng hợp lệ kết đầu khơng xác Ngày để định kinh doanh doanh nghiệp dựa kết phân tích liệu Ở doanh nghiệp bán lẻ, họ thu thập liệu phân tích liệu để xác định xu hướng thị trường, giới thiệu sản phẩm, đưa chiến lược tăng lợi nhuận Xu hướng giúp quy trình kinh doanh hiệu hơn, kịp thời, thời điểm, giúp mang đến nhiều lợi nhuận việc kinh doanh Khi phân tích liệu, doanh nghiệp phát điểm yếu, mạnh có điều chỉnh kịp thời Từ năm 2014, CEO Amzon – Jeff Bezos – có trao đổi với trang tin Entrepreneur tầm quan trọng việc quản lý phân tích liệu, theo ơng ngun nhân khiến Amazon thành cơng biết cách sử dụng phân tích liệu phục vụ cơng việc [2] ❖ Các bước phân tích kinh doanh Qua tìm hiểu, dễ dàng thấy việc phân tích liệu kinh doanh mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp, hỗ trợ nhiều việc định nhà quản lý nhằm tăng vị cạnh tranh thị trường Tuy nhiên để kết phân tích xác, phân tích liệu kinh doanh cần phải tuân thủ bước sau: Bước 1: cần phải xác định xác yêu cầu liệu, cách phân loại liệu Tùy theo nhu cầu, liệu tách theo độ tuổi, nhân học, thu nhập giới tính Giá trị liệu số nhóm phân chia Ví dụ yêu cầu doanh nghiệp tăng doanh thu, cần phải xem liệu cần phải thu thập Bước 2: trình thu thập liệu Ngày nay, liệu thu thập nhiều nguồn khác từ hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, từ mạng internet, … Sau liệu thu thập cần phải tổ chức để tổng hợp phân tích Bước 3: Kiểm tra lại liệu, sữa lỗi có sau tiến hành phân tích liệu theo yêu cầu cụ thể 272 Hiện trạng phân tích liệu doanh nghiệp vừa nhỏ Hiệu mang lợi từ việc phân tích liệu để định kinh doanh rõ, có nghịch lý đa số SME chưa áp dụng triệt để phân tích liệu Có nhiều lý doanh nghiệp vừa nhỏ chưa thật quan tâm đến việc phân tích liệu, tất định bốn loại sau: lý bảo mật, lý tài chính, thiếu kiến thức chun mơn phân tích liệu thiếu ưu tiên cho vấn đề kinh doanh Đặc biệt nhóm nguyên nhân thiếu kiến thức hạn chế tài có quan hệ chặt chẽ với liên quan đến quy mô doanh nghiệp [9] Trong năm gần đây, rào cản SME phân tích liệu dần xóa bỏ nhờ phần mềm phân tích liệu mã nguồn mở Một số giải pháp phần mềm R RapidMiner sử dụng thuận tiện thông qua giao diện đồ họa, người dùng khơng cần phải có kỹ lập trình Nếu trước việc mơ hình hóa quy trình khai thác liệu quy trình phức tạp tốn nhiều thời gian cơng việc cịn hoạt động kéo thả, có nhiều hướng dẫn phần mềm clip hướng dẫn youtube Những nỗ lực việc sử dụng phương pháp phân tích liệu doanh nghiệp tăng lên thời gian gần Hình 3: Phân tích liệu SMEs nước EU (Nguồn: https://ec.europa.eu/eurostat/data/database?node_code=isoc_eb_bd) 273 Các SME sử dụng kỹ thuật phân tích liệu thu thập liệu từ nhiều nguồn liên quan đến thông tin cụ thể mà họ quan tâm (Ở nước Châu Âu, từ năm 2018, nguồn liệu lấy từ vị trí địa lý thiết bị di động, nguồn theo sau liệu tạo từ phương pháp truyền thông xã hội (46%), liệu từ thiết bị thông minh hặc cảm biến doanh nghiệp (27%) liệu từ nguồn khác (24%) [9]) Khung quy trình phân tích liệu cho doanh nghiệp SME Hình 4: Khung quy trình phân tích liệu cho doanh nghiệp SME Khung quy trình phân tích liệu gồm: Xác định nhiệm vụ (Define a task): ý tưởng thu thập phải đánh giá điều khoản cân nhắc chi phí lợi ích Các cơng việc việc xác định nhiệm vụ bao gồm: phân nhóm khách hàng, dự đoán hành vi khách hàng, dự đoán bán hàng phân tích rổ thị trường Thu thập phân tích liệu (Collect and A analyze the data): hoạt động thu thập liệu quan tâm Không giống doanh nghiệp lớn, SME thường khơng có sở liệu hay kho liệu, cần phải thiết lập sở liệu cho tác vụ Dữ liệu thu thập từ hai nguồn: nguồn bên nội từ phần mềm nguồn liệu từ bên liệu từ Ngân hàng giới, Cục thống kê có giá trị cao thường miễn phí Chọn thiết lập mơ hình (Choose and setup a model): tùy thuộc nhiệm vụ xác định bước quy trình, mơ hình phải chọn Việc lựa chọn mơ hình đơi cần loạt thử nghiệm sai sót để đạt mức tối ưu Định dạng liệu (Format data): cần phải kiểm tra loại liệu phù hợp cho mơ hình chọn Ví dụ với mơ hình định hoạt động với hầu hết loại liệu mạng nơ-ron chấp nhận liệu kiểu số 274 Đánh giá kết (Evaluete results): có số khả để đánh giá chất lượng mô hình Chúng phụ thuộc vào loại nhiệm vụ thực Các doanh nghiệp nên thảo luận kết đánh giá với chuyên gia để chuyên gia đánh giá xem liệu kết có hữu ích khơng Báo cáo cho người định (Report to decision makers) Những thách thức cho việc phân tích liệu doanh nghiệp vừa nhỏ Những rào cản việc phân tích liệu SME bao gồm rào cản bên bên Các rào cản bên bao gồm thiếu kiến thức nhận thức, nhà quản lý thật chưa tin tưởng vào giải pháp kỹ thuật số, khơng có khả giải thách thức an ninh kỹ thuật số thiếu nguồn nhân lực có kỹ Các rào cản bên bao gồm khả tiếp cận tài kỹ thuật số bị hạn chế, hạn chế tính sẳn có liệu ràng buộc quy định Rào cản nội bộ: (i) Thiếu nhận thức kỹ người quản lý: doanh nghiệp nhà quản lý chưa thật hiểu cần thiết phải thay đổi phương thức kinh doanh truyền thống, vốn hoạt động hiệu khứ Và không nhận thấy tầm quan trọng ảnh hưởng việc phân tích liệu đến hiệu kinh doanh thời đại cơng nghệ 4.0 họ nhận thấy lợi nhuận kỳ vọng thấp so sánh với chi phí xây dựng sở hạ tầng liệu Sự thay đổi từ việc định dựa trực giác sang dựa liệu mà thường đòi hỏi cam kết mạnh mẽ Bên cạnh đó, doanh nghiệp vừa nhỏ bị cản trở rủi ro pháp lý ngày tăng thu thập, lư trữ xử lý liệu cá nhân (ii) Thiếu chuyên gia: việc triển khai phân tích liệu yêu cầu kỹ cụ thể cao, đặc biệt phân tích liệu thực cấp độ nâng cao Các doanh nghiệp vừa nhỏ sử dụng liệu chuyên biệt, gặp khó khăn việc th chun gia có chun mơn phân tích liệu Thiếu hụt nguồn nhân lực trở ngại việc phân tích liệu (iii) Khơng có khả đánh giá rủi ro kỹ thuật số: mối đe dọa kỹ thuật số ngày phức tạp hơn, phạm vi ảnh hưởng ngày mở rộng Doanh nghiệp vừa nhỏ thật thiếu khả giải mối đe dọa kỹ thuật số ngày tăng, 275 lực hầu hết doanh nghiệp để hiểu ngăn chặn phản ứng với công mạng có giới hạn Ngay chiến lược cách giảm thiểu rủi ro tồn tại, SME khơng biết biện pháp phịng ngừa ứng phó cần thiết (4i) Thu thập lưu trữ liệu cịn hạn chế: nhiều nguồn liệu có sẳn từ hoạt động nội quan hệ khách hàng đến liệu thông tin trực tuyến Tuy nhiên, SME ngày có nhiều hoạt động số hóa, liệu thường khơng thu thập lưu trữ với số lượng chất lượng cần thiết (ví dụ khơng qn cấu trúc liệu bảng tính, đầu vào học khơng xác, lỗ hỏng thu thập liệu…) Hiện nay, có nhiều phần mềm kinh doanh thông minh giúp cho việc thu thập liệu tự động hóa xác Rào cản bên ngồi (i) Tiếp cận tài chính: xây dựng sở hạ tầng liệu doanh nghiệp yêu cầu khoản đầu tư trả trước đáng kể, thường thách thức không nhỏ cho SME (ii) Tính sẳn có liệu: liệu nội tạo thu thập SME có giá trị bổ sung với thơng tin có sẳn khác, chẳng hạn tổng quan ngành, vết lưu hoạt động số cá nhân (sở thích người tiêu dùng, mua hàng mạng), liệu doanh nghiệp (như sách giá cả, sản phẩm, dịch vụ cung cấp) nguồn liệu cộng đồng miễn phí tin cậy số liệu thống kê Cục Thống kê (4i) Môi trường pháp lý phức tạp lĩnh vực liệu cá nhân: liệu cá nhân bao gồm thông tin liên quan đến cá nhân xác định nhận dạng Các quy định phức tạp bảo vệ quyền riêng tư ngăn cản SME khỏi hoạt động có tính rủi ro cao (5i) Thiếu giải pháp phù hợp với SME KẾT LUẬN Rõ ràng định dựa vào kết phân tích liệu giúp doanh nghiệp đạt hiệu cao Phân tích làm việc dựa số liệu đo lường giúp công việc trở nên minh bạch, rõ ràng Việc phân tích, phân luồng liệu hoạt động kinh doanh, vận hành điều vơ quan trọng, chí định tính sống cịn doanh nghiệp Các doanh nghiệp vừa nhỏ thường phải đối mặt với mối quan tâm quyền riêng tư việc thu thập, lưu trữ phân tích liệu cá nhân Ngồi việc xây dựng 276 sơ sở hạ tầng quản lý liệu thách thức nguồn tài nguyên hạn chế số SME TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] https://abiz.edu.vn/ [2] https://expressanalytics.com/blog/data-analytics-for-small-business-heres-why-smesmust-adopt-it/ [3] https://insights.magestore.com/posts/ung-dung-big-data-nganh-ban-le [4] https://expressanalytics.com/blog/when-data-becomes-the-business-of-every-business/ [5] https://vietnambiz.vn/phan-tich-mo-ta-descriptive-analytics-la-gi-ban-chat-cua-phantich-mo-ta-20191014144530698.htm [6] www.intellipaat.com [7] www.smartdatacollective.com/ [8] Michael Dittert, Ralf-Christian Harting, Christopher Reichstein, Christian Bayer, A data analytics Framework for Business in Small and Medium – Sized Organizations, 2018 [9] Marco Bianchini and Veronika Michalkova, Data Analytics in SMEs: Trends and policies, 2019 [10] https://ec.europa.eu/eurostat/data/database?node_code=isoc_eb_bd 277 ... VỀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Trong thời đại công nghệ 4.0, liệu coi tài sản doanh nghiệp, trọng tâm hoạt động doanh nghiệp Với áp lực cạnh tranh ngày khốc liệt, doanh nghiệp. .. trọng phân tích liệu Phân tích liệu đóng vai trị sở để định dựa liệu, có tác động đến doanh nghiệp Các nghiên cứu xác định có mối tương quan việc định dựa liệu độ tuổi doanh nghiệp, theo doanh nghiệp. .. cấp doanh nghiệp 269 Hiện khơng doanh nghiệp vừa nhỏ cịn nghĩ đơn giản phân tích liệu là việc thu thập liệu chạy báo cáo định kỳ báo cáo bất thường; hay phân tích liệu việc biểu thị trực quan liệu