Đang tải... (xem toàn văn)
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VIỆC THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG, NHIỆM VỤ CỦA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY CỔ P.
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ CÁC NỘI DUNG, NHIỆM VĂN PHỊNG Ở CƠNG KHỐN FPT VIỆC THỰC HIỆN VỤ CỦA QUẢN TRỊ TY CỔ PHẦN CHỨNG Giảng viên: PGS.TS Vũ Thị Phụng Họ tên sinh viên: Vũ Thu Mã sinh viên: 16031048 Lớp: K62 Quản trị văn phòng Hà Nội –12 /2019 I GIỚI THIỆU KHÁT QT VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHỐN FPT Cơng ty Cổ phần chứng khoán FPT (tên viết tắt FPTS) – thành viên tập đoàn FPT- cấp phép thành lập hoạt động theo Giấy phép Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cấp ngày 13/07/2007 - Tên giao dịch: Cơng ty cổ phần chứng khốn FPT - Tên giao dịch tiếng anh: FPT SECURITIES JOINT STOCK COMPANY - Hình thức: Cơng ty cổ phần - Mã số thuế: 0102324187 - Địa chỉ: số 52 Lạc Long Quân, phường Bưởi, quận Tây Hồ, Hà Nội - Điện thoại: 02437737070 - Email: fptsecurities@fpts.com.vn - Đại diện pháp luật: NGUYỄN ĐIỆP TÙNG - Ngày cấp giấy phép: 13/07/2007 - Ngày hoạt động: (Đã hoạt động 11 năm) Ngành nghề chính: Mơi giới chứng khốn; Tự doanh chứng khốn; Tư vấn đầu tư chứng khoán; Lưu ký chứng khoán Bảo lãnh phát hành chứng khoán Mục tiêu hoạt động Cơng ty khơng ngừng tìm kiếm hội phát triển kinh doanh chứng khoán nhằm tối đa hố lợi nhuận cho cổ đơng Cơng ty, cải thiện điều kiện nâng cao thu nhập cho người lao động, thực đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước phát triển Công ty ngày lớn mạnh bền vững II KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VIỆC THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG, NHIỆM VỤ CỦA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở CƠNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHỐN FPT Quản trị văn phịng gì? Là tư & biện pháp người đứng đầu quan, doanh nghiệp (hoặc người giao quyền) nhằm tổ chức, điều khiển kiểm soát hoạt động văn phịng, văn phịng có tính chất văn phịng cách khoa học hiệu Quản trị văn phòng lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nhằm nghiên cứu, áp dụng lý thuyết biện pháp khoa học quản trị để tổ chức kiểm soát hiệu hoạt động văn phòng quan, tổ chức Nội dung nhiệm vụ quản trị văn phòng? Nội dung nhiệm vụ quản trị văn phịng bao gồm sau: ● ● ● ● ● ● Thiết kế, xây dựng trụ sở không gian cảnh quan nơi làm việc Đảm bảo điều kiện phương tiện làm việc cho người lao động Chuẩn hóa cơng việc hoạt động có tính phổ biến thường xun Tổ chức kiểm sốt tồn hệ thống thông tin quan, doanh nghiệp Tổ chức khoa học hoạt động hội họp, lễ hội Xây dựng văn hóa cơng sở văn hóa doanh nghiệp a.Thiết kế, xây dựng trụ sở không gian cảnh quan nơi làm việc Từ ngày 01/01/2017, trụ sở Cơng ty Cổ phần Chứng khốn FPT chuyển từ 71 Nguyễn Chí Thanh 52 Lạc Long Quân, Phường Bưởi, Quận Tây Hồ, Hà Nội Tọa lạc trục đường trung tâm quận Tây Hồ, trụ sở FPTS tịa nhà với 14 tầng nổi, diện tích mặt sàn 380 m2 Với hai tầng hầm, cơng trình đáp ứng chỗ gửi xe cho khoảng 15 ô tô 200 xe máy FPTS sử dụng tồn tịa nhà cho hoạt động kinh doanh Theo đó, cơng trình chia làm nhiều khơng gian riêng biệt Văn phịng Cơng ty xây dựng với trang thiết bị qui mô đại Đặc biệt, sàn giao dịch chứng khoán Công ty đánh giá sàn có qui mơ đại Việt Nam � Vị trí trụ sở cơng ty thuận tiện cho việc tìm kiếm giao dịch, Khơng gian làm việc tiện nghi, rộng rãi đại tạo thoải mái cho khách đến giao dịch làm việc; tạo cho nhân viên môi trường khoa học thuận tiện thoải mái an toàn b.Điều kiện phương tiện làm việc cho người lao động Điều kiện phương tiện làm việc FPTS trọng từ ngày đầu hình thành cơng ty Với 200 nhân viên vào năm 2017, FPTS đầu tư sở vật chất, loại máy móc với chất lượng hoạt động tốt cho cán nhân viên Mặc dù hàng q đội ngũ ban kiểm sốt cơng ty thực cơng việc kiểm tra, rà sốt lại sở vật chất công ty Các cán đội kiểm sốt bao gồm trưởng nhóm sở hạ tầng thuộc trung tâm công nghệ thông tin thực kiểm tra số lượng máy móc thiết bị phòng ban Tuy nhiên, việc kiểm tra chưa đạt hiệu cao cán kiểm tra số lượng máy có phịng lại khơng kiểm tra tình trạng hoạt động Công ty xây dựng nhà ăn cho cán nhân viên để đảm bảo sức khỏe, có thư viện với đầy đủ điều hòa, trà café để phục vụ nhu cầu tìm hiểu đọc sách cán nhân viên, ngồi cơng ty cịn có tầng thể thao với mơn bóng bàn, bi-a, phi tiêu, bi lắc,… để cán nhân viên thư giãn sau làm việc căng thẳng Tuy nhiên số lượng nhân viên ngày đông nên công ty chưa có nơi cán nhân viên nghỉ trưa Hầu hết người ngủ ghế trải túi ngủ góc phịng làm việc để ngả lưng c.Chuẩn hố cơng việc hoạt động có tính thường xuyên, phổ biến Hầu hết công việc hoạt động có tính thường xun cơng ty có khuân mẫu chung Tuy nhiên khuân mẫu người phụ trách kinh nghiệm làm nhiều lần mà tự soạn người trước bàn giao công việc lại cho người sau Tuy nhiên công ty thuê chuyên gia phối hợp với ban lãnh đạo công ty để biên soạn quy trình cho tất phận công ty theo chuẩn ISO Bộ quy trình dự kiến hồn thành áp dụng vào năm 2020 d.Tổ chức kiểm sốt tồn hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quan hầu hết Văn phòng quản lý từ hoạt động soạn thảo, đóng dấu, phát hành, lưu trữ, công bố thông tin trang web công ty Tuy nhiên công ty chưa xây dựng kho lưu trữ, giấy tờ công văn để hịm tơn để kho tầng lửng cơng ty Khơng có người trơng nom nên bẩn bụi chí cịn có gián e.Tổ chức hội họp Việc tổ chức hội họp, kiện công ty văn phòng phụ trách Cuộc họp thường niên công ty: Những hoạt động từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc buổi họp làm theo khuôn mẫu giống năm (người trước truyền người sau) Sự kiện công ty (Du lịch, trung thu, ngày toàn gậy, tất niên… ): Những hoạt động văn phòng lên ý tưởng tổ chức Tùy vào tình hình tài cơng ty năm lên ý tưởng tổ chức công ty hay thuê công ty kiện f.Xây dựng văn hóa cơng sở Cơng ty có văn quy định chung nội quy làm việc, văn hóa cơng sở quy định đạo đức nghề nghiệp (Bản quy định ban hành kèm theo Quyết định số 129-2017/QĐ/FPTS-FHR ngày 14/11/2017) Giờ làm việc cơng ty • Thời gian: Từ 08h00 đến 17h30 từ Thứ đến Thứ hàng tuần • Nghỉ trưa: Từ 12h00 đến 13h00 • Do nhu cầu/đặc thù cơng việc Các Phịng/Ban có quy định làm việc riêng Trưởng Phòng/Ban quy định cụ thể không vượt 8h/ngày 40h/tuần Khi thực tập FPTS tơi cảm thấy nơi có văn hóa cơng sở vơ tốt, tất nhân viên ln coi cơng ty gia đình thứ hai Nhân viên cơng ty hầu hết người trẻ động đầy nhiệt huyết, chấp hành nội quy quy định công ty III ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC Điều kiện phương tiện làm việc cho người lao động: Để khắc phục tình trạng máy hỏng, lỗi có cán nhân viên hay thực tập sinh nhận vào có đủ thiết bị để phục vụ cơng việc Đội kiểm sốt ngồi việc kiểm sốt số lượng máy tính có phịng cần phải thực thêm bước kiểm sốt tình trạng hoạt động máy Cơng việc kiểm tra tình trạng hoạt động thiết bị văn phòng phải thực thường xuyên kiểm tra kỹ thuật máy móc thiết bị, có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc đảm bảo máy hoạt động bình thường, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc cán cơng nhân viên cơng ty Thay kiểm sốt thực theo quý, FPTS nên tăng tần suất công việc kiểm tra lên tháng lần Bởi loại máy tính lúc kiểm tra đầu quý hoạt động để lâu khơng sử dụng bị lỗi, điều điểm hạn chế việc kiểm tra định kỳ q lâu Ngồi cơng ty nên xây dựng nơi để cán nhân viên nghỉ trưa thoải mái để họ tránh làm việc uể oải vào đầu chiều Chuẩn hóa cơng việc mang tính thường xun dựa quy định nhà nước có liên quan hình thức văn Tổ chức kiểm sốt tồn hệ thống thông tin: Công ty nên xây dựng kho lưu trữ để kiểm sốt chặt chẽ, bảo mật đảm bảo cần truy suất cung cấp kịp thời MỘT SỐ HÌNH ẢNH CỦA CƠ QUAN ... có tính chất văn phịng cách khoa học hiệu Quản trị văn phòng lĩnh vực thu? ??c khoa học quản trị nhằm nghiên cứu, áp dụng lý thuy? ??t biện pháp khoa học quản trị để tổ chức kiểm soát hiệu hoạt động... sở cơng ty thu? ??n tiện cho việc tìm kiếm giao dịch, Khơng gian làm việc tiện nghi, rộng rãi đại tạo thoải mái cho khách đến giao dịch làm việc; tạo cho nhân viên môi trường khoa học thu? ??n tiện... Tên giao dịch tiếng anh: FPT SECURITIES JOINT STOCK COMPANY - Hình thức: Cơng ty cổ phần - Mã số thu? ??: 0102324187 - Địa chỉ: số 52 Lạc Long Quân, phường Bưởi, quận Tây Hồ, Hà Nội - Điện thoại: