Giáo trình bảng tính điện tử excel (nghề tin học văn phòng trung cấp)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN VÀ NGOẠI NGỮ GIÁO TRÌNH Mơn học: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL NGHỀ: TIN HỌC VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm MÃ TÀI LIỆU: MĐ 13 LỜI GIỚI THIỆU Excel chương trình xử lý bảng tính nằm Microsoft Office hãng phần mềm Microsoft thiết kế để giúp ghi lại, trình bày thông tin xử lý dạng bảng, thực tính tốn xây dựng số liệu thống kê trực quan có bảng từ Excel Cũng chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính Excel bao gồm nhiều ô tạo dòng cột, việc nhập liệu lập cơng thức tính tốn Excel có điểm tương tự, nhiên Excel có nhiều tính ưu việt có giao diện thân thiện với người dùng Học xong môn này, sinh viên phải nắm vấn đề sau: - Khái niệm bảng tính - Khái niệm kiểu liệu - Nắm khái niệm hàm - Hiểu cấu trúc hàm - Xử lý bảng biểu - Tính tốn liệu - Sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel để tạo lập, biểu diễn kiểu liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian lập bảng tính - Sử dụng thao tác với hàm bảng tính để làm tập liên quan; Ninh bình, ngày tháng …năm 2018 Tham gia biên soạn Chủ biên ThS Nguyễn Bá Quân MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU BÀI TỔNG QUAN VỀ BẢNG TÍNH Làm quen với MS Excel 1.1 Giới thiệu bảng tính Excel 1.2 Khởi động thoát khỏi Excel 11 Một số thao tác bảng tính 12 2.1 Thao tác với file 12 2.2 Các thao tác 15 Dữ liệu bảng tính 16 3.1 Dữ liệu kiểu chuỗi 16 3.2 Dữ liệu kiểu số 16 3.3 Dữ liệu kiểu ngày tháng 17 3.4 Dữ liệu kiểu tiền tệ 17 Các thao tác với liệu bảng tính 17 4.1 Nhập định dạng liệu 17 4.2 Xử lý ô, hàng, cột bảng tính 21 4.3 Đặt tên ghi cho ô, vùng liệu 31 BÀI 34 HÀM TRONG EXCEL 34 Quy tắc sử dụng hàm 34 1.1 Nguyên tắc sử dụng hàm 34 1.2 Cách nhập hàm vào bảng tính 36 Các hàm toán học 37 2.1.Hàm INT(Number) 37 2.2 Hàm MOD(Number, Divisor) 37 2.3 Hàm ROUND(Number, Num digits) 38 2.4 Hàm Sqrt 38 2.5 Hàm SUM(Number1, Number2, ) 39 Các hàm xử lý liệu dạng chuỗi 39 3.1.Hàm LEFT(Text, Num Chars) 39 3.2 Hàm RIGHT(Text, Num Chars) 39 3.3 Hàm MID(Text, Start Num, Num Chars) 40 3.4.Hàm LEN(Text) 40 Hàm thống kê thống kê có điều kiện 41 4.1 Hàm Sumif 41 4.2.Hàm COUNT 42 4.3 Hàm COUNTA 42 4.4 Hàm COUNTIF(Range, Criteria) 42 4.5 Hàm MIN(Number1, Number2, ) 42 4.6 Hàm MAX(Number1, Number2, ) 43 4.7.Hàm AVERAGE(Number1, Number2, ) 43 4.8 Hàm RANK(Number,Ref, Order) 43 Các hàm logic 43 5.1.Hàm AND (Logical 1, Logical 2, ) 43 5.2.Hàm OR(Logical1, Logical2, ) 44 5.3.Hàm IF(Logical_Test, Value_if_true, Value_if_false) 44 Hàm xử lý liệu dạng Ngày tháng 44 6.1 Hàm TODAY() 44 6.2 Hàm DAY(Serial_Number) 44 6.3 Hàm MONTH(Serial_Number) 45 6.4 Hàm YEAR(Serial_Number) 45 Hàm tìm kiếm tham chiếu 45 7.1.Hàm VLOOKUP 45 7.2 Hàm HLOOKUP 46 BÀI 48 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU 48 1.Các khái niệm 48 1.1 Khái niệm liệu 48 1.2 Khái niệm sở liệu 49 Sắp xếp lọc liệu 49 2.1 Sắp xếp liệu 50 2.2 Lọc liệu 51 Các hàm sở liệu 53 3.1 Hàm Daverage 53 3.2 Hàm Dmax 53 3.3 Hàm Dmin 53 3.4 Hàm Dsum 53 3.5 Hàm Dcount 54 MĐ 2-04 55 Đồ thị 55 Định dạng trang văn cho bảng tính 62 2.1 Định dạng cỡ giấy, hướng in 62 2.2 Đặt lề cho trang in 64 2.3 Tạo tiêu đề trên, tiêu đề cho trang 66 2.4 Lặp lại tiêu đề bảng tính sang trang 67 In ấn 70 3.1 Chọn máy in 70 3.2 Chọn khổ giấy in 73 3.3 Chọn hình thức in 76 Căn lề giấy (Margins) 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 MƠ ĐUN: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL Mã mô đun: MĐ 13 Thời gian thực mô đun: 60 Giờ; (Lý thuyết: 14 giờ; Thực hành, tập: 44 giờ; Kiểm tra: giờ) Vị trí tính chất mơ đun: - Vị trí: Mơ đun bố trí sau học sinh học xong mơn học chung - Tính chất: Là mơ đun sở nghề Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức + Trình bày cơng cụ phần mềm Microsoft Office + Trình bày giải thích ý nghĩa, cơng dụng hàm bảng tính điện tử Excel; - Về kỹ + Sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel để tạo lập, biểu diễn kiểu liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian lập bảng tính + Sử dụng thao tác với hàm bảng tính để làm tập liên quan; - Về lực tự chủ trách nhiệm + Bố trí làm việc khoa học đảm bảo an tồn cho người phương tiện học tập + Cần cù, chủ động học tập, đảm bảo an toàn học tập Nội dung mô đun: Nội dung tổng quát phân phối thời gian: Thời gian Thực hành, Số Tên mơ đun Tổng Lý thí nghiệm, Kiểm tra TT số thuyết thảo luận,Bài tập Bài : Tổng quan Excel Làm quen với MS Excel 0.5 0.5 Một số thao tác bảng tính 0.5 0.5 Dữ liệu bảng tính Các thao tác với liệu bảng tính Các loại địa Excel Bài 2: Các hàm Excel Quy tắc sử dụng hàm 0.5 4.5 0.5 0.5 28 0.5 0.5 1 1.5 0.5 Các hàm toán học Các hàm xử lý liệu dạng chuỗi 20 Các hàm thống kê thống kê có điều kiện Các hàm logic Các hàm xử lý liệu ngày tháng Các hàm tìm kiếm tham chiếu Bài 3: Các hàm sở liệu 1.5 2.5 12 1.5 10.5 1 16 2.5 12.5 1 Các khái niệm 0.5 0.5 Sắp xếp lọc liệu 12.5 10.5 Bài 4: Đồ thị in ấn 1.5 6.5 Đồ thị 3 In ấn 0.5 3.5 60 14 44 Các hàm sở liệu Cộng BÀI TỔNG QUAN VỀ BẢNG TÍNH MĐ 13-01 Giới thiệu: Microsoft Excel chương trình xử lý bảng tính nằm Microsoft Office hãng phần mềm Microsoft thiết kế để giúp ghi lại, trình bày thơng tin xử lý dạng bảng, thực tính tốn xây dựng số liệu thống kê trực quan có bảng từ Excel Cũng chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính Excel bao gồm nhiều tạo dịng cột, việc nhập liệu lập công thức tính tốn Excel có điểm tương tự, nhiên Excel có nhiều tính ưu việt có giao diện thân thiện với người dùng Mục tiêu bài: - Trình bày khái niệm bảng tính - Hiểu cách thức tổ chức làm việc bảng tính Nội dung chính: Làm quen với MS Excel Mục tiêu: - Giới thiệu lịch sử phát triển công dụng excel 1.1 Giới thiệu bảng tính Excel Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện:  Tính tốn đại số, phân tích liệu  Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách  Truy cập nguồn liệu khác  Vẽ đồ thị sơ đồ  Tự động hóa cơng việc macro  Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác  Workbook: Trong Excel, workbook tập tin mà làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào nhớ máy tính  Worksheet: Cịn gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, cịn gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), ô tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook Một Worksheet chứa 16.384 cột 1.048.576 dòng (phiên cũ chứa 256 cột 65.536 dòng)  Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích muốn xem riêng lẻ đồ thị  Sheet tabs: Tên sheet thể tab đặt góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab Hình 7.3 Các thành phần Workbook Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định “.XLSX” (dựa chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước “.XLS”  Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên trước (Xem hình 1.3)  Chúng ta chế biến lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào để mở danh mục lệnh vào lệnh cần cho lên lệnh truy cập nhanh Nếu chê nút lệnh cịn q bạn nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế lệnh truy cập nhanh (Xem hình 1.3 1.4) Hình 1.3 Các lệnh thực đơn Office bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh 10 Do Excel dùng ký hiệu & để bắt đầu mã lệnh, trường hợp đoạn văn Header Footer cần dùng ký hiệu & bạn nhập ký hiệu lần && Ví dụ bạn muốn nhập “Cơng thức & Hàm” vào Header nhập “Cơng thức && Hàm” Các lựa chọn khác Header Footer:  Different First Page: Nếu chọn bạn thiết lập thông tin khác vào header/ footer trang so với header/ footer trang lại tài liệu  Different Odd & Even Pages: Nếu chọn, bạn đặt header/ footer khác cho trang chẵn trang lẻ  Scale With Document: Nếu chọn, kích thước chữ header/ footer tăng giảm theo tài liệu tài liệu sử dụng chức in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ  Align With Page Margins: Nếu chọn, lề trái lề phải header/ footer canh với lề trái lề phải tài liệu 2.4 Lặp lại tiêu đề bảng tính sang trang Để lặp lại tiêu đề bảng tính sang trang làm theo bước sau: Bước 1: Vào thẻ Page Layout -> Page Setup -> kích chọn vào biểu tượng mũi tên phía dưới: 67 Bước 2: Hộp thoại Page Setup xuất kích chọn tab Sheet mục Rows to repeat at top kích chọn biểu tượng để lựa chọn dịng tiêu đề cần lặp lại đầu trang sang trang mới: 68 Ví dụ chọn dịng số tiêu đề cần lặp lại - Bạn lựa chọn cột tiêu đề cần lặp lại sang trang hiển thị phía bên trái bảng tính cách chọn liệu mục Columns to repeat at left Bước 3: Sau lựa chọn xong bạn chọn tùy chọn sau: - Print: Thực in ln trang tính - Print Preview: Thực xem trước in - Ví dụ lựa chọn chế độ xem trước in, dòng tiêu đề Danh sách nhân viên hiển thị sang trang mới: 69 In ấn Mục tiêu - Trình bày ứng dụng việc in ấn dùng bảng tính; - Thao tác trang 3.1 Chọn máy in Chọn vùng in (Set Print Area) Các bạn chọn vùng cần in (bôi đen) sau chọn Page Layout -> Print Area > Set Print Area 70 Điều chỉnh tỉ lệ phóng to thu nhỏ trang in Chọn Page Layout, phần Scale to Fit bạn chỉnh sửa tỉ lệ Scale Có thể thu nhỏ tài liệu xuống 10% phóng to lên 400% 71 In đường lưới ô Khi in trang bảng tính Excel, bạn muốn in đường lưới Excel bạn chọn Page Layout phần Gridlines Sheet Options bạn đánh dấu vào ô vuông trước Print Bước 2: Thiết lập thông số hộp thoại Print Chọn File -> Print (hoặc tổ hợp phím Ctrl + P) Xuất phần thiết lập Print xem trước in Các bạn thiết lập mốt số thông số hộp thoại Printer: Chọn máy in 72 Settings: Chọn sheet hay vùng cần in, settings gồm tùy chọn: - Print Active Sheets: Chỉ in sheet sheet chọn - Print Entire Workbook: In toàn Wordbook - Print Selection: Chỉ in vùng chọn Thiết lập lại số thông số chiều giấy, khổ giấy, lề… Chọn số in phần Copies sau thiết lập xong bạn nhấn Print để bắt đầu in 3.2 Chọn khổ giấy in Chọn khổ giấy (Size) Chọn Page Layout -> Size -> chọn khổ giấy 73 Để thiết lập khổ giấy bạn chọn Page Layout -> Size -> More Paper Sizes 74 Sau bạn thiết lập khổ giấy nhấn OK 75 3.3 Chọn hình thức in Căn lề giấy (Margins) Trên công cụ bạn chọn Page Layout -> Margins -> chọn kiểu lề có sẵn 76 Các bạn thiết lập lề theo ý muốn cách chọn: Page Layout > Margins -> Custom Margins Hộp thoại xuất bạn lề sau nhấn OK 77 Chiều trang in (Orientation) Chọn tab Page Layout -> Orientation -> chọn chiều trang giấy Portrait: trang dọc Landscape: trang ngang 78 Để gọi hộp thoại Print, bạn chọn nút Office  chọn Print hay nhấn tổ hợp phím Dùng hộp thoại để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lượng số tùy chọn khác  Selection: Chỉ in vùng chọn trước nhấn lệnh Office Print  Active sheet(s): Chỉ in sheet hành hay sheet chọn  Entire workbook: In tồn workbook  Table: Chỉ có tác dụng ô hành bảng, chọn in bảng  Ignore print areas: Khi chọn, Excel bỏ qua tất thiết lập vùng in thực Các lưu ý khác Ngăn không cho in số vùng Trong số trường hợp, liệu có thơng tin nhạy cảm mà bạn khơng muốn in Khi bạn làm theo cách sau  Ẩn dòng hay cột chứa thơng tin Home  Cells  Format  Chọn lệnh ẩn  Tô màu chữ giống với màu  Vẽ hình đè lên vùng liệu nhạy cảm Ngăn không cho in đối tượng Một số đối tượng bảng tính đồ thị, hình vẽ, SmartArt mà bạn khơng muốn in làm sau: 79 B1 Nhấp phải chuột lên đối tượng chọn Size and Properties B2 Chọn ngăn Properties hộp thoại B3 Bỏ lựa chọn Print Object 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nhóm biên dịch tri thức thời đại, Tin học văn phòng, Năm 2005 [2] TS Thạc Đình Cường , Tin học văn phịng, Nhà xuất bản: Giáo dục, năm 2005 [3] Nguyễn Đình Tuệ, Hồng Đức Hải, Giáo trình lý thuyết thực hành Tin học văn phòng, Nhà xuất lao động xã hội , Năm 2006 [4] Nguyễn Thành Thái, Tự học thực hành word 2010 cho người bắt đầu, Nhà xuất Thanh niên, Năm 2010 [5] Microsoft Office 2010 dành cho người tự học, Nhà xuất Thông tin truyền thông, Năm 2010 [6] Phan Quang Huy Võ Duy Thanh Tâm, 100 thủ thuật Excel 2010, Nhà xuất Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh, Năm 2010 [7] VNI-Guide, Tự học Microsoft PowerPoint 2010 hình ảnh, Nhà xuất Thời đại, Năm 2010 81 ... cơng dụng excel 1.1 Giới thiệu bảng tính Excel Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện:  Tính tốn... quan có bảng từ Excel Cũng chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính Excel bao gồm nhiều ô tạo dòng cột, việc nhập liệu lập cơng thức tính tốn Excel có điểm tương tự, nhiên Excel. .. quan có bảng từ Excel Cũng chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính Excel bao gồm nhiều tạo dịng cột, việc nhập liệu lập cơng thức tính tốn Excel có điểm tương tự, nhiên Excel