ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ YÊN SỞ TÀI CHÍNH QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ Mã hiệu : QT.HT.02 Lần ban hành : 02 Ngày ban hành : 05/9/2011 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ Mã hiệu: QT.HT.02 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 05/9/2011 Trang: 1/6 BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI Stt Ngày sửa Trang sửa Nội dung sửa đổi Soạn thảo xem xét Kiểm tra Phê duyệt Họ tên Ngô Xuân Hưởng Ngô Bá Lánh Đỗ Duy Vinh Chức vụ Chánh Văn phòng QMR Giám đốc 30/8/2011 01/9/2011 05/9/2011 Chữ ký Ngày Mã hiệu: QT.HT.02 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 05/9/2011 Trang: 2/6 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ Mục đích Qui định trách nhiệm phương pháp thống việc tổ chức đánh giá nội hệ thống chất lượng Sở, phục vụ cho việc trì cải tiến liên tục hiệu lực, hiệu hệ thống Phạm vi áp dụng Qui trình áp dụng cho việc đánh giá nội hệ thống chất lượng định kỳ đột xuất Sở Tài liệu viện dẫn Tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2005 (cơ sở từ vựng) Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (mục 8.2.2) Hệ thống tài liệu qui định khác Sở Hệ thống văn quy phạm pháp luật liên quan đến nội dung đánh giá Qui trình kiểm sốt khơng phù hợp hành động khắc phục, phòng ngừa QT.HT.03 Thuật ngữ, định nghĩa - KP – PN: khắc phục, phòng ngừa - CLNB: Chất lượng nội - GĐ: Giám đốc Sở - QMR: Đại diện Lãnh đạo chất lượng NỘI DUNG - Thư ký ISO: thư ký Ban đạo ISO Sở - TN: Trưởng nhóm đánh giá - ĐGV: Đánh giá viên a Sơ đồ trình đánh giá chất lượng nội bộ: Trách nhiệm Các bước công việc Thư ký ISO / QMR Tài liệu, mẫu biểu 5.2.1 Lập kế hoạch chương trình đánh giá BM.HT.02.01 BM.HT.02.02 GĐ 5.2.2 Phê duyệt Thư ký ISO TN, ĐGV, Trưởng Phịng / phận liên quan Thơng báo cho Phòng / phận Chuẩn bị đánh giá 5.2.3 5.2.4 BM.HT.02.03 A QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ TN, ĐGV, Phòng / phận liên quan TN, ĐGV Mã hiệu: QT.HT.02 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 05/9/2011 Trang: 3/6 Tiến hành đánh giá 5.2.5 BM.HT.02.03 Lập báo cáo đánh giá & Phiếu yêu cầu KP-PN 5.2.6 BM.HT.02.04 BM.HT.03.02 Thư ký ISO - - - - - - - Kết thúc, lưu hồ sơ 5.2.7 5.2 Diễn giải 5.2.1 Lập kế hoạch chương trình đánh giá: Sở tổ chức đánh giá CLNB định kỳ 01 lần/năm, thời gian khoảng tháng đến tháng (trừ trường hợp đột xuất theo yêu cầu QMR Giám đốc Sở) Định kỳ vào đầu quý II hàng năm, Thư ký ISO/QMR lập kế hoạch đánh giá CLNB năm theo biểu mẫu BM.HT.02.01 Trong đợt đánh giá theo kế hoạch năm, Thư ký ISO/QMR có trách nhiệm lập chương trình đánh giá, xác định thời gian, nội dung, phạm vi phân cơng nhóm đánh giá theo biểu mẫu BM.HT.02.02 trình GĐ phê duyệt Kế hoạch chương trình đánh giá xây dựng dựa tần suất đánh giá trước mức độ quan trọng hoạt động mức độ thực hệ thống chất lượng Phòng, phận đánh giá Trưởng nhóm đánh giá phải qua đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ, có hiểu biết hệ thống chất lượng Sở, yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001, có kinh nghiệm, uy tín cơng tác, độc lập với bên đánh giá, có khả tổ chức cơng việc nhóm đánh giá, trình bày kết đánh giá ĐGV nội phải qua đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ, am hiểu yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001, kinh nghiệm, có trách nhiệm độc lập với hoạt động đánh giá 5.2.2 Thơng báo chương trình đánh giá: Thư ký ISO có trách nhiệm thơng báo Chương trình đánh giá đợt theo biểu mẫu BM.HT.02.02 đến Phòng, phận đánh giá trước thời điểm đánh giá 03 ngày 5.2.3 Chuẩn bị đánh giá: Tưởng nhóm đánh giá ĐGV phải chuẩn bị tài liệu biểu mẫu cần thiết cho đánh Phiếu ghi chép trình đánh giá QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ - - - - - - - - Mã hiệu: QT.HT.02 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 05/9/2011 Trang: 4/6 (theo BM.HT.02.03), phiếu yêu cầu thực hành động khắc phục, phòng ngừa (theo BM.NV.04.02) báo cáo đánh giá CLNB (theo BM.HT.02.04) Trước tiến hành đánh giá, theo chương trình đánh giá thơng báo, Trưởng nhóm ĐGV phải nghiên cứu kỹ tài liệu liên quan đến phận đánh giá để đánh giá có chất lượng đảm bảo thời gian Khuyến khích việc chuẩn bị trước câu hỏi, vấn đề tìm hiểu, đánh giá (lập sẵn danh mục câu hỏi đánh giá vào BM.HT.02.03) 5.2.4 Tiến hành đánh giá: GĐ/QMR chủ trì họp khai mạc đánh giá Thành phần tham dự họp khai mạc phải bao gồm Lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng nhóm đánh giá Mục đích họp khai mạc để thống nội dung chương trình đánh giá vấn đề liên quan trước tiến hành hoạt động đánh giá thực tế Đánh giá viên phải ghi chép thơng tin thu q trình đánh giá Phiếu ghi chép trình đánh giá (theo BM.HT.02.03) ĐGV phải tuân thủ theo chương trình đánh giá Trong trường hợp vướng mắc khó khăn phải thảo luận với trưởng nhóm nhóm đánh giá 5.2.5 Lập báo cáo đánh giá: Sau kết thúc việc đánh giá thực tế theo chương trình, Trưởng nhóm lập báo cáo đánh giá CLNB nhóm theo biểu mẫu BM.HT.02.04 Báo cáo đánh giá phải thể cách khái quát điểm mạnh (điểm phù hợp), điểm yếu (điểm không phù hợp) khuyến nghị cải tiến tìm thấy phận đánh giá Nếu có phát vấn đề Khơng phù hợp phận đánh giá, Trưởng nhóm ĐGV lập Phiếu yêu cầu thực hành động khắc phục, phịng ngừa theo BM.NV.04.02 (đính kèm theo báo cáo đánh giá CLNB phận đánh giá) 5.2.6 Họp kết thúc: GĐ/QMR chủ trì họp kết thúc đánh giá với thành phần tham dự khai mạc Các Trưởng nhóm đánh giá thơng báo thức kết phát đánh giá họp Căn vào chất điểm khơng phù hợp, GĐ/QMR người có quyền hạn định thời hạn cuối phải hoàn tất thực hành động khắc phục, phòng ngừa tồn Sở Thư ký ISO có trách nhiệm tập hợp chuyển Báo cáo đánh giá, Phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa tới phận liên quan để thực mục QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ Mã hiệu: QT.HT.02 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 05/9/2011 Trang: 5/6 5.2.7 Thực hành động khắc phục, phòng ngừa: - Trách nhiệm, trình tự thực theo dõi tình trạng thực hành động khắc phục, phòng ngừa điểm không phù hợp kiểm tra xác nhận kết phải theo qui định mục 5.2.4 Qui trình kiểm sốt khơng phù hợp khắc phục, phòng ngừa (QT.HT.03) Hồ sơ Stt Thời gian P.P lưu Hủy Thực theo Quy Thư ký trình kiểm theo Kế hoạch đánh giá chất Ban soát tài liệu Quy lượng nội BM.HT.02.01 đạo hồ sơ trình Chương trình đánh giá BM.HT.02.02 -ntNhư kiểm đến sốt Phiếu ghi chép đợt đánh tài BM.HT.02.03 ĐGV trình đánh giá giá tiếp liệu & theo hồ sơ Theo Quy trình kiểm Báo cáo đánh giá nội BM.HT.02.04 QMR sốt tài liệu hồ só Phiếu u cầu hành động Theo qui trình kiểm sốt khơng phù hợp khắc phục, phòng ngừa hành động khắc phục – phòng ngừa QT.HT.03 Tên hồ sơ Mã hiệu Nơi lưu Phụ lục Stt 01 02 03 04 Tên tài liệu Kế hoạch đánh giá chất lượng nội Chương trình đánh giá Phiếu ghi chép trình đánh giá Báo cáo đánh giá nội Mã hiệu BM.HT.02.01 BM.HT.02.02 BM.HT.02.03 BM.HT.02.04