Các Chuyên Gia Thực Phẩm Làm Từ Gạo Chính Sách Lên Tiếng Tập Đoàn SunRice Ngày Ban Hành: Tháng 11 năm 2014 (Cập nhật: Tháng năm 2016) Chính Sách Lên Tiếng Tập Đồn SunRice Các Chun Gia Thực Phẩm Làm Từ Gạo Quy Trình 'Lên Tiếng' Tập Đoàn SunRice Các khoản chi hoa hồng cao? Tất báo cáo xem xét nghiêm túc và được giữ bí mật đến mức tối đa có thể Hành vi khơng trung thực và gian lận? Hành vi phi pháp? (ví dụ như trộm cắp hoặc bạo lực) NỘI BỘ Có thể thực hiện báo cáo nội bộ cho Nhân Viên Phụ Trách Chính Trực: Tên: Luật Sư Trưởng của Tập Đồn SunRice Điện thoại: +61 (02) 9268 2074 Email: ABCreporting@sunrice.com.au Địa chỉ bưu chính: PO Box Q166, QVB Post Shop, NSW 1230 Q tặng q mức? Q VỊ LO NGẠI? Khơng giải thích được Thực hiện kinh doanh khơng đúng đắn? LÊN TIẾNG Tham nhũnghoặc hối lộ? BÊN NGOÀI Tên: Bảo Vệ Người Tố Giác Điện thoại (miễn cước): 1800‐263‐215 (từ Australia) +604‐922‐5953 (từ New Zealand) +1 866 921 6714 (số tồn cầu) Xem Danh Bạ để biết số điện thoại của các quốc gia khác Email: sunrice@whistleblowersecurity.com Trang web: www.whistleblowersecurity.com Q VỊ SẼ ĐƯỢC CUNG CẤP PHẢN HỒI VỀ Q TRÌNH ĐIỀU TRA, CĨ XEM XÉT ĐẾN QUYỀN RIÊNG TƯ BẢO VỆ Q vị bảo vệ khỏi hình thức trả thù. Tuy nhiên, các báo cáo phải thành thật và được nêu lên một cách có thiện ý Chính Sách Lên Tiếng Tập Đồn SunRice Các Chuyên Gia Thực Phẩm Làm Từ Gạo CHÍNH SÁCH LÊN TIẾNG GIỚI THIỆU Ricegrowers Limited, công ty thành viên doanh nghiệp phụ trợ (gọi chung “Tập đoàn SunRice”) cam kết tuân thủ tất luật pháp hành, quản trị doanh nghiệp vững mạnh tiêu chuẩn hoàn hảo ứng xử tồn hoạt động kinh doanh mình, bao gồm mối quan hệ tương tác Tập Đoàn với nhân viên, nhà thầu, khách hàng, nhà cung cấp, cộng đồng, cổ đông môi trường nơi Tập Đoàn SunRice hoạt động Để hỗ trợ cam kết chúng tơi, Chính Sách Lên Tiếng thiết kế để: khuyến khích báo cáo việc làm sai trái gây tổn thất tài phi tài cho Tập Đồn SunRice làm tổn hại đến danh tiếng Tập Đoàn gây hại cho người khác (trong Chính Sách Lên Tiếng này, việc làm sai trái gọi hành vi phải báo cáo); thiết lập chế báo cáo điều tra có hiệu quả; cho phép Tập Đoàn SunRice xử lý hiệu báo cáo từ Cá Nhân Liên Quan nhằm bảo vệ danh tính Cá Nhân Liên Quan bảo vệ an tồn thơng tin cung cấp; bảo vệ Cá Nhân Liên Quan khỏi bị trả thù người nội bên Tập Đoàn SunRice Nhờ thực thi hiệu sách Lên Tiếng ngăn chặn hành vi khơng đắn, Tập Đồn SunRice hướng tới mục tiêu: tuân thủ tất luật pháp hành; cải thiện thông lệ quản lý, bao gồm quản lý tài tài sản; đạt mơi trường làm việc lành mạnh an toàn hơn, nâng cao tinh thần lực lượng lao động; và, giữ vững danh tiếng công dân doanh nghiệp tốt 1.3 Có tham khảo Bộ Tiêu Chuẩn Australia AS 8004-2003 Các chương trình bảo vệ người tố giác dành cho doanh nghiệp biên soạn Chính Sách Lên Tiếng PHẠM VI Chính Sách Lên Tiếng áp dụng cho tất giám đốc, viên chức, nhân viên nhà thầu công ty Tập Đoàn SunRice, bao gồm SunRice, CopRice, Australian Grain Storage, Riviana, SunFoods, Solrice, Aqaba Processing Centre, Rice Research Australia Pty Limited Trukai Industries họ làm việc Australia hay nước (dưới gọi “quý vị” “của quý vị”) đối tác bên mong muốn báo cáo khiếu nại liên quan đến hành vi phải báo cáo Chính Sách Lên Tiếng bổ sung cho chế thông thường Tập Đoàn SunRice khiếu nại, khiếu kiện tranh chấp Cần đọc tuân thủ Chính Sách Lên Tiếng sách sau đây: Bộ Quy Tắc Ứng Xử; Chính Sách Chống Hối Lộ Tham Nhũng (“Chính Sách ABC”); Chính Sách Q Tặng, Lợi Ích Tiếp Đón Khách; 12039527_2 Chính Sách Lên Tiếng Trang Chính Sách Lên Tiếng Tập Đoàn SunRice Các Chuyên Gia Thực Phẩm Làm Từ Gạo Chính Sách Qun Tặng; Chính Sách với Đối Tác Bên Ngồi; Chính Sách Làm Việc với Chính Phủ Đóng Góp Chính Trị Hoạt Động Chính Trị; Chính Sách Mua Sắm Tìm Nguồn Cung Ứng ĐỊNH NGHĨA Hành vi phải báo cáo bao gồm hành vi nhiều người mà theo quan điểm Cá Nhân Liên Quan hành động có thiện ý, là: Không trung thực gian lận, bao gồm: Giả mạo sửa chữa hồ sơ kế toán hồ sơ khác; Ghi chép giao dịch khơng có cứ; Bỏ qua che đậy ảnh hưởng giao dịch hồ sơ; Lạm dụng thông tin cá nhân thông tin mật tài nguyên Tập Đoàn SunRice để thu lợi cá nhân Tham nhũng, bao gồm: Cố ý lừa đảo để có lợi ích phi pháp từ đưa lợi ích phi pháp cho nhân viên, nhà thầu, nhà cung cấp bên thứ ba khác; Tặng khách hàng nhận từ nhà cung cấp q hình thức giải trí có giá trị q mức khiến bị hiểu khoản hối lộ, đút lót lại quả; Chi trả cho nhân viên phủ với ý đồ có trì hội kinh doanh lợi khác; hoặc, Nhận đưa lời mời chào lời hứa lợi ích phi pháp cách thực không thực số chức định công việc Phi pháp, bao gồm: Trộm cắp, bán/sử dụng ma túy, bạo lực đe dọa dùng bạo lực cố tình hủy hoại tài sản; Hành vi vi phạm luật pháp Australia luật pháp quốc tế, bao gồm hành vi vi phạm Bộ Luật Hình Sự Australia năm 1995 (Cth), Luật Cạnh Tranh Tiêu Dùng 2010 (Cth), luật thương mại bình đẳng Tiểu Bang Luật Doanh Nghiệp 2001 (Cth) Vi phạm sách Tập Đồn SunRice có liên quan đến kỳ thị, quấy rối, bắt nạt, bạo lực nơi làm việc, lăng mạ trù dập Có nguy lớn tới an toàn sức khỏe cộng đồng an toàn sức khỏe nhân viên Tập Đoàn SunRice Có nguy lớn tới mơi trường Quản lý gây lãng phí tài nguyên Tập Đồn SunRice 12039527_2 Chính Sách Lên Tiếng Trang Chính Sách Lên Tiếng Tập Đồn SunRice Các Chuyên Gia Thực Phẩm Làm Từ Gạo Khoản đầu tư, hoạt động lợi ích bên ngồi nhân viên nhà thầu Tập Đoàn SunRice xung đột với cản trở nghĩa vụ Tập Đoàn SunRice Các hành vi vi phạm khác Bộ Quy Tắc Ứng Xử Tập Đoàn SunRice Cá Nhân Liên Quan người, cho dù có ẩn danh hay khơng, thực hiện, cố gắng thực mong muốn thực báo cáo liên quan đến hành vi phải báo cáo Cá Nhân Liên Quan mong muốn bảo vệ khỏi bị trả thù làm Nhân Viên Điều Tra Tổng Giám Đốc, Quản Lý Nhân Lực Hiệu Quả Công Việc, Giám Đốc Nhân Sự Cấp Cao, Quản Lý Nhân Lực Hiệu Quả Công Việc nhân viên định SunRice chịu trách nhiệm thực điều tra sơ báo cáo nhận từ Cá Nhân Liên Quan Nhân Viên Phụ Trách Chính trực Luật Sư Trưởng Tập Đồn SunRice Tập Đoàn SunRice định để chịu trách nhiệm tiếp nhận báo cáo bảo vệ Cá Nhân Liên Quan nêu Chính Sách Lên Tiếng Lưu ý: không cho phép người đồng thời đảm nhiệm vị trí Nhân Viên Điều Tra Nhân Viên Phụ Trách Chính Trực BÁO CÁO 4.1 Quy Trình Báo Cáo Một người muốn báo cáo khai báo hành vi phải báo cáo thực nội (như nêu mục 4.2 bên dưới) bên (như nêu mục 4.3 bên dưới) Trong trường hợp, Cá Nhân Liên Quan cần phải báo cáo thơng tin sau: tên mình, tổ chức thơng tin liên hệ (số điện thoại địa chỉ), họ sẵn sàng cung cấp thông tin này; chất hành vi phải báo cáo; tất việc có liên quan làm phát sinh hành vi phải báo cáo; tên đơn vị kinh doanh phòng ban có liên quan Tập Đồn SunRice đối tượng hành vi phải báo cáo; tên nhân viên Tập Đồn SunRice và/hoặc nhà thầu có liên quan; xác nhận thông tin cung cấp trung thực xác khơng có bỏ sót tuyên bố sai lệch nào; người nêu tên họ có đồng ý cho tiết lộ tên khơng; Cá Nhân Liên Quan phải thông báo về: 4.2 dịch vụ cung cấp Chương Trình Hỗ Trợ Nhân Viên; bảo vệ khỏi bị quấy rối, lăng mạ, trù dập, kỳ thị bị trả thù theo Chính Sách Lên Tiếng Báo Cáo Nội Bộ Có thể thực báo cáo nội cho Nhân Viên Phụ Trách Chính Trực: Tên: 12039527_2 Luật Sư Trưởng Tập Đồn SunRice Chính Sách Lên Tiếng Trang Chính Sách Lên Tiếng Tập Đoàn SunRice Các Chuyên Gia Thực Phẩm Làm Từ Gạo 4.3 Điện thoại: +61 (02) 9268 2074 Email: ABCreporting@sunrice.com.au Địa bưu chính: PO Box Q166 QVB Post Shop NSW 1230 Báo Cáo Bên Ngoài - Đường Dây Nóng Lên Tiếng Một thành phần quan trọng Chính Sách Lên Tiếng sẵn có dịch vụ báo cáo thay thế, bí mật từ bên ngồi, quản lý bên thứ ba, cho phép Cá Nhân Liên Quan bí mật báo cáo tìm kiếm trợ giúp liên quan đến hành vi phải báo cáo Theo đó, quý vị khơng cảm thấy thoải mái, có xung đột, báo cáo cho Tổng Giám Đốc quý vị Luật Sư Trưởng Tập Đồn SunRice, báo cáo ẩn danh thơng qua Đường Dây Nóng Lên Tiếng cách liên lạc với: 4.4 Tên: Số Điện Thoại Bảo Vệ Người Tố Giác (miễn cước): 1800-263-215 (từ Australia) +604-922-5953 (từ New Zealand) +1 866 921 6714 (số toàn cầu) Xem Danh Bạ để biết số điện thoại quốc gia khác Email: sunrice@whistleblowersecurity.com Trang web: www.whistleblowersecurity.com Xử lý báo cáo Tất báo cáo xem xét nghiêm túc giữ bí mật đến mức tối đa Nếu Cá Nhân Liên Quan khơng muốn Tập Đồn SunRice tiết lộ danh tính mình, Tập Đồn SunRice khơng tiết lộ danh tính Cá Nhân Liên Quan trừ pháp luật yêu cầu để thực thủ tục tố tụng pháp lý Nhân Viên Phụ Trách Chính Trực phận Bảo Vệ Người Tố Giác hỏi ý kiến Cá Nhân Liên Quan cách giải vấn đề tốt Nếu Cá Nhân Liên Quan có lợi ích cá nhân vấn đề đó, cần phải thơng báo từ đầu Cá Nhân Liên Quan không cần phải cung cấp chứng chối cãi hành vi phải báo cáo Chỉ cần Cá Nhân Liên Quan có mối lo ngại thành thực vấn đề nêu nên cách có thiện ý đủ Tất tường trình xem xét, cần, điều tra Nhân Viên Điều Tra Mặc dù báo cáo ẩn danh, điều tra đầy thách thức khả thành cơng điều tra giảm Cá Nhân Liên Quan họ khơng sẵn sàng để hỗ trợ thêm Vì vậy, chúng tơi khuyến khích Cá Nhân Liên Quan cho biết tên báo cáo trợ giúp Nhân Viên Điều Tra nhiều tốt ĐIỀU TRA CÁC BÁO CÁO Trên sở tuân theo quy trình báo cáo nêu trên, có Nhân Viên Phụ Trách Chính Trực, phận Bảo Vệ Người Tố Giác Nhân Viên Điều Tra biết báo cáo Nhân Viên Điều Tra có nghĩa vụ thơng báo cho Tổng Giám Đốc Điều Hành việc Nếu báo cáo liên quan đến Tổng Giám Đốc Điều Hành, Nhân Viên Điều Tra có nghĩa vụ thơng báo cho Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị Nếu có định việc điều tra xác đáng cần thiết, Nhân Viên Điều Tra kịp thời điều tra, liên quan đến tính cơng thủ tục, bao gồm tính khách quan thực điều trần cơng Nhân Viên Điều Tra ủy thác việc điều tra cho nguồn lực nội thích hợp nhà cung cấp dịch vụ bên ngồi Trong q trình thu thập đánh giá chứng có liên quan, vấn (những) người bị điều tra người làm chứng, Nhân Viên Điều Tra sẽ, chừng mực theo luật pháp thực tiễn, giữ bí mật: 12039527_2 Chính Sách Lên Tiếng Trang Chính Sách Lên Tiếng Tập Đoàn SunRice Các Chuyên Gia Thực Phẩm Làm Từ Gạo thực tế thực điều tra vấn đề điều tra; danh tính (những)người bị điều tra; danh tính nhân chứng; và, tài liệu thu thập trình điều tra Mọi nhân chứng vấn trình điều tra phải hướng dẫn không bàn bạc vấn đề với Cá Nhân Liên Quan, nhân chứng khác, người bị điều tra bên thứ ba khác Tùy thuộc vào chất hành vi phải báo cáo chứng có liên quan, Nhân Viên Điều Tra cần trợ giúp chuyên gia việc điều tra thu thập chứng, ví dụ kế toán pháp y, tư vấn hỗ trợ pháp lý hỗ trợ kỹ thuật khác Trong số trường hợp, chẳng hạn có liên quan đến tội phạm hình sự, u cầu cảnh sát vào Nhân Viên Điều Tra lập báo cáo điều tra Thông thường, báo cáo điều tra lưu hành nội đại diện Tập Đoàn SunRice nêu mục 5.1 5.2 đây, người tham gia vào việc xác định hành động cần thực Nếu nhiều người nêu mục 5.7 có liên quan theo hình thức đến hành vi phải báo cáo, Hội Đồng Quản Trị Tập Đồn SunRice, thông qua người đại diện Chủ Tịch đề cử, bảo đảm quy trình thực đắn người thích hợp Trong trình điều tra và/hoặc xem xét báo cáo, Cá Nhân Liên Quan, nhân viên Tập Đoàn SunRice, cung cấp phản hồi kịp thời tiến độ điều tra kết q trình này, có xem xét đến quyền riêng tư người bị cáo buộc thơng lệ giữ bí mật Tập Đồn SunRice Nếu Cá Nhân Liên Quan khơng phải nhân viên, quy trình truyền đạt thơng tin áp dụng theo quyền định Tập Đoàn SunRice Cá Nhân Liên Quan đồng ý văn họ giữ bí mật tất phản hồi cung cấp BẢO VỆ Tập Đoàn SunRice thừa nhận Cá Nhân Liên Quan thường định nêu lên mối lo ngại sau suy nghĩ kỹ Với điều kiện mối lo ngại thành thật nêu lên cách có thiện ý, Cá Nhân Liên Quan bảo vệ khỏi hình thức trả thù, với điều kiện Cá Nhân Liên Quan không tham gia vào hành vi phải báo cáo đó, bảo vệ khỏi hành động bất lợi ủng hộ Nhân Viên Phụ Trách Chính Trực Về vấn đề này, khơng thích hợp mối lo ngại Cá Nhân Liên Quan cuối xác định khơng có sở Tập Đồn SunRice khơng dung thứ việc quấy rối, trù dập, trả thù, lăng mạ kỳ thị chống lại Cá Nhân Liên Quan nhân chứng người thân hoăc đồng nghiệp họ xử lý vụ theo sách thích hợp Tập Đồn SunRice Trong trường hợp vào lúc Cá Nhân Liên Quan cảm thấy bị đối xử bất lợi họ báo cáo tham gia vào điều tra hành vi phải báo cáo, người liên hệ với Nhân Viên Phụ Trách Chính Trực và/hoặc phận Bảo Vệ Người Tố Giác, người hỗ trợ hành động, phù hợp với đoạn 6.1 đây, tùy theo hồn cảnh có liên quan Hỗ trợ bao gồm cho phép Cá Nhân Liên Quan nghỉ phép trì ẩn danh Cá Nhân Liên Quan BÁO CÁO VỚI DỤNG Ý XẤU VÀ VI PHẠM TÍNH BÍ MẬT Tập Đồn SunRice coi báo cáo với dụng ý xấu vấn đề nghiêm trọng buộc người có liên quan phải chịu quy trình kỷ luật theo sách thích hợp Tập Đồn SunRice Xét đến tầm quan trọng tính bí mật việc quản lý Chính Sách Lên Tiếng cách có hiệu quả, vi phạm nghĩa vụ bảo mật theo Chính Sách Lên Tiếng phải chịu kỷ luật 12039527_2 Chính Sách Lên Tiếng Trang Các Chuyên Gia Thực Phẩm Làm Từ Gạo Chính Sách Lên Tiếng Tập Đồn SunRice THỰC THI Chính Sách Lên Tiếng thông tin liên lạc Nhân Viên Phụ Trách Chính Trực phận Bảo Vệ Người Tố Giác liên tục yết thị bật lưu hành khắp Tập Đoàn SunRice phát hành tới khách hàng, nhà cung cấp cổ đơng Cam kết Tập Đồn SunRice việc tuân thủ tất luật pháp hành, quản trị doanh nghiệp vững mạnh tiêu chuẩn hoàn hảo ứng xử, mục tiêu nội dung Chính Sách Lên Tiếng Bộ Quy Tắc Ứng Xử Tập Đoàn SunRice truyền đạt đến nhân viên nhà thầu chương trình làm quen nghề nghiệp chương trình huấn luyện phù hợp khác, với lời khuyên thiết thực việc xác định ngăn chặn hành vi phải báo cáo Liên quan đến tính bí mật quyền riêng tư, Nhân Viên Điều Tra lập báo cáo định tính định lượng thường xuyên cho Ban Điều Hành, Ủy Ban Tài Chính Kiểm Tốn, Hội Đồng Quản Trị để xem xét để thông báo hành động nhằm hỗ trợ hiệu liên tục Chính Sách Lên Tiếng HẬU QUẢ CỦA VIỆC VI PHẠM CHÍNH SÁCH Xem phần Chính Sách ABC để biết danh sách chưa đầy đủ hậu xảy khơng tn thủ, áp dụng cho hành vi khơng tn thủ Chính Sách Lên Tiếng 10 GIÁM SÁT VÀ XEM XÉT Phụ lục A Chính Sách ABC sơ đồ mơ tả kênh báo cáo, giám sát xem xét vấn đề chống hối lộ tham nhũng Tập Đồn SunRice Các quy trình hệ thống kiểm sốt nội kiểm tra thường xuyên để bảo đảm tính hiệu việc giảm nhẹ rủi ro khơng tn thủ 12039527_2 Chính Sách Lên Tiếng Trang Chính Sách Lên Tiếng Tập Đồn SunRice Các Chuyên Gia Thực Phẩm Làm Từ Gạo DANH BẠ Quý vị gọi điện trực tiếp miễn cước đến Đường Dây Nóng Đạo Đức Bảo Vệ Người Tố Giác theo danh sách Nếu quốc gia quý vị không liệt kê đây, quý vị gọi trực tiếp đến số 866 921 6714 sử dụng dịch vụ web, email, thư tín fax nêu Chính Sách Lên Tiếng Quốc Gia Hệ Thống Điện Thoại Số Điện Thoại Mã Gọi Quốc Tế Toàn Cầu Thu phí 800-2002-0033 604-922-5953 0011 Jordan Qatar Thu phí Thu phí 604-922-5953 604-922-5953 Afghanistan Thu phí 604-922-5953 Bahrain Thu phí 604-922-5953 I-rắc Thu phí 604-922-5953 Iran Thu phí 604-922-5953 Israel Bờ Tây Quốc tế Quốc tế 1809456714 1809456714 Palestin Quốc tế 1809456714 Cơ-t Thu phí 604-922-5953 Australia New Zealand Lebanon Thu phí 604-922-5953 Oman Thu phí 604-922-5953 Ả-rập Xê-út Syria Thu phí Thu phí 604-922-5953 604-922-5953 Thu phí 604-922-5953 Thu phí 604-922-5953 Các Tiểu Vương Quốc Ả Rập Thống Nhất Yemen Algeria Thu phí 604-922-5953 Tồn Cầu Thu phí Tồn Cầu Tồn Cầu Thu phí 800-2002-0033 604-922-5953 800-2002-0033 800-2002-0033 604-922-5953 Indonesia Thu phí 604-922-5953 Đảo Wallis Thu phí 604-922-5953 Micronesia Kiribati Thu phí Thu phí 604-922-5953 604-922-5953 New Caledonia Thu phí 604-922-5953 Vanuatu Thu phí 604-922-5953 Samoa Thu phí 604-922-5953 Tồn Cầu Miễn cước nội hạt Tồn Cầu Thu phí 800-2002-0033 866-921-6714 800-2002-0033 604-922-5953 Samoa Thuộc Mỹ Thu phí 604-922-5953 Polynesia Thuộc Pháp Thu phí 604-922-5953 Hồng Kơng Brunei Malaysia Singapore Thái Lan Thụy Điển Canađa Anh Quốc Tuvalu 12039527_2 Chính Sách Lên Tiếng 001 00 001, 008 00 00 Trang Chính Sách Lên Tiếng Tập Đoàn SunRice Các Chuyên Gia Thực Phẩm Làm Từ Gạo Quốc Gia Hệ Thống Điện Thoại Số Điện Thoại Fiji Thu phí 604-922-5953 Nauru Thu phí 604-922-5953 Mauritius Thu phí 604-922-5953 Đảo Marshall Thu phí 604-922-5953 Đảo Cook Thu phí 604-922-5953 Guam Thu phí 604-922-5953 Quần Đảo N Mariana Thu phí 604-922-5953 Palau Thu phí 604-922-5953 Tonga Thu phí 604-922-5953 Nam Phi Thu phí 604-922-5953 Tồn Cầu 800-2002-0033 Thổ Nhĩ Kỳ Thu phí 604-922-5953 Libya Thu phí 604-922-5953 Tunisia Thu phí 604-922-5953 Ấn Độ Quốc tế 0008001007980 Hàn Quốc Toàn Cầu 800-2002-0033 001, 002 Nhật Bản Toàn Cầu 800-2002-0033 010 Đài Loan Toàn Cầu 800-2002-0033 002 Macau Toàn Cầu 800-2002-0033 00 Việt Nam Thu phí 604-922-5953 Cam-Pu-Chia Thu phí 604-922-5953 Hà Lan Mã Gọi Quốc Tế 00 12039527_2 Chính Sách Lên Tiếng Trang