GIỚI THIỆU
Các mục tiêu
1.1.1 Các mục tiêu của dự án
Thu về lợi nhuận cho tổ chức
Khẳng định thương hiệu Precious Events trên thị trường Tổ chức sự kiện
Mở rộng quy mô, cụ thể là 03 chi nhánh tại địa bàn TP.HCM
Thành lập các chi nhánh phủ khắp Việt Nam
Tiếp cận và hợp tác với các doanh nghiệp quốc tế
Góp phần phát triển ngành Tổ chức sự kiện tại Việt Nam nói riêng và vươn tầm ra Thế giới
Mục tiêu thị phần: 10-15% thị phần trong thị trường tổ chức sự kiện tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Phân khúc theo vị trí địa lý: Dự án tập trung vào những khách hàng chủ yếu ởQuận 7 và trên khắp địa bàn TP.HCM.
Phân khúc theo nhân khẩu học: Dự án hướng đến tất cả các doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu về tổ chức kiện Với độ tuổi từ 18-65 tuổi.
Mục tiêu tiếp cận khách hàng: Công ty chúng tôi muốn tiếp cận những khách hàng ở lứa tuổi từ 18-29 tuổi và tiếp đó là những khách hàng từ 30-49 tuổi vì họ là những khách hàng chủ yếu đối với tổ chức sự kiện ĐVT: Triệu người
Tỷ lệ tuổi Mức độ Số lượng (Dân số) Độ hấp dẫn Tổng
Bảng 1 1 Thống kê lứa tuổi khách hàng chủ yếu đối với dự án
Số lượng theo tỷ lệ 1.54 Triệu sự kiện
Số lượng thực tiếp cận 2567 Sự kiện
Tổng số sự kiện tổ chức theo năng lực của
Bảng 1 2 Tổng số sự kiện được tổ chức
Mục tiêu về thương hiệu: Chúng tôi đặt mục tiêu trở thành một trong những công ty tổ chức sự kiện với thương hiệu tốt nhất tại Việt Nam Khẳng định được thương hiệu trên thị trường Tổ chức sự kiện Cùng với phương châm: “Make every moment count”, chúng tôi cam kết đem đến cho quý khách một dịch vụ hoàn hảo nhất, một sự kiện được tổ chức đầy đủ, hoành tráng nhất và phù hợp với mong muốn của quý khách.
Mục tiêu về lợi nhuận
Bảng 1 3 Dự đoán lợi nhuận sau thuế qua các năm
Mục tiêu về tốc độ tăng trưởng
Năm Tỷ lệ tăng trưởng Tổng số lượng tiệc
Bảng 1 4 Dự đoán tốc độ tăng trưởng của sự án
Mục tiêu tạo nên giá trị riêng: Mang đến giá trị cho cộng đồng và xã hội cùng với tổ chức Thay vì sử dụng các vật dụng, những đồ trang trí dùng 1 lần thì công ty chúng tôi sẽ đầu tư ngay từ đầu và có thể tái sử dụng nhiều lần, trong nhiều sự kiện Ưu tiên những vật dụng có thể tái chế và không ảnh hưởng đến môi trường Từ đó giúp tối thiểu hóa được lượng rác thải ra trong 1 buổi tiệc/sự kiện, và giảm bớt được khoảng chí phí đáng kể về sau Đồng thời lan tỏa sự tích cực này đến cho những khách mời tham gia vào buổi tiệc tại công ty.
Khách hàng mục tiêu: Công ty và khách hàng cá nhân
Khách hàng là công ty: ở đây không chỉ là doanh nghiệp mà còn là những nhà tổ chức từ thiện, những tổ chức phi lợi nhuận chuyên tổ chức các lễ quyên góp, các bữa tiệc, chiêu đãi, các cuộc thi đấu thể thao, Doanh nghiệp thường sẽ tổ chức các cuộc triển lãm thương mại, buổi họp báo, các hội nghị,
Khách hàng là cá nhân: các sự kiện chủ yếu sẽ là cưới hỏi, sinh nhật, lễ kỷ niệm, thôi nôi, họp mặt, Tùy theo vào cơ sở vật chất cũng như mong muốn của từng khách hàng mà nhà tổ chức sự kiện xây dựng chương trình sự kiện với quy mô lớn nhỏ khác nhau Nói như thế không có nghĩa là chất lượng của buổi sự kiện nhỏ không đạt chất lượng bằng với các buổi sự kiện có quy mô hoành tráng, tất cả sẽ được làm hết sự để đáp ứng được mục tiêu, mong muốn cũng như chi phí của khách hàng một cách tốt nhất có thể.
Mục tiêu tạo việc làm: Với lĩnh vực hoạt động đa dạng tại công ty tổ chức sự kiện, chúng tôi luôn tìm kiếm và phát triển những thế hệ nhân sự mới, đặc biệt là những sinh viên đang đi học và mới ra trường với nhiều công việc khác nhau, giờ giấc full và part- time đa dạng, điều đó sẽ giúp các bạn trẻ có cơ hội làm việc, kiếm thêm nhu nhập cá nhân, đồng thời trau dồi được những kỹ năng trong lĩnh vực này.
Mục tiêu hiện đại hóa tổ chức sự kiện: Với thời đại Internet phát triển, công ty chúng tôi muốn mang đến những trải nghiệm về dịch vụ online khi đặt tổ chức sự kiện trên các nền tảng mạng xã hội Tiến xa hơn nữa, công ty sẽ phát triển ứng dụng để khách hàng có thể trải nghiệm trọn vẹn và nhanh chóng về dịch vụ cũng như ưu đãi tại công ty của chúng tôi.
1.1.2 Mục tiêu của quản trị dự án
Thời gian: Từ ngày 1/12/2022 đến ngày 30/7/2023.
Tiến độ: gồm 3 giai đoạn
Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án (4 tháng 8 ngày)
Giai đoạn 2: Triển khai dự án (3 tháng 7 ngày)
Gia đoạn 3: Kết thúc dự án (15 ngày)
Tiến độ dự án: Đảm bảo 100% các nhân sự công ty hoàn thành đúng tiến độ dự án, lập quỹ thời gian phù hợp cho từng giai đoạn, từng công việc.
Doanh thu: Đạt 100% doanh thu dự kiến mà công ty đã đề ra, tiếp tục giữ vững và mở rộng thị trường, nghiên cứu triển khai mở rộng quy mô trong khu vực Thành phố Hồ Chí Minh
Chi phí: kiểm soát và tối ưu chi phí tối đa, độ sai lệch cho phép tối đa 5% Bên cạnh đó, đưa ra giải pháp cụ thể rõ ràng cho các rủi ro về tài chính xảy ra
Nhân lực: Đảm bảo 100% nhân viên được đào tạo thành thạo, tránh gây sai sót.Đồng thời, giải quyết 100% các khiếu nại từ khách hàng trong quá trình hoạt động.
Mô tả dự án
Loại hình công ty: Công ty cổ phần
+ Về nhân sự: 33 nhân sự.
+ Về năng lực tổ chức: Tổng số sự kiện tổ chức theo năng lực của công ty là 1284 sự kiện trong 5 năm.
Số người trung bình một buổi tiệc: 120 người.
Loại hình sự kiện Số người trung bình 1 buổi tiệc
Tiệc khai trương, khánh thành 80
Sự kiện Teambuilding, các hoạt động trải nghiệm 40
Bảng 1 5 Dự đoán số người trung bình trong buổi tiệc của các loại hình sự kiện
Những mô hình dự án: Sự kiện riêng tư, sự kiện doanh nghiệp, sự kiện từ thiện.
Những loại hình sự kiện:
Tiệc khai trương, khánh thành.
Sự kiện Teambuilding, các hoạt động trải nghiệm.
Dự án thành lập công ty tổ chức sự kiện Precious Events
1.2.2 Các đối tượng liên quan
- Chủ đầu tư: Chủ sở hữu tài trợ vốn
- Khách hàng: Là doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu tổ chức sự kiện Khách hàng là đối tượng mà nhà tổ chức sự kiện phục vụ và đáp ứng yêu cầu trong quá trình phục vụ của công ty.
- Cơ quan quản lý nhà nước: Đăng ký tại Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh
- Cơ quan tài trợ vốn: Vốn ban đầu của công ty từ vốn chủ sở hữu.
- Đơn vị tư vấn dự án: Đội ngũ nhân sự công ty và Công ty cổ phần Tư vấn và Thiết kế xây dựng Hasler
- Đơn vị thực hiện: Công ty Precious Events
- Các đơn vị liên quan khác (bên cung ứng, người được uỷ quyền ): Chủ thuê mặt bằng, các công ty truyền thông, đơn vị báo chí, có liên quan đến sự kiện, các đơn vị cung ứng dịch vụ cho sự kiện,
1.2.3 Loại hình của dự án
Dựa theo các tiêu chí phân loại dự án, chúng tôi nhận định đây là Dự án dịch vụ
1.2.4 Thời gian thực hiện dự án
1.2.5 Địa điểm thực hiện dự án
- Dự án được xây dựng/ đặt cơ sở tại: Tòa nhà MapleTree, 1060 Nguyễn Văn Linh (kế bên Tòa nhà SC Vivo City).
- Dự án phục vụ khách hàng thuộc khu vực nào: Chủ yếu tại quận 7, bên cạnh đó là các khu vực trong địa bàn TP.HCM.
- Nơi triển khai dự án: Tại Tòa nhà MapleTree, 1060 Nguyễn Văn – Quận 7 nơi đặt cơ sở công ty.
1.2.6 Quy mô của dự án
Nguồn vốn dự kiến ĐVT: Triệu đồng
Bảng 1 6 Nguồn vốn dự kiến của dự án
Các khoản chi phí đầu tư ban đầu dự kiến ĐVT: Triệu đồng
STT Nội dung Giá Số lượng TỔNG
3 Trang trí cơ bản (Thảm, phụ kiện, ) 40 50 2000
4 Khung sắt, các vật hỗ trợ lắp ráp, 50 148 7400
5 Loa, đèn, đồ điện tử, micro, thiết bị âm thanh, 30 20 600
8 Chi phí sửa sang văn phòng 100
Bảng 1 7 Chi phí dự kiến đầu tư ban đầu của dự án ĐVT: Triệu đồng
Vật dụng bổ sung khác 420 1 420
Bảng 1 8 Chí phí vật dụng văn phòng dự kiến
Chi phí cố định (chi trả theo tháng) ĐVT: Triệu đồng
Chi phí cố định Loại chi phí Giá thuê theo tháng TỔNG
6 Chi phí hỗ trợ nhân viên di chuyển 2 288
Bảng 1 9 Chi phí cố định dự kiến
Lương nhân viên ĐVT: Triệu đồng
STT Chức vụ Số lượng
11 Bộ phận an ninh, thi công, lắp đặt 6 8 576
Bảng 1 10 Chi phí lương nhân viên dự kiến
Tổng chi phí cố định của công ty là 5.588 triệu đồng, chi phí này sẽ được chi trả cuối mỗi tháng sau khi công ty hoạt động có doanh thu.
Nên chọn các văn phòng ở quận 7 để có thể kết nối được hầu hết các khu sầm uất, và tiếp cận được các khách hàng tiềm năng có mong muốn tổ chức sự kiện Tại đây, các công ty lớn cũng đặt trụ sở của mình, do vậy, cũng tiện để có thể kết nối và tư vấn khách hàng.
Chúng tôi quyết định thuê văn phòng ở tòa nhà MapleTree – nơi có nhiều công ty lớn đặt trụ sở, và là một môi trường hiện đại, giao thông thông thoáng và an ninh đảm bảo.
Thang điểm MapleTree Đại Minh Convention IPC
Bảng 1 11 Đánh giá các tiêu chí lựa chọn văn phòng
Dựa vào các tiêu chí ta xác định tòa nhà MapleTree Business Center phù hợp với yêu cầu nhất trong 3 lựa chọn.
TÒA NHÀ MAPLETREE BUSINESS CENTER Địa chỉ 1060 Nguyễn Văn Linh - Quận 7 (kế bên SC Vivo City)
Xếp hạng Tòa nhà hạng A
Hướng tòa nhà Hướng Nam
Phí dịch vụ 6.5 USD/m2/tháng
Bảng 1 12 Đặc điểm của tòa nhà Mapletree
Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi:
Precious Events: hướng đến một công ty tổ chức sự kiện tiên phong về chất chất lượng dịch vụ, trải nghiệm sang trọng và mang lại giá trị bền vững với môi trường PreciousEvents như cái tên của mình, là biểu tượng của tình yêu và hạnh phúc cũng như sự thành công và chiến thắng, vẻ đẹp hấp dẫn, lôi cuốn của những gì tinh tế nhất, công ty mong muốn đem đến cho quý khách hàng những trải nghiệm hạnh phúc và hài lòng nhất Chúng tôi đặt mục tiêu trở thành một trong những công ty tổ chức sự kiện tốt nhất tại Việt Nam Slogan: ““Make every moment count”,
Tầm nhìn: Trở thành công ty tổ chức sự kiện sang trọng, chuyên nghiệp và dẫn đầu về chất lượng bậc nhất tại Sài Gòn.
Sứ mệnh: Chúng tôi xây dựng những buổi tiệc bằng tất cả tâm huyết và sự chân thành để làm nên giây phút hạnh phúc nhất cuộc đời bạn
Giá trị cốt lõi: Chân – Thiện – Mỹ trong từng buổi tiệc.
PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ VÀ PHÁC THẢO DỰ ÁN
Nghiên cứu về sản phẩm và thị trường của dự án
2.1.1 Sản phẩm và dịch vụ
Precious hướng tới các sự kiện ngoài trời và trong nhà như: sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ mới, họp báo, gây quỹ, các chương trình từ thiện, triển lãm, trưng bày sản phẩm, lễ hội, liên hoan, kỷ niệm, tiệc cưới, khai trương, độn thổ, khánh thành, hội thảo, hội nghị, team building, hoạt động ngoại khoá,…
Công ty sẽ nhận tổ chức các sự kiện từ lớn tới nhỏ, với các quy mô khác nhau, với phạm vi cung cấp dịch vụ, công ty sẽ nhận tổ chức ở tất cả mọi nơi trên TP Hồ Chí Minh và trong tương lai mở rộng ra toàn quốc Tại Precious Events, khách hàng sẽ được cung cấp đầy đủ về phần địa điểm, trang trí, tiệc lớn, nhỏ, và các sự việc phát sinh trong sự kiện.
Công ty sẽ liên kết với các bên như cung cấp tiệc, địa điểm tổ chức sự kiện, vận chuyển để có thể cung cấp cho khách hàng những sự kiện hoàn thiện với chi phí thấp nhất.
Tổng quát về các sự kiện/sản phẩm/ấn phẩm (Các sản phẩm/ decor của tổ chức)
Hình 2.1 Logo của công ty
Hình 2 2 Phông nền (backdrop) của công ty 2.1.2 Chiến lược Marketing- mix 7P
Hình 2 3 Chiến lược Marketing- Mix 7P
Chữ P đầu tiên là tập trung vào việc các doanh nghiệp sẽ cung cấp sản phẩm gì cho
Precious Events mang đến khách hàng tất cả những thứ mà mọi người cần như:
Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ mới
Sự kiện nhằm gây quỹ, các chương trình từ thiện
Sự kiện triển lãm, trưng bày sản phẩm
Lễ hội, liên hoan, kỉ niệm, tiệc cưới …
Sự kiện khai trương, độn thổ, khánh thành
Sự kiện team building, hoạt động ngoài trời, …
Tùy theo loại hình sự kiện, số người tham gia cũng như những yêu cầu đặt ra từ khách hàng thì giá cả cho việc tổ chức sự kiện đó sẽ có những mức giá khác nhau
KHAI TRƯƠNG KHÁNH THÀNH HỘI NGHỊ, HỘI
Khánh tiết khai trương 150.000đ/bộ
Bộ dụng cụ khởi công Từ 2.000.000đ/bộ
Tiệc nhẹ Từ 70.000đ/người Âm thanh 500.000đ/cái Địa điểm Từ 700.000đ
Bảng 2 1 Bảng giá dịch vụ tham khảo cho từng hạng mục
Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng, các phương án tối ưu với mức giá cạnh tranh nhất sẽ được đưa ra để khách hàng lựa chọn.
Với mục tiêu (trở thành công ty tổ chức sự kiện, hội nghị hàng đầu Việt Nam) khách hàng có thể dễ dàng tiếp cận đến các dịch vụ của Precious Events thông qua trực tiếp văn phòng công ty hay có thể gọi vào số hotline (024 112 0222) để được tư vấn Bên cạnh đó, khách hàng có thể dễ dàng tham khảo các gói tổ chức sự kiện, hình ảnh, âm thanh, … trên website (preciousevents.com) của công ty Với phạm vi phân bố dịch vụ rộng khắp cả nước, công ty sẵn sàng đem những sự kiện chỉnh chu, hoàn thiện nhất với mức giá hữu nghị nhất dành cho khách hàng ở bất cứ nơi đâu trên Việt Nam.
Là một công ty mới, Precious Events chú trọng đến việc tiếp cận đến khách hàng thông qua các cách truyền thông, khuyến mãi.
Quảng cáo: công ty sẽ dựng một đoạn video quảng cáo ngắn có sự kết hợp giữa hình ảnh, âm thanh, ánh sáng, … được trình chiếu trên các trang mạng xã hội như facebook, tiktok, youtube, … nhằm giới thiệu sơ lược về các dịch vụ mà công ty cung cấp, những hình ảnh, tổng quan về những sự kiện mà công ty đã tổ chức.
Có các chương trình khuyến mãi, ưu đãi như: giảm giá khi đặt các gói sự kiện, tặng kèm các dịch vụ, bốc thăm trúng thưởng với các giải thưởng hấp dẫn (giảm giá 10%, 15%, tặng âm thanh, ánh sáng,…) Định vị công ty: với slogan “Make every moment count” Precious Events hướng đến một công ty tổ chức sự kiện tiên phong về chất chất lượng dịch vụ, trải nghiệm sang trọng và mang lại giá trị bền vững với môi trường Precious, như cái tên của mình, là biểu tượng của tình yêu và hạnh phúc cũng như sự thành công và chiến thắng, như vẻ đẹp hấp dẫn, lôi cuốn của những gì tinh tế nhất, công ty mong muốn đem đến cho quý khách hàng những trải nghiệm hạnh phúc và hài lòng nhất Chúng tôi đặt mục tiêu trở thành một trong những công ty tổ chức sự kiện tốt nhất tại Việt Nam.Với phương châm: “Make every moment count”, chúng tôi cam kết đem đến cho quý khách một dịch vụ hoàn hảo nhất, một sự kiện được tổ chức đầy đủ, hoành tráng nhất và phù hợp với mong muốn của quý khách.
Công ty Precious Events luôn tạo điều kiện cho nhân viên thoả sức sáng tạo cùng dưới sự lãnh đạo luôn khao khát đưa công ty trở thành công ty tổ chức sự kiện hàng đầu của Việt Nam Thêm vào đó, với sự mong muốn, khao khát của khách hàng có được một sự kiện hấp dẫn, lôi cuốn và ý nghĩa thì công ty luôn sẵn sàng hỗ trợ và thực hiện thật chỉnh chu làm cho cho khách hàng cảm thấy hài lòng, mãn nguyện và hạnh phúc từ tất cả các sự kiện mà công ty chúng tôi tổ chức.
Với mỗi sự kiện diễn ra, chúng tôi, công ty Precious Events luôn tạo một quy trình đúng đắn và phù hợp nhất đối với từng loại sự kiện Đầu tiên, chúng tôi lên ý tưởng để xây dựng quy trình vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện, phải thực sự hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm hướng đến để từ đó làm nên kịch bản chương trình khác biệt với các đối thủ cạnh tranh Tiếp theo đến kế hoạch phân chia nhân sự, để góp phần làm nên thành công của một sự kiện thì luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp ở từng lĩnh vực khác nhau như: đồ họa
(thiết kế), kỹ thuật (lắp ráp, điều chỉnh âm thanh ánh sáng, các thiết bị sự kiện), quản lý sự kiện, kế toán (ký và thanh toán hợp đồng),…Do đó trước khi sự kiện tiến hành thực hiện quý doanh nghiệp cần đề ra danh sách nhân sự phù hợp với từng hạng mục trong sự kiện Sau đó chúng tôi thực hiện kế hoạch như đã đề ra Sau khi hoàn thành sự kiện, chúng tôi ngồi lại và vạch ra các vấn đề sai sót để rút kinh nghiệm lần sau
Quy trình này giúp chúng tôi kiểm soát được lượng vừa đủ nguồn lực mà vẫn giữ được hiệu quả cao trong công việc
Physical Environment (Môi trường dịch vụ)
Cơ sở hạ tầng là điều cực kỳ cần thiết đối với Precious Events: gồm tất cả các trang thiết bị và các sản phẩm vật chất khác trong kinh doanh dịch vụ Môi trường vật chất này bao gồm các yếu tố trang trí, sắp xếp màu sắc, hình ảnh, ánh sáng không gian và các yếu tố hậu trường khác, đóng vai trò quan trọng, là một yếu tố trực quan ảnh hưởng đến khách hàng Trải nghiệm thực tế từ khách hàng cho phép doanh nghiệp xây dựng một hình ảnh thương hiệu cụ thể Một doanh nghiệp có nhiều trải nghiệm thực tế tốt có thể tăng khả năng thể hiện bản thân của mỗi cá nhân trong đó Và Precious Events không ngoại lệ, để thể hiện bản thân khác biệt đối với đối thủ cạnh tranh, chúng tôi cần sử dụng các thiết bị, ánh sáng một cách độc nhất và có thiện cảm tốt đối với khách hàng Đây là một phần để giúp chúng tôi ăn điểm trong mắt khách hàng.
2.1.3 Phân tích môi trường ngành của dự án
Kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện là một lĩnh vực rất cần những mối quan hệ xã hội và những kỹ năng phát triển kinh doanh để tồn tại Thành công trong lĩnh vực kinh doanh này sẽ phụ thuộc không phải chỉ là vấn đề về kinh nghiệm hay mức độ kiến thức của mà còn là về sức mạnh của mối quan hệ, khả năng đàm phán, tiếp thị và kinh doanh của doanh nghiệp Đối thủ (hiện tại và tiềm ẩn)
Trong quá trình tiến hành tìm kiếm các nhà đầu tư sự kiện, doanh nghiệp cần phải hết sức quan tâm đến đối thủ cạnh tranh để đưa ra các chính sách, chiến lược cạnh tranh hợp lý Đặc biệt nếu đối thủ cạnh tranh cùng tham gia đấu thầu trong việc tổ chức một sự kiện nào đó, mức độ cạnh tranh sẽ trở nên khốc liệt hơn Quá trình cạnh tranh này sẽ ảnh hưởng đến sự kiện (ảnh hưởng đến ngân sách, chương trình, ý tưởng do tác động từ đối thủ cạnh tranh). Đối thủ tiềm ẩn của công ty: Là những công ty tổ chức sự kiện sẽ có thể được thành lập trong tương lai. Đối thủ hiện tại của công ty: Là những công ty tổ chức sự kiện đã được thành lập và đặc biệt là đã xây dựng được uy tín trên thị trường ngành, ví dụ:
Công ty truyền thông và tổ chức sự kiện TV Media
Công ty Truyền thông Phan Đăng
Công ty TNHH Kết Nối Việt (Vietlinks)
Công ty tổ chức sự kiện SKYENTER
Công ty tổ chức sự kiện Á Châu
Công ty Đất Việt Event
Và hàng loạt những công ty khác đã có mặt ở trên thị trường kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện.
Khách hàng là đối tượng mà công ty tổ chức sự kiện phục vụ và mang lại nguồn thu cho nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tùy theo hình thức tổ chức sự kiện mà khách hàng của sự kiện có thể khác nhau Các đòi hỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tổ chức sự kiện, vì công ty tổ chức sự kiện phải tạo ra các sự kiện đáp ứng nhu cầu hay nói cách khác đạt được mục tiêu của khách hàng.
Sau quá trình nghiên cứu thị trường, nhóm đã xác định tệp khách hàng mục tiêu và những dạng sự kiện mà công ty sẽ hướng đến:
Nhóm khách hàng: Khách hàng trẻ tuổi (20 - 40 tuổi), sinh sống và làm việc ở Thành phố Hồ Chí Minh, hoạt động trong các ngành nghề như: kinh doanh, giải trí, ,
Dạng sự kiện: Đa dạng (giải trí, hội nghị - hội thảo, lễ trao giải - khen thưởng, gây quỹ, ), có quy mô từ 50 - 500 người
Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm bảo cung ứng các yếu tố cần thiết cho công ty tổ chức sự kiện và các đối thủ cạnh tranh để có thể thực hiện triển khai được các sự kiện.
Phân tích SWOT và tính khả thi về tài chính của dự án
2.2.1 Phân tích SWOT của dự án
- Đội ngũ nhân viên trẻ trung, sáng tạo, năng động và nhiệt huyết.
- Giá cả so với các công ty tổ chức sự kiện khác sẽ thấp hơn vì đây là startup.
- Nhân viên từng có kinh nghiệm tổ chức sự kiện và được đào tạo, chỉ dẫn ở các lớp học tổ chức sự kiện/các mentor.
- Bắt kịp xu hướng tổ chức sự kiện, tận dụng được Internet (đặc biệt là các trang mạng xã hội) để quảng bá, marketing cho dịch vụ của công ty.
- Vì là startup nên nguồn vốn có hạn và chưa tạo dựng được uy tín trên thị trường tổ chức sự kiện.
- Nhân viên tuy có kinh nghiệm tổ chức sự kiện nhưng còn hạn chế, chưa thực nghiệm trên nhiều loại sự kiện với những quy mô khác nhau.
- Cơ sở vật chất chưa được đầu tư nhiều dẫn đến quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện sẽ mất thời gian và không đạt được hiệu quả tối ưu.
- Áp lực về thời gian và lợi nhuận dẫn đến việc đưa ra những quyết định sai lầm, không phù hợp với vấn đề.
- Thị trường phù hợp và rộng lớn: Thị trường nhóm hướng đến là địa bàn TP Hồ ChíMinh một thành phố có nền kinh tế phát triển bậc nhất cả nước và nhu cầu tổ chức sự kiện thường xuyên của các cá nhân cũng như tổ chức trong và ngoài nước Trong tương lai, sau khi xây dựng được uy tín trên thị trường tổ chức sự kiện, công ty sẽ mở rộng hoạt động ở các tỉnh thành lân cận và toàn quốc.
- Sự hỗ trợ từ chính quyền địa phương cũng như Pháp luật Việt Nam có những quy định rõ ràng, minh bạch để hỗ trợ công ty trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện.
- Đối với các sự kiện có tính chất đặc thù, mang tính bảo mật cao như đào tạo nhà phân phối, huấn luyện nội bộ tập đoàn… doanh nghiệp có thể xây dựng một microsite mới – gọi là Landing Page, nơi chuyên cập nhật mọi tin tức liên quan đến sự kiện để người xem có thể theo dõi và tìm kiếm thông tin dễ dàng Landing Page này cũng có thể liên kết với Facebook, YouTube… để tạo nên một hệ sinh thái chặt chẽ, góp phần hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động truyền thông.
- Đã tiếp cận được các nhà cung cấp uy tín sẽ hợp tác trong tương lai.
- Thiên tai, thời tiết xấu, dịch bệnh khiến các dịch vụ hỗ trợ cộng tác cùng ngành tổ chức sự kiện như: chụp hình sự kiện, quay phim sự kiện, nhà hàng,…đều chịu tác động và áp dụng chính sách theo chỉ thị tạm thời.
- Sự xuất hiện của một đối thủ cạnh tranh rất mạnh hoặc một vài phương pháp đột phá trong cách thức tổ chức sự kiện hoặc phát sinh một loại thuế suất cao trong lĩnh vực về giải trí.
- Tính cạnh tranh rất cao vì nhu cầu sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện cao dẫn đến sự xuất hiện của các công ty tổ chức sự kiện.
2.2.2 Tính khả thi về tài chính của dự án
Tại thị trường Việt Nam, cùng với nền kinh tế xã hội phát triển, thu nhập của cư dân ngày càng cao cùng với sự hội nhập quốc tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trường này là rất lớn, thu hút các nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường này sẽ rất gay gắt, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công ty chuyên kinh doanh về tổ chức sự kiện Bên cạnh môi trường cạnh tranh khốc liệt, ngành tổ chức sự kiện chịu nhiều tác động vô cùng lớn Một sự kiện tổ chức thành công là cả một quá trình của đội ngũ chuyên nghiệp, ý tưởng độc đáo, ban tổ chức điều phối kết hợp vận hành chương trình linh hoạt Ngoài ra quy mô sự kiện còn tùy thuộc vào kinh phí của công ty mà có bản kế hoạch phù hợp.
Tổng doanh thu dự đoán 5 năm đầu tiên của dự án ĐVT: Triệu đồng
Bảng 2.2 Doanh thu dự đoán 5 năm đầu tiên của dự án
Phân tích và đánh giá tính khả thi về tài chính của dự án ĐVT: Triệu đồng
HẠNG MỤC NĂM 1 NĂM 2 NĂM 3 NĂM 4 NĂM 5
Bảng 2.3 Phân tích tài chính trong 5 năm đầu của dự án
Bảng 2 4 Tính toán tính khả thi về tài chính của dự án
Thời gian hoàn vốn (Thv): 2 năm 8 tháng
Phân tích rủi ro tài chính
Phân tích rủi ro tài chính là đánh giá về nguy cơ rủi ro tài chính của doanh nghiệp nhằm giúp nhà quản trị nhận diện và xác định được khả năng rủi ro tài chính, nguyên nhân dẫn đến tình trạng này để đưa ra các biện pháp phòng ngừa và quản trị rủi ro hữu hiệu Trong dự án thành lập Precious Events, phân tích rủi ro tài chính sẽ giúp tối ưu hoá lợi nhuận và giảm thiểu chi phí Hoặc có thể xoay sở kịp khi gặp các công ty đối tác thanh khoản chậm hay có thể sống sót qua ảnh hưởng của yếu tố trong môi trường ngành hay thậm chí là các tác độngvĩ mô như đại dịchCovid-19 ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của Precious Evemts.
Phân tích các chỉ số ROS, ROA, ROE
Chỉ tiêu Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Hệ số lợi nhuận sau thuế trên doanh thu
Hệ số lợi nhuận sau thuế trên tài sản
Hệ số lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu (ROE) 0.191 0.548 0.724 1.083 1,438
Bảng 2 5 Phân tích các chỉ số tài chính
Như bảng trên ta thấy, chỉ số ROS>0 cả 5 năm, chứng tỏ tình tình kinh doanh của công ty có lãi và đang hoạt động tốt Ngoài ra, hệ số ROS tăng theo từng năm do doanh thu tăng, chi phí giảm dẫn đến lợi nhuận tăng Do đó, rủi ro tài chính càng thấp theo từng năm
Precious Events có vốn 100% là vốn chủ sở hữu và không có vốn vay nên hệ số ROA và hệ số ROE bằng nhau Từ đó ta thấy đòn bẩy tài chính của công ty ở mức thấp nên khả năng năng sử dụng vốn, sự phát triển của công ty rất tốt ROE đạt tối thiểu mức 15% là một trong những tiêu chí để đánh giá công ty đủ năng lực tài chính chuẩn quốc tế Đây là tiêu chí rất quan trọng được Warren Buffett – nhà đầu tư nổi tiếng sử dụng khi lựa chọn doanh nghiệp.Về mặt lý thuyết, nếu ROE tối thiểu bằng 15% thì ROA phải trên mức 7.5% Tuy nhiên, vì tỷ lệ lạm phát tại Việt Nam cao nên mức ROA kỳ vọng của các doanh nghiệp rơi vào khoảng 10% – 12% và ROE ở mức 20% – 22% là tốt Do vậy, công ty tổ chức sự kiện có năng lực tài chính rất lớn, không sợ thiếu vốn nếu muốn mở rộng quy mô nhanh bởi vì nếu công ty kêu gọi vốn thì các nhà đầu tư tài chính sẽ “không để tuột mất miếng mồi ngon” như Precious Events.
Sức mua của thị trường: cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng dẫn đến sự thành bại của Precious Events Đây chính là nguồn thu chính của doanh nghiệp và nó phụ thuộc rất lớn đến khả năng thanh toán của khách hàng Thường thì sự sụt giảm sức mua do lạm phát tăng cao Nhưng đôi khi, có vài yếu tố bất chợt như Covid-19 đến và chính phủ áp dụng chính sách hạn chế tiếp xúc giữa người với người Cũng giống như các doanh nghiệp khác, Precious Events không thể hoạt động vào thời điểm này Tất cả các yếu tố trên sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến Precious Events và nó tác động lẫn nhau khiến các nhà điều hành và đầu tư khó có thể kiểm soát công ty một cách dễ dàng.
Phác thảo sơ về các giai đoạn chính của dự án
Precious Events dự kiến được thực hiện từ ngày 01/12/2022 đến ngày 30/07/2023.
CÔNG VIỆC THỜI GIAN THỰC
Lên kế hoạch quản lý, điều hành công ty
Nghiên cứu, khảo sát thị trường 17/01/2023 - 15/02/2023
Xây dựng dữ liệu khách hàng 16/01/2023 - 31/01/2023
Giải quyết các vấn đề pháp lý 01/02/2023 - 01/03/2023
Lập kế hoạch tài chính 02/03/2023 - 16/03/2023
Xây dựng quy trình tổ chức sự kiện 17/03/2023 - 30/04/2023
Tìm kiếm và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp 08/04/2023 - 22/05/2023
Mua sắm cơ sở vật chất 23/05/2023 - 13/06/2023
Thực hiện lắp ráp trang thiết bị 14/06/2023 - 28/06/2023
Lên kế hoạch thực hiện chiến dịch truyền thông 14/06/2023 - 14/07/2023
Kiểm tra và giám sát tiến trình thực hiện dự án
Bảng 2.6 Tiến trình thực hiện dự án
TỔ CHỨC, LẬP KẾ HOẠCH VÀ THỰC HIỆN DỰ ÁN
Tổ chức dự án
3.1.1 Sơ đồ tổ chức công ty và chức năng của từng bộ phận
Hình 3 1 Sơ đồ tổ chức của công ty
Trách nhiệm chung của từng bộ phận trong tổ chức
Tổng giám đốc là người trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động cơ bản của công ty, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến chiến lược kinh doanh, nhân sự, tài chính, đối nội, đối ngoại và chịu trách nhiệm trước các thành viên trong công ty về sự điều hành của mình.
Phó tổng giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Tổng Giám đốc.
Giám đốc điều hành: Được quyền thay mặt Tổng Giám Đốc công ty điều hành mọi hoạt động tổ chức kinh tế tài chính, nhân sự của công ty.
Bộ phận Hành chính – Nhân sự
Phòng Nhân sự quản lý toàn bộ hoạt động nội bộ của công ty Bên cạnh đó bộ phận này còn phụ trách quản lý điều hành công việc thuộc lĩnh vực: văn phòng, hành chính, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy và bảo vệ môi trường, ban hành, kiểm tra các quy định của công ty.
Thực hiện các nghiệp vụ kế toán: thu hồi công nợ, quản lý hợp đồng, thu- chi, thực hiện sổ sách kế toán cuối tháng và năm Tìm ra những giải pháp nhằm tối đa hóa hiệu quả hoạt động hành chính của công ty và bảo đảm viêc các qui định của luật pháp Việt Nam.
Chịu trách nhiệm lên kế hoạch chạy quảng cáo để xây dựng hình ảnh, thương hiệu cho các dự án, sự kiện của công ty thực hiện, hỗ trợ việc tổ chức sự kiện và nghiên cứu tình hình thị trường.
Bộ phận Tổ chức sự kiện
Bộ phận dự án đảm nhận hiệu quả hoạt động của các dự án công ty Theo dõi giám sát và thực hiện các kế hoạch đảm bảo các dự án, chương trình hoạt động hiệu quả.
Bộ phận Chăm sóc khách hàng
Bộ phận Chăm sóc khách hàng là bộ phận tiếp nhận thông tin và giải đáp các thắc mắc yêu cầu của khách hàng Ngoài ra còn là tổng đài giải đáp thông tin cho các tổng công ty, tập đoàn và các đối tác lớn trong nước.
Bộ phận Kế hoạch là một bộ phận tối quan trọng của công ty, là bộ phận cùng với phòng kinh doanh mang lại doanh thu chính cho công ty Bộ phận này có nhiệm vụ chính là dàn dựng chương trình, chỉnh sửa, xử lý để đưa ra sản phẩm cuối cùng.
Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động về hệ thống mạng nội bộ, các thiết bị về máy tính văn phòng công ty Sửa chữa những hư hỏng về hệ thống tin học máy tính, các thiết bị âm thanh, ánh sáng, …
Chịu trách nhiệm thiết kế toàn bộ nội dung cho các dịch vụ của công ty và đối tác; Thực hiện điều phối và tổ chức sự kiện dựa trên kế hoạch và đưa ra những giải pháp nhanh chóng, phù hợp khi có các tình huống bất ngờ xảy ra.
3.1.2 Kế hoạch phân chia công việc (WBS) và ma trận trách nhiệm
Kế hoạch phân chia công việc (WBS)
Dựa vào ma trận RACI, có:
R = Responsible: Người/bộ phận chịu trách nhiệm đầu mối triển khai
A = Accountable: Người sẽ chịu trách nhiệm phê duyệt các dự án, kế hoạch đó
C = Consulted: Đôi khi làm một dự án/kế hoạch nếu là R, trước khi đưa lên duyệt thì cũng cần đâu đó những người tư vấn (tham mưu) để có thể hoàn thiện hơn khi làm
I = Informed: Những người mà có thể không làm gì trong dự án/chiến dịch đó, nhưng họ lại là người cần nắm thông tin.
Nhân viên Hành chính – Nhân sự
1 Lên kế hoạch kinh doanh A R R C I
Xây dựng quy trình tổ chức sự kiện
4 Lên kế hoạch thực hiện chiến dịch truyền
Tìm kiếm và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp
Lên kế hoạch quản lý điều hành Công ty
8 Mua sắm cơ sở vật chất I R A I C
9 Xây dựng dữ liệu khách hàng C A R I A
10 Xây dựng Kế hoạch tài chính A C C R I
Kiểm tra và giám sát tiến trình thực hiện dự án
Giải quyết các vấn đề liên quan đến pháp lý
Nghiên cứu, khảo sát thị trường
15 Đánh giá tiềm năng và thị trường phát triển
Bảng 3.1 Ma trận trách nhiệm
Lập kế hoạch
3.2.1 Mô tả và lập bảng phân tích công việc kèm biểu đồ Gantt
STT CÔNG VIỆC THỜI GIAN BẮT ĐẦU
THỜI GIAN KẾT THÚC ĐỘ DÀI (TUẦN)
1 Lên kế hoạch kinh doanh 01/12/2022 01/01/2023 4
Lên kế hoạch quản lý điều hành Công ty Tổ chức sự kiện
3 Nghiên cứu, khảo sát thị trường 17/01/2023 15/02/2023 2
4 Xây dựng dữ liệu khách hàng 16/01/2023 31/01/2023 2
5 Giải quyết các vấn đề liên quan đến pháp lý 01/02/2023 01/03/2023 4
6 Xây dựng Kế hoạch tài chính 02/03/2023 16/03/2023 2
7 Xây dựng quy trình tổ chức sự kiện 17/03/2023 31/04/2023 2
Tìm kiếm và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp
10 Mua sắm cơ sở vật chất 23/05/2023 13/06/2023 3
11 Thực hiện lắp đặt trang thiết bị 14/06/2023 28/06/2023 2
12 Lên kế hoạch thực hiện chiến dịch truyền thông 14/06/2023 14/07/2023 4
13 Kiểm tra và giám sát tiến trình thực hiện dự
Bảng 3 2 Mô tả và phân tích công việc
Hình 3 3 Sơ đồ Gantt của dự án 3.2.2 Ngân sách dự án
Nguồn ngân sách ban đầu
Với loại hình doanh nghiệp là Công ty Cổ phần, vốn của Precious là Vốn chủ sở hữu (vốn tự có) là nguồn vốn thuộc sở hữu của công ty, được hình thành từ nguồn đóng góp của cổ đông và vốn do Công ty Cổ phần tự bổ sung từ lợi nhuận của công ty ĐVT: Triệu đồng
3 Trang trí cơ bản (Thảm, phụ kiện nhỏ, ) 40 50 2000
4 Khung sắt, các vật hỗ trợ lắp ráp, 50 148 7400
5 Loa, đèn, đồ điện tử, micro, thiết bị âm thanh, 30 20 600
8 Chi phí sửa sang văn phòng 100
Bảng 3 3 Chi phí vốn đầu tư ban đầu của dự án
3.2.3 Lập tiến độ dự án và Sơ đồ Pert
Tiến độ của dự án
STT CÔNG VIỆC KÝ CÔNG VIỆC ĐỘ DÀI
1 Lên kế hoạch kinh doanh A - 4
2 Lên kế hoạch quản lý điều hành
Công ty Tổ chức sự kiện B A 2
3 Nghiên cứu, khảo sát thị trường C B 2
4 Xây dựng dữ liệu khách hàng D C 2
5 Giải quyết các vấn đề liên quan đến pháp lý E D 4
6 Xây dựng Kế hoạch tài chính F E 2
7 Xây dựng quy trình tổ chức sự kiện G F 2
8 Tìm kiếm và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp H G 5
10 Mua sắm cơ sở vật chất J H 3
11 Thực hiện lắp đặt trang thiết bị K I,J 2
12 Lên kế hoạch thực hiện chiến dịch truyền thông L K 4
13 Kiểm tra và giám sát tiến trình thực hiện dự án M L 2
Bảng 3 4 Tiến độ của dự án
Sơ đồ Pert (Sơ đồ mạng) của dự án
Hình 3 4 Sơ đồ mạng của dự án
Tiến trình ABCDEFGHJLM là tiến trình tới hạn vì có thời gian thực hiện lớn nhất Tcp 32 tuần.
Sơ đồ Pert cải tiến
Hình 3 5 Sơ đồ Pert cải tiến
3.2.4 Phân bổ nguồn lực hợp lý
Phân bổ nguồn lực là việc làm tưởng chừng đơn giản và dễ dàng nhưng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng, là bước đệm để đảm bảo dự án hoạt động trơn tru và đáp ứng tất cả các mục tiêu kinh doanh của công ty đúng thời hạn.
Sơ đồ chất tải nguồn lực
Hình 3.6 Sơ đồ chất tải nguồn lực
Qua sơ đồ PERT cải tiến ta nhìn thấy trong 20 tuần đầu, nhu cầu nguồn lực ít: 3 đơn vị nguồn lực/tuần Trong khi đó các tuần còn lại, từ tuần thứ 20 đến tuần thứ 32 trong dự án cần huy động từ 6 đơn vị nguồn lực/tuần Bất hợp lý ở giai đoạn đầu và giữa thể hiện sự nhàn rỗi, và căng thẳng trong giai đoạn cuối Thời gian nhàn rỗi của I3 và K2 là 4 tuần
=> Giải pháp: Thực hiện công việc I3 và K2 sớm hơn 2 tuần Ta được trong giai đoạn đầu dự án, nhu cầu nguồn lực để thực hiện các công việc A,B,C,D,E,F,G là 3 đơn vị nguồn lực Giai đoạn tiếp theo cần có 6 đơn vị nguồn lực để thực hiện công việc H,J,I và
K Cuối cùng là giai đoạn kết thúc, lúc này cần 3 đơn vị nguồn lực để thực hiện các công việc còn lại là L và M.
Như vậy Đường điều hòa nguồn lực đã có dạng giống Parabol, 2 nhánh đã cân đối hơn lúc ban đầu, chứng tỏ nguồn lực đã được sử dụng đúng và hợp lý hơn Để thực hiện được những hoạt động trên, việc tận dụng các nguồn lực xung quanh công ty là vô cùng quan trọng Nguồn tài nguyên đầu tiên có thể kể đến đó chính là từ nguồn vốn của công ty bao gồm nguồn vốn được góp từ lúc thành lập công ty, nguồn vốn được rót từ các cổ đông hiện hành và được tái đầu tư trong năm đầu tiên để có thể sử dụng trong quá trình hoạt động của công ty Nguồn tài nguyên về con người hay còn gọi là nguồn nhân lực cũng là một điểm cần phải chú trọng Những nhân sự được chiêu mộ về cần được sử dụng một cách hợp lý ở các lĩnh vực trọng yếu của họ và cần được phân bổ một cách cân bằng giữa các công việc để đảm bảo khai thác tối đa nguồn nhân lực Cơ sở vật chất, các mối quan hệ chính là những nguồn lực có vai trò đặc biệt đối với Precious bởi để có thể phục vụ được những sự kiện có quy mô hoành tráng và thu hút nhiều người tham dự cần phải có những máy móc, thiết bị chuyên dụng phục vụ cho mỗi sự kiện khác nhau; các mối quan hệ của công ty cũng hoàn toàn có thể giúp công ty trong những dự án lớn khi nguồn lực của công ty phải dàn trải trên nhiều mảng và gặp khó khăn trong việc đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ công việc.
Như đã nói ở trên, các mối quan hệ với các đối tác chiến lược hoàn toàn sẽ là những vũ khí để giúp công ty hoàn thành các dự án lớn Với Precious chính là các đối tác trong ngành nhà hàng, khách sạn Đây chính là những đối tác tối quan trọng đối với công ty bởi đa phần các sự kiện, khách hàng đều sẽ muốn tổ chức ở các nhà hàng, khách sạn như Intercontinental, Novotel, Mường Thanh, JW Marriott, vì thế mối quan hệ đối tác của công ty với các đơn vị trong nhóm ngành này cần phải được duy trì thường xuyên để có thể phối hợp kịp thời trong các sự kiện Một nhóm đối tác khác cũng quan trọng không kém đó chính là các đối tác cung ứng các thiết bị điện tử nhằm phục vụ cho quá trình diễn ra buổi sự kiện Nhóm đối tác này đóng vai trò như là bộ mặt của sự kiện bởi họ sẽ hỗ trợ công ty trong việc setup, xử lý các vấn đề về nghe nhìn, âm thanh ánh sáng trong suốt thời gian sự kiện diễn ra Mọi công sức của đội ngũ tổ chức hoàn toàn sẽ đổ bể nếu như vấn đề về âm thanh, ánh sáng, các thiết bị nghe nhìn xảy ra trong thời điểm diễn ra sự kiện Cuối cùng là nhóm đối tác hỗ trợ quá trình trang trí, dàn dựng buổi tiệc Mối quan hệ của công ty với nhóm đối tác này cũng quan trọng không kém gì với 2 nhóm đối tác đã đề cập bên cùng lớn của nhóm đối tác này Mọi ấn tượng ban đầu với các khách tham gia sự kiện đều sẽ nằm phần lớn ở việc phối hợp giữa công ty và nhóm hỗ trợ trang trí này.
Khi hoạt động công ty, các chi phí xung quanh việc điều hành vẫn luôn là thứ cần được đưa ra xem xét để đánh giá lợi nhuận của công ty Các chi phí cố định như chi phí về cơ sở vật chất thường, chi phí trả lãi vay ngân hàng hay lợi tức cho cổ đông sẽ chiếm khoảng 20% tổng chi phí; các chi phí trong quá trình tổ chức sự kiện như chi phí nguyên vật liệu phục vụ việc trang trí, chi phí trung gian cho các nhà hàng/khách sạn hay các đơn vị hỗ trợ trang trí, thiết bị điện tử cũng sẽ chiếm tới 30% tổng chi phí Trong số những chi phí này, chi phí về nhân công, lương thưởng cho thành viên công ty cũng sẽ tốn 40% trong tổng cơ cấu về chi phí 10% còn lại sẽ được công ty đầu tư vào việc quảng bá hình ảnh của công ty thông qua việc quay TVC quảng cáo, treo banner trên đường hay chạy ads, fanpage trên các nền tảng mạng xã hội.
Yếu tố cuối cùng trong mô hình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ là dòng doanh thu của công ty Với đặc thù là một công ty tổ chức sự kiện, khoản thu lớn nhất của công ty sẽ đến từ việc thực hiện các hợp đồng hợp tác tổ chức các sự kiện với các cá nhân, tổ chức Doanh từ hướng này thường chiếm từ 90-95% tổng doanh thu của công ty mỗi tháng/quý/năm trong khi đó 5-10% còn lại sẽ là doanh thu có được từ việc cho thuê thiết bị phục vụ sự kiện hoặc thực hiện các hợp đồng tài trợ, hợp đồng quảng cáo cho các đơn vị khác dưới hình thức sử dụng sản phẩm của họ trong quá trình tổ chức sự kiện hoặc in logo của họ tại sự kiện dưới tư cách của nhà tài trợ.
Trên đây chính là mô hình đánh giá tổng quát về hoạt động kinh doanh của
Precious Với tiêu chí luôn muốn mang lại trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ của công ty cộng với việc xuất thân là một công ty hoạt động thiên hướng dịch vụ, các hoạt động của công ty luôn hướng đến sự hài lòng của khách hàng trước tiên và lấy đó làm bàn đạp cũng như thước đo để phát triển công ty ngày một lớn mạnh Cộng với việc có những nguồn lực mạnh mẽ và đa dạng cùng với đội ngũ đối tác rộng khắp, lực lượng nhân viên tâm huyết, chuyên nghiệp và có tinh thần sáng tạo sẽ là những thứ vũ khí quan trọng giúp công ty có thể đạt được vị thế tương xứng với tầm nhìn mà đội ngũ lãnh đạo đã đề ra và tỏa sáng như viên ngọc trai đúng với cái tên của công ty.
3.2.5 Mô hình Outsourcing (Thuê ngoài)
Thuê ngoài (Outsourcing) là hình thức sử dụng những nguồn lực bên ngoài để thực hiện công việc mà đáng lẽ ra nhân viên trong công ty cần đảm nhận nhiệm vụ này Hiện nay để có thể tiết kiệm chi phí trả lương cũng như có thể đáp ứng đủ nguồn nhân lực cho bộ phận tổ chức sự kiện cụ thể là nhân viên chăm sóc khách hàng tổ chức sự kiện thì nhiều công ty tổ chức sự kiện sẽ lựa chọn thuê nhân viên từ bên ngoài làm thời vụ cho mình Trong đó thì phần lớn hiện nay sinh viên đều có nhu cầu tìm việc làm để trang trải việc học cũng như tích lũy thêm kinh nghiệm cho bản thân, ngay lúc này họ chính là nguồn nhân lực phù hợp và có thể đáp ứng được nhu cầu mà công ty đang cần.
Hình 3.7 Mô hình Outsourcing của dự án
Kiểm soát dự án
Kiểm soát dự án là quá trình bao gồm: Thu thập thông tin như tiến độ, chi phí và thành trước đó; Cuối cùng là đề ra cũng như thực hiện các phương pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm đạt được chất lượng cao Trong đó, chủ yếu tập trung vào 03 thành phần chính là thời gian, chi phí và yêu cầu kỹ thuật Trong mô hình kinh doanh qua Công ty cổ phần Precious Events chúng tôi tập trung vào 04 bước nhằm tối ưu và theo dõi được chất lượng của dự án:
Bước 1: Thiết lập các tiêu chuẩn của dự án như đặc trưng kỹ thuật, ngân sách, chi phí và các nguồn lực yêu cầu Các yêu cầu này đều được Công ty cổ phần Precious cung cấp ở các mục bên trên
Bước 2: Quan sát các công việc đã được thực hiện trên thực tế
Bước 3: So sánh các tiêu chuẩn yêu cầu về công việc và ước tính thời gian cũng như chi phí cho phần việc còn lại
Bước 4: Nếu có sự khác biệt theo hướng tiêu cực, thực hiện các biện pháp chỉnh sửa và hiệu chỉnh.
Công ty cổ phần Precious Events sẽ tiến hành kiểm soát thời gian của dự án thông qua
07 mục: lập kế hoạch quản lý lịch trình, định nghĩa hoạt động kinh doanh, sắp xếp hoạt động, ước lượng nguồn lực, thời gian hoàn thành, phát triển lịch trình và kiểm soát lịch trình của dự án.
Lập kế hoạch quản lý lịch trình: Lập các chính sách, thủ tục và tài liệu cho việc chuẩn bị lên kế hoạch Đồng thời cung cấp các hướng dẫn và kiểm soát được các quá trình trong mô hình xây dựng dự án PRECIOUS EVENTS
Định nghĩa hoạt động: Tại quy trình này, người kiểm soát sẽ xác định và lên kế hoạch cụ thể nhằm tạo ra sản phẩm và giao cho các quy trình kế tiếp Chia nhỏ các công việc nhằm dễ dàng kiểm tra được chất lượng và hiệu chỉnh
Sắp xếp hoạt động: Lên kế hoạch và xác định mối quan hệ giữa các công việc cũng như dự án nhằm đạt đến hiệu suất cao nhất
Ước lượng nguồn lực cho các hoạt động: Là quá trình tính toán và xác định được nguyên vật liệu, nhân lực… cần thiết cho từng giai đoạn của dự án Quy trình này giúp chúng ta kiểm soát được lượng vừa đủ nguồn lực mà vẫn giữ được hiệu quả cao trong công việc
Ước lượng thời gian hoàn thành công việc: Cung cấp thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động
Phát triển lịch trình: Phân tích các yếu tố như thứ tự, thời gian, nguồn lực và các hoạt động khác nhằm tạo ra lịch trình phù hợp Nhân tố này giúp tạo nên đường cơ sở lịch trình của dự án và xác định được ngày kết thúc cụ thể
Kiểm soát lịch trình: Kiểm soát và cập nhập tiến độ của dự án công ty này
Nhằm kiểm soát được chi phí cho dự án này, chúng tôi sẽ tiến hành ước tính chi phí cho mô hình kinh doanh này bằng các thông kê và ước lượng chi phí cho việc hoàn thiện dự án Tiếp theo, xác định ngân sách cần thiết cho dự án này Cuối cùng là kiểm soát các chi phí này bằng cách lập bảng báo cáo chi phí, đo lường hiệu suất công việc và kiểm tra các phát sinh
3.3.3 Kiểm soát chất lượng Để có được chất lượng đạt chuẩn thì việc có sẵn các yêu cầu cho từng thành phần công việc là việc tất yếu Chúng tôi sẽ tiến hành xây dựng kế hoạch, yêu cầu và mục tiêu của mô hình này Phân tích các rủi ro có thể tác động đến công việc Chọn lọc các công cụ, thiết bị và nguồn lực cần thiết cho mô hình Tiếp theo là kiểm soát dự án bằng cách quản lý và kiểm tra tiến độ Đồng thời, giám sát dự án theo các yêu cầu thi công đã được hoạch định ngay từ ban đầu, theo quy định và đúng chất lượng Luôn kiểm tra tình trạng các nguyên vật liệu và các tiêu chí khác Cuối cùng là đề ra giải pháp và hiệu chỉnh khi có dấu hiệu lệch khỏi quỹ đạo.
Quản trị rủi ro
3.4.1 Rủi ro trong quá trình thành lập công ty
Rủi ro riêng của dự án
Lựa chọn không đúng loại hình doanh nghiệp
Theo quy định của của Nhà nước, có 5 loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần, Công ty TNHH MTV, Công ty TNHH Hai thành viên trở lên, Công ty hợp danh, Doanh nghiệp tư nhân Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có những đặc điểm về các vấn đề pháp lý khác nhau: các chế độ trách nhiệm quản lý tài sản, vốn, cơ cấu bộ máy tổ chức, phân chia lợi ích trong công ty Việc không am hiểu, tìm hiểu chưa kỹ càng về các ưu nhược điểm của các loại hình doanh nghiệp dẫn đến chọn sai loại hình công ty gây ra nhiều rủi ro, khó khăn để giải quyết các vấn đề liên quan tới vấn đề pháp lý. Đối với công ty chuyên về dịch vụ tổ chức sự kiện với quy mô lớn, sang trọng thì việc thành lập công ty yêu cầu cần có một lượng vốn lớn để có thể chi trả cho tất cả vấn đề trong quá trình thành lập và quá trình hoạt động của công ty Công ty Cổ phần là loại hình doanh nghiệp phù hợp với việc thành lập với một Công ty tổ chức sự kiện với những lí do sau đây:
- Hình thức góp vốn của công ty cổ phần sẽ tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhiều đối tượng khác nhau, cho nhiều nhà đầu tư, góp vốn vào công ty
- Trách nhiệm của các cổ đông trong công ty cổ phần sẽ không quá nặng nề và hạn chế được nhiều rủi ro hơn
- Khả năng huy động vốn của Công ty cổ phần rất cao, nhờ việc có quyền phát hành cổ phần, trái phiếu và các loại chứng khoán khác ra công chúng
-Không bị ràng buộc quá nhiều trong những lĩnh vực kinh doanh, miễn là công ty phải tuân thủ theo những quy định của pháp luật hiện hành.
Thương hiệu và thị trường
Việc tạo dựng thương hiệu có vai trò quan trọng không chỉ là tạo ấn tượng sâu sắc vào tiềm thức của khách hàng mà còn có mục đích truyền tải được thông điệp kinh doanh của công ty Đặc biệt hơn, đối với công ty tổ chức sự kiện, thương hiệu ấn tượng, nổi bật của công ty giúp cho việc tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng ở nhiều khu vực mang sức ảnh hưởng lớn, giúp cho việc tiếp cận đến nhiều đối tượng khách hàng một cách nhanh chóng Để xây dựng thương hiệu, hình ảnh cho công ty tổ chức sự kiện là một khoảng thời gian dài trong suốt quá trình suy nghĩ, hình thành ý tưởng và xây dựng nó để tiếp cận đến với khách hàng Tuy nhiên, thị trường hiện nay đầy
Các ý tưởng về sản phẩm, dịch vụ độc đáo và khác biệt sẽ tiếp cận thị trường nhanh chóng do đó việc đầu tiên công ty cần làm là đăng ký bảo hộ sở hữu trí tuệ cho các sản phẩm tài sản hiện có giúp công ty bảo vệ mình trước bất kỳ sự xâm phạm nào về thương hiệu, bằng sáng chế, cũng như các hình ảnh thiết kế của sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu từ bên ngoài Để hạn chế tối thiểu các rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến thương hiệu của công ty cũng như để tồn tại vững chắc trên thị trường này, cửa hàng của chúng ta cần xác định rõ ràng phương hướng xây dựng hình ảnh thương hiệu của mình một cách cụ thể , tập trung phát triển những sản phẩm dịch vụ độc đáo, mới lạ và định hình giá trị cốt lõi mà mình mong muốn mang đến tính cạnh tranh, các đối thủ có thể bắt chước, đánh cắp hình ảnh công ty và lừa gạt mọi người nếu công ty không đăng ký bảo hộ quyền sở hữu hình ảnh, thương hiệu, thiết kế sản phẩm, dịch vụ của mình Công ty có thể phải bỏ rất nhiều tiền cho vụ kiện tụng để bảo vệ quyền lợi của mình Thậm chí, họ còn phải đầu tư thêm tiền của, công sức cho công việc thiết kế lại thương hiệu, và có khả năng bỏ lỡ những cơ hội tiềm năng từ thị trường. cho khách hàng để có thể định vị được thương hiệu của mình giúp thương hiệu của mình trở nên khác biệt, dễ dàng nhận biết khi nhắc tới Và thêm vào đó, luôn luôn tìm hiểu và cập nhật các thông tin, xu hướng trên thị trường để tránh việc vi phạm đến các sản phẩm của các công ty làm ảnh hưởng đến hình ảnh công ty bên cạnh đó giúp công ty đưa ra nhiều chiến lược marketing cuốn hút hơn nhằm nâng cao thương hiệu công ty và mở rộng đối tượng tiếp cận.
Xác định sai khách hàng mục tiêu
Việc xác định sai khách hàng mục tiêu cũng là một trong những rủi ro làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty
Trong quá trình lập kế hoạch thành lập công ty, việc hướng đến thị trường quá rộng hay quá hẹp là một trong những nguyên do khiến công ty gặp phải sai lầm khi tìm kiếm khách hàng tiềm năng Muốn tăng khả năng Để xác định đúng khách hàng mục tiêu, tăng khả năng tiếp cận của khách hàng đế với công ty thì trước tiên doanh nghiệp xác định rõ ràng được quy mô, tính chất, đặc điểm của tổ chức mình, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp rồi dần phác họa lên chân dung khách hàng mình mong muốn hướng tới qua việc phân tích về độ tuổi, thu nhập tài chính, Sau đó, cạnh tranh, thu hút khách hàng thì việc xây dựng, thiết kế phong cách sự kiện cũng như lựa chọn các loại đồ ăn, thức uống trong menu phải được lựa chọn cẩn thận Hướng đến trực tiếp nhu cầu và sở thích để định vị được khách hàng và thị trường mục tiêu của cửa hàng
Khách hàng mà dự án hướng đến phải được xác định là những khách hàng có khả năng chi trả các dịch vụ bên công ty
Rủi ro ở đây có thể là sản phẩm và chất lượng dịch vụ cũng như không gian tổ chức không thật sự phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu Chính vì vậy, hoạt động kinh doanh của cửa hàng không còn phù hợp với định vị khách hàng mục tiêu ban đầu của dự án. cần có kế hoạch khảo sát thị trường một cách kỹ lưỡng, tìm hiểu sâu hơn về các thông tin liên quan đến nhu cầu cũng như mong muốn của khách hàng về lĩnh vực kinh doanh của dự án Thêm vào đó cũng nên khảo sát thị trường các đối thủ cạnh tranh về các dịch vụ bên họ để từ đó có thể có thể phát triển những sản phẩm, dịch vụ độc đáo, riêng biệt, đáp ứng được nhu cầu khách hàng.
Trong quá trình thực hiện dự án thành lập công ty tổ chức sự kiện thì sẽ phải chi trả cho rất nhiều trang thiết bị, cơ sở vật chất từ nhỏ như cái đinh ốc vít Đối với vấn đề liên quan tới hóa đơn chứng từ cho các chi phí dịch vụ, hoạt động của công ty thì công ty cần tìm kiếm những nhà cung cấp có uy tín và hợp tác lâu dài với đến lớn là bàn ghế hay dàn âm thanh ánh sáng, Chính vì vậy, hóa đơn chứng từ cho việc chi trả các chi phí trên sẽ bị dàn trải và dễ bị thất thoát, gây khó khăn cho người làm công tác kế toán và dễ gây ra hành vi gian lận.
Bên cạnh đó, trong quá trình lên kế hoạch và thành lập công ty thì sẽ không tránh khỏi những khoản chi phí phát sinh bất ngờ, tuy không lớn nhưng khi tổng hợp lại thì sẽ trở thành một khoản phí không hề nhỏ, gây nên việc thâm hụt ngân sách, thiếu kinh phí, không đủ để đáp ứng đầy đử các trang thiết bị cho việc vận hành công ty. họ để lưu giữ những hóa đơn, bảng kê chi tiết đầy đủ nhất Các hóa đơn được phát sinh đều phải có sự thông qua của bạn quản lý công ty và người nhận hóa đơn cần phải thông báo trực tiếp đến người có trách nhiệm về công tác kể toán để họ có thể dễ dàng kiểm soát các khoản chi phí và lưu giữ các hóa đơn chứng từ Riêng đối với vấn đề phát sinh chi phí bất ngờ thì trước tiên công ty cần phải hoạch định và kiểm tra rà soát cho các chi phí trong từng giai đoạn hình thành và phát triển công ty Doanh nghiệp cần làm tốt công tác dự trù kinh phí và sẽ luôn có một khoản dự trù để chi trả cho các vấn đề phát sinh.
Bảng 3 5 Rủi ro riêng của dự án
Rủi ro bên ngoài của dự án
Tên rủi ro Nguyên nhân Giải pháp
Lạm phát Khi nhu cầu thị trường về một mặt hàng nào đó tăng lên sẽ khiến giá cả của mặt hàng đó tăng theo Giá cả của các mặt hàng khác cũng theo đó leo thang, dẫn đến sự Đối với việc thành lập một công ty tổ chức sự kiện thì có rất nhiều khoản chi phí phải chi trả cho sự vấn hành của công ty: cơ sở vật tăng giá của hầu hết các loại hàng hóa trên thị trường xảy ra hiện tượng lạm phát do sự tăng lên về cầu (nhu cầu tiêu dùng của thị trường tăng) Bên cạnh đó, Chi phí đẩy của các doanh nghiệp bao gồm tiền lương, giá cả nguyên liệu đầu vào, máy móc, thuế…
Khi giá cả của một hoặc vài yếu tố này tăng lên thì tổng chi phí sản xuất của các xí nghiệp cũng tăng lên, vì thế mà giá thành sản phẩm cũng sẽ tăng lên nhằm bảo toàn lợi nhuận Mức giá chung của toàn thể nền kinh tế tăng lên gây ra lạm phát do chi phí đấy ”.Khi lạm phát xảy ra khiến cho khoản chi phí ước tính cho việc chi trả cho tất cả hoạt động trong quá trình thành lập công ty vượt xa so với khoản dự trù ban đầu của công ty, gây ra việc khó đáp ứng được đầy đủ các cơ sở vật chất, trang thiết bị cho vận hành của công ty. chất, nguyên liệu, thực phẩm, tiền công nhân viên, Khi lạm phát xảy ra thì các khoản chi phí trên tăng lên một con số khổng lồ Chính vì thế công tác hoạch định cho sự phát triển của công ty cần làm tốt việc đo lường, đánh giá và nhận định về những mặt nguyên vật liệu nào có khả năng thiếu hụt tạm thời hay trong dài hạn để từ đó đưa ra được chính sách phù hợp Bên cạnh đó, công ty cần có một khoản dự trù về vấn đề lạm phát để khi xảy ra quá bất ngờ doanh nghiệp có thể đối phó trước một khoảng thời gian ngắn.
Chính trị và pháp luật
Môi trường chính trị- luật pháp bao gồm thể chế chính trị, sự ổn định của chính phủ, hệ thống các văn bản pháp quy, chính sách, các đạo luật, bộ luật và các quy định, hướng dẫn thi hành của từng quốc gia trong việc thành lập lên doanh nghiệp.Sự biến động chính trị sẽ có ảnh hưởng rất lớn
Các nhà quản trị doanh nghiệp phải lưu ý tới các yếu tố liên quan đến chính trị và pháp luật trong quá trình hình thành và vận hành công ty, luôn tìm hiểu và cập nhật các thông tin thường xuyên nhằm tiên đoán những thay đổi hay biến đến hoạt động các doanh nghiệp, các rủi ro do môi trường chính trị tạo ra thường là rất lớn dẫn đến phá sản cho doanh nghiệp Khi thay đổi bộ máy nhân sự trong chính phủ có thể dẫn đến những thay đổi đáng kể về chính sách về kinh tế, như chính phủ có thể quốc hữu hoá doanh nghiệp theo chủ trương, tịch thu tài sản, ngăn cấm dịch chuyển ngoại tệ hoặc can thiệp hay điều chỉnh các chính sách tài chính tiền tệ quốc gia Thêm vào đó, mức độ hoàn thiện, sự thay đổi và thực thi pháp luật trong nền kinh tế có ảnh hưởng lớn đến việc hoạch định và tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. động về chính trị quốc gia, khu vực và chính trị thế giới để có những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh.
Bảng 3 6 Rủi ro bên ngoài của dự án
Hình 3 8 Biểu đồ xương cá về rủi ro trong quá trình thành lập dự án 3.4.2 Rủi ro trong hoạt động tổ chức sự kiện
TÊN RỦI RO NGUYÊN NHÂN GIẢI PHÁP
Rủi ro trong quyết định địa điểm, không gian tổ chức sự kiện
Vị trí không gian tổ chức sự kiện dựa theo đặc điểm riêng của mỗi sự kiện mà lựa chọn tổ chức ở trong nhà hay ngoài trời Mỗi địa điểm tổ chức sự kiện sẽ có những chi phí thuê khác nhau và rủi ro riêng biệt nhất định
- Về tổ chức sự kiện trong nhà sẽ có không gian cố định gây khó khăn trong việc lựa chọn quy mô sự kiện Các địa điểm lâu đời sẽ thiếu thang chuyên dụng để hỗ trợ