Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh quảng bình

LỜI NĨI ĐẦU Việt nam tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phàn vận hành theo chế thị trường có quản lí Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mang lại thành tựu to lớn về: trị, kinh tế, văn hố, xã hội, an ninh quốc phịng, trật tự an toàn xã hội, tạo tiền đề mới, đưa Việt nam bước sang thời kì phát triển - thời kì cơng nghiệp hố, đại hố Từ tiến hành cơng đổi đến thực tế Việt nam giành thành tựu đáng kể kinh tế, văn hoá, xã hội, quản lí Nhà nước, trình độ cán viên chức, trước xu thách thức thời đại đòi hỏi việc đổi quan, đơn vị đặc biệt quan quản lí Nhà nước cần phải đẩy mạnh Bước sang thời kì cơng nghiệp hố, đại hố Ngành Kế hoạch Đầu tư nước phát triển vươn lên theo chuyển đổi kinh tế nước nhà.Tại Quảng Bình, Ngành Kế hoạch Đầu tư tiến hành đổi_mới, nâng cao chất lượng hiệu hoạt động nhằm đáp ứng nhu càu tồn phát triển.Thực tế cho thấy Ngành Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình có bước trưởng thành chế mới, góp phàn xứng đáng vào nghiệp xây dựng Quảng Bình giàu đẹp năm vừa qua Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm, tiến việc làm được, máy làm công tác Kế hoạch Đầu tư tỉnh bộc lộ nhiều bất cập trước yêu cầu, nhiệm vụ Đổ hoàn thành yêu càu, nhiệm vụ cần phải xếp tổ chức máy cách tinh thông, gọn nhẹ đội ngũ cán đáp ứng yêu cầu thời kì Một đội ngũ cán đào tạo đến nơi đến chốn để có đủ lĩnh, sức khoẻ, phẩm chất, lực có tính thích ứng cao đủ đáp ứng địi hỏi kinh tế đại Chính đội ngũ cán nhân tố định thành công hay thất bại hoạt động, định phát hiển kinh tế xã hội Do vậy, việc hoàn thiện xây dựng tổ chức máy nhằm nâng cao lực đội ngũ làm công tác Kế hoạch Đầu tư toàn tỉnh đặt cấp bách Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau thời gian thực tập phòng Tổng hợp - Tổ chức hành Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình, nhận thức tàm quan trọng văn phòng hoạt động quan, đơn vị nói chung Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình nói riêng, tơi mạnh dạn sâu vào tìm hiểu hoạt động cơng tác văn phịng với đề tài: “Cơng tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu hoạt động Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình” Mục đích tìm hiểu đề tài làm rõ tính khoa học, hợp lí tổ chức văn phịng theo mơ hình truyền thống ( gồm chức bản: tham mưu, tổng hợp, hậu càn) áp dụng.Quá trình nghiên cứu kết hợp số phương pháp lịch sử,thống kê,so sánh Những Phân tích gắn với thực tế từ nêu rõ yêu càu đổi gợi ý giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình.PHẦN I LÍ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG I/ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG: Khái niệm: Cơng tác văn phịng thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động quan, đơn vị Nó coi chỉnh thể gồm viêc tổ chức, quản lí sử dụng thơng tin để trì hoạt động quan, đơn vị nhằm đạt kết mong muốn Cơng tác địi hỏi hoạt động xếp, bố trí cơng việc trang thiết bị làm việc, nguồn nhân lực, yếu tố vật chất phi vật chất nhằm hoàn thành mục tiêu với kết cao Tồn hoạt động góp phần hồn thiện bước công tác tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng, thúc đẩy mối quan hệ để gắn kết phận tổ chức thành thể thống nhất, thực định lãnh đạo xác kịp thời nhằm đạt mục tiêu đề Hay văn phòng, hiểu cách đơn giản, nơi làm việc giấy tờ Chỗ có tổ chức làm việc, làm dịch vụ, làm công việc quản lí hành có nơi giao dịch giấy tờ văn phịng Hiện văn phịng phát triển đa dạng, phong phú nên có nhiều quan niệm văn phịng, nhiên ta hiểu theo quan niệm sau: - Theo nghĩa tĩnh văn phịng tồn yếu tố vật chất hữu hay yếu tố phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm để thực mục tiêu đơn vị Đó cơng việc văn phịng bao gồm việc xếp bàn ghế, trang trí, ánh sáng, màu sắc, tất cần quản lí cách khoa học - Theo nghĩa động tồn q trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đàu đơn vị nhằm thực mục tiêu đơn vị Hay nói cách khác, hoạt động quan, đơn vị thực văn giấy tờ kết thúc văn bản, văn phòng trở thành trung tâm thần kinh não cho quan, đơn vị Từ ta nên hiểu cơng tác quản trị văn phịng khơng phải đơn xử lí cơng văn giấy tờ mà nên hiểu xử lí thơng tin, dịch vụ hỗ trợ tất phận hoạt động có hiệu Sở Kế hoạch Đầu tư quan chuyên môn UBND tỉnh có chức làm đầu mối phối hợp Sở, Ban, ngành địa phương tỉnh nên công việc giấy tờ nhiều Từ cách mạng khoa học - công nghệ tiến vũ bão, giao lưu, hợp tác quốc tế mở rộng, cách mạng thơng tin bùng nổ cơng việc giấy tờ quan nói chung văn phịng nói riêng tăng lên nhanh chóng Để đảm bảo cho cơng việc giấy tờ xử lí kịp thời lãnh đạo quan cần quan tâm nhiều tới yếu tố trang thiết bị, nhân sự, mơi trường hoạt động, 2.Vai trị cơng tác văn phịng: Trong kinh tế thị trường, cơng tác văn phịng có vai trị đặc biệt quan trọng tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng Phó chủ tịch hiệp hội quản trị Mỹ Steven L Shee nói: “ Đối với xí nghiệp kinh doanh ngày nay, không công nhận quản trị hành ngành chun mơn có tính chất chức điều coi thảm hoạ, chẳng khác việc khước từ cơng nghệ mới” Vì văn phịng tổ chức bố trí cách hợp lí, khoa học, hoạt động văn ph òng diễn nhịp nhàng, nề nếp mang lại giá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn quan, đơn vị Với vị trí vai trị văn phòng trợ thủ đắc lực đơn vị việc tham mưu, hoạch định, tổng hợp, kiểm tra giám sát đôn đốc hoạt động đảm bảo có hiệu Trong quan, đơn vị nào, cơng tác văn phịng gắn liền với hoạt động quan, đơn vị Cơng tác văn phịng thực mắt xích guồng máy hoạt động quản lí quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kết hợp yếu tố rời rạc thành thể thống thúc đẩy yếu tố vận động Trước hết, cơng tác văn phòng liên kết người, vốn tản mạn nhu cầu lợi ích, thành tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho mục tiêu chung quan, đơn vị II NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG : Tổ chức máy văn phịng: Nói việc nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phịng nói cách tổ chức máy văn phòng Cách tổ chức máy văn phịng đa dạng, nhiều hình nhiều vẻ Hơn nữa, số thói quen hình thành từ thời bao cấp chưa xoá bỏ hết, làm che lấp cách nhìn khái qt văn phịng Dù tổ chức máy văn phòng xé lẻ nhiều phận, hay tập trung lại theo số chức dịch vụ hệ thống tồn khách quan địi hỏi có quản lí thống Việc tổ chức xây dựng máy văn phòng cho phù hợp với xu phát triển điều cần thiết Phải đảm bảo tăng hiệu hoạt động máy văn phịng, nhanh chóng đạt đến mục tiêu đề ra, muốn người lãnh đạo phải biết tổ chức máy văn phòng khoa học, ổn định, hợp lí, tạo mối quan hệ công tác đơn vị, phận văn phòng quan Tổ chức phát triển nguồn nhân lực: Toàn lịch sử kinh nghiệm hàng ngày nhấn mạnh điều người thiên nhiên cung cấp nguồn lực tảng Nhân tố then chốt toàn phát triển kinh tế kết trí óc người, song tự nhiên mà người có trí tuệ mà muốn có trí tuệ phải kinh qua đào tạo, nhờ vào giáo dục Chính nhận thức tầm quan trọng có tính định giáo dục đào tạo mà hàu hết quốc gia giới có chiến lược đào tạo sử dụng người để có lớp người phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế - xã hội Như làm cho kinh tế cất cánh phát triển vững mạnh Tuy kinh tế nước ta thấp, nhờ ý quan tâm đến nghiệp giáo dục đào tạo Đảng Nhà nước trình độ dân trí nước ta nâng cao sánh vai với cường quốc kinh tế giới Sự tác động vật chất người vào thực biến đổi trình sản xuất xã hội cải tạo giới phát triển từ thấp đến cao xã hội khác kết q trình hoạt động thực tiễn người “Con người kì diệu nhất”, “con người vốn quý nhất”, vốn bao trùm lên tất Trong quan, đơn vị hay tổ chức yếu tố có tính chất định người Sự thành bại quan, đơn vị có liên quan đến vấn đề lợi ích, nghệ thuật quản lí, nghiệp đào tạo lao động sáng tạo Năng lực tiềm tàng người vô hạn Nhiệm vụ tài người làm để khai thác phát huy tiềm người hoạt động quan, đơn vị Nước ta trình chuyển đổi cấu kinh tế theo hướng cơng nghiệp hố, đại hố đất nước mà Nghị Trung ương (khoá VII) rõ: “Phàn thắng chiến “ai thắng ai” thị trường, suy trí tuệ lực sáng tạo dân tộc biết học hỏi cách khôn ngoan kinh nghiệm trí tuệ nhân loại, tận dụng lợi nước sau Giải có hiệu vấn đề kinh tế x ã hội, công nghệ, môi trường sinh thái” Nó địi hỏi phải xây dựng đội ngũ cán có cấu đồng bộ, có chất lượng bảo đảm chuyển tiếp hệ cách vững vàng có hiệu quả, cụ thể phải đào tạo bồi dư&ng đội ngũ cán có tài thực sự, có trí tuệ thơng minh, sắc sảo, khả nhìn nhận vấn đề nhanh nhạy, biết thu thập thơng tin xử lí thơng tin tốt, biết nhìn xa trơng rộng, biết ứng phó kịp thời trước tình huống, tư kinh tế thị trường định hướng XHCN Do đó, yếu tố chiến lược bảo đảm cho phát triển quan, đơn vị trình độ trí tuệ tri thức nhân viên, công nghệ đại đặc biệt định xác, hợp lí trình độ quản lí người lãnh đạo ngày chiếm giữ vị trí trung tâm trình phát triển kinh tế xã hội Đối với cấp quản trị văn phòng đại càn phải đào tạo, bồi dưỡng có hệ thống, có trình độ chun mơn, có tính sáng tạo, ln động để có khả gánh vác, điều hành cơng việc cách dễ dàng Mức độ am hiểu vận dụng cấp quản trị văn phòng ba loại kĩ năng: kĩ nghiệp vụ - kĩ thuật, kĩ giao tiếp - ứng xử, kĩ khái niệm chiến lược phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lí thơng tin đạt năm u cầu: đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lượng Sự am hiểu vận dụng ba loại kĩ sâu sắc, sáng tạo quản trị văn phịng triển khai tốt cơng việc điều hành văn phịng Đổ làm điều địi hỏi cấp quản trị văn phịng phải thể chắn, thăng lịng tự tin cơng việc; phải tiếp nhận nghiêm túc trích, phê bình gợi ý cấp cấp dưới, khơng có thái độ cấp họ có ý kiến; phải nhận diện nhân tố quan trọng tình cá biệt, có thái độ phân tích khách quan; phải xác định xác ưu tiên; hồn thành cơng việc thơng qua phối hợp với đồng , với người khác; làm công việc tới cách tự tin, khơng sợ va vấp; ngồi ra, cấp quản trị văn phịng cịn phải có tính dám làm, dám chịu trách nhiệm; làm phải làm nhiều cơng việc hom mức quy định Do cấp quản trị văn phịng phải người chăm chỉ, nhiệt tình với cơng việc, người có óc khơi hài, hồ đồng với ý tưởng nhân viên, phải kiểm soát cảm xúc, văn phịng ví “làm dâu trăm họ”, phải chịu đủ trích, chê bai Ngồi ra, cấp quản trị văn phịng cịn phải biết tìm tịi, học hỏi để đổi phương pháp làm việc để đáp ứng nhu càu công việc ngày nhiều hom Như vậy, để điều hành tốt cơng tác quản trị văn phịng đòi hỏi cấp quản trị văn phòng thực nhà quản lí giỏi Có nghĩa cấp quản trị phải biết tạo đồn kết, gắn bó nhân viên với văn phòng, quan, đơn vị, xây dựng mối quan hệ tốt nhân viên, có mục tiêu chung giúp phấn đấu cho mục tiêu đó, phấn đấu quyền lợi chung nhân viên quan, đơn vị Ngày nay, quan, đơn vị nào, nhân viên quan động, có trách nhiệm, ln chủ động, linh hoạt, sáng tạo, nhiệt tình cơng việc, đủ sức vượt qua thử thách, đổi thay thúc đẩy gắn bó làm cho quan đơn vị tồn phát triển Tuy vậy, có thành viên cố kết với nhau, thông cảm với nhau, bao che cho nhau, nặng lợi ích cục nhóm quan Cho nên, gắn bó chưa đủ làm nên tập thể mạnh Do đó, nhân viên có tinh thần gắn bó, kỉ cương có nhiều ý nghĩ sáng tạo cá nhân Nhờ gắn bó, lực sáng tạo phát huy Họ tìm giải pháp hay cho vấn đề nảy sinh Điều giúp cho cấp quản trị văn phịng nói riêng lãnh đạo quan nói chung giảm công việc vụ mà dành thời gian tập trung vào công việc quan họng khác Trong xu hướng phát triển mới, để nâng cao chất lượng công tác, hiệu công tác tổ chức văn phịng càn có đội ngũ làm cơng tác văn phịng nổ, có phẩm chất đạo đức trình độ chun mơn Một điều khơng phần quan trọng việc xếp đặt họ đúngvị trí mà trình độ, lực phản ánh Như văn phịng thực phát huy tính chất mục đích hoạt động Trang thiết bị văn phòng: Ngày nay, với phát triển vũ bão kinh tế xã hội công nghệ thông tin nước giới, máy móc đại, tiên tiến phát minh để phục vụ cho đời sống công việc người ngày nhiều Điều làm giảm bớt phần sức lực, tiết kiệm thời gian cho người mà hiệu hoạt động cao Trong hoạt động văn phịng, máy móc đại sử dụng ngày nhiều hơn, giúp cho nhân viên văn phịng thực cơng việc dễ dàng, nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo Do hầu hết công việc văn phịng có hỗ trợ máy vi tính trang thiết bị đại khác, nên cách tổ chức, xếp công việc việc mua sắm trang thiết bị văn phịng có nhiều thay đổi quan trọng Ngoài ra, để giúp cho hoạt động văn phịng tốt cịn có thiết bị phụ trợ như: máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại Với hệ thống trang thiết bị đại làm cho hiệu cơng việc văn phịng tăng lên, nhân viên văn phịng làm việc cảm thấy có hứng thú, hưng phấn, động, linh hoạt công việc Bổ trí chỗ làm việc: Bố trí chỗ làm việc nhiệm vụ tổ chức cơng việc có quan hệ nhiều đến hiệu văn phòng Khi bố trí chỗ làm việc, cần cân nhắc đày đủ yêu cầu sau: - Các chỗ làm việc dành cho tổ dịch vụ, người, yêu cầu - Cách bố trí lắp đặt trang thiết bị văn phòng kể từ ổ cắm điện đến bàn đặt máy vi tính, bàn làm việc - Khu vực lưu trữ hồ sơ tài liệu, báo chí - Các quan hệ làm việc, luồng thơng tin - Đặc điểm kiến trúc khu vực làm việc - Các dịch vụ liên quan Vì tuỳ thuộc nhiều cưỡng chế nên khó xếp chỗ làm việc tuân theo cách lí tưởng quy định kĩ thuật - nghiệp vụ Do cấp quản trị văn phịng phải có chọn lựa cách bố trí chỗn làm việc cho tận dụng tối ưu mặt chỗ làm việc, phải giảm tối đa tiêu phí thời gian phải di chuyển, lại, từ lầu sang lầu khác Sự di chuyển phải thuận tiện, thoải mái; phải tạo cho nhân viên dễ có tàm quan sát bao quát công việc, gần gũi với nhau; tạo động mềm dẻo sử dụng nguồn lực dành cho văn phòng; tạo tâm lí tích cực nhóm có quan hệ cơng việc gắn bó chặt chẽ với điều quan họng phải biết quản lí để chi phí lắp đặt điều chỉnh mức thấp Hơn nữa, càn nhấn mạnh cách xếp thuận lợi cho việc thu thập thơng tin xử lí thơng tin Cân nhắc chu trình thu thập xử lí thơng tin cho ăn khớp khâu, bước, giai đoạn; khâu càn thời gian để hoàn thành chuyển qua khâu khác, khâu cuối giao nộp lãnh đạo văn phòng sử dụng Đảm bảo chỗ lưu giữ hồ sơ, tài liệu khâu; không để tắc nghẽn, ùn đống tài liệu qua số khâu trình xử lí Đảm bảo quan hệ cân đối nhu cầu xử lí thơng tin với trang thiết bị nhân lực cần thiết Cân nhắc chi tiết chỗ mở cửa chính, cửa sổ, góc nhà, cột, chỗ đặt đèn chiếu sáng Khoa học chứng minh việc xếp phòng làm việc, bàn ghế cách khoa học thẩm mĩ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn, bớt thẳng suất lao động cao Ngồi ra, cịn giúp ta giảm bớt khả làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ gián đoạn cơng việc Việc xếp phịng làm việc cho phận chuyên môn không khoa học gây hậu nhiều công sức thời gian di chuyển chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc phí phạm Bao cần dành chỗ cho sáng kiến bất ngờ làm thay đổi cách bố trí chỗ làm việc nhằm đạt hiệu cao Phải tính đến chỗ làm việc yên tĩnh cho số vị trí cơng việc căng thẳng, lại phải tính đến hoạt động vui chơi giải trí lành mạnh, hoạt động thể dục thể thao cho số nhân viên vừa kết thúc công việc mệt nhọc, căng thẳng đàu óc Ngày nay, nước giới kiểu bố trí văn phịng theo lối cổ điển, tách thành nhiều phịng, có tường xây ngăn cách, cửa vào đóng kín khố lại, kiểu biến nhanh chóng mà thay vào đó, từ 20 năm hở lại phát triển ạt kiểu bố trí văn phịng theo mặt mở Ở nước ta vài năm gần kiểu bố trí văn phịng mặt mở nhiều lên Nhiều cao ốc xây dựng thuê làm văn phòng thiết kế văn phịng lớn, cỡ 60 - 80 m2, có đủ chỗ cho cỡ 20 người làm việc Chỗ đặt văn phòng phòng lớn, ngăn thành nhiều chỗ làm việc vách băng nhôm, vật liệu nhẹ cách âm, gắn vào khung ô vuông, cao cỡ mét; vách ngăn có làm kính hay vật liệu suốt, có mối lắp ghép Một số noi tận dụng tủ, kệ làm vách ngăn; khơng có ngăn riêng hẳn phịng với phịng kia, có nhiều lối qua lại thuận tiện ngăn phòng với Việc bố trí văn phịng theo kiểu mặt mở có nhiều ưu điểm sau: -Tận dụng mặt bằng: Với mặt mở, người lao động khơng phải thích nghi với khơng gian phịng có tường ngăn mà trái lại, vách ngăn điều chỉnh cho thích hợp với người lao động nhằm tạo môi trường làm việc tốt - Năng suất: Do bố hí nhóm lao động có nhiều liên hệ cơng việc sát cạnh nhau, ngăn phịng khơng có cánh cửa cản trở lối đi, nên quan hệ làm việc luồng thơng tin thuận tiện hơn, nhanh - Tính động: Do khơng có tường chắn nên dễ bố trí lại vách ngăn cần thiết, vừa nhanh, phí tổn bố trí lại ít, vừa giảm thời gian gián đoạn cơng việc đến mức tối thiểu - Bảo trì: Khi điều chỉnh bố trí, khỏi cần mắc lại bóng đèn, quạt gió, máy điều hồ nhiệt độ Cả việc lau chùi, quét dọn phòng, vách ngăn tổn phí, cơng sức -Vốn đầu tư: Tuy vách tường xây tốn hơn, 15 năm cần bỏ tiền tu sửa Còn pa-nel vách ngăn dùng năm làm lại, dịp trang trí lại văn phịng với mẫu mã - Tính tập thể: Tạo khơng khí gần gũi tập thể văn phòng kiểu cũ, nhân viên phòng gắn bó với hơn, luồng thơng tin khơng thức rơm rả, vui vẻ Tuy nhiên, văn phịng mặt mở có số nhược điểm Khi người qua chỗ người quan hệ công việc dễ làm đồng nghiệp gần bị ảnh hưởng, độ tập trung cho cơng việc làm giảm đi, có khách tới liên hệ cơng việc Mặt mở cản trở công việc số nhóm họ cần bàn bạc kín đáo riêng với văn phòng tổ chức vấn tuyển dụng Trong trường họp nên nâng vách ngăn lên tới chạm tràn nhà vài phòng định Phòng làm việc thủ trưởng cấp cao có gắn với văn phịng mặt mở cách sử dụng vách chắn kính che chắn tận trần nhà, kiểu che chắn nên mức tối thiểu để khỏi làm hại tới lợi mặt mở Công nghệ thông tin: Thông tin tri thức hữu hoạt động sản xuất hoạt động kinh tế, từ giai đoạn đầu văn minh nông nghiệp Nhưng phải chờ đến sản xuất cơng nghiệp kinh tế hàng hố phát triển cao từ kỉ XX đến nay, nhiều nhu cầu thơng tin xử lí thơng tin nảy sinh nhanh chóng địi hỏi đáp ứng kịp thời Trong quan, đơn vị nghiệp,., văn phòng đầu mối tiếp nhận xử lí thơng tin để giúp lãnh đạo đạo, điều hành công việc Mà công nghệ thông tin với thành tựu kì diệu cơng nghệ tin học, máy tính cơng nghệ truyền thơng làm cho hoạt động cơng tác văn phịng thay đổi Do thành cơng hay thất bại quan, đơn vị ngày tuỳ thuộc lớn vào khả chiếm lĩnh lợi thơng tin văn phịng Đúng V.I.Lê-Nin khẳng định: “Khơng có thơng tin khơng có thắng lợi lĩnh vực nào, khoa học, kĩ thuật sản xuất” Hiện nay, hàu hết cơng việc văn phịng có trợ giúp cơng nghệ thơng tin máy vi tính, máy in, Để nhanh chóng xử lí thơng tin đầu vào, đầu người ta thường nối máy tính thành mạng để tiện liên hệ, làm việc với Đổ xử lí luồng thơng tin đàu vào người ta nối mạng nội ( LAN-Local area network) để xử lí luồng thơng tin đầu người ta nối với mạng rộng, bên (WAN - Wide area network) Tất loại công văn, giấy tờ, thơng tin, phần lớn xử lí truyền mạng Sau nối mạng, máy có khố với mật để bảo vệ thơng tin máy Với ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng làm cho hoạt động văn phịng khoa học cơng nghệ hố Tất cơng việc văn phịng từ cơng tác văn thư, lưu trữ, xử lí thơng tin, chức tham mưu, điều hành tổng hợp quản trị hậu cần hệ thống máy vi tính hỗ trợ, xử lí Các hoạt động thực theo quy trình cơng nghệ cần thiết Vì cán bộ, nhân viên văn phịng có đủ trình độ để xử lí chắn văn phịng đại đóng góp ngày đắc lực cho quan, đơn vị trình thực chức năng, nhiệm vụ Cơng nghệ thơng tin làm cho cơng nghệ văn phịng biến đổi Cuộc cách mạng khoa học công nghệ, với kinh tế tri thức phát huy lực sáng tạo người Bởi vậy, người quản trị văn phịng thơng minh, sáng tạo, giàu lịng vị tha tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên môn ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính nguồn nhân lực quan trọng văn phịng đại, góp phàn đưa quan, đơn vị ngày phát triển Môi trường làm việc: Trong mối quan, đơn vị hoạt động ngày có hiệu khơng thể khơng ý tới mơi trường làm việc Nó có tác động lớn đến nhân viên quan, đơn vị Trong ngày làm việc, nhân viên cảm thấy hứng thú cơng việc suất lao động cao Nếu nhân viên làm việc khung cảnh thuận tiện, mát mẻ, hoà thuận với đồng nghiệp, cấp tin cậy, họ cảm thấy dễ chịu làm việc hăng hái thêm Cịn bị nóng nực, ồn ào, chói mắt,., làm người khó chịu khơng muốn làm việc Do đó, hoạt động văn phịng người lãnh đạo càn phải biết tạo điều kiện lao động để tăng suất, hào hứng an toàn, giữ gìn khả cơng tác lâu dài - Khơng khí: Khơng khí nhiệt độ phịng làm việc quan trọng, có ảnh hưởng đến sức khoẻ người Đối với văn phòng theo lối cổ điển phịng có từ - người (có từ - người), khơng khí phịng khơng thơng thống văn phịng mặt mở đảm bảo khơng khí cho người làm việc phòng Khi làm việc nhiệt độ cao hay thấp thể người bị lượng cho việc giữ nhiệt độ thể bình thường hay để chống lạnh Điều làm cho nhân viên cảm thấy uể oải, khả tập trung ý vào công việc bị giảm nhanh hậu động tác thực công việc chậm lại, suất lao động giảm xuống Do đó, tuỳ thuộc vào nhiệt độ phịng mà sử dụng thiết bị bảo hộ khác hệ thống thơng gió, máy điều hồ khơng khí, hay dùng màu sắc tương ứng cho tường - Ánh sáng laf lao động có hiệu quả, cấp quản trị càn phải coi trọng yếu tố ánh sáng ánh sáng có ảnh hưởng đến suất lao động Ánh sáng xuất từ nguồn: + Ánh sáng tự nhiên: ánh sáng mặt ười Ánh sáng tự nhiên có tác động lớn tới trình phát triển thể chất người Do đó, phịng làm việc cần thiết kế có nhiều cửa sổ để có khơng khí lành, thống đãng ánh sáng tiếp nhận dễ dàng + Ánh sáng nhân tạo: bóng đèn điện, ngồi đèn chiếu sáng chung gắn thêm đèn chỗ làm việc Để cho ánh sáng nhân tạo tiếp nhận tốt tường phịng nên sơn màu sáng làm cho hệ số phản chiếu ánh sáng tăng Tóm lại, ánh sáng có ảnh hưởng đến suất lao động chất lượng cơng việc Do đó, địi hỏi cấp quản trị càn phải biết để ánh sáng phịng đày đủ, có độ sáng đồng đều, khơng để ánh sáng chói q mà khơng mờ nhạt quá, không để chùm tia sáng rọi thẳng vào mặt hay để ánh sáng gần không làm rối loạn thị giác làm tăng mệt mỏi, dẫn đến việc người làm việc hiệu - Màu sắc: Màu sắc có tác dụng tâm lí tới người lao động văn phịng với khách đến quan Sử dụng màu sắc thích hợp khơng cải thiện, nâng cao vẻ bề ngồi quan mà nâng cao suất lao động, giảm bớt mệt mỏi nâng cao tinh thần làm việc nhân viên Tuỳ theo nơi, vùng mà ta sử dụng màu cho thích hợp Giả sử vùng nắng ấm nên dùng màu xanh nhạt, xanh da trời; vùng giá lạnh nên dùng loại màu vàng, hồng nâu nhạt Nếu văn phịng có màu tối làm cho tinh thần làm việc nhân viên chán nản, văn phịng có màu sắc q sáng kích thích nhân viên q độ Ngồi ra, màu sắc cịn ảnh hưởng đến tình cảm, cảm xúc, gây chán nản hay kích thích làm việc, làm cho hoạt động tinh thần phấn chấn hay trì trệ Nó khơng tạo nên hình dáng tổng thể bên ngồi quan, vẻ đẹp phòng mà với màu sắc thích hợp tạo tinh thần thoải mái, trạng thái hưng phấn công việc cho nhân viên Hơn nữa, khách đến liên hệ công tác, làm việc hay tham quan quan việc để lại ấn tượng hài lịng hay khó chịu phàn tuỳ thuộc vào màu sắc - Âm thanh: Tiếng động nhân tố mơi trường có nhiều ảnh hưởng tới hiệu hoạt động văn phịng Tiếng động khơng ảnh hưởng đến cơng việc mà cịn ảnh hưởng đến thần kinh người Khung cảnh ồn làm cho người bị lãng trí tiếng động liên tục lớn gây nên tình trạng rối loạn thần kinh Tiếng ồn thường xảy như: nói chuyện, nói điện thoại lớn tiếng quá, tiếng chuông điện thoại, cánh cửa khép lại gây tiếng động lớn, tiếng xô đẩy ghế hay người lại phòng nhiều quá, Khi tiếng ồn gây mệt mỏi, tạo tâm lí căng thẳng, khó tập trung cho cơng việc phải có biện pháp điều chỉnh Chẳng hạn dùng số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều vật dụng kim loại, gỗ cứng, mặt kính chúng phản hồi mạnh sóng âm Xây dựng mối quan hệ giao tiếp - ứng xử cư quan, đưn vị: Các Mác khẳng định: “về chất người tổng hoà mối quan hệ xã hội” Thật vậy, xã hội lồi người khơng có khơng có mối quan hệ giao tiếp với Giao tiếp nhu càu thiếu đời sống hàng ngày người xã hội Trong quan, đơn vị nào, tập thể nhân viên quan, đơn vị có mối quan hệ tốt, đối xử thân tình với cơng việc thực dễ dàng An tâm làm việc nhân tố hàng đầu thái độ lao động Thiếu an tâm làm việc làm giảm hiệu lao động, giảm gắn bó với quan, với tập thể nhân viên quan, đơn vị Trong trình giao tiếp người có tác động lẫn chịu ảnh hưởng mặt tâm lí, ý thức Vì giao tiếp mang tính xã hội tham gia hình thành nhân cách người (qua lời nói, cử thái độ đánh giá tình cảm tâm lí người) Một tập thể xây dựng tốt cảm nhận nhân cách họ đối xử thân với nhau, khơng phải hời hợt bên ngồi mà thấu hiểu nhau, trước hết hiểu mặt giá trị nhân cách Đổ làm điều nhân viên, người phải có lơi lẫn Có nghĩa gặp có dáng vẻ gây ấn tượng ban đầu, dễ tiếp xúc, dễ chan hoà, dễ cảm nhận nhân cách nhau, tìm giống thái độ làm việc, Ngoài ra, mối quan hệ tập thể nhân viên tốt phải xây dựng thái độ cởi mở thích hợp, ủng hộ nhau, yểm trợ nhau, tạo quan hệ bình đẳng lao động xử sự, không tỏ người, kẻ cả; phải quan tâm đến nhu cầu tình cảm người khác; phải biết tôn trọng người khác; phải tôn trọng lời hứa; động, khẩn trương, trung thực không thủ đoạn, giả dối, biết đồng cảm với nhau; giảm bớt mức độ đối phó PHẦN II THựC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH VÀ MỘT VÀI SO SÁNH I ĐẶC ĐIÊM CHUNG : Kế hoạch Đầu tư hoạt động quan trọng trình phát triển kinh tế xã hội Ngành Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình phận hệ thống kế hoạch toàn quốc Cùng với phát triển chung kinh tế xã hội, ngành kế hoạch xác định lại chỗ đứng vai trị mình, tự vươn lên q trình đổi làm tốt chức quan tham mưu tổng hợp cho cấp ủy Đảng, Chính quyền địa phương công tác đạo, lãnh đạo kế hoạch hố kinh tế xã hội tỉnh Quảng Bình Những năm qua ngành đóng vai trị quan trọng việc xây dựng chiến lược phát triển kinh tế xã hội tỉnh, tổng hợp kế hoạch trung hạn, ngắn hạn triển khai chương trình mục tiêu, dự án phát triển kinh tế xã hội Tham gia xây dựng chế sách quản lí kinh tế, quản lí đàu tư, xây dựng triển khai chủ trương - Nghiên cứu, đề xuất chương trình làm việc ban Giám đốc hàng tháng, hàng tuần bố trí lịch làm việc cho Ban Giám đốc hàng tuần với phòng, quan đơn vị Sở - Tham mưu cho Giám đốc Sở xây dựng, kiện toàn máy quan Sở, đề xuất việc tiếp nhận, vị trí cán quan - Có trách nhiệm quản lí hồ sơ cán toàn hệ thống công văn, văn thuộc hồ sơ lưu trữ theo chế độ lưu trữ Nhà nước - Quản lí bảo vệ toàn tài sản quan chăm lo chu đáo việc tu sửa nhà cửa, thiết bị, máy móc đáp ứng tốt yêu cầu công tác - Tham mưu cho Ban Giám đốc quản lí tài vụ quan chế độ sách Nhà nước yêu càu công việc - Tham mưu cho lãnh đạo công tác thi đua khen thưởng - Tổ chức tốt công tác phục vụ làm việc ( hội trường, in ấn, tài liệu, xe cộ, văn thư, ) Tổ chức chu đáo khách đến, khách thường xuyên chăm lo bảo đảm vệ sinh đẹp khuôn viên quan, khu vệ sinh cơng cộng, phịng họp, gara, - Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở phân cơng Thực trạng hoạt động văn phịng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình: Trong năm qua, cơng tác tổ chức hành quan có đóng góp lớn Với nỗ lực người nên cơng tác hành quản trị vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng, tạo đà phát triển cho năm sau - văn thư lưu trữ: Cơng tác quản lí cơng văn chặt chẽ hơn, tất công văn tập trung quản lí mối văn thư nên tránh lộn xộn, tuỳ tiện Việc tiếp nhận công văn đến phải vào sổ theo dõi, đóng dấu cẩn thận, chuyển giao tài liệu nội phải kí nhận rõ ràng, năm qua khơng có tượng thất lạc công văn đến Các công văn đến xử lí theo quy định, phát hành văn thể thức, đảm bảo quy trình pháp lí, xác nội dung, đẹp hình thức Công tác đánh máy, in ấn thực tốt, lượng văn đánh máy in ấn năm lớn, văn đánh máy in ấn phục vụ kịp thời cho lãnh đạo hội nghị, hội thảo, giao kế hoạch hàng năm Công tác thủ quỹ thực tốt, sổ sách ghi chép rõ ràng, cập nhật cẩn thận, quản lí tiền bạc chặt chẽ, năm khơng để thiếu hụt, mát xảy - Công tác quản lí sở vật chất, trang thiết bị quan coi trọng, chặt chẽ khơng để có tượng mát xảy Các thiết bị, tài sản, máy vi tính, máy photocopy đặt phịng phịng có trách nhiên bảo quản, giữ gìn, có tượng hư hỏng phải báo cáo kịp thời để có biện pháp xử lí Khi điều động phịng khác phải trí lãnh đạo báo cho phụ trách hành biết Hàng năm phịng Tổng hợp - Tổ chức hành có trách nhiệm kiểm tra, kiểm kê, đánh giá lại tài sản, lên kế hoạch mua sắm trang bị lại cho phòng ban cần thiết, văn phòng phẩm hàng tháng phịng lập nhu cầu văn phịng phẩm, vật tư gửi cho phòng Tổng hợp - Tổ chức hành để trình lãnh đạo duyệt Tất vật tư, văn phòng phẩm mua phải nhập kho, xuất phải có phiếu xuất kho có sổ kí nhận - Xe cộ quan giữ gìn bảo quản tốt, năm khơng có tượng hư hỏng lớn, cố xe cộ xử lí kịp thời, lái xe đưa lãnh đạo an toàn, thái độ lái xe phục vụ tốt đảm bảo túc trực thường xuyên để cần có mặt Hàng tuần phịng Tổng hợp - Tổ chức hành xây dựng kế hoạch điều động xe để lái xe có chủ động cơng việc - Cơng tác tài kế hoạch sử dụng ngân sách làm tốt, vào nếp, quản lí kinh phí theo nguyên tắc chế độ quy định, giải kịp thời lương chế độ khác cho người - Công tác hậu càn chuẩn bị cho ngày tết, lễ lớn chuẩn bị chu đáo - tinh thần phục vụ : người có tinh thần phục vụ tốt khơng kể ngồi ngày nghỉ để đảm bảo tiến độ công việc kịp thời Thái độ làm việc nghiêm túc, giấc lao động đảm bảo, giải cơng việc ln nhanh chóng, kịp thời - Công tác tạp vụ, vệ sinh nhà ngồi sân làm tốt, giữ gìn đẹp cho mặt quan - trị tư tưởng: + Chuyên viên cán văn phòng chấp hành tốt chủ trương sách Đảng, Nhà nước, Nghị Tỉnh uỷ, HĐND, thị UBND tỉnh, nội quy, quy chế quan Luôn nắm Nghị quyết, Chỉ thị tỉnh để thực vận dụng tốt nhiệm vụ chuyên môn giao + Tư tưởng chuyên viên cán văn phịng ln vững vàng, khơng có biểu dao động trước thử thách chế thị trường, khơng có biểu tư tưởng lệch lạc, khơng có biểu tiêu cực công việc giao Mọi người có tinh thần kỉ luật tổ chức, kỉ luật lao động, có ý thức rèn luyện phấn đấu vươn lên mặt Khơng có biểu xấu đạo đức tác phong, sống lành mạnh, có tinh thần đồn kết giúp đỡ cơng tác, sinh hoạt Mọi người có ý thức xây dựng quan vững mạnh, tham gia đầy đủ đợt sinh hoạt trị, Nghị Đảng -Vồ chuyên môn nghiệp vụ : Mặc đù công việc tổng hợp bận rộn,vất vả song người phải tranh thủ thời gian kể ngày lễ, chủ nhật, đêm để hồn thành cơng việc giao với tinh thần trách nhiệm cao, tiến độ thời gian Mọi người cố gắng nắm bắt tình hình cơng việc, tự tìm tịi nghiên cứu để hồn thành cơng việc giao, đáp ứng tài liệu, văn kịp thời cho lãnh đạo, cho UBND tỉnh, Tỉnh uỷ : + Tổng hợp tốt tài liệu số liệu văn bản, kế hoạch năm 2001 để báo cáo cho UBND tỉnh, Thường vụ Tỉnh uỷ HĐND tỉnh để giao kế hoạch + Rà soát số liệu văn ngành, huyện thị, phòng quan để giao kế hoạch kịp thời cho ngành, huyện thị kịp thời triển khai từ đầu năm + Chủ động tổ chức hội thảo góp ý cho quy hoạch tổng thể đến năm 2010 Trên sở Viện chiến lược chỉnh lý văn quy hoạch để trình Thường vụ Tỉnh uỷ thơng qua trình chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt quy hoạch tỉnh + Thúc đẩy ngành, huyện thị hoàn thành quy hoạch tổng thể đến năm 2010, đầu tư nghiên cứu văn quy hoạch, có góp ý cụ thể thành ý kiến thức Sở hội nghị thẩm định quy hoạch Trên sở soạn định phê duyệt quy hoạch tất huyện thị Bên cạnh tổ chức hội nghị thẩm định quy hoạch cho số ngành tiếp tục tổng hợp trình UBND Tỉnh thẩm định phê duyệt ngành lại + Đã phối hợp với Viện chiến lược xây dựng xong quy hoạch tổng thể vùng ven biển, vùng ưu tiên Nam Lệ Thuỷ, chuẩn bị sở để xây dựng quy hoạch vùng lũ lụt - kế hoạch 2001 -2005: Đã hoàn thành việc tổng hợp xây dựng kế hoạch năm 2001 - 2005, kịp thời báo cáo UBND tỉnh, báo cáo Bộ Kế hoạch Đầu tư, góp phần xây dựng văn kiện Đại hội tỉnh Đảng lần thứ 13 cách tốt đẹp - Xây dựng - triển khai kế hoạch 2002 + Phòng làm tốt cho việc chuẩn bị cho kế hoạch 2002 theo quy trình từ hội nghị triển khai kế hoạch đến việc làm việc với ngành, huyện, thị, tổng hợp văn để báo cáo UBND tỉnh, Thường vụ Tỉnh uỷ gửi báo cáo cho Bộ Kế hoạch Đầu tư kịp thời + Tham mưu cho UBND tỉnh giao kế hoạch để ngành- địa phương triển khai sớm + Theo dõi, phản ánh kịp thời cho lãnh đạo công tác khoa học công nghệ môi trường, cơng tác tài chính, thuế Tham gia xét duyệt nghiệm thu ccác đề tài cách khách quan, có đóng góp ý kiến quan trọng phê duyệt đề tài + Hàng tuần, tháng có chương trình cơng tác Hàng tháng có báo cáo tiến độ cho UBND tỉnh, cho Bộ Kế hoạch Đầu tư với chất lượng cao Đã hoàn thành báo cáo đột xuất cho lãnh đạo quan, UBND tỉnh báo cáo khác Như vậy: giao kế hoạch phịng có bàn bạc, trao đổi tiêu để có thống trước giao Mặt khác người ln có tích luỹ số liệu, trao đổi chun mơn nghiệp vụ dể nâng cao kiến thức, lần giao kế hoạch, báo cáo cho tỉnh, báo cáo Trung ương số liệu văn đảm bảo, có sai sót, phản ánh trung thực tình hình - Các cơng tác khác + Tham gia tốt việc tập dân quân tự vệ, diễn tập khu vực phịng thủ tồn tỉnh cơng tác phịng cháy chữa cháy + Các cơng tác cơng đồn, ủng hộ đồng bào bị lũ lụt tham gia đóng góp đầy đủ, kịp thời + Quản lí sử dụng mạng diện rộng tỉnh Internet để cung cấp thông tin văn cần thiết cho phòng, cho lãnh đạo Tuy nhiên, cơng tác văn phịng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình cịn nhiều bất cập, thiếu sót sau: - Có lúc chưa nhạy bén với công việc, chưa cập nhật nắm bắt nhanh số liệu để báo cáo với lãnh đạo Sở UBND tỉnh - Chưa đầu tư thời gian nghiên cứu kĩ chế độ sách, tài liệu văn bản, tạp chí để phục vụ cho cơng tác chun mơn mà giải công việc vụ hàng ngày - Công tác quy hoạch thiếu đôn đốc nên triển khai chậm - Hoạt động hành chưa tay, thiếu nhiều kinh nghiệm, thiếu tính chủ động điều hành công việc - Công tác văn thư lưu trữ thiếu khoa học V MỘT VÀI so SÁNH VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TU TỈNH QUẢNG BÌNH VÀ TRUNG TÂM HỢP TÁC NGHIÊN cứu VIỆT NAM Nếu xem xét hoạt động quản trị văn phòng sở KẾ HOẠCH VÀ ĐÀU TU TỈNH QUẢNG BÌNH từ kết luận hoạt động quản trị văn phòng quan tốt hay không khách quan thiếu đầy đủ Vì việc tham khảo thêm kinh nghiệm tổ chức khác để so sánh xác Giới thiệu vài nét TRUNG TÂM HỢP TÁC NGHIÊN cứu VỆT NAM : Trung tâm viết tắt cvsc (thuộc IID group ), thành lập tháng 7.1997 kế thừa lịch sử hoạt động chi hội người yêu thích dân tộc học trung ương ( thành lập tháng 1.1990 ).Trong giai đoạn 1997-2002, cvsc có cấu tổ chức sau : * Hội đồng khoa học , gồm thành viên,đứng đàu chủ tịch ( nhà Việt nam học có uy tín đảm nhiệm ) Hội đồng khoa học : phận tư vấn giúp Ban giám đốc định hướng phát triển cvsc Đồng thời, Hội đồng khoa học giúp lãnh đạo quan chủ quản cvsc việc giám sát hoạt động Ban giám đốc.Hội đồng hoạt động theo chế độ kiêm nhiệm nhiệm kỳ năm * Ban giám đốc gồm giám đốc số phó giám đốc Giám đốc người đại diện cao điều hành cvsc, đại diện cho cán cơng nhân viên tổ chức Giám đốc có trách nhiệm tổ chức thực định cvsc, xây dựng quy chế nội bộ, với cán chủ chốt thực hoạt động sản xuất kinh doanh Giám đốc chịu trách nhiệm hoạt động toàn kết sản xuất kinh doanh, bảo toàn phát triển vốn đời sống cán công nhân viên cvsc * Phòng tổng hợp: Thực chức thường trực cvsc ,được giao giúp Ban giám đốc quản lý nhân sự, tài tài sản Đây phận phục vụ nghiên cứu song quan trọng tạo điều kiện thuận lợi vật chất tinh thần cho cán nghiên cứu Đứng đàu phịng tổng hợp có trưởng phịng phó phòng * Thư viện Việt Nam học: Làm chức lưu trữ tư liệu nghiên cứu sách báo viết liên quan đến Việt Nam Ngồi ra, Thư viện cịn lưu trữ tư liệu dạng vật phẩm khác đĩa mềm, băng hình ấn phẩm khác Trong thư viện có hệ thống thư mục phong phú tạp chí, báo, sách Việt Nam xuất nhiều dạng ấn phẩm nước ngồi nói Việt Nam * Phòng nghiên cứu đối ngoại: Thực chức nghiên cứu đối ngoại Việt Nam (Bao gồm quan hệ ngoại giao, hợp tác thương mại, đàu tư, viện trợ, du lịch, bảo hiểm ) Đặc biệt trọng nghiên cứu mối quan hệ Việt Nam với khối ASEAN, EU, Mỹ, Trung Quốc số nước khác * Phòng nghiên cứu văn hoá - xã hội: chức nghiên cứu vấn đề văn hoá học, xã hội học, tơn giáo * Chương trình nghiên cứu lịch sử ngành & địa phương: Đây phận hoạt động trung tâm nhỏ song gọn nhẹ Điều hành có chủ nhiệm, tổng thư ký, cịn lại cộng tác viên Chương trình có nhiệm vụ chuyên tổ chức nghiên cứu lịch sử ngành, địa phương hỗ trợ phát triển ngành địa phương học * Chương trình nghiên cứu nhân vật lịch sử: có nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu nhân vật lịch sử Lý Thường Kiệt, Phan Bội Châu, Nguyễn Du, Nguyễn Huệ,Hồ chí Minh nhà tri, văn hố đương đại * Chương trình nghiên cứu doanh nghiệp: có nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu vấn đề liên quan đến phát triển doanh nghiệp.Chương trình vừa tổ chức nghiên cứu vừa làm nhiệm vụ tư vấn ( phối hợp với Trung tâm tư vấn & phát triển dự án, Trung tâm thông tin quốc tế) * Các dự án hợp tác nghiên cứu triển khai: Nhằm phát huy nguồn lực sức mạnh bên, Trung tâm hợp tác nghiên cứu Việt Nam liên kết với số tổ chức việc thực dự án hợp tác nghiên cứu hợp tác triển khai * nhân : Trung tâm họp tác nghiên cứu Việt nam cịn chi hội người u thích dân tộc Trung ương chưa có cán hưởng lương mà hoạt động theo chế hội viên Khi trở thành phịng hợp tác nghiên cứu việt nam có ba cán kiêm nhệm Từ trở thành trung tâm, Trung tâm hợp tác nghiên cứu Việt nam bước tăng thêm số lượng cán nhiều hình thức: Chính nhiệm, kiêm nhiệm, hợp đồng ngắn hạn, cộng tác viên Cho đến nay, tổng cộng loại hình trung tâm có 33 người, nhiệm kiêm nhiệm có 18 người bao gồm ban giám đốc, cán phụ trách phận, cán nghiên cứu, nhân viên nghiệp vụ( kế toán, văn thư, thủ quỹ, nhân viên đánh máy, nhân viên thư viện ), lại cộng tác viên trung tâm Cơ cấu nhân chức danh số cán có thay đổi hàng năm song chưa có biến động lớn Trong q trình hoạt động phịng ln phối hợp với thực chức nhiệm vụ có hiệu Một vài so sánh : Do thời gian có hạn nên tác giả chưa có điều kiện để tham khảo nhiều từ chuyên đề lưu số nhận xét sau: cvsc thực tế đến thực tập thêm tổ chức rút * Khơng riêng sở KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH quan tâm đến cơng tác quản trị văn phịng mà hầu hết doanh nghiệp nhà nước,các tổ chức nhà nước quan tâm Tuy nhiên mức độ quan tâm tổ chức khác Đối với doanh nghiệp tổ chức kinh tế quốc doanh cơng tác văn phịng nhiều sử dụng phục vụ cho hoạt động Nhưng phần lớn không quan tâm so với tổ chức nhà nước Một số tổ chức phi phủ doanh nghiệp quốc doanh sở vật chất thiếu nhiều điều kiện khác hạn chế song trọng đến hoạt động văn phịng Trong có cvsc * cẩu tổ chúc cvsc nhỏ sở KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH ( Số lượng nhân viên văn phòng, số phận , sở vật chất văn phịng ).Nhưng cvsc có phận thích hợp phát triển tổ chức * chiến lược phát triển : sở KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH làm chức quan quản lý nhà nước địa phương hoạt động đàu tư kinh doanh cvsc có chiến lược phát triển khoa học dịch vụ Đây điểm khác rõ nét tổ chức Theo lãnh đạo cvsc, chiến lược phát triển tổ chức bước thực nên chưa đánh giá hết hiệu chiến lược Nhưng tin có bước hồn thành hoạt động quản trị văn phịng cvsc hình mẫu cho nhiều tổ chức phi phủ khác tham khảo PHẦN III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH I PHƯƠNG HƯỚNG: Cơng tác trị tư tưởng: Đổi nâng cao cơng tác giáo dục trị tư tưởng, phấn đấu giữ vững danh hiệu Đảng vững mạnh, xây dựng quan vững mạnh ngang tàm với chức nhiệm vụ giao Thực tốt vận động xây dựng chỉnh đốn Đảng, nâng cao nhận thức lĩnh trị phấn đấu rèn luyện phẩm chất, đạo đức tác phong lối sống quan công tác chuyên môn nghiệp vụ: Bám sát nội dung, chương trình hành động thực nghị Trung ương mà Tỉnh uỷ đề ra, phương hướng nhiệm vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội năm 2002 HĐND tỉnh, giải pháp điều hành thực kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội UBND tỉnh, tiếp tục đổi lề lối phong cách làm việc, tập trung nâng cao hiệu chất lượng công tác bảo đảm hồn thành có chất lượng cao nhiệm vụ trị giao - Phấn đấu đạt bước tiến rõ rệt chất lượng công tác quy hoạch, kế hoạch, chất lượng thẩm định dự án đầu tư, chất lượng quản lí chương trình mục tiêu quốc gia tỉnh giao trách nhiệm đảm trách - Triển khai xây dựng tổng hợp kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 2003 tốt - Tăng cường cơng tác dự tính dự báo, nắm bắt phân tích tình hình cách chủ động, xác, nhận định xu phát triển kết hợp với kiến thức chuyên môn kinh nghiệm thực tiễn để đề xuất định hướng lớn, cân đối mục tiêu chủ yếu nhằm tham mưu cho UBND tỉnh chủ đạo điều hành kinh tế xã hội phát triển mạnh mẽ, có hiệu - Tiếp tục thực cải cách hành quan, cải tiến lề lối làm việc, thực nghiêm chỉnh quy chế làm việc quan tăng cường đạo việc thực quy chế cách nghiêm túc Tiếp tục hoàn chỉnh quy chế quan thêm bước nhằm làm tăng hiệu công tác - Tăng cường cơng tác hành quản trị, quản lí tốt tài sản quan chống thất thoát, mát, thực chống lãng phí chi tiêu, quản lí tốt việc sử dụng phương tiện, thiết bị, vật chất Tích cực tạo nguồn thu để có nguồn chi cho chi thường xuyên, chi đời sống cán công nhân viên - Phát động phong trào thi đua lao động học tập, làm việc động viên người phấn đấu rèn luyện, nâng cao lực công tác, cải tiến hoạt động chun mơn nghiệp vụ hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở SỞ KÉ HOẠCH VÀ ĐẦU TU TỈNH QUẢNG BÌNH : Cơng tác quản trị văn phịng có vai trò chủ đạo tất quan, đơn vị Nó yếu tố định đến hiệu hoạt động tổ chức, quan, đơn vị Quản trị văn phịng có hiệu quỹ tiết kiệm thời gian cho quan, nhờ mà quan thúc đẩy hoạt động để nhanh chóng đạt đến mục tiêu Với cấu tổ chức đày đủ Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình bước tháo gỡ khó khăn nghiệp vụ chun mơn văn phịng, đưa cách quản lí hợp lí để phát triển Trong xu phát triển nay, trước yêu cầu thách thức mới, đòi hỏi Sở Kế hoạch Đầu tư Quảng Bình phải tiếp tục đẩy mạnh q trình cải cách hành chính, lề lối làm việc trình độ nhân viên văn phịng Do đó, Sở Kế hoạch Đầu tư càn quan tâm tới vấn đề đại hố cơng tác tổ chức văn phịng để phù hợp với tình hình đổi Đầu tiên, Sở Kế hoạch Đầu tư phải xây dựng đội ngũ cán đủ lực, phẩm chất, đạo đức để xây dựng, củng cố phát triển doanh nghiệp Nhà nước Muốn việc phải đẩy mạnh công tác đào tạo phải có phương pháp dùng người đắn Bác Hồ khẳng định: “Cán gốc công việc, công việc thành công hay thất bại cán tốt hay kém”; “Cán tiền vốn đồn thể, có vốn làm lãi Bất sách cơng tác gì, có cán tốt có lãi Khơng có cán tốt hỏng việc có nghĩa lỗ vốn” Vì việc đầu tư vào người, đầu tư vào công tác đào tạo, bồi dưỡng cán đầu tư có hiệu Ngồi ra, việc đàu tư trang thiết bị đại phục vụ tốt cho hoạt động văn phòng càn thiết, song nguồn kinh phí có hạn nên chưa thể trang bị cách tồn diện Sau tơi xin mạnh dạn đề nghị số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác tổ chức văn phịng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình: Tổ chức máy quản lí: Văn phịng với vai trò máy điều hành tổng hợp, phận khơng thể thiếu quan, đơn vị Do việc đổi văn phịng vừa để nâng cao hiệu cơng tác văn phòng, vừa nâng cao hiệu hoạt động quan việc làm càn thiết thời đại ngày Nhưng để đạt điều việc đổi văn phòng càn phải tổ chức, bố trí cách khoa học, phải có hệ thống, phải tiến hành đồng điều càn thiết phải áp dụng tiến khoa học kĩ thuật vào cơng tác văn phịng Đối với văn phịng Sở việc phân cơng, bố trí người việc, trình độ chun mơn nghiệp vụ thực Sự phối hợp cán nhân viên văn phòng cán nhân viên văn phòng với nhân viên quan tiến hành nhịp nhàng, cơng việc thực nhanh chóng Hiện nay, Sở xây dựng máy quản lí gọn nhẹ, có hiệu lực, khắc phục tệ nạn quan liêu, tham nhũng Tuy nhiên, để đảm bảo cho hoạt động văn phịng đạt hiệu cao khâu tổ chức phải có mối liên hệ họp lí Tổ chức nhân sự: Con người vừa sản phẩm xã hội vừa chủ thể để xây dựng xã hội Chính mà q trình cơng nghiệp hố, đại hố nay, quan, đơn vị cần phải có đội ngũ cán đáp ứng yêu càu đặt Một đội ngũ có đủ trình độ, lực, chuyên môn nghiệp vụ, động, sáng tạo, biết làm chủ t ình huống, yếu tố quan trọng tất quan, đơn vị Hơn nữa, việc bố trí nhân phải vào chức năng, nhiệm vụ phận để bố trí người cho thích hợp Tại Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình, số cán nhân viên trẻ có trình độ đại học tuyển dụng tương đối nhiều, số cán trẻ thể lực chuyên môn họ, hoàn thành tốt nhiệm vụ mà cấp giao phó, đó, làm tăng hiệu hoạt động quan, đảm bảo cho quan có vị trí vững xã hội - Đối với cán nghiệp vụ tổng hợp: cần tăng cường đầu tư thời gian nghiên cứu văn bản, chế độ sách Nhà nước, Tỉnh để vận dụng vào cơng việc chun mơn Ngồi ra, cán nghiệp vụ tổng hợp cần bồi dưỡng thêm nghiệp vụ kế hoạch hố, xây dựng quản lí dự án đầu tư, học thêm ngoại ngữ, nâng cao sử dụng vi tính để phục vụ chun mơn, - Đối với cán phục vụ hành chính: Phải nâng cao tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ, nhiệt tình, nổ, tự giác, ham học hỏi Hơn nữa, ban lãnh đạo càn quan tâm đến việc đào tạo, bồi dưỡng thêm nghiệp vụ kế toán, văn thư - lưu trữ, tin học Trong thời gian trước mắt, ban lãnh đạo Sở cố gắng cải thiện điều kiện làm việc, có sách khuyến khích cán nhân viên quan nói chung cán văn phịng nói riêng bồi dưỡng kiến thức, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu, địi hỏi cơng việc ngày cao Bên cạnh ban lãnh đạo Sở cịn áp dụng sách khen thưởng hợp lí, tạo điều kiện cho cán nhân viên quan phát huy tính sáng tạo, phát huy dân chủ đóng góp ý kiến, ý tưởng Công tác văn thư - lưu trữ: Hiện công tác văn thư - lưu trữ Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình có bước phát triển mới, song khâu nghiệp vụ hạn chế Để giải tồn đổi công tác văn thư - lưu trữ phải nghiên cứu hướng dẫn thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật, ban hành văn luật; bố trí nhân viên làm công tác văn thư - lưu trữ trình độ chun mơn, nghiệp vụ, lực họ Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học, phát huy sáng kiến, cải tiến kĩ thuật, hợp lí hố sản xuất ứng dụng sáng kiến khâu nghiệp vụ để công tác văn thư - lưu trữ thực tốt hom Kết hợp với việc áp dụng công nghệ thông tin trang bị phưomg tiên kĩ thuật đại vào công tác văn thư - lưu trữ Riêng cán làm công tác văn thư - lưu trữ, số lượng cơng việc q nhiều, mà có người phải kiêm nhiệm nhiều công việc như: đánh máy, nhận giao chuyển công văn, làm thủ quỹ, in, photocopy, Lãnh đạo Sở lãnh đạo văn phòng Sở cần xem xét bố trí thêm người để giảm bớt công việc cho cán văn thư Ngoài ra, Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình nên bố trí phịng kho gần phòng văn thư để tiện cho việc lưu trữ tài liệu, cơng văn, giấy tờ phịng quan Công nghệ thông tin: công nghệ thông tin, Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình trang bị cho phịng phương tiện kĩ thuật máy vi tính, máy điện thoại, Tuy nhiên, Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình càn tập trung khai thác có hiệu tiềm có để tăng cường trang thiết bị kĩ thuật đại cho hoạt động thông tin Hiện nay, quan chưa nối mạng phòng với nhau, hạn chế khai thác thông tin nội quan Cơ quan có máy nối mạng quốc gia (trong có máy văn phòng), riêng thị xã nối mạng với ngành: Văn phòng UBND tỉnh, Thống kê, Kho bạc, Tài chính, quan chưa thể nối mạng với huyện được, thơng tin liên lạc, hay chuyển giao công văn giấy tờ Sở phòng huyện chậm Do kinh phí cịn hạn hẹp nên phần hạn chế số thiết bị máy móc đại việc cử cán bồi dưỡng thêm trình độ cơng nghệ thơng tin Điều giải đáp phần việc huyện không đưa báo cáo tháng, quý, năm lên mạng, nên Sở không truy cập điều tất nhiên, tới UBND tỉnh xét duyệt cấp kinh phí để thực dự án mở rộng mạng lưới thơng tin tồn tỉnh Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình cần nhanh chóng nối mạng với huyện để thực tốt nhiệm vụ mà UBND tỉnh giao phó Để làm điều Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình càn phải có đội ngũ cán thơng thạo máy vi tính, số cán thơng thạo máy vi tính quan khơng nhiều Do đó, Sở càn tổ chức đào tạo, cử cán bồi dưỡng, nâng cao tr ình độ vi tính trình độ chun mơn nghiệp vụ Khuyến khích tính sáng tạo, sáng kiến cơng việc tạo hội cho họ tự thể hồn cảnh Cải cách thủ tục hành chính: Thủ tục hành hiểu trình tự thời gian, không gian thức giải công việc quan với tổ chức cá nhân x ã hội Thủ tục hành diễn quan, đơn vị, phịng ban có văn phịng Mà thủ tục có đời sống kinh tế xã hội nhiều đa dạng, muốn quản lí thực chúng có hiệu phải nắm thủ tục Ở Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình việc cải cách thủ tục hành điều cần thiết Trước đây, thủ tục hành rườm rà, rắc rối, phức tạp khiến cho người cảm thấy phiền hà đến quan Do đó, Sở cố gắng thực chế độ “một cửa, dấu” người cảm thấy an tâm, tin tưởng làm việc với quan Với văn phòng Sở đầu mối việc tiếp nhận tham mưu giải theo thẩm quyền khiếu nại, tố cáo tổ chức công dân liên quan đến hoạt động Sở cán cơng chức quan việc thực chế độ “một cửa, dấu” quan trọng Nó đảm bảo mối quan hệ cấp, ngành, tổ chức, cá nhân thuận lợi Hơn nữa, cịn đảm bảo cho quan có đội ngũ cán sạch, có đầy đủ phẩm chất, đạo đức, hiếu biết pháp luật, đảm bảo giải thủ tục nhanh chóng, từ hoạt động quan tiến hành dễ dàng, nhanh chóng Văn phịng Sở càn rà sốt lại thủ tục hành nay, xét xem thủ tục khơng cịn cần thiết, khơng phù hợp với yêu cầu đời sống kinh tế bỏ bổ sung thêm số điều thiếu Muốn cho quan đạt hiệu lãnh đạo Sở cần phải quản lí hệ thống thủ tục cho hoạt động thông suốt, không bị tắc nghẽn, tiết kiệm thời gian, đạt suất cao Sắp xếp chỗ làm việc: Ngày nay, việc bố trí, xếp chỗ làm việc cho hợp lí, khoa học, có hệ thống yêu càu cấp thiết đặt quan, đơn vị Nơi đặt trụ sở quan phải nơi đơng người qua lại, dễ tìm, dễ thấy, để tiện cho người khách lần đầu đến liên hệ làm việc với quan Chỗ làm việc phòng, nhân viên quan phải bố trí cơng việc tiến hành cách trôi chảy, liên tục, thông suốt Hiện nay, quan, đơn vị, hay doanh nghiệp thành phố lớn thường sử dụng cách bố trí làm việc theo mặt mở Riêng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình từ chia tỉnh (1989 ) kinh phí hạn hẹp nên giữ ngun hình dáng trụ sở lúc ban đầu, có nghĩa sử dụng cách bố trí chỗ làm việc theo lối cổ điển Với lại người chưa quen với cách làm việc theo lối mặt mở Việc bố trí làm việc theo mặt mở cịn mẻ số quan, đơn vị, có nhiều ưu điểm khơng nhược điểm Tuy ban lãnh đạo Sở xem xét, nghiên cứu vấn đề để đổi mặt quan, phải nằm khả kinh tế cho phép Do đó, tuỳ theo vùng, khu vực, tuỳ theo điều kiện kinh tế, môi trường, xã hội, đặc điểm, tính chất mà quan, đơn vị có cách bố trí phịng làm việc cho thích hợp Còn phòng Tổng hợp - Tổ chức hành Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình bố trí tầng 3, cách xa với phòng Giám đốc, ban lãnh đạo Sở càn nghiên cứu, xem xét nên bố trí vị trí văn phịng gần với phịng Giám đốc để tiện cho việc thực chức tham mưu tổng hợp Môi trường làm việc: Tuy trụ sở Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình bố trí theo lối cổ điển đảm bảo cho phịng có khơng khí sạch, khơng gian phịng rộng rãi, thống mát, ánh sáng tự nhiên tiếp nhận nhiều, giảm bớt ánh sáng nhân tạo giảm bớt phần chi phí cho quan Bây thời tiết mùa hè, nhiệt độ phịng nóng, nên phịng trang bị máy điều hồ, quạt tràn, quạt thơng gió, giúp cho tinh thần nhân viên thoải mái hơn, đỡ căng thẳng Các phịng bố trí cửa sổ cửa kính vừa đảm bảo đủ ánh sáng, vừa đảm bảo giảm tiếng ồn mơi trường bên ngồi tạo Tuy nhiên mức độ người khơng nên q lạm dụng đến thiết bị v ì có ảnh hưởng khơng tốt đến sức khoẻ người có thay đổi đột ngột nhiệt độ với bên ngồi Do văn phịng cần phải nghiên cứu, xem xét để bố trí phịng làm việc thích hợp cho người Xây dựng mối quan hệ công tác: - Quan hệ Bộ, ngành Trung ương, Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình chịu quản lí Nhà nước lĩnh vực chun mơn Bộ, ngành có liên quan, chấp hành định, thị, thông tư Nhà nước quản lí ngành, lĩnh vực nên phải tạo điều kiện cho Bộ trình kiểm tra việc thực kế hoạch kinh tế - xã hội tỉnh Đối với đơn vị kinh tế TW đóng địa bàn, Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình có trách nhiệm tạo điều kiện cho đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu - Quan hệ Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình với UBND huyện, thị xã, ngành quan hệ phối hợp việc thực nhiệm vụ tỉnh giao Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình tạo điệu kiện cho ngành, huyện hoàn thành nhiệm vụ giao Còn phòng kế hoạch huyện, thị xã, ngành, Sở Kế hoạch có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ kế hoạch hoá, tạo điều kiện thuận lợi cho phòng kế hoạch hoạt động có hiệu - Quan hệ phịng ban, cán nhân viên quan diễn tốt đẹp Các phòng hỗ trợ nhau, giúp đỡ nhau, tiến hành công việc Các nhân viên văn phịng có mối quan hệ tốt với với phòng ban Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận thông tin giải thông tin nhanh chóng Tuy nhiên, cán nhân viên gần gũi với nhiều lãnh đạo văn phịng khuyến khích người tham gia tích cực vào phong trào thể thao sau làm việc, vừa rèn luyện thân thể, vừa có thời gian thư giãn tinh thần sau ngày làm việc căng thẳng Xây dựng ý thức tổ chức kỉ luật, thực tốt quỵ chế hoạt động máy cư quan - Mỗi cán nhân viên phịng Tổng hợp - Tổ chức hành phải có ý thức trách nhiệm xây dựng phòng vững mạnh mặt Mỗi cán nhân viên phải tự rèn luyện thân, xây dựng ý thức tổ chức kỉ luật, không vi phạm kỉ luật lao động, xây dựng mối đồn kết trí phịng tồn quan - Để thực tốt quy chế hoạt động quan cán nhân viên phòng Tổng hợp - Tổ chức hành phải nghiên cứu học hỏi, nghiên cứu để vừa hiểu biết công việc người quan, vừa nắm vững công việc chuyên mơn để phối hợp tác nghiệp chun môn, đảm bảo cho máy quan hoạt động nhịp nhàng không bị ách tắc - Mỗi cán nhân viên phịng phải có ý thức nhắc nhở người thực tốt quy chế quan ban hành Mọi việc làm không quy chế phải nhắc nhở, báo cáo với lãnh đạo để có biện pháp uốn nắn kịp thời - Phịng Tổng hợp - Tổ chức hành có trách nhiệm tăng cường giám sát việc thực quy chế nhằm đảm bảo cho điều hành hoạt động quan nhịp nhàng có hiệu quả.KẾT LUẬN Với vai trò, chức năng, nhiệm vụ giao, năm qua văn phòng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình làm tốt chức năng, nhiệm vụ mình, góp phàn tích cực công tác tham mưu, đạo xây dựng triển khai thực kế hoạch, quy hoạch tỉnh Theo dõi, nắm tình hình thực kế hoạch, đề xuất sách sử dụng hợp lí, tiết kiệm nguồn vốn đầu tư XDCB nguồn lực khác nhằm nâng cao hiệu kinh tế, góp phàn đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng kinh tế tỉnh (Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân năm 1996-2000 8,1%) - Làm tốt chức quan đàu mối trung tâm Sở, ban, ngành địa phương - Xây dựng đội ngũ cán công chức sạch, vững mạnh - Bên cạnh kết đạt được, việc xây dựng, kiện toàn máy Sở Kế hoạch Đầu tư nhu cầu cấp thiết nhằm nâng cao lực hiệu cơng tác kế hoạch hố kinh tế thị trường Đối với tỉnh Quảng Bình, kinh tế cịn gặp nhiều khó khăn, mặt kinh tế xã hội thấp so với nước Việc phát huy nguồn lực mội cách có hiệu nhằm thúc đẩy kinh tế phát triển nhanh, vững cần dựa vào chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế xã hội xây dựng sở khoa học thực tiễn địa phương Việc điều hành kế hoạch trung hạn, ngắn hạn hàng năm phải đảm bảo tính hiệu quả, kể hiệu kinh tế hiệu xã hội Các mục tiêu, đối tượng đầu tư phải đảm bảo nhu cầu cần thiết, có hiệu tích luỹ nhanh, phù hợp với chế thị trường nước quốc tế Muốn biện pháp hàng đầu củng cố, kiện toàn máy, tổ chức toàn Ngành Kế hoạch Sở Kế hoạch Đầu tư có đủ lực trình độ để tham mưu cho UBND tỉnh, Tỉnh uỷ lãnh đạo, điều hành kinh tế tỉnh Quảng Bình phát triển vững có hiệu cao Điều chỉnh cấu phòng ban, tăng cường hiệu kinh tế cá nhân, khuyến khích động nhằm đạt hiệu cao toàn quan Lập báo cáo dể kiểm sốt cơng việc nhằm nêu giải pháp hữu hiệu cho hoạt động tương lai quan Nằm máy tổ chức, phịng Tổng hợp - Tổ chức hành với chức năng, nhiệm vụ mình, có đóng góp khơng nhỏ cho lớn mạnh Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình Trong năm qua, phịng Tổng hợp hồn thành tốt nhiệm vụ mình, giúp lãnh đạo quản lí cơng tác hành chính, thực tốt cơng tác hậu cần, chăm lo đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị cho phịng ban, quản lí tài sản chung quan Trong thời đại cơng nghiệp hố, đại hố việc đổi văn phịng khơng phải hai, mà phải dần bước người có thời gian thích nghi điều quan trọng có đủ khả kinh tế, trình độ nhận thức người để đổi Hơn nữa, việc đổi mới, hoàn thiện máy quản lí, việc bố trí, xếp cơng việc khoa học, có hệ thống khơng phải riêng phịng Tổng hợp - Tổ chức hành Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình mà cịn phải thực tất quan, đơn vị, tổ chức khác địa bàn tỉnh hay tồn quốc Đó u cầu tất yếu, khách quan phát triển đòi hỏi quan, đơn vị phải thực Tuy nhiên tài liệu kiến thức hạn chế, thời gian thực tập để tìm hiểu thực tế cịn ngắn nên việc tìm hiểu, phân tích phương hướng, biện pháp đưa chưa hoàn chỉnh, chặt chẽ sát thực Tôi mong tiếp thu thêm ý kiến phê bình, đóng góp thày giáo lãnh đạo Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình để đề tài tơi hồn chỉnh LỜI NÓI ĐẦU Xây dựng ý thức tể chức kỉ luật, thực tốt quy chế hoạt động máy co* quan, KÉT LUẬN 61 62 ... Đầu tư tỉnh Quảng Bình nói riêng, tơi mạnh dạn sâu vào tìm hiểu hoạt động cơng tác văn phịng với đề tài: “Cơng tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu hoạt động Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng. .. KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TU TỈNH QUẢNG BÌNH VÀ TRUNG TÂM HỢP TÁC NGHIÊN cứu VIỆT NAM Nếu xem xét hoạt động quản trị văn phòng sở KẾ HOẠCH VÀ ĐÀU TU TỈNH QUẢNG BÌNH từ kết luận hoạt động quản trị văn phòng. .. HOẠCH VÀ ĐẦU TU TỈNH QUẢNG BÌNH: Chức năng, nhiệm vụ văn phịng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình: Hiện Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình hợp phịng Tổ chức Hành phịng Tổng hợp để giảm đàu mối phòng,