Bài giảng Kế toán: Chương 2 - Chứng từ số sách kế toán bao gồm các nội dung chính sau: khái niệm, nội dung chứng từ kế toán, phân loại tài khoản, phương pháp đối ứng tài khoản, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán. Mời thầy cô và các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết tại đây.
CHƯƠNG : CHỨNG TỪ SỔ SÁCH KẾ TOÁN A – CHỨNG TỪ KẾ TOÁN I.Khái niệm II Nội dung chứng từ kế toán III Phân loại tài khoản IV Phương pháp đối ứng tài khoản B – SỔ KẾ TỐN V Hệ thống tài khoản kế tốn PHẦN I: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN I KHÁI NIỆM Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh hồn thành, làm ghi sổ kế tốn II NỘI DUNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Chứng từ kế tốn phải có nội dung chủ yếu sau đây: a) Tên số hiệu chứng từ kế toán; b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; c) Tên, địa đơn vị cá nhân lập chứng từ kế toán; d) Tên, địa đơn vị cá nhân nhận chứng từ kế tốn; đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; e) Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài ghi số; tổng số tiền chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi số chữ; g) Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt người có liên quan đến chứng từ kế tốn Ngồi nội dung chủ yếu chứng từ kế toán quy định khoản Điều này, chứng từ kế tốn có thêm nội dung khác theo loại chứng từ Chứng từ điện tử a Chứng từ điện tử coi chứng từ kế tốn có nội dung quy định Điều 17 Luật thể dạng liệu điện tử, mã hóa mà khơng bị thay đổi q trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán b Chính phủ quy định chi tiết chứng từ điện tử Hoá đơn bán hàng a.Tổ chức, cá nhân bán hàng cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn bán hàng giao cho khách hàng Trường hợp bán lẻ hàng hoá cung cấp dịch vụ mức tiền quy định mà người mua hàng không yêu cầu khơng phải lập hố đơn bán hàng Chính phủ quy định cụ thể trường hợp bán hàng mức tiền bán hàng khơng phải lập hố đơn bán hàng b Tổ chức, cá nhân mua hàng hố cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán hàng, người cung cấp dịch vụ lập, giao hố đơn bán hàng cho Hố đơn bán hàng thể hình thức sau đây: Hoá đơn theo mẫu in sẵn; Hoá đơn in từ máy; Hoá đơn điện tử; Tem, vé, thẻ in sẵn giá toán d Bộ Tài quy định mẫu hố đơn, tổ chức in, phát hành sử dụng hoá đơn bán hàng, Trường hợp tổ chức cá nhân tự in hoá đơn bán hàng phải quan tài có thẩm quyền chấp thuận văn trước thực e Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung cấp dịch vụ khơng lập, khơng giao hoá đơn bán hàng lập hoá đơn bán hàng không quy định Điều 19 Điều 20 Luật khoản 1, 2, Điều bị xử lý theo quy định pháp luật C Quản lý, sử dụng chứng từ kế tốn a Thơng tin, số liệu chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán b Chứng từ kế toán phải xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian bảo quản an toàn theo quy định pháp luật c Chỉ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ tịch thu quan nhà nước có thẩm quyền phải chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu ký xác nhận chứng từ chụp; đồng thời lập biên ghi rõ lý do, số lượng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ bị tịch thu ký tên, đóng dấu d Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng loại chứng từ kế toán bị niêm phong ký tên, đóng dấu Lập chứng từ kế toán Luật kế toán số 03/2003/QH11 Điều 19 quy định việc lập chứng từ kế toán sau: – Các nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến hoạt động đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài – Chứng từ kế tốn phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, xác theo nội dung quy định mẫu Trong trường hợp chứng từ kế tốn chưa có quy định mẫu đơn vị kế tốn tự lập chứng từ kế tốn phải có đầy đủ nội dung quy định – Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chứng từ kế tốn khơng viết tắt, khơng tẩy xóa, sửa chữa; viết phải dùng bút mực, số chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa khơng có giá trị toán ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế tốn phải huỷ bỏ cách gạch chéo vào chứng từ viết sai – Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế tốn cho nghiệp vụ kinh tế, tài nội dung liên phải giống Chứng từ kế toán đơn vị kế toán lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên đơn vị kế tốn liên gửi cho bên ngồi phải có dấu đơn vị kế toán – Người lập, người ký duyệt người khác ký tên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm nội dung chứng từ kế toán – Chứng từ kế toán lập dạng chứng từ điện tử phải có đầy đủ nội dung chứng từ thể dạng liệu điện tử, mã hóa mà khơng bị thay đổi q trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán Các loại TKKT thường sử dụng DN thực tế: TÊN TK NHẬN BIẾT TRONG HỆ THỐNG TKKT Tài sản ngắn hạn TK đầu 1( TK bắt đầu số thứ tự 1) Tài sản dài hạn TK đầu Nợ phải trả TK đầu Vốn chủ sở hữu TK đầu ( TK bắt đầu số thứ tự 2) ( TK bắt đầu số thứ tự 3) ( TK bắt đầu số thứ tự 4) Doanh thu doanh thu khác ( mang tính chất TK nguồn vốn ) TK đầu 5, đầu ( TK bắt đầu số thứ tự 5, 7) Chi phí, chi phí khác ( mang tính chất tài sản) TK đầu 6, đầu ( TK bắt đầu số thứ tự 6, 8) TK xác định kết kinh doanh TK đầu ( TK bắt đầu số thứ tự 9) III PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN Trước tìm hiểu chi tiết hệ thống tài khoản kế tốn cho doanh nghiệp cần hiểu rõ loại tài khoản Bảng loại tài khoản kế toán quan trọng mà kế tốn viên cần nắm • Hệ thống tài khoản kế toán ý nghĩa loại tài khoản kiến thức mà kế toán phải nắm rõ Sau danh mục loại tài khoản kế toán, bao gồm: Tài khoản loại 1: Tài sản ngắn hạn Tài khoản loại 2: Tài sản dài hạn Tài khoản loại 3: Nợ phải trả Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu Tài khoản loại 5: Doanh thu Tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh Tài khoản loại 7: Thu nhập khác Tài khoản loại 8: Chi phí khác Tài khoản loại 9: Xác định kết kinh doanh Tài khoản loại 0: Tài khoản bảng Tài khoản “Tai sản” (Loại 1,2) Hệ thống tài khoản kế toán loại loại hiểu tài sản ngắn hạn dài hạn Nhóm tài khoản tài sản phản ánh giá trị tài sản mà doanh nghiệp sở hữu, bao gồm tài sản ngắn hạn tài sản dài hạn Tăng ghi Nợ, giảm ghi Có tính chất tài khoản loại Tức là, phát sinh giảm ghi bên Có phát sinh tăng ghi bên Nợ Số dư đầu kỳ cuối kỳ ghi bên Nợ Kết cấu tài khoản loại biểu thị sau: Nợ Có Số dư đầu kỳ Tài sản phát sinh Tăng Tài sản phát sinh Giảm Tổng phát sinh Tăng Tổng phát sinh Giảm Số dư cuối kỳ Tuy nhiên, có số trường hợp, tài khoản tài khoản lưỡng tính Chẳng hạn TK 131, TK 1388 tài khoản lưỡng tính, vừa có số dư bên nợ đồng thời vừa có số dư bên có Tài khoản nguồn vốn (Loại 3,4) Tài khoản loại loại nhóm tài khoản nguồn vốn, chúng có chức phản ánh nợ phải trả nguồn vốn chủ sở hữu Tăng ghi Có, giảm ghi Nợ tính chất tài khoản loại 4, số dư đầu kỳ cuối kỳ bên Có Kết cấu hệ thống tài khoản kế toán với tài khoản loại biểu thị sau: Nợ Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh Giảm Số phát sinh Tăng Tổng phát sinh Giảm Tổng phát sinh Tăng Số dư cuối kỳ Tuy nhiên, giống tài khoản loại Tài khoản có trường hợp ngoại lệ Cụ thể Tài khoản 331 tài khoản 3388 tài khoản lưỡng tính nên vừa có số dư bên nợ số dư bên có Tài sản Doanh thu thu nhập khác (Loại 5,7) • Tài khoản loại loại sử dụng để ghi chép, phản ánh doanh thu thu nhập khác doanh nghiệp • Tài khoản loại 5,7 phản ánh doanh thu thu nhập khác doanh nghiệp • Tính chất loại tài khoản nảy phát sinh tăng ghi bên Có, phát sinh giảm ghi bên Nợ khơng có số dư cuối kỳ Tài khoản chi phí chi phí khác (Loại 6,8) Hệ thống tài khoản kế toán với loại loại phản ánh chi phí phát sinh kỳ doanh nghiệp Tính chất tài khoản loại 8: phát sinh tăng ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có khơng có số dư cuối kỳ Tài khoản “Xác định kết kinh doanh” (Loại 9) • Tài khoản loại tài khoản trung gian sử dụng để kết chuyển doanh thu chi phí xác định kết kinh doanh vào thời điểm cuối kỳ • Tính chất tài khoản loại kết chuyển chi phí ghi bên Nợ, kết chuyển doanh thu ghi bên Có khơng có số dư cuối kỳ Tài khoản “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”: Tài khoản tập hợp tính giá thành 154: dùng để ghi nhận tổng giá trị tài khoản 621,622,623,627 kỳ sản xuất, kinh doanh chưa hoàn tất hồn tất phần để tính giá thành cho thành phẩm, giá trị dịch vụ Mối quan hệ tài sản nguồn vốn : Việc phân loại tài sản nguồn vốn khái quát qua bảng sau: Tài sản Tài sản ngắn hạn + Tiền Nguồn vốn Nợ phải trả + Vay ngắn hạn + Đầu tư tài ngắn hạn + Nợ dài hạn đến hạn trả + Các khoản phải thu ngắn hạn + Phải trả người bán + Khách hàng trả trước + Hàng tồn kho + Thuế phải nộp nhà nước + Tài sản ngắn hạn khác + Phải trả công nhân viên + Phải trả nội + Chi phí phải trả + Vay dài hạn + Nợ dài hạn + Trái phiếu phát hành Tài sản dài hạn + Tài sản cố định + Đầu tư tài dài hạn + Các khoản phải thu dài hạn + Bất động sản đầu tư + Tài sản dài hạn khác Nguồn vốn chủ sở hữu + Vốn góp + Lợi nhuận chưa phân phối + Vốn chủ sở hữu khác Từ suy mối quan hệ tài sản nguồn vốn Bất kỳ chủ thể kinh tế muốn tiến hành hoạt động phải có lượng vốn định Một mặt, lượng vốn biểu dạng vật chất phi vật chất, đo lường thước đo tiền tệ gọi tài sản Mặt khác, lượng vốn lại hình thành từ nhiều nguồn khác gọi nguồn vốn Một tài sản hay nhiều nguồn vốn hình thành ngược lại nguồn vốn tham gia hình thành nên hay nhiều loại tài sản khác Do đó, mặt lượng, thời điểm tổng giá trị tài sản tổng giá trị nguồn vốn đơn vị kế tốn ln cân tài sản nguồn vốn qua phương trình kế tốn sau: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn Tổng nguồn vốn = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu Tổng tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu Nguồn vốn chủ sở hữu = Tổng tài sản - Tổng nguồn vốn IV PHƯƠNG PHÁP ĐỐI ỨNG TÀI KHOẢN: Khái niệm : phương pháp dung để ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hai tài khoản kế tốn (kế tốn kép) có liên quan theo mối quan hệ khách quan đối tượng kế toán Do tính cân tài sản nguồn vốn đơn vị kế toán nên nghiệp vụ kinh tế thuộc loại quan hệ đối ứng sau : Loại : Tăng tài sản – Giảm tài sản khác Quan hệ xảy nội đơn vị kế toán.Trong quan hệ , tổng quy mơ tài sản đơn vị kế tốn khơng thay đổi , quan hệ phát sinh làm thay cấu tài sản Quan hệ thường phát sinh loại nghiệp vụ : mua tài sản tiền , thu hồi khoản nợ phải thu tiền , đầu tư tài tiền , dùng tiền cho vay, chi phí phát sinh tài sản Ví dụ : Xuất quỹ tiền mặt mua nguyên vật liệu nhập kho trị giá 10 triệu đồng Trong nghiệp vụ , tài sản “ Tiền mặt ” giảm 10 triệu đồng tài sản “ Nguyên vật liệu ” tăng 10 triệu đồng Ví dụ: Nơ 112 : 10.000.000 Có 111: 10.000.000 Loại : Tăng nguồn vốn - Giảm nguồn vốn khác Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc loại quan hệ đối ứng không làm thay đổi quy mô nguồn vốn tài sản mà làm thay đổi cấu nguồn vốn đơn vị kế toán Quan hệ thường phát sinh loại nghiệp vụ : phát sinh nợ toán nợ cũ , sử dụng lợi nhuận trích lập quỹ đơn vị,… Ví dụ : Trích lợi nhuận lập quỹ đầu tư phát triển : Nguồn vốn “ Lợi nhuận chưa phân phối ” giảm nguồn vốn “ Quỹ đầu tư phát triển ” lại tăng lên , tổng nguồn vốn không thay đổi Ví dụ: Nơ 421 : 10.000.000 Có 414 : 10.000.000 ... chứng từ kế tốn Ngồi nội dung chủ yếu chứng từ kế toán quy định khoản Điều này, chứng từ kế tốn có thêm nội dung khác theo loại chứng từ 3 Chứng từ điện tử a Chứng từ điện tử coi chứng từ kế tốn... sau đây: a) Tên số hiệu chứng từ kế toán; b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; c) Tên, địa đơn vị cá nhân lập chứng từ kế toán; d) Tên, địa đơn vị cá nhân nhận chứng từ kế toán; đ) Nội dung... vị kế toán – Người lập, người ký duyệt người khác ký tên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm nội dung chứng từ kế toán – Chứng từ kế toán lập dạng chứng từ điện tử phải có đầy đủ nội dung chứng