ÁP DỤNG VÀ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 TẬP HUẤN ÁP DỤNG VÀ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 I BAN HÀNH TÀI LIỆU Bước In tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng Tổ thư ký ban đạo ISO in tài liệu HTQLCL thành 01 đầy đủ bao gồm (Chính sách, mục tiêu, sổ tay, quy trình bắt buộc tất quy trình giải thủ tục hành chính, quy trình quản lý nội có) Bước Trình ký duyệt Bộ tài liệu sau in trình ký, đó: -Chính sách, mục tiêu chất lượng quan -> lãnh đạo quan ký -Mục tiêu chất lượng phòng -> lãnh đạo phòng ký -Sổ tay chất lượng, quy trình bắt buộc (văn phịng ký soạn thảo, trưởng ban đạo ISO ký xem xét, lãnh đạo quan ký phê duyệt) -Các quy trình giải thủ tục hành chính, quy trình quản lý nội (phịng chun môn ký soạn thảo, trưởng ban đạo ISO ký xem xét, lãnh đạo quan ký phê duyệt) I BAN HÀNH TÀI LIỆU Bước Pho to, đóng dấu * Nguyên tắc photo: - Tài liệu bản: Có phòng/bộ phận photo tương ứng nhiêu - Tài liệu theo kết rà soát TTHC: Liên quan đến phịng/bộ phận chủ trì, phối hợp photo tương ứng (khơng phải tất phịng/bộ phận photo) * Đóng dấu: Sau photo, sử dụng dấu trịn đỏ đóng vào phê duyệt trưởng đơn vị ký, đóng dấu giáp lai trang tài liệu với I BAN HÀNH TÀI LIỆU Bước Ban hành định cấp phát tài liệu * Văn phòng tham mưu thiết lập Quyết định ban hành áp dụng tài liệu trình lãnh đạo ký duyệt * Tổ thư ký ban đạo đóng tài liệu theo trình tự sau: 1.Quyết định ban hành 2.Danh mục tài liệu (BM-01-02) 3.Tài liệu 4.Tài liệu giải thủ tục hành -> Cấp phát đến phịng/bộ phận II ÁP DỤNG TÀI LIỆU CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG Ý nghĩa: cam kết quan hành với quan hữu quan, tổ chức/công dân, cán công chức đường lối, cương lĩnh hoạt động mục tiêu mong muốn Phương pháp áp dụng: - Làm bảng hiệu lớn treo vị trí dễ nhìn, dễ thấy (khổ 80x120 kích thước khác phù hợp với trụ sở làm việc) - Phổ biến thấu hiểu toàn quan II ÁP DỤNG TÀI LIỆU MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG Ý nghĩa: tâm hướng phấn đấu toàn quan nói chung phịng chun mơn nói riêng để tạo kết công việc, giải thủ tục hành đạt hiệu cao Phương pháp áp dụng: - In Mục tiêu chất lượng khổ A3 (đóng khung cần), treo mục tiêu phịng chun mơn - Tổ chức triển khai thực định kỳ lập báo cáo đánh giá tình hình thực mục tiêu chất lượng theo BM-01-03 (QT-01) II ÁP DỤNG TÀI LIỆU QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU (QT-01) Ý nghĩa: đưa yêu cầu phương pháp soạn thảo tài liệu hệ thống, cách thức quản lý tài liệu bên tài liệu khác Phương pháp áp dụng: - Soạn thảo văn trình bày quy định thể thức (theo thông tư 01/BNV ban hành ngày 19/11/2011) - Các phịng/bộ phận phân loại tài liệu bên ngồi bao gồm (văn pháp luật, sách tham khảo) xếp gọn gàng tủ lưu (nếu cứng), máy tính (nếu mềm liệu) Tổng hợp toàn tài liệu vào BM-01-04, phổ biến sử dụng II ÁP DỤNG TÀI LIỆU QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU (QT-01) Phương pháp áp dụng: - Các phịng phân loại tồn tài liệu hết hiệu lực, thay tài liệu (ví dụ nghị định/thơng tư ) khơng huỷ mà giữ lại để tham khảo, tiến hành xếp gọn gàng tổ chức đánh dấu hiệu nhận biết ‘Tài liệu lỗi thời” nhằm tránh sử dụng nhầm, lẫn - Quản lý văn đi, đến: Theo nghiệp vụ văn thư lưu trữ (có sổ theo dõi cơng văn đi, đến, hệ thống file lưu trữ…) II ÁP DỤNG TÀI LIỆU QUY TRÌNH KIỂM SỐT HỒ SƠ (QT-02) Ý nghĩa: đưa nguyên tắc đánh tên, gắn mã số, xếp hồ sơ đảm bảo khoa học, dễ tìm, dễ thấy Phương pháp áp dụng: - Các phòng/bộ phận đánh tên rõ ràng cho hồ sơ, gắn mã số nhận biết hồ sơ, đánh mã số cho hệ thống tủ lưu: HÌNH ẢNH MINH HỌA II ÁP DỤNG TÀI LIỆU QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ (QT-02) Phương pháp áp dụng: - Sau hoàn thành xếp hệ thống hồ sơ, phòng/bộ phận lập danh mục hồ sơ theo BM-02-01, niêm yết trước tủ lưu đặt vị trí dễ nhìn để phục vụ tìm sử dụng dễ dàng: II ÁP DỤNG TÀI LIỆU QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHÔNG PHÙ HỢP (QT-04) Ý nghĩa: quy định việc nhận biết sai sót, khơng phù hợp phát sinh hoạt động quản lý nhà nước, giải thủ tục hành cần nhận biết, xử lý triệt để nguyên nhân cốt lõi theo dõi kết xử lý Phương pháp áp dụng: - Các phịng/bộ phận đóng sổ theo dõi không phù hợp theo BM-04-01, cập nhật theo dõi có phát sinh sai sót: II ÁP DỤNG TÀI LIỆU QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHÔNG PHÙ HỢP (QT-04) Phương pháp áp dụng: -Trường hợp sai sót nhẹ cần cập nhật theo dõi kết sổ -Trường hợp nghiêm trọng mở phiếu yêu cầu xử lý theo BM-04-02 chuyển phòng/bộ phận liên quan xử lý II ÁP DỤNG TÀI LIỆU QUY TRÌNH TỔ CHỨC HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC (QT-05) Ý nghĩa: quy định việc nhận biết không phù hợp nghiêm trọng phát sinh hoạt động quản lý nhà nước, giải thủ tục hành cần nhận biết, xử lý triệt để nguyên nhân cốt lõi theo dõi kết xử lý Phương pháp áp dụng: Lãnh đạo quan hành nhận diện khơng phù hợp nghiêm trọng phịng/bộ phận gây ra, tiến hành mở phiếu yêu cầu khắc phục theo BM-05-01 (QT-05) II ÁP DỤNG TÀI LIỆU QUY TRÌNH TỔ CHỨC HÀNH ĐỘNG PHỊNG NGỪA (QT-06) Ý nghĩa: quy định việc nhận biết không phù hợp nghiêm trọng tiềm ẩn có nguy xẩy hoạt động quản lý nhà nước, giải thủ tục hành cần nhận biết, xử lý triệt để nguyên nhân cốt lõi ngăn chặn kịp thời Phương pháp áp dụng: Lãnh đạo quan hành nhận diện không phù hợp nghiêm trọng tiềm ẩn phịng/bộ phận có nguy gây ra, tiến hành mở phiếu yêu cầu hành động phòng ngừa theo BM-06-01 (QT-06) II ÁP DỤNG TÀI LIỆU QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Ý nghĩa: Quy định chi tiết trình tự, trách nhiệm, thời gian, phương pháp triển khai giải thủ tục hành mà hàng ngày cán bộ, công chức phải tuân thủ thao tác thực Phương pháp áp dụng: Tập trung tuân thủ chặt chẽ văn hành nhiên đảm bảo 05 yêu cầu: Thành phần hồ sơ tiếp nhận tổ chức/cá nhân phải đủ theo quy trình ban hành (theo mục 5.2 quy trình) Ví dụ: Cấp chứng quy hoạch II ÁP DỤNG TÀI LIỆU QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Phương pháp áp dụng: Tập trung tuân thủ chặt chẽ văn hành nhiên đảm bảo 05 yêu cầu: Đảm bảo thời gian thụ lý theo quy trình cơng bố, trường hợp chậm tiến độ phải có cập nhật giải trình Ví dụ: Cấp chứng quy hoạch: - Thời hạn tối đa 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định Trong đó: Phiếu tiếp nhận hồ sơ ghi ngày nhận (01/08/2014) Chứng ghi (10/09/2014) Sổ theo dõi trả hồ sơ ghi (11/09/2014) Như vậy, vượt thời gian so với quy định (tính ngày nghỉ) -> phải có cập nhật, giải trình nguyên nhân, lý II ÁP DỤNG TÀI LIỆU QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Phương pháp áp dụng: Tập trung tuân thủ chặt chẽ văn hành nhiên đảm bảo 05 yêu cầu: Đảm bảo tính chuẩn mực khép kín văn tham mưu (biên bản, tờ trình, giấy chứng nhận …) trình bày quy định, đầy đủ nội dung, chữ ký, ngày tháng năm Sau thụ lý giải quyết, công tác phúc tập hồ sơ bản, thống cách xếp (xem hồ sơ lĩnh vực giải cách xếp giống nhau) II ÁP DỤNG TÀI LIỆU QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Phương pháp áp dụng: Tập trung tuân thủ chặt chẽ văn hành nhiên đảm bảo 05 yêu cầu: Đảm bảo sử dụng ghi chép đầy đủ mẫu biểu tiếp nhận hồ sơ, trả hồ sơ, sổ theo dõi trình giải thủ tục hành quy định quy trình II ÁP DỤNG TÀI LIỆU ĐO LƯỜNG SỰ THỎA MÃN CỦA TỔ CHỨC/CÁ NHÂN Ý nghĩa: thu thập khách quan ý kiến đánh giá tổ chức/cá nhân chất lượng, tiến độ, thái độ cung cấp dịch vụ cơng Tổng hợp, phân tích liệu định kỳ đưa định hướng cải tiến Phương pháp áp dụng: - Bộ phận 01 cửa, phịng chun mơn sử dụng mẫu phiếu đóng góp ý kiến (trong Sổ tay chất lượng) gửi tổ chức/cá nhân đánh giá Thu thập, tổng hợp phân tích cải tiến từ ý kiến đóng góp III KIỂM SỐT HỆ THỐNG VÀ CẢI TIẾN 10 ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ (QT-03) *./ Định nghĩa đánh giá Là q trình có tính hệ thống, độc lập lập thành văn để thu chứng đánh giá xem xét đánh giá chúng cách khách quan nhằm xác định mức độ đạt chuẩn mực thống III KIỂM SOÁT HỆ THỐNG VÀ CẢI TIẾN 10 ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ (QT-03) Phương pháp áp dụng: Bước 1: Hàng năm, tổ thư ký ban đạo ISO xây dựng Kế hoạch đánh giá theo BM-03-01 III KIỂM SOÁT HỆ THỐNG VÀ CẢI TIẾN 10 ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ (QT-03) Phương pháp áp dụng: Bước 2: Ra định lựa chọn đoàn đánh giá - Đảm bảo chuyên gia đánh giá độc lập với đơn vị đánh giá - Việc bố trí đảm bảo chéo để đạt kết khách quan Bước 3: Xây dựng chương trình đánh giá Tổ thư ký ban đạo ISO đồn đánh giá, lập chương trình đánh giá chi tiết theo BM-03-02 (thơng báo cho phịng/bộ phận trước ngày) III KIỂM SOÁT HỆ THỐNG VÀ CẢI TIẾN 10 ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Phương pháp áp dụng: Bước 4: Tổ chức đánh giá viết báo cáo không phù hợp - Ban đạo ISO họp khai mạc đánh giá - Đoàn đánh giá tiến hành đến phịng chun mơn triển thực vấn, xem xét tài liệu hồ sơ, quy định thực Trường hợp phịng chun mơn thực khơng theo tài liệu ISO 9001 viết phê duyệt -> khơng phù hợp -> đồn đánh giá viết báo cáo theo BM-03-03 để dẫn - Các báo cáo không phù hợp tổng hợp công bố họp bế mạc đánh giá ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ III KIỂM SOÁT HỆ THỐNG VÀ CẢI TIẾN 10 ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Phương pháp áp dụng: Bước 5: Khắc phục kiểm tra theo dõi kết - Các báo cáo không phù hợp chuyển phịng chun mơn phân tích ngun nhân, đưa biện pháp, trách nhiệm, thời gian khắc phục tổ chức thực - Căn thời gian cam kết, ban đạo ISO cắt cử cán kiểm tra xác nhận (nếu đạt yêu cầu) trực tiếp BM-03-03, trường hợp không đạt yêu cẩu chuyển QT-05 (thực khắc phục phòng ngừa cải tiến)