(TIỂU LUẬN) TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA trình bày các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai dự án ERP với các trích dẫn đầy đủ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KĨ THUẬT TP.HCM KHOA KINH TẾ HỌC PHẦN: QUẢN LÝ TƠNG THỂ DOANH NGHIỆP TIỂU LUẬN CUỐI KHĨA STT H V N N L P Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 11 năm 2021 HỌC KỲ I NĂM HỌC 2021-2022 (Lớp thứ – Tiết - 4) Tiểu luận cuối khóa STT Ghi chú: - Trưởng nhóm: Võ Thị Thu Ngân Nhận xét giáo viên Ngày 27 tháng 11 năm 2021 BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ H Lê Thị Hải Âu Nguyễ Nguyễn Võ Th Phạm T ĐỀ BÀI Câu 1: Trình bày phương pháp triển khai dự án ERP, bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mơ hình quản trị doanh nghiệp triển khai ERP với quản trị thay đổi (OCM) (Trang1-7) Câu 2: Chọn cơng ty nước ngồi VN, phân tích q trình chuyển đổi số cơng ty đó, đánh giá thành tựu khó khăn với số liệu minh họa cụ thể Đề xuất số giải pháp để chuyển đối số thành công triển khai ERP Phân tích tính khả thi hiệu mong muốn (Trang 8-19) Câu 3: Trình bày yếu tố đảm bảo thành công triển khai dự án ERP với trích dẫn đầy đủ (Trang 20-21) Câu 4: Lựa chọn doanh nghiệp VN nước đánh giá lựa chọn phương pháp triển khai ERP (Trang 22-25) a) Trình bày ưu điểm nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP theo phương pháp ERP SaaS ERP on Premise b) Tính tốn chi phí hai phương pháp triển khai hệ thống ERP năm (NPV) lựa chọn phương pháp sao? Câu 5: Thiết kế xây dựng hệ thống mini-ERP doanh nghiệp cụ thể (hư cấu) (Trang 26-51) － Giới thiệu sơ lược hệ thống đó, khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải, áp lực quản trị doanh nghiệp, từ đưa mục tiêu cần thiết để xây dựng phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp, đặc tả tính năng, quy trình nghiệp vụ cần thiết phần mềm ERP, xây dựng quy trình sơ đồ flow chart diễn tả quy trình nghiệp vụ － Mơ số tính cách xây dựng quy trình Sales & marketing, Accounting & Finance, Supply Chain Management, Human Resource, Quản lý nguyên vật liệu material management, lập kế hoạch sản xuất, báo cáo bảng cân đối kế toán, hàng tồn kho, kết hoạt động kinh doanh… thông qua tương tác chức phần mềm Odoo ERP chia liệu tập trung (Demo số tính bản) Câu 1: Trình bày phương pháp triển khai dự án ERP, bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp triển khai ERP với quản trị thay đổi (OCM) 1.1 Các phương pháp triển khai dự án ERP Hệ thống ERP viết tắt từ Enterprise resource planning systems Đây giải pháp cơng nghệ đa nhiệm, có chức quản lý hệ thống nhiều phòng, ban doanh nghiệp Hệ thống ERP dùng để quản lý, thu thập, lưu trữ phân tích liệu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, nhân sự, sản phẩm, toán… doanh nghiệp Có thể nói hệ thống ERP trở thành công cụ quản lý đắc lực mà nhiều doanh nghiệp ngày áp dụng Giải pháp thân thiện với người dùng, bảo mật cao tối ưu chi phí cho doanh nghiệp sử dụng Triển khai ERP nhằm tổng hợp, thống quản lý thơng tin từ phịng/ ban doanh nghiệp Triển khai hệ thống ERP giúp nâng cao chất lượng hoạt động nhờ nhiều tính khép kín kết nối chặt chẽ Xây dựng hệ thống ERP mang lại hiệu thiết thực cho doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, tối ưu thời gian chi phí sản xuất, cải thiện hiệu suất làm việc Đứng góc độ nhà lãnh đạo có định trực tiếp tới phương pháp triển khai ERP Odoo, lựa chọn chiến lược triển khai ERP sau: － Big Bang (phương pháp triển khai tổng lực): phương pháp triển khai tổng thể cho tồn phịng ban tất phân hệ đồng thời Đòi hỏi kết hợp lớn nguồn lực không tránh khỏi việc gián đoạn hoạt động kinh doanh － Phased (phương pháp phân chia thành giai đoạn): chia dự án bạn làm nhiều giai đoạn để triển khai, mở rộng từ từ giải pháp ERP cho phòng ban cần thiết Giải pháp phương pháp cốt lõi TopERP áp dụng để tránh làm tổn thương đến trình vận hành hữu Doanh nghiệp － Parallel (phương pháp triển khai song song): phương pháp triển khai mà bạn sử dụng đồng thời giải pháp phần mềm song song với bạn triển khai giải pháp Giải pháp thời điểm gần bắt buộc để đáp ứng tính vẹn tồn quy trình vận hành có  Big Bang - Triển khai tổng lực Như phân tích trên, chiến lược triển khai mang rủi ro lớn, lớn chiến lược bù lại có hai điểm thuận lợi (1) thời gian triển khai nhanh (2) chi phí thấp Hãy chon Big Bang yêu cầu cấp lãnh đạo cần làm nhanh nhanh chóng đưa giải pháp ERP Odoo vào doanh nghiệp, cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho tồn q trình triển khai Với phương án thông thường triển khai vào giai đoạn thấp điểm vào thời điểm thị trường thiếu thuận lợi giai đoạn Doanh nghiệp gặp phải dịch Covid 2019 Covid 2020 Phương pháp tiếp cận vấn đề cần xem xét thấu đáo Đa phần giải pháp ERP thiết kế với quy trình chuẩn mực, nên cố gắng nắn chỉnh quy trình có theo ERP, đặc biệt ERP có nhiều năm kinh nghiệm Odoo, SAP, Oracle, Microsoft Dynamic AX Muốn thành công, bắt buộc phải nhận diện giảm thiểu rủi ro đến mức thấp việc hiểu rõ nhu cầu đặc tính Business điều tối quan trọng - tính giải pháp đáp ứng phần trăm người dùng yêu cầu? yêu cầu lại cần phải tùy chỉnh phát triển riêng? thời gian phát triển nào? Có ảnh hưởng đến q trình vận hành theo kế hoạch không? Rất nhiều yếu tố cần phải cân nhắc bàn bạc kỹ lưỡng nhóm triển khai đội ngũ tư vấn, đội ngũ kỹ thuật Đối với Big Bang tiết hơn, phải giám sát chặt chẽ với mục đích giảm rủi ro cho dự án Mọi thay đổi yêu cầu người dùng ảnh hưởng lớn đến tiến độ kế hoạch triển khai dự án Do vậy, cần phải kiểm soát chặt chẽ  Triển khai chiếu phần - Phased Rollout Implementation Phased Rollout sử dụng bạn mong muốn chia dự án làm nhiều giai đoạn bạn triển khai phần bán hàng, mua hàng, kho trước; sau tới phần logistics, sản xuất, sau tới phần kế tốn tài chính,v.v Cụ thể giai đoạn trước sau tùy thuộc vào mức độ cấp thiết cụm quy trình lõi tồn q trình vận hành Có cách chia giai đoạn sau: － Chia giai đoạn theo phân hệ (Bán hàng, kế tốn, tài chính) － Chia giai đoạn theo chuỗi quy trình liên kết nhiều phịng ban Đây phương án TopERP gợi ý cho nhiều khách hàng triển khai ERP thành công － Chia giai đoạn theo Business Unit doanh nghiệp bạn (thường áp dụng cho cấp Tập Đoàn) － Chia Phased theo vị trí địa lý (thường áp dụng cho cơng ty đa quốc gia) Chúng ta thấy Phased Rollout chiến lược triển khai trung dung nhất, rủi ro đặt mức độ trung bình, thời gian triển khai nằm mức độ trung bình phương pháp triển khai cuối chi phí nằm mức độ trung bình phương pháp triển khai Khi triển khai thành công giai đoạn, doanh nghiệp đơn vị triển khai có nhiều kinh nghiệm để điều chỉnh lại giai đoạn sau, thay đổi cách tiếp cận cho phù hợp hơn, điều chỉnh lại bước triển khai, cách thức làm việc nội team triển khai người dùng cuối nhân viên － Parallel Implementation - Triển khai song song Với phương án triển khai vận hành song song phần mềm (excel, misa, bravo, fast, v.v ) giải pháp ERP thời gian dài, cắt chuyển từ từ bước phần mềm quản lý cũ Đây phương pháp triển khai tốn thời gian tiền bạc nhất, bù lại an tồn người dùng tiếp cận cách từ từ họ hoàn toàn thục giải pháp ERP đủ kinh nghiệm để bỏ giải pháp cũ Với doanh nghiệp, TopERP đưa phương án phù hợp tùy theo tình hình thực tế, lực nhân chọn phương pháp cụ thể, trộn lẫn cho giai đoạn triển khai nhằm đảm bảo cho thành công dự án Mục tiêu cuối đảm bảo mặt thời gian đưa giải pháp ERP vào vận hành chi phí chấp nhận Xây dựng hệ thống ERP mang lại hiệu thiết thực cho doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, tối ưu thời gian chi phí sản xuất, cải thiện hiệu suất làm việc…Sự khôn khéo truyền thông ban lãnh đạo ban điều hành Dự án chiến lược triển khai giải pháp ERP đóng vai trò quan trọng nên cân nhắc kỹ, nhận tư vấn từ chuyên gia quản trị doanh nghiệp chuyên gia triển khai hệ thống nhằm đảm bảo lựa chọn đắn giải pháp cách thức triển khai 1.2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP 1.2.1 Quá trình lựa chọn đánh giá Quá trình lựa chọn, đánh giá giai đoạn quan trọng triển khai ERP điều định dự án thành công hay thất bại Và việc đầu tư cho hệ thống ERP cần đầu tư lớn, lựa chọn khó để thay đổi Theo ông Shankarnarayana, tư vấn cấp cao công ty Baan Infosystems India Pvt Ltd (hệ thống ERP – sử dụng IT để đạt lợi cạnh tranh), có vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý đánh giá phần mềm ERP: － Chức phù hợp với quy trình kinh doanh cơng ty － Mức độ tích hợp phân hệ khác hệ thống ERP － Sự linh động khả thích ứng (scalability) － Sự phức tạp － Sự thân thiện với người sử dụng － Triển khai nhanh chóng: thời gian triển khai ngắn đồng nghĩa với rủi ro dự án thấp hội thành công nhiều － Khả hỗ trợ việc kiểm soát hoạch định đa chiều － Khả kỹ thuật client/server, sở liệu độc lập, bảo mật － Khả nâng cấp thường xuyên － Số lượng yêu cầu chỉnh sửa hệ thống － Cơ sở hạ tầng CNTT － Các địa điểm tham khảo － Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, sửa chữa (customization) yêu cầu phần cứng 1.2.2 Nhà cung cấp phần mềm ERP Nhà cung cấp phần mềm ERP nguồn lực chủ yếu việc xây dựng phát triển giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp Họ người trực tiếp làm việc với đơn vị khâu tư vấn, khảo sát đến triển khai vào sử dụng Một nhà cung cấp chuyên nghiệp, có kinh nghiệm kỹ đem đến nhiều lợi cho công ty lựa chọn triển khai ERP Dưới tiêu chí đánh giá nhà cung cấp giải pháp ERP tốt cho doanh nghiệp bạn: － Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp: Một nhà triển khai thực hiểu vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải đưa giải pháp phù hợp với doanh nghiệp đó; － Khả cơng nghệ doanh nghiệp: Khi quy mô người dùng hệ thống ERP tăng lên, địi hỏi khả xử lý khối lượng cơng việc phần mềm phải mở rộng Chỉ nhà cung cấp giải pháp có lực cơng nghệ, xây dựng phần mềm có khả mở rộng sau Điều giúp tiết kiệm cho doanh nghiệp nhiều thời gian chi phí triển khai Ngồi nhà cung cấp giải pháp ERP có kinh nghiệm cịn thể khả phát triển giải pháp tích hợp phần mềm thông minh khác, nhằm phù hợp xu hướng kinh doanh ln biến động; － Chính sách hỗ trợ: Mức độ cam kết hỗ trợ tiêu chí để đánh giá liệu có phải nhà cung cấp mà doanh nghiệp nên lựa chọn Các sách hỗ trợ cần đảm bảo sau trình thực dự án, khó khăn đến vận hành thức lại xảy sai sót Vì bên triển khai giải pháp dừng làm việc ERP đưa vào vận hành mà khơng có hỗ trợ sau này, khơng phải lựa chọn nhà cung cấp đắn; － Chất lượng dịch vụ khách hàng: Khách hàng minh chứng rõ nét cho chất lượng công việc doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP Nếu công ty bạn có mong muốn tìm kiếm bên triển khai ERP, cân nhắc công ty đánh giá cao phát triển thành công phần mềm cho nhiều doanh nghiệp lĩnh vực bạn 1.2.3 Lợi doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp, hiệu ERP giải pháp ưu việt nhằm gia tăng lợi cạnh tranh doanh nghiệp Khi đơn vị bạn tìm kiếm bên cung cấp giải pháp chuyên nghiệp, hiệu nhận nhiều lợi ích, bao gồm: － Tăng tỷ lệ thành công đưa vào vận hành: Mỗi doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động có quy trình làm việc, đặc thù sản xuất, quản lý… khác Thậm chí doanh nghiệp giai đoạn khác nhau, quy trình làm việc có điểm khác biệt Chỉ tìm kiếm doanh nghiệp với quy trình làm việc chuyên nghiệp, doanh nghiệp phát đâu vấn đề nội mà cần giải Từ việc hiểu nhu cầu khách hàng phát triển giải pháp phù hợp, doanh nghiệp gia tăng tỷ lệ thành công ERP đưa vào vận hành thức － Xây dựng tính giải pháp phù hợp với doanh nghiệp: Từ việc có quy trình khảo sát triển khai thực kỹ càng, doanh nghiệp loại bỏ yêu cầu không thực tế tập trung phát triển modules cần thiết với nhu cầu kinh doanh － Tối ưu chi phí triển khai: Một nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp thẳng vào triển khai giải pháp mà doanh nghiệp thực cần Điều giúp giảm bớt lãng phí khơng cần thiết Ngoài ra, nhà cung cấp đánh giá rõ khoản mà doanh nghiệp cần chi trả, điều giúp doanh nghiệp chuẩn bị ngân sách hợp lý, tránh việc dự án phải dừng giai đoạn triển khai － Cam kết thời gian triển khai: Đối với nhà cung cấp ERP có nhiều kinh nghiệm triển khai dự án khác nhau, họ giúp doanh nghiệp đưa cách tương đối mức thời gian tối thiểu mức thời gian dự kiến hoàn thành dự kiến Điều cho phép doanh nghiệp xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp, tránh bị động số tình phát sinh 1.3 Tái cấu trúc mơ hình quản trị doanh nghiệp triển khai ERP với quản trị thay đổi (OCM) 1.3.1 Tái cấu trúc mơ hình quản trị doanh nghiệp Tái cấu trúc thay đổi liên kết cứng tổ chức việc xếp lại phòng ban, chia tách, hợp Đối với doanh nghiệp Tái cấu trúc trình tổ chức (re-engineering), xếp lại doanh nghiệp dựa kết cấu cũ, nhằm tạo sức hoạt động tốt cho doanh nghiệp.Tái cấu trúc thể thay đổi liên kết mà đối tượng thay đổi nhân công ty Việc tái cấu trúc mơ hình quản trị doanh nghiệp khơng cịn bước mạo hiểm có trợ giúp công nghệ đại 41 Bước 2: Nếu khách hàng đồng ý, tiến hành xác nhận đơn hàng tạo đồng thời tạo phần dở dang Nếu khách hàng không đồng ý, đơn hàng bị hủy Bước 3: Sau đơn hàng xác nhận Bộ phận kho liên lạc bên kho vận, giao trước lượng hàng có kho Đánh giá kiểm tra chất lượng, đạt giao hàng thành cơng, khơng đạt hàng quay kho thay sản phẩm khác Bước 4: Khi số lượng hàng kho nhỏ mức tối thiểu, phận mua hàng nhận yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp Sau xác nhận Kho vận đánh giá chất lượng nhận hàng để nhập kho Ngay hàng nhập kho, phận kho chịu trách nhiệm xuất hàng cho đơn hàng dở dang trước 42 43 Bước 5: Lúc phận bán hàng tạo hóa đơn Hình thức tốn trường hợp toán lần tiền mặt Hóa đơn gửi cho phận kế tốn để ghi nhận tốn 44 Hình 5.3.2 Quy trình bán hàng thiếu sản phẩm tốn 5.5.3.3 Quy trình bán hàng khách hàng tốn dư Giống quy trình bán hàng đủ sản phẩm thiếu sản phẩm khách hàng tiến hành toán Bộ phận kế toán ghi nhận số tiền dư khấu trừ vào lần mua khách hàng 45 5.5.4 Quy trình chăm sóc khách hàng Odoo Bước 1: Xem xét câu hỏi khách hàng gửi từ web, email, fanpage Bước 2: Phân công công việc cho nhân viên sale 46 Bước 3: Nhân viên sale liên hệ khách hàng Nếu liên hệ thành cơng thực quy trình chăm sóc khách hàng, xác nhận phản hồi Nếu khách hàng chốt đơn tạo báo giá mới, lên đơn cho khách hàng Tiếp tục quy trình bán hàng 47 Hình 5.4 Quy trình chăm sóc khách hàng Odoo 5.5.5 Quy trình quản lý nhân 5.5.5.1 Quản lý phịng ban Bước 1: Cấp có nhu cầu tìm hiểu nhân viên, vị trí trưởng phịng sơ đồ cấu phòng ban với truy cập vào tuyển dụng Hoặc nhận thêm nhân viên vào phận phòng ban cụ thể, người quản trị thêm nhân viên vào phần tuyển dụng để dễ quản lý nhân viên Bước 2: Tại mục phòng ban, bạn thêm nhân viên tạo phịng ban 48 5.5.5.2 Quy trình tuyển dụng nhân  Đề xuất nhu cầu tuyển dụng Khi phận cơng ty có nhu cầu nhân lực, trưởng phận thông báo số lượng cần cho bên nhân Bên nhân nhận báo cáo tiến hành quy trình tuyển dụng  Thực nhận hồ sơ ứng tuyển Bước 1: Giả sử ứng viên gửi mail đến công ty để ứng tuyển vị trí nhân viên bán hàng part-time 49 Bước 2: Sau ứng viên gửi, công ty nhận hồ sơ ứng tuyển ứng viên Bước 3: Lúc công ty nhận hồ sơ ứng viên tiến hành xem hồ sơ Hồ sơ nhận bao gồm thông tin kèm theo, file CV đính kèm ứng viên gửi 50 Bước 4: Tiến hành đặt lịch vấn cho ứng viên Ở nhóm chọn ngày 29/11 lúc 9h-11h làm lịch vấn Bước 5: Sau lựa lịch vấn, nhóm liên hệ với ứng viên qua mail số điện thoại Giả sử công ty liên lạc qua mail Bước 6: Sau ứng viên nhận mail thơng báo lịch hẹn vấn ứng viên bắt đầu thực trình vấn Ở ứng viên tiến hành vấn lần đầu 51 Bước 7: Nếu ứng viên vấn không thành cơng cơng ty lưu trữ lại hồ sơ để sử dụng lại sau Nhập lý từ chối tự động gửi mail cho ứng viên 52 Lưu ý: Muốn khôi phục hồ sơ ứng viên chọn khơi phục Nếu khơi phục, hồ sơ ứng viên quay quy trình thẩm định ban đầu Bước 8: Nếu ứng viên qua vịng thử thách tiến hành đề xuất hợp đồng Bước 9: Sau tiến hành đề xuất hợp đồng với ứng viên ta tiếp tục tiến hành tạo hồ sơ nhân viên cho ứng viên Bước 10: Sau hoàn thành, ta sang phần module “Nhân viên” để xem hồ sơ thêm vào danh sách nhân viên hay chưa Nếu lưu hồ sơ thành cơng, nhân viên bắt đầu làm việc 53 Hình 5.5.2.2 Quy trình tuyển dụng 5.5.6 Chi phí, doanh thu, lợi nhuận  Báo cáo Lãi Lỗ 54 Theo hình trên, nhóm em có tổng chi phí bao gồm thuế GTGT HHDV mua vào, chi phí bán hàng (chi phí nhân viên, chi phí lưu kho, chi phí ngun vật liệu, bao bì, chi phí dụng cụ, đồ dùng), chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khác 13.400.000 VNĐ, tổng doanh thu bán hàng hóa 113.600.000 VNĐ, giá vốn hàng bán 76.000.000 VNĐ, lợi nhuận ròng 24.200.000 VNĐ  Bảng Cân đối kế tốn 55 Theo hình Tổng Tài Sản = Nợ + Vốn Chủ Sở Hữu  Bảng Tóm tắt hoạt động ... 8-19) Câu 3: Trình bày yếu tố đảm bảo thành công triển khai dự án ERP với trích dẫn đầy đủ (Trang 20-21) Câu 4: Lựa chọn doanh nghiệp VN nước đánh giá lựa chọn phương pháp triển khai ERP (Trang... trộn lẫn cho giai đoạn triển khai nhằm đảm bảo cho thành công dự án Mục tiêu cuối đảm bảo mặt thời gian đưa giải pháp ERP vào vận hành chi phí chấp nhận Xây dựng hệ thống ERP mang lại hiệu thiết... gia triển khai hệ thống nhằm đảm bảo lựa chọn đắn giải pháp cách thức triển khai 1.2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP 1.2.1 Quá trình lựa chọn đánh giá Quá trình lựa chọn, đánh