(TIỂU LUẬN) lý THUYẾT và THIẾT kế tổ CHỨC bài tập CÔNG TY ảo DOANH NGHIỆP tư NHÂN HDP học kì II – năm học 2021 2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - - LÝ THUYẾT VÀ THIẾT KẾ TỔ CHỨC BÀI TẬP CÔNG TY ẢO DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HD&P HỌC KÌ II – NĂM HỌC 2021-2022 GVHD: Nhóm 6: Ngơ Xn Thủy Đỗ Lê Đan Quỳnh (11 / 20%) Hoàng Thị Rim (12 / 20%) Phạm Công Việt (13 / 20%) Nguyễn Thị Thùy Xuân (14 / 20%) Phạm Mai Thảo (15 / 20%) Đà Nẵng, tháng 05 năm 2022 MỤC LỤC I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HD&P 1.Thông tin công ty 2.Tầm nhìn 3.Sứ mệnh 4.Giá trị cốt lõi II NHỮNG GIẢ ĐỊNH VỀ BỐI CẢNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY: QUY MÔ, MÔI TRƯỜNG, CÔNG NGHỆ, MỤC TIÊU 1.Quy mô 1.1.Quy mơ tài 1.2.Quy mơ nguồn nhân 2.Môi trường 2.1.Môi trường tác nghiệ 2.2.Môi trường chung 3.Mục tiêu HD&P 3.1.Mục tiêu thức 3.2.Mục tiêu tác nghiệp III NHỮNG BỘ PHẬN CẦN THÀNH LẬP ĐỂ PHỤC VỤ KINH DOANH TRONG TỔ CHỨC VÀ LÝ DO THÀNH LẬP 1.Những phận cần thành lập đẻ phục vụ kinh doanh 2.Lý thành lập phận 2.1.Giám đốc 2.2.Phòng ban chức năn 2.3.Các phận liên qua IV CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỪNG BỘ PHẬN TRONG CẤU TRÚC CÔNG TY 1.Giám đốc / chủ sở hữu 2 Phòng kinh doanh 11 Phòng cung ứng 12 Phịng hành 12 Bộ phận báo giá 13 Bộ phận chăm sóc khách hàng 13 Phịng tài 14 Phòng nhân 14 V VẼ SƠ ĐỒ CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY VÀ KIỂU CẤU TRÚC CÔNG TY 15 VI ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC 16 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HD&P I Thông tin công ty Tên cơng ty: Doanh nghiệp tư nhân HD&P Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân Địa bàn kinh doanh: Thành phố Đà Nẵng Ngành nghề kinh doanh: Đồ nội thất Địa Chỉ: 02 Lê Trọng Tấn, An Khê, Thanh Khê, Đà Nẵng Điện thoại: 0234.6758.525 Email: noithathd&p@gmail.com - Giới thiệu công ty Công ty HD&P doanh nghiệp chuyên cung cấp, phân phối đồ nội thất Đà Nẵng Để đáp ứng nhu cầu ngày cao quý khách hàng HD&P mong muốn mang đến sản phẩm chất lượng cao giá hợp lý Tầm nhìn Xây dựng nội thất HD&P trở thành đơn vị chuyên cung cấp nội thất hàng đầu Việt Nam Đặt tiêu chuân san phâm, dich vụ cao nhât phù hợp với nhu cầu tạo dựng niềm tin tuyệt đối cho khach hang Sứ mệnh Sứ mệnh chúng tơi đưa q khách hàng đến gần sản phẩm nội thất cao cấp trải nghiệm mua sắm tiện lợi, đồng thời đảm bảo tiêu chí: chất lượng cao nhất, thiết kế đẹp , giá tốt nhất, dịch vụụ̣ tư vấn tốt Giá trị cốt lõi - Định hướng khách hàng tảng hoạt động Kết hợp hài hịa lợi ích khách hàng, nhân viên, cộng đồng Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sáng tạo ln có tinh thần trách nhiệm cao Xây dựng văn hóa HD&P theo phương châm tạo dựng tập thể đồn kết, tương trợ, văn minh, khơng ngừng học hỏi hoàn thiện phát triển tương lai NHỮNG GIẢ ĐỊNH VỀ BỐI CẢNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY: QUY MÔ, MÔI TRƯỜNG, CÔNG NGHỆ, MỤC TIÊU Quy mô AI Muốn gia tăng uy tín vị HD&P mắt khách hàng mụụ̣c tiêu, để đạt điều cơng ty đề quy mô kinh doanh cụụ̣ thể sau - Đăng ký giấy phép kinh doanh - Dự đốn chi phí khoảng tỷ (VNĐ) có khoảng 25 lao động nên xếp vào doanh nghiệp có quy mơ nhỏ Cơ sở hạ tầng gồm khơng gian chính: - 1.1 o Khu vực kinh doanh: khu trưng bày sản phẩm nội thất, quầy toán, o Khu vực nhà kho chứa hàng o Khu vực an ninh: phòng bảo vệ, khu vực để xe Quy mơ tài - Tổng vốn dự kiến: tỷ (VNĐ) - Tổng vốn đầu tư cho tài sản cố định ban đầu: tỷ (VNĐ) - Chi phí hoạt động, thực chiến lược kinh doanh tỷ (VNĐ) - Chi phí dự phịng: tỷ (VNĐ) - Dự đốn thu hồi vốn sau năm sáu tháng kể từ bắt đầu hoạt động - Tỉ lệ tăng trưởng bình quân hàng năm 10% 1.2 Quy mơ nguồn nhân lực Vì doanh nghiệp có quy mơ nhỏ nên HD&P có 24 nhân viên Trình độ Tốt nghiệp Cao đẳng – Đại học Tốt nghiệp trung tâm đào tạo nghề Lao động phổ thông Tổng Môi trường 2.1 Môi trường tác nghiệp Thị trường: Theo tổng cụụ̣c Hải quan, kim ngạch nhập gỗ sản phẩm gỗ Việt Nam năm 2021 tăng mạnh, đạt 2,928 tỷ USD thống kê Thương vụụ̣ Ý Việt Nam cho biết rằng, nhu cầu tiêu thụụ̣ đồ gỗ bình quân Việt Nam 21 USD/người/năm Và Đà Nẵng thị trường có nhu cầu sử dụụ̣ng sản phẩm nội thất gia tăng nhanh chóng, dự đốn tiếp tụụ̣c tăng năm Như vậy, người tiêu dùng ngày quan tâm nhiều không gian sống, ý đến tính thẩm mỹ, nghệ thuật đồ dùng nội thất khơng cịn mang tính cảm quan trước Nguồn nhân lực: Tình hình nguồn nhân lực chuyên ngành thiết kế nội thất Việt Nam nói chung Đà Nẵng nói riêng dồi Đặc biệt lực lượng lao động đào tạo cách trung tâm đào tạo nghề hay trường đại học, cao đẳng chuyên môn nội thất ngày tăng Công ty HD&P công ty vừa thành lập sở đội ngũ nhân giàu kinh nghiệm tâm huyết với nghề, cam kết mang đến cho khách hàng hài lòng tuyệt đối chất lượng sản phẩm Số lượng nhân viên công ty 24 người phân bổ trình độ chuyên môn khác nhau, tốt nghiệp đại học cao đẳng, dạy nghề, tất trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ cần thiết cho công việc Giá nhân cơng: Vì đặc thù ngành nên lao động HD&P chia thành loại khác nhân viên bán hàng, nhân viên kho Cụụ̣ thể: mức lương nhân viên bán hàng khoảng 10 – 12 triệu đồng mức lương nhân viên kho khoảng - triệu đồng Ngoài ra, lương cho nhân viên thực chức khác khoảng 10 – 15 triệu đồng Chi phí: Hiện nay, để đầu tư phát triển công ty chuyên cung sản phẩm nội thất Việt Nam cần số vốn lớn Ngoài ra, nhà đầu tư quản lý cần phải có kiến thức sâu rộng ngành nội thất bắt kịp xu Và chi phí nhân sự, xây dựng thương hiệu quảng bá hình ảnh cần trọng HD&P cung cấp cho nhân viên thiết bị đại hỗ trợ cho cơng việc, phịng làm việc phòng tư vấn khách hàng trang bị nội thất tiện nghi 2.2 Môi trường chung Tài chính: Theo số liệu Ngân hàng Nhà nước Việt Nam – Chi nhánh Đà Nẵng, tính đến năm đầu năm 2022, địa bàn thành phố có 62 chi nhánh tổ chức tín dụụ̣ng 250 phịng giao dịch với đa dạng loại hình hoạt động hình thức pháp lý Ngồi ra, cịn có định chế tài phi ngân hàng quỹ, đại lý chứng khoán, đại lý bảo hiểm… Các đơn vị phân bố khắp quận, huyện Với mức lãi suất giữ ổn định, khuyến khích cho vay doanh nghiệp nhỏ vừa Các hoạt động cho vay huy động vốn thị trường tài có kết tăng trưởng tốt Kinh tế: Đà Nẵng nằm top địa phương có tốc độ tăng trưởng kinh tế cao nước Trong tháng đầu năm 2021, kinh tế thành phố có dấu hiệu phụụ̣c hồi tốt sau đại dịch Covid 19, với mức tăng 5,09% so với kỳ năm 2020 GDP bình qn đầu người tính theo giá trị hành năm 2021 ước đạt 87,87 triệu đồng, tương đương 3.753 USD Nhìn chung, mức độ phụụ̣c hồi kinh tế Đà Nẵng chậm, phải đối mặt với sóng Covid-19 Tuy nhiên, Đà Nẵng số địa phương nước có mức tăng trưởng dương; xét khối thành phố trực thuộc trung ương, Đà Nẵng với Hà Nội Hải Phịng có mức tăng trưởng dương Tổng sản phẩm địa bàn bình quân đầu người Đà Nẵng trì vị trí cao nhất, so với tỉnh thành vùng kinh tế trọng điểm miền Trung Công nghệ: Công nghệ xu không ngành gỗ nội thất, mà tác động diện lên tất ngành nghề, lĩnh vực Đặc biệt, thời điểm tình hình dịch bệnh thấy rõ vai trị cơng nghệ đời sống nói chung thị trường gỗ nội thất nói riêng Do đó, doanh nghiệp phải theo xu thế, có cơng nghệ dành cho người tiêu dùng công nghệ dùng cho sản xuất, công nghệ quản trị điều hành công ty Hiện nay, có ứng sử dụụ̣ng điện thoại thơng minh, máy tính bảng App chứa tất thông số, tư liệu công ty Khi khách hàng chọn loại sản phẩm bất kỳ, đưa tất mẫu mã, đồng thời cung cấp đầy đủ thơng tin sản phẩm cần tìm, màu sắc, giá cả, thiết kế, kích thước, hướng dẫn lắp đặt… Và coi yếu tố tạo nên chuyên nghiệp để thu hút khách hàng Văn hóa: Với mức thu nhập người dân Việt Nam nói chung Đà Nẵng nói riêng dần tăng lên theo tăng trưởng kinh tế đất nước Vì vậy, nhu cầu về khơng gian sống, ý đến tính thẩm mỹ, nghệ thuật đồ dùng nội thất ngày cao Và nhờ nên ngành kinh doanh nội thất Đà Nẵng ngày phát triển Chính trị - pháp luật: Doanh nghiệp hoạt động ngành nghề kinh doanh nội thất theo Quyết định số 27/2018/QĐ-ttg Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam ngày 06 tháng 07 năm 2018, có mã ngành liên quan đến HD&P là: - 4649: Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình - 4759: Bán lẻ đồ điện gia dụụ̣ng, giường, tủ, bàn, ghế đồ nội thất tương tự, đèn đèn điện, đồ dùng gia đình khác cửa hàng chuyên doanh Ngoài ra, doanh nghiệp phải tuân thủ vấn đề khác liên quan mặt pháp luật sở vật chất, trang thiết bị sách nhân Mục tiêu HD&P Mục tiêu thức Với mụụ̣c tiêu nâng cao đời sống người phong phú mặt tiện ích lẫn mặt tinh thần Bên cạnh HD&P mong muốn trở thành đơn vị cung cấp nội thất hàng đầu Việt Nam 3.2 Mục tiêu tác nghiệp Mụụ̣c tiêu thành lập HD&P phát triển bền vững thương hiệu Thông qua công tác marketing để nắm bắt nhu cầu khách hàng từ có sách quảng cáo cung cấp dịch vụụ̣ phù hợp với khách hàng để dần nắm giữ nhiều thị phần Đà Nẵng lĩnh vực kinh doanh nội thất NHỮNG BỘ PHẬN CẦN THÀNH LẬP ĐỂ PHỤC VỤ KINH DOANH TRONG TỔ CHỨC VÀ LÝ DO THÀNH LẬP Những phận cần thành lập để phục vụ kinh doanh BI - Giám đốc - phòng ban chức năng: - o Phịng kinh doanh o Phịng hành o Phịng cung ứng o Nhân o Tài Các phận liên quan: o Bộ phận báo giá o Chăm sóc khách hàng Lý thành lập phận Giám đốc Doanh nghiệp thành lập bước đầu vào hoạt động, nên số lượng nhân viên phận chưa có phối hợp phận với cách chặt chẽ linh hoạt Giám đốc hoạch định chiến lược kinh doanh dài hạn xây dựng hình ảnh cho doanh nghiệp Bên cạnh quản lý người đội ngũ nhân viên ban giám đốc cần chịu trách nhiệm xây dựng phát triển mối quan hệ doanh, đóng vai khách hàng 2.2 Phòng ban chức Phòng kinh doanh: Là nguồn nhân lực chủ chốt doanh nghiệp thành lập Mới thành lập, doanh nghiệp chưa có thương hiệu thị trường, người biết đến nên cần có phận kinh doanh, chuyên giới thiệu doanh nghiệp đến với khách hàng thông qua mạng xã hội, việc sử dụụ̣ng phương tiện truyền thơng, tốn chi phí, biết sử dụụ̣ng thiết kế, design đặc sắc bật hình ảnh cơng ty Tìm kiếm khách hàng cho doanh nghiệp, mở rộng thị trường, thu hút khách hàng tiềm cho doanh nghiệp Lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng; tiếp thị sản phẩm; nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh; thống kê, phân tích, đánh giá hiệu kinh doanh doanh nghiệp; khảo sát khách hàng để góp ý với cấp việc đổi mới, nâng cấp dịch vụụ̣ hiệu Phòng hành chính: Mới thành lập, doanh nghiệp chưa có nhiều vốn, hỗ trợ từ doanh nghiệp khác tiền, tìm nguồn vốn cho doanh nghiệp định chiến lược tài Theo dõi, quản lý báo cáo sổ sách thu, chi, công nợ, lập chứng từ việc hình thành sử dụụ̣ng vốn, lập báo cáo tài theo tháng, quý, năm; quản lý giám sát thu, chi Quan hệ chặt chẽ với phịng ban kiểm sốt chặt chẽ thu chi thường nhật, hỗ trợ tư vấn cho doanh nghiệp vấn đề quản lý tài chính, sử dụụ̣ng vốn hiệu Cần có phận tài để phân tích tài doanh nghiệp tương lai sau này, để cơng ty có biện pháp, hướng khắc phụụ̣c nhanh để doanh thu doanh nghiệp, nguồn vốn không bị lỗ ngày phát triển Một người đảm nhận nhiều nhiệm vụụ̣, vai trị làm cơng việc khơng có đạt kết tốt, hiệu suất khơng cao Cần có phận nhân để xếp cơng việc, lên lịch trình, tuyển ứng viên vào công ty, phân bổ nguồn lực cho phận khác cách hợp lý để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp không bị gián đoạn thiếu nguồn lực Giúp xây dựng văn hóa làm việc cho doanh nghiệp Phòng cung ứng: Nhiệm vụụ̣ phòng cung ứng tham mưu cho ban Giám đốc công tác hoạch định mua hàng cung ứng sản phẩm phụụ̣c vụụ̣ hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Bên cạnh đó, phịng cung ứng thành lập quan trọng việc điều hành quản lý kho Quản lý Nhà cung ứng theo quy trình công ty theo tiêu: lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụụ̣ hậu Kiểm tra chất lượng tiến độ cung ứng toàn sản phẩm đầu vào cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Xây dựng thực hệ thống sổ sách Kho theo quy định chế độ Kế tốn tài hướng dẫn Kế tốn trưởng cơng ty Phịng nhân sự: Phịng nhân phận thiếu doanh nghiệp Bất kể doanh nghiệp lớn hay nhỏ cần có phận nhân để tuyển dụụ̣ng nhân viên, 10 phụụ̣ trách chăm lo cho nhân viên đơi sông nơi công sơ đưa cac quyêt đinh liên quan đên quyền lợi cua lao đông Trong doanh nghiêp vai tro cua phong nhân sư la tuyên dụng, đao tao va phat triên nguôn nhân lưc đê đam bao hoat đông cua doanh nghiêp diễn liên tục, hiêu qua Đông thơi phong nhân sư phụ trach viêc chăm lo cho đơi sông cua toan bô nhân viên công ty Đai diên công ty xư ly cac tranh châp xay tai công sơ Xây dưng va quan ly cac chê đô phuc lơi, đai ngô đôi vơi đôi ngu nhân sư công ty Noi chung, phong nhân sư co vai tro quan ly tât ca cac vân đê liên quan đên xây dưng, quan ly va phat triên nguôn nhân lưc chât lương va bên vưng nhăm đam bao cho doanh nghiêp cang phat triên Tài chính: Phong tai chinh co vai tro quan trong viêc đam bao doanh nghiêp co đu lương tiên măt cân thiêt phục vụ cho cac hoat đông kinh doanh va đam bao doanh nghiêp quan ly va sư dụng nguôn tiên hiêu qua nhât cung đu đê đap ưng toan bô cac nghia vụ tai chinh cua doanh nghiêp Các nhân viên tài quan ly tât ca cac dong tiên vao cua công ty, đam bao công ty co đu lương tiên măt cân thiêt đê đap ưng cac hoat đông hang Lâp ngân sach va đưa dư bao tai chinh cho doanh nghiêp Co rât it doanh nghiêp thành lập co đu kha hoat đông dưa doanh thu ban hang ma ho tao Thông thương se co luc chi phi hang tôn kho va chi phi vay vươt qua mưc tiên măt, va co luc doanh thu đu đê bu đăp cac khoan Phong tai chinh co trach nhiêm cân đôi cac khoan đê công ty không bi thiêu tiên măt chi tra ma cung không phai tra qua nhiêu chi phi lai vay Từ đó, họ phân tích lập báo cáo tài chính, hỗ trợ nhà quản lý đưa định chiến lược 2.3 Các phận liên quan Bộ phận báo giá: Mụụ̣c đích phận báo giá tham vấn đưa ý kiến để giúp cho ban lãnh đạo tận dụụ̣ng sử dụụ̣ng nguồn phí doanh nghiệp hiệu Tuy giám đốc người đứng đầu cơng ty, thơng thạo làm việc chun nghiệp số mảng tất tài họ am hiểu nên cần có nhân viên báo giá để hỗ trợ giúp cho cơng việc hiệu sử dụụ̣ng dịng tiền có hiệu quả, đảm 11 bảo khơng lãng phí vào việc khơng q cần thiết Họ giúp cho ban lãnh đạo tạo kế hoạch chi phí cho việc phát sinh cơng việc, chi tiêu tài khoảng phí bắt buộc cần thiết Tài đặt móng cho phát triển tất hoạt động nên khơng thể khơng có phận báo giá Chăm sóc khách hàng: Khách hàng nhân tố định thành cơng kinh doanh Do đó, việc xây dựng dịch vụụ̣ khách hàng hiệu ưu tiên hàng đầu doanh nghiệp Đặc biệt, thời đại công nghệ số với nhiều đối thủ cạnh tranh nhiều tảng với nhiều lựa chọn, việc thu hút khách hàng tiềm năng, tạo dựng lòng tin giữ chân họ vấn đề khiến doanh nghiệp trăn trở Vì thế, để trình tìm kiếm, CSKH diễễ̃n hiệu quả, thiếu cầu nối quan trọng – Bộ phận chăm sóc khách hàng Đặc biệt doanh nghiệp thành lập để thu hút khách hàng tiềm hay muốn tăng doanh số bán hàng sâu trì khách hàng tại, tăng lượng khách hàng Đây lợi ích cần thiết mà phận chăm sóc khách hàng mang lại cho doanh nghiệp Vì vậy, phát triển doanh nghiệp bền vững phận chăm sóc khách hàng khơng thể thiếu kinh doanh đồ nội thất khó tìm kiếm khách hàng IV CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỪNG BỘ PHẬN TRONG CẤU TRÚC CÔNG TY Giám đốc / chủ sở hữu Điều hành toàn hoạt động cung cấp dịch vụụ̣ khách hàng, vận hành thông qua phận tham mưu phận trực tiếp cung cấp dịch vụụ̣ Có quyền bổ nhiệm bãi nhiệm chức danh công ty phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước Phòng kinh doanh Tham mưu xây dựng sách bán hàng, bao gồm sách giá, khuyến mãi, chiết khấu & chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng Đề xuất sách cho khách hàng, nhóm khách hàng Lập mụụ̣c tiêu, kế hoạch bán hàng định kỳ thực tổ chức triển khai bán sản phẩm & dịch vụụ̣ thuộc chức nhằm đạt mụụ̣c tiêu phê duyệt Tuân thủ quy 12 định Công ty cơng tác đề xuất sách cho khách hàng cung cấp sản phẩm & dịch vụụ̣ thuộc chức nhiệm vụụ̣ Tìm kiếm phát triển khách hàng thuộc nhóm khách hàng mụụ̣c tiêu Cơng ty Tìm kiếm khách hàng thực đầu tư, góp vốn liên doanh, liên kết theo kế hoạch chiến lược phát triển Cơng ty Tìm kiếm, trì phát triển mối quan hệ với khách hàng Chăm sóc khách hàng theo sách Cơng ty Thu thập quản lý thông tin khách hàng hồ sơ khách hàng theo quy định Đầu mối việc thu nhập, quản lý thông tin khách hàng để phụụ̣c vụụ̣ cho công tác đánh giá xếp hạng khách hàng, thẩm định tái thẩm định hồ sơ khách hàng Phòng cung ứng Triển khai hợp đồng cung ứng hàng hoá, dịch vụụ̣, vật tư, nguyên nhiên vật liệu Thực việc khai thác, cung ứng nguồn hàng, sản phẩm dịch vụụ̣, hàng hóa, thực phẩm, vật tư, nguyên nhiên vật liệu đảm bảo hoạt động kinh doanh Công ty theo hợp đồng kinh tế Tổng Giám đốc ký kết Thực thủ tụụ̣c xuất, nhập khẩu; cung ứng hàng hóa khoản tờ khai hàng hóa xuất nhập cho Trung tâm.Quản lý, bảo quản kho tàng, hàng hóa, thực phẩm, vật tư, nguyên nhiên vật liệu Đảm bảo an tồn vệ sinh thực phẩm, mơi trường.Thực cơng việc dán tem, mã vạch, đóng gói sản phẩm, hàng hóa, vật tư cung cấp hàng hóa đến tận địa điểm kinh doanh Đảm bảo công tác môi trường phòng chống cháy nổ bão lụụ̣t khu vực kho tàng giao quản lý Thực chế độ báo cáo thống kê hàng hóa, vật tư, tài sản, công cụụ̣ dụụ̣ng cụụ̣, nguyên nhiên vật liệu… xuất, nhập, tồn kho theo quy định Thực nhiệm vụụ̣ khác Tổng Giám đốc giao Phịng hành Cơng việc phịng hành đảm nhận tồn việc liên quan đến quy trình, thủ tụụ̣c hành chính; quản lý giám sát cơng việc nhân viên công ty; tư vấn pháp lý cho Ban Giám đốc cần Xây dựng chương trình, lập kế hoạch cơng tác quan theo giai đoạn: tháng, quý, năm Thực công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý sử dụụ̣ng dấu Soạn thảo, ban hành văn thuộc lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ Chỉ đạo nghiệp vụụ̣ hành chính, văn thư lưu trữ cán làm 13 cơng tác văn thư, văn phịng đơn vị trực thuộc Thẩm định thể thức văn đơn vị soạn thảo trước trình lãnh đạo ký Điều hành quản lý phương tiện lại phụụ̣c vụụ̣ hoạt động quan Thực quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể cá nhân theo quy định hành Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực tốt công tác thi đua, khen thưởng cho giai đoạn Bộ phận báo giá Tiếp nhận tất đơn hàng quan trọng Các đơn hàng đến từ bên phía đối tác cơng ty u cầu cơng ty phải toán hợp đồng cung cấp sản phẩm, đơn hàng gửi từ phía nhà cung ứng cơng ty phải có trách nhiệm hồn trả chi phí nhập sản phẩm Sau lên kế hoạch tính tốn, kế hoạch dự trù cho chi phí phát sinh lúc Những chi phí mà bên cơng ty cần trả chi phí để sản xuất sản phẩm đáp ứng cho đơn hàng Đưa góp ý, tham vấn cho ban lãnh đạo công ty cách báo giá nguyên vật liệu có giá thành vừa phải, phù hợp với ngân sách công ty Sau lần tiếp nhận đơn hàng, phận báo giá có trách nhiệm thơng báo tổng số tiền mà bên phía cơng ty, khách hàng, nhà cung cấp đã, chi trả Báo giá không đơn thông báo số tiền bên cần phải bỏ mà hoạt động nhắc nhở khoản hợp đồng ký Bộ phận báo giá cần phải thành lập bảng báo giá mới, bao gồm giá cũ giá tăng để cơng ty có so sánh Trong q trình thiết lập bảng giá khơng có so sánh giá cũ, giá để lập bảng kế hoạch dự trù chi phí mà cịn có bảng giá so sánh giá thành hai nhiều nhà cung ứng Đồng thời phải liên tụụ̣c cập nhật liệu lên hệ thống chung công ty Các thông tin mà phận báo giá có trách nhiệm cung cấp thường bao gồm: nguyện, vật liệu mua, số tiền lại ngân sách, sản phẩm chưa mua, số tiền cần phải trả, số tiền chưa toán, giá sản phẩm dự tính bán, khoản hợp đồng toán, hợp đồng chưa kịp toán, Bộ phận chăm sóc khách hàng Thực việc ghi nhận giải yêu cầu, mong muốn khách hàng, trả lời thắc mắc, nghi vấn vấn đề khách hàng gặp phải hay vấn đề 14 khách hàng cần làm rõ để hiểu Thực nhiệm vụụ̣ chăm sóc khách hàng theo quy trình chuẩn chun nghiệp Ln chủ động thăm hỏi, quan tâm đến khách hàng trình sản phẩm/dịch vụụ̣ họ sử dụụ̣ng, trải nghiệm nhiều hình thức, phương tiện khác là: nhắn tin, chat qua trang mạng xã hội facebook, zalo, website hay gọi điện trực tiếp,… Tạo dựng vài kênh nhằm hỗ trợ việc tư vấn để thông tin khách hàng tiếp nhận cách nhanh chóng xác dẫn sử dụụ̣ng, giá cả, hậu hay chế độ bảo hành sản phẩm Bộ phận chăm sóc khách hàng chịu trách nhiệm tiếp nhận phản ánh, khiếu nại vấn đề cần xử lí cho khách hàng chuyển vấn đề cho phận liên quan để quản lý giải Liên tụụ̣c theo dõi cập nhật sách doanh nghiệp dịch vụụ̣, sản phẩm theo thời điểm khác để khách hàng nhận thông tin nhanh kịp lúc Cần chủ động việc liên hệ đến khách hàng vấn đề sách ưu đãi cơng ty áp dụụ̣ng hay quà tặng ngày đặc biệt lễễ̃, tết,… Thực khảo sát đánh giá ý kiến chất lượng sản phẩm/dịch vụụ̣ từ khách hàng ghi nhận lại góp ý để sản phẩm/dịch vụụ̣ cải thiện tốt chất lượng Phòng tài Phong tai chinh cân ghi nhân cac giao dich tai chinh phat sinh doanh nghiêp va tiên hanh lâp bao cao tai chinh tông hơp cung cac bao cao chi tiêt vê thu nhâp, bang cân đôi kê toan, bao cao lưu chuyên tiên tê theo đinh ky Bộ phân tai chinh co trach nhiêm cân đôi cac khoan đê công ty không bi thiêu tiên măt chi tra ma cung không phai tra qua nhiêu chi phi lai vay Bộ phân tai chinh co trach nhiêm đanh gia va thiêt lâp ngân sach hoat đông cho doanh nghiêp Đông thơi vach môt ban kê hoach cụ thê liên quan đên cac khoan tiên cân phai chi, cung câp hương dân cụ thê vê cach chi cac khoan tiên va lich trinh hoan tra cac khoan vay Phong tai chinh se đam nhân viêc ghi chep, phân tich va diễn giai cac giao dich tai chinh hang cua công ty, bao gôm viêc theo doi tât ca cac chi phi mua hang va ban phâm Quan ly tât ca cac dong tiên vao cua công ty, đam bao công ty co đu lương tiên măt cân thiêt đê đap ưng cac hoat đông hang Tư vân cho ban lanh đao công ty cac phương thưc tai chinh tôt nhât đê đem lai lơi nhuân cao nhât va giup doanh nghiêp tim kiêm nguôn tai chinh dai han vơi chi phi thâp nhât, đam bao doanh nghiêp thưc hiên đung cac quy đinh phap luât vê thuê Phong tai chinh cung câp cho ban quan ly công ty cac thông tin cân thiêt đê đưa cac quyêt đinh chiên lươc thi trương hay dư an 15 công ty theo đuôi, thơi gian hoan vôn, quyêt đinh liên quan đên viêc chia cô tưc, phương thưc tai chinh mang lai lơi nhuân cao nhât, cach phân bô vôn đâu tư… Mục tiêu nhăm đam bao nguôn tiên đươc sư dụng tơt nhât Phịng nhân Trach nhiêm cua phong nhân sư la đam bao đu sô lương nhân sư cân thiêt cho doanh nghiêp hoat đông Hơn nưa phai đam bao chât lương cua đôi ngu nhân sư, vi điêu se đam bao lơi thê canh tranh cua doanh nghiêp thi trương Ngoai viêc hương dân, hô trơ nhân viên hoa nhâp vơi môi trương lam viêc cua doanh nghiêp, phận nhân sư tô chưc cac chương trinh đao tao ngăn han cho nhân viên nhăm nâng cao nghiêp vụ Xây dưng va tri môt môi trương lam viêc tôt Nhiệm vụụ̣ phận nhân là: V Lâp kê hoach va thưc hiên viêc tuyên dụng nhân sư cho công ty Đao tao va phat triên chât lương nguôn nhân lưc Duy tri va quan ly hoat đông cua nguôn nhân lưc Quan ly thông tin, hô sơ nhân sư công ty VẼ SƠ ĐỒ CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY VÀ KIỂU CẤU TRÚC CÔNG TY Vì doanh nghiệp tổ chức kinh doanh có quy mô nhỏ với vốn đầu tư tỷ đồng mặt hàng kinh doanh đa dạng bao gồm bàn ghế , giường tủ việc thành lập phòng ban tổ chức khơng q phức tạp Bên cạnh đó, cơng ty nhấn mạnh vào hiệu bên doanh nghiệp trọng vào chất lượng chuyên môn Cùng với phận chức phòng ban nêu ( Phịng kinh doanh, phịng hành chính, phịng cung ứng, phịng nhân phịng tài cơng ty khơng sản xuất nên khơng có phịng sản xuất) Trong : phịng kinh doanh bao gồm phận báo giá chăm sóc khách hàng , Dựa vào giả thiết doanh nghiệp lựa chọn cấu trúc tổ cấu trúc chức hình sau: 16 Theo sơ đồ cấu trúc tổ chức, thấy được: Người nắm giữ quyền hành cao doanh nghiệp giám đốc đồng thời chủ đầu tư hoạt động kinh doanh Tiếp đến, phận chức nằm điều hành kiểm soát giám đốc ( Phịng kinh doanh, phịng hành chính, phịng nhân sự, phịng tài phịng cung ứng) Tại phịng kinh doanh bao gồm phận báo giá chăm sóc khách hàng , thực cơng việc hồn thành mụụ̣c tiêu phòng kinh doanh đặt VI ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC - Theo lý thuyết, cấu trúc tổ chức theo chức có ưu nhược điểm sau: Về ưu điểm: - Tính kinh tế quy mơ phạm vi phòng chức Cho phép phát triển kỹ chuyên sâu phòng ban Cho phép tổ chức đạt mụụ̣c tiêu theo chức Hiệu tổ chức có quy mơ nhỏ vừa Hiệu doanh nghiệp sản xuất loại sản phẩm Về nhược điểm: - Phản ứng chậm trước thay đổi môi trường Quyết định chung tập trung cấp cao dẫn đến tải Ít có liên kết, hợp tác phịng ban 17 - Tổ chức có sáng tạo Hạn chế tầm nhìn mụụ̣c tiêu chung tổ chức 18 ... thông tin, hô sơ nhân sư công ty VẼ SƠ ĐỒ CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY VÀ KIỂU CẤU TRÚC CƠNG TY Vì doanh nghiệp tổ chức kinh doanh có quy mơ nhỏ với vốn đầu tư tỷ đồng mặt hàng kinh doanh đa dạng... HD&P I Thông tin công ty Tên công ty: Doanh nghiệp tư nhân HD&P Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân Địa bàn kinh doanh: Thành phố Đà Nẵng Ngành nghề kinh doanh: Đồ nội thất Địa Chỉ: 02... Phòng nhân 14 V VẼ SƠ ĐỒ CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY VÀ KIỂU CẤU TRÚC CÔNG TY 15 VI ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC 16 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HD&P I Thông tin công ty